Cách thành lập doanh nghiệp (công ty) ở nước ngoài là gì? Giải thích cả về các loại hình và điểm chú ý

Không chỉ thị trường đang bị đình trệ mà dân số Nhật Bản cũng đang giảm sút, do đó, dự kiến sẽ có sự cạnh tranh gay gắt hơn nữa giữa các doanh nghiệp trong tương lai. Có lẽ một số nhà quản lý đang muốn mở rộng tầm nhìn từ thị trường nội địa ra thị trường lớn ở nước ngoài và muốn mở rộng kinh doanh của mình.

Khi các doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động kinh doanh ở nước ngoài, ngoài việc thành lập pháp nhân, còn có nhiều phương thức khác như mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, mỗi hình thức đều có đặc điểm và tính chất khác nhau. Bài viết này sẽ giải thích các phương thức thành lập pháp nhân ở nước ngoài và các loại hình công ty. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu những lợi ích và nhược điểm cũng như các điểm quan trọng khi thành lập pháp nhân nước ngoài, vì vậy hãy tham khảo để có thêm thông tin.

Phương pháp thành lập doanh nghiệp (công ty) ở nước ngoài

Để thành lập doanh nghiệp ở nước ngoài, bạn phải tuân theo quy định và tiến hành các thủ tục đăng ký theo luật lệ của quốc gia mà bạn dự định nhập cảnh. Do luật lệ và hệ thống pháp lý khác nhau giữa các quốc gia, phương pháp đăng ký và điều kiện thành lập công ty cũng rất đa dạng. Nói cách khác, có nhiều phương pháp đăng ký như có nhiều quốc gia vậy.

Việc thực hiện các thủ tục tại địa phương có thể tốn nhiều thời gian và công sức, do đó, việc nhận sự hỗ trợ từ các chuyên gia như luật sư là điều được khuyến nghị.

Các loại hình doanh nghiệp (công ty) có thể thành lập ở nước ngoài

Khi kinh doanh ở nước ngoài, có thể lựa chọn một trong bốn hình thức doanh nghiệp (công ty) sau đây:

• Công ty con địa phương
• Chi nhánh nước ngoài
• Văn phòng đại diện
• GEO (Global Employment Organization)

Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về từng loại hình.

Công ty Con Địa Phương

Công ty con địa phương là hình thức mà các doanh nghiệp Nhật Bản thành lập công ty tại địa phương, và đây là một hình thức phổ biến khi tiến hành mở rộng ra nước ngoài. Vì là công ty độc lập so với công ty mẹ ở Nhật Bản, nên có khả năng thực hiện các hoạt động kinh doanh khác nhau.

Khi thành lập công ty con địa phương, cần phải thực hiện các thủ tục thành lập theo luật địa phương, đăng ký doanh nghiệp, chuẩn bị và xử lý các điều lệ công ty cũng như quy định nội bộ. Việc áp dụng hệ thống tiền lương theo luật pháp địa phương cũng có thể giúp giảm chi phí nhân công.

Về việc kê khai thuế doanh nghiệp, chỉ cần thực hiện theo luật địa phương mà không cần phải kê khai tại Nhật Bản. Nếu thành lập công ty tại quốc gia có mức thuế thấp hơn so với Nhật Bản, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế từ sự chênh lệch về thuế suất.

Chi nhánh nước ngoài

Chi nhánh nước ngoài được coi là chi nhánh của trụ sở chính tại Nhật Bản và cần phải đăng ký lập chi nhánh tại Sở Tư pháp quản lý trụ sở chính, tương tự như việc thiết lập chi nhánh trong nước. Nếu là chi nhánh nước ngoài, thường có thể sử dụng điều lệ công ty, quy định nội bộ giống như tại Nhật Bản và cũng có thể thực hiện kế toán theo cách tương tự. Do đó, so với việc thành lập một công ty con tại địa phương, có thể giảm bớt công sức và chi phí tài chính khi thiết lập. Nếu việc mở rộng ra nước ngoài không diễn ra suôn sẻ và phát sinh lỗ, thì có thể trừ lỗ của chi nhánh vào lợi nhuận của trụ sở chính.

Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh nước ngoài có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh, điều này cũng là một điểm hấp dẫn. Lợi nhuận của chi nhánh nước ngoài sẽ phải nộp thuế và khai báo tại Nhật Bản. Tuy nhiên, nếu chi nhánh nước ngoài tạo ra lợi nhuận, cần phải khai báo thuế tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ sở. Trong trường hợp này, nếu thực hiện thủ tục “Hệ thống giảm trừ thuế đối với thuế nước ngoài” tại Nhật Bản, bạn có thể được giảm trừ một phần.

Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện theo nguyên tắc không thể thực hiện các hoạt động kinh doanh. Các công việc mà văn phòng đại diện có thể thực hiện bao gồm những hoạt động sau đây:

• Nghiên cứu thị trường
• Thu thập thông tin
• Liên lạc hành chính với trụ sở chính tại Nhật Bản

Văn phòng đại diện chỉ là cơ sở được thiết lập nhằm chuẩn bị cho việc thành lập công ty con tại địa phương hoặc chi nhánh ở nước ngoài, và không thể mở tài khoản ngân hàng. Ngoài ra, do không sinh lợi nhuận nên cũng không có nghĩa vụ nộp thuế.

GEO (Global Employment Outsourcing)

GEO (Global Employment Outsourcing) là dịch vụ outsource các hoạt động kinh doanh ở nước ngoài. Đây còn được gọi là dịch vụ đại lý tuyển dụng quốc tế và đang nhận được nhiều sự chú ý như một hình thức tiến ra thị trường quốc tế gần đây.

Khi sử dụng dịch vụ GEO, công ty đại lý tuyển dụng sẽ thuê nhân sự tại địa phương, và những nhân viên này có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh ngay tại quốc gia đó. Ngoài ra, công ty cung cấp dịch vụ GEO cũng sẽ đảm nhận việc quản lý nhân sự, thuế và pháp lý theo đúng luật địa phương.

Một trong những lợi ích của GEO là không cần thủ tục thiết lập chi nhánh hay công ty con, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Khi lựa chọn sử dụng GEO, việc tìm kiếm một công ty dịch vụ GEO đáng tin cậy trở nên vô cùng quan trọng.

Lợi ích của việc thành lập công ty (doanh nghiệp) ở nước ngoài

Khi thành lập công ty ở nước ngoài, nếu không hiểu rõ về những lợi ích và bất lợi có thể gặp phải, bạn có nguy cơ thất bại. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về lợi ích của việc thành lập công ty ở nước ngoài.

Thị trường hoạt động có thể mở rộng

Tại Nhật Bản, nhiều ngành công nghiệp đã phát triển chín muồi, nhưng trong tương lai, có khả năng quy mô thị trường sẽ thu hẹp do giảm dân số. Có thể hiện nay, có những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu có thể thâm nhập vào thị trường ngoài Nhật Bản, cơ hội để phát triển sẽ mở rộng.

Tùy thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ, có thể ở quốc gia đó không có đối thủ cạnh tranh. Dù tại Nhật Bản có thể khó khăn để thấy được cơ hội chiến thắng do cạnh tranh quá khốc liệt, nhưng ở nước ngoài, có thể thu được lợi nhuận lớn.

Chi phí có thể được kiểm soát

Ví dụ, chi phí nhân công ở khu vực châu Á thường thấp hơn so với Nhật Bản. Chi phí thuê cửa hàng hoặc văn phòng cũng rẻ hơn. Hơn nữa, việc sử dụng nguyên liệu địa phương mà không phải chịu thuế quan cũng là một điểm hấp dẫn.

Chi phí nhân công và nguyên liệu có thể được giữ ở mức thấp, do đó, có thể giảm chi phí sản xuất cho cùng một sản phẩm so với khi sản xuất tại Nhật Bản. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chi phí nhân công có thể tăng cao do sự phát triển kinh tế và cải thiện trình độ giáo dục của quốc gia nhập cảnh. Việc lập kế hoạch tính đến tỷ lệ tăng chi phí nhân công trong tương lai sẽ trở nên quan trọng.

Có những quốc gia có rào cản về sự chấp thuận và quy định thấp

Tại Nhật Bản, có nhiều hệ thống cấp phép và quy định kinh doanh, nhưng ở nước ngoài, có nhiều quốc gia có ít quy định hơn so với Nhật Bản. Có thể có trường hợp một số hoạt động kinh doanh không thể thực hiện được ở Nhật Bản do quy định nhưng lại có thể diễn ra một cách thuận lợi ở nước ngoài.

Biện pháp tiết kiệm thuế

Nếu doanh nghiệp có lợi nhuận tại các quốc gia có mức thuế thu nhập doanh nghiệp thấp hơn Nhật Bản, phần thuế phải nộp sẽ giảm xuống, từ đó trở thành một biện pháp tiết kiệm thuế. Thuế thu nhập doanh nghiệp ở Nhật Bản vào khoảng 30% (tỷ lệ thuế thực tế khi tính cả thuế địa phương và thuế doanh nghiệp), đây là mức thuế khá cao so với thế giới. Ví dụ, tại Iceland là 20%, tại Vương quốc Anh là 19%, tại Hungary chỉ có 9%, có nhiều quốc gia có mức thuế thu nhập doanh nghiệp thấp hơn Nhật Bản.

Tuy nhiên, cần phải lưu ý đến “Hệ thống thuế chống thiên đường thuế” và “Hệ thống thuế giá chuyển nhượng”. Hệ thống thuế chống thiên đường thuế là một cơ chế nhằm đối phó với việc tránh thuế thông qua việc sử dụng các công ty con ở nước ngoài. Nếu thiết lập công ty con tại các thiên đường thuế, có thể sẽ phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nhật Bản. Hệ thống thuế giá chuyển nhượng là một hệ thống thuế nhằm ngăn chặn việc chuyển lợi nhuận ra nước ngoài.

Nếu không chú ý đến những hệ thống này, có thể sẽ phải đối mặt với việc bị cơ quan thuế quốc gia đánh thuế bổ sung một khoản lớn sau này.

Tránh thuế: Hành vi cố gắng giảm bớt gánh nặng thuế thông qua việc che giấu hoặc sử dụng các hình thức không hợp lý cho các giao dịch chịu thuế.

Thiên đường thuế: Là các quốc gia hoặc khu vực không có thuế hoặc có mức thuế rất thấp, bao gồm các khu vực như Quần đảo Cayman thuộc Anh, Quần đảo Virgin ở Caribê, và tiểu bang Delaware của Hoa Kỳ.

Mở Rộng Nguồn Thông Tin và Mạng Lưới Quan Hệ

Việc đặt cơ sở tại nước ngoài sẽ tăng khả năng thu thập thông tin quý giá từ địa phương. Mạng lưới quan hệ của bạn cũng sẽ được mở rộng. Ngay cả với văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh, bạn vẫn có thể thu được những thông tin mà không thể biết được nếu không có mặt tại địa phương, từ đó có thể mở rộng hoạt động ra nước ngoài. Ngoài ra, tùy thuộc vào quốc gia mà bạn nhập cảnh, có thể có những tabu về tôn giáo, nhưng bạn cũng có thể chuẩn bị các biện pháp đối phó.

Nếu bạn có thể phát hiện nhu cầu đặc thù của địa phương hoặc xu hướng mới nhất, bạn có thể phát triển các hoạt động kinh doanh phù hợp với chúng, từ đó có thể tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp.

Số loại tiền tệ có thể sử dụng tăng lên

Càng nhiều quốc gia cho phép thành lập doanh nghiệp, số loại tiền tệ có thể sử dụng cũng sẽ tăng lên. Nếu có giao dịch với ngân hàng địa phương, bạn không cần phải đổi yên Nhật sang ngoại tệ để giao dịch. Do đó, bạn có thể tiết kiệm chi phí phí và xử lý giao dịch một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, lãi suất ở Nhật Bản thuộc hàng thấp nhất thế giới, do đó việc nắm giữ ngoại tệ có thể mang lại lợi ích. Nếu bạn phân bổ vốn vào nhiều loại tiền tệ khác nhau, điều này cũng sẽ giúp bạn phòng ngừa rủi ro do giá trị yên giảm.

Phạm vi gọi vốn trở nên rộng lớn hơn

Khi khởi nghiệp tại Nhật Bản, nếu không có vốn tự có, việc vay vốn từ các tổ chức tài chính là phổ biến. Tuy nhiên, cũng là sự thật rằng các công ty không có thành tích thường khó có thể nhận được sự tài trợ.

Ở nước ngoài, có những quốc gia phát triển hình thức “tài chính trực tiếp” nơi các nhà đầu tư cung cấp vốn vay, do đó, phạm vi gọi vốn có thể rộng lớn hơn so với Nhật Bản.

Nhược điểm khi thành lập công ty nước ngoài

Nắm bắt được những nhược điểm khi thành lập công ty nước ngoài sẽ giúp bạn có thể phòng ngừa rủi ro. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích các nhược điểm khi thành lập công ty nước ngoài.

Rủi ro đặc thù từ việc kinh doanh ở nước ngoài

Chỉ vì hoạt động ở nước ngoài, bạn cần lưu ý đến các rủi ro như công việc có thể bị mất hoặc lợi nhuận không tăng do tình hình của quốc gia đó. Ví dụ, trong thời gian dịch bệnh COVID-19, một số quốc gia đã thực hiện lệnh phong tỏa. Tùy thuộc vào quốc gia, bạn cũng có thể cần phải xem xét đến nguy cơ của khủng bố hoặc chiến tranh.

Do chính trị, tình hình xã hội, kinh tế và an ninh ở Nhật Bản khác biệt, nên có nhiều rủi ro quốc gia khác nhau tồn tại. Khi cử nhân viên Nhật Bản đến làm việc ở những khu vực có rủi ro, có thể bạn sẽ cần phải chuẩn bị nhà ở an toàn hoặc cải thiện phúc lợi xã hội. Về điểm này, việc thu thập thông tin trước là rất quan trọng.

Cần thực hiện xử lý thuế theo quy định của từng quốc gia

Khi thành lập công ty nước ngoài, bạn cần thực hiện xử lý thuế theo quy định của quốc gia đó, đây cũng là một nhược điểm. Bạn sẽ cần phải học về hệ thống kế toán và thuế của quốc gia đó, điều này sẽ tốn thời gian và chi phí. Ngoài ra, bạn cũng sẽ phải thực hiện nhiều thủ tục và đăng ký theo luật pháp địa phương.

Phải sử dụng các tổ chức tài chính khác biệt so với Nhật Bản

Vì công ty nước ngoài là một pháp nhân riêng biệt so với công ty mẹ ở Nhật Bản, có khả năng bạn không thể nhận được sự hỗ trợ tài chính từ các tổ chức tài chính Nhật Bản. Khi thành lập công ty nước ngoài, việc tìm hiểu và sử dụng các tổ chức tài chính và hệ thống hỗ trợ chỉ có ở nước ngoài để quản lý vốn là điều được khuyến nghị.

Chi phí cao khi cử nhân viên từ Nhật Bản sang nước ngoài

Việc cử nhân viên từ Nhật Bản sang công ty nước ngoài cũng là một nhược điểm vì sẽ tốn kém chi phí. Các chi phí liên quan đến việc cử nhân viên có thể bao gồm:

• Phụ cấp công tác nước ngoài
• Phụ cấp giáo dục cho con cái
• Phụ cấp khó khăn
• Phụ cấp cho người thân đi cùng
• Phụ cấp công tác đơn độc
• Chi phí chuyển nhà
• Phụ cấp nhà ở

Phụ cấp khó khăn: Phụ cấp để bảo đảm an toàn trong trường hợp nguy hiểm tại khu vực đó

Mặt khác, ngay cả khi bạn thành lập công ty nước ngoài với mục đích tìm kiếm nguồn lao động giá rẻ, nếu không tính toán kỹ lưỡng chi phí cho phúc lợi xã hội và các khoản khác, bạn có thể sẽ phải đối mặt với chi phí cao hơn dự kiến.

Ảnh hưởng đến tiến trình đào tạo nhân sự

Nếu có nhân viên được tuyển dụng tại địa phương, bạn sẽ cần phải cung cấp một hình thức đào tạo khác với người Nhật. Do hệ thống giáo dục ở nước ngoài khác biệt so với Nhật Bản, có thể bạn sẽ không thể thực hiện các khóa đào tạo phù hợp. Có trường hợp nhân viên địa phương phản đối phương pháp quản lý của Nhật Bản hoặc xảy ra xung đột do sự hiểu lầm trong giao tiếp. Trong những trường hợp đó, bạn có thể sẽ cần phải xây dựng một chương trình đào tạo độc đáo phù hợp với quốc gia đó, điều này cũng sẽ tốn kém thời gian và chi phí.

Ngoài ra, vì nhiều quốc gia không có nhiều rào cản đối với việc chuyển việc, không thể phủ nhận khả năng nhân viên sẽ chuyển công tác sau khi đã được đào tạo kỹ năng.

Những điểm cần lưu ý khi thành lập công ty (doanh nghiệp) ở nước ngoài

Có bốn điểm chính cần lưu ý khi thành lập công ty ở nước ngoài:

• Liệu hoạt động kinh doanh có phù hợp với quốc gia mà bạn muốn mở rộng hay không
• Quốc gia đó có tiềm năng phát triển trong tương lai hay không
• Quốc gia đó có chào đón sự tham gia của các doanh nghiệp nước ngoài một cách tích cực hay không
• Không chỉ xem xét việc tiết kiệm thuế là mục tiêu duy nhất

Dưới đây chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng điểm, xin hãy tham khảo khi bạn dự định thành lập công ty ở nước ngoài.

Sự phù hợp giữa nội dung kinh doanh và quốc gia mở rộng

Khi thành lập công ty con ở nước ngoài, việc tiến hành nghiên cứu thị trường một cách kỹ lưỡng và xác định xem hoạt động kinh doanh dự kiến có phù hợp với quốc gia đó hay không là rất quan trọng. Có nhiều điều không thể biết được nếu không thực sự thành lập công ty con ở nước ngoài, nhưng nếu nghiên cứu thị trường không đầy đủ, khả năng thất bại sẽ cao hơn.

Cần phải xem xét liệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mình có được chấp nhận ở quốc gia đó hay không.

Liệu quốc gia đó có tiềm năng phát triển trong tương lai hay không

Do sự phát triển của doanh nghiệp tại thị trường Nhật Bản có thể gặp khó khăn, có những công ty đang cân nhắc việc thành lập các công ty con ở nước ngoài. Tuy nhiên, nếu quốc gia mà bạn dự định nhập cảnh không có triển vọng phát triển, thì việc mở rộng ra thị trường quốc tế có thể trở nên vô nghĩa. Hãy tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng tại địa phương và xem xét liệu quốc gia đó có khả năng tăng trưởng kinh tế hay không.

Sự tích cực trong việc tiếp nhận doanh nghiệp từ nước ngoài

Có những quốc gia tích cực trong việc tiếp nhận doanh nghiệp từ nước ngoài. Tại Hoa Kỳ, mức độ tích cực có thể khác nhau tùy theo từng bang. Một số quốc gia cung cấp các chính sách ưu đãi, do đó việc chọn những quốc gia như vậy có thể giúp việc thành lập pháp nhân nước ngoài diễn ra một cách trơn tru hơn.

Không chỉ nhằm mục đích tiết kiệm thuế

Trong trường hợp thành lập công ty nước ngoài chỉ với mục đích tiết kiệm thuế, cần phải chú ý vì có thể vi phạm vào ‘Hệ thống thuế đối phó với các thiên đường thuế’ của Nhật Bản. Việc thành lập công ty tại các thiên đường thuế không phải là hành vi bất hợp pháp, tuy nhiên, do có nhiều trường hợp trốn thuế một cách không chính đáng trong quá khứ, việc kiểm soát đã trở nên nghiêm ngặt hơn.

Ngay cả khi bạn thành lập công ty tại thiên đường thuế, nếu đáp ứng các yêu cầu nhất định, có thể loại trừ việc áp dụng ‘Hệ thống thuế đối phó với các thiên đường thuế’. Các yêu cầu để được loại trừ áp dụng là như sau:

Tổng kết: Nên tham khảo ý kiến chuyên gia khi thành lập công ty (tổ chức) ở nước ngoài

Việc thành lập công ty ở nước ngoài có thể mang lại nhiều lợi ích như mở rộng thị trường và các biện pháp tiết kiệm thuế. Tuy nhiên, cũng không thể phủ nhận rằng có những nhược điểm như cần phải thực hiện các thủ tục thuế và hành chính phù hợp với quốc gia mà bạn dự định nhập cảnh, và tùy thuộc vào từng quốc gia mà có thể tồn tại các rủi ro khác nhau. Khi tiến hành mở rộng ra thị trường nước ngoài, việc nghiên cứu và thu thập thông tin tại địa phương trước là điều không thể thiếu.

Khi bạn lần đầu tiên thành lập công ty ở nước ngoài, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia là điều được khuyến nghị. Hãy nhận sự hỗ trợ từ những chuyên gia có kinh nghiệm và thành tích, và hướng tới việc thành lập công ty nước ngoài của bạn.

Giới thiệu về các biện pháp của Văn phòng Luật sư Monolith

Văn phòng Luật sư Monolith là một văn phòng luật sư có kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực IT, đặc biệt là Internet và luật pháp. Trong những năm gần đây, kinh doanh toàn cầu ngày càng mở rộng, và nhu cầu kiểm tra pháp lý bởi các chuyên gia ngày càng tăng. Văn phòng chúng tôi cung cấp các giải pháp liên quan đến pháp luật quốc tế.

Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Luật sư Monolith: Pháp luật quốc tế & Kinh doanh nước ngoài[ja]