Japanin työlainsäädännön palkanmaksun oikeudelliset puitteet: Compliance ja riskienhallinnan näkökulmasta

Liiketoiminnan harjoittaminen Japanissa edellyttää palkanmaksua koskevien lakien noudattamista, mikä ei ole pelkästään työvoimanhallinnan velvollisuus, vaan myös yrityksen kestävän kasvun ja yhteiskunnallisen luottamuksen ylläpitämisen kannalta keskeinen osa yrityksen hallintoa. Palkkoihin liittyvien sääntöjen rikkominen voi johtaa suoriin taloudellisiin velvoitteisiin, kuten maksamattomien palkkojen suorittamiseen, ja se voi myös houkutella työnormivalvontaviranomaisten tutkimuksia ja korjaavia suosituksia. Nyky-yhteiskunnassa työntekijöiden tai entisten työntekijöiden sosiaalisen median kautta jakama tieto voi aiheuttaa vakavaa vahinkoa yrityksen imagoon ja vaikeuttaa lahjakkaan henkilöstön hankintaa ja pitämistä, mikä voi vaikuttaa merkittävästi liiketoiminnan johtamiseen. Japanin lainsäädäntö suojaa palkkasaatavia monitasoisesti useiden lakien kautta työntekijöiden elämän vakauden varmistamiseksi. Näitä ovat muun muassa ‘Japanin minimipalkkalaki’, joka määrittelee palkkojen vähimmäisstandardit, ‘Japanin työnormilaki’, joka sääntelee maksutapojen perusperiaatteita, ‘Japanin siviililaki’, joka turvaa saatavien etusijajärjestyksen, ja ‘Japanin palkanmaksun turvaamista ja vastaavia asioita koskeva laki’, joka varmistaa maksut eron hetkellä. Nämä lait eivät toimi erillisinä, vaan ne toimivat yhdessä muodostaen kattavan suojajärjestelmän. On välttämätöntä ymmärtää, että yhden lain rikkominen voi tahattomasti aiheuttaa muiden lakien rikkomisen, mikä voi lisätä yrityksen oikeudellisia ja taloudellisia riskejä. Tässä artikkelissa selitetään Japanissa palkanmaksun oikeudellista kehystä ja työnantajien noudatettavia velvoitteita, viitaten tärkeimpiin lakeihin ja oikeustapauksiin.  

Japanin minimipalkkajärjestelmän oikeudellinen kehys

Japanin minimipalkkalaki on tarkoitettu työntekijöiden elintason vakauttamiseen ja määrittelee työnantajien työntekijöille maksaman palkan vähimmäismäärän. Tämä laki asettaa minimipalkan, jota ei voida alittaa osapuolten sopimuksella ja jolla on imperatiivisen säännöksen voima.

Japanin minimipalkkalain 4 artiklan 1 momentin mukaan työnantajan on maksettava työntekijälle vähintään lain määrittelemä minimipalkka. Lisäksi saman artiklan 2 momentti säätää, että vaikka työntekijä ja työnantaja olisivat sopineet minimipalkkaa alemmasta palkasta, tämä osa sopimuksesta on mitätön ja sopimuksen katsotaan sisältävän samat ehdot kuin minimipalkka. Tämä tarkoittaa, että laki määrää minimistandardit pakottavasti, riippumatta työntekijän suostumuksesta.

Minimipalkassa on kaksi eri tyyppiä: alueellinen minimipalkka, joka koskee kaikkia työntekijöitä riippumatta teollisuudenalasta tai ammatista, ja erityinen (teollisuudenalakohtainen) minimipalkka, joka koskee tiettyjen teollisuudenalojen työntekijöitä. Jos työntekijä kuuluu molempien soveltamisalan piiriin, sovelletaan korkeampaa minimipalkkaa.

Kun arvioidaan, ylittääkö maksettu palkka minimipalkan, on tietyt erät jätettävä pois palkasta laskennassa. Japanin minimipalkkalain täytäntöönpanosäännösten mukaan satunnaisesti maksettavat palkat (kuten avioliittolisä) tai yli kuukauden välein maksettavat palkat (kuten bonukset) eivät sisälly minimipalkan laskennan perusteena olevaan palkkaan. Kuukausi- tai päiväpalkan tapauksessa kyseiset summat jaetaan määrätyllä työtuntimäärällä, jotta saadaan laskettua tuntikohtainen määrä, jota verrataan sovellettavaan minimipalkkaan (tuntimäärä).

Jos työnantaja ei maksa alueellista minimipalkkaa, Japanin minimipalkkalain 40 artiklan mukaan voidaan määrätä enintään 500 000 jenin sakko.

Yksi oikeustapaus, jossa minimipalkkalain soveltamisalaa on käsitelty, on NHK:n (Nagoyan lähetysasema) tapaus (Nagoyan korkeimman oikeuden päätös 26. kesäkuuta 2018). Tässä tapauksessa oli kyse siitä, oliko mielenterveyshäiriön vuoksi työstä poissa ollut työntekijä, joka suoritti “kokeilutyötä” paluunsa mahdollisuuden arvioimiseksi, oikeutettu palkkaan. Oikeus katsoi, että kokeilutyö suoritettiin työnantajan ohjauksessa ja valvonnassa ja että työntekijän tuottama työ (uutiskäsikirjoitukseen osallistuminen) hyödynnettiin todellisessa lähetyksessä, joten työnantaja sai siitä hyötyä. Vaikka työllä olisi ollut kuntouttavaa luonnetta, oikeus katsoi sen kuuluvan “työhön” työnantajan ohjauksen ja valvonnan alaisuudessa ja määräsi yrityksen maksamaan vähintään minimipalkan. Tämä tapaus vihjaa, että riippumatta sopimuksen nimestä tai osapuolten aikomuksista, jos työn todellinen luonne on työnantajan ohjauksen ja valvonnan alainen, se kuuluu minimipalkkalain soveltamisalaan. Tämä viittaa siihen, että myös harjoittelun, koulutuksen tai koeajan nimellä toteutettavista toimista voi aiheutua palkanmaksuvelvollisuus niiden todellisen luonteen perusteella, ja yritysten on oltava varovaisia näiden järjestelmien suunnittelussa.

Japanin työlainsäädännön periaatteet palkanmaksun sääntelyssä

Japanin työlainsäädäntö määrittelee työntekijöiden elämän suojelemiseksi perusperiaatteet palkanmaksun konkreettisista menetelmistä ja ajankohdista. Japanin työlainsäädännön 24. pykälässä määritellyt nämä periaatteet tunnetaan “palkanmaksun viitenä periaatteena” ja ne ovat yksi Japanin työhallinnon perustavanlaatuisimmista normeista. Näiden periaatteiden rikkomisesta voi seurata enintään 300 000 jenin sakko työlainsäädännön 120. pykälän mukaisesti.

Ensinnäkin on “käteismaksun periaate”. Palkka on periaatteessa maksettava Japanin valuutassa (käteisenä). Luontoisetuina, kuten omien tuotteiden tai lahjakorttien antaminen, on pääsääntöisesti kielletty. Poikkeuksena sallitaan työntekijän suostumuksella tehtävät tilisiirrot työntekijän määrittelemälle pankkitilille tai tietyt vaatimukset täyttävien rahansiirtoyritysten tileille (ns. digitaalinen maksu).

Toiseksi on “suoran maksun periaate”. Palkka on maksettava suoraan työntekijälle, jotta välittäjien hyväksikäyttö voidaan estää. Maksaminen laillisen edustajan, kuten huoltajan tai valtuutetun edustajan kautta, ei ole sallittua. Poikkeuksena hyväksytään maksaminen “lähetille”, joka yhteiskunnallisesti katsotaan samastettavaksi henkilöön, kuten puoliso, jos työntekijä on sairaana tai muusta syystä estynyt, sekä maksaminen kolmannelle osapuolelle oikeuden päätöksen perusteella tapahtuvan velkojen ulosmittauksen yhteydessä.

Kolmanneksi on “täyden summan maksamisen periaate”. Palkka on maksettava kokonaisuudessaan. Työnantajan ei ole sallittua yksipuolisesti vähentää työntekijälle maksettavasta palkasta työntekijän työnantajalle olevia velkoja, kuten lainoja. Tämän periaatteen poikkeukset on määritelty tiukasti, ja palkasta voidaan vähentää vain lakiin perustuvia maksuja (kuten tulovero ja sosiaalivakuutusmaksut) tai jos työntekijöiden enemmistön muodostama ammattiyhdistys tai työntekijöiden enemmistöä edustava henkilö on tehnyt kirjallisen sopimuksen (työehtosopimus), jolloin esimerkiksi työsuhdeasunnon vuokra voidaan vähentää palkasta. Yksittäisen työntekijän suostumus ei riitä, vaan vaaditaan kollektiivista sopimista, mikä osoittaa lain vahvaa tahtoa suojella työntekijöiden elintärkeitä varoja helpoilta vähennyksiltä.

Neljänneksi on “vähintään kerran kuukaudessa maksamisen periaate”. Työntekijöiden elämän vakauden turvaamiseksi palkka on maksettava vähintään kerran kuukaudessa. Vaikka käytössä olisi vuosipalkkajärjestelmä, on vuosipalkka jaettava ja maksettava kuukausittain. Poikkeuksena ovat tilapäisesti maksettavat palkat, bonukset ja muut vastaavat erät, jotka määritellään työministeriön asetuksessa, eivätkä ne kuulu tämän periaatteen piiriin.

Viidenneksi on “määräpäivän maksamisen periaate”. Palkanmaksupäivä on määriteltävä etukäteen. On tarpeen määritellä tarkka maksupäivä, kuten “joka kuukauden 25. päivä” tai “kuun viimeinen päivä”. Maksupäivän vaihtelu kuukausittain, kuten “joka kuukauden kolmas perjantai”, tai maksupäivän jättäminen avoimeksi, kuten “kuukauden 15. ja 25. päivän välillä”, ei ole sallittua. Tämäkin on tärkeä säännös, joka mahdollistaa työntekijöiden vakaiden elämänsuunnitelmien tekemisen.

Palkkasaatavien etuoikeutettu asema: Suojelu Japanin siviilioikeuden mukaan

Ei ainoastaan työlainsäädäntö, vaan myös Japanin siviilioikeus tarjoaa vahvoja säännöksiä palkkasaatavien suojelemiseksi. Kyseessä on niin kutsuttu “etuoikeus” -järjestelmä. Etuoikeus tarkoittaa oikeutta, jonka laki myöntää tietyille saataville, jolloin ne voivat saada maksun velallisen omaisuudesta ennen muita velkojia.

Japanin siviilioikeuden 306 artiklan 2 momentti määrää, että “työsuhteesta” johtuvilla saatavilla on yleinen etuoikeus velallisen (työnantajan) koko omaisuuteen. Tähän “työsuhteesta johtuvaan saatavaan” sisältyy luonnollisesti työntekijöiden palkkasaatavat. Lisäksi Japanin siviilioikeuden 308 artikla tekee selväksi, että tämä etuoikeus koskee palkkoja.

Tämän yleisen etuoikeuden vaikutusvalta on erittäin vahva. Kun yleiset etuoikeudet ovat kilpailevia, niiden etusijajärjestys määräytyy Japanin siviilioikeuden 329 artiklan 1 momentin mukaan, ja työsuhteesta johtuva etuoikeus on toisella sijalla “yhteishyödyllisten kulujen” etuoikeuden jälkeen, mikä on erittäin korkea prioriteetti.

Tämä tarkoittaa, että jos työnantajan taloudellinen tilanne heikkenee ja täysi maksu kaikille velkojille ei ole mahdollista, työntekijöiden maksamattomat palkat on maksettava etuoikeutetusti yhtiön koko omaisuudesta ennen monia muita velkoja, kuten rahoituslaitoksilta otettuja lainoja tai yleisiä kauppavelkoja. Tämän säännöksen ansiosta palkkasaatavat nousevat pelkästä sopimukseen perustuvasta saatavasta yhtiön koko omaisuutta vakuutena pitävään, käytännössä etuoikeutettuun vakuusoikeuteen. Yritysjohtajien ja osakkeenomistajien näkökulmasta on tärkeää ymmärtää, että maksamattomat palkat eivät ole vain työvoimaongelma tai sääntelyriski, vaan ne ovat taloudellinen velka, joka vaikuttaa yhtiön koko omaisuuteen ja joka on käsiteltävä ensisijaisesti.

Työsuhteen päättyessä tapahtuvan palkanmaksun varmistaminen Japanissa

Japanissa on erityinen laki, joka varmistaa työntekijöiden palkanmaksun työsuhteen päättyessä. Kyseessä on “Japanin palkanmaksun varmistamista ja vastaavia asioita koskeva laki” (jäljempänä ‘palkanmaksun varmistamislaki’). Tämän lain tarkoituksena on erityisesti varmistaa palkanmaksun asianmukaisuus, kun työntekijä jättää yrityksen.

Palkanmaksun varmistamislain keskeinen säännös on 6. pykälässä määritelty “viivästyskorko”. Pykälän 1 momentin mukaan työnantajan on maksettava viivästyskorkoa työntekijälle, jos hän ei ole maksanut työsuhteen päättyessä työntekijälle kuuluvaa palkkaa (irtisanomiskorvausta lukuun ottamatta) eräpäivään mennessä. Viivästyskorko lasketaan vuotuisella 14,6 %:n korolla viivästyneestä summasta. Tämä 14,6 %:n korkoprosentti on määritelty Japanin palkanmaksun varmistamista ja vastaavia asioita koskevan lain täytäntöönpanoasetuksen 1. artiklassa.

Tämä 14,6 %:n korkoprosentti on huomattavasti korkeampi kuin tavallinen kaupallinen lakisääteinen korko tai kuluttajasopimuksissa sovellettava viivästyskoron yläraja. Korkean koron asettaminen ei ainoastaan korvaa työntekijän kärsimää haittaa siitä, ettei hän ole saanut palkkaansa, vaan sillä on myös voimakas rangaistuksellinen merkitys työnantajalle, jotta tämä ei viivästyttäisi palkanmaksua työsuhteen päättyessä. Toisin sanoen, lainsäätäjä on asettanut korkean sanktion estääkseen työnantajaa viivästyttämästä palkanmaksua ja käyttämästä näitä varoja käytännössä lyhytaikaisena korottomana lainana.

Tämä säännös lähettää selkeän viestin johtajille, että heidän tulee käsitellä työsuhteen päättyvien työntekijöiden lopullisen palkan maksua ensisijaisena asiana. Jopa lyhytaikainen viivästys voi korkean koron vuoksi johtaa nopeasti kasvavaan viivästyskorkoon, mikä voi aiheuttaa yritykselle odottamattoman taloudellisen taakan. Tämä on täysin vältettävissä oleva kustannus, ja sen syntyminen voi viitata yrityksen taloushallinnon ja oikeudellisen noudattamisen puutteisiin.

Vertailutaulukko: Eri lainsäädäntöjen yleiskatsaus palkkasaatavien suojaamisessa Japanissa

Kuten olemme aiemmin selittäneet, Japanin lainsäädäntö suojaa palkkasaatavia monipuolisesti käyttäen useita lakeja, kuten Minimipalkkalakia, Työnormilakia, Siviililakia ja Palkanmaksun Turvaamista Koskevaa Lakia. Nämä lait muodostavat yhdessä järjestelmän, joka pyrkii varmistamaan, että työntekijöiden palkat maksetaan varmasti ja asianmukaisesti, vaikka niillä onkin erilaiset tavoitteet ja keinot. Alla oleva taulukko vertailee kunkin lain roolia ja ominaisuuksia ja järjestää niiden yleiskatsauksen.

Kuten taulukko osoittaa, Minimipalkkalaki asettaa maksettavan palkan ‘määrän’ vähimmäisstandardit, kun taas Työnormilaki sääntelee palkan ‘maksutapaa’. Siviililaki puolestaan takaa saatavien ‘etuoikeusjärjestyksen’, jos maksu viivästyy, ja Palkanmaksun Turvaamista Koskeva Laki asettaa erityisen vahvat rangaistukset erityisesti ‘eronneiden’ maksuviivästysten osalta. Näin ollen, eri lait suojaavat palkkasaatavia eri näkökulmista, mikä luo aukottoman ja kattavan suorituksen varmistamisjärjestelmän.

Yhteenveto

Kuten tässä artikkelissa olemme tarkastelleet, palkanmaksun noudattaminen Japanissa ei rajoitu vain yhden lain noudattamiseen, vaan vaatii syvällistä ymmärrystä monimutkaisesta lainsäädännön kokonaisuudesta, joka koostuu useista säädöksistä. Minimipalkan noudattaminen, Japanin työnormilain määrittelemien viiden maksuperiaatteen noudattaminen ja lopullisen palkan nopea maksaminen eroamisen yhteydessä ovat perustavanlaatuisia velvoitteita, joiden varma toteuttaminen on välttämätöntä oikeudellisten seuraamusten, taloudellisten tappioiden ja vaikeasti palautettavien mainehaittojen välttämiseksi. Yritysten on sopeutettava palkanlaskentajärjestelmiään, työsopimusten sisältöä ja sisäisiä määräyksiään jatkuvasti uusimpiin lakeihin ja tarkistettava niitä säännöllisesti näihin oikeudellisiin vaatimuksiin vastaamiseksi.

Monolith-oikeustoimistomme on tarjonnut runsaasti neuvontaa työlainsäädäntöön liittyvissä asioissa monille asiakkaille Japanissa, mukaan lukien tässä artikkelissa käsitellyt aiheet. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asianajajia, joilla on ulkomaisia oikeudellisia pätevyyksiä, ja he ovat perehtyneitä kansainvälisesti toimivien yritysten kohtaamiin erityisiin haasteisiin. Olemme kykeneviä tarjoamaan kattavaa oikeudellista tukea Japanin monimutkaisten työlainsäädännöllisten säännösten noudattamisen rakentamisesta, työsuhteiden riskien arvioinnista aina konkreettisiin tapauksiin vastaamiseen asti.