Responsabilités des dirigeants et des membres du conseil : Quels sont les risques et comment les gérer ?

Les dirigeants et les membres du conseil d’administration sont tenus de prendre des décisions importantes et de mener à bien les opérations de l’entreprise, mais ils sont également confrontés en permanence à des responsabilités juridiques et à des risques professionnels. Des jugements inappropriés ou des actions peuvent entraîner des conséquences graves telles que des litiges, des demandes d’indemnisation, ou des conflits avec les actionnaires et les employés. Se préparer à ces risques, comprendre correctement les responsabilités des dirigeants et mettre en place des mesures appropriées sont essentiels pour la stabilité de la gestion et la croissance durable de l’entreprise.

Cet article explique en détail les cas où les personnes impliquées dans la gestion peuvent être tenues responsables et présente des mesures concrètes que les dirigeants et les membres du conseil d’administration peuvent prendre pour exercer leurs fonctions en toute sérénité.

Qu’est-ce que la responsabilité des dirigeants ?

Les personnes impliquées dans la gestion en tant que dirigeants doivent organiser les questions de responsabilité des dirigeants et prendre les mesures appropriées. En tant que dirigeant, vous devez assumer la responsabilité de compenser les dommages dans les cas suivants :

• Lorsque des dommages sont causés à l’entreprise
• Lorsque des fonds sont détournés de l’entreprise
• Lorsqu’un tiers subit des dommages en raison de malveillance ou de négligence grave dans l’exercice de vos fonctions

Être poursuivi en responsabilité par des actionnaires ou des tiers représente un risque majeur pour un dirigeant. Pour favoriser la croissance de l’entreprise et protéger votre carrière et vos actifs, il est essentiel de mettre en place une gestion des risques appropriée pour se préparer aux questions de responsabilité.

Les personnes occupant les positions suivantes peuvent être sujettes à des questions de responsabilité des dirigeants :

• Personnes occupant un poste de dirigeant dans des entreprises (entreprises cotées en bourse, startups, PME)
• Personnes qui ont fondé leur propre entreprise mais qui en confient la gestion à des tiers
• Personnes invitées à occuper des postes d’administrateurs externes ou d’auditeurs externes
• Personnes qui prêtent simplement leur nom pour figurer sur le registre des dirigeants

La responsabilité des dirigeants peut être engagée dans des circonstances imprévues, il est donc crucial de bien comprendre les cas de responsabilité et les méthodes de réponse.

Points clés à prendre en compte pour la responsabilité civile des dirigeants

Il existe divers types de responsabilités pour les dirigeants, mais nous allons expliquer les précautions universelles que les dirigeants doivent toujours garder à l’esprit pour toutes les responsabilités civiles.

Préparer les preuves

Pour négocier et réfuter efficacement en cas de mise en cause, il est essentiel de disposer d’informations probantes.

La responsabilité des dirigeants est variée et les preuves à préparer à l’avance diffèrent selon les cas. Cependant, en cas de poursuite pour manquement au devoir de diligence ou de négligence dans l’exécution des tâches, les documents suivants sont toujours des preuves importantes :

Il est également crucial de s’assurer de la crédibilité des preuves concernant des faits particulièrement importants afin qu’elles résistent à un procès. Les preuves crédibles incluent les documents suivants :

• Actes de disposition
• Contrats, reçus
• Rapports d’activité, bons de livraison, factures
• Livres comptables

En prévision d’une éventuelle mise en cause, il est conseillé de gérer et de conserver soigneusement les informations susceptibles de servir de preuves.

Organiser les preuves

Il ne suffit pas de posséder des preuves ; elles doivent être organisées pour être utilisables en cas de responsabilité.

Les problèmes de responsabilité des dirigeants ne se limitent pas aux manquements au devoir de diligence ou à la négligence dans l’exécution des tâches, mais peuvent également englober une responsabilité délictuelle plus large en vertu du droit civil. Par conséquent, il n’est pas facile de prévoir toutes les situations de mise en cause. En cas de problème, il est nécessaire d’organiser les preuves en fonction de l’événement spécifique.

Commencez par vérifier le contenu de la mise en cause et alignez les preuves correspondant aux faits constitutifs du litige, qu’elles soient à votre avantage ou non.

Ensuite, réfléchissez aux preuves nécessaires pour étayer l’histoire que vous présenterez lors du procès.

Dans la pratique, il est recommandé de consulter immédiatement un avocat dès que vous percevez la possibilité d’un problème.

Cas de mise en cause de la responsabilité des dirigeants 1 : Manquement au devoir de diligence et de loyauté

Les dirigeants peuvent être tenus responsables des obligations qu’ils ont envers la société dans l’exercice de leurs fonctions. Nous allons ici expliquer les cas où ils peuvent être mis en cause pour manquement au devoir de diligence et de loyauté.

Qu’est-ce que la violation du devoir de diligence et de loyauté ?

Les dirigeants ont des devoirs de diligence et de loyauté envers leur société.

En cas de violation de ces devoirs, les dirigeants peuvent être tenus responsables de négligence dans l’exercice de leurs fonctions et doivent indemniser la société pour les dommages résultant de cette négligence.

Il est essentiel que les dirigeants fassent preuve de vigilance pour ne pas éveiller de soupçons de manquement à leurs devoirs. Ils doivent s’acquitter pleinement de leurs devoirs de diligence et de loyauté, être attentifs à ne pas agir intentionnellement ou par négligence, et organiser des documents et autres preuves pour démontrer leur conformité.

En cas de violation de la législation

Choisir un acte en violation de la législation dans le cadre de décisions de gestion n’est jamais permis, quelle que soit la situation. Même en l’absence de faute, il est possible d’être tenu responsable, ce qui nécessite une vigilance accrue.

Le terme « législation » ici englobe toutes les lois et réglementations que l’entreprise doit respecter lorsqu’elle exerce ses activités. Il est crucial pour les dirigeants de bien comprendre les actions spécifiques qui pourraient constituer une violation de la législation.

En cas de violation des statuts

Les statuts constituent les règles fondamentales d’une entreprise, définissant son objet, son organisation et ses méthodes de fonctionnement, et tous les dirigeants ont l’obligation de les respecter conformément à la loi japonaise sur les sociétés. Ils incluent les éléments suivants :

• L’objet et le contenu des activités de l’entreprise
• La durée du mandat des dirigeants et les règles de nomination et de révocation
• Les dispositions relatives à la distribution des bénéfices et au transfert d’actions

En tant que document officiel, les statuts sont enregistrés et représentent également une promesse de l’entreprise envers ses actionnaires et parties prenantes.

La question de savoir si une action est incluse dans l’objet des statuts est jugée sur la base de la nécessité, évaluée à la lumière de la nature objective de l’acte. Cependant, cette évaluation peut varier en fonction des circonstances individuelles, rendant les prédictions difficiles.

Il est nécessaire de vérifier régulièrement le contenu des statuts pour s’assurer que la politique de gestion est cohérente, de réviser les procédures, de renforcer le système de vérification entre les dirigeants et la coordination avec le département juridique. Si une modification des statuts s’avère nécessaire, il convient de procéder à la démarche appropriée via l’assemblée générale des actionnaires.

Cas de mise en cause d’une erreur de jugement managérial

Les directeurs bénéficient d’une certaine discrétion dans l’exécution de leurs tâches en vertu du principe de jugement managérial, ce qui signifie qu’ils ne sont généralement pas tenus responsables des dommages résultant d’une mauvaise décision de gestion. Cependant, une erreur de jugement managérial peut être mise en cause dans les cas suivants :

• Il y a des erreurs négligentes dans le processus de reconnaissance des faits qui sous-tendent la décision managériale (collecte et analyse d’informations, etc.)
• Il y a une irrationalité flagrante dans le processus de prise de décision basé sur la reconnaissance des faits et dans le contenu de la décision elle-même

Lorsque vous prenez une décision managériale comportant des risques importants, il est crucial d’examiner attentivement la jurisprudence pour déterminer ce qui pourrait constituer une violation du principe de jugement managérial. Pour éviter tout soupçon de décision irrationnelle au moment de la prise de décision, il est essentiel d’organiser soigneusement les preuves telles que les procès-verbaux et les documents d’examen.

Cas de responsabilité en cas de transactions en conflit d’intérêts

Une transaction en conflit d’intérêts désigne une opération où les intérêts d’une société et ceux de ses dirigeants sont en opposition. Lorsqu’une transaction susceptible de créer un conflit d’intérêts est envisagée, elle requiert l’approbation du conseil d’administration. Même avec cette approbation, la transaction ne doit pas causer de préjudice à la société. Les dirigeants qui enfreignent cette règle peuvent être tenus responsables de négligence dans l’exercice de leurs fonctions.

Les cas de responsabilité pour transactions en conflit d’intérêts sont fréquents et les conséquences légales peuvent être sévères. Si vous ne pouvez pas éliminer le risque de conflit d’intérêts, il est essentiel de faire preuve de la plus grande prudence pour éviter de causer un préjudice à la société.

Responsabilité en cas de transactions concurrentielles

Une transaction concurrentielle se réfère à l’acte d’un directeur qui effectue des transactions dans le même domaine que celui traité par l’entreprise, pour son propre compte ou celui d’un tiers. Si cela est fait sans l’approbation du conseil d’administration, cela peut constituer une violation des lois et un manquement aux devoirs.

Lors de l’évaluation de la responsabilité pour une transaction concurrentielle, il est crucial de déterminer si la transaction effectuée par le dirigeant est concurrentielle.

Une transaction est considérée concurrentielle si elle est en concurrence avec les activités réellement menées par l’entreprise sur le marché et crée un conflit d’intérêts. Cela inclut non seulement les activités déjà en cours, mais aussi celles dont la participation est raisonnablement certaine ou qui sont simplement suspendues temporairement.

Le montant du dommage subi par l’entreprise est estimé à partir du profit réalisé par le directeur ou un tiers grâce à la transaction concurrentielle.

En cas de manquement au devoir de surveillance et de supervision

Le devoir de surveillance et de supervision consiste à veiller à ce que les autres dirigeants et employés ne commettent pas d’actes inappropriés. La question de savoir si ce devoir a été négligé dépend de si la personne à surveiller et à superviser est un dirigeant ou un employé, et si la situation exigeait une supervision. Autrement dit, il s’agit de déterminer jusqu’où s’étend l’obligation d’agir.

Pour une prévention minutieuse, il est conseillé de consulter un avocat. Le fait de demander conseil à un avocat et d’agir sur la base de ses recommandations constitue en soi une preuve de l’accomplissement du devoir de surveillance et de supervision. De plus, il est crucial de mettre en place et d’opérer un système permettant de détecter les comportements problématiques d’autres dirigeants, même pour des questions qui ne sont pas portées devant le conseil d’administration.

En cas de manquement à l’obligation de mise en place d’un système de contrôle interne

L’obligation de mise en place d’un système de contrôle interne est le devoir d’établir un dispositif nécessaire pour assurer la régularité des opérations d’une entreprise. Si aucun système n’est mis en place, ou si, malgré sa mise en place, le niveau est inapproprié et ne permet pas de prévenir ou de gérer les comportements problématiques des dirigeants ou des employés, alors les dirigeants peuvent être tenus responsables d’une violation de cette obligation.

Dans l’évaluation d’une violation de l’obligation, les cas suivants sont considérés comme non-violatoires :

• Lorsque le système de gestion mis en place est suffisant pour prévenir les actes frauduleux normalement anticipés
• Lorsqu’il n’existe pas de circonstances particulières qui auraient dû amener les administrateurs à prévoir la survenue d’actes frauduleux

Il est nécessaire de procéder à une évaluation en tenant compte des normes généralement requises, des circonstances spécifiques de l’entreprise, ainsi que des lignes directrices publiques, et ce, en collaboration avec des experts.

Cas n°2 de responsabilité des dirigeants : la responsabilité spéciale légale

Ici, nous expliquons les cas où les dirigeants sont soumis à une responsabilité spéciale légale.

Cas de responsabilité pour octroi d’avantages

Lorsqu’une entreprise accorde des avantages liés à l’exercice des droits des actionnaires, les administrateurs impliqués sont tenus solidairement avec les bénéficiaires de ces avantages de rembourser à l’entreprise le montant équivalent à la valeur de ces avantages.

Par exemple, cela peut se produire lorsque l’entreprise verse de l’argent à un actionnaire sous prétexte de le faire taire pour éviter que des informations sur des mésaventures personnelles du dirigeant ne soient divulguées lors d’une assemblée générale des actionnaires.

Lorsque vous effectuez des transactions qui pourraient être perçues comme un octroi d’avantages, vous devez agir avec prudence. Il est nécessaire de clarifier que la transaction est une contrepartie légitime pour des services essentiels à l’entreprise et d’organiser les circonstances de manière à ne pas susciter de soupçons.

Cas de responsabilité liée à la distribution de surplus

La distribution de surplus fait référence à la distribution de bénéfices ou aux dépenses engagées pour l’acquisition d’actions propres.

Le problème survient lorsqu’une distribution de surplus est effectuée et que le montant distribué dépasse le montant distribuable à la date à laquelle la distribution prend effet. Les exécutants des tâches concernées et les administrateurs qui ont proposé la résolution sont tenus solidairement avec les bénéficiaires de rembourser à l’entreprise.

Le montant à rembourser correspond à la valeur comptable des sommes ou autres avantages reçus par les bénéficiaires.

Pour éviter d’être tenu responsable, il est conseillé de procéder avec prudence en vérifiant l’exactitude et la pertinence des documents comptables et des propositions de distribution avec les administrateurs et les responsables comptables.

Réponse en cas de mise en cause de la responsabilité des dirigeants vis-à-vis de l’entreprise

Cet article explique les mesures que les dirigeants doivent prendre lorsqu’ils sont confrontés à une mise en cause de leur responsabilité vis-à-vis de l’entreprise.

Ce qui est requis pour une réaction initiale

En cas de demande de poursuite de la part des actionnaires, il est essentiel de partager la situation avec les autres membres de la direction et de discuter d’une stratégie de réponse. Pour éviter une action en justice représentative des actionnaires, il faut viser à prendre une décision dans les 60 jours suivant la demande, en analysant rapidement le contenu de la mise en cause de responsabilité et en enquêtant sur les faits. Il est important que tous les dirigeants, pas seulement ceux visés par la demande, coopèrent pour envisager une réponse appropriée.

De plus, en cas de mise en cause de la responsabilité des dirigeants, il faudra faire appel à un avocat autre que le conseiller juridique de l’entreprise. Cela est dû au fait que l’entreprise et ses dirigeants se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts, et donc le conseiller juridique de l’entreprise devrait éviter de représenter les dirigeants.

Méthodes pour exonérer partiellement la responsabilité

Même si la responsabilité des dirigeants est reconnue, il existe des moyens de les exonérer partiellement s’ils ont agi de bonne foi et avec une négligence légère.

Les responsabilités qui ne peuvent pas être partiellement exonérées sont les suivantes, mais il est possible d’exonérer partiellement d’autres responsabilités :

• Fourniture d’avantages
• Responsabilité pour la distribution de dividendes ou autres excédant le montant distribuable, ou pour la compensation de pertes, et autres responsabilités spéciales
• Responsabilité liée aux transactions en conflit d’intérêts impliquant directement les administrateurs concernés

L’exonération de responsabilité peut être effectuée en utilisant les méthodes suivantes :

• Résolution de l’assemblée générale
• Résolution du conseil d’administration basée sur l’autorisation des statuts
• Contrat limitant la responsabilité

Cependant, il est important de noter que les exemples d’utilisation pratique de l’exonération partielle de responsabilité sont rares. Cela est dû au fait qu’il est préférable de réduire la responsabilité après que le contenu de celle-ci a été confirmé par un jugement du tribunal, et qu’il est difficile de renverser le montant des dommages et intérêts une fois qu’il a été établi.

Méthodes pour exonérer totalement la responsabilité

Pour exonérer totalement la responsabilité des administrateurs, le consentement de tous les actionnaires est nécessaire. Par conséquent, il n’y a pratiquement pas de marge d’application pour les sociétés cotées en bourse.

Même dans le cas d’un actionnaire unique à 100 %, une déclaration d’exonération de la part de l’entreprise est nécessaire pour exonérer la responsabilité.

Demande de fourniture de garanties

Les administrateurs peuvent demander au tribunal d’ordonner aux actionnaires ayant intenté une action en justice de fournir une garantie adéquate. Si le tribunal émet cet ordre et que l’actionnaire ne fournit pas la garantie, l’action en représentation des actionnaires peut être rejetée avant l’examen du fond.

Il est toutefois important de noter que la demande de fourniture de garanties est limitée aux cas où l’actionnaire a intenté une action en justice de mauvaise foi.

La responsabilité des dirigeants pour les dommages causés à des tiers : contenu et points d’attention

Lorsqu’un dirigeant cause un préjudice à un tiers (comme un créancier), il peut être tenu responsable en vertu de l’article 429 du Code des sociétés japonais. Nous allons expliquer ici la nature de la responsabilité pour dommages-intérêts que les dirigeants peuvent avoir envers des tiers et les points d’attention à considérer.

Il existe des atteintes indirectes et directes

Les “dommages” définis à l’article 429 du Code des sociétés japonais comprennent les atteintes indirectes et directes. Le contenu de ces atteintes est le suivant :

Il est d’abord important de comprendre dans quelles circonstances les dirigeants peuvent être tenus responsables.

Attention aux fausses déclarations dans les documents comptables

Il arrive que les dirigeants fassent de fausses déclarations concernant des éléments importants dans certains documents, tels que les documents comptables, ou qu’ils procèdent à des enregistrements ou des annonces publiques mensongers. Si cela cause un préjudice à un tiers, ils peuvent être tenus responsables de compenser les dommages, comme le stipule le Code des sociétés.

La responsabilité envers les tiers pour manquement aux devoirs exige la présence de “malveillance ou de négligence grave”. En revanche, pour les fausses déclarations et autres, même une négligence légère peut engendrer une responsabilité (article 429, paragraphe 2 du Code des sociétés japonais).

Seuls ceux qui ont participé à la décision de commettre une fausse déclaration ou autre sont responsables. Les autres directeurs qui n’ont fait qu’approuver la résolution de consentement pour la fausse déclaration ne sont pas responsables, mais ils peuvent être poursuivis pour manquement à leur devoir de surveillance.

Utilisation des contrats d’indemnisation d’entreprise et de l’assurance responsabilité civile des dirigeants

Face à la poursuite de responsabilités des dirigeants, les contrats d’indemnisation d’entreprise et l’assurance responsabilité civile des dirigeants représentent des mesures hautement envisageables. Nous vous présentons ici un aperçu de ces deux dispositifs ainsi que des conseils pour leur mise en place.

Qu’est-ce qu’un contrat d’indemnisation d’entreprise ?

Un contrat d’indemnisation d’entreprise est un accord par lequel une société s’engage à couvrir les coûts suivants :

• Les frais engagés par les dirigeants pour faire face à des poursuites en responsabilité lorsqu’ils sont soupçonnés d’avoir enfreint des lois ou des règlements dans l’exercice de leurs fonctions
• Les coûts de compensation pour les dommages causés à des tiers dans l’exécution de leurs fonctions et les sommes versées dans le cadre de règlements de litiges liés à ces compensations

Comme il n’est pas nécessaire de modifier les statuts de la société, il suffit d’une résolution de l’assemblée générale des actionnaires (ou du conseil d’administration dans les sociétés ayant un conseil d’administration) pour mettre en place un tel contrat. Les éléments à résoudre comprennent les critères et les bénéficiaires, le plafond des montants, ainsi que le moment où l’indemnisation est effectuée.

Les dirigeants sont exposés aux risques liés aux décisions prises dans le cadre de leurs fonctions, mais ce contrat permet de réduire l’anxiété associée à ces risques, facilitant ainsi le recrutement de talents exceptionnels pour des postes de direction ou de membres du conseil d’administration. De plus, grâce au contrat d’indemnisation d’entreprise, les dirigeants peuvent prendre des décisions optimales pour les intérêts de la société sans craindre outre mesure les risques. Cela rend possible une gestion d’entreprise offensive, ce qui est susceptible de contribuer à la croissance de l’entreprise.

Qu’est-ce que l’assurance de responsabilité civile des dirigeants d’entreprise ?

L’assurance de responsabilité civile des dirigeants d’entreprise, également connue sous le nom d’assurance D&O, est un type de contrat d’assurance que les entreprises concluent avec des assureurs. Elle vise à couvrir les dommages résultant de la responsabilité des dirigeants dans l’exercice de leurs fonctions.

Pour déterminer le contenu de l’assurance de responsabilité des dirigeants, une résolution de l’assemblée générale des actionnaires (ou du conseil d’administration si l’entreprise en possède un) est nécessaire. Les éléments à résoudre concernant le contrat d’assurance incluent :

• L’assureur
• Les assurés
• La prime d’assurance
• La période de couverture
• Les motifs de paiement
• Le montant maximal de l’indemnisation
• L’étendue de la couverture
• Les causes d’exclusion et les clauses spéciales

Les éléments couverts par l’assurance comprennent les dommages-intérêts, les accords à l’amiable, les honoraires d’avocats et autres frais de procédure.

Lorsque les dirigeants sont confrontés à des risques de litige, le fait pour l’entreprise de fournir une compensation directe peut représenter une charge financière considérable. L’assurance D&O permet de réduire cette charge et de protéger le capital de l’entreprise. La mise en place d’une assurance D&O démontre que l’entreprise accorde de l’importance à la gestion des risques et possède un système de gouvernance sain, ce qui peut renforcer la confiance des investisseurs, des actionnaires et des partenaires commerciaux.

Comparaison entre le contrat d’indemnisation de la société et l’assurance de responsabilité civile des dirigeants d’entreprise

Le contrat d’indemnisation de la société et l’assurance de responsabilité civile des dirigeants d’entreprise semblent à première vue des dispositifs similaires.

Cependant, comme indiqué ci-dessous, il existe plusieurs différences entre les deux systèmes.

Pour plus de détails sur ces deux systèmes, veuillez consulter l’article suivant.

Article connexe : Qu’est-ce qu’un contrat d’assurance de responsabilité civile des dirigeants ? Explication des procédures après la réforme de la loi japonaise sur les sociétés et des différences avec l’indemnisation de la société[ja]

Points clés pour l’adoption de contrats d’indemnisation d’entreprise et d’assurances de responsabilité civile des dirigeants

Les contrats d’indemnisation d’entreprise et les assurances de responsabilité civile des dirigeants sont des outils qui peuvent servir d’incitatifs pour le recrutement de talents au sein de la direction et permettre aux dirigeants d’exercer leurs fonctions sans crainte de répercussions. Chaque dispositif présente des avantages et des inconvénients spécifiques, donc une conception de système combinant les deux peut être particulièrement efficace.

Commencez par envisager l’assurance de responsabilité civile des dirigeants, qui présente généralement moins de conflits d’intérêts et est plus facile à mettre en place. Ensuite, tout en excluant les éléments déjà couverts, introduisez des contrats d’indemnisation d’entreprise.

Lors de la mise en place de ces systèmes, il est important de créer une structure qui facilite la compréhension et l’acceptation des parties prenantes.

Résumé : Consultez un avocat pour les questions de responsabilité des dirigeants

Les dirigeants impliqués dans la gestion d’une entreprise sont constamment exposés au risque d’être tenus responsables de dommages envers la société ou des tiers. Pour protéger la croissance de l’entreprise et leurs propres actifs, il est essentiel de bien comprendre dans quels cas ils peuvent être poursuivis et de prendre les mesures appropriées.

En matière de responsabilité des dirigeants, la préparation des preuves, la gestion des conflits et les décisions prises dans la gestion quotidienne nécessitent une expertise juridique spécialisée. C’est pourquoi il est recommandé de consulter un avocat lors de l’examen des mesures à prendre concernant les problèmes de responsabilité des dirigeants.

En mettant en place un système permettant de consulter rapidement un avocat, vous pourrez comprendre correctement le système de responsabilité des dirigeants et prendre des décisions appropriées pour vous préparer aux risques.

Présentation des mesures proposées par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith se distingue par son expertise élevée dans les domaines de l’IT, et plus particulièrement d’Internet, ainsi que du droit. Lors de la mise en place de la gouvernance familiale, il peut s’avérer nécessaire de rédiger des contrats. Notre cabinet intervient dans la création et la révision de contrats pour une variété de dossiers, allant des entreprises cotées sur le Tokyo Stock Exchange Prime jusqu’aux entreprises en démarrage. Si vous rencontrez des difficultés concernant les contrats, veuillez consulter l’article ci-dessous.

Domaines de compétence du cabinet Monolith : Création et révision de contrats, etc.[ja]