Grundläggande punkter som japanska företag bör överväga när de planerar att expandera internationellt – En omfattande guide

“Om ni planerar att etablera ett företag utomlands, är det viktigt att ni är väl informerade om lagstiftningen i det land ni siktar på. För att fånga affärsmöjligheter och expandera verksamheten är adekvat kunskap och förståelse för utländsk lagstiftning avgörande.”

I den här artikeln presenterar vi konkreta steg för att lyckas med företagets internationella expansion och åtgärder för att minimera riskerna på ett lättförståeligt sätt.

Metoder för att expandera internationellt

Det finns huvudsakligen tre metoder för företag att expandera internationellt:

• Lokalt bolag
• Utländskt filialkontor
• Representationskontor

När man etablerar ett lokalt bolag innebär det att man grundar ett nytt företag baserat på värdlandets lagar. Ett lokalt bolag är den mest vanliga formen för att bedriva verksamhet inom landet och är lämpligt för företag som siktar på tillväxt.

Att etablera ett utländskt filialkontor innebär att moderbolaget direkt hanterar driften och förvaltningen, och det är en metod för att hantera den utländska marknaden. Ett filialkontor kräver nära samarbete med huvudkontoret men kan agera med en viss grad av frihet.

Att inrätta ett representationskontor är en effektiv metod för att utforska den potentiella kapaciteten på en utländsk marknad eller för att bygga relationer med specifika affärspartners.

Nedan följer en mer detaljerad förklaring av varje metod.

Lokalt bolag

Ett lokalt bolag är en juridiskt oberoende enhet som etableras i ett land för att skapa en struktur för att bedriva affärer utomlands. För att etablera ett sådant bolag krävs att man först bekräftar de juridiska kraven i det aktuella landet och därefter genomför följande procedurer:

• Bolagsregistrering
• Skatteregistrering
• Affärstillstånd
• Anställningsavtal

Man väljer bolagsform baserat på lagarna i landet eller regionen. Eftersom bolagsformen påverkar juridiskt ansvar och skattemässig behandling, är det viktigt att välja en lämplig form.

Genom att etablera ett lokalt bolag kan man anpassa sig till lokala behov och marknadskaraktäristika, vilket kan leda till effektiv marknadsföring och kundsupport.

Samtidigt är det viktigt att vara uppmärksam på risker som kan uppstå på grund av lagändringar eller kulturella skillnader.

Att etablera ett lokalt bolag är en viktig metod för att lyckas på en ny marknad, men det kräver en grundlig förståelse för lokala lagar och system. Därför är stöd från experter eller konsulter och en noggrann affärsstrategi nödvändig.

Utländska filialer

Utländska filialer är verksamhetsställen som etableras i andra länder eller regioner för att bedriva affärsverksamhet, skilda från huvudkontorets bas. De har en viss grad av självständighet men deras beslutsfattande och driftspolitik baseras på instruktioner från huvudkontoret. Eftersom filialen och huvudkontoret är samma juridiska person och juridiskt integrerade, delar filialen både risker och vinster med huvudkontoret.

För att etablera en filial är det nödvändigt att verifiera de juridiska kraven i det aktuella landet eller regionen och genomföra procedurer som företagsregistrering, erhållande av affärstillstånd och skatteregistrering.

Genom att etablera en filial kan företag närma sig den lokala marknaden mer intimt. Det möjliggör även direkt dialog med lokala konsumenter och affärspartners och att anpassa sig till regionsspecifika behov.

Emellertid, även för utländska filialer, är det avgörande att hantera de juridiska kraven och skatteregleringarna i utlandet, samt kulturella skillnader. Det är nödvändigt att söka hjälp från lokala juridiska och skattemässiga experter och att gå framåt på ett försiktigt och strategiskt sätt.

Representationskontor

Representationskontor är en tillfällig bas som ett huvudkontor inrättar i ett annat land eller region än där det är beläget. De drivs ofta av personal som har skickats ut från huvudkontoret.

Syftet med ett representationskontor är att effektivt utföra tillfälliga uppgifter såsom marknadsundersökningar och försäljningsaktiviteter. Därför kan det övervägas som ett steg innan man etablerar ett fullständigt lokalt bolag eller en utländsk filial.

Vid etableringen av ett representationskontor är det viktigt att kontrollera lokala juridiska krav och regleringar och att följa nödvändiga förfaranden. Beroende på verksamhetens natur och region kan olika juridiska processer och tillstånd krävas.

De främsta fördelarna med ett representationskontor är att man kan påbörja en utlandsexpansion relativt snabbt och till låg kostnad. Det är användbart som det första steget för företag som vill gå in på nya marknader. Dock kan lokala lagar och regleringar begränsa affärsaktiviteter och anställning, vilket kan göra representationskontorets verksamhet begränsad.

Om man överväger en fullskalig expansion kan det bli nödvändigt att i framtiden etablera en juridisk enhet (såsom ett bolag eller en filial).

Juridiska överväganden vid internationell expansion

När ett företag expanderar internationellt finns det tre viktiga juridiska aspekter att beakta:

• Lokal lagstiftning
• Arbets- och skattehantering
• Språk och kommunikation

Det första och mest kritiska steget är att förstå den lokala lagstiftningen. Det krävs en djupgående kunskap om det aktuella landets affärsseder, lagar och regleringar. Utan en adekvat hantering av dessa kan företaget råka ut för oväntade juridiska problem. Dessutom är det viktigt att förstå skillnaderna i arbetsrätt, skattelagstiftning och affärskommunikation som finns utomlands. Eftersom lagar och kulturella normer varierar kraftigt från land till land, är det nödvändigt att utveckla en strategi som tar hänsyn till dessa skillnader.

Lokala lagar och regleringar

Att förstå och korrekt hantera lokala lagar och regleringar är en viktig punkt att beakta för företag som vill bedriva verksamhet utomlands.

• Tillstånd och registreringar som krävs innan verksamheten startas
• Legalt skydd av immateriella rättigheter (såsom patent, varumärken och upphovsrätt)
• Krav enligt miljölagstiftningen

Beroende på bransch och verksamhetens natur kan specifika lagar och regleringar vara tillämpliga. Till exempel, för aktörer inom finans- och läkemedelssektorn gäller ofta striktare regleringar.

Om man bryter mot lokala lagar och regleringar kan det leda till påföljder. Det är därför av yttersta vikt att företag säkerställer compliance och strikt efterlever lagar och förordningar.

Arbetsrättslig och skattemässig hantering

Först och främst, när det gäller arbetsrättslig hantering, är de viktiga punkterna följande:

• Ingående av lämpliga anställningsavtal baserade på lokal lagstiftning
• Överensstämmelse med lagar gällande arbetstider och uppsägningsförfaranden
• Ett ersättningssystem som är lämpligt enligt lokala standarder
• Beaktande av socialförsäkringssystem och hälsoförsäkring i löner och tillägg

Dessutom är det önskvärt att arbetsmiljö, säkerhet och utbildning samt träning för anställda också fastställs som en del av arbetsrättslig hantering.

När det gäller skattehantering är de viktiga punkterna följande:

• Skattesystem såsom bolagsskatt och mervärdesskatt
• Deadline för skattedeklaration
• Lämpliga transferpriser
• Skattelättnadssystem som kan utnyttjas

Genom att hantera dessa aspekter på ett lämpligt sätt kan man anpassa sig till det lokala rättssystemet och skattesystemet, vilket möjliggör internationell affärsverksamhet.

Åtgärder som tar hänsyn till språkliga och kulturella skillnader är nödvändiga

Språk och kommunikation är viktiga aspekter att beakta när företag expanderar internationellt. Det är grundläggande att förstå det eller de huvudspråk som talas i det land eller den region man expanderar till, och att ha förmågan att hantera affärer på plats.

När verksamheten och kommunikationen är intensiv kan det vara fördelaktigt att placera tvåspråkiga medarbetare som talar det lokala språket för att underlätta en smidig affärsutveckling. Om det är svårt att kommunicera i en annorlunda språkmiljö, bör man använda sig av tolk- och översättningstjänster.

Utöver språket är det också viktigt att förstå den kulturella bakgrunden och nyanserna. Vid internationell expansion krävs det att man visar respekt för den lokala kulturen och följer lämpliga affärsmanér.

Som en del av företagets interna åtgärder kan man nämna initiativ som att ge de anställda som tilldelas uppgifterna lämplig utbildning i interkulturell kommunikation.

Relaterad artikel: Vad är internationell juridik vid global expansion? En förklaring av nödvändiga färdigheter och arbetsuppgifter[ja]

Viktiga punkter vid affärer och kontrakt i utlandet

När ett företag expanderar internationellt finns det många faktorer att beakta, men en av de viktigaste är transaktioner och kontrakt. Att i kontraktet fastställa en klausul för tvistlösning och tillämplig lag är avgörande för att klargöra metoden för att lösa eventuella tvister och vilken lagstiftning som ska tillämpas.

Om det skulle uppstå juridiska problem är det viktigt att vara förberedd för att kunna lösa dem snabbt.

Tvistlösningsklausul och tillämplig lag

I internationella transaktioner är det viktigt att i kontraktet fastställa en tvistlösningsklausul och tillämplig lag.

En tvistlösningsklausul är en bestämmelse i kontraktet som fastställer metoden för att lösa tvister. Alternativen för tvistlösning inkluderar rättegång, skiljeförfarande och medling, där skiljeförfarande ofta föredras i internationella kontrakt. Om skiljeförfarande väljs, specificeras vilken skiljedomstol och vilka förfaranden som ska användas.

Med en klausul om tillämplig lag bestämmer parterna vilken lagstiftning som ska tillämpas vid en tvist. När företag från olika länder gör affärer med varandra är det vanligt att de kommer överens om vilken lands eller regions lagstiftning som ska gälla vid en tvist. Detta inkluderar vanligtvis att fastställa följande:

• Landet där parternas huvudkontor är beläget
• Regionen där kontraktet ska verkställas
• Transaktionens huvudsakliga plats

Genom att inkludera dessa klausuler i kontraktet underlättas tvistlösningen.

Upprättande av kontrakt

När man gör affärer med utlandet är det viktigt att skapa kontrakt som är anpassade till varje enskilt fall. Förutom de ovan nämnda tvistlösningsklausulerna och klausulerna om tillämplig lag bör följande huvudpunkter fastställas i kontraktet:

• Grundläggande information såsom kontraktets giltighetstid
• Villkor för leverans av varor eller tjänster, pris och betalning
• Ansvar för skadestånd
• Villkor för kontraktets upphörande
• Sekretessavtal

Vid kontraktstillfället är det viktigt att tydligt ange handelsvillkor och juridiska aspekter. Det är lämpligt att få råd från experter och genomgå en juridisk granskning för att upprätta kontraktet på ett korrekt sätt.

Referens: Japanese Commercial Arbitration Association | Hur man skriver en skiljeklausul[ja]

Sammanfattning: Det är tryggt att ha en partner att rådfråga vid konflikter

När ett företag expanderar internationellt finns det alternativ som att etablera lokala dotterbolag, filialer eller representativa kontor, och det är viktigt att välja med förståelse för varje alternativs egenskaper och fördelar. Dessutom är det nödvändigt att förstå lokala lagar och regleringar, arbets- och skattelagstiftning, och att fastställa tillämplig lag i händelse av en tvist i kontraktet.

Fördjupa din förståelse för utländska lagar och regler för att sträva efter en smidig affärsutveckling. I situationer där juridiskt stöd behövs rekommenderar vi att du konsulterar med erfarna specialister.

Information om åtgärder från vår byrå

Monoliths juristbyrå har en omfattande erfarenhet inom IT, och särskilt inom internet och juridik. I takt med att den globala affärsverksamheten expanderar, ökar också behovet av juridisk granskning av experter. Vår byrå erbjuder lösningar inom internationell juridik.

Monoliths juristbyrås expertisområden: Internationell juridik och utlandsverksamhet[ja]