日本就業簽證:從不同外國員工招募形態看手續與策略要點

在當今全球化加速的商業環境中，獲取具有多元背景的優秀外籍人才，已成為日本企業保持國際競爭力和創造新創新的重要經營策略。然而，雇用外國人的過程不僅僅是進行招聘活動那麼簡單。包括日本出入國管理及難民認定法（以下簡稱「入管法」）在內的相關法律嚴格規定了外國人在日本工作的要求和程序，準確理解並遵守這些法律程序是至關重要的。程序上的疏忽或誤解可能導致招聘計劃的大幅延遲，甚至在最壞的情況下引發嚴重的合規風險。本文將聚焦於企業在日本雇用外籍人才時面臨的三種主要招聘形式：「留學生的應屆畢業生招聘」、「在日本居住的外國人的跳槽招聘」以及「居住在海外的外國人的招聘」。本所將根據最新的法律，全面且具體地解釋每種情境下的法律程序、所需文件以及實務操作時的注意事項，為企業的經營層或法務與人事負責人提供在各個招聘過程中策略性和順暢進行的指導。

日本就業簽證制度的基礎知識

為了理解雇用外國人的程序，首先必須掌握日本在留資格制度的基本架構。

在日本被認可的就業居留資格

日本的入境管理法規定了外國人在日本停留和活動的法律地位——「居留資格」。在日本可以進行的活動根據不同的居留資格有嚴格的規定，而是否允許從事收入活動，即就業，則取決於所持有的居留資格類型。

居留資格可以根據就業活動的可否大致分為三大類。首先，像是「永住者」或「日本人的配偶等」這樣的居留資格，活動沒有限制，原則上可以從事任何職業。其次，活動內容被限定在特定範圍的居留資格，包括企業雇用專業外國人才時最常使用的「技術・人文知識・國際業務」等。持有這類居留資格的外國人只能從事被許可的範圍內的工作。第三類是原則上不被允許就業的居留資格，如「留學」或「短期停留」。

本文將重點介紹在雇用白領專業人士時最相關的「技術・人文知識・國際業務」居留資格。這個居留資格涵蓋以下三個業務領域：

• 技術：屬於理學、工學或其他自然科學領域，需要特定技術或知識的工作。例如，IT工程師、程式設計師、機械設計技師、研究開發人員等。
• 人文知識：屬於法律學、經濟學、社會學或其他人文科學領域，需要特定知識的工作。這包括市場營銷、財務、法務、經營顧問等職種。
• 國際業務：需要基於外國文化的思維或感受性的工作。翻譯、口譯、語言教學、海外交易業務、設計師等都屬於此類。

在日本取得居留資格的共通要件

為了取得「技術・人文知識・國際業務」的居留資格，外國人申請者本人與雇用他們的企業雙方都必須滿足法務省令所定的標準。

首先，對於申請者本人的要求，必須具備與擬從事的業務相關的學術背景或實務經驗。具體來說，原則上需要畢業於相關領域的大學，或者擁有10年以上的實務經驗。然而，對於「國際業務」中的翻譯、通譯、語言教學以外的工作，如果有3年以上的相關實務經驗，則被認為符合要求。出入國在留管理局在審查時，會嚴格評估申請者的專業領域或職業歷史與受聘後將從事的工作內容之間的相關性。

接著，對於企業方面的重要要求，包括報酬金額和經營的穩定性。關於報酬，規定外國人所獲得的薪資必須與從事相同工作的日本人員工的報酬相當或更高。這是為了防止外國勞工被不公平地低薪雇用的重要標準。日本的勞動基準法第3條也禁止基於國籍的薪資或其他勞動條件上的歧視性待遇，這一原則也會在居留資格的審查中被考慮。此外，雇用外國人的企業必須證明其業務的穩定性和持續性，從而表明企業有能力持續雇用該外國人並穩定支付薪資。

日本申請在留資格時的企業分類制度

在日本申請在留資格的手續中，出入國在留管理局為了加快申請流程，會根據企業的規模和信譽將雇主分為四個類別。這些類別將決定申請時需要提交的文件數量。

• 類別1：在日本證券交易所上市的公司、獲得國家認可的公益法人等。
• 類別2：前一年度的薪資所得源泉扣繳憑單等法定報表總額中源泉扣繳稅額達到1000萬日元以上的團體或個人。
• 類別3：提交了前一年度法定報表總額的團體或個人（不包括類別2）。
• 類別4：不屬於上述任何一類的團體或個人（如新設法人等）。

屬於類別1或2的企業，由於被認為社會信用度高和經營穩定，所需提交的文件大幅簡化。相反地，類別3和4的企業，特別是新設法人，則需要提交更多證明業務穩定性的資料（如事業計劃書、決算文件等）。這個分類制度不僅僅是行政手續上的差異，了解自家企業屬於哪個類別對於制定招聘計劃和準備所需文件至關重要。例如，屬於類別4的初創企業，相較於類別1的上市公司，在在留資格審查上需要更長的時間和更詳細的審查，這就需要制定一個預先考慮到這些因素的招聘計劃。這是一個直接影響招聘活動中時間和人力資源分配的戰略性要素。

募集形態別：在日本新卒採用留學生的情況

對於許多企業而言，從日本國內的大學或專門學校畢業的優秀外國留學生，作為新卒採用是一個重要的人才獲取機會。

手續概要：「在留資格變更許可申請」

留學生所持有的在留資格「留學」是以學業為目的，原則上不允許全職工作。因此，為了在畢業後於企業開始正式工作，需要在入職日之前將在留資格變更為可就業的類型，通常是「技術・人文知識・國際業務」。這項手續稱為「在留資格變更許可申請」，由本人向地方出入國在留管理官署提出。

申請流程與所需文件

雖然申請由留學生本人進行，但雇主企業有義務準備並提供申請所需的多份證明文件。所需文件大致可分為申請者本人和企業各自準備的部分。

申請者（留學生）需準備的主要文件如下：

• 在留資格變更許可申請書
• 證明照片（縱4cm×橫3cm）
• 旅券（護照）及在留卡（窗口呈現）
• 畢業證明書或畢業預定證明書
• 履歷書

接收企業需準備的主要文件如下：

• 證明企業類別的文件（例如：類別1的企業可提供四季報的副本，類別2・3的企業則提供前年度的薪資所得源泉徵收票等法定調書合計表的副本）
• 登記事項證明書
• 明確公司業務內容的資料（公司簡介、宣傳手冊等）
• 最近一年度的決算文件副本（特別是類別3・4的企業）
• 雇用契約書或勞動條件通知書的副本（需明確職務內容、薪資金額、雇用期間等）

官方的申請表格「在留資格變更許可申請書」可以從出入國在留管理局的網站下載。

• 網站名稱：出入國在留管理局
• 頁面標題：在留資格變更許可申請
• URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

申請窗口、期間、注意事項

申請應在申請者本人居住地的地方出入國在留管理官署窗口進行。出入國在留管理局公布的標準處理期間為1個月至2個月，但在畢業季節的3月至4月期間，由於申請集中，審查期間可能會比平常更長。因此，企業應該安排出有2至3個月的寬裕時間的計劃。

申請的時機也很重要。對於3月畢業的學生來說，通常前一年的12月左右就開始接受申請（根據管轄地區可能有所不同）。為了確保在畢業後及時獲得許可，一旦確定內定，就應該迅速進行準備工作。此外，在申請過程中，還需注意不要讓目前的「留學」在留期限到期。

募集形態別：在日本的外國人中途採用指南

針對已在日本就業的外國人進行中途採用，由於他們可望成為即戰力，因此許多公司積極採取此策略。在這種情況下，所需的程序將取決於應聘者目前的居留資格與新工作職責之間的關係。

前提的確認：職務內容與居留資格的整合性

在中途採用過程中，最重要的首步是確認候選人目前持有的居留資格所允許的活動範圍與公司預計讓其從事的職務內容是否一致。例如，若要聘用一名持有「技術・人文知識・國際業務」居留資格的IT工程師，在另一家公司擔任IT工程師，則活動範圍很可能是相同的。然而，若將同一IT工程師聘為市場營銷職位，則可能會被判定為活動範圍不同。若忽略此確認，可能會在後續程序中引發問題。

職務內容在同一範圍內的程序

若轉職後的職務內容仍在目前居留資格允許的活動範圍內，則無需更改居留資格本身。然而，根據法律，外國人本人有義務向主管機關報告雇主的變更。

此程序稱為「契約機關變更届出」，依據日本出入國管理法第19條的16項，外國人本人必須履行。具體來說，必須在離開前公司的日子起14天內提交「與契約機關的契約終止」的通知，以及在加入新公司的日子起14天內提交「與新的契約機關締結契約」的通知。這些通知可以通過出入國在留管理局的電子通知系統進行線上申請、親自前往地方出入國在留管理局的窗口提交，或郵寄至東京出入國在留管理局。

此外，雖然不是法律義務，但從企業風險管理的角度強烈建議進行「就業資格證明書」的申請。該證明書由出入國在留管理局正式證明新公司的職務內容在目前居留資格的範圍內。這項程序是自願的，但進行此步驟有顯著的好處。居留資格的更新是每隔幾年進行一次，在那時的審查中，轉職後新公司的活動內容將再次成為審查對象。如果在更新時被判定職務內容超出居留資格範圍，則可能導致更新不被批准，從而使該員工無法繼續工作，這是一個嚴重的風險。在轉職時獲得「就業資格證明書」可以預先避免這種風險，換言之，這是一種極為有效的策略手段，用於消除未來更新申請時的不確定性，確保雇用的穩定性。

職務內容在不同範圍內的程序

若轉職後的職務內容超出了目前居留資格的範圍（例如：將持有「教育」居留資格的人聘為企業規劃職位），則必須進行前述的「居留資格變更許可申請」。在獲得許可之前，不得讓其從事新的職務。申請流程和所需文件與聘用留學生為新員工的情況大致相同。

採用時的注意事項

在中途採用時，特別是候選人處於失業狀態時，有一些需要注意的事項。出入國管理法規定，如果外國人在沒有正當理由的情況下，超過三個月未持續從事居留資格所允許的活動，則可取消其居留資格。換句話說，如果候選人的失業期超過三個月，則他們將面臨居留資格被取消的風險。在聘用這類候選人時，必須意識到在未來居留資格更新或變更申請時，審查可能會比平常更嚴格。

募集形態別：在海外居住的外國人在日本的採用情況

當企業需要從海外招募專業人才至日本工作時，所需的程序與國內採用有所不同。

程序概要：「在留資格認定證明書交付申請」

在這種情況下，首先由日本國內的接收企業作為代理人，向地方出入國在留管理官署申請「在留資格認定證明書（Certificate of Eligibility, COE）」的交付。COE是由法務大臣預先證明申請人符合日本入境及在留條件的文件。獲得COE後，被採用的外國人需向其國家的日本大使館或總領事館提交COE，以獲得正式的簽證。隨後，持有該簽證便可進入日本，這是一個分兩階段的過程。

申請流程與所需文件

COE可以由申請人本人或接收機構的職員等代理人申請。

所需文件會根據企業類別而有所不同，但與在留資格變更許可申請相同，需要提交申請人本人相關的文件以及接收企業相關的文件。

接收企業需準備的主要文件包括：

• 在留資格認定證明書交付申請書
• 證明照片（申請人本人的）
• 回信用信封
• 申請人本人提供的文件（畢業證明、履歷、職務經歷書、資格證明等）
• 證明企業類別的文件、登記事項證明書、最近的財務報表副本、雇用契約副本等

「在留資格認定證明書交付申請書」的官方格式可以從出入國在留管理局的網站下載。

• 網站名稱：出入國在留管理局
• 頁面標題：在留資格認定證明書交付申請
• URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

申請窗口、期間與注意事項

申請應提交至接收企業所在地的地方出入國在留管理官署。標準處理期間為1至3個月，是三種採用形態中所需時間最長的。因此，在計劃從海外採用時，必須充分考慮到這個審查期間，並在此基礎上安排項目進度。

特別需要注意的是COE的有效期限。COE自發行日起3個月內若未能進入日本則會失效。在此期間內，申請人必須在本國獲得簽證並完成前往日本的旅程。

比較不同採用程序所需的時間對於制定採用策略至關重要。例如，如果有緊急職位需要在2個月內確保人才，從海外採用並等待1至3個月獲得COE可能不切實際。在這種情況下，採用國內居住的求職者可能更為迅速。然而，即使是這種情況，由於入職後14天內有報告義務，也需要迅速的辦公處理機制。因此，綜合理解每個程序的法律要求和時間線，選擇最適合公司需求的採用渠道，是成功的關鍵。

各種手續的比較與總結

以下表格總結了本所迄今為止所解說的三種招聘形態中，日本居留資格手續的主要差異。此表格將協助企業負責人迅速掌握各種情境的要點，以制定適當的招聘計劃。

總結

日本積極地吸引擁有專業技術與知識的外國人才，然而，規範這些雇用的法律制度極為精密，對於程序上的錯誤絕不寬容。為了成功地聘用外國人才，準確理解這些複雜的法律程序並計劃性地管理它們是至關重要的。獲得專家的支持，並積極推進這些流程，不僅僅是成本，更是一項戰略性投資，以確保重要的經營資源並避免法律風險。

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