Japanin työlainsäädännössä työsuhteen ehtojen oikeudellinen vaikutus ja muutoksen menettelyt

Japanin yritysjohtamisessa työehtosopimus on enemmän kuin pelkkä sisäisten sääntöjen kokoelma; se on tärkeä oikeudellinen asiakirja, joka soveltaa yhtenäisiä ja standardoituja työehtoja lukuisiin työntekijöihin ja muodostaa yritysjärjestyksen ylläpitämisen perustan. Siinä missä monilla muilla oikeudenaloilla yksittäiset työsopimukset ovat pääasiallinen keino määritellä työehdot, Japanissa työehtosopimus sääntelee kattavasti yksittäisten työsopimusten sisältöä ja sillä on voimakas toiminto muuttaa niitä. Tämä työnantajalle annettu laaja valta ei kuitenkaan ole rajoittamaton. Japanin työsopimuslakiin keskittyvä oikeusjärjestelmä ylläpitää hienovaraista tasapainoa työnantajan oikeuden välillä asettaa ja muuttaa työehtosopimusta ja tarpeen suojella työntekijöitä yksipuolisilta ja epäedullisilta muutoksilta. Tämä oikeudellinen kehys on muodostunut vuosien oikeustapausten kertymän myötä ja se on vakiintunut kirjoitetuksi lainsäädännöksi. Tässä artikkelissa käsitellään yksityiskohtaisesti työehtosopimuksen oikeudellista luonnetta, sen suhdetta yksittäisiin työsopimuksiin ja erityisesti johtamispäätöksenä tärkeää, työntekijöille epäedullisten muutosten tekemistä koskevaa ‘kohtuullisuuden’ tiukkaa oikeudellista vaatimusta, konkreettisten lakien ja oikeustapausten pohjalta.

Työsääntöjen oikeudellinen luonne ja vaikutus työsopimukseen Japanissa

Työsääntöjen oikeudellinen sitovuus yksittäisen työntekijän työsopimukseen perustuu Japanin työsopimuslain (Heisei 20, 2007) 7. pykälään. Tämä säädös määrää, että jos työnantaja on tehnyt työntekijöilleen tiedoksi kohtuulliset työehdot sisältävät työsäännöt, työsopimuksen sisältö määräytyy näiden työsääntöjen määrittelemien työehtojen mukaisesti. Tämä vahvistaa työsääntöjen ‘normatiivisen vaikutuksen’ laillisesti. Jotta tämä vaikutus syntyisi, on täytettävä kaksi tärkeää edellytystä: ‘kohtuullisuus’ ja ‘tiedoksianto’.

Ensimmäinen vaatimus on työsääntöjen sisällön ‘kohtuullisuus’. Sisältö, joka on selvästi epäoikeudenmukainen yhteiskunnallisten normien valossa tai joka loukkaa työntekijöiden oikeuksia kohtuuttomasti, ei katsota kohtuulliseksi, ja sen osan oikeudellinen vaikutus voidaan kieltää. Esimerkiksi liian ankaria kurinpitomääräyksiä tai työntekijöille yksipuolisesti velvoitteita asettavia ehtoja voidaan pitää tällaisina.

Toinen ja menettelyllisesti erittäin tärkeä vaatimus on työntekijöiden ‘tiedoksianto’. Työsäännöt eivät synnytä vaikutusta pelkästään niiden laatimisella, vaan ne saavat oikeudellisen sitovuuden vasta, kun niiden sisältö on asianmukaisesti viestitty työntekijöille. Japanin työnormilaki (Showa 22, 1947) 106. pykälän 1. momentti ja siihen liittyvät täytäntöönpanosäännökset vaativat tiedoksiantomenetelmäksi joko työpaikan näkyvällä paikalla tapahtuvaa jatkuvaa ilmoittamista tai varustamista, kirjallisen materiaalin toimittamista työntekijöille tai sähköisen datan asentamista laitteeseen, josta työntekijät voivat jatkuvasti tarkistaa sisällön. Oikeuskäytännössä on katsottu, että vaikka näitä muodollisia menetelmiä ei olisi täysin noudatettu, jos työntekijät ovat voineet milloin tahansa tietää työsääntöjen sisällön, ‘todellinen tiedoksianto’ on katsottu tapahtuneeksi ja vaikutus on tunnustettu.

Nämä vaatimukset eivät ole pelkkiä hallinnollisia menettelyjä. Ne ovat työnantajan työvoimanhallinnan oikeutuksen laillinen perusta. Jos tiedoksiantoa laiminlyödään, työsääntöjen oikeudellista vaikutusta voidaan pitää mitättömänä. Tämän seurauksena, jos työsääntöihin perustuvaa työtehtävien määräystä tai kurinpitotoimenpidettä kyseenalaistetaan, työnantajan argumentit voivat jäädä hyväksymättä. Siksi työsääntöjen perusteellinen tiedottaminen on yrityksen järjestyksen ylläpidon ja oikeudellisen riskienhallinnan kannalta olennainen johtamisvastuu.

Työsääntöjen ja yksilöllisten sopimusten etusijajärjestys

Japanin työlainsäädännössä työehtojen määrittämisen normisto koostuu useista kerroksista. Niiden voimassaolon etusijajärjestys määräytyy yleensä seuraavasti: lait (pakottavat säännökset), työehtosopimukset, työsäännöt ja yksilölliset työsopimukset. Tässä hierarkiassa erityisen tärkeä on kaikkiin työntekijöihin yhtenäisesti sovellettavien työsääntöjen ja tiettyjen työntekijöiden kanssa tehtyjen yksilöllisten työsopimusten välinen suhde. Kun näiden sisältö eroaa toisistaan, Japanin työsopimuslaki määrittelee selkeät säännöt siitä, kumpi asetetaan etusijalle.

Ensinnäkin työsäännöt toimivat työehtojen “minimistandardina”. Japanin työsopimuslain 12 artikla määrää, että työsääntöjen määrittelemiä standardeja alittavat työehdot sisältävä työsopimus on kyseisiltä osin mitätön. Tällöin mitätöityjä osia koskee työsääntöjen määrittelemä standardi. Tämä on “edullisempien ehtojen etusijan periaatteen” yksi näkökulma, joka estää työnantajaa palkkaamasta työntekijöitä yksilöllisesti työsääntöjen määrittelemiä ehtoja huonommilla ehdoilla ja toimii työntekijöiden suojelun mekanismina. Esimerkiksi, jos työsäännöissä määritelty peruspalkka on 300 000 jeniä kuukaudessa, mutta työnantaja sopii yksilöllisessä sopimuksessa työntekijän kanssa 280 000 jenistä, tämä sopimus on mitätön ja laillisesti syntyy velvollisuus maksaa 300 000 jeniä.

Toisaalta yksilöllinen työsopimus voi määritellä työsääntöjen standardeja “ylittäviä” edullisempia ehtoja. Japanin työsopimuslain 7 artiklan poikkeussäännös sallii, että työsopimuksessa työntekijän ja työnantajan kesken sovitut työsääntöjen sisällöstä poikkeavat työehdot ovat etusijalla. Tämän ansiosta yritykset voivat tarjota erityisosaamista omaaville tai tärkeissä asemissa oleville työntekijöille työsääntöjen standardeja parempaa palkkaa ja etuja, mahdollistaen joustavan henkilöstön käytön. Esimerkiksi, vaikka työsäännöissä määritellään vuosittaiset vapaapäivät 120 päiväksi, yksilöllinen sopimus työntekijän kanssa 125 vapaapäivästä vuodessa on voimassa ja kyseiselle työntekijälle sovelletaan 125 vapaapäivää.

Näiden kahden artiklan vuorovaikutus luo suhteen, jossa työsäännöt määrittelevät työehtojen “minimirajan (lattia)” ja alittaminen ei ole sallittua, mutta yksilöllisellä sopimuksella voidaan asettaa “edullisemmat ehdot (katto)” ilman, että se on estetty. Tämän suhteen ymmärtäminen on välttämätöntä yhtenäisen työvoimanhallinnan ja yksilöllisen, strategisen henkilöstökohtelun yhdistämisessä.

Työsääntöjen epäedulliset muutokset Japanissa: Periaatteet ja poikkeukset

Työehdot ovat työnantajan ja työntekijän välisen sopimuksen sisältöä, ja niiden muuttaminen edellyttää periaatteessa molempien osapuolten suostumusta. Japanin työsopimuslain (2007) 8 artikla määrittelee, että työntekijät ja työnantajat voivat muuttaa työsopimuksen sisältämiä työehtoja yhteisellä sopimuksella, mikä vahvistaa tämän suostumuksen periaatteen.

Tämän periaatteen mukaisesti Japanin työsopimuslain (2007) 9 artikla säätää, että työnantaja ei voi muuttaa työehtoja työntekijän vahingoksi ilman tämän suostumusta pelkästään työsääntöjä muuttamalla. Tämä kieltää periaatteessa työnantajaa tekemästä yksipuolisia päätöksiä, kuten palkan alentamista tai lomapäivien vähentämistä, jotka ovat työntekijälle epäedullisia. Tämä on työsääntöjen epäedullisten muutosten suuri periaate.

Kuitenkin yritysten johtaminen vaatii jatkuvaa sopeutumista muuttuviin olosuhteisiin, ja joskus työehtojen tarkistaminen on väistämätöntä. Tällaisiin liiketoiminnan tarpeisiin vastaamiseksi Japanin työsopimuslaki (2007) sallii poikkeuksia tiukoin edellytyksin. Tämä on Japanin työsopimuslain (2007) 10 artiklan mukaista. Tämä pykälä avaa mahdollisuuden siihen, että työnantaja voi tehdä työehtoihin yksipuolisia epäedullisia muutoksia työsääntöjä muuttamalla, jos kaksi ehtoa täyttyvät. Ensimmäinen ehto on, että työnantajan on tiedotettava työntekijöille muutetuista työsäännöistä. Toinen ja tärkein ehto on, että työsääntöjen muutos on “kohtuullinen”.

Japanin työsopimuslain (2007) 9 artiklan asettama “periaatteellinen kielto” ja 10 artiklan “poikkeuksena sallittu” oikeudellinen rakenne on erittäin tärkeä. Se oikeudellisesti määrittelee, että työsääntöjen epäedulliset muutokset eivät ole työnantajan itsestäänselvä oikeus, vaan ne ovat poikkeuksellisia toimenpiteitä. Siksi, jos epäedullisten muutosten laillisuus tulee oikeudenkäynnissä kyseenalaistetuksi, työnantajan on täysin vastuussa siitä, että muutos on “kohtuullinen”. Tuomioistuimet lähtevät liikkeelle periaatteesta (muutos on mitätön) ja arvioivat tiukasti, onko työnantajan esittämät väitteet ja todisteet riittävän vakuuttavia soveltaakseen poikkeussäännöstä (10 artikla). Tästä syystä johtajien on harkitessaan epäedullisia muutoksia otettava huomioon paitsi niiden tarpeellisuus myös se, miten he voivat rakentaa ja todistaa “kohtuullisuuden” oikeudellisesta näkökulmasta, mikä edellyttää strategista valmistautumista.

Epäedullisten muutosten ‘kohtuullisuuden’ arviointiperusteet Japanissa

Työehtosopimuksen epäedullisten muutosten tehokkuuden avain on ‘kohtuullisuuden’ arviointi, joka ei perustu yksittäiseen kriteeriin vaan ottaa huomioon useita tekijöitä kokonaisvaltaisesti. Japanin työsopimuslain (2007) 10. pykälässä määritelty tämä arviointikehys on muodostunut vuosien oikeuskäytännön kautta ennen kyseisen lain säätämistä. Erityisesti vuoden 1968 korkeimman oikeuden päätös Shuhoku Bus -tapauksessa vahvisti periaatteen, jonka mukaan kohtuulliset työehtosopimuksen muutokset ovat sitovia ilman yksittäisten työntekijöiden suostumusta. Ja miten kohtuullisuutta arvioidaan konkreettisesti, siitä antoi yksityiskohtaiset kriteerit vuoden 1997 korkeimman oikeuden päätös Daiyon Bank -tapauksessa, joka heijastuu voimakkaasti nykyisen työsopimuslain 10. pykälän sanamuotoon.

Japanin työsopimuslain 10. pykälässä mainitaan seuraavat seikat kohtuullisuuden arvioinnissa huomioon otettavina tekijöinä:

1. Työntekijän kokeman haitan aste: Kuinka vakava on työntekijän kokema haitta muutoksen seurauksena. Mitä suurempi vaikutus muutoksella on työntekijän elämään, kuten palkan tai eläkkeen merkittävä vähentäminen, sitä korkeampi on kohtuullisuuden hyväksymisen kynnys.
2. Työehtojen muutoksen tarpeellisuus: Miksi työnantajan oli tehtävä kyseinen muutos ja kuinka suuri oli sen liiketoiminnallinen välttämättömyys. Kohtuullisuuden arvioinnissa vaaditaan korkeaa tarpeellisuutta, kuten vakavan liiketoimintakriisin vastaaminen tai välttämättömät toimenpiteet liiketoiminnan rakenteellisen muutoksen yhteydessä, ei pelkästään voiton kasvattamiseksi.
3. Muutetun työehtosopimuksen sisällön asianmukaisuus: Onko uusi työehtojärjestelmä itsessään kohtuuton ja onko sen sisältö yleisesti hyväksyttävä yhteiskunnan normien mukaan. Huomioon otetaan myös, onko se merkittävästi alhaisempi kuin saman alan muiden yritysten taso.
4. Neuvottelutilanne työntekijöiden edustajien kanssa: Minkälaisia neuvotteluja on käyty työnantajan ja työntekijöiden enemmistön muodostaman ammattiyhdistyksen tai työntekijöiden enemmistön edustajan kanssa muutoksesta. Jos neuvottelujen jälkeen on päästy sopimukseen ammattiyhdistyksen kanssa, muutoksen kohtuullisuutta pidetään vahvasti oletettuna.
5. Muut työehtosopimuksen muutokseen liittyvät seikat: Tähän sisältyvät kaikki muut asiaan liittyvät olosuhteet. Esimerkiksi haittojen lieventämiseksi tehtyjen siirtymätoimenpiteiden tai haittojen korvaamiseksi tehtyjen toimenpiteiden olemassaolo on tärkeä tekijä.

Nämä tekijät ja niiden kokonaisarviointi esitetään edellä mainitussa Daiyon Bank -tapauksessa. Tässä tapauksessa pankki muutti työehtosopimusta alentamalla 55 vuoden iän jälkeistä palkkatasoa, mutta vastineeksi pidentämällä eläkeikää 55 vuodesta 60 vuoteen. Korkein oikeus painotti, että vaikka työntekijöiden palkkojen alentaminen on suuri haitta, tarjottu eläkeiän pidentäminen (korvaava toimenpide), yhteiskunnan tarve työllisyyden turvaamiseen ikääntyvässä yhteiskunnassa ja ennen kaikkea noin 90 % pankin työntekijöistä kattavan ammattiyhdistyksen kanssa käytyjen perusteellisten neuvottelujen tuloksena saavutettu sopimus, oikeus katsoi muutoksen olevan kohtuullinen ja voimassaoleva.

Kuten tämä tapaus osoittaa, tuomioistuimet arvioivat työehtosopimuksen epäedullisten muutosten kohtuullisuutta ei pelkästään vertaamalla ehtoja ennen ja jälkeen muutoksen, vaan pitävät erittäin tärkeänä ‘prosessia’, joka johti muutokseen. Työnantajan puolelta työntekijöille annettu huolellinen selitys, vilpitön neuvottelu ja mahdollisimman suurten haittojen lieventämiseen tähtäävät ponnistelut vaikuttavat suuresti lopulliseen oikeudelliseen arviointiin. Siksi epäedullisten muutosten onnistumiseksi on tärkeää varmistaa paitsi muutoksen sisällön asianmukaisuus, myös muutosprosessin läpinäkyvyys ja oikeudenmukaisuus, mikä on välttämätöntä oikeudellisessa riskienhallinnassa.

Yhteenveto

Japanin työlainsäädännössä työehtosopimus on voimakas oikeudellinen työkalu, jonka avulla yritykset voivat määritellä yhtenäiset työehdot ja hallita organisaatiotaan sujuvasti. Sen voima ulottuu kattamaan yksittäisten työsopimusten sisällön ja mahdollistaa jopa niiden yksipuolisen muuttamisen tietyin ehdoin. Kuitenkin tämä voimakas valtuus on tiukan lainsäädännöllisen valvonnan alainen. Erityisesti työntekijöille epäedullisten muutosten tekeminen edellyttää, että työnantajan on osoitettava muutosten olevan “kohtuullisia”, eikä tämä kynnys ole suinkaan matala. Kohtuullisuuden arviointi perustuu kokonaisvaltaiseen arviointiin, joka sisältää paitsi muutoksen tarpeellisuuden ja epäedullisuuden asteen kaltaisia sisällöllisiä seikkoja, myös prosessin oikeudenmukaisuuden, kuten neuvotteluhistorian työntekijöiden edustajien kanssa ja mahdolliset toimenpiteet haittojen lieventämiseksi. Siksi on avainasemassa, että johtajat ja lakiasioista vastaavat henkilöt ymmärtävät syvällisesti oikeudelliset vaatimukset ja toteuttavat harkittua ja strategista prosessinhallintaa, kun he luovat tai muuttavat työehtosopimusta, erityisesti epäedullisia muutoksia harkittaessa. Tämä on avain tulevien työsuhteiden konfliktien ennaltaehkäisyyn ja vakaan yritysjohtamisen toteuttamiseen. Meillä Monolith-oikeustoimistossa on laaja kokemus Japanissa toimivien asiakkaiden neuvonnasta juuri näissä työehtosopimukseen liittyvissä oikeudellisissa kysymyksissä. Toimistossamme on useita englanninkielisiä asianajajia, joilla on ulkomaalaisen asianajajan pätevyys, ja voimme vastata kansainvälisen näkökulman omaavien yritysten erityistarpeisiin. Tarjoamme yrityksenne liiketoimintastrategiaan sopivaa optimaalista oikeudellista tukea aina työehtosopimuksen uusien sääntöjen luomisesta ja nykyisten sääntöjen tarkistamisesta lainsäädännön muutoksiin reagoimiseen ja erityistä varovaisuutta vaativien epäedullisten muutosten toteuttamiseen saakka.