關於電子報發送中的選擇加入(Opt-in)程序的方法

在電子郵件行銷中，過去主要是直接郵件，但隨著互聯網的普及，「電子報」的重要性正在增加。

只需點擊一下，就可以輕鬆、快速且低成本地向全球用戶發送電子報，這是電子報的主要吸引力。

然而，如果發送電子報不遵守相關法律法規，可能會受到監禁或罰款等懲罰。

特別是許多人對「選擇加入規定」（Opt-in regulation）一無所知，因此，本次將簡單明瞭地解釋發送電子報所需的「選擇加入程序」。

何謂「選擇加入」規定

「選擇加入（Opt-in）」是指，接收者事先向特定電子郵件的發送者表示，要求發送郵件，或者同意發送郵件。對於未表示「同意」的接收者，原則上禁止發送電子郵件廣告，這種規定被稱為「選擇加入」規定。

在2008年（西元2008年）的法律修訂之前，採用的是禁止向已經向發送者表示拒收的接收者發送郵件的「選擇退出（Opt-out）」方式，但由於件數的增加，已經改為「選擇加入方式」。

選擇加入規定的基礎是日本《特定電子郵件法》（關於特定電子郵件的發送的適正化等的法律）第3條第1項。

第3條（特定電子郵件的發送的限制）
發送者不得向下列以外的人發送特定電子郵件：
1. 事先向發送者或發送委託者（指委託發送電子郵件的人（僅限於以營利為目的的團體和經營業務的個人）。以下同樣。）通知要求發送特定電子郵件或同意發送的人
2. 除上述之外，根據總務省令和內閣府令的規定，向發送者或發送委託者通知自己的電子郵件地址的人
3. 除上述兩項之外，與使用該特定電子郵件作為廣告或宣傳手段的業務者有交易關係的人
4. 除上述三項之外，根據總務省令和內閣府令的規定，公開自己的電子郵件地址的團體或個人（對於個人，僅限於經營業務的人）

特定電子郵件

「特定電子郵件」是指以營利為目的的發送者（團體或個人）為了廣告或宣傳而發送的電子郵件，但以下類型的郵件也屬於「為了廣告或宣傳而發送的電子郵件」：

• 發送目的包含引導至廣告或宣傳商業服務、商品等資訊的網站的電子郵件
• 偽裝為SNS邀請、抽獎中獎通知、來自朋友的郵件或會員制網站上其他會員的聯繫等，以引導至商業目的網站的電子郵件

然而，以下類型的電子郵件不屬於「特定電子郵件」：

• 提供交易條件的業務通知或費用請求通知等與交易關係有關的通知，且不包含廣告或宣傳的內容，也不引導至廣告或宣傳的網站的電子郵件
• 僅為時候的問候，且不包含廣告或宣傳的內容，也不引導至廣告或宣傳的網站的電子郵件
• 由非營利組織如政治組織、宗教組織、NPO法人、勞工組合等發送的電子郵件

罰則

違反特定電子郵件法的話，總務大臣和內閣總理大臣可以對發送者發出「適合命令」、「改善命令」或「取消註冊」等。

此外，如果偽造發送者資訊進行發送，或者不遵守各種命令，將被處以1年以下的有期徒刑或100萬日元以下的罰金（對於法人，除了對行為者進行懲罰外，還可以對法人處以3000萬日元以下的罰金）。

選擇加入規定的例外

在選擇加入規定中，除了接收者對於特定電子郵件的發送表示「同意」之外，還允許向以下定義的人發送特定電子郵件。

以書面形式通知自己的電子郵件地址的人

如果交出了寫有自己電子郵件地址的「書面」，如名片等，由於理解可能會收到對方發送的電子郵件，因此即使沒有接收者的「同意」，也可以發送特定電子郵件。

此外，即使不是「書面」，只要是通過網站等方式通知的電子郵件地址，也可以在以下情況下，即使沒有接收者的「同意」，也可以發送特定電子郵件。

• 在與「契約成立」、「契約內容」、「訂單確認」等重要事項相關的電子郵件中附帶廣告的情況
• 在獲得接收者「同意」後發送的電子郵件（如電子報）的一部分中附帶廣告的情況
• 在免費取得電子郵件地址的免費郵件等中，作為免費使用條件附帶廣告的情況

※請注意，線上名片交換不屬於「書面」，因此將成為選擇加入規定的對象。

有交易關係的人

例如，如果開設了金融機構賬戶的客戶持續使用金融機構，則認為金融機構與客戶之間存在交易關係，此情況將成為選擇加入規定的例外。

然而，如果只是在網路商店購買一次的情況，則無法認為網路商店與客戶之間存在持續的交易關係，將成為選擇加入規定的對象。

公開自己的電子郵件地址的人

公開電子郵件地址的目的是為了接收第三方的電子郵件，因此即使是發送特定電子郵件，也被認為是可以接受的，並被視為選擇加入規定的例外。但是，如果顯示拒絕接收特定電子郵件，則將成為選擇加入規定的對象。

獲取同意的方法

如何獲取「同意」

在選擇加入（Opt-in）規定中最重要的是獲取接收者對於特定電子郵件發送的「同意」意願，判斷是否獲得「同意」需要滿足以下要求：

• 接收者已經認識到「特定電子郵件的發送」
• 對此有「贊成的意願表示」

為了明確「同意」的獲取，需要接收者回覆同意或確認郵件等。

<範例>
「※本郵件是發送給過去參加過本所的研討會、向本所提問等的人。如果您希望接收有關本所服務和產品等的電子報，請回覆本郵件。」

如何顯示以獲取「同意」

獲取「同意」時，接收者必須能夠認識到①郵件的發送者，以及②將發送含有廣告的電子郵件。因此，建議的顯示方法如下：

• 通過字體的「大小」和「顏色」使其突出
• 將顯示事項放置在「申請按鈕」附近
• 「希望接收廣告郵件」的選框應為空，讓接收者自行勾選（預設為關閉）
• 如果「希望接收廣告郵件」的選框已經被勾選（預設為開啟），則需要通過顏色或下劃線等方式讓接收者能夠認識到
• 如果多個業者將發送含有廣告的電子郵件，則需要列出各自的「業種」、「公司名稱」、「網站名稱」等

此外，為了防止接收者誤打誤撞地「同意」，本所建議在申請確認頁面等處顯示①已同意發送特定電子郵件，以及②特定電子郵件的標題等。

推薦使用雙重選擇加入

雙重選擇加入（Double Opt-in）是指，對於已經「同意」發送電子郵件的接收者的郵件地址，發送不含廣告內容的確認電子郵件，並通過接收者的回覆等確定特定電子郵件發送的「同意」。

這被推薦為一種有效的方法，可以防止未經許可使用他人的電子郵件地址進行「偽裝」的同意，並證明接收者的「同意」。

可以通過電話獲取「同意」嗎？

在法律上，並未限定獲取同意的方法，因此，通過電話獲取同意也是有效的。但是，由於有「保存證明同意的記錄」的義務，因此必須保存證明獲取同意的「時間」和「方法」等情況的記錄。

電子報發送者的義務

對於電子報等特定電子郵件的發送者，除了需要獲得收件人的「同意」外，還有一些義務。

顯示選擇退出等訊息

在日本的「特定電子郵件法」（Japanese Specific Electronic Mail Law）及其實施規則中，對特定電子郵件設定了以下的顯示義務：

• 特定電子郵件的發送負責人的姓名或名稱
• 發送負責人的地址
• 可以選擇退出的說明
• 用於選擇退出的電子郵件地址或網頁地址
• 用於投訴或詢問等的電話號碼、電子郵件地址或網頁地址

<選擇退出的說明範例>
「您可以隨時通過郵件底部的連結停止接收。」

<選擇退出方法的範例>
「如果您希望停止接收，請點擊以下的URL進行停止。」
「點此進行電子報服務的變更或取消」

關於選擇退出，顯示方法以及文字的「大小」、「顏色」、「配置」等，要讓收件人能夠容易識別是重點。

建議添加隱私政策

在網站的「聯絡方式顯示」之前，建議添加有關收件人的電子郵件地址等個人資訊的「揭露」、「修正」、「停止使用」等處理的隱私政策條款。

＜範例＞
「本所將根據個人資訊保護法，對於持有的個人資訊，如有開示、修正・添加・刪除、停止使用・刪除等（以下稱為「開示等」）的請求，本所將在確認請求者為本人後，依照個人資訊保護法立即處理。」

如果您想了解更多關於「根據個人資訊保護法製定隱私政策的要點」，請參考以下詳細說明，並與本文一起閱讀。

https://monolith-law.jp/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

保存「證明同意的記錄」

在選擇加入規定中，判斷是否合法的關鍵在於是否有收件人事先的「同意」，因此在「特定電子郵件法」第3條第2項中，規定了保存「證明同意的記錄」的義務。

保存內容

關於「證明同意的記錄」的保存內容，將是以下其中之一：

• 顯示獲得同意的「電子郵件地址」、「時間」、「方法」等情況的記錄
• 如果是通過書面、電子郵件、網站等獲得「同意」，則需要保存在獲得「同意」時向收件人展示的文字或畫面配置等固定部分的記錄

保存期間

保存期間原則上是從停止發送特定電子郵件的那一天起算，直到過去一個月的那一天為止。但是，如果違反相關法規並接到處置命令，則保存期間將根據最後一次發送的日期而變化，因此需要注意。

總結

本次本所詳細解釋了以下幾點：①何謂選擇加入規定，②選擇加入規定的例外情況，③選擇加入程序的方法，以及④電子報發送者的義務，這些都是基於「日本特定電子郵件法」和相關法規。

在實際的商業場景中，本所認為可能會出現本文未提及的案例。

在這種情況下，本所建議您不要自行判斷，而應該事先諮詢具有專業知識和豐富經驗的律師。