Μετατροπή των Εργασιών Εκτέλεσης Εντολών σε Απομακρυσμένη Εργασία. Τα Απαραίτητα Στοιχεία για τη Σύναψη Νέων Συμβάσεων (Μνημόνια)

Λόγω των επιπτώσεων της νόσου COVID-19, η “απομακρυσμένη εργασία” (remote work) έχει αποκτήσει ξαφνικά μεγάλη δημοτικότητα. Με την αύξηση των web υπηρεσιών και των δωρεάν εργαλείων για την εργασία από το σπίτι, αναμένεται ότι η απομακρυσμένη εργασία θα συνεχίσει να επεκτείνεται.

Ωστόσο, όταν μια εταιρεία αναλαμβάνει να εκτελέσει εργασίες μέσω απομακρυσμένης εργασίας στο πλαίσιο μιας σύμβασης ανάθεσης εργασιών μεταξύ επιχειρήσεων, είναι απαραίτητο να συναφθεί ένα νέο συμφωνητικό (μνημόνιο).

Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε λεπτομερώς τις διάφορες ρήτρες ενός μνημονίου που αφορά την εκτέλεση ανατεθειμένων εργασιών μέσω απομακρυσμένης εργασίας στο πλαίσιο μιας σύμβασης ανάθεσης εργασιών.

Σημειώνεται ότι το μνημόνιο, όπως αναφέρεται σε αυτό το άρθρο, αναφέρεται σε ένα έγγραφο που συνάπτεται όταν οι δύο πλευρές έχουν ήδη συνάψει μια σύμβαση και επιθυμούν να τροποποιήσουν ή να προσθέσουν κάποιες ρήτρες στους όρους της υφιστάμενης σύμβασης. Σε αυτή την περίπτωση, το μνημόνιο θα χρησιμοποιηθεί για να προσθέσει ρήτρες σχετικά με την εκτέλεση των εργασιών μέσω απομακρυσμένης εργασίας στην ήδη υπάρχουσα σύμβαση.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Σχετικά με την Αναφορά στην Εισαγωγή του Μνημονίου

【Μνημόνιο】
Η εταιρεία ΧΧ (εφεξής αναφερόμενη ως “Α”) και η εταιρεία ΧΧ (εφεξής αναφερόμενη ως “Β”) συμφώνησαν στις ●● (ημερομηνία) του έτους ●● σχετικά με το “Συμβόλαιο Ανάθεσης Εργασιών” (εφεξής αναφερόμενο ως “Η Αρχική Σύμβαση”) και για τον λόγο αυτό συνάπτουν το παρόν μνημόνιο (εφεξής αναφερόμενο ως “το παρόν Μνημόνιο”).

Καταρχάς, στην εισαγωγή του μνημονίου πρέπει να καθορίσουμε ποια από τις ήδη υπάρχουσες συμβάσεις μεταξύ των συμβαλλομένων σχετίζεται (συνδέεται) με το παρόν μνημόνιο. Για αυτόν τον λόγο, όπως φαίνεται στο παράδειγμα, προσθέτουμε μια αναφορά στην ημερομηνία και στον τίτλο της αρχικής σύμβασης, ώστε να καθορίσουμε με σαφήνεια σε ποια αρχική σύμβαση αναφέρεται το μνημόνιο.

Σχετικά με τις διατάξεις του σκοπού

Άρθρο 1 (Σκοπός)
Το παρόν σημείωμα έχει ως σκοπό, στο πλαίσιο της πρόληψης της εξάπλωσης της νόσου COVID-19, να καθορίσει τις βασικές αρχές σχετικά με την εκτέλεση της εργασίας από τους αναλαμβάνοντες την εκτέλεση των εργασιών στο σπίτι τους, βάσει της αρχικής σύμβασης (εφεξής αναφερόμενη ως “η Εργασία”), και να διασφαλίσει την ομαλή εκτέλεση της Εργασίας.

Στις διατάξεις που αφορούν τον σκοπό, καταγράφεται ο λόγος σύναψης του σημειώματος. Το παρόν σημείωμα συνάπτεται με σκοπό την πρόληψη της εξάπλωσης της νόσου COVID-19, και αυτό πρέπει να αναφέρεται σαφώς.

Στο παράδειγμα των διατάξεων του παρόντος σημειώματος, προβλέπεται η περίπτωση όπου οι αναλαμβάνοντες την εκτέλεση των εργασιών εκτελούν την Εργασία από το σπίτι τους. Ανάλογα με την υπόθεση, μπορεί να απαιτηθεί η τροποποίηση του περιεχομένου των διατάξεων που αφορούν τον τρόπο εκτέλεσης της Εργασίας.

Σχετικά με τις διατάξεις για την εργασία από απόσταση

Άρθρο 2 (Εργασία από απόσταση)
Ως εργασία από απόσταση ορίζεται η εκτέλεση των ανατεθειμένων εργασιών από τον υπεύθυνο εργασίας στην κατοικία του, μέσω διαφόρων δικτυακών συνδέσεων, χρησιμοποιώντας τον απαραίτητο εξοπλισμό και τις συσκευές που έχουν δανειστεί ή παρασχεθεί (εφεξής αναφερόμενα ως “δανειζόμενος εξοπλισμός κλπ.”) καθώς και τον προσωπικό εξοπλισμό και τις συσκευές που κατέχει, για την εκτέλεση της εργασίας.

Στα συμβόλαια συχνά περιλαμβάνεται ο ορισμός των όρων, και στο παράδειγμα της διάταξης που παραθέτουμε έχουμε συμπεριλάβει τον ορισμό της “εργασίας από απόσταση”. Είναι δυνατόν να τροποποιηθεί το περιεχόμενο του ορισμού ανάλογα με το περιεχόμενο της εργασίας και τον εξοπλισμό ή τις συσκευές που χρησιμοποιούνται.

Η συγκεκριμένη διατύπωση ως ορισμός είναι σημαντική για να καταστεί σαφές το νόημα της “εργασίας από απόσταση” μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών, προκειμένου να αποφευχθούν διαφορές στην αντίληψη που μπορεί να οδηγήσουν σε διαφωνίες ή άλλα προβλήματα. Η εργασία από απόσταση αποτελεί έναν από τους κύριους άξονες αυτού του μνημονίου, και γι’ αυτό υπάρχει σημασία στο να ορίζεται ακόμα και αν πρόκειται για έναν γενικά αποδεκτό όρο.

Σχετικά με την Εφαρμογή της Τηλεργασίας

Άρθρο 3 (Εφαρμογή της Τηλεργασίας)
1. Ο Β θα συμμορφώνεται με τα ακόλουθα κατά την εκτέλεση τηλεργασίας βάσει αιτήματος του Α:
1) Οι ημέρες και ώρες εκτέλεσης της εργασίας θα είναι, καταρχήν, σύμφωνα με τις καθορισμένες από τον Α εργάσιμες ημέρες και ώρες.
2) Ως αναφορά εργασίας, θα αναφέρεται άμεσα η «έναρξη εργασίας», «λήξη εργασίας», «έναρξη και λήξη διαλείμματος και μετακίνησης».
2. Όλα τα έξοδα που προκύπτουν κατά την εκτέλεση τηλεργασίας από τον Β (συμπεριλαμβανομένων των εξόδων για φωτισμό, θέρμανση, τηλεπικοινωνίες κ.λπ., χωρίς περιορισμό) θα βαρύνουν τον Β.
3. Ο Α θα ειδοποιεί εκ των προτέρων τον Β σε περίπτωση που η περίοδος εφαρμογής της τηλεργασίας λήγει.

Αυτή η διάταξη καθορίζει λεπτομερώς τις ημερομηνίες, τις ώρες, το περιεχόμενο των αναφορών και την επιβάρυνση των εξόδων, καθώς και την ειδοποίηση στο τέλος της περιόδου εφαρμογής της τηλεργασίας για τους εργαζόμενους του Β που εκτελούν εργασίες μέσω τηλεργασίας.

Στο Άρθρο 3, παράγραφος 1, αναφέρεται ότι η τηλεργασία εκτελείται «βάσει αιτήματος του Α», ωστόσο, είναι δυνατόν να υπάρξει και αίτημα από την πλευρά του Β, επομένως μπορεί να καθοριστούν οι προϋποθέσεις για την εφαρμογή της τηλεργασίας σε διαφορετικό περιεχόμενο από το παραπάνω παράδειγμα διάταξης.

Επιπλέον, στο παράδειγμα της διάταξης που αναφέρεται παραπάνω, στο Άρθρο 3, παράγραφος 1, εδάφιο 2, σχετικά με την «αναφορά εργασίας», μπορεί να προστεθεί το «περιεχόμενο της εργασίας» ανάλογα με την ανάγκη. Στην τηλεργασία, το περιεχόμενο της εργασίας του αναδόχου είναι δυσκολότερο να γίνει αντιληπτό, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε διαφωνίες σχετικά με το αν η εργασία έχει εκτελεστεί ή όχι. Για να αποφευχθούν τέτοια προβλήματα, έχει σημασία να καθοριστεί η αναφορά του περιεχομένου της εργασίας ως «αναφορά εργασίας». Για να μην αφήσουν τα μέρη προβλήματα για το μέλλον, είναι απαραίτητο να συζητηθεί εκτενώς ποια θέματα θα πρέπει να περιλαμβάνονται στα στοιχεία της αναφοράς.

Σχετικά με τις διατάξεις για τη διαχείριση του δανειζόμενου εξοπλισμού κ.λπ.

Άρθρο 4 (Διαχείριση του δανειζόμενου εξοπλισμού κ.λπ.)
1. Ο Β θα χρησιμοποιεί τον δανειζόμενο εξοπλισμό κ.λπ. μετά από την απαραίτητη επιθεώρηση και θα τον φυλάσσει και διαχειρίζεται με την προσοχή ενός καλού διαχειριστή. Σε περίπτωση που ο Α έχει καθορίσει ειδικές οδηγίες σχετικά με τον δανειζόμενο εξοπλισμό κ.λπ., ο Β θα τηρεί αυτές τις οδηγίες για τη φύλαξη και διαχείριση.
2. Ο Β δεν θα προβεί σε μεταβίβαση, εκμίσθωση, μεταφορά κατοχής, παροχή εγγύησης ή χρήση εκτός του σκοπού του δανειζόμενου εξοπλισμού κ.λπ.
3. Ο Β, κατόπιν ολοκλήρωσης της εν λόγω εργασίας ή κατόπιν αιτήματος του Α, θα επιστρέφει άμεσα στον Α όλα τα υλικά που έχουν δανειστεί ή παρασχεθεί (συμπεριλαμβανομένων αντιγράφων και αναπαραγωγών).
4. Σε περίπτωση που ο Β, εξαιτίας δόλου ή αμέλειας, προκαλέσει την καταστροφή ή ζημία του δανειζόμενου εξοπλισμού κ.λπ., ή αν η επιστροφή τους καταστεί αδύνατη (συμπεριλαμβανομένων κλοπής και απώλειας), θα ενημερώνει άμεσα τον Α μέσω τηλεφώνου ή άλλου μέσου και θα υποβάλλει λεπτομερή γραπτή αναφορά, ακολουθώντας τις οδηγίες του Α. Σε αυτή την περίπτωση, ο Α μπορεί να απαιτήσει αποζημίωση από τον Β και ο τρόπος και το ποσό της αποζημίωσης θα καθοριστούν μέσω διαβούλευσης μεταξύ Α και Β.

Αυτή η διάταξη καθορίζει τον τρόπο διαχείρισης του δανειζόμενου εξοπλισμού, το επίπεδο της απαιτούμενης προσοχής και τις υποχρεώσεις, καθώς και τις διαδικασίες και τις ευθύνες αποζημίωσης σε περίπτωση απώλειας ή ζημίας του εξοπλισμού.

Ανάλογα με το περιεχόμενο του δανειζόμενου εξοπλισμού, για παράδειγμα, αν ο αναθέτων χάσει υλικά που έχουν εμπιστευτεί στον ανάδοχο, είναι πιθανό να προκύψει ζημία για τον αναθέτοντα εάν το περιεχόμενο των υλικών διαρρεύσει σε τρίτους. Καθώς οι εργαζόμενοι του αναδόχου εκτελούν τις εργασίες τους σε ιδιωτικούς χώρους, όπως το σπίτι, απαιτείται αυξημένη επίγνωση για τη διαχείριση του δανειζόμενου εξοπλισμού σε σύγκριση με την εργασία που γίνεται στα γραφεία του αναδόχου ή σε άλλους ορισμένους χώρους. Για αυτόν τον λόγο, έχουμε καθορίσει μια ανεξάρτητη διάταξη για τον δανειζόμενο εξοπλισμό.

Σχετικά με τις διατάξεις εξασφάλισης ασφάλειας

Άρθρο 5 (Εξασφάλιση Ασφάλειας)
1. Ο Β’ θα καταβάλει προσπάθειες για την εξασφάλιση της ασφάλειας του περιβάλλοντος σύνδεσης και του εξοπλισμού που παρέχεται, καθώς και για την πρόληψη ζημιών από παράνομη εισβολή στην περιοχή όπου εκτελούνται οι εργασίες, απώλεια του εξοπλισμού που παρέχεται, μόλυνση από ιούς υπολογιστών κ.λπ.
2. Σε περίπτωση που συμβεί κάποιο ατύχημα, ο Β’ πρέπει να αναφέρει άμεσα το περιστατικό στον Α’.

Αυτή η διάταξη καθορίζει την υποχρέωση του αναδόχου να καταβάλει προσπάθειες για την πρόληψη ζημιών σε σχέση με την ασφάλεια του υλικού και του δικτύου περιβάλλοντος κατά την εκτέλεση των εργασιών, καθώς και την υποχρέωση αναφοράς σε περίπτωση που προκύψουν ζημιές. Αυτό συμβαίνει επειδή το επίπεδο ασφάλειας στην εργασία από απόσταση μπορεί να είναι χαμηλότερο σε σύγκριση με την εργασία που εκτελείται στο γραφείο ή σε ορισμένο χώρο του αναδόχου. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις όπου ο υπολογιστής ενός εργαζομένου του αναδόχου που χρησιμοποιείται για την εργασία δεν έχει εγκατεστημένο λογισμικό ασφάλειας, και η εισβολή στο προσωπικό σπίτι του εργαζομένου μπορεί να είναι γενικά πιο εύκολη από την εισβολή στο γραφείο του αναδόχου. Ενδέχεται να χρειαστεί να αυξηθεί το επίπεδο της υποχρέωσης του αναδόχου για την εξασφάλιση ασφάλειας από μια απλή προσπάθεια σε κάτι πιο αυστηρό, ή να καθοριστούν συγκεκριμένα αιτήματα ασφάλειας από την πλευρά του αναθέτοντα.

Συνοπτικά

Σε αυτό το άρθρο, αναλύσαμε ένα σημείωμα σχετικά με την εργασιακή σύμβαση που επιτρέπει την τηλεργασία. Η πορεία προς την υποχώρηση της πανδημίας του νέου κορονοϊού παραμένει αβέβαιη, αλλά οι επιχειρήσεις πρέπει να συνεχίσουν να προσέχουν καθημερινά την υγεία των εργαζομένων τους και να ξεπεράσουν αυτή τη δύσκολη κατάσταση.

Εάν εξετάζετε την εισαγωγή της τηλεργασίας και έχετε ανησυχίες ή αβεβαιότητες σχετικά με τον τρόπο εργασίας που σχετίζεται με την τηλεργασία ή τη διατύπωση των συμβατικών εγγράφων, σας συνιστούμε να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο με εκτεταμένη ειδίκευση.

Οδηγίες για τη Δημιουργία και Επιθεώρηση Συμβολαίων από το Δικηγορικό μας Γραφείο

Στο Δικηγορικό Γραφείο Monolith, ως ένα γραφείο με ειδίκευση στον τομέα της πληροφορικής, του διαδικτύου και των επιχειρήσεων, παρέχουμε υπηρεσίες που υπερβαίνουν την απλή ανάθεση εργασιών, όπως η δημιουργία και η επιθεώρηση διαφόρων ειδών συμβολαίων, στους πελάτες μας, είτε πρόκειται για εταιρείες-συμβούλους είτε για εταιρείες-πελάτες.

Εάν σας ενδιαφέρει, παρακαλούμε δείτε τις λεπτομέρειες παρακάτω.