Juridiska begränsningar och förfaranden för uppsägning enligt japansk arbetsrätt

I det japanska arbetsrättsliga systemet är “uppsägning” av en anställd av arbetsgivaren, där arbetskontraktet avslutas ensidigt, föremål för mycket strikta juridiska begränsningar jämfört med många andra länders lagstiftning. Särskilt på grund av den historiska utvecklingen som utgått från antagandet om livstidsanställning, finns det en stark ideologi som skyddar arbetstagarnas anställning, och arbetsgivarens rätt att säga upp anställda möter höga hinder. Att förstå detta rättsliga ramverk är en väsentlig del av riskhanteringen när man bedriver verksamhet i Japan. Den japanska lagen om arbetskontrakt stipulerar att en uppsägning är ogiltig om den “saknar objektivt rimliga skäl och inte anses vara lämplig enligt samhällets normer”. Detta är känt som “missbruk av uppsägningsrätten” och är en central princip för att bedöma giltigheten av en uppsägning. Denna princip ifrågasätter själva legitimiteten i skälen för uppsägningen (substantiella begränsningar). Dessutom ställer den japanska arbetsstandardlagen specifika krav på förfarandet (procedurala begränsningar) vid uppsägning, särskilt kravet på 30 dagars förvarning eller betalning av motsvarande ersättning. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara reglerna för uppsägning i japansk arbetsrätt från dessa två aspekter, substantiella och procedurala begränsningar, med konkreta rättsfall som exempel.

Grundprinciper för uppsägning enligt japansk arbetsrätt

Först och främst är det att förstå begreppet och typerna av uppsägning ett första steg i att förstå de juridiska begränsningarna. I japansk arbetsrätt avser “uppsägning” en handling där arbetsgivaren ensidigt avslutar anställningsavtalet. Detta skiljer sig tydligt från “ömsesidig uppsägning”, där arbetstagaren och arbetsgivaren gemensamt överenskommer om att avsluta anställningsavtalet, och “frivillig uppsägning”, där arbetstagaren själv väljer att sluta.

I praktiken klassificeras uppsägningar huvudsakligen i tre kategorier beroende på orsaken.

För det första finns det “ordinär uppsägning”. Detta är uppsägning på grund av arbetstagarens omständigheter, såsom bristande kompetens, dålig arbetsprestation, brist på samarbetsförmåga eller minskad arbetsförmåga på grund av sjukdom eller skada. I denna artikel kommer vi främst att förklara de juridiska begränsningarna som gäller för denna typ av uppsägning.

För det andra finns “avskedande på grund av disciplinära skäl”. Detta är den strängaste åtgärden som kan vidtas som en sanktion när en arbetstagare begår ett allvarligt disciplinbrott som stör företagets ordning, till exempel förskingring i tjänsten eller allvarliga trakasserier. Avskedande på grund av disciplinära skäl är, på grund av dess natur, föremål för ännu strängare bedömning av giltigheten än ordinär uppsägning.

För det tredje finns “uppsägning på grund av arbetsbrist”. Detta avser uppsägning som sker när det finns ett behov av att minska personalstyrkan på grund av företagets ekonomiska svårigheter. Eftersom uppsägning på grund av arbetsbrist inte beror på arbetstagarens ansvar, ställs det speciella och stränga krav på bedömningen av dess giltighet, men detta kommer inte att behandlas i denna artikel.

Substantiella begränsningar av uppsägning: Principen om missbruk av uppsägningsrätten under japansk lag

Kärnan i regleringen av uppsägningar i Japan utgörs av “principen om missbruk av uppsägningsrätten”. Denna princip har formats genom en lång rad domstolsavgöranden och är numera kodifierad i artikel 16 i den japanska lagen om arbetskontrakt (労働契約法). Artikeln stadgar att “en uppsägning som saknar objektivt rimliga skäl och inte anses vara lämplig enligt samhällets normer, ska betraktas som ett missbruk av rätten och därmed vara ogiltig”. Denna lagtext visar att för att en uppsägning ska anses giltig måste den uppfylla båda kraven på “objektivt rimliga skäl” och “lämplighet enligt samhällets normer”.

Objektivt och Rimligt Skäl

“Objektivt och rimligt skäl” avser en grund som även ur en tredje parts perspektiv kan anses vara en berättigad anledning till uppsägning. Specifikt kan detta inkludera brister i arbetstagarens förmåga eller prestation, dåligt arbetsbeteende eller brott mot arbetskontraktets skyldigheter. Dock räcker det inte att enbart dessa fakta existerar för att uppsägningens rimlighet ska erkännas. Domstolar granskar noggrant om arbetsgivaren har gjort tillräckliga ansträngningar innan de tar till den sista utvägen, uppsägning.

Ett framträdande rättsfall som illustrerar denna punkt är fallet med Japan IBM (Tokyo District Court, 28 mars 2016). I detta fall blev en anställd som hade arbetat i många år avskedad på grund av otillräcklig förmåga, men domstolen bedömde uppsägningen som ogiltig. Domstolen påpekade att företaget inte hade gett den anställde tillräckliga möjligheter till förbättring och hade inte övervägt andra åtgärder för att undvika uppsägning, såsom omplacering till en mer lämplig avdelning.

Likaså ger Bloomberg L.P.-fallet (Tokyo District Court, 5 oktober 2012) viktiga insikter. I detta fall blev en anställd uppsagd för att inte ha uppnått målen i en förbättringsplan för prestation (Performance Improvement Plan, PIP). Domstolen fann dock att de mål och instruktioner som företaget hade satt upp var abstrakta och att företaget inte hade gett tillräckligt stöd för att den anställde skulle förstå vad och hur de skulle förbättras, och därför ogiltigförklarades uppsägningen.

Det som kan dras från dessa rättsfall är att japanska domstolar i praktiken ålägger arbetsgivare inte bara att peka ut problem utan också att aktivt främja förbättringar och söka alternativa lösningar. Arbetsgivare förväntas göra ansträngningar för att undvika uppsägningar genom att utnyttja sin breda diskretionär makt över arbetstagarnas placering och arbetsuppgifter. Uppsägningar som genomförs utan att först ha övervägt alternativa åtgärder som omplacering eller omskolning, även om det finns fakta som stöder bristande förmåga, löper en mycket hög risk att anses sakna “objektivt och rimligt skäl”.

Socialt acceptabel proportionalitet enligt japansk rättspraxis

Även om det finns objektivt rimliga skäl för uppsägning, kan den ändå anses ogiltig om den inte är “socialt acceptabelt proportionerlig”. Detta innebär att uppsägningen måste vara balanserad i förhållande till allvaret i den handling eller händelse som ligger till grund för uppsägningen, det vill säga att straffet inte är för hårt i förhållande till förseelsen.

Domstolar tar hänsyn till en mängd olika omständigheter när de bedömer om en uppsägning är socialt acceptabelt proportionerlig. Detta inkluderar bland annat arten och sättet för det problematiska beteendet, omfattningen av skadan som beteendet orsakat företaget, arbetstagarens tidigare arbetsattityd och bidrag, förekomsten av ånger, samt jämförelsen med tidigare disciplinära åtgärder mot andra anställda.

Det rättsfall som etablerade denna bedömningsram var Kochi Broadcasting-fallet (Högsta domstolens dom den 31 januari 1977 (1977)). I detta fall blev en nyhetsuppläsare avskedad för att ha försovit sig och därmed orsakat en sändningsolycka. Även om en sändningsolycka kan vara en objektiv grund för uppsägning, tog Högsta domstolen hänsyn till att 1) olyckan berodde på en försummelse utan illvilja, 2) andra ansvariga också hade en del av skulden, 3) nyhetsuppläsarens vanliga arbetsattityd var god, 4) det fanns brister i företagets ledningssystem, och 5) att straffet var avsevärt hårdare jämfört med liknande tidigare fall. Domstolen bedömde att uppsägningen var för sträng och inte socialt acceptabelt proportionerlig och därför ogiltig.

Å andra sidan kan bedömningen av vad som är socialt acceptabelt proportionerligt också påverkas av företagets storlek. I Negishi-fallet (Tokyos högre domstols dom den 24 november 2016 (2016)) avskedades en anställd vars brist på samarbetsförmåga ledde till att flera deltidsanställda sa upp sig. Högere domstolen bedömde uppsägningen som giltig. Domstolen betonade att företaget var en liten verksamhet med bara ett tiotal anställda och att det var praktiskt taget omöjligt att lösa problemet genom omplacering. Detta fall visar att även om stora företag förväntas anstränga sig för att undvika uppsägningar genom omplacering, kan uppsägning vara det enda alternativet för små företag där andra lösningar är begränsade.

Jämförelse mellan vanlig uppsägning och disciplinär uppsägning under japansk arbetsrätt

För att förstå de juridiska begränsningarna av en vanlig uppsägning är det ytterst viktigt att känna till skillnaderna jämfört med en disciplinär uppsägning. Båda är handlingar som avslutar ett anställningsavtal, men de har stora skillnader när det gäller deras juridiska natur, krav och effekter.

En vanlig uppsägning är ett avslut av kontraktet baserat på ofullständig uppfyllande av arbetsplikten (kontraktsbrott), såsom otillräcklig förmåga eller dåligt arbetsbeteende. Å andra sidan har en disciplinär uppsägning karaktären av ett straff för allvarliga överträdelser mot företagets ordning.

Denna skillnad i natur leder till flera viktiga olikheter. För det första, kravet på grund i arbetsreglerna. Eftersom en disciplinär uppsägning är ett straff, kan den inte genomföras utan att det finns en tydlig bestämmelse i arbetsreglerna om disciplinära skäl och typ av bestraffning. Å andra sidan, för en vanlig uppsägning är det teoretiskt tillräckligt om det finns en omfattande bestämmelse om uppsägningsorsaker i arbetsreglerna.

För det andra, domstolarnas stränghet i granskningen. På grund av den stora nackdelen som en disciplinär uppsägning innebär för arbetstagaren, tenderar domstolarna att tillämpa principen om missbruk av uppsägningsrätten striktare än i fall av vanlig uppsägning.

För det tredje, påverkan på avgångsvederlaget. I fallet med en vanlig uppsägning betalas avgångsvederlaget enligt företagets regler som princip, men vid en disciplinär uppsägning kan hela eller delar av avgångsvederlaget bli obetalt enligt bestämmelserna i arbetsreglerna.

Nedan följer en tabell som sammanfattar dessa skillnader.

Procedurregler för uppsägning

För att en uppsägning ska anses giltig måste man, utöver de tidigare nämnda sakliga kraven, följa de procedurregler som är fastställda i lag.

Uppsägningsvarsel och uppsägningsersättning

Artikel 20 i den japanska arbetsstandardlagen stipulerar centrala regler för förfarandet när en arbetsgivare avser att säga upp en arbetstagare. Enligt denna artikel måste arbetsgivaren i princip varsla arbetstagaren minst 30 dagar i förväg om uppsägningen.

Om arbetsgivaren inte varslar 30 dagar i förväg måste denne betala en ersättning motsvarande minst 30 dagars genomsnittlig lön (kallad “uppsägningsersättning”). Det är också möjligt att förkorta varslingsperioden, och i så fall måste arbetsgivaren betala uppsägningsersättning för de dagar som saknas upp till 30. Till exempel, om man varslar 10 dagar i förväg, måste man betala uppsägningsersättning för de återstående 20 dagarna.

De 30 dagarna räknas från dagen efter att varselet har getts och inkluderar även helgdagar. För att undvika problem rekommenderas det starkt i praktiken att uppsägningsvarselet ges genom att överlämna ett skriftligt meddelande (ett uppsägningsvarselbrev) som tydligt anger uppsägningsdatum och orsak till uppsägningen.

Det är ytterst viktigt att förstå att bara för att man följer proceduren för uppsägningsvarsel innebär det inte att själva uppsägningen blir giltig. Uppsägningsvarselreglerna syftar till att ge den uppsagda arbetstagaren tid och ekonomiskt utrymme att söka ett nytt jobb och är endast en procedurregel. Giltigheten av själva uppsägningen bedöms utifrån de sakliga kraven om “objektivt rimliga skäl” och “rimlighet enligt samhällets normer” som nämns i artikel 16 i arbetskontraktslagen. Så även om arbetsgivaren betalar hela uppsägningsersättningen och genomför en omedelbar uppsägning, kommer uppsägningen att anses ogiltig om den inte har rimliga skäl och rimlighet enligt samhällets normer.

Möjlighet till försvar

När man genomför en vanlig uppsägning finns det ingen lagstadgad skyldighet att ge den berörda arbetstagaren möjlighet att framföra sin åsikt eller försvara sig (“möjlighet till försvar”). I fallet med avskedande på grund av disciplinära skäl måste man följa eventuella bestämmelser i arbetsordningen, och möjligheten till försvar anses viktig ur ett korrekt förfarandeperspektiv, men för vanliga uppsägningar finns det ingen sådan direkt reglering.

Men bara för att det inte finns någon lagstadgad skyldighet att ge möjlighet till försvar, innebär det inte att man kan försumma denna procedur utan risk. Domstolarna lägger stor vikt vid hur noggrant en arbetsgivare har följt processen när de fattar det allvarliga beslutet att säga upp någon, när de bedömer “rimligheten enligt samhällets normer” för uppsägningen. Om en arbetsgivare ensidigt beslutar om uppsägning utan att ge arbetstagaren en möjlighet till försvar, kan det ge intrycket av att arbetsgivaren har agerat godtyckligt och utan rättvis förfarande.

Detta kan, även om det finns en viss grad av objektivitet i uppsägningsorsaken, leda till att uppsägningen anses sakna rimlighet enligt samhällets normer och därmed bli ogiltig. Därför kan det vara klokt att betrakta möjligheten till försvar som en de facto krav, även om det inte finns någon lagstadgad reglering, och att genomföra detta noggrant för att säkerställa uppsägningens giltighet.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i detalj i denna artikel, är uppsägningar under det japanska arbetsrättsliga systemet strikt reglerade både i sak och förfarande. För att en arbetsgivare ska kunna säga upp en anställd måste de enligt artikel 16 i den japanska arbetsavtalslagen bevisa att orsaken är “objektivt rimlig” och att åtgärden är “socialt acceptabel”. Som rättsfallen visar är dessa krav mycket höga, och uppsägning betraktas alltid som en sista utväg. Dessutom måste man följa de procedurmässiga kraven på uppsägningsvarsel eller betalning av uppsägningsersättning som fastställs i artikel 20 i den japanska arbetsstandardlagen. En korrekt förståelse av dessa rättsliga ramar och en noggrann övervägning och hantering av enskilda fall är avgörande för att undvika onödiga rättsliga tvister och uppnå en stabil personalhantering.

Monolith Law Office har djupgående specialkunskaper och omfattande praktisk erfarenhet av japansk arbetsrätt. Vi har särskilt erbjudit omfattande juridiska tjänster till ett stort antal inhemska och internationella klientföretag när det gäller de juridiska begränsningarna av uppsägningar som behandlas i denna artikel, från konkret situationanalys och riskbedömning till utformning av lämpliga åtgärdsplaner. Vår byrå har också flera experter som talar engelska och har utländska advokatbehörigheter, vilket gör det möjligt för oss att exakt möta de unika behoven hos klienter i en internationell affärsmiljö. Om du har komplexa problem relaterade till uppsägning av anställda, tveka inte att kontakta oss för en konsultation.