En genomgång av systemet för säkerhets- och hälsoskydd inom japansk arbetsrätt

I företagsledning är det inte bara en etisk uppmaning att säkerställa anställdas säkerhet och hälsa; det är en grundläggande del av affärskontinuitet och tillväxt, och även en betydande lagstadgad skyldighet. Japans arbetsrättsliga system har etablerat två huvudsakliga rättsliga ramar för att uppnå detta mål. Den första är den omfattande och inkluderande “skyldigheten att beakta säkerhet”, som finns i grunden för alla anställningsförhållanden. Detta fastställer den grundläggande principen att arbetsgivare bör vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa arbetstagarnas liv och fysiska säkerhet. Den andra är “Japans lag om arbetsmiljö och säkerhet”, som översätter denna princip till konkreta handlingskoder. Lagen kräver att arbetsplatser, beroende på storlek och bransch, etablerar specifika förvaltningssystem, utser experter och etablerar organisatoriska beslutsprocesser. Dessa två ramar kompletterar varandra och enbart formell efterlevnad av den ena är inte tillräcklig. Till exempel, även om man uppfyller alla procedurer som fastställts i arbetsmiljö- och säkerhetslagen, kan man fortfarande bli ansvarig för att ha brutit mot den bredare skyldigheten att beakta säkerhet om man försummar att vidta lämpliga åtgärder mot förutsägbara specifika faror. Därför är förståelsen av denna tvåskiktsstruktur det första steget i oumbärlig riskhantering för att bedriva verksamhet i Japan. I denna artikel kommer vi först att översiktligt granska den rättsliga grunden och räckvidden för den grundläggande skyldigheten att beakta säkerhet, följt av en detaljerad genomgång av de specifika säkerhets- och hälsostyrningssystem som fastställs av arbetsmiljö- och säkerhetslagen, och slutligen de rättsliga risker företag står inför om de försummar dessa skyldigheter, allt från ett expertperspektiv.

Företagares grundläggande skyldighet i Japan: Skyldigheten att säkerställa säkerhet

I det japanska arbetsrättsliga systemet är den mest grundläggande skyldigheten som en arbetsgivare har gentemot sina anställda “skyldigheten att säkerställa säkerhet”. Denna skyldighet är tydligt fastställd i artikel 5 i den japanska arbetsavtalslagen. Artikeln stadgar att “arbetsgivaren ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att arbetstagaren kan utföra sitt arbete med säkerhet för sitt liv och sin kropp” . Denna skyldighet omfattar alla arbetstagare som har ett anställningsförhållande med företaget, oavsett anställningsform, inklusive heltidsanställda, kontraktsanställda och deltidsarbetare . Dessutom tolkas “säkerhet för liv och kropp” som omfattar inte bara fysisk säkerhet utan även psykisk hälsa .  

Skyldigheten att säkerställa säkerhet har etablerats genom japanska domstolsbeslut långt innan den kodifierades i arbetsavtalslagen som trädde i kraft 2008. Två särskilt viktiga högsta domstolsbeslut utgör grunden för denna skyldighet.

För det första finns det ett beslut från Japans högsta domstol den 25 februari 1975 (känt som “Självförsvarsstyrkornas fall”). I detta fall ställdes staten (i sin roll som arbetsgivare) till svars för dödsfallet av en självförsvarsstyrkemedlem i en fordonsolycka under tjänsteutövning. Högsta domstolen erkände för första gången tydligt att staten hade en skyldighet att skydda sina offentliga tjänstemän från faror som hotade deras liv och hälsa . Detta beslut etablerade den grundläggande principen om skyldigheten att säkerställa säkerhet, som skydd mot faror i den fysiska arbetsmiljön.  

För det andra finns det ett beslut från Japans högsta domstol den 10 april 1984 (känt som “Kawaguchi-fallet”). I detta fall blev en anställd som var på jourtjänstgöring dödad av en inkräktare som bröt sig in på arbetsplatsen. Högsta domstolen fastslog att företaget hade en skyldighet att vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder mot sådana yttre faror, även om de orsakades av tredje part, och erkände ett brott mot skyldigheten att säkerställa säkerhet .  

Som dessa fall visar är skyldigheten att säkerställa säkerhet inte bara en skyldighet att förebygga olyckor under arbetet, utan en mycket omfattande och dynamisk skyldighet som kräver att arbetsgivaren vidtar lämpliga åtgärder mot alla förutsebara faror som kan hota arbetstagarnas fysiska och psykiska hälsa, från trakasserier och överarbete till brottsliga handlingar utifrån.

Den specifika säkerhets- och hälsostyrningen enligt den japanska arbetsmiljölagen

Den japanska arbetsmiljölagen illustrerar hur arbetsgivare konkret bör uppfylla den övergripande principen om säkerhetshänsyn som nämnts tidigare. Denna lagstiftning fastställer ett ramverk för systematisk och organisatorisk hantering av säkerhet och hälsa på arbetsplatsen. Kärnan i detta system är de specialister vars tillsättning är obligatorisk beroende på arbetsplatsens storlek och bransch, samt kommittéer som fungerar som beslutsfattande organ. Denna struktur tjänar som en ‘exekveringsstyrka’ och ‘kommandocentral’ för att omvandla abstrakta skyldigheter till konkreta åtgärder.

Experter som utgör kärnan i förvaltningssystemet

I Japan är arbetsgivare enligt den japanska arbetsmiljölagen (労働安全衛生法) skyldiga att utse flera chefer med specialistkunskaper för att säkerställa säkerhets- och hälsostandarder på arbetsplatsen. Dessa specialister hanterar risker på arbetsplatsen utifrån sina expertområden och utgör den tekniska kärnan för att skydda arbetstagarnas säkerhet och hälsa.

Den övergripande säkerhets- och hälsosamordnaren utses enligt artikel 10 i den japanska arbetsmiljölagen och är den högsta ansvariga för att samordna säkerhets- och hälsorelaterade uppgifter på hela arbetsplatsen. Vanligtvis är det personer som fabrikschefer eller arbetsplatschefer, som har den faktiska makten att övergripande styra verksamheten, som tar på sig denna roll. Kravet på att utse en sådan samordnare varierar beroende på bransch och gäller arbetsplatser med ett konstant antal anställda, till exempel inom skogsbruk och byggbranschen är det 100 personer eller fler, inom tillverkningsindustrin 300 personer eller fler och inom andra branscher 1000 personer eller fler. Den övergripande säkerhets- och hälsosamordnarens huvudsakliga uppgifter inkluderar att leda de säkerhets- och hälsosamordnare som nämns nedan, utarbeta planer för att förebygga arbetsolyckor, genomföra säkerhets- och hälsoutbildningar samt hantera hälsoundersökningar.

Säkerhetssamordnaren utses enligt artikel 11 i den japanska arbetsmiljölagen och är en specialist som hanterar tekniska frågor relaterade till säkerhet. Denna position är obligatorisk för arbetsplatser med 50 eller fler anställda inom specifika branscher som bygg- och tillverkningsindustrin, där risken för arbetsolyckor är relativt hög. Säkerhetssamordnaren måste uppfylla specifika kvalifikationskrav, såsom att ha avslutat en vetenskaplig högskoleutbildning och ha minst två års praktisk erfarenhet. Huvuduppgifterna inkluderar att inspektera arbetsplatser, kontrollera säkerheten hos utrustning och arbetsmetoder samt vidta omedelbara åtgärder för att förebygga risker när de upptäcks.

Hälsosamordnaren utses enligt artikel 12 i den japanska arbetsmiljölagen och är en specialist som hanterar tekniska frågor relaterade till hygien, det vill säga förebyggande av hälsoproblem hos arbetstagare och förbättring av arbetsmiljön. Till skillnad från säkerhetssamordnaren, som är begränsad till specifika branscher, är utnämningen av en hälsosamordnare obligatorisk för alla arbetsplatser med 50 eller fler anställda, oavsett bransch. För att bli hälsosamordnare krävs en nationell licens. De huvudsakliga uppgifterna inkluderar att utföra minst en inspektion av arbetsplatsen varje vecka och vidta åtgärder för att förebygga hälsoproblem hos arbetstagare när risker för skadliga effekter upptäcks.

Arbetsläkaren utses enligt artikel 13 i den japanska arbetsmiljölagen och är en läkare som ger professionellt vägledning och råd om hantering av arbetstagarnas hälsa. Liksom för hälsosamordnaren är utnämningen av en arbetsläkare obligatorisk för alla arbetsplatser med 50 eller fler anställda, oavsett bransch. Arbetsläkaren stödjer underhållet av arbetstagarnas hälsa genom att ge rekommendationer om arbetsrelaterade åtgärder baserade på resultat från hälsoundersökningar, genomföra arbetsplatsinspektioner och hålla samtal med arbetstagare. Arbetsgivaren är skyldig att respektera rekommendationerna från arbetsläkaren.

Skyldigheten att utse dessa specialister är särskilt viktig när det gäller gränsen på 50 anställda. När ett företag växer och antalet anställda når 50, uppstår skyldigheten att utse både en hälsosamordnare och en arbetsläkare, oavsett bransch. Detta är en juridisk vändpunkt som innebär att företagets system för säkerhets- och hälsostyrning bör höjas till en ny nivå, och företagsledare måste planera sin organisation med denna standard i åtanke.

Jämförelse av skyldigheten att utse experter

Skyldigheten att utse säkerhetsansvariga, hygienansvariga och företagsläkare, som vi har förklarat hittills, baseras på olika krav. För att tydligt förstå dessa skillnader har vi sammanställt de viktigaste punkterna i tabellen nedan. Denna tabell kan hjälpa dig att avgöra vilka expertskyldigheter ditt företag har i Japan.

Som tabellen visar är skyldigheten att utse säkerhetsansvariga begränsad till specifika branscher, medan skyldigheten att utse hygienansvariga och företagsläkare universellt gäller alla verksamheter i Japan med 50 anställda eller fler.

Organisation för beslutsfattande och övervakning: Säkerhetskommittén och Hygienkommittén i Japan

Den japanska arbetsmiljölagen kräver att företag inrättar kommittéer som inte bara inkluderar experter utan också reflekterar arbetstagarnas åsikter för att organisatoriskt undersöka och överväga frågor relaterade till säkerhet och hälsa. Dessa kommittéer fungerar som en plattform där ledning, arbetstagare på plats och experter samlas för att fatta viktiga beslut om arbetsplatsens säkerhet och hälsa.

Säkerhetskommittén, som grundas enligt artikel 17 i den japanska arbetsmiljölagen, undersöker och överväger grundläggande åtgärder för att förebygga risker för arbetstagarna. Kravet på att inrätta en sådan kommitté varierar beroende på bransch och gäller främst för arbetsplatser där det finns en skyldighet att utse en säkerhetsansvarig, och där antalet arbetstagare är 50 eller fler.

Hygienkommittén, som grundas enligt artikel 18 i den japanska arbetsmiljölagen, undersöker och överväger grundläggande åtgärder för att förebygga hälsoproblem och främja hälsa bland arbetstagarna. Kravet på att inrätta en sådan kommitté gäller för alla arbetsplatser som regelbundet sysselsätter 50 eller fler arbetstagare, oavsett bransch.

Arbetsplatser som har en skyldighet att inrätta både en säkerhetskommitté och en hygienkommitté kan, enligt artikel 19 i den japanska arbetsmiljölagen, välja att inrätta en kombinerad säkerhets- och hygienkommitté.

Dessa kommittéer har strikta regler för sitt funktionssätt. Medlemmarna inkluderar övergripande säkerhets- och hälsoskyddsansvariga, säkerhetsansvariga och hygienansvariga, företagsläkare samt arbetstagare från den aktuella arbetsplatsen. Särskilt viktigt är kravet att minst hälften av kommittémedlemmarna, som inte representerar arbetsgivaren, ska utses på rekommendation av en fackförening som representerar majoriteten av arbetstagarna eller, om en sådan inte finns, av en person som representerar majoriteten av arbetstagarna. Detta säkerställer att arbetstagarnas åsikter väsentligen reflekteras i kommitténs beslutsfattande.

Dessutom är kommittéerna skyldiga att mötas minst en gång i månaden. Arbetsgivaren måste skapa protokoll från kommitténs möten och bevara dessa i tre år samt snabbt informera arbetstagarna om mötenas innehåll. Denna uppsättning regler kräver att kommittéerna inte bara är formella möten utan processer med substantiella diskussioner, vars innehåll dokumenteras och delas med alla anställda på ett transparent sätt. Dessa protokoll kan bli viktiga bevis som visar hur ett företag har uppfattat och hanterat frågor relaterade till säkerhet och hälsa, i händelse av en arbetsplatsolycka.

De juridiska skyldigheternas underlåtenhet och de medföljande affärsriskerna

Om ett företag inte uppfyller sina skyldigheter enligt den japanska arbetsmiljölagen eller de skyldigheter som rör säkerhetsåtgärder som vi tidigare diskuterat, kan det ställas inför allvarliga affärsrisker. Dessa risker begränsas inte till enskilda påföljder utan kan drabba företaget från tre olika håll: administrativt, civilt och straffrättsligt.

För det första finns det administrativa ansvar. Detta är direkt sanktion för brott mot den japanska arbetsmiljölagen. Till exempel, om ett företag inte utser en hygienansvarig eller en företagshälsovårdsläkare, eller inte inrättar en hälsokommitté, kan det enligt lagens artikel 120 bli bötfällt med upp till 500 000 yen. Detta är den mest direkta konsekvensen av att inte följa reglerna.

För det andra finns det civilrättsligt ansvar. Om en arbetstagare skadas eller dör till följd av en arbetsplatsolycka, kan den drabbade arbetstagaren eller dennes efterlevande kräva skadestånd från företaget för brott mot säkerhetsåtgärderna (enligt artikel 415 i den japanska civilrätten om kontraktsbrott) eller för en olaglig handling (enligt artikel 709 i den japanska civilrätten). I rättegångar kan det faktum att företaget inte vidtagit åtgärder som krävs enligt arbetsmiljölagen (till exempel att installera säkerhetsanordningar på farliga maskiner) ses som starkt bevis på att företaget har brutit mot sina säkerhetsåtgärder. Det finns många fall där företag har dömts att betala skadestånd i miljonklassen för att ha brutit mot dessa skyldigheter, som till exempel olyckor på grund av brist på säkerhetsanordningar på pressmaskiner (Tokyos distriktsdomstol, dom den 27 april 2015) eller dödsfall på grund av otillräckliga åtgärder mot värmeslag.

För det tredje och mest allvarliga är det straffrättsliga ansvaret. Om en arbetstagare skadas eller dör till följd av en arbetsplatsolycka, kan företagets representanter eller ansvariga på platsen hållas ansvariga för arbetsrelaterad vårdslöshet som leder till dödsfall eller skada (enligt artikel 211 i den japanska strafflagen). Dessutom innehåller den japanska arbetsmiljölagen en “dubbelbestraffningsregel”, vilket innebär att inte bara den individ som begått överträdelsen utan även företaget som juridisk person kan bli föremål för böter. Det finns fall där företag som orsakat arbetsplatsolyckor har bötfällts med 500 000 yen samtidigt som ansvariga på platsen eller verkställande direktörer har dömts till fängelsestraff (med villkorlig dom).

Således kan brister i säkerhets- och hälsoskyddssystemet leda till en kombination av allvarliga juridiska risker: administrativa straff, höga civilrättsliga skadestånd och personligt straffrättsligt ansvar för företagsledare. Detta kan orsaka irreparabel skada på företagets finansiella grund, dess sociala anseende och ledningens karriärer.

Sammanfattning

I Japan bygger arbetsmiljöhanteringen inom arbetsrätten på två grundpelare: “skyldigheten att iaktta säkerhet”, som är grunden för alla anställningsförhållanden, och “Arbetsmiljölagstiftningen” (労働安全衛生法), som konkretiserar denna skyldighet genom ett specifikt ledningssystem. När en arbetsplats växer, särskilt när antalet anställda som ständigt används överstiger 50, uppstår universella skyldigheter såsom att utse en hygienansvarig och en företagshälsovårdsläkare samt att inrätta en hälsokommitté, vilket avsevärt ökar företagets juridiska ansvar. Att följa dessa juridiska skyldigheter är inte bara en kostnad utan en nödvändig investering för att förebygga arbetsolyckor, upprätthålla anställdas hälsa och produktivitet och därigenom skydda företagets långsiktiga tillväxt och värde. Risken med att försumma dessa skyldigheter kan bli synlig i form av böter, skadestånd och straffrättsliga sanktioner, vilket kan skaka om själva grunden för verksamheten.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att stödja ett stort antal inhemska klientföretag med de komplexa juridiska frågorna som rör den japanska arbetsmiljölagstiftningen och skyldigheten att iaktta säkerhet. Vår byrå har flera medarbetare som är kvalificerade utländska advokater och engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda praktiska och strategiska juridiska tjänster så att företag som bedriver internationell verksamhet kan förstå och korrekt hantera japanska arbetsrättsliga regleringar. Om ni behöver bygga upp eller se över ert system för arbetsmiljöhantering eller har frågor om relaterad lagstiftning, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.