Na co si dát pozor při využívání SNS zaměstnanci? Vysvětlení tvorby pokynů pro SNS

S rostoucí popularitou sociálních sítí jako je Facebook nebo Twitter, rizika spojená s jejich využíváním zaměstnanci neustále narůstají.

Nenápadné příspěvky zaměstnanců se mohou rychle šířit a v některých případech dokonce vyvolat velkou kontroverzi. Proto je mnoho odpovědných osob, které se snaží vyřešit otázku, jak by mělo být využívání sociálních sítí zaměstnanci regulováno.

V tomto článku se budeme zabývat body, na které byste měli dávat pozor při vytváření průvodce pro využívání sociálních sítí zaměstnanci.

Položky, které by měly být uvedeny v pokynech pro sociální sítě určené zaměstnancům

Jaký obsah by měl být uveden v pokynech pro sociální sítě určené zaměstnancům? Níže jsou uvedeny položky, které by měly být zahrnuty. Společnost, ke které zaměstnanec patří, je označena jako “naše společnost”.

Položky, které by měly být zásadně uvedeny

Základní položky, které by měly být uvedeny v pokynech pro sociální sítě (SNS), jsou následující:

Pravidla pro používání SNS pro pracovní účely

• Před použitím SNS pro pracovní účely získat předchozí souhlas naší společnosti
• V případě problémů s třetími stranami okamžitě informovat a řídit se pokyny naší společnosti
• Pokud jde o účty používané pro pracovní účely, řídit se pokyny naší společnosti i po odchodu ze společnosti v otázce jejich používání a správy
• Zakázáno je využívat účty používané pro pracovní účely k získání osobního zisku nebo provozování podnikání podobného nebo stejného jako naše společnost

Firemní účty mají tendenci mít více sledujících a větší vliv než osobní účty. Proto je důležité předem kontrolovat, aby nedošlo k nevhodným příspěvkům.

Podrobnější vysvětlení o tom, jak by měla společnost reagovat v případě, že se stane terčem online kritiky, naleznete v následujícím článku.

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Pravidla pro soukromé používání SNS

• I při soukromém používání SNS dodržovat obsah těchto pokynů při zveřejňování informací souvisejících s prací naší společnosti
• Nezveřejňovat příspěvky obsahující neveřejné informace naší společnosti, porušení veřejného pořádku a mravů, pomluvy atd.
• V případě, že by mohlo dojít k úniku neveřejných informací naší společnosti nebo k poškození naší pověsti v důsledku používání SNS, okamžitě to nahlásit
• Přijmout opatření týkající se bezpečnosti

Nejsou vzácné případy, kdy i soukromé používání SNS zaměstnanci může vést k identifikaci jeho zaměstnavatele a poškození jeho reputace v případě online kritiky.

Navíc, informace, které byly jednou zveřejněny na internetu, mohou zůstat dlouho viditelné, což se někdy označuje jako “digitální tetování”.

Proto by měly být jasně uvedeny nejen pokyny pro používání SNS pro pracovní účely, ale také pro soukromé používání.

Pro více informací o rizicích spojených s “digitálním tetováním” se podívejte na následující článek.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Pravidla týkající se sankcí

Mělo by být uvedeno, že zaměstnanci mohou být potrestáni v případě porušení těchto pokynů.

Pokyny pro SNS nejsou součástí pracovní smlouvy nebo pracovního řádu, ale pokud jsou všem známy, mohou být považovány za pokyny nebo příkazy ze strany společnosti. Proto je možné udělit sankce v případě porušení pokynů pro SNS.

Další položky pro zvýšení účinnosti pokynů

Dále, pro zvýšení účinnosti pokynů, je účinné přidat následující položky.

• Zřízení výboru pro opatření využití SNS, který pravidelně provádí průzkumy mezi uživateli SNS a reaguje na problémy zaměstnanců související s SNS
• Jednou ročně provést školení pro zaměstnance a další osoby o používání SNS

Avšak, provádění těchto opatření může znamenat značnou zátěž pro firmu, takže je důležité je pečlivě zvážit před jejich přidáním.

Metody šíření pravidel pro používání sociálních sítí mezi zaměstnanci

Není významné vytvářet pravidla pro používání sociálních sítí pro zaměstnance, pokud o nich zaměstnanci nevědí.

Při vytváření pravidel pro používání sociálních sítí je důležité je šířit mezi zaměstnance, například zasíláním e-mailů nebo zveřejňováním na interních nástěnkách. Pravidla pro používání sociálních sítí by měla být umístěna na místě, kde je mohou vidět všichni zaměstnanci, a měla by být k dispozici kdykoli.

Shrnutí

Pokud zaměstnanec způsobí problém na sociálních sítích, může to vést nejen k poklesu image firmy, ale také k možnosti vzniku bojkotu, poklesu akcií a dalších značných škod. Abychom tyto rizika co nejvíce snížili, stanovme a důkladně informujme o pravidlech pro zaměstnance týkajících se sociálních sítí.

Pokud máte obavy ohledně vytváření nebo provozování pravidel pro sociální sítě, doporučujeme se poradit s právníkem, který je dobře obeznámen s opatřeními na sociálních sítích.