En juridisk betraktelse av ansvar och skyldigheter för verkställande medlemmar i japanska LLCs

I det japanska företagsrättssystemet används ofta Godo Kaisha (GK), ett företagsformat, för dess enkla etableringsprocess och omfattande tillåtelse för stadgar som självstyrande dokument. Detta gör GK till en attraktiv affärsenhet för både inhemska och utländska företagare. Till skillnad från Kabushiki Kaisha (KK), som grundar sig på en separation mellan ägande (aktieägare) och ledning (styrelseledamöter), baseras en Godo Kaisha på att dess investerare, kallade “medlemmar”, själva hanterar företagsledningen. Kärnan i denna ledning är “exekutiva medlemmar” som har omfattande befogenheter att utföra företagets affärer, men dessa befogenheter medför också betydande juridiska skyldigheter och ansvar. Att förstå dessa skyldigheter är avgörande för en sund drift och riskhantering av en Godo Kaisha. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara de centrala skyldigheterna som en exekutiv medlem i en Godo Kaisha bär enligt japansk företagslag, nämligen plikten att agera med omsorg och lojalitet, förbudet mot konkurrerande verksamhet, begränsningar gällande intressekonflikter och ansvar vid försummelse av dessa skyldigheter. Dessa bestämmelser utgör en grundläggande ram för att reglera exekutiva medlemmars beteende och skydda företaget samt dess intressenter.

Grundläggande skyldigheter för verkställande tjänstemän: Skyldigheten till omsorgsfull förvaltning och lojalitetsplikten enligt japansk bolagsrätt

De två grundläggande skyldigheterna som utgör grunden för alla handlingar av verkställande tjänstemän är “skyldigheten till omsorgsfull förvaltning” och “lojalitetsplikten”. Dessa är kärnan i förtroendeförhållandet mellan verkställande tjänstemän och företaget och är tydligt definierade enligt japansk bolagsrätt.

För det första har verkställande tjänstemän en “skyldighet till omsorgsfull förvaltning” gentemot företaget, vilket innebär en skyldighet att utföra sina arbetsuppgifter med den grad av omsorg som objektivt sett kan förväntas utifrån deras position och arbetsinnehåll. Denna skyldighet grundar sig på artikel 593, stycke 1 i japanska bolagslagen. Till exempel, om ett företag gör en stor investering utan tillräcklig marknadsundersökning eller intäktsprognos baserat på personligt omdöme, vilket resulterar i betydande förluster för företaget, eller om man försummar kreditkontroll av affärspartners vilket leder till att fordringar blir obetalbara, kan detta utgöra en överträdelse av skyldigheten till omsorgsfull förvaltning.

För det andra har verkställande tjänstemän en “lojalitetsplikt” gentemot företaget. Denna skyldighet påläggs genom att artikel 593, stycke 2 i japanska bolagslagen tillämpar bestämmelserna om aktiebolags styrelseledamöter (samma lag, artikel 355). Lojalitetsplikten innebär att verkställande tjänstemän måste följa lagar och stadgar och lojalt utföra sina arbetsuppgifter för företagets bästa. Detta betyder att verkställande tjänstemän inte får prioritera sina egna eller tredje parters intressen framför företagets.

Dessa skyldigheter till omsorgsfull förvaltning och lojalitet är de mest grundläggande bland verkställande tjänstemäns skyldigheter och kan inte undantas eller minskas genom stadgarnas bestämmelser. De specifika skyldigheterna som förbud mot konkurrens och begränsningar av intressekonflikter som beskrivs senare kan förstås som konkretiseringar av skyldigheten till omsorgsfull förvaltning och lojalitetsplikten i specifika situationer. Därför utgör handlingar som bryter mot dessa specifika bestämmelser också nödvändigtvis en överträdelse av skyldigheten till omsorgsfull förvaltning eller lojalitetsplikten, vilket blir en juridisk grund för att utkräva ansvar från verkställande tjänstemän.

Konkurrensförbud: Skydd av företagets affärsmöjligheter enligt japansk lag

För att förhindra att verkställande anställda utnyttjar sin position för att ta över företagets affärsmöjligheter, har den japanska bolagslagen strikta bestämmelser om konkurrensförbud. Detta är en av de viktigaste regleringarna som konkretiserar de verkställande anställdas lojalitetsplikt.

Enligt artikel 594, paragraf 1 i den japanska bolagslagen får verkställande anställda i princip inte utföra vissa konkurrerande handlingar utan godkännande från alla andra anställda. Det finns två typer av “konkurrenshandlingar” som omfattas av denna reglering. Den första typen är “att utföra transaktioner som hör till samma kategori som bolagets verksamhet för egen eller tredje parts räkning”. Detta förbjuder verkställande anställda att utföra transaktioner som står i verklig konkurrens med företagets verksamhet, antingen på egen hand eller för någon annans räkning. Den andra typen är “att bli styrelseledamot, verkställande direktör eller anställd som utför arbete i ett bolag som har samma typ av verksamhet som bolaget”. Detta begränsar deltagandet i ledningen av konkurrerande företag.

Det mest framträdande draget hos denna bestämmelse är att godkännandekravet i princip är “enighet bland alla andra anställda”. Detta är en mycket striktare krav jämfört med att en styrelseledamot i ett aktiebolag kan få godkännande genom majoritetsbeslut i styrelsen eller vid bolagsstämman. Denna strikthet speglar det faktum att ett kommanditbolag har en kooperativ karaktär och bygger på ett starkt förtroende mellan medlemmarna. Om även en enda anställd motsätter sig, tillåts inte konkurrenshandlingen.

Men den japanska bolagslagen tillåter hög flexibilitet för kommanditbolag, och denna strikta princip kan ändras genom särskilda bestämmelser i bolagsordningen. Till exempel kan man i bolagsordningen lätta på godkännandekravet till “godkännande av en majoritet av de andra anställda”. Därför är det nödvändigt att inte bara kontrollera lagtexten utan också företagets bolagsordning för att förstå de specifika reglerna om konkurrens från verkställande anställda.

Om en verkställande anställd bryter mot denna bestämmelse och utför en konkurrenshandel, kommer handeln i sig att vara giltig för att skydda transaktionens säkerhet. Men den anställda som brutit mot reglerna kommer att vara skadeståndsskyldig gentemot företaget. I detta avseende har artikel 594, paragraf 2 i den japanska bolagslagen en viktig bestämmelse som minskar företagets bevisbörda. Det vill säga, den vinst som den verkställande anställda eller en tredje part har gjort från konkurrenshandeln antas vara lika med det belopp av skada som företaget har lidit. Detta gör det möjligt för företaget att kräva ersättning baserat på den vinst som överträdaren har gjort, utan att behöva bevisa den exakta skadan.

Begränsningar av intressekonflikter: Kollision mellan företagets och anställdas intressen under japansk lag

För att reglera transaktioner där en anställd med verkställande befogenheter kan prioritera sina egna intressen på bekostnad av företagets, har japansk bolagsrätt infört “begränsningar av intressekonflikter”. Detta är ytterligare ett viktigt system för att säkerställa den lojalitetsplikt som en anställd med verkställande befogenheter har gentemot företaget.

Enligt artikel 595, stycke 1 i japansk bolagsrätt måste en anställd med verkställande befogenheter som genomför en intressekonflikttransaktion i princip få godkännande från en majoritet av de övriga anställda för att genomföra transaktionen. Denna reglering kräver “majoritetsgodkännande” till skillnad från “enhälligt godkännande” som krävs för konkurrerande transaktioner, vilket innebär att kraven är mildare. Detta antyder att lagen bedömer att medan konkurrerande transaktioner utgör ett allvarligt och ständigt hot mot företagets verksamhet, är intressekonflikter främst en fråga om rättvisa i pris och villkor i enskilda transaktioner, och att riskens natur därmed är relativt annorlunda.

Transaktioner som omfattas av regleringen om intressekonflikter kan huvudsakligen delas in i två kategorier. Den första är “direkta transaktioner”. Detta avser fall där en anställd med verkställande befogenheter ingår ett direkt kontrakt med företaget, antingen för sin egen eller en tredje parts räkning. Exempel på detta är när en anställd med verkställande befogenheter säljer fast egendom som de personligen äger till företaget, eller lånar pengar från företaget.

Den andra kategorin är “indirekta transaktioner”. Detta avser transaktioner mellan företaget och en tredje part som inte är en anställd med verkställande befogenheter, men där transaktionen i realiteten innebär en intressekonflikt mellan företaget och den anställda. Typiska exempel inkluderar fall där företaget garanterar en anställd med verkställande befogenheters personliga skulder, eller där företaget ställer sina tillgångar som säkerhet för den anställdas skulder.

Precis som med regleringen av konkurrerande transaktioner kan även kraven för godkännande av intressekonflikttransaktioner ändras genom särskilda bestämmelser i bolagsordningen. Till exempel kan man införa strängare godkännandekrav för mer betydande transaktioner eller undanta mindre transaktioner från godkännandekrav, beroende på företagets specifika omständigheter.

Om en intressekonflikttransaktion genomförs utan nödvändigt godkännande kan transaktionens giltighet variera beroende på om motparten är en tredje part eller inte, men i syfte att skydda transaktionens säkerhet tolkas den i regel som giltig. Dock kan en anställd med verkställande befogenheter som försummar att få godkännande bli ansvarig för vårdslöshet om företaget lider skada. Dessutom klargör artikel 595, stycke 2 i japansk bolagsrätt att de förbud mot självkontrahering och dubbelrepresentation som anges i artikel 108 i japansk civilrätt inte tillämpas på intressekonflikttransaktioner som har fått lämpligt godkännande. Detta gör det möjligt för en anställd med verkställande befogenheter att ingå avtal på företagets vägnar, även om de är en part i transaktionen, förutsatt att korrekt godkännandeprocedur har följts.

Jämförelse av skyldigheter mellan japanska Kommanditbolag och Aktiebolag

För att förstå de specifika skyldigheterna som en verkställande partner i ett japanskt Kommanditbolag (Godo Kaisha) har, är det effektivt att jämföra dessa med de skyldigheter som en styrelseledamot i ett Aktiebolag (Kabushiki Kaisha), den vanligaste företagsformen i Japan, har. Även om skyldigheterna liknar varandra finns det viktiga skillnader i godkännandeprocesser på grund av de olika organisatoriska strukturerna.

Den grundläggande skillnaden ligger i relationen mellan företaget och dess chefer. I ett Aktiebolag är ägarna, aktieägarna, och cheferna, styrelseledamöterna, i princip separata, och relationen mellan styrelseledamoten och företaget betraktas juridiskt som ett “uppdrag”. Å andra sidan, i ett Kommanditbolag är det vanligt att investerarna, som är bolagsmännen, själva hanterar driften, vilket innebär att ägande och ledning är integrerade. Relationen mellan den verkställande partnern och företaget regleras inte av ett uppdragsavtal utan av bolagsordningen, som är ett kontrakt mellan bolagsmännen.

Denna strukturella skillnad har en direkt inverkan på kraven för godkännande av konkurrerande transaktioner och intressekonflikter. Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste skillnaderna i godkännandekrav mellan verkställande partners i Kommanditbolag och styrelseledamöter i Aktiebolag.

Som tabellen visar är den största särdragen hos ett Kommanditbolag möjligheten till “ändringar i bolagsordningen”. I ett Aktiebolag är organen för godkännande av konkurrerande och intressekonflikter fastställda i lag och kan inte ändras genom bolagsordningen. Men i ett Kommanditbolag kan dessa mycket viktiga styrningsfrågor fritt utformas för att passa företagets specifika situation genom bolagsordningen. Till exempel kan ett företag med en mycket stark förtroenderelation mellan bolagsmännen välja att behålla strikta regler enligt lagens principer, medan ett företag med många bolagsmän som kräver snabbare beslutsfattande kan välja att lätta på godkännandekraven. Denna flexibilitet är inte bara en av Kommanditbolagets attraktioner utan också anledningen till att det är avgörande att noggrant granska bolagsordningen när man utvärderar företagets styrning.

Ansvar för försummelse av uppdrag: Juridiska konsekvenser av brott mot skyldigheter enligt japansk lag

När en verkställande tjänsteman bryter mot sina skyldigheter såsom omsorgsplikten, lojalitetsplikten, konkurrensförbudet eller begränsningar gällande intressekonflikter, kan de juridiskt hållas ansvariga. Detta ansvar kallas “ansvar för försummelse av uppdrag” och japansk bolagslag (2005) fastställer två typer av ansvar: ansvar gentemot bolaget och ansvar gentemot tredje part.

Först och främst är ansvaret gentemot bolaget reglerat i artikel 596 i japansk bolagslag (2005). Enligt denna artikel är verkställande tjänstemän ansvariga för att ersätta skada som uppstått till följd av att de har försummat sina uppdrag. Om flera verkställande tjänstemän gemensamt är inblandade i försummelsen av uppdraget, bär de ett solidariskt ansvar. “Försummelse av uppdrag” inkluderar alla handlingar som bryter mot omsorgs- och lojalitetsplikten, såsom att orsaka skada på bolaget genom att utföra konkurrenshandlingar eller intressekonflikter utan godkännande.

Angående ansvaret gentemot tredje part, är detta reglerat i artikel 597 i japansk bolagslag (2005). Detta ansvar uppstår när en verkställande tjänsteman orsakar skada på en tredje part (affärspartner, borgenärer etc.) i utförandet av sina tjänster. Till skillnad från ansvaret gentemot bolaget är kraven för att ansvar ska erkännas striktare. Lagen stipulerar att verkställande tjänstemän endast bär ansvar för skadestånd till tredje part när “ondska eller grov försummelse” föreligger. Enbart försummelse (lätt försummelse) leder inte till att den verkställande tjänstemannen personligen bär ansvar gentemot tredje part.

Skillnaden i dessa ansvarskrav speglar lagens avsikt. Inom bolagets interna relationer bör verkställande tjänstemän bära en hög grad av omsorgsplikt och kan hållas ansvariga även för mindre försummelser för att upprätthålla intern disciplin. Å andra sidan, i relationer med externa tredje parter, är det nödvändigt att skydda verkställande tjänstemän så att de kan fatta snabba och djärva beslut utan att överdrivet frukta riskerna som följer med normala affärsbeslut. Om även lätt försummelse skulle utsätta dem för rättsliga risker från tredje part, skulle det kunna leda till en hämning i företagsledningen. Därför begränsar lagen medvetet personligt ansvar gentemot tredje parter till fall där skada avsiktligt har orsakats (ondska) eller där en uppenbart grov försummelse har begåtts (grov försummelse) – fall som är särskilt allvarliga. Denna balanserade systemdesign är en viktig juridisk grund för att främja sund företagsledning.

Sammanfattning

Som vi har beskrivit i detalj i denna artikel, har en verkställande medlem i ett japanskt kommanditbolag (合同会社) en viktig roll i att leda företagets verksamhet, samtidigt som de enligt japansk bolagsrätt bär omfattande skyldigheter såsom omsorgsplikt och lojalitetsplikt. Dessutom finns det specifika begränsningar som kräver godkännande från andra medlemmar för att skydda företagets intressen, såsom konkurrerande verksamhet och intressekonflikter. Om dessa skyldigheter överträds och skada tillfogas företaget eller tredje part, kan den verkställande medlemmen personligen bli ansvarig för skadestånd på grund av försummelse av sina uppgifter. Speciellt för kommanditbolag är det viktigt att notera att de har en bred autonomi genom sina bolagsordningar, vilket gör det avgörande att alltid kontrollera bolagets specifika bolagsordning tillsammans med lagens bestämmelser för att förstå de tillämpliga reglerna.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till styrningen av kommanditbolag och ansvar för dess ledamöter till ett stort antal klienter i Japan. Vår byrå har flera experter som inte bara är kvalificerade som japanska advokater utan också har juridiska kvalifikationer från andra länder och är engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att noggrant förklara och ge praktiska råd om de komplexa bestämmelserna i japansk bolagsrätt inom en internationell affärskontext. Från etableringen av ett kommanditbolag och utformningen av dess bolagsordning till uppbyggnaden av ett compliance-system för verksamhetsledning och hantering av eventuella tvister, står vi redo att kraftfullt stödja ert företag från en juridisk synvinkel.