Πώς να Διαχειριστείτε τις Αλλαγές στην Ανάπτυξη Συστημάτων από Νομική Σκοπιά

Στα έργα ανάπτυξης συστημάτων, συχνά συμβαίνει οι χρήστες να αλλάζουν τις αρχικές τους απαιτήσεις καθώς προχωρά η εργασία, παρόλο που είχαν δώσει μια προκαταρκτική εξήγηση. Ως εκ τούτου, ακόμη και για τους προμηθευτές που αναλαμβάνουν την εργασία, μπορεί να απαιτηθεί να συμφωνήσουν σε αλλαγές του συμβολαίου που έχει ήδη κλειστεί.

Στο παρόν άρθρο, αναλύουμε από νομικής σκοπιάς πώς πρέπει να διαχειριστούμε το φαινόμενο των “αλλαγών” που γίνονται εκ των υστέρων σε έργα ανάπτυξης συστημάτων, τα οποία σπάνια προχωρούν όπως ακριβώς έχουν προβλεφθεί.

Γιατί τα έργα ανάπτυξης συστημάτων υφίστανται «αλλαγές» μετά την ολοκλήρωση

Η ανάπτυξη συστημάτων είναι συνεργασία μεταξύ προμηθευτή και χρήστη

Η ανάπτυξη συστημάτων συνήθως περνά από τα στάδια του σχεδιασμού και της πρότασης, μετά τα οποία ορίζονται οι απαιτήσεις ανάπτυξης και συνάπτεται η σύμβαση. Αφού συναφθεί η σύμβαση, ακολουθούν διάφορα στάδια σχεδιασμού, η υλοποίηση σύμφωνα με τον σχεδιασμό, και τέλος, η διαδικασία ολοκληρώνεται με τη διεξαγωγή δοκιμών. Στην διάρκεια ολόκληρης της διαδικασίας, ο προμηθευτής, ως ειδικός στην ανάπτυξη συστημάτων, φέρει φυσικά εκτεταμένες υποχρεώσεις, αλλά και ο χρήστης έχει ορισμένες υποχρεώσεις συνεργασίας. Στάδια όπως η ανάλυση των λειτουργιών που πρέπει να έχει το σύστημα (δηλαδή ορισμός απαιτήσεων), η εμφάνιση και η αίσθηση της διεπαφής χρήστη (δηλαδή βασικός σχεδιασμός), και η επιβεβαίωση ότι το αποτέλεσμα ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις (δηλαδή δοκιμές ή επιθεώρηση), απαιτούν ιδιαίτερα τη συνεργασία του χρήστη. Για μια γενική εξήγηση των υποχρεώσεων που έχει ο χρήστης στην ανάπτυξη συστημάτων, μπορείτε να ανατρέξετε στο παρακάτω άρθρο.

Παρά την υποχρέωση συνεργασίας, οι χρήστες συχνά ζητούν αλλαγές

Ωστόσο, οι χρήστες που δεν είναι ειδικοί στην ανάπτυξη συστημάτων δεν μπορούν πάντα να παρέχουν με συνέπεια όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στον προμηθευτή με τρόπο πλήρη και εξαντλητικό. Στην πραγματικότητα, λόγω της λεπτομερούς και περίπλοκης φύσης της εργασίας, συχνά είναι δύσκολο για τους χρήστες να προβλέψουν ποια γεγονότα μπορεί να έχουν κρίσιμη σημασία στα επόμενα στάδια. Ειρωνικά, τα πιο σημαντικά γεγονότα συχνά αποκαλύπτονται σταδιακά καθώς προχωρά το έργο. Εξαιτίας αυτών των περιστάσεων, στα πραγματικά έργα, παρόλο που το ιδανικό είναι η «ολοκληρωμένη διαδικασία από τα ανώτερα προς τα κατώτερα στάδια», η διαχείριση των αλλαγών που μπορεί να γίνουν μετά την ολοκλήρωση γίνεται ένα σημαντικό ζήτημα.

Τι είναι το Έγγραφο Διαχείρισης Αλλαγών

Πότε χρησιμοποιείται το Έγγραφο Διαχείρισης Αλλαγών

Το Έγγραφο Διαχείρισης Αλλαγών αναφέρεται στο έγγραφο που χρησιμοποιούν οι χρήστες όταν ζητούν από τον προμηθευτή να κάνει αλλαγές στις προδιαγραφές ή να προσθέσει λειτουργίες, διαφορετικά από ό,τι είχε προηγουμένως συμφωνηθεί. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, κατά τις φάσεις του ορισμού των απαιτήσεων και του βασικού σχεδιασμού, οι χρήστες έχουν την υποχρέωση να συνεργάζονται με τις εργασίες του προμηθευτή, αλλά είναι πιθανό να προκύψουν διαφορετικές απαιτήσεις στην πορεία του έργου.

Σενάρια όπου το Έγγραφο Διαχείρισης Αλλαγών καθίσταται απαραίτητο περιλαμβάνουν, για παράδειγμα:

• Όταν υπάρχουν παραλείψεις στον ορισμό των απαιτήσεων ή στον βασικό σχεδιασμό και απαιτείται η προσθήκη λειτουργιών εκ των υστέρων
• Όταν κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης, γίνεται αναθεώρηση της επιχειρησιακής πολιτικής και απαιτείται αλλαγή των προδιαγραφών

Σχετικά με την προσθήκη λειτουργιών και την αλλαγή προδιαγραφών, ένα ζήτημα που ανησυχεί ιδιαίτερα τον ανάδοχο είναι εάν η αλλαγή στην εκτιμώμενη τιμή είναι νομικά αποδεκτή. Αυτό το θέμα εξηγείται αναλυτικά σε άλλο άρθρο.

Το Έγγραφο Διαχείρισης Αλλαγών αποτελεί τη βάση για την αξιολόγηση της εγκυρότητας της αύξησης της εκτιμώμενης τιμής κατά την εκτέλεση των εργασιών. Για να αποφευχθούν διαφωνίες με τον αντισυμβαλλόμενο κατά την υποβολή των αυξημένων χρεώσεων (και για να προσδώσουν πειστικότητα στην άποψή τους σε περίπτωση διαφωνίας), η δημιουργία ενός Εγγράφου Διαχείρισης Αλλαγών είναι κρίσιμη.

Στοιχεία που Πρέπει να Καταγράφονται στο Έγγραφο Διαχείρισης Αλλαγών

Τι πρέπει λοιπόν να καταγράφεται στο έγγραφο διαχείρισης αλλαγών σύμφωνα με το νόμο; Η χρήση του εγγράφου διαχείρισης αλλαγών για την προσαρμογή σε αλλαγές προδιαγραφών και προσθήκη λειτουργιών είναι ένας μηχανισμός συμβάσεων που έχει γίνει ευρέως αποδεκτός και γνωστός. Επομένως, ελέγχοντας τα πρότυπα συμβατικών όρων που παρέχονται από κρατικές αρχές, όπως τα μοντέλα συμβάσεων του Υπουργείου Οικονομίας, Εμπορίου και Βιομηχανίας, μπορεί κανείς να κατανοήσει γενικά ποια στοιχεία πρέπει να καταγράφονται.

(Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών)
Άρθρο 37 Ο ανάδοχος ή ο εργολάβος, λαμβάνοντας ένα έγγραφο πρότασης αλλαγής βάσει των άρθρων 34 (Αλλαγή των προδιαγραφών του συστήματος κ.λπ.), 35 (Έγκριση των ενδιάμεσων υλικών από τον χρήστη), και 36 (Διαχείριση ανεπίλυτων θεμάτων), πρέπει εντός ○ ημερών από την ημερομηνία παραλαβής να εκδώσει ένα έγγραφο με τα ακόλουθα στοιχεία (εφεξής αναφερόμενο ως ‘έγγραφο διαχείρισης αλλαγών‘) στον άλλο μέρος και και οι δύο πλευρές θα συζητήσουν την εγκυρότητα της αλλαγής στην επιτροπή επικοινωνίας που ορίζεται στο άρθρο 12.
① Ονομασία της αλλαγής
② Υπεύθυνος της πρότασης
③ Ημερομηνία
④ Αιτία της αλλαγής
⑤ Λεπτομέρειες της αλλαγής, συμπεριλαμβανομένων των προδιαγραφών που επηρεάζονται
⑥ Το κόστος της αλλαγής, εάν απαιτείται
⑦ Χρονοδιάγραμμα της αλλαγής, συμπεριλαμβανομένης της περιόδου αξιολόγησης
⑧ Άλλες επιπτώσεις της αλλαγής στους όρους της βασικής και των επιμέρους συμβάσεων (περίοδος εκτέλεσης ή παράδοσης, αμοιβή, συμβατικοί όροι κ.λπ.)

Ανατρέχοντας απευθείας στα άρθρα, μπορεί κανείς να επιβεβαιώσει τα στοιχεία που συνιστάται να καταγράφονται, κάτι που καθιστά περιττή κάθε περαιτέρω εξήγηση. Η λεπτομερής και συγκεκριμένη καταγραφή της εξέλιξης των αλλαγών είναι απαραίτητη για να αποφευχθούν μελλοντικές διαφωνίες σχετικά με το τι ειπώθηκε ή όχι.

Καθώς αυτά τα στοιχεία καταγράφονται σαφώς και συνοδεύονται από τις υπογραφές ή τις σφραγίδες των υπευθύνων και των αποφασιστικών οργάνων και των δύο πλευρών, ακόμη και σε περίπτωση που η υπόθεση καταλήξει στο δικαστήριο, το έγγραφο διαχείρισης αλλαγών θα έχει την ίδια σημασία με τη σύμβαση ως αποδεικτικό στοιχείο.

Καλό Είναι να Γνωρίζετε Σχετικά με τη Διαχείριση Αλλαγών

Η Διαχείριση Αλλαγών Συνήθως Πρέπει να Γίνεται Μαζί με τη Διαχείριση Ζητημάτων

Ο λόγος για τη δημιουργία ενός εγγράφου διαχείρισης αλλαγών είναι να διαχειριστούμε το ιστορικό των αλλαγών, ώστε να οδηγήσουμε το έργο σε επιτυχία (ή, αν δεν οδηγηθεί σε επιτυχία, να αποφύγουμε την άδικη ανάληψη ευθύνης). Για να επιτευχθεί αυτός ο σκοπός, στην πράξη συχνά γίνεται η δημιουργία και η ενημέρωση του εγγράφου διαχείρισης αλλαγών μαζί με τη λίστα διαχείρισης ζητημάτων. Δηλαδή, μόλις διαχειριστούμε το ιστορικό των αλλαγών στον πίνακα διαχείρισης αλλαγών, τα συμφωνημένα στοιχεία αλλαγής θα ενσωματωθούν στη λίστα διαχείρισης ζητημάτων ως ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν στο μέλλον.

Καλύτερα να Καθορίσετε Επίσης τον Τρόπο Διεξαγωγής των Συζητήσεων Αλλαγών

Όχι μόνο ο τρόπος διαχείρισης των αλλαγών, αλλά και ο τρόπος διεξαγωγής των συζητήσεων σχετικά με τις αλλαγές πρέπει να καθοριστεί, ώστε να είναι πιθανό να γίνεται η διαχείριση των αλλαγών ομαλά. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν υιοθετείτε μεθόδους ανάπτυξης όπως η Agile, όπου προϋποθέτεται ότι θα γίνουν διάφορες αλλαγές μετά το γεγονός. Στην πράξη, είναι συχνό να βλέπουμε παραδείγματα όπου καθορίζεται πότε ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να ανταποκριθεί σε αίτημα για συζήτηση σχετικά με τη διαχείριση αλλαγών.

Συζητήσεις Αλλαγών και Υποχρέωση Ειλικρίνειας

Όταν οι δύο μέρη συμφωνούν σε μια σύμβαση και αργότερα αποφασίζουν να την αλλάξουν, αυτό στην ουσία σημαίνει τη σύναψη μιας νέας σύμβασης. Εφόσον η σύμβαση βασίζεται στην ελεύθερη βούληση των μερών, από θεωρητική άποψη, ο προμηθευτής δεν έχει υποχρέωση να συμφωνήσει σε μια αλλαγή σύμβασης. Ωστόσο, αν αυτό το δικαίωμα τονιστεί υπερβολικά, μπορεί να ανησυχούμε ότι ένα έργο ανάπτυξης συστημάτων δεν θα προχωρήσει ομαλά.

Για αυτόν τον λόγο, στην πράξη συχνά αναφέρεται στη σύμβαση η “υποχρέωση να ανταποκρίνεται ειλικρινά στις συζητήσεις αλλαγών”, και υπάρχουν περιπτώσεις όπου αν ο προμηθευτής δεν ανταποκριθεί ειλικρινά στην αλλαγή, μπορεί να υποβληθεί αίτημα για αποζημίωση ζημιών.

Ένα παράδειγμα αναφοράς είναι το εξής (απόσπασμα από το “Πρότυπο Βασικό/Ειδικό Συμβόλαιο” που δημιουργήθηκε επίσημα από τον Ανεξάρτητο Διοικητικό Οργανισμό Ιαπωνική Οργάνωση Προώθησης Επεξεργασίας Πληροφοριών):

Άρθρο 4, Παράγραφος 3: Στις συζητήσεις αλλαγών, θα εξετάζονται το αντικείμενο της αλλαγής, η δυνατότητα αλλαγής, οι επιπτώσεις της αλλαγής στο κόστος και τις προθεσμίες παράδοσης και και οι δύο μέρη θα συζητήσουν ειλικρινά εάν θα προχωρήσουν στην αλλαγή.

Κανονισμοί Σχετικά με τον Τρόπο Αλλαγής

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, όταν γίνεται μια αλλαγή, είναι νομικά “ασφαλέστερο” να διεξάγεται κάθε φορά μια συζήτηση σχετικά με αυτήν. Ωστόσο, σε μικρότερα έργα, μπορεί να μην καθορίσετε τον τρόπο διεξαγωγής των συζητήσεων αλλαγών. Σε αυτήν την περίπτωση, αντί να έχετε κανονισμούς για τις συζητήσεις, μπορείτε να καθορίσετε ότι οι αλλαγές θα γίνονται μόνο μετά την υπογραφή και σφράγιση των υπευθύνων του χρήστη και του προμηθευτή στο έγγραφο διαχείρισης αλλαγών. Αν επιτρέψετε τις αλλαγές να γίνονται μόνο με προφορική συμφωνία, μπορεί να γίνει ασαφές εάν έχει γίνει μια αλλαγή ή όχι, και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά προβλήματα αργότερα, επομένως η διαχείριση εγγράφων πρέπει να είναι αυστηρή.

Παρ’ όλα αυτά, μπορεί να θεωρείτε ότι η προετοιμασία ξεχωριστών εγγράφων για κάθε διαχείριση αλλαγών είναι πολύ βαριά και θέλετε να δώσετε προτεραιότητα σε πιο ευέλικτες αντιδράσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να καταγράψετε τα θέματα που σχετίζονται με τις αλλαγές στα πρακτικά μιας συνάντησης. Σχετικά με το πώς να κρατάτε τα πρακτικά των συναντήσεων στην ανάπτυξη συστημάτων, θα βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες στο παρακάτω άρθρο.

Συνοπτικά

Σε περιβάλλοντα όπου συχνά γίνονται αλλαγές στις προδιαγραφές, είναι αλήθεια ότι συχνά βρίσκεται κανείς αντιμέτωπος με τον κίνδυνο προβλημάτων και διαφωνιών. Ωστόσο, σε τέτοια περιβάλλοντα όπου απαιτείται ευελιξία, η απλή έμφαση στην «σημασία της διαχείρισης» μπορεί να μην είναι αρκετή για την εφαρμογή πρακτικών μέτρων.

Το πρόβλημα του πώς να επιτύχουμε την ισορροπία μεταξύ της αίσθησης ταχύτητας που απαιτείται στον επιχειρηματικό κόσμο και της προετοιμασίας για τυχόν απρόβλεπτες καταστάσεις φαίνεται να έχει διαφορετικές βέλτιστες λύσεις ανάλογα με την κατάσταση της εταιρείας και το περιεχόμενο του έργου. Με βάση τα περιεχόμενα αυτού του άρθρου, φαίνεται σημαντικό να υιοθετήσουμε μια στάση αναζήτησης της κατάλληλης προσέγγισης για κάθε εταιρεία και κάθε έργο ξεχωριστά.