Thủ tục để thực hiện trao đổi danh thiếp trực tuyến là gì? Giải thích cả các điểm cần lưu ý của 'Luật Email Điện tử Đặc biệt' của Nhật Bản

Do ảnh hưởng của sự lây lan của virus Corona mới, việc làm việc từ xa đã trở nên phổ biến, và không chỉ các cuộc họp nội bộ mà cả các cuộc họp và thương lượng giữa các công ty cũng đã chuyển sang trực tuyến.

Tuy nhiên, khác với việc gặp mặt trực tiếp, không có việc trao đổi danh thiếp giấy, đặc biệt khi có nhiều người tham gia, có thể bỏ sót việc nghe tên, phòng ban, chức vụ, v.v., do đó, việc trao đổi danh thiếp trực tuyến, có thể sử dụng trong các cuộc họp truyền hình, đang nhận được sự chú ý.

Tuy nhiên, có thể có nhiều người vẫn chưa hiểu rõ vì đây là một hệ thống mới ra đời.

Vì vậy, trong lần này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về quy trình thực tế, ưu và nhược điểm của việc “trao đổi danh thiếp trực tuyến”, cũng như các rủi ro khi sử dụng nó.

Đổi danh thiếp trực tuyến là gì?

Đổi danh thiếp trực tuyến là việc chuyển đổi “danh thiếp” giấy thành dữ liệu số và trao đổi chúng trên mạng.

Chỉ cần có môi trường Internet, bạn có thể gửi dữ liệu cho đối tác từ điện thoại thông minh hoặc máy tính, do đó, đây là phương pháp rất hiệu quả trong thời đại với Corona.

Đây vẫn là một phương pháp mới nên chưa có tiêu chuẩn, nhưng việc sử dụng kết hợp với công cụ quản lý danh thiếp dần dần được mở rộng.

Lợi ích của việc trao đổi danh thiếp trực tuyến

Có thể truyền đạt/ghi chú nhiều thông tin

Với dữ liệu danh thiếp đã được số hóa, bạn có thể ghi chú thông tin như liên kết đến trang web của công ty, thời gian và ghi chú cuộc thương thảo, vì vậy bạn có thể giữ được nhiều thông tin hơn so với danh thiếp giấy.

Có thể dễ dàng trao đổi danh thiếp với đối tác ở xa

Trong các cuộc họp trực tuyến và thương thảo, có thể có mối quan ngại rằng thực tế sẽ mờ nhạt so với các cuộc thương thảo trực tiếp. Tuy nhiên, nếu sử dụng việc trao đổi danh thiếp trực tuyến, bạn có thể tự giới thiệu một cách trôi chảy với người mới gặp và tạo ra sự giao tiếp một cách trôi chảy.

Không cần lo lắng về việc hết danh thiếp

Đối với nhân viên kinh doanh thương xuyên gặp gỡ nhiều khách hàng, so với danh thiếp giấy, họ có thể dễ dàng gửi dữ liệu danh thiếp cho đối tác từ điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay, vì vậy họ không cần phải lo lắng về việc hết danh thiếp.

Có thể quản lý danh thiếp một cách hiệu quả

Hơn nữa, bằng cách chuyển dữ liệu danh thiếp nhận được từ việc trao đổi danh thiếp trực tuyến thành cơ sở dữ liệu, bạn không cần phải có một hộp đựng danh thiếp. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ thông tin với các thành viên trong công ty và tìm kiếm theo nhu cầu bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu bằng cách sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay, điều này rất hiệu quả.

Nhược điểm của việc trao đổi danh thiếp trực tuyến

Cần môi trường Internet

Trong trường hợp họp qua video, bạn không cần phải lo lắng, nhưng khi trao đổi danh thiếp trực tuyến ở ngoại ô, bạn sẽ cần một thiết bị truyền thông như điện thoại thông minh hoặc máy tính và môi trường Internet.

Tuy nhiên, nếu bạn là một người làm kinh doanh, bạn sẽ mang theo một trong hai thiết bị là điện thoại thông minh hoặc máy tính, và Internet có thể được sử dụng ở nhiều nơi, vì vậy đây không phải là một vấn đề lớn.

Có khả năng tăng chi phí

Nếu nhân viên kinh doanh sử dụng cá nhân, bạn có thể sử dụng công cụ quản lý danh thiếp miễn phí, nhưng nếu công ty toàn bộ chia sẻ và sử dụng dữ liệu danh thiếp, bạn sẽ cần công cụ quản lý danh thiếp trả phí với nhiều tính năng, có thể làm tăng chi phí.

Tỷ lệ phổ biến của việc trao đổi danh thiếp trực tuyến thấp

Việc trao đổi danh thiếp trực tuyến phụ thuộc vào đối tác, vì vậy việc phổ biến rộng rãi là quan trọng để tận dụng lợi ích. Hơn nữa, số lượng công ty cung cấp dịch vụ ít, và sự hạn chế trong lựa chọn cũng có thể là một nhược điểm.

Thủ tục cần thiết cho việc trao đổi danh thiếp trực tuyến

Chuẩn bị công cụ quản lý danh thiếp

Dù không có công cụ quản lý danh thiếp, bạn vẫn có thể trao đổi danh thiếp trực tuyến. Tuy nhiên, khi xem xét việc tạo dữ liệu danh thiếp của mình và lưu trữ / sử dụng dữ liệu danh thiếp được gửi từ đối tác, việc sử dụng công cụ quản lý danh thiếp sẽ tốt hơn.

Tạo dữ liệu danh thiếp của bạn

Bạn tạo dữ liệu danh thiếp của mình bằng cách sử dụng công cụ quản lý danh thiếp để quét danh thiếp của mình bằng máy quét hoặc camera điện thoại thông minh.

Gửi dữ liệu danh thiếp của bạn

Phương pháp gửi dữ liệu danh thiếp thường sử dụng URL hoặc mã QR để người không có công cụ quản lý danh thiếp cũng có thể xem dữ liệu danh thiếp.

Phương pháp sử dụng URL

Trong trường hợp thương lượng hoặc cuộc họp dựa trên văn bản như email hoặc chat, bạn có thể gửi URL của dữ liệu danh thiếp đã tạo bằng công cụ quản lý danh thiếp, và đối tác có thể xem dữ liệu danh thiếp qua URL đó.

Phương pháp sử dụng mã QR

Trong trường hợp có thể xem hình ảnh như hội nghị truyền hình, bạn có thể nhúng mã QR vào nền ảo và đối tác có thể đọc mã QR bằng điện thoại thông minh để xem dữ liệu danh thiếp.

Phương pháp sử dụng chức năng của công cụ quản lý danh thiếp

Nếu đối tác cũng sử dụng công cụ quản lý danh thiếp giống như bạn, việc sử dụng chức năng trao đổi danh thiếp của công cụ quản lý danh thiếp sẽ giúp việc trao đổi danh thiếp trở nên dễ dàng.

Vấn đề pháp lý khi gửi email cụ thể

Liệu việc gửi email quảng cáo dịch vụ/sản phẩm của công ty tới địa chỉ email mà bạn đã nhận được từ việc trao đổi danh thiếp trực tuyến có phải là vấn đề pháp lý hay không? Vấn đề này liên quan đến việc kết hợp với Luật Email Cụ Thể của Nhật Bản (Japanese Specific Electronic Mail Law).

Email cụ thể là gì?

Email cụ thể là email được gửi đi với mục đích quảng cáo, bao gồm cả trường hợp mục đích gửi là để dẫn dụ người nhận đến trang web quảng cáo dịch vụ/sản phẩm.

Ví dụ, trong trường hợp bạn gửi email cảm ơn sau cuộc họp trực tuyến và đính kèm URL của trang web quảng cáo sản phẩm của công ty, việc sử dụng email công việc để quảng cáo không phải là điều hiếm hoi và thực tế đang được thực hiện rộng rãi.

Giới hạn gửi trong Luật Email Cụ Thể (Quy định về Opt-in)

Theo Luật Email Cụ Thể của Nhật Bản, nguyên tắc chung là việc gửi email cụ thể bị cấm trừ khi người nhận đã thể hiện “đồng ý” với việc gửi email cụ thể.

Tuy nhiên, theo điều 3, khoản 2 của luật này, nếu người gửi đã thông báo địa chỉ email của mình, việc gửi email từ phía người nhận có thể dự đoán được một cách nhất định, do đó, việc gửi email cụ thể có thể được thực hiện mà không cần sự đồng ý.

Nếu bạn muốn biết thêm về quy định về Opt-in, vui lòng xem bài viết dưới đây cùng với bài viết này.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Việc gửi email cụ thể cho đối tác trao đổi danh thiếp trực tuyến có phải là vi phạm pháp luật không?

Trong việc trao đổi danh thiếp trực tuyến, bạn thông báo dữ liệu danh thiếp bao gồm địa chỉ email cho đối tác, vì vậy, nó phù hợp với “trường hợp đã thông báo địa chỉ email của mình”, và việc gửi email cụ thể dường như không phải là vi phạm pháp luật.

Tuy nhiên, theo điều 2, khoản 1 của Luật thi hành Luật Email Cụ Thể, “phương pháp thông báo địa chỉ email của mình phải thông qua văn bản”, và dữ liệu danh thiếp kỹ thuật số không phải là “văn bản” không được bao gồm.

Theo quan điểm của Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản, hiện tại, danh thiếp kỹ thuật số không được coi là “văn bản”, và phán đoán rõ ràng đối với phương pháp trao đổi danh thiếp trực tuyến mới này dường như chưa được xác định.

Kết luận

Khi gửi email cụ thể đến địa chỉ email mà bạn đã nhận được từ việc trao đổi danh thiếp trực tuyến, do không có sự đồng ý bằng văn bản, nó có thể vi phạm Điều 3 của Luật Email Cụ Thể một cách chính xác.

Tuy nhiên, ngay cả khi thông báo trực tuyến, mục đích của ngoại lệ trong Luật Email Cụ Thể là “trong trường hợp đã thông báo địa chỉ email của mình, có thể dự đoán được một cách nhất định rằng email sẽ được gửi từ phía người nhận”, vì vậy, việc vi phạm pháp luật không được coi là nghiêm trọng.

Ngoài ra, ngay cả khi hành vi được xem là vi phạm, hình phạt sẽ không được áp dụng ngay lập tức, mà ban đầu sẽ có “lệnh biện pháp” liên quan đến việc cải thiện phương pháp gửi email, vì vậy, nếu bạn xử lý tại giai đoạn này, bạn có thể tránh được hình phạt.

Tóm tắt: Trao đổi danh thiếp trực tuyến và Luật email điện tử cụ thể của Nhật Bản

Lần này, chúng tôi đã giải thích về “Trao đổi danh thiếp trực tuyến” dựa trên các quy định pháp luật liên quan, bao gồm ① Ưu điểm và nhược điểm, ② Các thủ tục cần thiết, ③ Vấn đề pháp lý.

“Trao đổi danh thiếp trực tuyến” vẫn là một phương pháp mới, vì vậy có một số phần mà pháp luật chưa theo kịp. Nếu bạn đang cân nhắc việc gửi email điện tử cụ thể cho người mà bạn đã trao đổi danh thiếp trực tuyến, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận và nhận lời khuyên từ một luật sư có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phong phú trước, thay vì tự quyết định.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, đều có chuyên môn cao. Gần đây, việc trao đổi danh thiếp trực tuyến đang thu hút sự chú ý, nhưng việc triển khai nó cần phải kiểm tra pháp lý. Văn phòng luật sư của chúng tôi đã tiến hành kiểm tra pháp lý cho nhiều công ty. Chi tiết được mô tả trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]