Checkpunkter vid ingående av rådgivningsavtal om företagsledning och liknande

På senare år har behovet av rådgivning från externa experter ökat i företag, delvis på grund av den snabba förändringen i affärsmiljön. Nyligen har det blivit allt vanligare att företag anlitar personer som tidigare varit aktiva i företagets frontlinje som konsulter för att bidra till företagsledningen. I denna artikel kommer vi att diskutera konsultavtal som företag ingår med experter för rådgivning om företagsledning och liknande ämnen.

Vad är ett rådgivningsavtal?

Ett rådgivningsavtal är ett avtal som syftar till att få råd från ett professionellt perspektiv om företagets ledning och tekniska aspekter. Juridiskt sett är det liknande ett så kallat outsourcingavtal, där företaget delegerar rådgivningsuppgifter till en expert, och experten accepterar detta uppdrag. Dock, i ett allmänt outsourcingavtal är det inte alltid så att den som accepterar uppdraget är en expert, men i fallet med ett rådgivningsavtal är syftet att söka råd från någon med expertkunskap.

Traditionellt sett har företag ofta ingått rådgivningsavtal med revisorer, skatterådgivare och företagskonsulter för att få råd om företagsledning och ekonomisk rådgivning. Utöver detta, som nämnts tidigare, har det nyligen blivit vanligare att ingå rådgivningsavtal med personer som kanske inte har titeln som företagskonsult, men som har en lång karriär av att arbeta i frontlinjen inom sin bransch, för att få råd om försäljningsaspekter.

Rättslig karaktär av rådgivningsavtal

Rådgivningsavtal är juridiskt sett en typ av uppdragsavtal. Uppdragsavtal kan huvudsakligen delas in i två typer: de som kräver att ett visst resultat, såsom leverans av ett arbete, uppnås enligt avtalet för att ersättning ska uppstå, och de som inte garanterar att ett resultat uppnås men som kräver att parterna gör sitt bästa för att uppnå det. I rådgivningsavtal är arbetsinnehållet vanligtvis att ge råd för att uppnå företagsledningens resultatindikatorer (KPI). Genomförandet av specifika åtgärder för att uppnå dessa resultatindikatorer är ledningens ansvar, baserat på rådgivarens råd, så rådgivaren garanterar inte att resultatindikatorerna uppnås. Därför kan den rättsliga karaktären av rådgivningsavtal sägas vara av den andra typen. I denna typ av rådgivningsavtal definieras arbetsinnehållet som följer. Här refererar “A” till klienten och “B” till rådgivaren.

Paragraf X (Arbetsinnehåll)
A uppdrar till B att ge råd i samband med konsultationer om A:s XX, och B accepterar detta uppdrag.

Angående uppkomsten av ersättning, eftersom det inte är ett krav att ett resultat uppnås som i det första fallet, är det vanligt att man får en fast månatlig betalning under namnet rådgivningsavgift, som följer.

Paragraf X (Ersättning)
A ska betala B en månatlig rådgivningsavgift på XX tusen kronor (exklusive moms) senast den sista dagen i varje månad.

För mer detaljerad information om uppdragsavtal i allmänhet, se följande artikel.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Viktiga punkter i rådgivningsavtal

I det följande introducerar vi specifika klausuler för viktiga bestämmelser i rådgivningsavtal och förklarar punkterna som bör kontrolleras i varje klausul. I klausulutkastet hänvisar “A” till klienten och “B” till rådgivaren.

Klausuler om arbetsinnehåll

Klausul X (Arbetsinnehåll)
1. A uppdrar till B att som B:s rådgivare svara på konsultationer om A:s verksamhet och andra uppgifter som överenskommits mellan A och B (härefter kallat “detta arbete”), och B accepterar detta.
2. B ska, för att utföra detta arbete, konsultera en gång i månaden på det sätt som A anger.

Den mest betydande klausulen i ett rådgivningsavtal är den som rör arbetsinnehållet. Det är vanligt att arbetsinnehållet definieras abstrakt, som i den första punkten i klausulutkastet, och att det specifika arbetet bestäms i varje enskilt avtal när det uppstår. Dock rekommenderar vi att du specificerar arbetsinnehållet i själva rådgivningsavtalet, snarare än i ett separat avtal, när du tar emot råd för ett specifikt projekt, som att ansöka om statliga bidrag.

Enskilda avtal är typiskt sett de som etableras genom utbyte av order och begäran varje gång ett specifikt arbete uppstår, förutsatt att det finns ett grundavtal. I rådgivningsavtal är det dock vanligt att ett avtal upprättas genom att klienten konsulterar rådgivaren via e-post eller liknande, och rådgivaren svarar med ett ja eller nej.
Den andra punkten i klausulutkastet är avsedd att reglera när rådgivaren behöver ge regelbundna råd om det arbete som har beställts.

Till exempel, inom managementkonsultation är det nödvändigt att mäta effekterna med jämna mellanrum och överväga nästa steg baserat på dessa mätningar. Därför kommer du att behöva fastställa i rådgivningsavtalet att du kommer att ta emot regelbundna konsultationer. Å andra sidan, i rådgivningsavtal där rådgivaren konsulteras vid behov varje gång ett arbete uppstår, är en klausul om regelbundna konsultationer, som den andra punkten i klausulutkastet, inte nödvändig. Därför bör du bedöma behovet av den andra punkten i klausulutkastet utifrån syftet med rådgivningsavtalet.

Klausuler om ersättning

Klausul X (Ersättning)
1. Part A ska betala Part B en rådgivningsavgift på X tusen kronor (exklusive moms) per månad, genom överföring till ett bankkonto som Part B anger, senast den sista dagen i varje månad. Överföringsavgifterna ska betalas av Part A.
2. Den rådgivningsavgift som nämns i föregående stycke ska vara ersättning för arbete upp till X timmar per månad.
3. Om det förväntas att tiden som krävs för att utföra arbetet kommer att överstiga den tid som anges i föregående stycke, måste Part B informera Part A i förväg. Om arbetstiden för en viss månad överstiger den tid som anges i föregående stycke, och förutsatt att Part B har informerat Part A i förväg, ska ersättningen för den överskjutande tiden vara X tusen kronor per timme.
4. De kostnader som normalt uppstår vid utförandet av arbetet ska betalas av Part B. Om Part B har haft extra kostnader, kan Part B begära betalning från Part A, men endast om Part A har godkänt dessa kostnader i förväg.

För rådgivningstjänster är det vanligt att ersättningen betalas som en fast månadsavgift, som anges i klausul 1. Detta beror på att rådgivningsavtal förutsätter att rådgivning ges kontinuerligt. Men om arbetsbelastningen för en viss månad blir överdrivet stor, kan det bli en obalans mellan arbetsbelastningen och ersättningen. Därför kan det finnas en klausul, som i klausul 2 och 3, som tillåter att extra avgifter tas ut om den förväntade arbetstiden för en månad överstigs. Det är viktigt för rådgivaren att komma ihåg att det är nödvändigt att mäta tiden som spenderas på arbete för att kunna ta ut extra avgifter.

Om det är svårt för rådgivaren att förutse en plötslig ökning av arbetsbelastningen, och om det är besvärligt att hantera tidsregistrering, kan det vara en lösning att inte inkludera en klausul om extra avgifter, men istället fastställa en månadsavgift som ger lite extra utrymme för den förväntade arbetstiden. Dessutom är det viktigt att förstå att det kan uppstå problem med klienten om det finns en klausul om extra avgifter, eftersom det kan vara svårt för klienten att se rimligheten i tidsregistreringen. Därför kan det vara nödvändigt att överväga att diskutera med klienten i förväg om det finns en möjlighet att extra avgifter kommer att tas ut för ett specifikt arbete. Klausul 3 kräver att klienten informeras i förväg om extra avgifter ska tas ut.

Om klienten vill undvika att ersättningen ökar mer än förväntat på grund av tidsbaserad debitering, kan en lösning vara att be rådgivaren att uppskatta den tid som krävs för det begärda arbetet i förväg och sedan ange en budgetgräns. Klausul 4 handlar om vem som ska betala för kostnader som transportkostnader och kommunikationskostnader som uppstår vid utförandet av arbetet. I rådgivningsavtal är det ovanligt att det krävs stora kostnader för att utföra arbetet, så det är inte ofta att rådgivaren begär att klienten ska betala extra kostnader utöver månadsavgiften. Men om det förväntas att det kommer att krävas extra utgifter för att utföra det begärda arbetet, till exempel införandet av ett speciellt system, kan det vara nödvändigt att begära att klienten betalar dessa kostnader. Klausul 4 tillåter att klienten betalar för extra utgifter, men endast om klienten har godkänt dessa i förväg. I praktiken, om det förväntas att det kommer att uppstå extra utgifter, kommer detaljerna om dessa kostnader att delas med klienten i förväg, och det kommer att fastställas i rådgivningsavtalet att klienten ska betala dessa kostnader, eller så kommer ett separat avtal att upprättas.

Klausul om konkurrensförbud

Paragraf 〇 (Konkurrensförbud)
Under giltighetstiden för detta avtal kan B, endast med förhandsmeddelande till A, bli rådgivare till en tredje part som är av samma typ eller konkurrerar med A, och kan också utföra arbete som liknar eller konkurrerar med detta arbete, antingen själv eller genom en tredje part.

I synnerhet, när det gäller rådgivare inom ledning och försäljning, vill klienten inte att deras rådgivare ger samma råd till konkurrerande företag. Om detta tillåts, finns det en rädsla för att företagets fördel av att anlita en rådgivare inte kan upprätthållas och att affärshemligheter kan läcka ut. Det är bättre för klienten att inkludera en klausul om konkurrensförbud om möjligt, men om rådgivaren förbjuds att tillhandahålla någon tjänst till konkurrerande företag, kommer deras inkomstkälla att begränsas avsevärt. Därför kommer de ofta att vägra om inte en ersättning som motsvarar denna begränsning erbjuds.
Därför, vilka begränsningar som ska införas som ett konkurrensförbud, kommer båda parter att bedöma utifrån ekonomisk rationalitet.

Ett kompromissförslag mellan båda parter kan vara att rådgivaren, som i klausulen, meddelar klienten i förväg om de tar emot en begäran från ett konkurrerande företag. Eftersom det bara är ett meddelande, behöver de inte få samtycke från klienten, så de kan ta emot förfrågningar från konkurrerande företag oavsett klientens önskemål. Å andra sidan kan klienten vara medveten om att deras rådgivare också ger råd till konkurrerande företag.

När det gäller läckage av affärshemligheter, behandlas det inte i denna artikel, men det förbjuds i klausuler om sekretesskyldighet som vanligtvis fastställs i kontrakt. Därför är det viktigt för rådgivaren att förklara och få förståelse från klienten att bara för att rådgivaren ger rådgivningstjänster till andra företag, kommer det inte att leda till läckage av klientens affärshemligheter så länge sekretesskyldigheten upprätthålls.

Klausuler om immateriella rättigheter

Paragraf 〇 (Immateriella rättigheter)
Alla immateriella rättigheter som uppstår i samband med utförandet av detta uppdrag (inklusive de rättigheter som definieras i paragraf 27 och 28 i den japanska upphovsrättslagen) ska, med undantag för de som B-part hade innan detta avtal ingicks och de som B-part särskilt anger, tillfalla A-part vid uppkomsten. Dessutom ska B-part inte utöva några moraliska rättigheter i förhållande till dessa immateriella rättigheter gentemot A-part eller tredje part som A-part har utsett.

I konsulttjänster ger vi inte bara muntliga råd, utan vi kan också skapa och rapportera dokument som visualiserar företagets tillstånd och marknadsanalys. Eftersom dessa dokument skapas som en del av konsulttjänsterna för klienten, är det vanligt att tilldela immateriella rättigheter för dessa dokument till klienten. Denna klausul tilldelar alla immateriella rättigheter till klienten. Dock, det är nödvändigt för konsulten att behålla immateriella rättigheter för unika data som konsulten har skapat generellt. I sådana fall finns det metoder som att inkludera en fras som “Immateriella rättigheter tillhör konsulten” i dokumentet när det tillhandahålls till klienten. I denna klausul, om det finns en sådan specifik angivelse, kan immateriella rättigheter reserveras för konsulten genom att utesluta “de som B-part särskilt anger” från de fall där immateriella rättigheter tilldelas klienten.

För mer information om upphovsrätt och moraliska rättigheter, se följande artikel.

https://monolith.law/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Klausul om kontraktsperiod

Paragraf 〇 (Kontraktsperiod)
Detta avtal gäller från kontraktsdatumet och fortsätter att vara giltigt i ● månader. Dock, om det inte finns någon särskild begäran fram till den ● dagen i månaden då perioden löper ut, kommer detta avtal att förnyas under samma villkor för ett år, och samma princip kommer att tillämpas därefter.

I rådgivningsavtal, vars syfte är att kontinuerligt ta emot råd om företagsledning och verksamhet, är det vanligt att kontraktsperioden är lång, som ett halvt till ett år, och att det finns en automatisk förnyelseklausul som i det föreslagna klausulen. Dock, i fallet med rådgivningsavtal vars syfte är att endast ta emot råd om ett visst projekt, kan kontraktsperioden begränsas till endast den tid som krävs för att genomföra projektet, och det kan vara möjligt att inte inkludera en automatisk förnyelseklausul.

Sammanfattning

Även om vi pratar om rådgivningsavtal i allmänhet, varierar syftet med avtalet och det råd som efterfrågas. Speciellt när det gäller rådgivning inom försäljning och ledning, finns det en bredd i det förväntade innehållet, så det är viktigt att noggrant synkronisera förväntningarna med klienten när du tar emot rådgivningsuppdrag. Eftersom rådgivningstjänster är långsiktiga avtal, rekommenderar vi att du konsulterar en expert som en advokat för att noggrant kontrollera att det inte finns några problem med klausulerna i rådgivningsavtalet för att undvika problem.

Även om vi pratar om rådgivningsavtal i allmänhet, varierar syftet med avtalet och det råd som efterfrågas. Speciellt när det gäller rådgivning inom försäljning och ledning, finns det en bredd i det förväntade innehållet, så det är viktigt att noggrant synkronisera förväntningarna med klienten när du tar emot rådgivningsuppdrag. Eftersom rådgivningstjänster är långsiktiga avtal, rekommenderar vi att du konsulterar en expert som en advokat för att noggrant kontrollera att det inte finns några problem med klausulerna i rådgivningsavtalet för att undvika problem.

Information om kontraktsskapande och granskning av vår byrå

På Monolis juridiska byrå, som en juridisk byrå med styrkor inom IT, internet och affärer, erbjuder vi tjänster som att skapa och granska olika kontrakt, inte bara rådgivningskontrakt, till våra rådgivande företag och klientföretag.

Om du är intresserad, vänligen se detaljerna nedan.

https://monolith.law/contractcreation[ja]