Три причины, по которым мониторинг корпоративной электронной почты сотрудников не является нарушением приватности

Во многих компаниях электронная почта используется для внутренней и внешней коммуникации. Не нарушает ли это права на приватность, если компания контролирует и исследует содержание служебных писем своих сотрудников?

Для руководителей компаний, учитывая повышенное сознание о соблюдении корпоративных норм (комплаенс), контроль и исследование служебной почты сотрудников, вероятно, являются важными вопросами.

Выводы можно сделать следующие: на основании трех причин, которые будут объяснены в этой статье, контроль и исследование служебной почты сотрудников компанией не считаются незаконными. Однако, следует быть осторожным, поскольку не все виды контроля и исследований допустимы.

В этой статье мы объясним, какой контроль и исследование допустимы, обращаясь к руководителям компаний и приводя примеры реальных судебных дел.

Связанные статьи: Тщательное объяснение права на приватность. Что такое три условия нарушения[ja]

Причины, по которым компании разрешено наблюдать и проверять электронную почту сотрудников

Причина 1: Поддержание порядка в компании

Компания имеет право поддерживать порядок в своей организации для управления бизнесом. Для поддержания порядка в компании необходимо предотвратить “неправильную отправку электронной почты” сотрудниками и блокировать заражение вирусами.

В частности, если происходит “неправильная отправка электронной почты” сотрудниками, существует риск утечки коммерческой тайны. Поэтому считается, что компания имеет право проверять служебную почту сотрудников в целях поддержания порядка в компании.

Причина 2: Использование оборудования компании

Компьютеры, используемые сотрудниками в компании, и мобильные телефоны, предоставленные компанией, в большинстве случаев являются собственностью компании. Даже если сотрудник использует свой ноутбук для работы, он должен отправлять и получать электронную почту через какие-либо устройства компании, такие как коммуникационные линии или почтовые серверы.

То есть, оборудование компании включает в себя компьютеры и мобильные телефоны, используемые сотрудниками для работы, а также саму систему. Поскольку это оборудование компании, считается, что у компании есть право проверять использование электронной почты сотрудниками.

Причина 3: Наличие обязанности сосредоточиться на работе

“Обязанность сосредоточиться на работе” означает “обязанность работника сосредоточиться на своих обязанностях в соответствии с указаниями и приказами работодателя во время рабочего времени”. В законах о государственных служащих и местных служащих, применяемых к государственным служащим, предусмотрена обязанность сосредоточиться на работе.

В отношении частных работников нет закона, который бы явно формулировал обязанность сосредоточиться на работе. Однако считается, что обязанность сосредоточиться на работе существует как обязанность, связанная с трудовым договором.

Компания может проверить, работает ли работник честно, то есть, соблюдает ли он обязанность сосредоточиться на работе, и не нарушает ли он обязанность сохранять конфиденциальность и не допускает ли утечки информации. Проверка электронной почты может быть частью этого процесса.

Но может ли компания или руководитель без разрешения сотрудника без ограничений просматривать его служебную почту?

Связанные статьи: Является ли публикация личной информации в Интернете нарушением конфиденциальности?[ja]

【Судебный прецедент №1】 Наблюдение за корпоративной электронной почтой сотрудников и действия сексуального харассмента

Мы рассмотрим случай, когда сотрудник компании подал иск о возмещении ущерба против компании, утверждая, что наблюдение за его личной электронной почтой начальником без разрешения является нарушением приватности. В итоге было решено, что это не является нарушением приватности.

Обзор дела

Женщина-сотрудник X1, являющаяся истцом, обсудила с мужем X2 письмо, которое она получила от своего непосредственного начальника, ответчика Y (руководителя отдела), в котором он писал: “Я хотел бы, чтобы вы уделили время и рассказали о проблемах нашего отдела”. Она восприняла это как приглашение на ужин и обсудила это с мужем X2.

X1, которая была сильно возмущена, попыталась отправить электронное письмо X2 с помощью корпоративной компьютерной сети компании с содержанием: “Он вмешивается даже в мелкие вещи и отношения между женщинами. Задача на будущее – работать, избегая его вмешательства. Это просто приглашение выпить”. Однако она случайно отправила его Y.

Тогда Y узнал, что X1 и X2 планируют обвинить его в сексуальном харассменте, и попросил IT-отдел компании начать наблюдение за электронной почтой X1.

После этого X1 и X2 провели встречу с Y, но она не увенчалась успехом. X1 и X2 подали иск, требуя возмещения ущерба на основании незаконных действий, ссылаясь на то, что они подверглись сексуальному харассменту от Y и что их приватность была нарушена из-за чтения личной почты без разрешения.

С другой стороны, Y подал встречный иск, утверждая, что обвинения X1 и X2 в том, что они подверглись сексуальному харассменту от Y, являются клеветой.

Основные спорные вопросы

В этом деле спорились вопросы о наличии действий сексуального харассмента со стороны Y и о том, являются ли обвинения X1 и X2 клеветой, но давайте сосредоточимся на вопросе, является ли наблюдение Y за электронной почтой X1 нарушением приватности, и рассмотрим решение суда.

Решение суда

Суд сначала выразил следующее мнение по поводу того, разрешено ли личное использование корпоративной электронной почты сотрудниками.

В качестве работников, ведущих общественную жизнь, они должны признать, что использование телефонного аппарата компании в качестве места приема сообщений, необходимых для обычной общественной жизни, допустимо, и даже использование телефонного аппарата компании для исходящих звонков в пределах необходимого и разумного ограничения, если это не мешает выполнению служебных обязанностей в компании и не накладывает значительной экономической нагрузки на компанию, допустимо по общественным нормам. Это также должно быть применимо к отправке и получению личных электронных писем с использованием корпоративной сетевой системы.

Решение Токийского окружного суда от 3 декабря 2001 года (Хэйсэй 13)

То есть, признается, что сотрудники могут использовать корпоративную почтовую систему для личных целей в пределах необходимого и разумного ограничения.

Однако с другой стороны, суд выразил следующее мнение и решил, что наблюдение за корпоративной электронной почтой сотрудников в данном случае не является нарушением приватности.

Охрана приватности, которую можно ожидать при личном использовании электронной почты с использованием корпоративной сетевой системы, должна быть значительно снижена по сравнению с обычным телефонным аппаратом, и только в случае, когда наблюдение за личным использованием электронной почты сотрудниками проводится лицом, не имеющим должностной обязанности наблюдать за таким использованием, или даже если это лицо находится в ответственном положении, но наблюдает за этим без какой-либо разумной должностной необходимости, исключительно из личного любопытства, или когда наблюдение проводится сокрытием факта наблюдения от внутреннего управленческого отдела или других внутренних третьих лиц и по своему усмотрению, с учетом цели наблюдения, средств и образа его проведения, и сравнивая его с ущербом, причиненным стороне, за которой наблюдали, только в случае, когда наблюдение превышает разумные общественные нормы, оно должно быть признано нарушением права на приватность.

То же самое

В других словах, “наблюдение ответчика не превышало разумные общественные нормы, и истец должен был терпеть такое наблюдение”, – можно сказать, что такое решение было принято.

Важные моменты решения: наблюдение в качестве руководителя возможно

В решении указано, что следующее наблюдение является “наблюдением, превышающим разумные общественные нормы”.

1. Наблюдение за личным использованием электронной почты сотрудниками лицами, которые не находятся в положении, позволяющем проводить такое наблюдение (не являются руководством)
2. Наблюдение даже лицами, находящимися в ответственном положении, если нет разумной причины для наблюдения (наблюдение из личного любопытства)
3. Наблюдение, проводимое втайне от третьих лиц, на основании личного усмотрения

В данном случае, по первому пункту, ответчик был руководителем отдела и продолжал наблюдение, обратившись к соответствующему отделу, и не продолжал наблюдение исключительно в личных целях.

Кстати, в этой компании в то время не было строгого запрета на личное использование электронной почты, и сотрудникам заранее не сообщалось, что компания может просматривать их почту.

Даже в таких случаях, если наблюдение не превышает разумные общественные нормы, компания или начальник могут наблюдать за электронной почтой сотрудников.

【Судебный прецедент №2】 Исследование электронной почты сотрудника, подозреваемого в клевете внутри компании

Мы рассмотрим случай, когда компания проводила допрос сотрудника, подозреваемого в отправке клеветнического письма, в процессе расследования инцидента с таким письмом, отправленным одному из сотрудников, и обнаружила личные письма в процессе этого расследования.

В этом случае, суд не признал нарушение прав на честь и приватность в связи с проведенным расследованием. Также были затронуты вопросы “поддержания корпоративного порядка” и “обязанности полностью посвятить себя своим обязанностям”.

Обзор дела

Несколько клеветнических писем, адресованных директору отдела управления, были отправлены сотруднику A, и компания начала расследование после получения жалобы от A. Было установлено, что эти письма были отправлены на корпоративный адрес электронной почты A с использованием бесплатной электронной почты с общего компьютера отдела продаж.

Из-за ограниченного числа людей, знающих обстоятельства, описанные в письме, подозревался истец X, который имел мотив препятствовать близким отношениям между A и сотрудницей B, и было проведено первое допросное расследование.

Поскольку истец отрицал отправку писем, компания исследовала примерно годовую историю электронной почты истца на сервере файлов, которым она владеет и управляет, но не смогла найти доказательства его участия в клеветнических письмах.

Однако в процессе расследования было обнаружено множество личных писем, не связанных с работой, отправленных X.

Затем компания провела два допроса с X по поводу клеветнических и личных писем, а затем предъявила ему упрек (требование представить объяснительную записку) за нарушение правил работы из-за личных писем.

В ответ на это, X подал иск против компании, утверждая, что способ проведения допроса нарушает его права на честь и другие личные права, и что то, что компания исследовала его письма, позволила другим просмотреть их и не вернула их ему, нарушает его право собственности и право на приватность в отношении личной информации в его личной жизни, и требовал компенсацию за ущерб.

Основные спорные вопросы

В этом деле спорным вопросом было то, является ли допрос нарушением личных прав, но давайте сосредоточимся на вопросе, является ли проверка электронной почты для решения проблем внутри компании нарушением права на приватность, и посмотрим на решение суда.

Решение суда

Суд, говоря о проверке электронной почты, сделал следующее заявление и решил, что проверка электронной почты в данном случае не является нарушением права на приватность.

Есть обстоятельства, которые разумно вызывают подозрения, что истец является отправителем клеветнического письма, и после допроса истец отрицает, что он является отправителем, но не может устранить это подозрение, поэтому необходимо провести дальнейшее расследование. Учитывая, что инцидент произошел внутри компании с использованием электронной почты, возможно, что информация, которая может помочь идентифицировать преступника, записана в файле электронной почты истца, и необходимо проверить его содержимое. Кроме того, поскольку было обнаружено большое количество личных писем, не связанных с работой, возникла необходимость провести новое расследование по этому вопросу в отношении истца. И то, является ли письмо личным и не связанным с работой, нельзя точно определить только по его заголовку, необходимо судить по его содержанию. Ни одно из этих расследований не может быть считано незаконным действием, нарушающим душевное спокойствие истца, превышающим допустимые общественные границы.

Решение Токийского окружного суда от 26 февраля 2002 года (Год Хэйсей 14)

Несмотря на небольшие различия в формулировках, можно сказать, что и в этом судебном прецеденте суд рассматривает вопрос с точки зрения “превышает ли это допустимые общественные границы” (отклоняется ли это от разумных границ общественного мнения).

Важные моменты решения: обязанность полностью посвятить себя своим обязанностям и поддержание корпоративного порядка

Кроме того, суд сделал следующее заявление о обязанности полностью посвятить себя своим обязанностям и поддержании корпоративного порядка.

Личная почта, конечно, нарушает обязанность полностью посвятить себя своим обязанностям отправителя, когда он думает, создает и отправляет документ, и нарушает корпоративный порядок, когда он использует учреждения компании для личных целей. Это также мешает работе получателя, заставляя его читать личную почту. Кроме того, в данном случае, как показывают доказательства (доказательства опущены), существует значительное количество писем, требующих ответа от получателя, и фактически были отправлены личные письма в ответ. Это не только нарушает обязанность полностью посвятить себя своим обязанностям отправителя, но и заставляет получателя думать, создавать и отправлять документы в ответ, нарушая обязанность полностью посвятить себя своим обязанностям и нарушая корпоративный порядок, заставляя его использовать учреждения компании для личных целей.

То же самое

То есть, можно сказать, что если признается, что есть нарушение обязанности полностью посвятить себя своим обязанностям (или есть разумные основания для подозрения в этом), то для поддержания корпоративного порядка признается необходимость и соответствие проведения такого расследования электронной почты, как в данном случае.

Однако, даже если это не считается нарушением права на приватность, необходимо быть осторожными, поскольку способ его проведения может нарушить другие личные права, такие как право на честь.

Связанные статьи: Сколько составляет компенсация за нарушение приватности? Адвокат объясняет практические стандарты[ja]

Уточнение правил работы с корпоративной электронной почтой

Для компании важно четко определить правила использования корпоративной электронной почты и заранее поделиться ими с сотрудниками, чтобы проводить проверку почты правильным образом.

Правила использования корпоративной электронной почты должны применяться ко всем сотрудникам, поэтому их лучше установить в виде правил трудового распорядка.

Если правила использования корпоративной электронной почты четко определены в правилах трудового распорядка, вероятность возникновения проблем с сотрудниками при проверке их корпоративной электронной почты по причине “нарушения правил трудового распорядка” снижается.

Вывод: Если у вас возникли проблемы с мониторингом корпоративной почты сотрудников, обратитесь за консультацией к адвокату

Я думаю, что в рамках работы некоторое количество личной почты допускается в некоторых компаниях. Однако, это не должно превышать установленные пределы.

Кроме того, компания не может безоговорочно контролировать и проверять почту. Это допускается только в целях поддержания корпоративного порядка, выполнения обязанностей по работе, а также для обеспечения работы компании.

Для определения, нарушает ли мониторинг корпоративной почты права на приватность и другие права, а также для создания правил труда требуется высокая степень профессиональных знаний. Если у вас возникнут проблемы с оценкой ситуации или созданием/изменением правил труда, обязательно обратитесь за консультацией к адвокату.

Информация о мерах, предпринимаемых нашей фирмой

Юридическая фирма “Монолит” обладает высокой специализацией в области IT, особенно в вопросах, связанных с Интернетом и законодательством. Мы разрабатываем руководства для широкого круга сотрудников, включая подработку и работу по договору, а также предоставляем поддержку в вопросах, связанных с использованием Интернета и социальных сетей. Одной из наших ключевых задач является предотвращение юридических проблем и минимизация нагрузки на ключевых сотрудников вашей компании. Подробности приведены ниже.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]