Οδηγίες για τη χρήση αντιπροσώπων στην αίτηση επιδοτήσεων και τα απαραίτητα στοιχεία της σύμβασης που πρέπει να περιλαμβάνονται

Κατά τη διαχείριση μιας εταιρείας, μπορεί να εξετάσετε την υποβολή αιτήσεων για διάφορες επιδοτήσεις.

Οι επιδοτήσεις είναι χρηματοδοτήσεις που παρέχονται από το κράτος ή τις τοπικές αυτοδιοικήσεις για να υποστηρίξουν τις προσπάθειες των επιχειρήσεων που συμφωνούν με τους πολιτικούς στόχους, με σκοπό την επίτευξη αυτών των στόχων.

Επειδή οι επιδοτήσεις δεν απαιτούν επιστροφή, αποτελούν σημαντική βοήθεια για τη ρευστότητα των επιχειρήσεων.

Ωστόσο, οι επιδοτήσεις δεν είναι διαθέσιμες σε όλους απλώς με την υποβολή μιας αίτησης. Η αίτηση για επιδότηση περιλαμβάνει περίπλοκες απαιτήσεις και είναι απαραίτητο να καταθέσετε ένα αναλυτικό αίτημα που περιγράφει σαφώς το περιεχόμενο της επιχείρησης βάσει αυτών των απαιτήσεων.

Τα έγγραφα αίτησης για επιδοτήσεις είναι συχνά πολύ περιεκτικά, και η προετοιμασία τους ενώ ταυτόχρονα διεκπεραιώνονται οι καθημερινές εργασίες της εταιρείας μπορεί να αποτελέσει σημαντικό βάρος. Για αυτό το λόγο, είναι σχετικά συνηθισμένο να αναθέτουν την αίτηση για επιδοτήσεις σε εξωτερικούς συμβούλους.

Έτσι, θα αναλύσουμε τα ζητήματα που πρέπει να προσέξουν οι εταιρείες που εξωτερικεύουν την αίτηση για επιδοτήσεις, όταν συνάπτουν συμβόλαια συμβουλευτικών υπηρεσιών για την ανάθεση αυτής της διαδικασίας.

Διαδικασίες Αίτησης για Επιχορηγήσεις

Όπως εξηγήσαμε στην εισαγωγή, οι επιχορηγήσεις είναι ένα σύστημα που παρέχει μέρος των απαραίτητων εξόδων για να υποστηρίξει τις προσπάθειες των επιχειρήσεων, σύμφωνα με τους πολιτικούς στόχους της κυβέρνησης ή των τοπικών αυτοδιοικητικών οργανισμών.

Κυρίως, το Υπουργείο Οικονομίας, Εμπορίου και Βιομηχανίας διαχειρίζεται πολλές επιχορηγήσεις.

Κατά την αίτηση για επιχορήγηση, πρέπει να αποκτήσετε τα πιο πρόσφατα έγγραφα πρόσκλησης και τις ειδικές φόρμες αίτησης, και να υποβάλετε τα έγγραφα στη γραμματεία εντός της προθεσμίας για τις επιχορηγήσεις.

Στη συνέχεια, η γραμματεία εξετάζει τις αιτήσεις για επιχορήγηση και αποφασίζει αν θα τις εγκρίνει ή όχι.

Επιπλέον, η υλοποίηση των έργων που είναι επιλέξιμα για επιχορήγηση πρέπει να γίνει μετά την απόφαση έγκρισης.

Επίσης, οι επιχορηγήσεις δεν καταβάλλονται αμέσως στην εταιρεία μόλις εγκριθούν.

Οι εταιρείες που έχουν εγκριθεί για επιχορήγηση πρέπει πρώτα να καλύψουν το σύνολο των εξόδων και στη συνέχεια, αφού αναφέρουν την υλοποίηση του έργου, μπορούν να λάβουν την επιχορήγηση.

Οι επιχορηγήσεις συνήθως έχουν έναν ορισμένο προϋπολογισμό, επομένως δεν εγκρίνονται όλες οι αιτήσεις.

Για παράδειγμα, η δημοφιλής επιχορήγηση για την κατασκευή προϊόντων έχει γενικά ένα ποσοστό εγκρίσεων γύρω στο 50%.

Για αυτόν τον λόγο, πολλές εταιρείες αναθέτουν την αίτηση για επιχορήγηση σε επαγγελματίες συμβούλους, για να αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας στην αξιολόγηση.

Επιπρόσθετα, υπάρχουν τα «επιδόματα», τα οποία είναι παρόμοια με τις επιχορηγήσεις και επίσης παρέχονται από την κυβέρνηση ή τοπικές αυτοδιοικητικές αρχές, χωρίς ανάγκη επιστροφής. 【Έμφαση】Η διαφορά μεταξύ των επιχορηγήσεων και των επιδομάτων είναι ότι τα επιδόματα καταβάλλονται βασικά εφόσον πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Επιπλέον, τα επιδόματα που διαχειρίζεται το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης αφορούν κυρίως τα θέματα απασχόλησης.

Ποιον πρέπει να αναθέσετε για την αίτηση επιδοτήσεων

Όταν αναθέτετε την αίτηση για επιδότηση σε τρίτους, σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε; Η απάντηση είναι ότι δεν απαιτείται κάποια ειδική προσόντα για να αναλάβει κάποιος την εκπροσώπηση σε αιτήσεις επιδοτήσεων. Για αυτό το λόγο, υπάρχουν πολλοί παροχείς υπηρεσιών που αυτοαποκαλούνται σύμβουλοι αιτήσεων επιδοτήσεων.

Ωστόσο, συχνά φαίνεται ότι οι σύμβουλοι μικρών επιχειρήσεων, οι οποίοι διαθέτουν τα ανάλογα προσόντα, αναλαμβάνουν τις αιτήσεις για επιδοτήσεις.

Επιπλέον, φαίνεται ότι πολλοί λογιστές και καταχωρημένοι λογιστές προσφέρουν επίσης συμβουλευτικές υπηρεσίες για αιτήσεις επιδοτήσεων.

Λέγεται ότι υπάρχουν σημαντικά σημεία στον τρόπο συμπλήρωσης των φόρμων αίτησης για επιδοτήσεις. Γι’ αυτό, όταν αναθέτετε την αίτηση για επιδότηση σε τρίτους, είναι καλό να συμβουλευτείτε έναν σύμβουλο με πλούσια εμπειρία σε αιτήσεις επιδοτήσεων.

Επιπρόσθετα, η αμοιβή για την αίτηση επιδοτήσεων συνήθως διαρθρώνεται σε δύο στάδια: ένα αρχικό ποσό και μια επιτυχίας αμοιβή.

Σε αυτή την περίπτωση, το αρχικό ποσό κυμαίνεται συνήθως μεταξύ 1.000 και 1.500 ευρώ, ενώ η επιτυχίας αμοιβή ανέρχεται σε περίπου 10% του ποσού της επιδότησης. Ως εκ τούτου, αν η αμοιβή είναι σημαντικά υψηλότερη από αυτά τα ποσά, ίσως να πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά αν αξίζει να αναθέσετε την εργασία.

Συμβόλαιο Συμβουλευτικής για Αίτηση Επιδοτήσεων

Όταν αναθέτετε την αίτηση για επιδότηση σε τρίτους, πρέπει να συντάξετε και να συνάψετε μια σύμβαση υπεργολαβίας με τον σύμβουλο. Στη συνέχεια, θα εξηγήσουμε αναλυτικά τα σημεία ελέγχου ενός συμβολαίου συμβουλευτικής.

Στο παρακάτω πρότυπο συμβολαίου, ο όρος “甲” αναφέρεται στην εταιρεία που αναθέτει την αίτηση επιδότησης, δηλαδή τον πελάτη, ενώ ο όρος “乙” αναφέρεται στον σύμβουλο που αναλαμβάνει την εκπροσώπηση για την αίτηση επιδότησης.

Επιπλέον, όταν πραγματικά συντάσσετε ένα συμβόλαιο, προσέξτε να μην χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω παραδείγματα ρητρών ως πρότυπο αυτούσιο, αλλά να τα προσαρμόσετε στις πραγματικές συνθήκες των μερών.

Για το περιεχόμενο ενός γενικού συμβολαίου υπεργολαβίας, έχουμε επίσης εξηγήσει λεπτομερώς στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Διατάξεις Σχετικά με το Περιεχόμενο των Αναθετημένων Εργασιών

Άρθρο ○ (Περιεχόμενο της Εργασίας)
Ο αναθέτων (Α) αναθέτει στον αναδόχο (Β) τις ακόλουθες εργασίες (εφεξής αναφερόμενες ως “η Εργασία”), και ο αναδόχος αποδέχεται την ανάθεση.
(1) Εκπόνηση αίτησης για το επιχορηγητικό πρόγραμμα του οικονομικού έτους Reiwa ○ (Δυτικό ημερολογιακό έτος ○○) και άλλων απαραίτητων εγγράφων.
(2) Συναφείς εργασίες που προκύπτουν κατά την εκτέλεση της εργασίας που ορίζεται στην προηγούμενη παράγραφο.

Ένα κεντρικό άρθρο στη σύμβαση συμβουλευτικών υπηρεσιών αφορά το περιεχόμενο των συμβουλευτικών εργασιών που ανατίθενται. Εδώ ελέγχουμε αν το περιεχόμενο και η εμβέλεια της εργασίας έχουν καταγραφεί με σαφήνεια. Συγκεκριμένα, είναι σημαντικό να διευκρινίζεται ποια αίτηση επιχορήγησης ανατίθεται.

Οι επιχορηγήσεις συνήθως προσδιορίζονται με βάση το οικονομικό έτος κατά το οποίο διενεργείται η πρόσκληση και το όνομα της επιχορήγησης. Έτσι, συγκρίνοντας με τα δημόσια έγγραφα πρόσκλησης της κρατικής ή τοπικής αυτοδιοίκησης που προσκαλεί τις αιτήσεις, πρέπει να επιβεβαιώσουμε ότι δεν υπάρχουν λάθη στο όνομα και άλλες λεπτομέρειες της επιχορήγησης.

Ρήτρες Σχετικές με την Αμοιβή

Άρθρο ○ (Αμοιβή κ.λπ.)
Η αντιμισθία για την παρούσα εργασία θα καθοριστεί ως εξής:
(1) Προκαταβολή
Ο Αναθέτων θα καταβάλει στον Ανάδοχο ως προκαταβολή το ποσό των ○○ γιεν (συμπεριλαμβανομένου του φόρου κατανάλωσης).
(2) Επιτυχίας Αμοιβή
Σε περίπτωση που η αίτηση για επιδοτήσεις που υποβλήθηκε μέσω της παρούσας εργασίας εγκριθεί, ο Αναθέτων θα καταβάλει στον Ανάδοχο το ποσοστό των ○○% επί του ποσού της επιδότησης (συμπεριλαμβανομένου του φόρου κατανάλωσης).

Μια σημαντική ρήτρα που συνοδεύει το περιεχόμενο της ανάθεσης εργασίας είναι η ρήτρα που αφορά την αντιμισθία (αμοιβή) για την εργασία. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, είναι συνηθισμένο για την αμοιβή της αίτησης επιδοτήσεων να υπάρχει διακριτή προκαταβολή και επιτυχίας αμοιβή.

Ως εκ τούτου, για τις επιχειρήσεις που αναθέτουν την αίτηση επιδοτήσεων, είναι απαραίτητο να επιβεβαιώσουν ότι ο τρόπος υπολογισμού και το ποσό της αμοιβής έχουν καθοριστεί μονοσήμαντα στη συμβατική συμφωνία συμβουλευτικής.

Επιπλέον, σε περίπτωση που έχουν καθοριστεί τέλη ή έξοδα που θα επωμιστεί η εταιρεία πέραν της προκαταβολής και της αμοιβής, είναι σημαντικό να επιβεβαιώσετε εκ των προτέρων το περιεχόμενο αυτών των εξόδων για να αποφύγετε πιθανές διαφωνίες.

Τέλος, πρόσφατα φαίνεται ότι αυξάνεται ο αριθμός των συμβούλων που αναλαμβάνουν αιτήσεις επιδοτήσεων, και μερικοί από αυτούς υιοθετούν ένα σύστημα αμοιβής μόνο επί της επιτυχίας χωρίς προκαταβολή.

Ρήτρα Σχετικά με την Υπο-Ανάθεση

Άρθρο ○ (Υπο-Ανάθεση)
(1) Σε περίπτωση που ο Β θέλει να αναθέσει την εκτέλεση της εργασίας σε τρίτο, πρέπει να λάβει την έγγραφη συγκατάθεση του Α εκ των προτέρων.
(2) Όταν ο Β υπο-αναθέτει την εργασία σε τρίτο βάσει της προηγούμενης παραγράφου, πρέπει να επιβάλλει στον τρίτο τουλάχιστον τις ίδιες ή αυστηρότερες υποχρεώσεις από αυτές που ο ίδιος έχει βάσει της παρούσας σύμβασης.

Οι αιτήσεις για επιδοτήσεις έχουν καθορισμένες προθεσμίες κάθε λίγους μήνες, γεγονός που οδηγεί σε συγκέντρωση του φόρτου εργασίας σε συγκεκριμένες περιόδους για τους συμβούλους που αναλαμβάνουν την υποβολή των αιτήσεων.

Για αυτόν τον λόγο, μπορεί να υπάρξει υπο-ανάθεση της δημιουργίας των αιτήσεων επιδοτήσεων σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Ακόμη και σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να διατηρείται η δυνατότητα για τον πελάτη να γνωρίζει εάν έχει γίνει υπο-ανάθεση ή όχι. Γι’ αυτό, η παραπάνω ρήτρα προβλέπει την έγγραφη συγκατάθεση ως προϋπόθεση στην πρώτη παράγραφο.

Εάν είναι γνωστό εκ των προτέρων ότι θα γίνει υπο-ανάθεση, τότε μπορεί να προβλεφθεί στην πρώτη παράγραφο της ρήτρας ότι «ο Β θα υπο-αναθέσει την εργασία στον ΧΧ και ο Α συγκατατίθεται σε αυτό».

Για τον αναθέτοντα, είναι συνήθως προτιμότερο να αποκαλύπτεται η ταυτότητα του υπο-αναθέτοντα όσο το δυνατόν περισσότερο.

Επιπλέον, τα έγγραφα που σχετίζονται με τις αιτήσεις επιδοτήσεων περιέχουν συχνά ευαίσθητες επιχειρηματικές πληροφορίες. Έτσι, ακόμη και όταν γίνεται υπο-ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες, είναι σημαντικό να επιβεβαιώνεται ότι έχουν επιβληθεί τουλάχιστον οι βασικές υποχρεώσεις διατήρησης του απορρήτου στον υπο-αναθέτοντα.

Αυτός είναι ο σκοπός που ενσωματώνεται στη δεύτερη παράγραφο της παραπάνω ρήτρας.

Ρήτρες Ακύρωσης Συμβολαίου

Άρθρο ○ (Ακύρωση Συμβολαίου)
1. Ο Α ή ο Β μπορεί να ακυρώσει αυτή τη σύμβαση ενημερώνοντας την άλλη πλευρά με έγγραφη ειδοποίηση, εάν η άλλη πλευρά πληροί οποιαδήποτε από τις ακόλουθες συνθήκες:
(1) Όταν παραβιάσει οποιαδήποτε από τις ρήτρες αυτής της σύμβασης
(2) Όταν η πιστωτική κατάσταση επιδεινωθεί
(3) Όταν υπάρχει άλλος λόγος που καθιστά αδύνατη την εκπλήρωση του σκοπού αυτής της σύμβασης
2. Εάν ο Α έχει επιλεγεί για επιδότηση και στη συνέχεια αρνηθεί να λάβει την επιδότηση ή αν ο Α δεν υλοποιήσει το έργο, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να λάβει την επιδότηση, τότε δεν είναι δυνατή η ακύρωση αυτής της σύμβασης.

Το παράδειγμα του άρθρου 1 είναι μια τυπική διάταξη για την ακύρωση συμβολαίων. Συγκεκριμένα στις υπηρεσίες ανάθεσης αιτήσεων επιδοτήσεων, το άρθρο 2 τείνει να είναι πιο προβληματικό. Συνήθως, η επιτυχία στις υπηρεσίες αιτήσεων επιδοτήσεων αμείβεται όταν η αίτηση για την επιδότηση εγκριθεί.

Ωστόσο, η πραγματική λήψη της επιδότησης από την εταιρεία-πελάτη είναι δυνατή μόνο μετά την υλοποίηση του εγκεκριμένου έργου. Σύμφωνα με το άρθρο 2, ακόμα και αν ο πελάτης δεν λάβει την επιδότηση λόγω δικών του συνθηκών μετά την έγκριση, η αμοιβή για επιτυχία θα πρέπει να καταβληθεί.

Εάν ο πελάτης δεν διεκπεραιώσει τις διαδικασίες για να λάβει την επιδότηση μετά την έγκρισή της, αυτό δεν είναι ευθύνη του συμβούλου, επομένως η συμπερίληψη μιας τέτοιας ρήτρας μπορεί να είναι αναπόφευκτη.

Γενικές Διατάξεις

Εκτός από τα παραδείγματα διατάξεων που αναφέρθηκαν παραπάνω, υπάρχουν γενικές διατάξεις που καθορίζονται συνήθως σε ένα συμβόλαιο.

Ως γενικές διατάξεις, για παράδειγμα, περιλαμβάνονται οι διατάξεις σχετικά με την ευθύνη αποζημίωσης για ζημιές, τις διατάξεις για το αρμόδιο δικαστήριο σε περίπτωση διαφορών με τον αντισυμβαλλόμενο, καθώς και τις διατάξεις σχετικά με την υποχρέωση διατήρησης της εμπιστευτικότητας.

Από αυτές, η διάταξη που αφορά την υποχρέωση διατήρησης της εμπιστευτικότητας είναι ιδιαίτερα σημαντική κατά την αίτηση για επιδοτήσεις, καθώς παρέχονται στον σύμβουλο πληροφορίες υψηλής εμπιστευτικότητας όπως ο επιχειρηματικός σχεδιασμός της εταιρείας ή οι οικονομικές καταστάσεις. Αυτό είναι σημαντικό επειδή υπάρχει ο κίνδυνος η εταιρεία να υποστεί ζημιά εάν οι πληροφορίες διαρρεύσουν σε ανταγωνιστικές εταιρείες.

Όσον αφορά την υποχρέωση διατήρησης της εμπιστευτικότητας, μπορεί να καθοριστεί σε ένα συμβόλαιο συμβουλευτικών υπηρεσιών, αλλά λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία της, μπορεί επίσης να δημιουργηθεί ξεχωριστή συμφωνία εμπιστευτικότητας, γνωστή ως NDA.

Για τη συμφωνία εμπιστευτικότητας (NDA), παρέχουμε λεπτομερή εξήγηση στο παρακάτω άρθρο.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Συνοπτικά

Η επιτυχής χρήση εξωτερικών συμβούλων για την απόκτηση επιδοτήσεων μπορεί να αποφέρει σημαντικά οφέλη για την εταιρεία.

Όταν αναθέτετε την εκπόνηση αίτησης για επιδότηση σε τρίτους, φροντίστε πάντα να συνάπτετε συμβόλαιο.

Είναι απαραίτητο να ελέγχετε προσεκτικά το συμβόλαιο όσον αφορά το περιεχόμενο της εργασίας και την αμοιβή, καθώς αυτά είναι θέματα που συχνά προκαλούν διαφωνίες. Εάν αισθάνεστε αβεβαιότητα σχετικά με το περιεχόμενο του συμβολαίου, μπορείτε να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ειδικευμένο σε εταιρικά νομικά θέματα για να λάβετε συμβουλές.

Οδηγίες για τα Μέτρα Προστασίας από το Δικηγορικό μας Γραφείο

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, για την ασφαλή χρήση των υπηρεσιών αντιπροσώπευσης σε θέματα επιδοτήσεων, είναι απαραίτητη η δημιουργία ενός συμβολαίου.

Το Δικηγορικό Γραφείο Monolith είναι εξειδικευμένο στον τομέα της πληροφορικής, και ειδικότερα στο δίκαιο του διαδικτύου και της τεχνολογίας. Στο γραφείο μας, αναλαμβάνουμε την κατάρτιση και αναθεώρηση συμβολαίων για διάφορα έργα, από εταιρείες που είναι εισηγμένες στο Τόκιο Χρηματιστήριο Prime (Tokyo Stock Exchange Prime) μέχρι εταιρείες νεοφυείς.

Εάν αντιμετωπίζετε δυσκολίες σχετικά με τη σύνταξη συμβολαίων, παρακαλούμε ανατρέξτε στο παρακάτω άρθρο.