Co je nový zákon o freelancingu? Vysvětlení klíčových bodů na základě vzoru smlouvy pro novou legislativu

S nástupem nového zákona o freelancerech (Freelance New Law) v listopadu Reiwa 6 (2024), se od společností očekává, že budou důsledně dodržovat právní předpisy při obchodování s freelancery. Jak by se měly firmy v Japonsku přizpůsobit novému zákonu o freelancerech, který klade důraz na transparentnost obchodních vztahů a spravedlivé smluvní podmínky, aby zajistily, že samostatně výdělečně činné osoby mohou pracovat v bezpečném prostředí?

V tomto článku prozkoumáme klíčové aspekty smluv s freelancery v Japonsku, s využitím vzorových smluv, které jsou v souladu s novým zákonem o freelancerech.

Definice stran podléhajících novému zákonu o freelancerech v Japonsku

Nový zákon o freelancerech má oficiální název “Zákon o zajištění spravedlivých obchodních praktik ve vztazích k určitým přijímacím podnikatelům”. V tomto zákoně jsou freelancery přejmenováni na “určité přijímací podnikatele”.

Tento zákon se vztahuje na obchodní transakce týkající se “přidělení práce” mezi určitými podnikateli, kteří zadávají práci, a určitými podnikateli, kteří práci přijímají. Jinými slovy, zákon se vztahuje na transakce mezi podniky (B2B) a neuplatňuje se na transakce mezi jednotlivci a spotřebiteli.

Určití přijímací podnikatelé (článek 2 odstavec 1)

Určití přijímací podnikatelé jsou ti podnikatelé, kteří nepoužívají zaměstnance a jsou buď jednotlivci nebo právnické osoby s pouze jedním zástupcem, a kteří přijímají “přidělení práce”. To znamená, že nový zákon o freelancerech se vztahuje nejen na jednotlivce, kteří pracují jako freelancery, ale také na právnické osoby, pokud kromě jednoho zástupce nemají žádné další členy vedení ani zaměstnance.

V případě, že podnikatel používá zaměstnance, nepovažuje se za “určitého přijímacího podnikatele”, ale “zaměstnanci” zde nezahrnují ty, kteří jsou zaměstnáni pouze na krátkou dobu nebo na částečný úvazek.

Termín “používání zaměstnanců” znamená zaměstnávání pracovníků, kteří ① mají předepsanou pracovní dobu 20 hodin nebo více týdně a ② jsou zaměstnáni na dobu, která se předpokládá trvat déle než 31 dní, podle článku 9 Zákona o pracovních standardech.

Pokud freelancer provozuje více různých podniků a v jednom z nich používá zaměstnance, považuje se za používání zaměstnanců i v ostatních podnicích a nepovažuje se za “určitého přijímacího podnikatele”.

Reference: ＜Interpretační směrnice＞ Zákon o zajištění spravedlivých obchodních praktik ve vztazích k určitým přijímacím podnikatelům (vydáno 31. května Reiwa 6 (2024) Komisí pro spravedlivý obchod a Ministerstvem zdravotnictví, práce a sociálních věcí)[ja]

Určití podnikatelé zadávající práci (článek 2 odstavec 6)

V souvislosti s uplatněním nového zákona o freelancerech je nejprve důležité vysvětlit, kdo jsou podnikatelé zadávající práci. Podnikatelé zadávající práci jsou ti, kteří zadávají práci určitým přijímacím podnikatelům, bez ohledu na to, zda mají zaměstnance nebo členy vedení. To znamená, že i jednotliví podnikatelé nebo jednočlenné společnosti mohou být podnikateli zadávajícími práci.

Určití podnikatelé zadávající práci jsou z těchto podnikatelů ti, kteří používají zaměstnance, jsou jednotliví podnikatelé nebo mají dva a více členů vedení, nebo jsou právnické osoby používající zaměstnance. Lze říci, že mnoho podniků, od velkých korporací po malé a střední podniky, spadá do kategorie určitých podnikatelů zadávajících práci.

Zda je podnikatel zadávající práci nebo určitý podnikatel zadávající práci, má velký význam pro uplatnění regulací stanovených zákonem o freelancerech, jak bude vysvětleno dále.

Regulace obsahu nového zákona o freelancerech v Japonsku

Nový zákon o freelancerech (zvláštní přijímací podnikatelé) v Japonsku ukládá různé regulace na stranu zadavatelů práce za účelem ochrany práv freelancerů. Když podnikatel v oblasti outsourcingu zadá práci freelancerovi, je povinen explicitně uvést obchodní podmínky písemně nebo elektronicky bez ohledu na to, zda má zadavatel zaměstnance nebo členy vedení (článek 3).

Regulace platné pro zvláštní podnikatele v oblasti outsourcingu jsou následující:

• Povinnost explicitně uvést obchodní podmínky písemně nebo elektronicky (článek 3)
• Dodržování termínů pro platbu odměn a zákaz zpoždění plateb (článek 4)
• Povinnost přesného zobrazení informací o náboru (článek 12)
• Zavedení systému pro boj proti harašmentu (článek 14)

Dále, pokud zvláštní podnikatel v oblasti outsourcingu zadá práci stejnému freelancerovi na dobu delší než jeden měsíc, jsou zakázány následující činnosti (článek 5):

• Zákaz odmítnutí přijetí a snížení odměny
• Zákaz poskytování neoprávněných výhod

Kromě toho, pokud je uzavřena smlouva o outsourcingu s týmž podnikatelem na dobu delší než šest měsíců, k výše uvedeným povinnostem přibývají další povinnosti (článek 16):

• Povinnost zohlednit sladění péče o děti a jiných rodinných povinností s prací
• Povinnost předchozího upozornění v případě předčasného ukončení smlouvy

Detaily regulace nového zákona pro freelancery a klíčové body smlouvy podle japonského práva

Dosud jsme se zabývali přehledem regulací zavedených novým zákonem pro freelancery v Japonsku. Nyní se podrobněji zaměříme na obsah těchto regulací vztahujících se na podniky a na důležité aspekty, na které by měly podniky dbát při tvorbě smluv, a to v souladu s aktuálním postupem uzavírání smluv.

Povinnost přesného zobrazení informací o náboru (článek 12)

V novém zákoně je stanovena povinnost, že při poskytování informací o náboru konkrétních podnikatelů prostřednictvím reklamy a podobně, musí být tyto informace pravdivé a nesmí vyvolávat omyl. Zároveň musí odrážet přesné a aktuální informace.

Dále je třeba si uvědomit, že “reklama a podobně” zahrnuje nejen obecné publikace, ale také elektronické pošty a zprávy posílané prostřednictvím sociálních sítí a dalších komunikačních služeb, které spadají do kategorie regulované tímto ustanovením.

Termín “informace” konkrétně zahrnuje (1) obsah práce, (2) místo, dobu a hodiny, kdy se práce vykonává, (3) informace o odměně, (4) ustanovení o zrušení nebo neobnovení smlouvy a (5) informace o osobě, která provádí nábor pro konkrétního podnikatele.

Příklady situací, kdy je nutné změnit uvedené informace

• V případě, že pro přilákání konkrétních poskytovatelů služeb úmyslně zobrazujete vyšší odměnu, než je skutečná výše odměny (nepravdivé zobrazení).
• Když provádíte nábor pod názvem jiné společnosti (například názvem původního zadavatele) než je společnost, která skutečně nábor provádí (nepravdivé zobrazení).
• V případě, že uvádíte dobu trvání smlouvy, ale ve skutečnosti uzavíráte smlouvu na značně odlišné období (nepravdivé zobrazení).
• Když společnost s přidruženými podniky zobrazuje informace tak, že může dojít k záměně s náborovými aktivitami těchto přidružených společností (zavádějící zobrazení).
• V případě, že i po ukončení náboru nebo změně obsahu pokračujete v zobrazování starých informací bez jejich odstranění nebo aktualizace (zobrazení zastaralých informací).

Dnes je běžné, že společnosti svěřují poskytování informací o náboru jiným podnikům. V takovém případě je nutné požádat o ukončení poskytování informací nebo o změnu obsahu na místě, kde jsou informace o náboru zveřejněny, a zároveň ověřit, zda došlo k aktualizaci informací.

Co se stane, pokud jsou smluvní podmínky uzavřené v době náboru odlišné od podmínek uvedených při náboru (v případě změny smluvních podmínek při uzavření smlouvy)?

Jako závěr lze říci, že i když jsou podmínky skutečně uzavřené smlouvy odlišné od těch, které byly uvedeny v době náboru, pokud jsou tyto podmínky založeny na dohodě mezi konkrétním zadavatelem a konkrétním poskytovatelem služeb, pak zobrazení informací v době náboru neporušuje povinnost přesného zobrazení.

Povinnost písemně uvést obchodní podmínky (článek 3)

Nový zákon stanoví, že objednatel (podnikatelská strana) má povinnost před uzavřením smlouvy písemně a jasně sdělit podmínky obchodu, jako jsou obsah práce, odměna, termín platby a další. Tato povinnost se navíc neomezuje pouze na určité podnikatele poskytující služby, ale vztahuje se na všechny podnikatele uzavírající smlouvy s freelancery.

Podnikatel poskytující služby je povinen, pokud uzavře smlouvu s určitým příjemcem služeb, okamžitě a v souladu s pravidly Úřadu pro spravedlivý obchod uvést písemně nebo elektronicky určité podmínky poskytovaných služeb, výši odměny, termín platby a další podmínky příjemci služeb.

Reference: Zákon o freelancerech, článek 3, odstavec 1

Podmínky, které musí být v smlouvě výslovně uvedeny, jsou následující:

1. Obchodní název, jméno nebo název podnikatele poskytujícího služby a určitého příjemce služeb nebo jim přidělené číslo, symbol nebo jiný kód, který umožňuje jejich identifikaci
2. Datum uzavření smlouvy o poskytování služeb
3. Obsah poskytovaných služeb určitého příjemce služeb
4. Termín přijetí poskytovaných služeb nebo termín poskytování služeb
5. Místo přijetí poskytovaných služeb nebo poskytování služeb
6. V případě kontroly obsahu poskytovaných služeb termín dokončení této kontroly
7. Výše odměny
8. Termín platby
9. Podmínky pro platbu odměny jiným způsobem než v hotovosti

Výše uvedených devět podmínek je povinné “okamžitě” uvést, pokud dojde k uzavření smlouvy o poskytování služeb. V interpretačních pokynech k novému zákonu o freelancerech se “okamžitě” vykládá jako bez jakéhokoli odkladu.

Proto musí podniky, nikoli v době skutečného zahájení svěřených prací, ale již v okamžiku dohody o poskytování služeb, dojít k dohodě s určitým příjemcem služeb o podmínkách obchodu, které je třeba uvést.

Avšak nový zákon o freelancerech stanoví, že “není-li možné určit obsah těchto podmínek z oprávněných důvodů, není nutné je uvádět. V takovém případě musí podnikatel poskytující služby, jakmile jsou tyto podmínky stanoveny, okamžitě uvést dané podmínky písemně nebo elektronicky.”

Z toho vyplývá, že pokud existují objektivní a oprávněné důvody, proč nemohou být některé z výše uvedených podmínek určeny v době uzavření smlouvy o poskytování služeb, není nutné je uvádět.

Metody vyjádření

Podle nového zákona mohou zadavatelé služeb v Japonsku uvádět obchodní podmínky pro konkrétního dodavatele služeb písemně nebo elektronicky (například prostřednictvím e-mailu, SMS nebo zpráv na sociálních sítích), a není nutné, aby byly vždy ve formě smlouvy (článek 3, odstavec 2).

Však pokud konkrétní dodavatel služeb požaduje písemné vyjádření, je nutné mu je bez zbytečného odkladu poskytnout, pokud to nezpůsobí problémy s ochranou daného dodavatele služeb.

Situace, kdy ochrana konkrétního dodavatele služeb není ohrožena, zahrnují následující případy:

• Když zadavatel služeb vyjádří podmínky na základě požadavku dodavatele služeb prostřednictvím elektronické komunikace
• Když je smlouva o poskytnutí služeb uzavřena pouze prostřednictvím internetu a obsahuje standardní smluvní podmínky vytvořené zadavatelem služeb, které jsou dostupné dodavateli služeb k nahlédnutí online
• Pokud bylo písemné vyjádření již dříve poskytnuto

Body firmy by měly věnovat pozornost

Aby se předešlo problémům způsobeným porušením povinnosti explicitního vyjádření, je vhodné, aby se při poskytování dokumentů a podobných materiálů zaznamenával fakt jejich předání tak, aby bylo možné jej později ověřit.

Kromě toho, pokud se explicitní vyjádření provádí elektronickými prostředky, je nezbytné uchovávat obsah vyjádření tak, aby nedošlo k jeho ztrátě.

Povinnost platby odměny do 60 dnů (článek 4)

V otázce platby odměny nový zákon pro freelancery v Japonsku zdůrazňuje prevenci zpoždění.

Bez ohledu na to, zda dojde k prohlídce obsahu plnění, byl stanoven termín platby odměny do 60 dnů od dne přijetí plnění ze strany určitého dodavatele, a platba v tomto termínu byla ustanovena jako povinnost.

Když nebyl stanoven termín platby odměny, považuje se za termín platby “den přijetí plnění”. Pokud byl termín platby stanoven na více než 60 dnů od dne přijetí plnění, považuje se za termín platby “den předcházející dni, kdy uplynulo 60 dnů od dne přijetí plnění” (článek 4 odstavec 2).

Výjimky v případě subdodávek

Podle japonského zákona o freelancingu je lhůta pro platbu odměny stanovena na 60 dní od dokončení práce, jak již bylo vysvětleno.

Existuje však výjimka, pokud je práce, která byla původně zadána jinému objednateli (původnímu zadavateli), dále subdodána konkrétnímu subdodavateli. V takovém případě, pokud jsou splněny následující podmínky: ① je jasně uvedeno, že se jedná o subdodávku, ② je uveden obchodní název, jméno nebo název původního zadavatele nebo číslo, symbol nebo jiný identifikátor, který umožňuje identifikaci původního zadavatele, a ③ je specifikována lhůta pro platbu odměny za původní zadání, pak stačí, pokud je platba provedena do 30 dnů od platby původním zadavatelem.

Povinnost podniků v Japonsku zřídit systém pro řešení obtěžování podle článku 14

Podniky, které zadávají určité služby na základě smlouvy, jsou povinny zavést systém pro řešení stížností a další nezbytná opatření, aby zabránily poškození pracovního prostředí osob pracujících na základě těchto smluv v důsledku obtěžování (odstavec 1). Dále tyto podniky nesmí jednat nevýhodně vůči osobám pracujícím na základě smlouvy, které se poradily ohledně obtěžování nebo podaly stížnost (odstavec 2).

Mezi nezbytná opatření patří například:

• Zřetelné formulování politiky, že obtěžování není povoleno, a její šíření a osvěta
• Rychlá a adekvátní reakce na obtěžování v rámci smluvních pracovních vztahů
• Zřízení systému pro řešení stížností a poskytování adekvátních odpovědí

Zakázané praktiky podnikatelů podle článku 5 japonského zákona

Neoprávněné jednání vůči freelancerům je nyní také regulováno novým zákonem v Japonsku. Podniky nesmějí bez oprávněného důvodu snižovat odměnu nebo odmítat platbu a jsou rovněž zakázány jakékoli formy obtěžování nebo nespravedlivé požadavky.

Odmítnutí přijetí bez oprávněného důvodu (článek 1, odstavec 1)

Podle japonského práva je zakázáno, aby společnost zadavatel odmítla přijmout plnění od konkrétního dodavatele, pokud neexistuje důvod, který by bylo možné přičíst dodavateli.

Důvodem, který lze přičíst dodavateli, může být například nesoulad obsahu plnění s obsahem zadání nebo situace, kdy plnění nebylo provedeno do dohodnutého termínu a stalo se tak zbytečným. Je však třeba být opatrný, pokud k takové situaci dojde v důsledku jednostranného rozhodnutí zadavatele, protože v takovém případě se jedná o neoprávněné odmítnutí přijetí plnění.

Nespravedlivé snižování odměn (článek 1, odstavec 2)

I když existuje předchozí dohoda, je zakázáno snižovat odměnu určenou při zadání práce, pokud k tomu není důvod zaviněný konkrétním příjemcem zakázky.

Důvody, které lze přičíst zodpovědnosti příjemce zakázky, jsou v pokynech specifikovány následovně:

• V případě, že existuje důvod zaviněný příjemcem zakázky a odmítnutí přijetí nebo vrácení zboží není v rozporu s japonským zákonem o freelancerech, je možné snížit odměnu v souvislosti s odmítnutím přijetí nebo vrácením zboží.
• Když si objednatel sám provede opravy, je možné snížit odměnu o náklady na opravy nebo o částku, která je objektivně považována za přiměřenou.
• V případě, že existuje důvod zaviněný příjemcem zakázky a odmítnutí přijetí nebo vrácení zboží není v rozporu s japonským zákonem o freelancerech, je možné snížit odměnu, pokud je zřejmé snížení hodnoty zboží, o částku, která je objektivně považována za přiměřenou.

Nespravedlivé vrácení zboží (odstavec 1, bod 3)

Je zakázáno vracet zboží související s poskytnutou službou bez důvodné příčiny na straně konkrétního pověřeného podnikatele po přijetí služby.

Příklady situací, kdy není důvodné příčiny, zahrnují následující:

• Vrácení výsledku práce freelancerovi pouze na základě toho, že zákazník, který si službu zakoupil, ji vrátil.
• Vrácení výsledku práce freelancerovi kvůli vadě, která byla zjistitelná okamžitě, avšak reklamace byla učiněna až po značném překročení standardní doby pro kontrolu kvality služby.

Je třeba si být vědom, že přijetí služby se považuje za skutečnost bez ohledu na to, zda byla provedena kontrola, a jakmile je služba pod kontrolou konkrétního pověřeného podnikatele, stává se otázka “vrácení” a podobných problémů relevantní.

Stanovení neúměrně nízké odměny ve srovnání s tržní cenou (článek 1, odstavec 4) podle japonského práva

Je zakázáno neoprávněně stanovit výši odměny pro konkrétního dodavatele služeb, která je výrazně nižší ve srovnání s obvyklou odměnou za stejné nebo podobné služby.

Při posuzování, zda došlo k takovému podhodnocení, je třeba zohlednit celou řadu faktorů: ① metodu stanovení odměny, ② zda je stanovení odměny diskriminační, ③ rozdíl mezi „obvykle placenou odměnou“ a skutečně vyplacenou odměnou, a ④ trendy cen surovin a dalších materiálů potřebných pro poskytování služeb.

Povinný nákup zboží nebo využití služeb určených podnikem podle japonského práva (odstavec 1, bod 5)

Nový zákon zakazuje, aby určití pověření podnikatelé bez oprávněného důvodu povinně vyžadovali nákup zboží nebo využití služeb, které sami určí, a to za účelem zajištění homogenity poskytovaných dávek nebo jejich zlepšení.

Kromě toho, pokud podnik uzavře s určitým pověřeným podnikatelem smlouvu o obchodním zastoupení trvající déle než jeden měsíc, jsou kromě výše uvedeného zakázány následující činnosti.

Požadavky na poskytnutí neoprávněného ekonomického prospěchu (odstavec 2, bod 1)

Když společnost požaduje od konkrétního dodavatele, aby bez oprávněného důvodu nesl náklady na spolupráci, poskytl služby zdarma nebo jinak poskytl ekonomický prospěch zdarma, a dodavatel se obává dopadu na budoucí obchodní vztahy a cítí se nucen takové požadavky akceptovat, je to považováno za neoprávněné znevýhodnění vzhledem k běžné obchodní praxi a je proto zakázáno podle japonského práva.

Jako konkrétní příklady uvádí směrnice situace, kdy společnosti požadují od freelancerů, aby se bezplatně účastnili obchodních aktivit pro jejich klienty, ačkoli to není součástí smluvně dohodnutých služeb a nemá souvislost s obsahem objednávky, nebo když společnosti požadují od freelancerů, aby nesli náklady na sponzorské příspěvky pro účely účetního uzávěrku.

Reference: Směrnice pro vytvoření prostředí, ve kterém mohou freelanci pracovat s jistotou v Japonsku[ja]

Jednostranná změna obsahu pracovních úkolů, která není způsobena chybou podnikatele (odstavec 2, bod 2)

Nový zákon zakazuje jednostranné změny obsahu plnění ze strany určitého příjemce zakázky, pokud neexistují okolnosti, jako je nesoulad plnění s obsahem smlouvy, a to i po přijetí plnění nebo po obdržení služby, bez ohledu na to, že nebyly zjištěny žádné problémy. Tento zákaz zahrnuje i případy, kdy je příjemce zakázky v Japonsku nucen opakovat plnění bez náhrady nákladů, které vynaložil při práci.

Do neoprávněných změn obsahu plnění a neoprávněných požadavků na opakování práce patří také jednostranné zrušení objednávky bez náhrady nákladů, které určitý příjemce zakázky nesl při vykonávání práce.

Povinnost firem vytvářet pracovní prostředí pro freelancery v Japonsku

Když firma v Japonsku uzavře smlouvu s konkrétním dodavatelem služeb na dobu delší než šest měsíců, je povinna zajistit vhodné pracovní prostředí.

Povinnost zohlednit sladění pracovních a rodičovských povinností (článek 13)

Firmy v Japonsku jsou povinny zohlednit potřeby konkrétních dodavatelů služeb, pokud ti požádají o umožnění sladění pracovních a rodičovských povinností při smlouvách na dobu delší než šest měsíců.

Konkrétní dodavatelé služeb musí pochopit požadavky konkrétních dodavatelů a zvážit, jakým způsobem jim vyhovět. Pokud se ukáže, že zohlednění požadavků není možné, musí konkrétnímu dodavateli služeb vysvětlit důvody, proč to není možné, a je třeba být opatrný.

Povinnost předem oznámit ukončení nebo neobnovení smlouvy (článek 16)

Konkrétní dodavatelé služeb v Japonsku, kteří uzavřou smlouvu na dobu delší než šest měsíců, jsou povinni informovat konkrétního dodavatele služeb o předčasném ukončení nebo neobnovení smlouvy alespoň 30 dní předem.

Dále, pokud konkrétní dodavatel služeb požádá o vysvětlení důvodů pro předčasné ukončení nebo neobnovení smlouvy, je konkrétní dodavatel služeb povinen tyto důvody oznámit.

Jak čelit porušení nového zákona o freelancerech v Japonsku

Pokud společnost poruší regulace nového japonského zákona o freelancerech, může být ze strany úřadů podrobena různým sankcím.

V případě, že je podáno oznámení o porušení, provádí Japonská komise pro spravedlivý obchod nebo Agentura pro malé a střední podnikání potřebné šetření (vyžádání zpráv, inspekce na místě) za účelem ověření, zda jsou obsahy oznámení skutečné. Pokud se zjistí, že jsou skutečné, může úřad poskytnout rady a pokyny, vydá doporučení a v případě, že doporučení nejsou dodržena, může přistoupit k jejich zveřejnění a vydání příkazů.

Dále, za porušení příkazů nebo nespolupráci při šetření může být uložena pokuta až do výše 500 000 jenů. Stejné sankce se vztahují i na právnické osoby.

Reference: Speciální webová stránka Japonské komise pro spravedlivý obchod o zákonu o freelancerech[ja]

Shrnutí: Jak se připravit na nový zákon o freelancingu? Poradí vám právník

Dosud jsme se zabývali obsahem regulace nového zákona o freelancingu a důležitými aspekty, na které je třeba dávat pozor při uzavírání smluv.

S nástupem nového zákona o freelancingu (Freelance New Law) v Japonsku se zlepšila ochrana freelancerů, ale zároveň jsou na společnosti kladeny vyšší požadavky na správné sestavení smluv a interní systémové návrhy. V případě porušení mohou být společnosti potrestány vysokými pokutami a veřejným oznámením, což představuje přísné sankce.

V dnešní době, kdy hodnocení společnosti přímo ovlivňuje její hodnotu, je pro vyhnutí se reputačnímu riziku spojenému s veřejným oznámením porušení doporučeno obrátit se na právníka a získat odbornou radu.

Představení opatření naší kanceláře

Právní kancelář Monolith se specializuje na IT, zejména na kombinaci internetu a práva, a poskytuje vysoce odborné právní služby. Při dodržování nového zákona pro freelancery v Japonsku (Freelance New Law) se někdy může stát, že je potřeba vytvořit smlouvu. Naše kancelář připravuje a posuzuje smlouvy pro širokou škálu klientů, od společností kótovaných na Tokyo Stock Exchange Prime až po startupové firmy. Pokud máte problémy se smlouvami, prosím, odkazujte se na následující článek.

Oblasti práce právní kanceláře Monolith: Vytváření a posuzování smluv atd.[ja]