Principer för arbetstid och lediga dagar enligt japansk arbetsrätt samt övertid och arbete på helgdagar

Hantering av mänskliga resurser utgör grunden för företagsaktiviteter, och regleringen av arbetstid och ledighetsdagar är en av de mest grundläggande och viktiga aspekterna. Japansk arbetsrätt, särskilt den japanska arbetsstandardlagen (Japanese Labor Standards Act), fastställer strikta principer för arbetstid och ledighetsdagar för att skydda arbetstagarnas hälsa och välfärd. Dessa regleringar kan inte fritt fastställas genom interna föreskrifter eller avtal mellan parterna, utan måste följa de övre gränser och förfaranden som lagstiftningen föreskriver. Principiellt är det förbjudet enligt lag att arbeta utöver den lagstadgade arbetstiden eller på lagstadgade ledighetsdagar, och överträdelser kan leda till påföljder. För att undantagsvis tillåta övertidsarbete eller arbete på ledighetsdagar på ett lagligt sätt, måste en specifik arbetsgivar- och arbetstagaröverenskommelse, känd som “36-avtalet”, ingås och anmälas till de administrativa myndigheterna genom en strikt process. I denna artikel kommer vi först att klargöra definitionen av “arbetstid” enligt japansk lag genom rättsfall, och därefter förklara de grundläggande principerna för arbetstid och ledighetsdagar. Vi kommer också att gå i detalj om ramverket för övertids- och ledighetsarbete baserat på 36-avtalet och de tillhörande skyldigheterna att betala övertidsersättning. Slutligen kommer vi att undersöka ställningen som “ledande tillsynsperson” som är ett viktigt undantag från dessa principer, tillsammans med dess strikta krav genom rättsfall. Att korrekt förstå och följa dessa regleringar är avgörande för att säkerställa efterlevnad och bygga upp sunda arbetsgivar- och arbetstagarrelationer.  

Definitionen av ‘Arbetstid’ enligt japansk lagstiftning

För att förstå japansk arbetsrätt är det av yttersta vikt att först greppa hur ‘arbetstid’ definieras juridiskt. Detta beror på att om en tidsperiod räknas som arbetstid eller inte ligger till grund för skyldigheten att betala lön, särskilt beräkningen av övertidsersättning. Japans högsta domstol har konsekvent visat att ‘arbetstid’ inte bestäms av anställningsavtal eller arbetsregler, utan objektivt bedöms som den tid “då arbetstagaren är under arbetsgivarens ledning och kontroll”. Detta innebär att ‘under ledning och kontroll’ inte bara omfattar uttryckliga instruktioner utan även underförstådda instruktioner eller situationer där en viss handling är ofrånkomlig, vilket innebär att företag kan riskera att en bredare tidsperiod än förväntat klassificeras som arbetstid.

Det finns två viktiga rättsfall som konkretiserar denna bedömningsstandard. Det första är fallet med Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (Högsta domstolens dom den 9 mars 2000 (2000)). I detta fall ifrågasattes om tiden som varvsarbetare spenderade på att byta om till arbetskläder och skyddsutrustning i omklädningsrummet före arbetsdagens början, och tiden det tog att förflytta sig till arbetsplatsen, skulle räknas som arbetstid. Högsta domstolen bedömde att eftersom företaget av säkerhets- och hälsoskäl krävde att arbetskläder skulle bäras och att detta skulle ske på en specifik plats inom företagets område, kunde dessa handlingar anses vara under arbetsgivarens ledning och kontroll. Med andra ord, även om det inte är själva arbetet, så räknas den tid som är nödvändig för förberedelser och som är rumsligt och tidsmässigt begränsad av företagets instruktioner, som juridisk arbetstid.

Det andra fallet gäller väntetid (standby-tid) i fallet med Daihoshi Building Management (Högsta domstolens dom den 28 februari 2002 (2002)). I detta fall var frågan om den viloperiod som införts under en anställds 24-timmars skift i en byggnads underhållsarbete skulle räknas som arbetstid. Anställda beordrades att vänta i vilorummet och var skyldiga att omedelbart svara om ett larm gick eller om ett brådskande meddelande mottogs. Högsta domstolen fann att under sådana förhållanden, även om de anställda faktiskt sov och ingenting hände, var de inte “fullständigt befriade från arbete” och därför under arbetsgivarens ledning och kontroll. Med andra ord, tiden då en anställd står i beredskap att när som helst utföra arbete, även om det kallas ‘rast’ eller ‘viloperiod’, betraktas juridiskt som arbetstid.

Som dessa rättsfall visar, bedöms arbetstid inte efter formella benämningar eller kontraktsinnehåll, utan objektivt baserat på om arbetstagaren faktiskt är under arbetsgivarens kontroll och om deras frihet att agera är begränsad. Detta antyder att företag oavsiktligt kan skapa ‘dold arbetstid’, vilket innebär en risk för krav på obetald lön.

Arbetstid och principer för ledighetsdagar enligt japansk lag

Den japanska arbetsstandardlagen fastställer två grundläggande principer som minimistandarder för arbetstid och ledighetsdagar. Dessa principer gäller i princip för alla arbetsplatser, oavsett företagets storlek eller bransch.

För det första finns det en övre gräns för arbetstiden. Enligt artikel 32 i den japanska arbetsstandardlagen får arbetsgivare inte låta arbetstagare arbeta mer än 40 timmar per vecka, exklusive rasttider, och inte mer än 8 timmar per dag. Detta kallas “lagstadgad arbetstid” och arbete som överskrider dessa gränser är i princip olagligt. Denna dubbla gräns på “8 timmar per dag och 40 timmar per vecka” är strikt och det är inte tillåtet att överskrida någon av dem.

För det andra finns det en skyldighet att ge ledighetsdagar. Enligt artikel 35 i den japanska arbetsstandardlagen måste arbetsgivare ge arbetstagare minst en ledighetsdag per vecka. Detta är principen om veckovila. Som ett undantag tillåter andra stycket i samma artikel att ge “minst fyra ledighetsdagar under en fyra veckors period”, men detta är endast för att tillgodose oregelbundna arbetsscheman och principen är en ledighetsdag per vecka. Här avses med “ledighetsdag” en kalenderdag (24 timmar från midnatt till midnatt) där arbetstagaren helt befrias från arbetsplikten enligt arbetsavtalet.

Dessa principer för lagstadgad arbetstid och lagstadgade ledighetsdagar har viktiga konsekvenser i praktiken. Till exempel, om ett företag har fastställt en ordinarie arbetstid på 8 timmar per dag, kommer en arbetsvecka på 5 dagar att resultera i 40 timmar (8 timmar x 5 dagar), vilket når upp till gränsen för lagstadgad arbetstid. Om man arbetar en sjätte dag, bryter man mot regeln om 40 timmar per vecka. Därför måste företag som tillämpar en 8-timmars arbetsdag i praktiken införa två ledighetsdagar per vecka för att följa både principen om veckovila (en ledighetsdag per vecka) och 40-timmarsregeln.

Dessa två ledighetsdagar har olika juridisk karaktär. En dag är en “lagstadgad ledighetsdag” enligt artikel 35 i den japanska arbetsstandardlagen, och den andra dagen är en “ordinarie ledighetsdag” (ledighetsdag utöver lagkrav) som företaget fastställer frivilligt. Denna distinktion är extremt viktig för beräkningen av övertidsersättning. Arbete utfört på en lagstadgad ledighetsdag behandlas som “ledighetsdagsarbete” och kräver en övertidsersättning på minst 35%. Å andra sidan, arbete utfört på en ordinarie ledighetsdag där arbetstiden överstiger 40 timmar per vecka behandlas som “övertidsarbete” och kräver en övertidsersättning på minst 25%. Därför är det avgörande att tydligt fastställa i arbetsreglerna vilken dag som är den lagstadgade ledighetsdagen, både ur ett arbets- och kostnadsförvaltningsperspektiv.

Arbetstid Över Gränserna: Övertids- och Helgarbete enligt Japanska 36-avtalet

Den japanska arbetsrätten, enligt Japanska arbetsstandardlagen, fastställer inte absoluta gränser för den lagstadgade arbetstiden (8 timmar per dag och 40 timmar per vecka) och lagstadgade vilodagar. Genom specifika juridiska förfaranden kan arbete utöver dessa gränser undantagsvis tillåtas. Grunden för övertids- och helgarbete är arbetsgivar- och arbetstagaravtal enligt artikel 36 i arbetsstandardlagen (allmänt känd som “36-avtalet”). Dock kan undantagstillstånd (eller efteranmälan) tillåtas i nödsituationer som katastrofer, enligt artikel 33 i samma lag.

Att låta arbetstagare arbeta utöver den lagstadgade arbetstiden eller på lagstadgade vilodagar utan att ha ingått ett 36-avtal är olagligt, även om arbetstagaren samtycker, och kan leda till straff. För att ett 36-avtal ska vara giltigt måste det först ingås skriftligen mellan arbetsgivaren och en fackförening som representerar majoriteten av arbetstagarna på arbetsplatsen, eller, om en sådan fackförening inte finns, med en representant för majoriteten av arbetstagarna. Det viktigaste steget är att anmäla det ingångna avtalet till chefen för den lokala arbetsstandardinspektionen. Denna anmälan är en nödvändig förutsättning för att 36-avtalet ska ha juridisk effekt, och endast efter att avtalet har anmälts kan övertids- och helgarbete tillåtas.

Även om ett 36-avtal har ingåtts finns det strikta gränser för hur mycket övertidsarbete som är tillåtet. I princip är gränsen för övertidsarbete 45 timmar per månad och 360 timmar per år.  

Endast under särskilda omständigheter, som oförutsedda och tillfälliga ökningar av arbetsmängden, kan ett “36-avtal med särskilda klausuler” ingås, vilket tillåter att dessa gränser överskrids. Dessa “tillfälliga särskilda omständigheter” kan inte vara abstrakta skäl som “när det är nödvändigt för verksamheten”, utan måste vara konkreta och tillfälliga, som plötsliga specifikationsändringar eller hantering av stora klagomål.  

Även när särskilda klausuler tillämpas finns det absoluta gränser som inte får överskridas (med straffpåföljder).

1. Övertidsarbete får inte överstiga 720 timmar per år.  
2. Totalen av övertidsarbete och arbete på vilodagar får inte överstiga 100 timmar per månad.  
3. Genomsnittet av övertidsarbete och arbete på vilodagar under perioder på 2, 3, 4, 5 eller 6 månader får inte överstiga 80 timmar per månad.  
4. Övertidsarbete får överstiga 45 timmar per månad endast under 6 månader per år.  

Särskilt den tredje punkten, “ett genomsnitt på högst 80 timmar över flera månader”, fungerar som en kraftfull mekanism för att förhindra kontinuerligt långa arbetstider inom företag. Till exempel, om den totala mängden övertidsarbete och arbete på vilodagar når 99 timmar en månad (precis under gränsen på 100 timmar), får den totala arbetstiden nästa månad inte överstiga 61 timmar ((99 timmar + 61 timmar) ÷ 2 månader = 80 timmar). På detta sätt, om det finns en månad med en tillfällig ökning av arbetstiden, måste företaget kraftigt minska arbetstiden de följande månaderna, vilket kräver att företaget inte bara registrerar arbetstiden utan också planerar framtida arbetstid på ett genomtänkt sätt.

Ekonomiska kostnader: Övertidsersättning

I enlighet med japansk lag är företag skyldiga att betala övertidsersättning (premium pay) utöver den vanliga lönen för arbete som utförs utöver de lagstadgade arbetstimmarna, på lagstadgade vilodagar eller under nattetid. Denna skyldighet är fastställd i artikel 37 i den japanska arbetsstandardlagen och har en direkt inverkan på företagens finanser som en viktig reglering.

Övertidsersättningens procentsats varierar beroende på typen av arbete.

• Övertid: För arbete som överstiger de lagstadgade arbetstimmarna (8 timmar per dag eller 40 timmar per vecka) måste en övertidsersättning på minst 25% av den vanliga lönen betalas.
• Övertid över 60 timmar per månad: För den del av övertiden som överstiger 60 timmar per månad höjs övertidsersättningen till minst 50%. Denna reglering gäller alla företag, inklusive små och medelstora företag, från och med den 1 april 2023.
• Arbete på vilodagar: För arbete som utförs på de lagstadgade vilodagarna, som definieras i artikel 35 i den japanska arbetsstandardlagen, krävs en övertidsersättning på minst 35%. Detta skiljer sig från arbete på icke-lagstadgade vilodagar.
• Nattarbete: För arbete som utförs mellan kl. 22:00 och 05:00 krävs en övertidsersättning på minst 25% (nattillägg).

Dessa övertidsersättningar kan tillämpas kumulativt. Till exempel, om en anställd arbetar övertid under nattetid, kombineras övertidsersättningen på 25% med nattillägget på 25%, vilket resulterar i en total övertidsersättning på minst 50%. På samma sätt, om en anställd arbetar på en vilodag under nattetid, kombineras övertidsersättningen för vilodagsarbete på 35% med nattillägget på 25%, vilket ger en total övertidsersättning på minst 60%.

Grunden för beräkning av dessa övertidsersättningar är den anställdes vanliga lön för arbetstid eller arbetsdag. Vissa specifika löner som definieras i artikel 21 i genomförandeförordningen för den japanska arbetsstandardlagen kan dock uteslutas från denna grundlön. De löner som kan uteslutas är begränsade till de som betalas ut på grund av den anställdes personliga omständigheter, och inkluderar specifikt följande:

• Familjetillägg
• Pendlingstillägg
• Särlevnadstillägg
• Barnutbildningstillägg
• Bostadstillägg
• Löner som betalas ut tillfälligt
• Löner som betalas ut för perioder som överstiger en månad (t.ex. bonusar)

Om dessa tillägg kan uteslutas eller inte bedöms dock inte efter namn utan efter substans. Till exempel, även om det kallas “bostadstillägg”, om det betalas ut ett enhetligt belopp till alla anställda, anses det inte vara relaterat till personliga omständigheter och kan inte uteslutas från grundlönen.

Nedan sammanfattas övertidsersättningens procentsatser.

Denna övertidsersättning, särskilt den höga procentsatsen på 50% för arbete som överstiger 60 timmar per månad, återspeglar inte bara en regel för löneberäkning utan också en politisk avsikt att ekonomiskt begränsa långa arbetspass för företag och skydda arbetstagarnas hälsa.

Viktig undantag: “Förvaltnings- och tillsynspersonal”

De strikta regler som vi hittills har diskuterat gällande arbetstid, raster och ledigheter har ett viktigt undantag enligt artikel 41 i den japanska arbetsstandardlagen. Denna artikel stipulerar att bestämmelserna om arbetstid, raster och ledigheter inte tillämpas på personer som “oavsett verksamhetstyp befinner sig i en position av tillsyn eller förvaltning” (nedan kallade “förvaltnings- och tillsynspersonal”). Detta innebär att företag inte är skyldiga att betala övertidsersättning eller ersättning för arbete på helgdagar till anställda som klassificeras som förvaltnings- och tillsynspersonal.

Emellertid är inte bedömningen av om en anställd tillhör kategorin “förvaltnings- och tillsynspersonal” baserad på den formella titeln som företaget tilldelar (till exempel “avdelningschef” eller “sektionschef”), utan den görs strikt utifrån den faktiska arbetsinnehållet, ansvar och befogenheter, samt arbetssätt. Japanska domstolar tenderar att tolka detta undantag mycket restriktivt och tillåter inte en lättvindig tillämpning av det. Genom administrativa tolkningar och många rättsfall har det fastställts att följande tre kriterier alla måste uppfyllas för att en anställd ska anses vara förvaltnings- och tillsynspersonal:

1. Viktiga arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter som är integrerade med företagsledningen: Anställda måste ha betydande befogenheter inom företagets personalhantering, såsom rekrytering, uppsägning, personalbedömning och beslut om arbetsvillkor, och vara djupt involverade i beslutsfattandet hos företagsledningen. Det räcker inte att bara ha underordnade; det krävs tillräckliga befogenheter för att kunna anses vara integrerad med företagsledningen, till exempel att kunna bestämma avdelningens riktlinjer på egen hand.
2. Ett arbetssätt som inte är strikt reglerat av arbetstider: Det är nödvändigt att ha en stor grad av frihet gällande sina egna arbetstider och hur arbetsuppgifterna utförs. Om företaget strikt kontrollerar närvarotider och om lönen minskas på grund av förseningar eller tidig avfärd, anses man inte vara förvaltnings- och tillsynspersonal. Det är avgörande att vara i en position där man kan justera sina arbetstider flexibelt baserat på företagets behov.
3. En ersättning som är lämplig för positionen: Den totala lönen, inklusive grundlön och positionstillägg, måste vara förmånlig jämfört med vanliga anställda och passande för de viktiga arbetsuppgifterna. Det måste finnas en hög ersättningsnivå som kompenserar för att ingen övertidsersättning betalas ut. Om den faktiska arbetstiden resulterar i en timlön som är lägre än för vanliga anställda eller deltidsanställda, blir detta en viktig faktor som förnekar statusen som förvaltnings- och tillsynspersonal.

Ett rättsfall som symboliserar dessa strikta bedömningskriterier är fallet med Japan McDonald’s (Tokyos distriktsdomstol, dom den 28 januari 2008). I detta fall konstaterade domstolen att en restaurangchef hade viss makt över driften av butiken, men var inte involverad i beslut som rörde hela företagets affärspolitik och hade begränsad frihet att bestämma sina arbetstider, särskilt under personalbrist då chefen var tvungen att själv täcka upp skift. Dessutom ansågs lönen inte vara tillräcklig för att betraktas som förvaltnings- och tillsynspersonal, och därför bedömdes personen inte tillhöra denna kategori.

Således är undantaget för förvaltnings- och tillsynspersonal ett av de mest tvistiga områdena inom japansk arbetsrätt. Att enbart ge en anställd en ledande titel för att undvika att betala övertidsersättning, så kallade “titulära chefer”, är inte juridiskt godtagbart och kan leda till en betydande risk för att senare bli beordrad att betala stora summor i obetald lön.

Även om en anställd erkänns som en legitim förvaltnings- och tillsynspersonal, är det viktigt att notera att skyldigheten att betala tilläggsersättning för nattarbete (från kl. 22:00 till 05:00) inte undantas. Dessutom är rätten att ta ut betald årsledighet garanterad på samma sätt som för vanliga arbetstagare.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i denna artikel, är regleringen av arbetstid och ledigheter enligt japansk arbetsrätt central för företagens personalhantering och dess innehåll är ytterst strikt. Den juridiska “arbetstiden” bedöms inte utifrån kontrakt utan baseras på objektiva förhållanden, och principen är att en övre gräns på “8 timmar per dag och 40 timmar per vecka” tillämpas. Övertid och arbete på helgdagar är endast möjligt om ett korrekt ingånget och rapporterat 36-avtal (så kallat sanroku kyoutei) finns, och även då kan man inte överskrida de absoluta övre gränserna som lagstiftningen fastställer. Dessutom är det obligatoriskt att betala lön med lagstadgade tillägg för dessa arbetstider. Det finns ett undantag för “ledande tillsynspersoner”, men dess tillämpningsområde tolkas mycket snävt i rättspraxis, och en lättvindig tillämpning medför stora juridiska risker. Att korrekt förstå och följa dessa regleringar är en grundläggande skyldighet när man bedriver verksamhet i Japan och är också avgörande ur ett compliance-perspektiv.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att ge juridisk rådgivning och hantera tvister relaterade till arbetstid och ledigheter för ett stort antal klienter inom Japan. Vår byrå har flera experter som inte bara är kvalificerade japanska advokater utan också behärskar engelska och har utländska juridiska kvalifikationer, vilket gör det möjligt för oss att hantera de unika utmaningar som företag med internationell verksamhet står inför. Vi erbjuder exakt och praktiskt stöd för alla frågor relaterade till komplexa japanska arbetsrättsliga regleringar, såsom uppbyggnad av arbetstidskontrollsystem, korrekt hantering av 36-avtal och bedömning av ledande tillsynspersoners lämplighet.