Thời gian thử việc và địa vị pháp lý của người lao động không chính thức trong luật lao động Nhật Bản

Luật lao động của Nhật Bản (Japan’s Labor Law) đã xây dựng một hệ thống mạnh mẽ để bảo vệ người lao động. Sự bảo vệ này thể hiện qua việc, một khi hợp đồng lao động chính thức được thiết lập, nhà sử dụng lao động sẽ bị hạn chế đáng kể quyền chấm dứt đơn phương hợp đồng, tức là việc sa thải. Tuy nhiên, từ góc độ quản lý doanh nghiệp, có một nhu cầu cần thiết để đánh giá xem nhân sự mới có thực sự phù hợp với văn hóa và nội dung công việc của công ty hay không, thông qua công việc thực tế. Để cân bằng giữa yêu cầu quản lý và nguyên tắc bảo vệ người lao động, hệ thống pháp lý đã thiết lập “chế độ thử việc”. Chế độ thử việc được nhiều công ty sử dụng như một phần của quy trình tuyển dụng, nhưng tính chất pháp lý của nó và tính hợp pháp của việc chấm dứt hợp đồng lao động trong hoặc sau thời gian thử việc thường xuyên bị hiểu lầm. Hợp đồng lao động trong thời gian thử việc, theo pháp luật, được xác định là “hợp đồng lao động có điều kiện giữ lại quyền hủy bỏ”, và hành động chấm dứt hợp đồng này tương đương với “sa thải”. Do đó, tính hợp lệ của nó phải được đánh giá trong khuôn khổ quy định nghiêm ngặt về sa thải của luật lao động Nhật Bản. Bài viết này sẽ giải thích tính hợp pháp của việc sử dụng quyền hủy bỏ dự trữ trong thời gian thử việc, dựa trên tiêu chuẩn quyết định của tòa án Nhật Bản và các trường hợp cụ thể. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ xem xét vấn đề pháp lý liên quan đến hình thức làm việc của người lao động không chính thức có chức năng tương tự như thời gian thử việc, đặc biệt là trong trường hợp của việc làm theo dự định giới thiệu qua công ty nhân sự.  

Bản chất pháp lý của thời gian thử việc: Hợp đồng lao động có điều kiện giữ quyền chấm dứt

Trong thực tiễn pháp luật lao động tại Nhật Bản, bản chất pháp lý của thời gian thử việc đã được định rõ thông qua các phán quyết của tòa án. Thời gian thử việc mà nhiều công ty Nhật Bản áp dụng khi tuyển dụng không chỉ là giai đoạn đánh giá, mà từ ngày đầu tiên đã được hiểu là sự thiết lập một hợp đồng lao động chính thức giữa người sử dụng lao động và người lao động. Về điểm này, người lao động trong thời gian thử việc không có sự khác biệt cơ bản về pháp lý so với người lao động sau khi được tuyển dụng chính thức.  

Đặc điểm cốt lõi phân biệt hợp đồng lao động trong thời gian thử việc với hợp đồng lao động thông thường là việc người sử dụng lao động giữ quyền “chấm dứt hợp đồng”. Phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản vào ngày 12 tháng 12 năm 1973 (vụ việc Mitsubishi Jushi, 1973) đã đưa ra quyết định hướng dẫn trong lĩnh vực này và vẫn còn hiệu lực đến ngày nay. Trong phán quyết này, Tòa án Tối cao đã định nghĩa hợp đồng lao động trong thời gian thử việc là “hợp đồng lao động có điều kiện giữ quyền chấm dứt”. Điều này có nghĩa là, do thông tin có thể thu thập ở giai đoạn tuyển dụng ban đầu là hạn chế, người sử dụng lao động có quyền quan sát và đánh giá tính cách, năng lực và khả năng phù hợp với công việc của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định, và dựa trên đánh giá đó để quyết định việc tuyển dụng chính thức cuối cùng.  

Do đó, việc từ chối tuyển dụng chính thức sau khi thời gian thử việc kết thúc, hoặc chấm dứt hợp đồng trong thời gian thử việc, không phải là việc từ chối ký kết một hợp đồng mới mà là hành động một phía chấm dứt hợp đồng lao động đã được thiết lập từ phía người sử dụng lao động, tức là “sa thải”. Việc hiểu rõ bản chất pháp lý này là vô cùng quan trọng trong quản lý nhân sự liên quan đến thời gian thử việc. Bởi vì, nếu hành động đó được coi là “sa thải”, nó sẽ phải tuân theo các quy định nghiêm ngặt về sa thải được quy định trong Luật Hợp đồng Lao động của Nhật Bản sẽ được trình bày sau đây.  

Giới hạn việc sử dụng quyền hủy hợp đồng dự trữ: Lý thuyết lạm dụng quyền sa thải

Quyền hủy hợp đồng dự trữ mà người sử dụng lao động giữ trong thời gian thử việc không thể được sử dụng một cách không giới hạn. Như đã đề cập, việc sử dụng quyền hủy hợp đồng dự trữ được pháp luật đánh giá là “sa thải”, do đó, nó phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt về “lý thuyết lạm dụng quyền sa thải” theo Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản.

Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản quy định, “việc sa thải sẽ bị coi là lạm dụng quyền và vô hiệu nếu không có lý do khách quan hợp lý và không được xem là phù hợp theo quan niệm xã hội”. Theo quy định này, người sử dụng lao động cần đáp ứng cả hai yêu cầu “lý do khách quan hợp lý” và “tính phù hợp theo quan niệm xã hội” khi sa thải người lao động. Điều này cũng được áp dụng cho việc sa thải trong thời gian thử việc.

Tuy nhiên, trong trường hợp sa thải trong thời gian thử việc, các quyết định tòa án đã xem xét đến tính đặc thù của thời gian thử việc. Trong phán quyết vụ việc Mitsubishi Rayon, đã có quan điểm rằng việc sa thải dựa trên quyền hủy hợp đồng dự trữ không thể được thảo luận hoàn toàn giống như việc sa thải sau khi được tuyển dụng chính thức, và rằng “phạm vi rộng lớn hơn trong việc tự do sa thải nên được công nhận” đối với trường hợp trước. Cụm từ “phạm vi rộng lớn” không có nghĩa là yêu cầu về việc sa thải được nới lỏng, mà là phạm vi lý do sa thải được mở rộng. Cụ thể, mục đích của thời gian thử việc là đánh giá khả năng của người lao động, do đó, nếu kết quả đánh giá cho thấy người lao động thiếu khả năng phù hợp, dựa trên bằng chứng khách quan và hợp lý, đó có thể là lý do hợp lệ cho việc sa thải. Đối với nhân viên được tuyển dụng chính thức, việc sa thải chỉ vì “thiếu khả năng phù hợp” là rất khó khăn, nhưng trong thời gian thử việc, đây lại là tiêu chí đánh giá chính.

Ngoài ra, khi thực hiện sa thải, cần phải tuân thủ các yêu cầu về thủ tục. Điều 20 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản yêu cầu người sử dụng lao động, khi sa thải người lao động, phải thông báo trước ít nhất 30 ngày hoặc trả một khoản tiền lương trung bình tương đương với 30 ngày làm việc (tiền trợ cấp thông báo sa thải). Tuy nhiên, đối với người lao động trong thời gian thử việc, nếu họ được sa thải trong vòng 14 ngày sau khi được tuyển dụng, nghĩa vụ thông báo sa thải này không được áp dụng.

Xét xử theo tiền lệ về việc thực hiện quyền hủy bỏ hợp đồng dựa trên điều kiện tiên quyết tại Nhật Bản

Việc thực hiện quyền hủy bỏ hợp đồng dựa trên điều kiện tiên quyết có được đánh giá là “khách quan hợp lý” và “phù hợp với quan niệm xã hội” hay không, cuối cùng sẽ do tòa án quyết định dựa trên từng trường hợp cụ thể. Do đó, việc phân tích các tiền lệ xét xử trong quá khứ là điều cần thiết để hiểu rõ cơ sở đánh giá tính hợp pháp một cách cụ thể.

Các trường hợp sa thải được xem là hợp lệ tại Nhật Bản

Trong các trường hợp mà tòa án Nhật Bản đã xem xét và quyết định rằng việc sa thải trong thời gian thử việc là hợp lệ, thường thì có sự thừa nhận rằng khả năng hoặc tính phù hợp mà người lao động được kỳ vọng khi tuyển dụng đã thiếu hụt một cách rõ ràng và khách quan. Đặc biệt, trong trường hợp người lao động được tuyển dụng với tư cách là chuyên gia có kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể nhưng lại thiếu hụt những năng lực cơ bản, việc sa thải thường được chấp nhận dễ dàng hơn.

Ví dụ, trong vụ việc một nhân viên được tuyển dụng với tư cách là người có chứng chỉ hành nghề xã hội bảo hiểm lao động và được kỳ vọng sẽ quản lý công việc lao động nhưng không thể thực hiện các nhiệm vụ cơ bản (vụ án quần áo điều hòa không khí, Tòa án Cấp cao Tokyo, ngày 3 tháng 8 năm 2016), tòa án đã quyết định rằng việc sa thải là hợp lệ. Trong loại vụ việc này, nghĩa vụ của công ty trong việc cung cấp đào tạo rộng rãi cho nhân viên được hiểu là có giới hạn. Tương tự, trong trường hợp một nhân viên của công ty chứng khoán được tuyển dụng như một nhân sự có thể làm việc ngay lập tức nhưng sau nhiều lần hướng dẫn vẫn tiếp tục mắc lỗi và không có sự cải thiện (vụ án công ty G, Tòa án Quận Tokyo, ngày 25 tháng 2 năm 2019), việc từ chối nhận việc chính thức cũng được xem là hợp lệ. Những phán quyết này gợi ý rằng, khi sự thiếu hụt những kỹ năng cốt lõi mà là tiền đề cho việc tuyển dụng là rõ ràng, việc sử dụng quyền hủy bỏ hợp đồng dự phòng có thể được biện minh.

Các trường hợp sa thải bị tuyên bố vô hiệu

Mặt khác, các trường hợp mà tòa án đã quyết định sa thải là vô hiệu thường nổi bật với những vấn đề trong cách xử lý của phía người sử dụng lao động. Các loại hình chính bao gồm trường hợp lý do sa thải thiếu bằng chứng khách quan hoặc người sử dụng lao động đã bỏ qua việc cần thiết phải hướng dẫn và đào tạo.

Trong vụ việc một công ty thiết kế từ chối nhận chính thức một nhân viên được tuyển dụng với tư cách là người có kinh nghiệm do kỹ năng vẽ sơ đồ kém (Vụ việc sa thải nhân viên công ty thiết kế, Tòa án quận Tokyo, phán quyết ngày 28 tháng 1 năm 2015), tòa án đã tuyên bố sa thải là vô hiệu. Lý do được đưa ra là chỉ thị của công ty thiếu cụ thể và không có đủ bằng chứng khách quan để kết luận rằng năng lực của nhân viên không đủ. Ngoài ra, trong trường hợp một nhân viên được tuyển dụng với tư cách là bác sĩ thú y đã mắc lỗi trong công việc nhưng không thể nói là không có khả năng cải thiện và từ chối nhận chính thức (Vụ việc Fanimedick, Tòa án quận Tokyo, phán quyết ngày 23 tháng 7 năm 2013), sa thải cũng được tuyên bố là vô hiệu. Từ những trường hợp này, có thể thấy rằng tòa án coi thời gian thử việc không chỉ là khoảng thời gian để đánh giá nhân viên mà còn là thời gian mà người sử dụng lao động cần thực hiện hướng dẫn phù hợp và cung cấp cơ hội để cải thiện. Nếu phía người sử dụng lao động bỏ qua quy trình này, ngay cả khi nhân viên có vấn đề, rủi ro sa thải bị tuyên bố vô hiệu sẽ tăng cao.

Phân Tích So Sánh

Khi so sánh các trường hợp xét xử này, chúng ta có thể thấy rõ ranh giới quyết định tính hợp lệ của việc sa thải trong thời gian thử việc. Quyết định này không chỉ dựa trên hiệu suất của nhân viên mà còn dựa trên việc đánh giá tổng thể toàn bộ quá trình, bao gồm nội dung công việc được giao khi tuyển dụng (có phải là chuyên môn hay không), bản chất và mức độ nghiêm trọng của vấn đề, và quan trọng hơn cả là việc người sử dụng lao động cung cấp hướng dẫn và cơ hội cải thiện. Trong trường hợp nhân sự được tuyển dụng với tư cách là chuyên gia nhưng không thể phát huy chuyên môn của mình, việc sa thải có thể được biện minh dễ dàng hơn, trong khi đối với những người không có kinh nghiệm hoặc mới ra trường, doanh nghiệp được yêu cầu phải cung cấp sự hướng dẫn và đào tạo kỹ lưỡng hơn. Việc sa thải dựa trên lý do mơ hồ về “không đủ năng lực” có thể bị coi là vô hiệu về mặt pháp lý nếu không có hồ sơ hướng dẫn cụ thể hoặc đánh giá khách quan.

Bảng dưới đây so sánh các điểm chính trong phán quyết của các trường hợp xét xử tiêu biểu.

Vấn đề pháp lý tương tự như thời gian thử việc đối với lao động không chính thức tại Nhật Bản

Tương tự như thời gian thử việc, các doanh nghiệp tại Nhật Bản cũng có cơ chế để đánh giá khả năng của người lao động trong lĩnh vực lao động không chính thức. Đặc biệt, khuôn khổ lao động phái cử cung cấp khả năng quản lý rủi ro pháp lý khác biệt so với việc tuyển dụng trực tiếp.

Từ chối tiếp nhận chính thức trong hình thức phái cử dự kiến tuyển dụng theo Luật Nhật Bản

“Phái cử dự kiến tuyển dụng” là một hình thức phái cử lao động, trong đó người lao động được phái đến làm việc với điều kiện sẽ được công ty tiếp nhận tuyển dụng trực tiếp sau đó. Theo Luật Phái cử Lao động của Nhật Bản, thời gian phái cử này được giới hạn tối đa là 6 tháng và thời gian này thực chất đóng vai trò như một giai đoạn thử việc.  

Sự khác biệt quan trọng về mặt pháp lý giữa phái cử dự kiến tuyển dụng và thời gian thử việc trực tiếp tuyển dụng là bản chất của việc từ chối tiếp nhận chính thức sau khi kết thúc thời gian phái cử. Trong khi việc từ chối tiếp nhận sau thời gian thử việc trực tiếp có thể được coi là “sa thải”, thì việc từ chối tiếp nhận trong phái cử dự kiến tuyển dụng nguyên tắc được hiểu là “từ chối ký kết hợp đồng lao động trực tiếp”.

Một ví dụ quan trọng về phán quyết liên quan đến vấn đề này là trường hợp của Nintendo (phán quyết ngày 27 tháng 2 năm Reiwa 6 (2024) của Tòa án Quận Kyoto). Trong vụ án này, tòa án đã chỉ ra rằng hệ thống phái cử dự kiến tuyển dụng “có thể không dẫn đến việc tuyển dụng trực tiếp là một điều kiện hiển nhiên của hệ thống” và quyết định rằng kỳ vọng vào việc được tuyển dụng trực tiếp của người lao động không phải là quyền được bảo vệ theo pháp luật. Kết quả là, việc công ty tiếp nhận từ chối tuyển dụng trực tiếp được xác định là hợp pháp. Phán quyết này cho thấy, khi sử dụng hình thức phái cử dự kiến tuyển dụng, công ty tiếp nhận có thể đánh giá năng lực của người lao động với rủi ro pháp lý thấp hơn so với thời gian thử việc trực tiếp tuyển dụng. Điều này là do không có mối quan hệ hợp đồng lao động trực tiếp nào tồn tại giữa công ty tiếp nhận và người lao động trong thời gian phái cử.  

Giới hạn thời gian và việc tiếp nhận trực tiếp lao động phái cử tại Nhật Bản

Luật Lao động Phái cử của Nhật Bản quy định rằng, tại cùng một đơn vị tổ chức của cùng một nơi làm việc, việc tiếp nhận liên tục lao động phái cử được giới hạn tối đa là 3 năm. Sau khi đạt đến giới hạn thời gian này, nếu công ty tiếp nhận muốn tiếp tục sử dụng lao động đó, công ty sẽ được coi là đã đề nghị việc tiếp nhận trực tiếp lao động đó. Tuy nhiên, nghĩa vụ đề nghị này không nhất thiết yêu cầu phải là việc tiếp nhận làm nhân viên chính thức không xác định thời hạn, mà cũng có thể đề nghị việc tiếp nhận dưới hợp đồng có thời hạn.  

Tóm lược

Dưới hệ thống luật lao động của Nhật Bản, thời gian thử việc là một công cụ quản lý quan trọng để đánh giá tính phù hợp của những người được tuyển dụng mới. Tuy nhiên, đây không phải là khoảng thời gian mà người sử dụng lao động có quyền sa thải tự do. Hợp đồng lao động trong thời gian thử việc được coi là “hợp đồng lao động có điều kiện giữ lại quyền chấm dứt”, và việc kết thúc nó được xem xét nghiêm ngặt như một “sa thải”, dưới lý thuyết lạm dụng quyền sa thải. Để việc sử dụng quyền chấm dứt hợp đồng được biện minh một cách hợp pháp, cần phải có những lý do khách quan và hợp lý chứng minh sự thiếu hụt về tính phù hợp, một quá trình đánh giá công bằng, và quan trọng hơn hết là việc cung cấp hướng dẫn cẩn thận và cơ hội để cải thiện. Các phán quyết của tòa án có xu hướng đưa ra những quyết định nghiêm khắc đối với những trường hợp sa thải một cách dễ dãi mà thiếu những quy trình này. Mặt khác, các khuôn khổ lao động không chính thức như hình thức phái cử nhân sự dự kiến chuyển đổi sang nhân viên chính thức có thể cung cấp một hồ sơ rủi ro khác biệt và trong một số trường hợp cụ thể có thể là một lựa chọn thay thế hiệu quả. Việc hiểu rõ những khuôn khổ pháp lý này và thực hành quản lý nhân sự lao động một cách thích hợp là chìa khóa để ngăn chặn tranh chấp pháp lý từ trước và duy trì một hoạt động kinh doanh ổn định.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước liên quan đến các vấn đề pháp lý lao động phức tạp như đã được giải thích trong bài viết này. Văn phòng chúng tôi có nhiều luật sư nói tiếng Anh với các bằng cấp luật sư nước ngoài, hiểu biết sâu sắc về thực tiễn và quy định lao động của Nhật Bản, có khả năng hỗ trợ mạnh mẽ cho các doanh nghiệp triển khai hoạt động quốc tế. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn về việc thiết lập thời gian thử việc, xây dựng quy tắc làm việc, giải quyết vấn đề sa thải, và mọi vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự lao động.