Explication des politiques et réglementations liées au travail des étrangers dans le droit du travail japonais

Sur le marché du travail au Japon, la présence de talents étrangers gagne en visibilité d’année en année. Pour assurer une croissance durable, l’utilisation de talents issus de divers horizons est devenue une stratégie de gestion essentielle pour les entreprises. Cependant, lors de l’emploi de talents étrangers, il est extrêmement important de comprendre le cadre juridique spécifique qui diffère de celui applicable aux employés de nationalité japonaise. Ce cadre juridique se compose de deux niveaux principaux.

Tout d’abord, la “Loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié” (ci-après “Loi sur l’immigration”), qui régit la possibilité même de mener des activités rémunérées au Japon pour les étrangers. C’est en quelque sorte la loi de “l’entrée” qui détermine quelles activités permettent aux étrangers de travailler et de gagner un salaire au Japon.

Ensuite, une fois le contrat de travail établi, il y a les lois japonaises sur le travail, telles que la “Loi sur les normes du travail” et la “Loi sur les contrats de travail”, qui réglementent les conditions de travail et l’environnement de travail. Ces règles “internes” s’appliquent de manière égale à tous les travailleurs au Japon, quelle que soit leur nationalité.

Cet article explique de manière systématique ces systèmes juridiques auxquels les dirigeants d’entreprise et les responsables juridiques sont confrontés lorsqu’ils envisagent d’employer des talents étrangers. Plus précisément, nous détaillerons les exigences du statut de résidence “Compétences, Connaissances Humaines, Activités Internationales”, qui joue un rôle central dans l’emploi de professionnels spécialisés, ainsi que la structure et les obligations légales du “Système de formation technique”, qui, tout en visant une contribution internationale, a fonctionné comme une force de travail substantielle. De plus, nous confirmerons le principe fondamental selon lequel le droit du travail japonais s’applique pleinement aux talents étrangers employés sous ces systèmes, et à travers des exemples de cas judiciaires réels, nous clarifierons les risques et les responsabilités pratiques que les entreprises doivent prendre en compte.

Le cadre juridique soutenant la politique de travail des étrangers au Japon

En Japon, la possibilité pour un étranger de s’engager dans une activité rémunérée, c’est-à-dire de travailler, est exclusivement déterminée par le « statut de résidence » qu’il détient. Ce principe est une règle fondamentale établie par la loi japonaise sur l’immigration. Lorsqu’une entreprise envisage de recruter des talents étrangers, elle doit d’abord comprendre ce système de statut de résidence.

Les statuts de résidence sont classés en deux grandes catégories selon leur nature. La première catégorie comprend les statuts accordés sur la base de l’identité ou du statut personnel, tels que « résident permanent » ou « époux(se) de Japonais, etc. ». Les étrangers possédant ces statuts peuvent travailler sans aucune restriction et occuper n’importe quel type d’emploi, tout comme les citoyens japonais. La seconde catégorie concerne les statuts accordés dans le but de s’engager dans des activités spécifiques, comme « professeur », « médical », « gestion/administration », et de nombreux étrangers travaillant dans des domaines spécialisés ou techniques au Japon sont employés sous ces statuts. Avec ces statuts de résidence, le travail n’est autorisé que dans le cadre des activités permises.

Sous ce système, les entreprises ont l’obligation légale de vérifier le statut de résidence des candidats étrangers à l’embauche. Concrètement, elles doivent demander la présentation de la « carte de résidence » au moment de l’embauche, vérifier si le statut permet le travail et si les activités autorisées correspondent aux tâches à effectuer dans l’entreprise, et elles sont tenues de déclarer l’emploi des étrangers (à l’embauche et au départ). Si une entreprise emploie un étranger non autorisé à travailler ou lui fait effectuer des tâches au-delà du champ d’activité défini par son statut de résidence, elle peut être accusée de « promotion du travail illégal », intentionnellement ou par négligence. Cela peut entraîner de sévères sanctions, même si l’entreprise n’avait pas l’intention de contrevenir à la loi, représentant ainsi un risque majeur en matière de conformité.

Il est important de noter que la réglementation de l’emploi des étrangers présente une structure à deux niveaux. La loi sur l’immigration est la première barrière qui détermine si un étranger a le « droit » de travailler au Japon. Une fois cette barrière franchie et un contrat de travail conclu entre un étranger possédant un statut de résidence légal et une entreprise, l’ensemble des lois japonaises sur le travail s’applique pleinement aux « conditions » du contrat de travail. Même si toutes les exigences de la loi sur l’immigration sont remplies, des conditions de travail contraires à la loi sur les normes du travail ne sont pas autorisées. Inversement, peu importe la générosité des conditions de travail, si le statut de résidence approprié n’est pas détenu, l’emploi en lui-même est illégal. Par conséquent, les entreprises sont tenues de construire un système de conformité double, prenant en compte à la fois la loi sur l’immigration et les lois sur le travail.

Critères de qualification de résidence pour les domaines spécialisés et techniques : les exigences de la catégorie « Compétences techniques, Connaissances en sciences humaines, Affaires internationales »

Lors de l’embauche de talents étrangers possédant des connaissances spécialisées ou techniques et ayant au moins un diplôme universitaire, la qualification de résidence la plus couramment utilisée est celle des « Compétences techniques, Connaissances en sciences humaines, Affaires internationales ». Cette qualification de résidence englobe trois catégories : les domaines des sciences naturelles telles que la physique ou l’ingénierie (Compétences techniques), les domaines des sciences humaines telles que le droit ou l’économie (Connaissances en sciences humaines), et les domaines nécessitant une pensée ou une sensibilité fondées sur la culture étrangère (Affaires internationales). Pour obtenir l’autorisation de cette qualification de résidence, il est nécessaire de satisfaire aux critères stricts définis par la loi sur l’immigration et les ordonnances ministérielles associées.  

Premièrement, le critère le plus important est l’existence d’un lien étroit entre le contenu du travail envisagé et les antécédents académiques ou professionnels de la personne. Par exemple, un individu ayant étudié l’ingénierie informatique à l’université et travaillant en tant qu’ingénieur système, ou un diplômé en économie occupant un poste d’analyste marketing, sont des cas typiques. Si ce lien ne peut être objectivement prouvé, la demande ne sera pas approuvée. Même si les exigences académiques ne sont pas remplies, il est possible de satisfaire à ce critère grâce à une expérience professionnelle de plus de dix ans dans les domaines des « Compétences techniques » ou des « Connaissances en sciences humaines », et de plus de trois ans dans le domaine des « Affaires internationales ». La preuve de cette « relation » n’est pas simplement une tâche procédurale de soumission de documents. Il s’agit plutôt de construire une « histoire » convaincante, qui explique de manière concrète et logique pourquoi les connaissances spécialisées et l’expérience de l’étranger sont essentielles pour le travail. Une description générique des fonctions est insuffisante, et une conception stratégique des fonctions est requise dès le stade du recrutement en prévision de la demande de qualification de résidence.  

Deuxièmement, cette qualification de résidence est destinée à des activités professionnelles spécialisées, et par conséquent, les activités considérées comme du « travail simple » ne sont pas autorisées. Si le contenu du travail est jugé comme étant une tâche routinière ne nécessitant pas de connaissances spécialisées ou de pensée analytique, la qualification de résidence ne sera pas accordée.  

Troisièmement, il y a des exigences concernant la rémunération. Le montant de la rémunération que l’étranger employé reçoit doit être équivalent ou supérieur à celui d’un employé japonais effectuant un travail similaire. Cette disposition est cruciale pour empêcher l’utilisation de travailleurs étrangers comme main-d’œuvre bon marché et pour maintenir un marché du travail équitable.  

Enfin, la stabilité et la continuité de l’entreprise employeuse sont également examinées. Il est vérifié si l’entreprise a une base de gestion suffisante pour employer des étrangers et continuer à payer des salaires de manière stable, et si elle a des raisons commerciales rationnelles pour nécessiter ces talents, à travers des documents financiers, entre autres.  

La structure du système de formation professionnelle technique et les obligations légales des entreprises au Japon

Le système de formation professionnelle technique au Japon permet aux entreprises japonaises d’accueillir des stagiaires étrangers issus de régions en développement et de leur transférer des compétences pratiques, des savoir-faire et des connaissances à travers une formation sur le terrain (OJT – On-the-Job Training), contribuant ainsi à la formation de talents capables de soutenir le développement économique de leur pays d’origine. Ce système est réglementé par une loi spécifique, la “Loi sur la mise en œuvre appropriée de la formation professionnelle technique pour étrangers et la protection des stagiaires” (ci-après “Loi sur la formation professionnelle technique”).

Sous la Loi sur la formation professionnelle technique, l’Organisation pour la Formation Technique des Étrangers (OTIT), une entité autorisée, a été établie pour superviser la bonne gestion du système. Pour accueillir des stagiaires, les entreprises (organismes de formation) doivent élaborer un “plan de formation professionnelle technique” détaillé pour chaque stagiaire et obtenir l’approbation de l’OTIT. Ce plan doit spécifier le contenu des compétences à acquérir, la durée et les conditions de travail, et l’OTIT examine rigoureusement si le plan est conforme aux normes légales.

Les entreprises, en tant qu’organismes de formation, sont soumises à de nombreuses obligations légales en vertu de la Loi sur la formation professionnelle technique. Les dispositions relatives à la protection des droits humains des stagiaires sont particulièrement importantes. Par exemple, il est clairement interdit de confisquer le passeport ou la carte de résidence des stagiaires, de les forcer à épargner ou de conclure des contrats prévoyant des pénalités pour non-respect des engagements.

Bien que le terme officiel soit “stagiaire”, les stagiaires en formation professionnelle technique signent un contrat de travail avec l’entreprise d’accueil et travaillent en tant qu’employés. Par conséquent, à l’exception de la période de formation après l’entrée dans le pays, il est essentiel de comprendre que les lois japonaises relatives au travail, telles que la Loi sur les normes du travail, la Loi sur le salaire minimum et la Loi sur la sécurité et l’hygiène du travail, s’appliquent pleinement.

Le système de formation professionnelle technique est actuellement à un tournant majeur. Le gouvernement japonais a décidé d’abolir le système de formation professionnelle technique et de créer un nouveau système appelé “système de développement et d’emploi”. Bien que la période de mise en œuvre soit fixée à trois ans après la promulgation en juin 2024, la date exacte n’est pas encore déterminée. La caractéristique principale de ce nouveau système est le changement d’objectif, passant de la “contribution internationale” à la “formation et la sécurisation des talents dans les secteurs industriels japonais”. Cela transformera le cadre pour positionner officiellement les étrangers comme une main-d’œuvre et soutenir la formation planifiée pour une carrière à long terme. Ci-dessous, nous résumons les principales différences entre les deux systèmes.

Ce changement de système suggère que pour les entreprises, il devient plus important que jamais de planifier stratégiquement le développement des talents étrangers non pas comme une main-d’œuvre à court terme, mais dans une perspective à long terme, afin de les intégrer durablement dans l’organisation.

Le droit du travail japonais applicable indépendamment de la nationalité

Lors de l’embauche de travailleurs étrangers, le principe fondamental que tout dirigeant doit respecter est que, dès l’établissement d’une relation d’emploi, les lois et réglementations japonaises relatives au travail s’appliquent de manière égale à tous les travailleurs, indépendamment de leur nationalité. C’est une règle inébranlable établie par les lois et les décisions judiciaires du Japon.  

Le pilier de ce principe est l’article 3 de la Loi sur les normes du travail japonaise. Cet article stipule que “l’employeur ne doit pas discriminer en matière de salaire, d’heures de travail ou d’autres conditions de travail sur la base de la nationalité, de la croyance ou du statut social du travailleur”. Cela signifie qu’il est clairement interdit par la loi de fixer un salaire inférieur pour les travailleurs étrangers par rapport aux employés japonais, ou d’appliquer des horaires de travail ou des systèmes de congés défavorables en raison de leur nationalité. Naturellement, le salaire minimum fixé dans chaque préfecture s’applique également aux travailleurs étrangers. De plus, si le travail dépasse les heures légales, le paiement d’une rémunération supplémentaire est nécessaire, comme pour les travailleurs japonais.  

En ce qui concerne le licenciement, les travailleurs étrangers sont également largement protégés par la Loi japonaise sur les contrats de travail. L’article 16 de cette loi dispose que “un licenciement qui manque de raisons objectivement raisonnables et qui n’est pas considéré comme acceptable selon les normes sociales est abusif et donc invalide”. Cela est connu sous le nom de “théorie de l’abus du droit de licenciement” et constitue un principe important qui soutient légalement les pratiques d’emploi japonaises, selon lesquelles un employé ne peut être licencié simplement pour convenance de l’employeur. Ce principe s’applique pleinement aux travailleurs étrangers, ce qui signifie que les licenciements sont soumis à des exigences strictes.  

De plus, la Loi japonaise sur la sécurité et la santé au travail, qui vise à assurer la sécurité et la santé des travailleurs, s’applique naturellement aussi aux travailleurs étrangers. Les entreprises ont l’obligation de fournir un environnement de travail sûr pour les travailleurs étrangers. En particulier, lors de la mise en œuvre de l’éducation et de la formation en matière de sécurité et de santé, il est nécessaire de le faire dans une langue et une méthode compréhensibles pour les travailleurs. Par exemple, il peut être nécessaire de prendre des mesures telles que l’utilisation de diagrammes ou de matériel dans la langue maternelle.  

Le ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales a publié des lignes directrices pour aider les employeurs à gérer correctement l’emploi des travailleurs étrangers, en complément de la conformité à ces lois. Ces lignes directrices détaillent les mesures spécifiques que les employeurs doivent prendre à chaque étape, de la recrutement à la licenciement. Par exemple, elles recommandent la clarification des conditions de travail appropriées, le soutien à la vie quotidienne et la mise en place de systèmes de plaintes et de consultations. Bien que ces lignes directrices n’aient pas de sanctions directes, elles fonctionnent comme une sorte de “soft law”. En d’autres termes, en cas de litige lié au travail, le respect de ces lignes directrices peut devenir un élément important pour que les tribunaux jugent de “l’adéquation” et de la “sincérité” de la réponse de l’entreprise. Par conséquent, du point de vue de la gestion des risques, il est extrêmement important de mettre en place un système de gestion de l’emploi conforme à ces lignes directrices.  

Points de vigilance en pratique d’après la jurisprudence japonaise

Connaître non seulement le texte de la loi mais aussi son interprétation et son application dans les conflits réels est essentiel pour la gestion des risques d’une entreprise. Les décisions de justice au Japon concernant l’emploi de travailleurs étrangers suggèrent des risques juridiques concrets auxquels les entreprises peuvent être confrontées.

Premièrement, il s’agit de la décision concernant la « nature de travailleur » des stagiaires techniques. L’affaire des stagiaires techniques chinois d’Amakusa (jugement du tribunal de district de Kumamoto du 29 janvier 2010 (Heisei 22)) est un précédent important à cet égard. Dans cette affaire, le tribunal a clairement jugé que, même si le statut officiel est celui de « stagiaire » ou de « apprenti », dès lors que la réalité est celle d’une personne fournissant du travail sous la direction et la supervision d’une entreprise et recevant une rémunération en contrepartie, elle correspond à un « travailleur » au sens de la Loi japonaise sur les normes du travail. En conséquence, le tribunal a ordonné à l’entreprise de payer les salaires impayés conformément à la Loi sur le salaire minimum et la rémunération supplémentaire pour les heures supplémentaires. Ce jugement montre l’attitude stricte de la justice, qui indique que les entreprises ne peuvent pas échapper à leurs obligations en matière de droit du travail en utilisant les termes « stage » ou « formation ». Les dirigeants doivent reconnaître que les stagiaires techniques sont des travailleurs et sont entièrement protégés par le droit du travail, et doivent donc assurer une gestion appropriée du travail.

Deuxièmement, il s’agit de la décision concernant la validité du licenciement des travailleurs étrangers. Comme mentionné précédemment, l’article 16 de la Loi japonaise sur les contrats de travail rend invalide tout licenciement qui n’est pas objectivement raisonnable et socialement acceptable. Cette exigence de « convenance selon les normes sociales » tend à être examinée encore plus prudemment lorsqu’il s’agit de licencier des travailleurs étrangers. En effet, pour les étrangers résidant au Japon avec un statut de résidence basé sur l’emploi, le licenciement peut non seulement entraîner la perte de l’emploi, mais aussi la perte de la base légale de leur séjour au Japon, ce qui peut avoir des conséquences extrêmement graves. En tenant compte de ces conséquences sérieuses, les tribunaux examinent rigoureusement si l’entreprise a fait tous les efforts possibles pour éviter le licenciement, tels que la fourniture d’opportunités de formation, l’examen d’une réaffectation (dans la mesure permise par le statut de résidence), et des conseils ou avertissements progressifs, avant de recourir au licenciement comme dernier recours. Par exemple, dans les cas où le licenciement en raison d’une insuffisance de compétences en japonais est contesté, il est pris en compte de manière globale si l’entreprise avait des attentes précises quant au niveau de compétence au moment de l’embauche et si elle a fourni un soutien pour l’amélioration des compétences après l’embauche. Les entreprises doivent être pleinement conscientes du risque qu’un licenciement pris à la légère soit jugé légalement invalide et doivent adopter une approche extrêmement prudente basée sur des preuves objectives.

Résumé

Comme nous l’avons examiné dans cet article, l’emploi de talents étrangers au Japon est strictement réglementé par un cadre juridique double, composé de la réglementation de l’immigration, qui représente la « porte d’entrée », et des lois du travail, qui s’appliquent indépendamment de la nationalité et constituent la « discipline interne ». Pour que les entreprises utilisent correctement ce système complexe et sécurisent ainsi que tirent parti des talents étrangers de qualité, il est essentiel de comprendre précisément les exigences du statut de résidence et de respecter intégralement les lois du travail japonaises à toutes les étapes, de l’embauche à la démission. Comme le montrent les précédents judiciaires, une interprétation laxiste ou une approche formelle peut entraîner de graves conflits juridiques et des risques pour la réputation.

Le cabinet d’avocats Monolith possède une vaste expérience dans les thèmes abordés dans cet article, au service d’un grand nombre de clients au Japon. Notre cabinet compte non seulement des avocats maîtrisant le système juridique japonais, mais aussi plusieurs anglophones qualifiés en droit étranger, capables de combler le fossé entre les réglementations juridiques complexes du Japon et les besoins des entreprises mondiales. Nous offrons des perspectives uniques pour élaborer des stratégies d’acquisition de statut de résidence, rédiger des contrats de travail conformes au droit du travail japonais, conseiller sur la gestion quotidienne du personnel et, en cas de litige, fournir une assistance complète. Nous soutenons de manière exhaustive l’utilisation de vos talents étrangers sous l’angle juridique.