Explication de la réforme des règles d'explicitation des conditions de travail par le document de notification des conditions de travail, en vigueur en avril de l'année Reiwa 6 (2024)

Récemment, une diversité de modes de travail a commencé à être reconnue. Cependant, des problèmes tels que l’incident de la cessation massive d’emploi de chercheurs en mars de l’ère Reiwa 5 (2023), le suicide d’un médecin dû à un surmenage et les problèmes liés aux travailleurs étrangers montrent que les problèmes du travail au Japon sont en augmentation.

Dans ce contexte, en avril de l’ère Reiwa 6 (2024), des modifications seront apportées aux “Règles d’application de la Loi sur les normes du travail japonaise (Règles de la Loi sur les normes du travail)” et aux “Normes relatives à la conclusion, au renouvellement et à la cessation des contrats de travail à durée déterminée (Normes relatives à la cessation d’emploi)”. Ces changements affecteront les éléments à préciser dans les conditions de travail. L’objectif de cette réforme est de répondre aux règles de conversion des travailleurs sous contrat à durée déterminée en contrats à durée indéterminée et de clarifier les règles d’emploi pour divers types d’employés permanents. Cette réforme devrait permettre aux employeurs et aux employés de vérifier conjointement les conditions de travail, prévenant ainsi les conflits potentiels et facilitant la formation de carrières et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Cet article explique les points importants à noter concernant les modifications des règles de clarification des conditions de travail, y compris les personnes et les moments concernés par l’émission des notifications de conditions de travail, ainsi que les obligations d’explication.

Qu’est-ce qu’un document de notification des conditions de travail ?

Un document de notification des conditions de travail est un écrit que l’employeur doit remettre au travailleur pour expliciter les conditions de travail, conformément à l’article 15 de la loi japonaise sur les normes du travail. Les conditions de travail incluent divers éléments liés au travail, tels que le salaire, les heures de travail, les pauses, les jours de repos, l’assurance sociale et les avantages sociaux.

Ce “document de notification des conditions de travail” est un écrit que l’employeur doit notifier au travailleur en vertu de la loi, et non un document basé sur un accord mutuel. D’autre part, un contrat de travail est un document conclu par accord entre l’employeur et le travailleur, mais ce n’est pas un document exigé par la loi.

Les conditions et éléments extrêmement importants pour commencer à travailler, comme ceux énumérés de 1 à 6 ci-dessous, sont considérés comme des “éléments à expliciter absolument” et doivent être explicitement indiqués par la remise d’un document. Ce document est appelé “document de notification des conditions de travail”. Si le travailleur le souhaite, il est également possible de notifier ces éléments par des moyens électroniques, tels que le fax ou l’e-mail, plutôt que par la remise d’un document.

Les éléments de 7 à 14 sont considérés comme des “éléments à expliciter relativement” et peuvent être communiqués oralement.

1. La durée du contrat de travail
2. Les critères de renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée (durée totale du contrat ou nombre de renouvellements)
3. Le lieu de travail et les tâches à effectuer (y compris l’étendue des changements)
4. Les heures de début et de fin de travail, la présence ou non de travail supplémentaire, les pauses, les jours de repos, les congés, etc. (système de rotation, heures de travail annualisées, système de flexibilité, travail à la discrétion de l’employeur, système de travail hors site, etc.)
5. Le salaire, les augmentations de salaire
6. La démission (y compris les motifs de licenciement)
7. L’indemnité de départ
8. Le salaire versé à titre exceptionnel (à l’exception de l’indemnité de départ), les primes et le montant du salaire minimum, etc.
9. Les frais de repas, les fournitures de travail et autres à la charge du travailleur
10. La sécurité et l’hygiène
11. La formation professionnelle
12. La compensation en cas de catastrophe et l’assistance en cas de maladie ou de blessure hors travail
13. Les récompenses et les sanctions
14. Le congé sabbatique
15. Autres (systèmes d’assurance sociale, etc.)

La forme du document explicitant les conditions de travail est libre, mais le Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales propose un modèle de “document de notification des conditions de travail” que vous pouvez consulter ici[ja].

La réforme entrée en vigueur le 1er avril de l’année Reiwa 6 (2024) a rendu obligatoires trois nouveaux éléments à expliciter dans les conditions de travail. Ces éléments révisés doivent également être respectés lors du recrutement.

Trois nouveaux éléments ajoutés aux conditions de travail à expliciter et l’obligation de les expliquer

La réforme des conditions de travail à expliciter et de l’obligation de les expliquer a conduit à l’ajout de trois éléments aux “conditions de travail à expliciter absolument”. Expliquons-les individuellement.

Portée du changement de lieu de travail et de tâches

La loi révisée oblige désormais à expliciter non seulement le lieu de travail actuel et les tâches à accomplir, mais aussi l’étendue des changements possibles (Article 5, Paragraphe 1, Point 1-3 des règles révisées du Japanese Labour Standards Act).

Le “lieu de travail et les tâches” désignent le lieu de travail et les tâches auxquels le travailleur est assigné immédiatement après l’embauche.

La “portée du changement” fait référence à l’étendue des lieux de travail et des tâches qui peuvent être modifiés pendant la durée du contrat de travail. Les changements de poste ou les lieux de travail et les tâches dans le cadre d’une mise à disposition de personnel sont soumis à l’obligation d’explication, tandis que les changements temporaires, comme le soutien temporaire à d’autres départements, ne sont pas inclus.

Si le lieu de travail et les tâches ne changent pas par rapport à ceux de l’embauche, il faut expliciter cela dans la “portée du changement”.

Par exemple, si un travailleur commence le télétravail immédiatement après l’embauche, le “lieu de travail” à expliciter comprendra la maison du travailleur ou un bureau satellite, ou tout autre lieu où le télétravail est possible. Si le télétravail est prévu pendant la durée du contrat de travail, il faudra expliciter ces lieux dans la “portée du changement”.

D’autre part, si le lieu de travail et les tâches ne sont pas limités (comme pour les postes de cadre général), il est nécessaire d’expliciter tous les lieux de travail et tâches possibles, mais il est important de clarifier autant que possible la “portée du changement” pour prévenir les conflits et partager la compréhension entre employeurs et employés.

Existence et contenu de la limite de renouvellement

L'”existence et le contenu de la limite de renouvellement” signifient, en termes simples, que lorsqu’il est prévu de modifier les conditions de contrat de manière défavorable pour des travailleurs tels que les employés à temps partiel ou sous contrat, ces modifications doivent être explicites par écrit.

Lors de l’emploi de travailleurs sous contrat à durée déterminée (fonctionnaires à terme, employés à temps partiel, intérimaires, contractuels, employés en détachement, réembauchés après la retraite, etc.), si une limite de renouvellement (durée totale du contrat ou nombre maximum de renouvellements) existe, son contenu doit être explicité (Article 5, Paragraphe 1, Point 1-2 des règles révisées du Japanese Labour Standards Act).

De plus, si l’on envisage de créer ou de raccourcir la limite de renouvellement pendant la durée du contrat à durée déterminée, il est également obligatoire d’expliquer les raisons au préalable au travailleur (Article 1 des normes révisées concernant la fin de l’emploi).

En revanche, lorsqu’il est question de supprimer ou d’étendre la limite de renouvellement, il n’y a pas d’obligation d’expliquer les raisons, car cela ne constitue pas un désavantage.

Opportunité de demande de conversion en contrat à durée indéterminée et conditions de travail après la conversion

Lors du renouvellement du contrat de travail à durée déterminée, l’obligation d’expliciter l’opportunité de demander la conversion en contrat à durée indéterminée (opportunité de demande de conversion) et d’expliciter les conditions de travail après la conversion a été ajoutée (Articles 5, Paragraphes 5 et 6 des règles révisées du Japanese Labour Standards Act ; Article 18 de la Japanese Labour Contract Act ; Article 15 de la Japanese Labour Standards Act ; Articles 5, Paragraphe 1, Points 1 à 11 des règles révisées du Japanese Labour Standards Act, à l’exception du Point 1-2).

Dans ce contexte, il est également obligatoire pour l’employeur d’expliquer les éléments à prendre en compte en fonction de la réalité du travail (contenu des tâches, niveau de responsabilité, étendue des changements, etc.), conformément à l’esprit de l’Article 3, Paragraphe 2 de la Japanese Labour Contract Act (Article 5 des normes révisées concernant la fin de l’emploi).

Référence : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales | Changements des règles d’explication des conditions de travail à partir d’avril 2024 (2024年4月). Êtes-vous prêt ?[ja]

Personnes concernées par la réforme des règles de clarification des conditions de travail

La réforme des règles de clarification des conditions de travail s’applique à tous les travailleurs ainsi qu’aux travailleurs sous contrat à durée déterminée.

Tous les travailleurs

Par “tous les travailleurs”, on entend toute personne, quel que soit son métier (à l’exception de certains fonctionnaires) ou son type de contrat, utilisée dans une entreprise ou un bureau (y compris les membres de la famille vivant sous le même toit, si le travail est caractérisé par la subordination et la rémunération), et qui est rémunérée.

Parmi les éléments modifiés des conditions de travail à clarifier, “la portée des changements de lieu de travail et de tâches” s’applique à tous les travailleurs.

Travailleurs sous contrat à durée déterminée

Concernant les éléments modifiés des conditions de travail à clarifier, “l’existence et le contenu de la limite de renouvellement” et “l’opportunité de demande de conversion en contrat à durée indéterminée et les conditions de travail après la conversion” s’appliquent aux travailleurs sous contrat à durée déterminée.

Un contrat de travail à durée déterminée est un contrat de travail qui a une durée fixée (une échéance). La durée d’un seul contrat est généralement limitée à trois ans. Pour les professionnels hautement qualifiés et les travailleurs âgés de 60 ans et plus, la durée maximale est de cinq ans (Article 14, paragraphe 1 de la Loi sur les normes du travail japonaise).

D’autre part, un contrat de travail à durée indéterminée est un contrat de travail sans durée déterminée.

En général, un âge de retraite (interdit avant 60 ans) est fixé, ce qui signifie que l’emploi est maintenu jusqu’à cet âge (la Loi sur la stabilité de l’emploi des personnes âgées au Japon oblige à employer les candidats jusqu’à 65 ans et impose un devoir de diligence jusqu’à 70 ans).

Ci-dessous, nous expliquons le moment de délivrance de l’avis de conditions de travail pour chacun.

Moment de délivrance du document de notification des conditions de travail

Il existe trois cas de figure pour la délivrance du document de notification des conditions de travail :

Lors de la conclusion de tous les contrats de travail et du renouvellement des contrats de travail à durée déterminée

Le moment de délivrer le document notifiant les conditions de travail, incluant la « portée des changements de lieu de travail et de tâches », suite à la révision des éléments à expliciter des conditions de travail, se situe lors de la conclusion de tous les contrats de travail (indépendamment de la durée du contrat) et au moment du renouvellement des contrats de travail à durée déterminée.

Lors de la conclusion et du renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée

Le moment de délivrer le document notifiant les conditions de travail, y compris la présence et les détails d’une limite de renouvellement, conformément aux conditions de travail explicites révisées, se situe lors de la conclusion et du renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée.

Renouvellement de contrat donnant lieu au droit de demande de conversion en contrat à durée indéterminée

Le moment d’émettre le document notifiant les conditions de travail, incluant « l’opportunité de demande de conversion et les conditions de travail après la conversion en contrat à durée indéterminée », survient lors du renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée lorsque le droit de demande de conversion en contrat à durée indéterminée se manifeste.

La réforme de la Loi sur les contrats de travail (Japanese Labor Contract Act) d’avril 2013 (année 25 de l’ère Heisei) a introduit le système de conversion en contrat à durée indéterminée.

Ce système permet aux travailleurs, sous certaines conditions, de convertir leur contrat de travail à durée déterminée en contrat à durée indéterminée sur demande, dans le but de « limiter l’utilisation abusive des contrats à durée déterminée par l’employeur (comme les fins de contrat ou le refroidissement) et de stabiliser l’emploi ».

Plus précisément, un travailleur sous contrat à durée déterminée avec le même employeur, qui a été renouvelé au moins une fois et dont la durée totale des contrats dépasse cinq ans, peut demander la conversion en contrat à durée indéterminée, conformément à l’article 18 de la Loi sur les contrats de travail (Japanese Labor Contract Act).

La période de validité pour exercer le droit de demande de conversion en contrat à durée indéterminée est d’un an à compter de la date à laquelle ce droit se manifeste, ce qui nécessite une attention particulière.

La conversion en contrat à durée indéterminée prend effet le lendemain de la date d’expiration du contrat à durée déterminée pour lequel la demande a été faite (au début de la septième année). Il est à noter que l’employeur ne peut refuser cette demande du travailleur.

Concernant les conditions de travail après la conversion en contrat à durée indéterminée, elles restent identiques aux précédentes, sauf disposition particulière (modification), à l’exception de la durée du contrat.

Le système de conversion en contrat à durée indéterminée prévoit trois types d’exceptions :

• Chercheurs et enseignants dans les universités et organismes de recherche et développement, etc.
• Professionnels hautement qualifiés
• Personnes âgées en emploi continu

Nous allons maintenant expliquer les conditions de chaque exception.

Exception pour les chercheurs et enseignants dans les universités et organismes de recherche et développement, etc.

Pour les chercheurs et enseignants dans les universités et organismes de recherche et développement, etc., l’exception au critère 2 du système de conversion en contrat à durée indéterminée est que la durée totale des contrats doit dépasser dix ans (article 7 de la Loi sur les périodes de mandat (Japanese Term of Office Act)).

La période de calcul de la durée totale des contrats a commencé le 1er avril 2013, mais avant l’émergence du droit de demande de conversion en avril 2023, le problème social des fins de contrat massives des chercheurs a été soulevé.

Exception pour les professionnels hautement qualifiés (avec des critères de revenu annuel et de champ d’application)

L’exception pour les professionnels hautement qualifiés concerne ceux qui travaillent sur des projets spécifiques à durée déterminée (projets) de plus de cinq ans chez un employeur de première catégorie. Pour ces cas, le critère 2 du système de conversion en contrat à durée indéterminée, « la durée totale des contrats », correspond à la durée du projet (variable selon le projet), et pendant cette période, le droit de demande de conversion en contrat à durée indéterminée ne se manifeste pas. Cette mesure spéciale est limitée à dix ans maximum (paragraphe 1 de l’article 8 de la Loi sur les mesures spéciales pour les contrats à durée déterminée (Japanese Special Measures Act for Fixed-Term Contracts)).

Exception pour les personnes âgées en emploi continu

Il n’y a pas de limite d’âge supérieure définie dans les règles de conversion en contrat à durée indéterminée. Par conséquent, les travailleurs âgés de plus de 65 ans sont également concernés par ce système, à l’exception de quelques cas particuliers.

L’exception pour les personnes âgées en emploi continu concerne les travailleurs à durée déterminée employés en continu après l’âge de la retraite sous un employeur de deuxième catégorie. Pour eux, tant qu’ils sont employés par le même employeur ou une entreprise du même groupe, le droit de demande de conversion en contrat à durée indéterminée ne se manifeste pas (paragraphe 2 de l’article 8 de la Loi sur les mesures spéciales pour les contrats à durée déterminée (Japanese Special Measures Act for Fixed-Term Contracts)).

Résumé : Consultez un avocat pour le document de notification des conditions de travail

Dans cet article, nous avons expliqué les modifications apportées aux règles de clarification des conditions de travail dans le document de notification des conditions de travail, qui sont entrées en vigueur en avril de l’année Reiwa 6 (2024).

Lors de la conclusion ou du renouvellement d’un contrat de travail, il est essentiel de clarifier les conditions de travail et de remettre un document de notification des conditions de travail au salarié afin de prévenir les conflits. Pour la gestion des risques liés aux conflits de travail entre employeurs et employés, nous recommandons de consulter un avocat spécialisé en droit des affaires.

Présentation des mesures proposées par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith se distingue par son expertise élevée dans les domaines de l’IT, et plus particulièrement du droit lié à Internet. Avec la diversification croissante des modes de travail ces dernières années, le droit du travail suscite un intérêt croissant. Notre cabinet propose des solutions pour faire face aux “Digital Tattoos” (tatouages numériques). Vous trouverez plus de détails dans l’article ci-dessous.

Domaines d’intervention du cabinet d’avocats Monolith : Droit des affaires pour les IT et les startups[ja]