Chuyển đổi công việc ủy thác thành làm việc từ xa. Nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng (biên bản) mới

Do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19, “làm việc từ xa” đã nhanh chóng trở thành trung tâm sự chú ý. Với sự tăng lên của các dịch vụ web và công cụ miễn phí dành cho việc làm việc tại nhà, làm việc từ xa dự kiến sẽ tiếp tục mở rộng.

Tuy nhiên, khi công ty nhận thầu thực hiện công việc được giao phó từ xa trong hợp đồng giao việc giữa các công ty, cần phải ký kết một hợp đồng mới (biên bản).

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về các điều khoản trong biên bản về việc thực hiện công việc nhận thầu từ xa trong hợp đồng giao việc.

Lưu ý rằng, trong bài viết này, biên bản là một loại văn bản được ký kết khi các bên liên quan đã ký kết hợp đồng và muốn sửa đổi hoặc bổ sung một phần nội dung của các điều khoản hợp đồng. Trong trường hợp này, nó được giới thiệu như một văn bản để bổ sung “thỏa thuận về việc thực hiện công việc từ xa” vào hợp đồng gốc đã ký kết.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Về phần mô tả đầu tiên trong Biên bản ghi nhớ

【Biên bản ghi nhớ】
Công ty cổ phần ●● (sau đây gọi là “Bên A”.) và Công ty cổ phần ●● (sau đây gọi là “Bên B”.) đã thống nhất như sau về “Hợp đồng ủy thác công việc” ký kết ngày ●● năm ●● (sau đây gọi là “Hợp đồng gốc”.), do đó, chúng tôi ký kết Biên bản ghi nhớ (sau đây gọi là “Biên bản này”.).

Đầu tiên, trong phần mô tả đầu tiên của Biên bản ghi nhớ, cần phải xác định rõ Biên bản này, được ký kết giữa các bên tham gia hợp đồng, liên quan đến hợp đồng nào đã được ký kết giữa các bên. Do đó, như ví dụ đã nêu, chúng tôi đã ghi rõ ngày ký kết Hợp đồng gốc, tên hợp đồng để xác định rõ Biên bản ghi nhớ này liên quan đến Hợp đồng gốc nào.

Về các điều khoản liên quan đến mục đích

Điều 1 (Mục đích)
Bản ghi nhớ này nhằm mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh COVID-19, bằng cách quy định các vấn đề cơ bản liên quan đến việc thực hiện công việc được giao (dưới đây gọi là “công việc này”) tại nhà của người phụ trách công việc trong việc giao việc, dựa trên hợp đồng gốc.

Trong các điều khoản liên quan đến mục đích, chúng tôi mô tả ý định của việc ký kết bản ghi nhớ. Bản ghi nhớ này được ký kết với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh COVID-19, vì vậy chúng tôi mô tả điều này.

Trong ví dụ về các điều khoản của bản ghi nhớ này, chúng tôi mô tả dựa trên giả định rằng người phụ trách công việc sẽ thực hiện công việc tại nhà trong việc giao việc. Tùy thuộc vào từng trường hợp, có thể cần phải thay đổi nội dung mô tả về phương pháp thực hiện công việc này.

Về các điều khoản liên quan đến công việc từ xa

Điều 2 (Công việc từ xa)
Công việc từ xa là việc người phụ trách công việc trong dự án được giao thực hiện công việc của mình tại nhà, thông qua các đường truyền mạng khác nhau, sử dụng các thiết bị và dụng cụ (dưới đây gọi là “thiết bị và dụng cụ được cho mượn”) cần thiết cho công việc này đã được cho mượn hoặc cung cấp, cũng như các thiết bị và dụng cụ mà bản thân họ sở hữu.

Trong hợp đồng, có thể có mô tả về định nghĩa của từng thuật ngữ, nhưng trong ví dụ về điều khoản này, chúng tôi cũng đã mô tả định nghĩa của “công việc từ xa”. Bạn có thể thay đổi nội dung mô tả tùy thuộc vào nội dung công việc và thiết bị, dụng cụ được sử dụng.

Lý do chúng tôi mô tả rõ ràng như một định nghĩa là để làm rõ ý nghĩa của công việc từ xa mà chúng tôi dự định trong quan hệ giữa các bên ký kết hợp đồng, nhằm ngăn chặn các tranh chấp phát sinh từ sự khác biệt trong nhận thức. Công việc từ xa là một trong những điểm chính của bản ghi nhớ này, vì vậy, ngay cả khi đó là một thuật ngữ phổ biến, việc mô tả nó như một định nghĩa vẫn có ý nghĩa.

Về các điều khoản liên quan đến việc thực hiện công việc từ xa

Điều 3 (Thực hiện công việc từ xa)
1. Bên B, dựa trên yêu cầu của Bên A, khi thực hiện công việc từ xa, phải tuân thủ các điều sau:
1) Ngày và giờ thực hiện công việc chính, theo nguyên tắc, sẽ là ngày làm việc và giờ làm việc do Bên A quy định.
2) Báo cáo công việc bao gồm “thời gian bắt đầu công việc”, “thời gian kết thúc công việc”, “thời gian bắt đầu và kết thúc nghỉ giải lao và di chuyển” sẽ được báo cáo ngay lập tức.
2. Tất cả các chi phí phát sinh khi Bên B thực hiện công việc từ xa (bao gồm nhưng không giới hạn ở chi phí điện, chi phí liên lạc, v.v.) sẽ do Bên B chịu trách nhiệm.
3. Bên A, khi kết thúc thời gian thực hiện công việc từ xa, phải thông báo trước cho Bên B.

Điều khoản này chi tiết quy định về ngày giờ, thời gian, nội dung báo cáo và trách nhiệm chi trả chi phí khi nhân viên của Bên B thực hiện công việc từ xa, cũng như việc thông báo khi kết thúc thời gian thực hiện công việc từ xa.

Trong Điều 3, Khoản 1 nói rằng “dựa trên yêu cầu của Bên A”, nhưng cũng có thể xem xét trường hợp Bên B có yêu cầu. Do đó, có thể xem xét việc quy định các yêu cầu khi thực hiện công việc từ xa dựa trên nội dung khác với ví dụ điều khoản trên.

Ngoài ra, cũng có thể xem xét việc thêm “nội dung công việc” vào “báo cáo công việc” theo Điều 3, Khoản 1, Mục 2 của ví dụ điều khoản trên. Vì công việc từ xa làm cho nội dung công việc của bên nhận thầu trở nên khó nhìn thấy hơn, có thể phát sinh tranh chấp về việc đã làm việc hay chưa. Trong ý nghĩa tránh rắc rối như vậy, việc quy định báo cáo nội dung công việc trong “báo cáo công việc” có ý nghĩa. Để không để lại hậu quả xấu sau này giữa các bên, cần thảo luận kỹ lưỡng về việc nên báo cáo những mục nào.

Về các điều khoản liên quan đến việc xử lý thiết bị cho mượn

Điều 4 (Xử lý thiết bị cho mượn)
1. Bên B sẽ sử dụng thiết bị cho mượn sau khi đã kiểm tra cần thiết, và sẽ lưu trữ, quản lý chúng với sự chú ý của người quản lý tốt. Trường hợp Bên A đặt ra các điều cần lưu ý liên quan đến thiết bị cho mượn, Bên B sẽ lưu trữ, quản lý theo các điều đó.
2. Bên B không được chuyển nhượng, cho thuê lại, chuyển giao quyền sở hữu, cung cấp tài sản đảm bảo, hoặc sử dụng thiết bị cho mượn cho mục đích khác.
3. Khi Bên B hoàn thành công việc hoặc khi có yêu cầu từ Bên A, Bên B sẽ trả lại cho Bên A tất cả tài liệu (bao gồm cả bản sao và bản nhân bản) đã được cho mượn / cung cấp.
4. Nếu thiết bị cho mượn bị mất hoặc hỏng do cố ý hoặc sơ suất của Bên B, hoặc không thể trả lại (bao gồm cả trường hợp bị mất cắp và mất), Bên B sẽ báo cáo cho Bên A ngay lập tức qua điện thoại hoặc phương tiện khác, cũng như báo cáo chi tiết bằng văn bản và tuân theo chỉ dẫn của Bên A. Trong trường hợp này, Bên A có quyền yêu cầu Bên B bồi thường thiệt hại, và phương pháp, số tiền bồi thường sẽ được quyết định thông qua thỏa thuận giữa Bên A và Bên B.

Điều khoản này quy định về trách nhiệm quản lý, mức độ chú ý đối với thiết bị cho mượn, cũng như trách nhiệm bồi thường khi thiết bị cho mượn bị mất hoặc hỏng trong quá trình thực hiện công việc của bên nhận thầu.

Tùy vào nội dung của thiết bị cho mượn, nhưng ví dụ, nếu bên nhận thầu mất tài liệu của bên giao thầu, có thể dự đoán rằng bên giao thầu sẽ chịu thiệt hại do nội dung của tài liệu bị rò rỉ ra ngoài. Khi nhân viên của bên nhận thầu làm việc tại nhà – một nơi riêng tư, so với khi làm việc tại văn phòng hoặc địa điểm chỉ định của bên nhận thầu, cần phải có ý thức quản lý thiết bị cho mượn cẩn thận hơn. Vì vậy, chúng tôi đã thiết lập một điều khoản độc lập để quy định về thiết bị cho mượn.

Về các điều khoản bảo đảm an ninh

Điều 5 (Bảo đảm an ninh)
1. Bên B phải nỗ lực bảo đảm an ninh cho môi trường kết nối và thiết bị cho mượn, cũng như ngăn chặn việc xâm nhập trái phép vào khu vực thực hiện công việc, mất mát thiết bị cho mượn, và ngăn chặn thiệt hại do nhiễm virus máy tính.
2. Trong trường hợp xảy ra sự cố, Bên B phải báo cáo ngay lập tức cho Bên A.

Điều khoản này quy định về nghĩa vụ cố gắng ngăn chặn thiệt hại và nghĩa vụ báo cáo khi xảy ra thiệt hại liên quan đến an ninh môi trường phần cứng và mạng khi người nhận giao kết thực hiện công việc. Điều này là bởi vì mức độ an ninh trong làm việc từ xa có thể thấp hơn so với khi thực hiện công việc tại văn phòng hoặc địa điểm chỉ định của người nhận giao kết. Ví dụ, có thể có trường hợp máy tính của nhân viên người nhận giao kết không được cài đặt phần mềm bảo mật khi thực hiện công việc, và việc xâm nhập vào nhà riêng của nhân viên người nhận giao kết dễ dàng hơn so với việc xâm nhập vào văn phòng của người nhận giao kết. Có thể cần phải tăng mức độ nghĩa vụ bảo đảm an ninh của người nhận giao kết hơn nghĩa vụ cố gắng, và cũng có thể cần quy định các yêu cầu cụ thể về bảo đảm an ninh từ phía người giao kết.

Tóm tắt

Lần này, chúng tôi đã giải thích về bản ghi nhớ liên quan đến hợp đồng ủy thác công việc có nội dung công nhận việc làm việc từ xa. Con đường đến khi dịch bệnh COVID-19 kết thúc vẫn còn mờ mịt, nhưng các doanh nghiệp cần tiếp tục chú ý đến tình trạng sức khỏe hàng ngày của nhân viên và vượt qua khó khăn này.

Nếu bạn đang xem xét việc triển khai làm việc từ xa và lo lắng hoặc không an tâm về cách làm việc liên quan đến làm việc từ xa cho từng vụ việc cụ thể, cách ghi chú trong hợp đồng, v.v., chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với luật sư có kiến thức chuyên môn sâu rộng.

Giới thiệu về dịch vụ soạn thảo và xem xét hợp đồng do văn phòng luật sư của chúng tôi cung cấp

Văn phòng luật sư Monolis, với ưu điểm trong lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh, không chỉ giới hạn trong việc nhận hợp đồng, mà còn cung cấp các dịch vụ như soạn thảo và xem xét hợp đồng cho các công ty khách hàng và công ty đối tác của chúng tôi.

Nếu bạn quan tâm, hãy xem chi tiết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]