Kollektive forhandlinger i japansk arbeidsrett: En forklaring på juridiske forpliktelser og praktisk håndtering

I det japanske forretningsmiljøet kan bedriftsledere stå overfor kollektive forhandlinger med fagforeninger. Disse forhandlingene er ikke bare en dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, men er basert på juridisk beskyttede rettigheter og plikter. Artikkel 28 i Japans grunnlov sikrer arbeidstakere retten til å organisere seg, retten til kollektive forhandlinger og retten til kollektive handlinger (streikerett). Det er den japanske arbeidsunionloven som konkretiserer disse konstitusjonelle rettighetene. Denne loven pålegger arbeidsgivere en plikt til å svare ærlig på kollektive forhandlinger med arbeidstakernes representanter. Derfor er håndtering av kollektive forhandlinger ikke et valg for bedrifter, men en sentral del av juridisk compliance. Hvis en arbeidsgiver urettmessig nekter å forhandle, kan dette anses som en “urettferdig arbeidspraksis” og kan føre til juridiske sanksjoner. Denne artikkelen gir en omfattende forklaring av det juridiske rammeverket for kollektive forhandlinger i Japan, inkludert hovedaktørene, relevante saker, spesifikke prosedyrer, og juridiske rettsmidler hvis forhandlinger blir avvist. Målet er å hjelpe bedrifter med å håndtere juridiske risikoer på en passende måte og bygge konstruktive arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner.  

Den juridiske grunnlaget for kollektive forhandlinger i Japan

Arbeidsgiveres plikt til å delta i kollektive forhandlinger er dypt forankret i to juridiske normer i Japan: den japanske grunnloven og arbeidstakerorganisasjonsloven. Først og fremst fastsetter artikkel 28 i den japanske grunnloven at “arbeidstakeres rett til å organisere seg og deres rett til å utføre kollektive forhandlinger og andre gruppeaktiviteter skal garanteres”, og posisjonerer retten til kollektive forhandlinger som en grunnleggende menneskerettighet. Denne bestemmelsen er basert på en anerkjennelse av at det eksisterer en strukturell ubalanse i forhandlingskraften mellom individuelle arbeidstakere og arbeidsgivere. Loven har som mål å skape en situasjon der arbeidstakere kan forene seg og forhandle som en gruppe, slik at de kan diskutere arbeidsvilkår på like fot med arbeidsgiveren.

Det er arbeidstakerorganisasjonsloven i Japan som omformer denne grunnlovsfestede ideen til konkrete plikter for arbeidsgivere. Spesielt viktig er systemet med “urettferdige arbeidspraksiser” som er fastsatt i lovens artikkel 7. Urettferdige arbeidspraksiser refererer til spesifikke handlinger av arbeidsgivere som forstyrrer aktivitetene til arbeidstakerorganisasjoner, og slike handlinger er forbudt ved lov. Når det gjelder kollektive forhandlinger, forbyr artikkel 7, punkt 2 i arbeidstakerorganisasjonsloven uttrykkelig arbeidsgivere fra “urettmessig å nekte å forhandle kollektivt med representanter for de ansatte uten gyldig grunn”. Denne bestemmelsen konkretiserer arbeidstakernes rett til kollektive forhandlinger som en juridisk plikt for arbeidsgiveren til å delta i slike forhandlinger. Det er eksistensen av denne juridiske plikten som gjør kollektive forhandlinger til en prosess med juridisk tvangskraft, og ikke bare en valgfri diskusjon.

Forhandlingspartene

For at kollektive forhandlinger skal være juridisk gyldige i Japan, er det avgjørende å nøyaktig identifisere hvem som er partene i forhandlingene.

På arbeidstakersiden er partiet vanligvis en fagforening som oppfyller kravene i den japanske fagforeningsloven (Labor Union Act). Ifølge artikkel 6 i denne loven har en representant for fagforeningen, eller en person utnevnt av denne, rett til å forhandle med arbeidsgiveren på vegne av medlemmene. Selv om artikkel 28 i grunnloven ikke begrenser forhandlingsretten til kun fagforeninger, slik at grupper av arbeidere, som for eksempel midlertidige konfliktgrupper, også kan ha rett til å føre kollektive forhandlinger, er det nødvendig å være en fagforening i henhold til fagforeningsloven for å motta beskyttelse under systemet for rettsmidler mot urettferdige arbeidspraksiser.

Arbeidsgiversiden, det vil si den part som har forhandlingsplikt, er ikke begrenset til den som er arbeidsgiver i henhold til arbeidskontrakten. “Arbeidsgiver” i den japanske fagforeningsloven tolkes bredere, og ansvar kan tilskrives utover selskapets organisasjonsstruktur. En ledende rettsavgjørelse i denne sammenhengen er Høyesteretts dom i Asahi Broadcasting-saken fra 28. februar 1995 (1995). I denne saken ble det krevd kollektive forhandlinger av en fagforening for ansatte i et underleverandørselskap som ikke var direkte ansatt av TV-stasjonen. Høyesterett fastsatte en standard som sier at “selv om det er en forretningsdrivende som ikke er arbeidsgiver, hvis de er i en posisjon der de kan kontrollere og bestemme grunnleggende arbeidsforhold for arbeidstakerne i en grad som kan anses som delvis lik arbeidsgiveren, så er de i den grad ansett som ‘arbeidsgiver’ i henhold til denne artikkelen”.

Denne avgjørelsen etablerte konseptet om “delvis arbeidsgivervirksomhet”. Dette betyr at for eksempel hvis et morselskap har en reell beslutningsmyndighet over lønnssystemet og arbeidstiden til ansatte i et datterselskap, kan morselskapet bli ansett som “arbeidsgiver” med forhandlingsplikt overfor datterselskapets fagforening. Denne juridiske doktrinen tillater ikke at selskaper unngår forhandlingsplikt ved å bruke komplekse kapitalforhold eller forretningsutkontraktering som formelle grunner, og pålegger ansvar på enheter som har reell innflytelse over arbeidsforholdene. Derfor må selskaper nøye vurdere i hvilken grad de er involvert i arbeidsforholdene til arbeidstakere i tilknyttede selskaper eller forretningspartnere, ikke bare i sin egen organisasjonsstruktur.

Omfanget av forhandlingsgjenstander under japansk lov

Når en arbeidstakerforening fremmer et krav om kollektive forhandlinger, er det ikke slik at arbeidsgiveren er forpliktet til å forhandle om alle saker. Forhandlingsemnene er juridisk delt inn i “obligatoriske kollektive forhandlingsemner”, som arbeidsgiveren er forpliktet til å forhandle om, og “valgfrie kollektive forhandlingsemner”, som arbeidsgiveren kan velge å forhandle om. Denne distinksjonen er svært viktig for å avgjøre om avslag på forhandlinger utgjør en urettferdig arbeidspraksis.  

Obligatoriske kollektive forhandlingsemner er generelt definert som saker som omhandler arbeidsvilkårene og annen behandling av arbeidstakere som er medlemmer av en fagforening, samt saker som angår driften av det kollektive arbeidsgiver-arbeidstaker-forholdet, og som arbeidsgiveren har myndighet til å avgjøre. Dette inkluderer spesifikt saker som lønn, bonuser, pensjonsytelser, arbeidstid, fridager, sikkerhet og helse, og kompensasjon for ulykker. I tillegg er standarder og prosedyrer for personellsaker som oppsigelser, disiplinære tiltak og omplasseringer også obligatoriske forhandlingsemner, da de direkte påvirker arbeidstakernes behandling. Videre inkluderer regler som angår driften av forholdet mellom arbeidsgiveren og fagforeningen, som union shop-avtaler og tilrettelegging for fagforeningskontorer, også i denne kategorien.  

På den annen side sentrerer valgfrie kollektive forhandlingsemner seg hovedsakelig om saker som rent utgjør en del av ledelsens prerogativ, såkalte “ledelseseksklusive saker”. For eksempel er selve beslutningen om å innføre ny teknologi, flytte fabrikker, velge styremedlemmer eller omorganisere selskapets struktur, i utgangspunktet ikke inkludert i de obligatoriske kollektive forhandlingsemnene. Det samme gjelder krav om lovendringer eller politiske spørsmål som arbeidsgiveren ikke har myndighet til å avgjøre eller håndtere.  

Likevel er grensene mellom disse to kategoriene ikke alltid klare. Selv om en beslutning som tilhører ledelsens prerogativ kan ha direkte innvirkning på arbeidstakernes ansettelse eller arbeidsvilkår. For eksempel er beslutningen om å stenge en fabrikk i seg selv en valgfri forhandlingssak, men “resultatet” av dette, som oppsigelser eller omplasseringer av ansatte, er en endring i arbeidsvilkårene og dermed et obligatorisk forhandlingsemne. Derfor har arbeidsgiveren en forpliktelse til å forhandle med fagforeningen om effekten av ledelsesbeslutninger på arbeidstakerne. Å anerkjenne denne forhandlingsplikten om “effekten” er en essensiell del av juridisk risikostyring når man gjennomfører store omstruktureringer av virksomheten.  

Prosessen med kollektive forhandlinger: En veiledning for prosedyrer under japansk lov

Når en arbeidsgiver mottar en forespørsel om kollektive forhandlinger fra en fagforening, er det nødvendig å svare systematisk og strategisk med de juridiske forpliktelsene i tankene. Hele prosessen vil bli vurdert for å se om den oppfyller “plikten til oppriktige forhandlinger”, så det kreves nøye håndtering på hvert trinn.

Først vil fagforeningen vanligvis sende en skriftlig forespørsel, som et “kollektiv forhandlingsbegjæringsskriv”, til arbeidsgiveren for å starte forhandlingene. Når du mottar dette skrivet, må du aldri ignorere det. Det første du bør gjøre er å analysere naturen til fagforeningen som har sendt forespørselen (er det en intern bedriftsforening eller en ekstern sammenslutning av fagforeninger), de ansatte som er medlemmer av fagforeningen (er de nåværende ansatte eller tidligere ansatte), og innholdet i forhandlingssakene som er forespurt.

Deretter, før de faktiske forhandlingene begynner, vil det bli gjennomført en “preliminær forhandling” for å avtale administrative regler. Her vil dere bli enige om tid og sted for forhandlingene, antall deltakere, og varigheten av forhandlingene. Strategisk sett kan det være lurt å sette opp møtet i et møterom utenfor bedriften for å unngå å påvirke andre ansatte, og å sette en tidsbegrensning på omtrent to timer på forhånd for å forhindre at forhandlingene blir så langvarige at det blir vanskelig å ta rasjonelle beslutninger.

Samtidig som de preliminære forhandlingene pågår, er intern forberedelse av største viktighet. Gjør en grundig undersøkelse av de objektive fakta relatert til fagforeningens krav, og organiser bevisdokumenter (for eksempel, hvis det er et krav om ubetalt overtid, ordne tidkort og lønnsslipper). Deretter analyserer du bedriftens juridiske posisjon, bestemmer et endelig mål for forhandlingene og det området hvor det er mulig å gi etter, og sikrer at alle forhandlere er enige om strategien. Det er viktig at en person med beslutningsmyndighet er til stede under forhandlingene. Hvis kun personer uten myndighet deltar og unngår å gi konkrete svar, kan dette bli sett på som uærlige forhandlinger.

På selve forhandlingsdagen er det avgjørende å opptre rolig og rasjonelt. Unngå følelsesladet motsvar og falske forklaringer, og forklar bedriftens posisjon tålmodig basert på fakta og juridiske grunnlag. For å nøyaktig dokumentere forhandlingenes gang og innhold, lag detaljerte møtereferater, og hvis mulig, ta opp lyden av møtet med samtykke fra begge parter.

Hvis partene kommer til enighet som et resultat av forhandlingene (enighet), vil innholdet bli klart dokumentert i en “arbeidsavtale” eller “avtale”. På dette tidspunktet er det ekstremt viktig å inkludere en “oppgjørsklausul” for å forhindre fremtidige tvister, som bekrefter at det ikke finnes noen gjensidige krav eller forpliktelser utover det som er avtalt. Hvis forhandlingene bryter sammen uten enighet, kan fagforeningen gå videre til konflikthandlinger som streik, eller ta saken til Arbeidskommisjonen eller retten, så arbeidsgiveren må også være forberedt på dette.

Nekting av kollektive forhandlinger og konsekvensene i Japan

Når en arbeidsgiver nekter å imøtekomme en forespørsel om kollektive forhandlinger eller nærmer seg forhandlingene med en uærlig holdning, kan de stå overfor alvorlige juridiske risikoer. Disse risikoene kan materialisere seg gjennom to forskjellige veier: administrative prosedyrer og sivile søksmål.

Først og fremst er det ikke nok for en arbeidsgiver å bare møte opp til forhandlinger. Loven pålegger en “plikt til oppriktige forhandlinger” med mål om å oppnå enighet. Dette innebærer konkret å lytte til fagforeningens argumenter, forklare selskapets posisjon med grunner og dokumentasjon, og om nødvendig, presentere alternative løsninger. En holdning som bare repeterer selskapets krav ensidig, kan bli vurdert som et brudd på plikten til oppriktige forhandlinger, det vil si en urettferdig arbeidspraksis. I denne sammenhengen har Japans høyesterett i en dom fra 18. mars 2022 (Reiwa 4) i saken ved Yamagata Universitetet, fastslått at selv om det ser ut til at det ikke er utsikter til enighet om forhandlingstemaene, fortsetter arbeidsgiverens plikt til oppriktige forhandlinger, og arbeidskommisjonen kan beordre at det forhandles oppriktig.

De “gyldige grunnene” en arbeidsgiver kan ha for å nekte forhandlinger, er svært begrenset i henhold til loven. For eksempel, hvis fagforeningen bruker vold eller trusler slik at en normal diskusjon blir umulig, eller etter langvarige forhandlinger begge parters krav er fullstendig uttømt og det er nådd en absolutt stillstand (impasse), kan det være anerkjent som gyldige grunner. Imidlertid, grunner som “fordi fagforeningen er en ekstern organisasjon”, “fordi kravene er for store”, eller “fordi det samme problemet er under rettslig tvist”, anerkjennes vanligvis ikke som gyldige grunner.

Hvis fagforeningen vurderer at arbeidsgiveren har nektet forhandlinger uten gyldig grunn, eller har ført forhandlinger på en uærlig måte, kan de ta i bruk to hovedtyper av rettsmidler.

Den ene er å søke administrativ hjelp fra arbeidskommisjonen i prefekturet. Arbeidskommisjonen vil etter å ha mottatt en søknad gjennomføre en undersøkelse og høring (spørre partene og vitner), og hvis de finner at det har forekommet urettferdig arbeidspraksis, vil de utstede en “hjelpeordre” til arbeidsgiveren. Denne ordren kan for eksempel be om spesifikke handlinger som “delta i kollektive forhandlinger”, og representerer en direkte administrativ intervensjon i bedriftens aktiviteter. Hvis arbeidsgiveren er misfornøyd med denne ordren, kan de søke om en ny vurdering fra den sentrale arbeidskommisjonen eller innlede en rettssak for å få ordren opphevet.

Den andre er å innlede et sivilt søksmål i retten. Inngrep i retten til kollektive forhandlinger anses som en ulovlig handling i henhold til Japans sivilrett, og fagforeningen kan kreve erstatning fra arbeidsgiveren. Faktisk, i en dom fra 25. januar 2012, beordret Nagoya distriktsrett et selskap til å betale 2 millioner yen i erstatning på grunn av nektelse av kollektive forhandlinger. Kyoto distriktsrett beordret også en betaling på 300 000 yen til en by på grunn av lignende årsaker i en dom fra 8. desember 2023 (Reiwa 5).

Det viktige å merke seg er at disse to prosedyrene er uavhengige av hverandre. Fagforeningen kan søke om en hjelpeordre fra arbeidskommisjonen samtidig som de innleder et søksmål for erstatning i retten. Denne doble risikoen illustrerer omfanget av de juridiske og økonomiske slagene som upassende håndtering av kollektive forhandlinger kan påføre en bedrift.

Oppsummering

I Japan er kollektive forhandlinger under japansk arbeidsrett en uunngåelig juridisk forpliktelse for arbeidsgivere, forankret i konstitusjonelle rettigheter. Når en arbeidstakerorganisasjon fremmer et forhandlingskrav, er det avgjørende å forstå kravets subjekt og innhold nøyaktig og å håndtere det i henhold til juridiske prosedyrer med integritet for å håndtere juridiske risikoer effektivt. Å nekte forhandlinger eller å håndtere dem på en uærlig måte kan føre til alvorlige konsekvenser som rettsordre om avhjelp fra Arbeidskommisjonen eller domstolsordre om erstatningsansvar.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å representere et bredt spekter av klienter i Japan innen arbeidsrett, spesielt i håndtering av kollektive forhandlinger. Vårt firma har flere advokater som snakker engelsk og som har juridiske kvalifikasjoner fra andre land, noe som gjør det mulig for oss å tilby presis og strategisk juridisk støtte til internasjonale selskaper som står overfor komplekse arbeidsrelaterte problemer.