O que todo gestor e membro do conselho deve saber sobre a responsabilidade dos administradores? Explicação dos riscos e medidas de prevenção

Para gestores e membros do conselho, são exigidas decisões importantes e a execução de tarefas na gestão da empresa, mas isso vem sempre acompanhado de responsabilidades legais e riscos operacionais. Julgamentos ou ações inadequadas podem levar a litígios, reivindicações de indenização e conflitos com acionistas ou funcionários, com potencial para impactos significativos. Preparar-se para esses riscos, compreender corretamente as responsabilidades dos diretores e implementar medidas adequadas são essenciais para a estabilidade da gestão e o crescimento sustentável do negócio.

Neste artigo, explicaremos detalhadamente os casos em que aqueles envolvidos na gestão podem ser responsabilizados e apresentaremos medidas concretas para que gestores e membros do conselho possam desempenhar suas funções com segurança.

O que é a Responsabilidade dos Administradores

Quem está envolvido na gestão como administrador deve organizar as questões de responsabilidade dos administradores e tomar as devidas medidas preventivas. Enquanto estiver na posição de administrador, nos seguintes casos, é necessário assumir a responsabilidade de indemnizar por danos:

• Se causar danos à empresa
• Se provocar a saída de dinheiro da empresa
• Se, no exercício das suas funções, houver má intenção ou negligência grave que resulte em danos a terceiros

Ser responsabilizado por acionistas ou terceiros é um grande risco para os administradores. Para fazer crescer a empresa e proteger a sua carreira e património, é essencial implementar uma gestão de risco adequada para estar preparado para questões de responsabilidade.

As seguintes pessoas podem ser questionadas sobre a responsabilidade dos administradores:

• Pessoas que ocupam cargos de administração em empresas (empresas cotadas em bolsa, startups, pequenas e médias empresas)
• Pessoas que deixam terceiros gerir a empresa que fundaram
• Pessoas que foram convidadas a assumir o cargo de administrador não executivo ou auditor externo
• Pessoas que apenas emprestaram o seu nome para o registo de administradores

A responsabilidade dos administradores pode ser questionada em momentos inesperados, por isso é crucial estar bem informado sobre os casos em que a responsabilidade pode ser perseguida e os métodos de resposta.

Pontos a ter em conta na preparação para a responsabilidade por danos dos membros da administração

Existem vários tipos de responsabilidades dos membros da administração, mas explicaremos as preparações que devem ser sempre consideradas pelos administradores face a qualquer responsabilidade por danos.

Preparar a prova

Para negociar e contra-argumentar adequadamente quando a responsabilidade é questionada, é essencial ter informações que sirvam de prova.

A responsabilidade dos membros da administração é diversa e as provas que devem ser preparadas com antecedência também são específicas. No entanto, em casos de responsabilidade por violação do dever de diligência ou negligência nas funções, os seguintes documentos são sempre evidências importantes:

É também importante assegurar a credibilidade das provas relativas a factos particularmente importantes, de modo a que resistam em tribunal. Exemplos de provas com alta credibilidade incluem:

• Documentos de disposição
• Contratos, recibos
• Relatórios de trabalho, notas de entrega, guias de remessa
• Livros contábeis

Para estar preparado para a eventualidade de ser questionada a responsabilidade, é essencial gerir e armazenar as informações que podem servir como prova desde o início.

Organizar a prova

Ter provas não é suficiente; é necessário organizá-las para que possam ser utilizadas eficazmente quando a responsabilidade é questionada.

O problema da responsabilidade dos membros da administração não se limita à violação do dever de diligência ou negligência nas funções, podendo também abranger a responsabilidade por atos ilícitos sob o direito civil. Por isso, não é fácil prever todas as situações em que a responsabilidade pode ser questionada. Quando um problema ocorre, é necessário organizar as provas específicas para o caso em questão.

Primeiro, verifique o conteúdo da responsabilidade questionada e organize as provas correspondentes aos factos que constituem o processo, independentemente de serem favoráveis ou desfavoráveis.

Em seguida, considere as provas necessárias para apoiar a história que será explicada em tribunal.

Na prática, recomendamos que consulte um advogado assim que perceber que um problema pode surgir.

Caso 1 de Responsabilidade dos Administradores: Violação do Dever de Diligência e do Dever de Lealdade

Os administradores podem ser responsabilizados pelas obrigações que têm para com a empresa no exercício das suas funções. Aqui, explicaremos os casos em que podem ser questionados por violação do dever de diligência e do dever de lealdade.

Dever de Diligência e Violação do Dever de Lealdade

Os diretores têm o dever de diligência e lealdade para com a empresa.

Se esses deveres forem violados, o diretor pode ser responsabilizado por negligência no desempenho das suas funções e terá de indemnizar a empresa pelos danos resultantes.

Os diretores devem ter cuidado para não levantar suspeitas de violação dos seus deveres. É essencial cumprir plenamente com o dever de diligência e lealdade, agir sem intenção ou negligência e manter a documentação organizada para provar o cumprimento desses deveres.

Em Caso de Violação de Leis e Regulamentos

Optar por ações que violem leis e regulamentos em decisões de gestão nunca é permitido, independentemente do contexto. Mesmo sem culpa, existe a possibilidade de ser responsabilizado, o que exige cautela.

Quando falamos de “leis e regulamentos”, referimo-nos a todas as leis e regulamentos que uma empresa deve seguir ao conduzir os seus negócios. É crucial que os diretores compreendam profundamente as ações específicas que podem constituir uma violação dessas leis e regulamentos.

Quando se questiona a violação dos estatutos

Os estatutos são regras fundamentais de uma empresa que estabelecem o seu propósito, organização e método de operação, e todos os diretores têm o dever de cumprir essas regras com base na Lei das Sociedades Japonesa. Isto inclui:

• O objetivo e o conteúdo do negócio da empresa
• O mandato dos diretores e as regras para a sua nomeação e destituição
• As disposições sobre a distribuição de lucros e a transferência de ações

Os estatutos são registados como um documento oficial e também representam uma promessa da empresa aos seus acionistas e stakeholders.

A questão de saber se uma ação está incluída no âmbito dos objetivos dos estatutos é determinada com base na necessidade refletida na natureza objetiva do ato. No entanto, esta determinação pode variar de acordo com as circunstâncias individuais, tornando-a difícil de prever.

É necessário verificar regularmente o conteúdo dos estatutos para assegurar que a política de gestão mantém a sua coerência, rever o sistema de verificação entre os diretores e fortalecer a colaboração com o departamento jurídico. Se for necessário alterar os estatutos, deve-se proceder com os trâmites apropriados através da assembleia geral de acionistas.

Quando a Gestão Empresarial é Questionada

Aos diretores é concedida a discrição na execução das suas funções sob o princípio da liberdade de gestão empresarial, pelo que, em princípio, não são responsabilizados por danos resultantes de falhas na gestão empresarial. No entanto, a gestão empresarial pode ser questionada nos seguintes casos:

• Existência de erros negligentes no processo de reconhecimento dos factos que fundamentam a decisão de gestão (como na recolha e análise de informações);
• Existência de uma irracionalidade significativa no processo de tomada de decisão baseada no reconhecimento dos factos e no conteúdo da decisão em si;

Ao tomar decisões de gestão de alto risco, é essencial investigar cuidadosamente a jurisprudência para determinar o que constitui uma violação do princípio da liberdade de gestão empresarial. Para evitar suspeitas de decisões irracionais no momento da gestão, é crucial manter uma organização adequada das provas, como atas de reuniões e materiais de análise.

Responsabilidade em Caso de Transações com Conflito de Interesses

Transações com conflito de interesses referem-se a negócios nos quais os interesses da empresa e dos seus diretores estão em oposição. Ao realizar uma transação que se enquadre nesta categoria, é necessária a aprovação do conselho de administração. Mesmo com essa aprovação, a transação não deve causar danos à empresa. Gestores que violem esta regra podem ser considerados negligentes no cumprimento dos seus deveres.

A responsabilização por transações com conflito de interesses é frequente e as responsabilidades legais associadas são significativas. Se não for possível eliminar a possibilidade de uma transação ser considerada como conflito de interesses, é essencial prestar a máxima atenção para evitar causar prejuízos à empresa.

Responsabilidade decorrente de transações concorrenciais

Transações concorrenciais referem-se à situação em que um diretor realiza negócios no mesmo campo em que a empresa opera, seja em benefício próprio ou de terceiros. Se realizadas sem a aprovação do conselho de administração, podem constituir uma violação legal e ser consideradas negligência no cumprimento dos seus deveres.

Ao avaliar a responsabilidade em transações concorrenciais, é crucial determinar se as transações realizadas pelo diretor se enquadram nessa categoria.

Consideram-se transações concorrenciais aquelas que competem com os negócios efetivamente realizados pela empresa no mercado, criando um conflito de interesses. Isso inclui não apenas os negócios em andamento, mas também aqueles que são altamente prováveis de serem empreendidos ou que estão apenas temporariamente suspensos.

O montante do dano à empresa é estimado com base no lucro que o diretor ou terceiros obtiveram através das transações concorrenciais.

Quando se questiona a violação do dever de vigilância e supervisão

O dever de vigilância e supervisão refere-se à obrigação de monitorizar e supervisionar para assegurar que outros diretores ou funcionários não realizem atos impróprios. A avaliação de se houve negligência no cumprimento do dever de vigilância e supervisão depende de se os sujeitos a serem monitorizados são diretores ou funcionários e se a situação exigia a implementação de supervisão. Ou seja, trata-se da questão de até onde vai a obrigação de agir.

Para uma prevenção meticulosa, é aconselhável consultar um advogado. Consultar um advogado e agir com base no seu aconselhamento é um fato que demonstra o cumprimento do dever de vigilância e supervisão. Além disso, é crucial desenvolver e operar sistemas que permitam detectar comportamentos problemáticos de outros diretores, mesmo em assuntos que não são levados ao conselho de administração.

Quando se questiona a violação do dever de construção de um sistema de controlo interno

O dever de construção de um sistema de controlo interno refere-se à obrigação de estabelecer um sistema necessário para assegurar a adequação das operações da empresa. Se o sistema não for construído ou, mesmo estando construído, o seu nível for inadequado e não for capaz de prevenir ou lidar com comportamentos problemáticos de diretores ou empregados, os diretores podem ser questionados por violação desse dever.

Na avaliação de uma violação do dever, considera-se que não há violação nos seguintes casos:

• Quando se estabelece um sistema de gestão capaz de prevenir atos de má conduta normalmente previstos;
• Quando não se reconhecem circunstâncias especiais que deveriam ter levado os diretores a antever a ocorrência de atos de má conduta;

É necessário um exame que envolva especialistas, tendo em conta o nível geralmente exigido, as circunstâncias específicas da empresa, e diretrizes públicas, entre outros fatores.

Casos de Responsabilidade dos Administradores 2: Responsabilidade Especial Legal

Aqui explicaremos os casos em que os administradores são sujeitos a uma responsabilidade especial legal.

Quando são responsabilizados pela concessão de benefícios

Quando uma empresa concede benefícios relacionados com o exercício de direitos dos acionistas, os diretores envolvidos têm o dever de pagar à empresa, solidariamente com os beneficiários, um montante equivalente ao valor da concessão de benefícios.

Por exemplo, isto pode acontecer quando a empresa paga uma quantia a um acionista para evitar que informações sobre incidentes pessoais do gestor sejam divulgadas numa assembleia geral de acionistas.

Quando se realizam transações que podem parecer suspeitas de concessão de benefícios, é necessário agir com cautela. É essencial esclarecer que se trata de uma compensação legítima por serviços necessários para a empresa e organizar as circunstâncias de forma a não levantar suspeitas.

Quando são responsabilizados pela distribuição de lucros excedentes, etc.

A distribuição de lucros excedentes refere-se à distribuição de lucros ou às despesas incorridas com a aquisição de ações próprias.

O problema surge quando, ao distribuir lucros excedentes, etc., são concedidos valores que excedem o montante distribuível na data em que a distribuição de lucros excedentes, etc., se torna efetiva. Os executivos que realizaram a ação relevante e os diretores que propuseram a resolução são responsáveis, solidariamente com os beneficiários, pelo pagamento à empresa.

O montante a ser pago é equivalente ao valor contabilístico do que foi recebido pela concessão de dinheiro ou outros valores.

Para evitar a perseguição de responsabilidades, é importante proceder com cuidado, confirmando a correção e adequação dos documentos financeiros e propostas de distribuição de lucros com os diretores e responsáveis pela contabilidade.

Resposta a ser tomada pelos diretores quando responsabilizados pela empresa

Aqui explicamos as medidas que os diretores devem tomar quando são responsabilizados pela empresa.

O que é exigido na resposta inicial

Quando há uma ação judicial ou pedido semelhante por parte dos acionistas, é necessário partilhar a situação com os outros membros da direção e discutir uma estratégia de resposta. Para evitar a instauração de uma ação representativa dos acionistas, é essencial analisar o conteúdo da responsabilização e investigar os factos relevantes rapidamente, com o objetivo de tomar uma decisão dentro de 60 dias após o pedido. Não só o diretor visado, mas também os outros membros da direção devem colaborar para considerar uma resposta adequada.

Além disso, ao responder a uma responsabilização dos diretores, geralmente é necessário contratar um advogado que não seja o conselheiro jurídico da empresa. Isto deve-se ao facto de que a empresa e os seus diretores podem encontrar-se em uma situação de conflito de interesses, e o conselheiro jurídico da empresa deve evitar representar os diretores.

Métodos para isenção parcial de responsabilidade

Mesmo que a responsabilidade dos diretores seja reconhecida, existe uma maneira de isentar parcialmente essa responsabilidade se as ações foram tomadas de boa-fé e com negligência leve.

As responsabilidades que não podem ser parcialmente isentas incluem:

• Benefícios concedidos
• Responsabilidades especiais, como as relacionadas com a distribuição de dividendos acima do montante permitido ou a compensação de perdas
• Responsabilidades relacionadas com transações de conflito de interesses diretamente realizadas pelo diretor

A isenção de responsabilidade pode ser realizada através dos seguintes métodos:

• Resolução da assembleia geral
• Resolução do conselho de administração com base na autorização dos estatutos
• Contrato de limitação de responsabilidade

No entanto, é importante notar que os exemplos de isenção parcial de responsabilidade na prática são raros. Isso deve-se ao fato de que a redução da responsabilidade é preferencialmente realizada após a confirmação do conteúdo da responsabilidade por uma decisão judicial, e é difícil reverter o montante de indemnização determinado.

Métodos para isenção total de responsabilidade

Para isentar completamente um diretor de sua responsabilidade, é necessário o consentimento de todos os acionistas. Portanto, na prática, não há espaço para aplicação em empresas cotadas em bolsa.

Mesmo que haja um acionista com 100% das ações, ainda é necessário um ato de isenção por parte da empresa.

Pedido de fornecimento de garantia

Os diretores podem solicitar ao tribunal que ordene aos acionistas que iniciaram a ação judicial que forneçam uma garantia adequada. Se o tribunal emitir essa ordem e o acionista não fornecer a garantia, a ação representativa dos acionistas pode ser rejeitada antes da revisão do conteúdo.

Contudo, é importante notar que o pedido de fornecimento de garantia é limitado aos casos em que os acionistas iniciaram a ação judicial com má-fé.

Responsabilidade dos Diretores por Danos a Terceiros: Conteúdo e Pontos de Atenção

Quando um diretor causa danos a terceiros (como credores), pode incorrer em responsabilidade especial conforme o Artigo 429 do Código das Sociedades Comerciais Japonês. Aqui explicaremos o conteúdo da responsabilidade por danos que um diretor pode ter para com terceiros e os pontos aos quais deve prestar atenção.

Existem Danos Indiretos e Diretos

O “dano” estabelecido no Artigo 429 do Código das Sociedades Comerciais Japonês inclui danos indiretos e diretos. O conteúdo dos danos indiretos e diretos é o seguinte:

É importante entender primeiro em que circunstâncias os diretores podem ser responsabilizados.

Atenção à Falsificação em Documentos Contabilísticos e Outros

Os diretores podem cometer falsificações em itens importantes de certos documentos, como documentos contabilísticos, ou realizar registros ou anúncios falsos. Se isso causar danos a terceiros, a lei estabelece que eles têm a responsabilidade de indenizar.

A responsabilidade dos diretores por danos a terceiros devido a negligência nas funções exige “má-fé ou negligência grave”. Por outro lado, em casos de falsificação, mesmo uma negligência leve pode resultar em responsabilidade (parágrafo 2 do Artigo 429 do Código das Sociedades Comerciais Japonês).

A responsabilidade recai apenas sobre aqueles que participaram na decisão de cometer a falsificação. Outros diretores que simplesmente votaram a favor da resolução de aprovação da falsificação não são responsáveis, mas podem ser questionados por violação do dever de supervisão.

Métodos de Utilização de Contratos de Indemnização Empresarial e Seguros de Responsabilidade Civil de Administradores

Como medidas de proteção contra a responsabilização de administradores, os Contratos de Indemnização Empresarial e os Seguros de Responsabilidade Civil de Administradores são altamente considerados. Neste artigo, explicaremos os contornos destes dois mecanismos e como implementá-los.

O que é um Contrato de Indemnização Empresarial

Um Contrato de Indemnização Empresarial é um acordo que estipula a compensação pela empresa dos seguintes tipos de custos:

• Despesas incorridas por diretores suspeitos de violar leis no exercício das suas funções e que enfrentam ações de responsabilização;
• Custos de indemnização por danos causados a terceiros no desempenho das suas funções e os montantes de acordos em disputas relacionadas com essas indemnizações.

Não é necessário alterar os estatutos da empresa, podendo ser implementado com uma resolução da Assembleia Geral de Acionistas (ou do Conselho de Administração, no caso de empresas com este órgão). Os conteúdos da resolução incluem os requisitos e alvos, o limite máximo do montante e o momento da compensação.

Os diretores enfrentam riscos associados à tomada de decisões empresariais, mas com este contrato, a ansiedade relacionada com esses riscos é atenuada, facilitando a contratação de talentos excepcionais para posições de direção e administração. Além disso, graças ao Contrato de Indemnização Empresarial, os diretores podem tomar decisões que são ótimas para os interesses da empresa sem um medo excessivo dos riscos. Isso permite uma gestão mais audaciosa, o que se espera que contribua para o crescimento da empresa.

O que é o Seguro de Responsabilidade Civil de Administradores e Diretores?

O Seguro de Responsabilidade Civil de Administradores e Diretores, também conhecido como Seguro D&O, é um tipo de contrato de seguro que uma empresa celebra com uma seguradora. Este seguro destina-se a cobrir os danos que possam surgir da responsabilidade que os administradores e diretores têm no exercício das suas funções.

Para decidir sobre o conteúdo do seguro de responsabilidade dos administradores e diretores, é necessária uma resolução da assembleia geral de acionistas (ou do conselho de administração, no caso de empresas com este órgão). Os detalhes do seguro que devem ser resolvidos incluem:

• A seguradora
• Os segurados
• O prémio de seguro
• O período de cobertura do seguro
• As causas de pagamento
• O limite máximo de pagamento
• O âmbito da cobertura
• As causas de exclusão e cláusulas especiais

Os itens cobertos pelo seguro incluem indemnizações, acordos, honorários de advogados e outros custos legais.

Quando um administrador enfrenta um risco de litígio, a compensação direta pela empresa pode representar um grande encargo financeiro. O Seguro D&O ajuda a mitigar esse encargo e protege o capital da empresa. A implementação do Seguro D&O demonstra que a empresa valoriza a gestão de riscos e possui um sistema de governança sólido, o que pode aumentar a confiança dos investidores, acionistas e parceiros comerciais.

Comparação entre Contratos de Indemnização Empresarial e Seguros de Responsabilidade Civil de Administradores

À primeira vista, os Contratos de Indemnização Empresarial e os Seguros de Responsabilidade Civil de Administradores parecem ser sistemas semelhantes.

No entanto, existem várias diferenças entre os dois sistemas, como segue:

Para mais informações sobre ambos os sistemas, consulte o artigo seguinte.

Artigo relacionado: O que é o Contrato de Seguro de Responsabilidade Civil de Administradores? Explicação dos procedimentos após a reforma da Lei das Empresas Japonesa e as diferenças em relação à indemnização empresarial[ja]

Pontos-chave na implementação de contratos de indemnização empresarial e seguros de responsabilidade civil de administradores

Os contratos de indemnização empresarial e os seguros de responsabilidade civil de administradores são instrumentos que podem proporcionar incentivos para a atração de talentos e permitir que os administradores desempenhem suas funções sem receios. Como cada um oferece diferentes níveis de cobertura, a combinação de ambos os sistemas pode ser uma estratégia eficaz.

Primeiramente, considere o seguro de responsabilidade civil de administradores, que geralmente apresenta menos conflitos de interesse e é mais fácil de implementar. Em seguida, introduza o contrato de indemnização empresarial, excluindo as áreas já cobertas pelo seguro.

Ao introduzir estes sistemas, é importante criar uma estrutura que facilite a compreensão dos stakeholders.

Conclusão: Consulte um advogado para lidar com a responsabilidade dos diretores

Os diretores envolvidos na gestão de uma empresa estão sempre sujeitos ao risco de serem responsabilizados por danos causados à empresa ou a terceiros. Para proteger o crescimento da empresa e os seus próprios ativos, é essencial compreender em que circunstâncias podem ser responsabilizados e tomar as medidas adequadas.

Na gestão de questões de responsabilidade dos diretores, é necessário preparar provas, lidar com disputas e tomar decisões diárias de gestão com base em conhecimento jurídico especializado. Por isso, ao considerar medidas para lidar com a responsabilidade dos diretores, é aconselhável consultar um advogado.

Estabelecer um sistema que permita consultar um advogado prontamente permite compreender corretamente o sistema de responsabilidade dos diretores e tomar decisões apropriadas preparadas para os riscos.

Apresentação das Medidas do Nosso Escritório

O Escritório de Advocacia Monolith é uma firma jurídica altamente especializada em TI, particularmente na interseção entre a Internet e o direito. No avanço da governança familiar, por vezes, torna-se necessário elaborar contratos. O nosso escritório realiza a criação e revisão de contratos para uma ampla gama de casos, desde empresas listadas no Prime Market da Bolsa de Valores de Tóquio até empresas emergentes. Se tiver dificuldades com contratos, por favor, consulte o artigo abaixo.

Áreas de atuação do Escritório de Advocacia Monolith: Criação e Revisão de Contratos, entre outros[ja]