Tre skäl till att företagets övervakning av anställdas e-post inte utgör en kränkning av privatlivet

Många företag använder e-post för intern och extern kommunikation. Om ett företag övervakar eller undersöker innehållet i anställdas e-post, skulle det då vara en kränkning av privatlivet?

För företagsledare kan det vara av stort intresse att övervaka och undersöka anställdas e-post, givet företagets ökade medvetenhet om efterlevnad.

För att dra en slutsats, tolkas det från de tre skälen som förklaras i denna artikel, att det inte är olagligt för ett företag att övervaka eller undersöka anställdas e-post. Men det är viktigt att notera att inte alla former av övervakning eller undersökning är tillåtna.

I denna artikel kommer vi att förklara för företagsledare vilken typ av övervakning eller undersökning som är tillåten, med hjälp av faktiska rättsfall.

Relaterad artikel: En grundlig förklaring av rätten till privatliv. Vad är de tre kraven för intrång?[ja]

Varför det är tillåtet för företag att övervaka och undersöka anställdas e-post

Anledning 1: För att upprätthålla företagsordningen

För att driva ett företag måste det agera som en organisation, vilket innebär att det har rätt att upprätthålla sin ordning. För att skydda företagets ordning måste det förhindra “felaktig e-postsändning” av anställda och stoppa infektioner orsakade av virus.

I synnerhet, om en anställds “felaktig e-postsändning” inträffar, finns det också en risk att företagshemligheter läcker ut. Därför anses det att företaget har rätt att kontrollera anställdas arbetsrelaterade e-post för att upprätthålla företagsordningen.

Anledning 2: Användning av företagets utrustning

De datorer och mobiltelefoner som anställda använder på företaget eller som lånas ut av företaget är oftast företagets egendom och utrustning. Även om anställda tar med sina egna bärbara datorer för att arbeta, kommer de att skicka och ta emot e-post via företagets faciliteter, såsom kommunikationslinjer och e-postservrar.

Med andra ord, företagets utrustning inkluderar datorer och mobiltelefoner som anställda använder för arbete, samt själva systemet. Eftersom det är företagets utrustning, kan företaget anses ha rätt att kontrollera anställdas e-postanvändning.

Anledning 3: Det finns en skyldighet att koncentrera sig på arbetsuppgifter

“Skyldigheten att koncentrera sig på arbetsuppgifter” innebär att “arbetstagare under arbetstid måste följa arbetsgivarens instruktioner och koncentrera sig på sina arbetsuppgifter”. I den japanska statstjänstemannalagen (National Public Service Act) och den japanska lokala tjänstemannalagen (Local Public Service Act) är skyldigheten att koncentrera sig på arbetsuppgifter fastställda i lagtexten.

För privata arbetstagare finns det ingen lag som uttryckligen fastställer skyldigheten att koncentrera sig på arbetsuppgifter. Men det anses att det finns en inneboende skyldighet att koncentrera sig på arbetsuppgifter som en del av arbetskontraktet.

Företaget kan undersöka om arbetstagare arbetar ärligt, det vill säga om de uppfyller sin skyldighet att koncentrera sig på arbetsuppgifter och om de uppfyller sin tystnadsplikt och inte läcker information. Kontroll av e-post kan anses vara en del av denna undersökning.

Men kan företaget eller chefen obegränsat läsa anställdas e-post utan deras tillstånd?

Relaterad artikel: Är publicering av personlig information på nätet en kränkning av privatlivet?[ja]

【Rättsfall ①】 Företagets övervakning av anställdas e-post och sexuella trakasserier

Vi presenterar ett fall där en företagsanställd krävde skadestånd från företaget för kränkning av privatlivet, med anledning av att chefen övervakade hans privata e-post utan tillstånd. Slutsatsen var att det inte ansågs vara en kränkning av privatlivet.

Översikt över ärendet

Kvinnliga anställda X1, som är käranden, tolkade ett e-postmeddelande hon mottog från sin direkt överordnade, svaranden Y (avdelningschef), som sa “Jag skulle vilja att du tar dig tid att berätta om problemen i vår avdelning”, som en inbjudan till att äta och dricka, och konsulterade sin make X2.

X1, som kände stark avsky, försökte skicka ett e-postmeddelande till X2 med innehållet “Han lägger sig i allt, ända ner till de små detaljerna och relationerna mellan kvinnor. Hur man kan arbeta utan att bli inblandad är frågan framöver. Det är bara en inbjudan till att dricka, eller hur?” med hjälp av företagets interna datornätverkssystem, men skickade det av misstag till Y.

Då fick Y reda på att X försökte anklaga honom för sexuella trakasserier och började övervaka X1:s e-post genom att be företagets IT-avdelning om hjälp.

Efter detta hade X och Y möjlighet att diskutera, men det misslyckades, och X stämde för skadestånd baserat på olagliga handlingar, med anledning av att de hade utsatts för sexuella trakasserier från Y och att deras privata e-post hade lästs utan tillstånd, vilket kränkte deras integritet.

Å andra sidan, Y stämde i gengäld, hävdande att X:s påstående om att ha utsatts för sexuella trakasserier från Y var ärekränkning.

Huvudfrågor

I detta fall var det inte bara frågan om Y:s sexuella trakasserier och om X:s påståenden utgjorde förtal som var tvistefrågor, men vi kommer att fokusera på frågan om Y:s övervakning av X:s e-post utgör ett intrång i privatlivet. Låt oss ta en titt på domstolens bedömning.

Domstolens bedömning

Först och främst uttalade domstolen följande om frågan om det är tillåtet att använda företagets e-post för privat bruk.

Det är självklart att det är tillåtet att använda företagets telefonutrustning som en kontaktadress för extern kommunikation som normalt krävs för att leva ett socialt liv som arbetstagare. Dessutom, om det inte hindrar utförandet av arbetsuppgifter på företaget och företagets ekonomiska börda är mycket liten, bör det anses socialt acceptabelt att även använda företagets telefonutrustning för utgående samtal inom de gränser som är nödvändiga och rimliga för att snabbt svara på dessa externa kontakter. Detta bör i princip anses gälla även för att skicka och ta emot privata e-postmeddelanden med företagets nätverkssystem.

Tokyo District Court, December 3, 2001 (Heisei 13)

Med andra ord, det är tillåtet för anställda att använda företagets e-postsystem för privat bruk inom nödvändiga och rimliga gränser.

Å andra sidan, domstolen uttalade följande och bedömde att övervakningen av anställdas e-post i detta fall inte utgjorde en kränkning av privatlivet.

Den skyddsnivå för privatlivet som en anställd kan förvänta sig när han eller hon använder företagets nätverkssystem för att privat använda e-post bör anses vara betydligt lägre än i fallet med en vanlig telefon. Om någon som inte har ett ansvarsfullt uppdrag att övervaka anställdas privata användning av e-post i tjänsten övervakar den, eller om någon med ett ansvarsfullt uppdrag övervakar den utan något rimligt behov för att göra det, enbart av personlig nyfikenhet, eller om någon övervakar den med metoder baserade på personlig vilja utan att avslöja övervakningen för företagets ledning eller andra tredje parter inom företaget, bör det anses vara en kränkning av rätten till privatliv endast om övervakningen överstiger de gränser som anses rimliga i samhället, med beaktande av syftet, medlen och sättet för övervakningen och den skada som drabbat den övervakade.

Samma som ovan

Med andra ord, det bedömdes att “övervakningen av svaranden inte översteg de gränser som anses rimliga i samhället, och att käranden borde tolerera denna nivå av övervakning”.

Viktiga punkter i domen: Övervakning som företagsledare är möjlig

I domen anges att följande typer av övervakning anses vara “övervakning som avviker betydligt från vad som allmänt anses rimligt”.

1. Om någon som inte är i en position att övervaka de anställdas privata användning av e-post (dvs. inte i ledningen) övervakar
2. Även om någon i en ansvarsposition övervakar, men det inte finns något rimligt skäl för övervakningen (dvs. övervakning av personlig nyfikenhet)
3. Om någon övervakar baserat på personligt godtycke, samtidigt som de döljer faktumet att de övervakar för tredje part

I det här fallet, med avseende på punkt 1 ovan, var svaranden chef för en affärsavdelning och fortsatte att övervaka genom att be den ansvariga avdelningen om hjälp halvvägs, så det var inte som om han fortsatte att övervaka helt på egen hand.

Det bör noteras att på den här tiden i företaget var det inte strikt förbjudet att använda e-post för privata ändamål, och de anställda var inte heller förvarnade om att företaget kanske skulle läsa deras e-post.

Även i sådana fall, om det inte avviker betydligt från vad som allmänt anses rimligt, är det tillåtet för företaget och chefen att övervaka de anställdas e-post.

【Rättsfall ②】E-postundersökning av anställd misstänkt för förtal inom företaget

Vi kommer att diskutera ett fall där ett företag genomförde en förhör med en anställd som misstänktes vara avsändaren, angående privata e-postmeddelanden som upptäcktes under processen att undersöka en incident där förtalande e-postmeddelanden skickades inom företaget.

I detta fall erkändes inte någon kränkning av personliga rättigheter som ära eller privatliv i samband med den nämnda undersökningen. Dessutom blev frågor om “upprätthållande av företagsordning” och “skyldighet att koncentrera sig på arbetsuppgifter” aktuella.

Översikt över ärendet

Flera e-postmeddelanden som förtalar anställd A skickades till chefen för administrationsavdelningen. Företaget undersökte saken efter att ha mottagit ett klagomål från A och upptäckte att e-postmeddelandena hade skickats från en dator som delas av försäljningsavdelningen till A:s interna e-postadress med hjälp av en gratis e-posttjänst.

Antalet personer som kände till omständigheterna som nämndes i e-postmeddelandet var begränsade, vilket ledde till misstankar mot klaganden X, som hade ett motiv att hindra A och kvinnlig anställd B från att bli närmare vänner. En första intervjuundersökning genomfördes.

Eftersom klaganden förnekade att ha skickat e-postmeddelandena, undersökte företaget cirka ett års e-postkommunikation relaterad till klaganden på filservern som de äger och hanterar. Inga bevis som visade att klaganden var inblandad i förtals-e-postmeddelandena kunde dock hittas.

Under undersökningen upptäcktes dock att det fanns många privata e-postmeddelanden som inte var relaterade till arbetet, skickade av X.

Företaget genomförde sedan två intervjuundersökningar med X angående förtals-e-postmeddelandena och de privata e-postmeddelandena, och därefter bestraffades X med en varning (inlämning av en varningsnotis) på grund av att de privata e-postmeddelandena bröt mot arbetsreglerna.

X stämde sedan företaget och hävdade att sättet som intervjuundersökningen genomfördes på kränkte hans ära och andra personliga rättigheter, och att företaget genom att undersöka e-postmeddelandena, låta andra se dem och inte returnera dem till honom, kränkte hans äganderätt och rätt till privatliv i förhållande till personlig information i hans privata liv. Han krävde skadestånd.

Huvudfrågor

I detta fall var huvudfrågan om en intervjuundersökning skulle kunna betraktas som en kränkning av personlighetsrättigheterna. Men nedan ska vi titta på domstolens bedömning om en e-postundersökning för att lösa interna problem skulle kunna betraktas som en kränkning av privatlivets helgd.

Domstolens beslut

Domstolen har i sitt utslag angående e-postundersökningen uttryckt följande och bedömt att e-postundersökningen i detta fall inte utgör en kränkning av privatlivet.

Det finns omständigheter som rimligtvis kan leda till misstankar om att käranden är avsändaren av förtalande och kränkande e-postmeddelanden. Trots att käranden förnekade att vara avsändaren efter att ha blivit förhörd, kunde misstankarna inte avlägsnas. Därför var det nödvändigt att genomföra ytterligare undersökningar. Eftersom händelsen inträffade inom företaget med användning av e-post, kan det finnas information som leder till identifiering av gärningsmannen i kärandens e-postfiler, och det var nödvändigt att granska innehållet. Dessutom, när det blev känt att det fanns en stor mängd privata e-postmeddelanden som inte var relaterade till arbetet, uppstod ett behov av att undersöka detta i relation till käranden. Oavsett om det var en privat e-post som inte var relaterad till arbetet kunde inte bedömas korrekt enbart utifrån ämnet, utan det var nödvändigt att bedöma utifrån innehållet. Ingen av undersökningarna kan sägas vara olagliga handlingar som kränker kärandens mentala frihet utöver vad som är socialt acceptabelt.

Tokyo District Court, 26 februari 2002 (Heisei 14)

Det finns vissa skillnader i formuleringar, men även i detta rättsfall kan man säga att bedömningen görs utifrån perspektivet “överskrider det vad som är socialt acceptabelt” (avviker det från vad som allmänt anses vara rimligt).

Viktiga punkter i domen: Skyldighet att ägna sig åt arbetsuppgifter och upprätthållande av företagsordning

Domstolen framhöll följande om skyldigheten att ägna sig åt arbetsuppgifter och upprätthållandet av företagsordningen.

Privata e-postmeddelanden innebär att avsändaren bryter mot sin skyldighet att ägna sig åt sina arbetsuppgifter genom att tänka ut och skicka meddelandet, och dessutom begår ett brott mot företagsordningen genom att använda företagets faciliteter för privat bruk. Detta hindrar naturligtvis också mottagarens arbete genom att tvinga dem att läsa privata e-postmeddelanden. Dessutom, i detta fall, finns det ett betydande antal fall där privata e-postmeddelanden har skickats som svar på meddelanden som begär ett svar från mottagaren, enligt bevisen (〈bevis utelämnade〉). Detta innebär inte bara att avsändaren bryter mot sin skyldighet att ägna sig åt sina arbetsuppgifter, utan också att de tvingar mottagaren att bryta mot samma skyldighet och begå ett brott mot företagsordningen genom att tänka ut och skicka ett svar på ett privat e-postmeddelande.

Sammanfattning

Med andra ord, om det finns rimliga misstankar om att skyldigheten att ägna sig åt arbetsuppgifter har överträtts, kan det anses vara nödvändigt och lämpligt att genomföra en e-postundersökning, som i detta fall, för att upprätthålla företagsordningen.

Å andra sidan, även om det inte innebär en kränkning av rätten till privatliv, bör man vara försiktig eftersom metoden kan kränka andra personliga rättigheter, såsom heder och värdighet.

Relaterad artikel: Hur mycket är skadeståndet för kränkning av privatlivet? En advokat förklarar den praktiska marknaden[ja]

Tydliggör arbetsregler gällande anställdas e-post

Det är viktigt för företag att tydligt fastställa regler för anställdas e-post och dela dessa med anställda i förväg för att säkerställa korrekt e-postkontroll.

Regler för anställdas e-post bör tillämpas på alla anställda, så det är bäst att fastställa dem i form av arbetsregler.

Om reglerna för anställdas e-post är tydligt fastställda som arbetsregler, minskar risken för problem med anställda även om du undersöker deras e-post för att se om de bryter mot arbetsreglerna.

Sammanfattning: Om du har problem med övervakning av anställdas e-post, rådfråga en advokat

Jag tror att det finns företag som tillåter en viss grad av privat e-post i arbetet. Men det får inte överstiga gränserna.

Å andra sidan kan företaget inte övervaka eller undersöka e-post utan villkor. Detta är endast tillåtet för att upprätthålla företagsordningen, för att uppfylla skyldigheten att koncentrera sig på arbetet, och för företagets utrustning.

Det krävs hög specialiserad kunskap för att bedöma om övervakning av anställdas e-post utgör en kränkning av rätten till privatliv, och för att skapa arbetsregler. Om du har problem med att bedöma situationen eller skapa eller ändra arbetsregler, tveka inte att rådfråga en advokat.

Introduktion till våra åtgärder av vår byrå

Monolis Juridiska Byrå är en advokatbyrå med hög expertis inom IT, särskilt internet och lag. Vi tillhandahåller manualer för anställda i bred bemärkelse, som deltidsanställda och kontrakterade anställda, samt utformar och stödjer riktlinjer för användning av internet och sociala medier av anställda. Vi anser att det är viktigt att förhindra juridiska sammanbrott och att minimera belastningen på ditt företags kärnpersonal så mycket som möjligt. Detaljer finns nedan.