Vad är ett avtalsförsäkring för styrelseledamöter och andra ansvariga? Förklaring av förfaranden efter reformen av den japanska 'Företagslagen' och skillnader från företagsersättning

I och med företagslagsreformen under det första året av Reiwa-eran (2019) infördes nya bestämmelser om “försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande personers skadeståndsansvar”. Det kan vara ett något ovant namn på en regel, men för att uttrycka det enkelt handlar det om ett system som tillåter att skadeståndskrav som uppstår på grund av aktiebolagsstyrelsens handlingar under utförandet av sina uppgifter, kan betalas genom försäkring.

Men, förfarandet är komplicerat och många kanske inte fullt ut förstår innehållet i dessa bestämmelser. Dessutom finns det ett liknande system kallat företagsersättning, som också syftar till att täcka de ekonomiska bördorna för styrelseledamöter och liknande, vilket kan göra det svårt att förstå skillnaden mellan de två bestämmelserna.

Reformen har också fastställt de procedurer som måste följas, så det är viktigt att fördjupa förståelsen för försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande personers skadeståndsansvar.

I den här artikeln kommer vi att förklara grunderna i försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande personers skadeståndsansvar och skillnaderna jämfört med företagsersättning.

Vad är försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar?

Betydelsen av försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar

Med “försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar” avses ett försäkringsavtal som betalar ut försäkringsbelopp för skador som styrelseledamöter och liknande personer kan bli ersättningsskyldiga för i samband med utförandet av sina arbetsuppgifter.

Detta är enligt innehållet i den reviderade japanska företagslagen (会社法, Kaisha-hō) artikel 430-3 från Reiwa 1 (2019).

(Försäkringsavtal som ingås för styrelseledamöter och liknande)

Artikel 430-3: Ett aktiebolag måste, när det ingår ett försäkringsavtal med en försäkringsgivare, där avtalet avser att täcka skador som kan uppstå på grund av att styrelseledamöter och liknande personer bär ansvar för utförandet av sina arbetsuppgifter eller på grund av krav som riktas mot dem relaterade till detta ansvar, och där dessa personer är försäkringstagare (med undantag för de fall som definieras av Justitieministeriets förordning där det inte finns någon betydande risk att försäkringsavtalets ingående påverkar korrektheten i utförandet av dessa personers arbetsuppgifter), besluta om innehållet i sådana försäkringsavtal genom resolution vid bolagsstämman (eller vid styrelsemötet för bolag med en styrelse).

Företagslagen｜e-Gov lagdatabas[ja]

I denna bestämmelse avses främst försäkringar för företagsledares ansvar (D&O-försäkring).

Försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar har erkänts ha följande betydelse:

1. Att säkerställa att företaget kan rekrytera kompetenta personer som styrelseledamöter och liknande.
2. Att ge lämpliga incitament till styrelseledamöter och liknande så att de inte av rädsla för att behöva ersätta skador undviker att fullgöra sina arbetsuppgifter på ett adekvat sätt.

Med tanke på dessa fördelar har försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar blivit alltmer utbrett i praktiken, särskilt bland börsnoterade företag.

Bakgrunden till att försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar reglerades i den reviderade japanska bolagslagen

Bestämmelserna om försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar har införts för att säkerställa lämpligheten i avtalsinnehållet genom att etablera nödvändiga förfaranden.

Detta beror på att det finns problem med sådana försäkringsavtal, som inkluderar:

• Risken att D&O-försäkringens innehåll kan kompromettera styrelseledamöters och liknandes korrekta utförande av sina arbetsuppgifter
• För försäkringsavtal där styrelseledamöter eller verkställande direktörer är försäkrade, finns det en risk för intressekonflikter mellan aktiebolaget och styrelseledamöterna, vilket kan utgöra en intressekonfliktstransaktion enligt artikel 356, stycke 1, punkt 3 i japanska bolagslagen

Med tanke på dessa omständigheter har behovet av att klargöra de förfaranden som företaget måste genomföra vid ingående av D&O-försäkringsavtal och liknande påtalats. Dessa bestämmelser infördes i den reviderade japanska bolagslagen under det första året av Reiwa (2019). Bestämmelserna om försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknandes ansvar kan ses som nya regler som har etablerats för att säkerställa att försäkringen används på ett lämpligt sätt.

Berörda försäkringar

Det finns försäkringar som omfattas av styrelseledamöters och liknande personers ansvarsförsäkringsavtal och sådana som inte gör det. Dessa klassificeras enligt artikel 430.3, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act).

Försäkringar som omfattas av styrelseledamöters och liknande personers ansvarsförsäkringsavtal inkluderar D&O-försäkringar och liknande försäkringar. De kan sägas motsvara de kontrakt som definieras enligt följande kriterier i artikel 430.3, paragraf 1 i den japanska bolagslagen.

Å andra sidan finns det försäkringar som inte omfattas av styrelseledamöters och liknande personers ansvarsförsäkringsavtal, vilka specificeras i parentesen i artikel 430.3, paragraf 1 i den japanska bolagslagen. De försäkringar som definieras av förordningar från det japanska justitieministeriet nämns i artikel 115.2 i genomförandeförordningarna för bolagslagen, och inkluderar till exempel inte följande försäkringar:

• Försäkringar vars huvudsakliga syfte är att kompensera för skador på företaget (exempel: produktansvarsförsäkring, allmän ansvarsförsäkring)
• Försäkringar som inte är relaterade till brott mot tjänsteplikter av styrelseledamöter och liknande (exempel: bilansvarsförsäkring, reseförsäkring för utlandet)

Det är viktigt att notera att inte alla försäkringar som har styrelseledamöter och liknande som försäkrade nödvändigtvis omfattas av styrelseledamöters och liknande personers ansvarsförsäkringsavtal.

Förfaranden för att fastställa innehållet i försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande ansvar

Enligt artikel 430-3, stycke 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) har förfarandena för att fastställa innehållet i nya försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande ansvar definierats.

Enligt artikel 430-3, stycke 1 i den japanska bolagslagen måste ett aktiebolag få ett beslut från bolagsstämman (eller styrelsen i bolag med en styrelse) för att fastställa innehållet i ett försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande ansvar. Detta är en disciplin som liknar den för intressekonflikter i transaktioner enligt artikel 356 i bolagslagen.

(Begränsningar av konkurrens och intressekonflikter i transaktioner)

Artikel 356: En styrelseledamot måste, i följande fall, avslöja väsentliga fakta om transaktionen vid bolagsstämman och få dess godkännande:

(Utelämnat)

3. När ett aktiebolag avser att garantera en skuld för en styrelseledamot eller genomföra en transaktion som innebär en intressekonflikt mellan bolaget och styrelseledamoten, som skiljer sig från transaktioner med andra parter.

Bolagslagen | e-Gov lagdatabas[ja]

Ett försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande ansvar kan, beroende på innehållet, ha en hög grad av intressekonflikter. Dessutom finns det en risk att innehållet påverkar korrektheten i styrelseledamöternas och liknandes utförande av sina uppgifter, varför denna disciplin har införts.

När du ska fastställa eller ändra innehållet i ett försäkringsavtal för styrelseledamöters och liknande ansvar, kom ihåg att det krävs ett beslut från bolagsstämman eller styrelsen.

Det bör noteras att bestämmelserna om intressekonflikter i transaktioner enligt artikel 356 i bolagslagen inte tillämpas när det gäller att teckna försäkringsavtal där styrelseledamöter eller verkställande direktörer är försäkringstagare. (Artikel 430-3, stycke 2 i bolagslagen)

Detta beror på att en ny disciplin liknande den för intressekonflikter i transaktioner har införts i artikel 430-3, stycke 1 i bolagslagen för att undvika överlappning av regler.

Information Disclosure Regarding Directors and Officers Liability Insurance Contracts

Due to amendments in the Japanese Companies Act, two new requirements for information disclosure regarding directors and officers liability insurance contracts have been established.

• Information disclosure in the business report of public companies
• Information disclosure in the reference documents for the general meeting of shareholders concerning the appointment of directors

Let’s take a closer look at each of these.

In the Business Report of Public Companies

For public companies, such as joint-stock companies, at the end of the fiscal year, it is necessary to define the following items in the business report according to Article 121-2 of the Japanese Companies Act Enforcement Regulations:

1. The scope of insured persons (no need to include names)
2. An overview of the insurance contract’s content

Regarding the second point, an overview of the insurance contract’s content, specifically includes the following items:

• The actual insurance premium burden ratio of the insured persons
• An overview of the insurance events that are subject to indemnification
• If measures have been taken to ensure that the execution of the directors’ duties is not compromised by the insurance contract, the content of such measures

If your company is a public company, make sure there are no omissions in the items for information disclosure.

In the Reference Documents for the General Meeting of Shareholders Concerning the Appointment of Directors

At the general meeting of shareholders concerning the appointment of directors, if an insurance contract targeting the candidates has been concluded or is planned to be concluded, information disclosure is required.

In the reference documents for the general meeting of shareholders concerning the appointment of directors, include an overview of the content of the directors and officers liability insurance contract.

Skillnaden mellan försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar och bolagsersättning

I den reviderade japanska bolagslagen (Companies Act) artikel 430:2 har nya regler för bolagsersättning införts.

Försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar och bolagsersättning har följande gemensamma nämnare och kan sägas vara liknande system:

• System som fyller ut de ekonomiska bördorna för styrelseledamöter och tjänstemän
• System där bolaget och styrelseledamöter/tjänstemän strukturellt hamnar i en intressekonflikt

Vid första anblick kan de två systemen verka likartade, men det finns flera skillnader. Låt oss organisera dessa skillnader och lära oss att skilja mellan dem.

Parter i avtalet

Parterna i avtalet skiljer sig mellan försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar och bolagsersättning.

I försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar är parterna i “försäkringsavtalet” aktiebolaget och försäkringsbolaget. Det är aktiebolaget som bär kostnaden för försäkringspremien till försäkringsbolaget.

Å andra sidan är parterna i bolagsersättning aktiebolaget och styrelseledamöter/tjänstemän.

Det är viktigt att ha klart för sig vem som är motparten i avtalet från bolagets perspektiv.

Huvudman för ersättningen

Vem som faktiskt står för kostnaden eller ersättningen vid skada skiljer sig mellan de två systemen.

I försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar är det försäkringsbolaget som är huvudman för ersättningen. Bolaget betalar försäkringspremien till försäkringsbolaget, och om styrelseledamöter/tjänstemän drabbas av ekonomiska bördor, betalas försäkringsbeloppet ut från försäkringsbolaget till dem.

Å andra sidan är det i bolagsersättning aktiebolaget som är huvudman för ersättningen. Om styrelseledamöter/tjänstemän drabbas av skadeståndskrav eller liknande, är det aktiebolaget som står för ersättningen, vilket innebär en mer direkt intressekonflikt mellan styrelseledamöter/tjänstemän och bolaget.

Vad som kan ersättas

Det finns också skillnader i vad som kan ersättas av de två systemen.

I försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar bestäms vad som kan ersättas av innehållet i försäkringsavtalet.

Å andra sidan kan vad som kan ersättas av bolagsersättning endast bestämmas inom ramen för vad som anges i japanska bolagslagen artikel 430:2, stycke 2.

Det är viktigt att känna till respektive regelverk.

Omfattningen av ersättningen

De två systemen skiljer sig även åt när det gäller omfattningen av vad som kan ersättas.

I försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar är det inte alltid möjligt att ersätta hela beloppet för skador eller kostnader på grund av undantag, självrisk, maxbelopp för utbetalningar och andra begränsningar enligt försäkringslagen eller avtalet.

Å andra sidan är det i teorin möjligt för bolagsersättning att täcka hela beloppet för skador eller kostnader så länge det inte strider mot japanska bolagslagen artikel 430:2.

Det är viktigt att ha klart för sig omfattningen av vad som kan ersättas innan avtalet ingås.

Förskottsbetalning av kostnader

Om det är möjligt att göra förskottsbetalningar av kostnader varierar beroende på system. I försäkring för styrelseledamöters och tjänstemäns ansvar är förskottsbetalningar vanligtvis inte möjliga. Å andra sidan kan bolagsersättning tillåta förskottsbetalningar av kostnader.

Ska man använda försäkring för styrelseledamöters och andra befattningshavares ansvar eller bolagsersättning?

Det är viktigt att noggrant överväga användningsområdena för försäkring för styrelseledamöters och andra befattningshavares ansvar samt bolagsersättning och att använda dem på ett kompletterande sätt.

Båda systemen används i grund och botten för samma syfte och de ovan nämnda skillnaderna finns för att de ska kunna komplettera varandra.

Till exempel, även om ett företag har tecknat en försäkring för styrelseledamöters och andra befattningshavares ansvar, kan bolagsersättning användas för att täcka förluster som inte omfattas av försäkringen.

Dessutom kan ett företag behöva betala högre försäkringspremier för att öka ersättningsgränsen i en D&O-försäkring. Men genom att använda bolagsersättning kan man hantera täckning av förluster utan att bära den extra kostnaden för försäkringspremier.

Således är det inte en fråga om att välja antingen försäkring för styrelseledamöters och andra befattningshavares ansvar eller bolagsersättning. Överväg att införa varje alternativ baserat på dess fördelar beroende på situationen.

Sammanfattning: Det är avgörande att kontrollera och förstå bestämmelserna om försäkringsavtal för styrelseledamöters och andra tjänstemäns skadeståndsansvar

Med ändringarna i den japanska företagslagen (Companies Act) under det första året av Reiwa (2019), infördes nya bestämmelser om försäkringsavtal för styrelseledamöters och andra tjänstemäns skadeståndsansvar, vilket klargjorde de procedurer som är involverade. Detta har gjort det lättare att säkerställa korrekt utförande av styrelseledamöters och tjänstemäns uppgifter.

Likaså bör det nyligen reglerade systemet för företagsersättning, trots vissa skillnader från försäkringsavtalet för skadeståndsansvar, användas efter noggrann övervägning av de tillämpliga situationerna.

Organisera reglerna som fastställs i företagslagen och överväg att ingå avtal som utnyttjar de fördelar som varje system erbjuder.

Vid ingående av försäkringsavtal kan man inte undvika att förstå komplexa regler och kontrollera procedurer. För att säkerställa en stadig framsteg i avtalsslutandet rekommenderar vi att du söker råd från experter.

Tjänster erbjudna av vår byrå

Monolith Advokatbyrå är en juridisk byrå med hög expertis inom IT, särskilt internet och juridik. Vår byrå hanterar skapande och granskning av avtal för en mängd olika klienter, från företag listade på Tokyo Stock Exchange till nystartade företag. För mer information om skapande och granskning av avtal, vänligen se följande artikel.

Monolith Advokatbyrås expertisområden: Skapande och granskning av avtal etc.[ja]