在日本雇用外國人:企業必須遵守的工作簽證與居留資格法律指南

在當今全球市場競爭日益激烈的背景下，日本企業要實現持續成長與創新，確保不分國籍的優秀人才已成為不可或缺的經營策略。然而，雇用外國人的過程不僅僅是招聘活動那麼簡單。它還涉及到必須準確理解並遵守包括日本的《出入國管理及難民認定法》（以下簡稱「日本入管法」）在內的複雜法律規定的法務手續。特別是，通常所稱的「簽證」在法律上分為海外的日本大使館等發給的「査証」和日本國內的出入國在留管理局許可的「在留資格」兩個不同的制度，理解這一區別是第一步。本文旨在為日本企業招聘外國人的負責人提供可靠信息，幫助他們掌握整個手續的全貌，避免潛在的法律風險。具體內容將從在留資格的基本分類開始，到為海外人才申請「在留資格認定證明書」的手續，根據企業規模不同的提交文件要求，以及企業若忽視合規可能面臨的嚴厲處罰，都將基於日本法律進行階段性且全面的解說。

簽證與在留資格基礎：日本就業的法律基礎

在雇用外國人時，首先需要理解的是「簽證（ビザ）」與「在留資格」的法律差異。簽證是指日本駐外大使館或總領事館對外國人持有的旅行證件進行有效性確認，並證明其進入日本無障礙的一種「推薦函」。相對於簽證，「在留資格」則是外國人登陸日本並進行滯留所需的法律資格，它規定了外國人可以進行哪些活動以及可以滯留多長時間。這些在留資格由日本法務省的外局——出入國在留管理局所管理，是日本國內活動的核心。

從企業招聘負責人的角度來看，這些在留資格可以根據就業活動的可行性大致分為三大類。

首先是「就業活動無限制的在留資格」。這些通常是基於個人身份或地位而授予的在留資格，如永住者、日本人的配偶等、永住者的配偶等、定住者。持有這些在留資格的外國人無法律限制地進行活動，因此可以像日本人一樣，從事任何職業。

其次是「在指定範圍內就業被認可的在留資格」。這是雇用從事專業或技術領域工作的外國人時最常見的類別。例如，屬於「技術・人文知識・國際業務」的理工技術人員、文科的企劃・市場營銷人員、翻譯等，從海外母公司或分支機構調派到日本的「企業內調派」人員，以及外國料理廚師等屬於「技能」的在留資格。這一類別的重要之處在於，只能在被許可的在留資格範圍內進行活動，存在嚴格的限制。

第三類是「原則上不被認可就業的在留資格」。這包括了「留學」、「家族滞在」、「文化活動」等。然而，即使是持有這些在留資格的人，如果從出入國在留管理局獲得了「資格外活動許可」，則可以例外地被允許就業。根據日本入管法第19條第2項，例如持有「留學」在留資格的學生，獲得此許可後，原則上可以從事每週不超過28小時的兼職工作。企業在雇用這一類別的外國人時，必須確認其在留卡上是否有資格外活動許可以及被許可的活動時間範圍。

理解這些分類對於判斷應聘者是否可以合法就業至關重要。以下是將這些概念進行比較的表格。

從海外聘請人才：日本在留資格認定證明書交付申請程序

當企業欲聘請居住在海外的外國人來日本工作時，一項標準程序便是進行「在留資格認定證明書交付申請」。該證明書根據日本入管法（Immigration Control and Refugee Recognition Act）第7條之2規定，在外國人入境日本前，由法務大臣預先證明其預定活動符合特定在留資格的要求。此制度旨在促進日本國外的在外公館進行簽證申請和日本機場等地的入境審查工作的順暢。

該程序包含以下五個步驟：

1. 日本國內申請：首先，接收企業作為代理人，在企業所在地的地方出入國在留管理官署提出在留資格認定證明書的交付申請。通常由日本國內的企業負責人或受委託的律師、行政書士代替外國人本人進行申請。
2. 出入國在留管理庁審查：申請被接受後，出入國在留管理庁的審查官會根據提交的文件，審查企業的穩定性與持續性、申請人的學歷與職歷，以及預定的工作內容是否符合在留資格的標準。審查期間根據申請內容和時期有所不同，但通常需要1至3個月。
3. 證明書的交付與發送：審查結果符合要求時，將交付在留資格認定證明書（若透過線上申請或註冊為線上使用者則通過電子郵件交付）。企業在收到證明書原件後，應透過國際郵件等方式將其寄送給海外的外國人本人，若是透過電子郵件收到則將其轉發給外國人本人。
4. 在外公館進行簽證申請：收到在留資格認定證明書的外國人需在居住國的日本大使館或總領事館申請簽證（Visa）。此時，出示證明書或企業轉發的電子郵件，由於實質審查已在日本完成，簽證通常在5個工作日內迅速發給。
5. 入境日本並獲得在留卡：簽證發給後，外國人便可前往日本。需注意的是，在留資格認定證明書自發行日起僅有3個月有效期，必須在此期間內入境日本。在日本機場進行的入境審查時，出示護照、簽證和在留資格認定證明書，若在羽田機場、成田國際機場、中部國際機場、關西國際機場、新千歲機場、廣島機場、福岡機場等地，將當場獲得「在留卡」。其他機場或港口則在入境後將在留卡郵寄至報告的居住地。在留卡是在日本的官方身份證明。

這一雙重程序基於合理設計，將實質審查集中於日本國內的專業機構—出入國在留管理庁，同時減輕海外在外公館的負擔，提高雇主和外國人雙方的預見性。這樣可以預防外國人在耗費大量時間和金錢抵達日本後，在入境口被拒絕入境的情況。

根據企業規模的四個分類及其定義

在申請就業相關的居留資格時，日本的出入國在留管理局會根據接收企業（所屬機構）的規模和信譽將其分為四個類別。這種分類是一種行政機制，用於決定申請程序的簡化程度，不同類別的企業需要提交的文件量有很大差異。企業必須準確了解自己屬於哪個類別，這是順利準備申請的關鍵。

類別1適用於被認為最具信譽的機構。具體來說，包括在日本證券交易所上市的企業、從事保險業務的相互公司、國家或地方公共團體，以及類似的公共法人等。這些機構因其社會信用度高且擁有穩定的經營基礎，所以在申請時需要提交的文件大幅減免。

類別2主要包括大型且穩定的非上市企業。該類別的判定標準是前一年度的「給與所得的源泉徵收票等法定調書合計表」上記載的源泉徵收稅額達到1000萬日元以上。即使源泉徵收稅額未達此標準，但若機構已獲得出入國在留管理局批准使用「居留申請在線系統」，也會被視為類別2。

類別3主要適用於中小企業。具體而言，是指已向稅務署提交前一年度法定調書合計表且源泉徵收稅額不足1000萬日元的團體或個人。日本大多數企業都屬於這一類別。

類別4適用於不屬於上述任何類別的團體或個人。最典型的例子是剛成立不久的新設法人。這些企業由於尚未結束一個財政年度，未提交法定調書合計表，因此需要通過其他文件證明其業務的穩定性和持續性。

這個分類制度旨在提高審查效率。屬於類別1和2的企業，由於其業務穩定性已經通過公共或客觀指標得到證明，因此審查重點主要放在外國人本人的適格性上。然而，對於類別3，特別是類別4的企業，不僅外國人本人，接收企業自身的業務內容和財務狀況也成為審查對象，因此需要提交更多的證明文件。

以下是匯總各類別定義和具體例子的表格。

依類別檢視企業應備文件

企業在申請在留資格認定證明書時，所需準備的文件會根據前述的四個類別有所不同。以下以許多企業常用的在留資格「技術・人文知識・國際業務」為例，具體解說所需文件。

首先，所有類別共通需要提交的文件如下，這些是申請的基礎文件。

• 在留資格認定證明書交付申請書：從出入國在留管理廳的網站下載最新格式使用。（出入國在留管理廳「在留資格「技術・人文知識・國際業務」」https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html）
• 照片：需貼於申請書上，符合規定規格的申請人本人證明照片。
• 回信用信封：用於通知審查結果，需明確寫明收件地址並貼上簡易掛號用的郵票。
• 勞動條件通知書或雇用契約書副本：明確記載職務內容、薪資、工作時間等具體勞動條件的文件。
• 申請人的學歷及職歷等證明文件：如大學畢業證明書或記錄至今職務經歷的履歷書等。

接著，為證明企業的類別，除了上述共通文件外，還需提交以下文件。

類別1的企業需提交以下任一文件以證明其地位。

• 四季報副本，或證明公司已在日本證券交易所上市的文件副本。
• 從主管官署獲得設立許可的證明文件副本。

類別2及類別3的企業為展示業務規模，需提交以下文件。

• 前一年度員工薪資所得的源泉徵收票等法定調書合計表（附稅務署收件印）副本。

類別4的企業因尚無納稅實績，需客觀展示業務的穩定性與持續性。因此，相較於類別3以前的企業，需要提交更多文件。通常需提交以下文件。

• 事業計劃書：具體說明業務內容、收益預測，以及為何需要雇用該外國人的合理解釋文件。
• 公司登記事項證明書：由法務局發行，證明公司基本信息的官方文件。
• 最近一個財年的決算文件副本：若企業成立後至少經歷過一次決算期則需提交。若為新設法人且無決算書，則需解釋此情況。

這些文件要求的差異反映了出入國在留管理廳進行的風險評估邏輯。對於類別1和2的企業，由於業務的可信度已獲保證，審查主要集中於申請人個人的資質。然而，對於類別3，特別是類別4的企業，審查官不僅要判斷申請人，還要慎重評估企業本身是否具備穩定雇用外國人的能力，以及業務是否合法且有實體。因此，對於尤其是新設的類別4企業而言，在留資格的申請不僅是一項雇用手續，也是向當局證明業務的正當性與未來潛力的機會。

公司面臨的處罰：日本不法就業助長罪的風險

雇用外國人的企業，不僅需要正確理解並遵循日本的居留資格制度，辦理適當手續，而且在雇用期間內持續遵守法律規定。若忽略這些義務，企業將面臨名為「不法就業助長罪」的嚴重法律風險。該罪行根據日本出入國管理法（Immigration Control and Refugee Recognition Act）第73條之2規定，對於促使不法就業行為的人施加嚴厲的處罰。

不法就業助長罪的典型行為主要分為三類。首先，雇用非法居留於日本的外國人或持有不允許就業的居留資格（例如：短期居留）的外國人。其次，讓外國人從事超出居留資格所定義的活動範圍的工作。例如，讓持有「技術・人文知識・國際業務」居留資格的工程師從事不需要專業知識的簡單工廠作業。第三，讓外國人超時工作，超過資格外活動許可所規定的時間。例如，讓規定每週工作上限為28小時的留學生實際工作40小時。

若發生這些違規行為，事業主可能會面臨「最高三年以下的監禁或300萬日元以下的罰金，或兩者兼施」的處罰。此外，根據日本法律，不僅直接負責的個人會受到處罰，許多情況下法人本身也會因為雙重處罰規定而成為罰金的對象，從而對企業整體負責。

企業特別需要注意的是，日本出入國管理法對「過失」的處理。該法規定，「不知道該行為屬於不法就業活動」原則上不會成為免責的理由。然而，若能證明「無過失」則可能免於處罰。這意味著企業有積極的義務，必須仔細檢查擬雇用的外國人的居留資格和就業可行性，例如通過查驗居留卡的原件。如果僅憑居留卡的複印件確認，或者輕信本人的口頭聲明而導致不法就業，則可能因「未盡確認義務」而被認定有過失，成為處罰的對象。

被判定有不法就業助長罪的企業，不僅面臨罰金或監禁等直接刑罰，還可能對企業的業務活動造成嚴重影響。例如，在特定產業領域中成為重要勞動力的技能實習制度或特定技能制度等，若企業因不法就業助長罪被處罰，可能會成為失格事由，無法透過這些制度接收外國人。這表明，違反合規可能會從單純的法務問題演變為威脅企業持續經營的管理風險。

在日本雇用外國人後的手續：提交外國人雇用狀況届出書

在日本，雇用外國人的手續並不僅僅在獲得居留資格許可並決定入職後就結束。開始雇用之後，企業還有一些必須履行的法律義務。其中之一便是提交「外國人雇用狀況届出書」。這是根據日本的「勞動政策的綜合推進以及勞動者雇用穩定和職業生活充實等相關法律」，對所有事業主強制規定的手續。

當新雇用外國人，或是雇用的外國人離職時，企業必須向管轄的公共職業安定所（ハローワーク，Hello Work）報告這一事實。該制度的目的在於讓政府能夠準確掌握外國人勞動者的雇用實態，進而促進適當的雇用管理和支援再就業。

届出的方法取決於該外國人是否為雇用保險的被保險者。如果成為雇用保險的被保險者，則提交「雇用保險被保險者資格取得届」即可，無需另行提交外國人雇用狀況的届出。

另一方面，若因工作時間等條件而未成為雇用保險的被保險者，則需要提交「外國人雇用狀況届出書（様式第3号）」。該表格可從厚生勞動省的網站下載。（厚生勞動省「外國人雇用狀況的届出」相關資訊：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html）。

届出的截止期限為雇用或離職當月的次月末日。若忽略此届出，或提交虛假届出，可能會被處以不超過30萬日圓的罰金，因此需特別注意。這項手續是在厚生勞動省管轄的勞動市場管理下進行的，與法務省（出入國在留管理局）管轄的在留管理是兩項不同的行政目的，企業必須遵守這兩方面的規定。

總結

雇用外國專業人才對於日本企業而言，是提升全球競爭力的有力手段。然而，要實現這一目標，必須嚴格遵守以日本入管法為核心的複雜法律規定。正如本文所詳細說明的，準確理解在留資格、根據企業規模準備適當的文件，以及避免重大法律風險，如不法就業助長罪，這些都是每家企業必須承擔的責任。這些程序需要專業知識和細心的注意，如果準備不足，可能會導致意外的時間損失和法律制裁。

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