Points à vérifier lors de la conclusion d'un contrat de conseil en gestion et autres

Récemment, en raison de l’évolution rapide de l’environnement des affaires, le besoin pour les entreprises de bénéficier des conseils d’experts externes pour mener à bien leurs activités et améliorer leur gestion a augmenté. Récemment, la tendance à embaucher des professionnels qui ont été actifs sur le terrain en tant que consultants pour améliorer la gestion s’est accélérée. Par conséquent, dans cet article, nous expliquerons le contrat de conseil conclu entre l’entreprise et l’expert pour la gestion et autres sujets.

Qu’est-ce qu’un contrat de conseil ?

Un contrat de conseil est un contrat dont l’objectif est d’obtenir des conseils d’un point de vue professionnel sur la gestion et les aspects techniques d’une entreprise. En termes de nature juridique du contrat, il s’agit d’un type de contrat de sous-traitance, où l’entreprise confie des tâches de conseil à un expert, et cet expert accepte cette mission. Cependant, dans un contrat de sous-traitance général, il n’est pas nécessaire que la partie qui accepte soit un expert, mais dans le cas d’un contrat de conseil, l’objectif est de demander des conseils à une personne qui a une expertise spécifique.

En ce qui concerne les parties avec lesquelles un contrat de conseil est conclu, il était courant dans le passé de conclure des contrats de conseil avec des comptables agréés, des conseillers fiscaux, des consultants en gestion, etc., dans le but de fournir des conseils en gestion, comptabilité et finance. En plus de cela, comme mentionné au début, il y a une augmentation récente des cas où un contrat de conseil est conclu avec une personne qui n’a pas le titre de consultant en gestion, mais qui a une longue expérience de travail sur le terrain dans l’industrie, afin d’obtenir des conseils sur les aspects commerciaux.

La nature juridique du contrat de conseil

Le contrat de conseil est, d’un point de vue juridique, une forme de contrat de sous-traitance. En ce qui concerne le contrat de sous-traitance, il existe principalement deux types : le type contractuel, qui stipule que la rémunération est due lorsque certains résultats définis par le contrat, tels que la livraison d’un produit fini, sont réalisés, et le type quasi-mandat, qui n’assure pas la réalisation des résultats, mais oblige à faire de son mieux pour les atteindre. Dans le cadre d’un contrat de conseil, le travail consiste généralement à donner des conseils pour atteindre les indicateurs de performance de gestion (KPI). La mise en œuvre de mesures concrètes pour atteindre ces indicateurs de performance est la responsabilité de la direction qui a reçu les conseils du consultant, donc le consultant lui-même ne garantit pas la réalisation des indicateurs de performance. Par conséquent, la nature juridique du contrat de conseil peut être qualifiée de quasi-mandat. Dans le contrat de conseil de type quasi-mandat, le contenu du travail est défini comme suit. Ici, “A” désigne le client et “B” le consultant.

Article X (Contenu du travail)
A confie à B le travail de donner des conseils en réponse à des consultations concernant le XX de A, et B accepte cette mission.

En ce qui concerne la génération de la rémunération, comme elle n’est pas conditionnée par la réalisation des résultats comme dans le type contractuel, il est courant de recevoir un paiement mensuel fixe sous le nom de frais de consultation, comme suit.

Article X (Rémunération)
A paiera à B, en tant que frais de consultation, un montant mensuel de ● dizaines de milliers de yens (hors taxe sur la consommation) avant la fin de chaque mois.

En outre, pour plus de détails sur les contrats de sous-traitance en général, veuillez consulter l’article ci-dessous.

https://monolith-law.jp/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Points importants dans un contrat de conseil

Dans ce qui suit, nous présentons des exemples de clauses importantes dans un contrat de conseil, et expliquons les points à vérifier pour chaque clause. Dans les exemples de clauses, “A” désigne le client et “B” le conseiller.

Clause concernant le contenu du travail

Article X (Contenu du travail)
1. A confie à B, en tant que conseiller, la tâche de répondre aux consultations concernant l’activité de A et d’autres tâches convenues entre A et B (ci-après dénommées “les tâches en question”), et B accepte cette mission.
2. B s’engage à répondre aux consultations une fois par mois, selon la méthode indiquée par A, pour l’exécution des tâches en question.

La clause la plus importante dans un contrat de conseil est celle qui concerne le contenu du travail. Il est courant de définir le contenu du travail de manière abstraite, comme dans le premier paragraphe de l’exemple de clause, et de déterminer le contenu du travail à chaque fois qu’un travail spécifique se présente, dans le cadre d’un contrat individuel. Cependant, si vous souhaitez recevoir des conseils pour un projet spécifique, comme une demande de subvention auprès de l’administration, nous vous recommandons de définir le contenu du travail de manière spécifique dans le contrat de conseil lui-même, plutôt que dans un contrat individuel.

Un contrat individuel est généralement conclu par l’échange d’un bon de commande et d’un reçu chaque fois qu’un travail spécifique se présente, sur la base d’un contrat de base. Dans un contrat de conseil, il est courant que le contrat soit conclu lorsque le client consulte le conseiller par e-mail ou autre moyen, et que le conseiller répond par oui ou par non. Le deuxième paragraphe de l’exemple de clause est destiné à être stipulé lorsque le conseiller doit donner des conseils réguliers sur le travail qu’il a accepté.

Par exemple, dans le conseil en gestion, il est nécessaire de mesurer l’efficacité à intervalles réguliers et de réfléchir aux prochaines mesures sur cette base. Par conséquent, il est nécessaire de stipuler à l’avance dans le contrat de conseil que le conseiller recevra des consultations régulières. En revanche, dans un contrat de conseil où le conseiller donne des conseils au fur et à mesure que le travail se présente, une clause concernant les consultations régulières, comme le deuxième paragraphe de l’exemple de clause, n’est pas nécessaire. Par conséquent, il est nécessaire de déterminer si le deuxième paragraphe de l’exemple de clause est nécessaire en fonction de l’objectif du contrat de conseil.

Clause concernant la rémunération

Article X (Rémunération)
1. La partie A paiera à la partie B une rémunération mensuelle de X milliers d’euros (hors taxe sur la valeur ajoutée), à verser sur le compte bancaire désigné par la partie B avant la fin de chaque mois. Les frais de virement sont à la charge de la partie A.
2. La rémunération mentionnée au paragraphe précédent est en contrepartie d’un travail de X heures par mois.
3. Si le temps nécessaire pour accomplir les tâches prévues dépasse le temps mentionné au paragraphe précédent, la partie B doit en informer la partie A à l’avance. Si le temps de travail du mois dépasse le temps mentionné au paragraphe précédent, la rémunération pour le temps supplémentaire sera de X milliers d’euros par heure, à condition que la partie B ait informé la partie A à l’avance.
4. Les frais normalement engagés pour l’exécution des tâches sont à la charge de la partie B. Si la partie B engage des frais spéciaux, elle peut demander à la partie A de les rembourser, à condition que la partie A ait donné son accord préalable.

En ce qui concerne les services de conseil, il est courant de payer une rémunération fixe, comme indiqué au paragraphe 1 de la proposition de clause, “X euros par mois”. C’est parce que le contrat de conseil suppose que des conseils seront donnés de manière continue. Cependant, si la charge de travail d’un mois est excessive, la rémunération mensuelle peut ne pas correspondre à la charge de travail. Par conséquent, pour faire face à une augmentation soudaine de la charge de travail, une clause peut être incluse, comme indiqué aux paragraphes 2 et 3 de la proposition de clause, pour facturer des frais supplémentaires si le nombre d’heures de travail prévu pour un mois est dépassé. Il est important pour le conseiller de noter que pour facturer des frais supplémentaires lorsque le nombre d’heures de travail prévu est dépassé, il faut d’abord mesurer le temps passé à travailler.

Par conséquent, si le conseiller estime qu’il est difficile de prévoir une augmentation soudaine de la charge de travail et que la gestion du temps est fastidieuse, une autre option est de fixer une rémunération mensuelle qui tient compte d’une certaine marge par rapport au nombre d’heures de travail prévu, sans inclure une clause sur les frais supplémentaires. De plus, il est important de comprendre que les demandes de frais supplémentaires peuvent facilement entraîner des conflits avec le client, car il peut être difficile pour le client de voir la justesse de la mesure du temps. Par conséquent, si la possibilité de facturer des frais supplémentaires se présente dans le cadre d’un travail spécifique, il peut être nécessaire d’envisager de consulter le client à l’avance. Le paragraphe 3 de la proposition de clause stipule que la notification préalable au client est une condition pour facturer des frais supplémentaires.

En outre, si le client souhaite éviter une augmentation de la rémunération due à une facturation à l’heure, une option est de demander au conseiller d’estimer le temps nécessaire pour accomplir la tâche demandée et de fixer un budget maximum à l’avance. Le paragraphe 4 de la proposition de clause concerne la répartition des frais, tels que les frais de transport et de communication, nécessaires pour accomplir les tâches. Dans un contrat de conseil, il n’est généralement pas nécessaire d’engager des frais importants pour accomplir les tâches, il n’est donc pas courant de demander au client de rembourser les frais en plus de la rémunération mensuelle. Cependant, si des dépenses spéciales sont prévues pour accomplir la tâche demandée, comme l’installation d’un système spécial, il peut être nécessaire de demander au client de rembourser les frais. Le paragraphe 4 de la proposition de clause stipule que le client doit assumer les frais des dépenses spéciales, à condition qu’il ait donné son accord préalable. En pratique, si de telles dépenses spéciales sont engagées, il sera nécessaire de partager les détails des frais avec le client à l’avance et de stipuler explicitement dans le contrat de conseil que le client doit assumer ces frais, ou de créer un accord séparé.

Clause relative à l’obligation de non-concurrence

Article 〇 (Obligation de non-concurrence)
Le Bénéficiaire, pendant la durée de validité de ce contrat, ne peut accepter un poste de conseiller auprès d’un tiers de même nature ou en concurrence avec le Donneur, ni exercer une activité similaire ou concurrente, que ce soit par lui-même ou par l’intermédiaire d’un tiers, sauf s’il en a préalablement informé le Donneur.

En particulier, dans le cas d’un conseiller en gestion ou en affaires, le client ne souhaite pas que son conseiller donne les mêmes conseils à une entreprise concurrente. Si cela était autorisé, l’avantage de faire appel à un conseiller pourrait être perdu, et il y a une crainte que les secrets commerciaux soient divulgués. Il serait préférable pour le client d’inclure une clause relative à l’obligation de non-concurrence, mais le conseiller pourrait refuser si cela signifie qu’il est interdit de fournir des services à toute entreprise concurrente, ce qui limiterait considérablement ses sources de revenus, à moins qu’une rémunération adéquate ne soit proposée en échange de cette restriction.
Par conséquent, la nature des restrictions imposées en tant qu’obligation de non-concurrence doit être déterminée en tenant compte de la rationalité économique des deux parties.

Un compromis possible entre les deux parties serait que le conseiller informe le client avant d’accepter une demande d’une entreprise concurrente, comme le suggère la proposition de clause. Comme il s’agit d’une notification, il n’est pas nécessaire d’obtenir le consentement du client, ce qui permet au conseiller d’accepter des demandes d’entreprises concurrentes, quelles que soient les intentions du client. D’un autre côté, le client peut savoir si son conseiller donne également des conseils à des entreprises concurrentes.

En ce qui concerne la divulgation de secrets commerciaux, bien que nous n’en parlions pas dans cet article, elle est généralement interdite par la clause relative à l’obligation de confidentialité dans le contrat. Par conséquent, il est essentiel pour le conseiller d’expliquer clairement au client que, tant qu’une obligation de confidentialité est imposée, le fait que le conseiller donne des conseils à d’autres entreprises ne signifie pas que les secrets commerciaux du client seront divulgués, et d’obtenir une compréhension suffisante de la part du client.

Clause concernant les droits de propriété intellectuelle

Article 〇 (Droits de propriété intellectuelle)
Tous les droits de propriété intellectuelle qui surviennent dans le cadre de l’exécution de ce travail (y compris les droits définis aux articles 27 et 28 de la loi japonaise sur le droit d’auteur en cas de droit d’auteur) appartiennent à la partie A dès leur création, à l’exception de ceux que la partie B possédait avant la conclusion de ce contrat et ceux que la partie B désigne séparément. De plus, la partie B n’exercera pas de droits moraux sur cette propriété intellectuelle à l’égard de la partie A ou de tout tiers désigné par la partie A.

Dans le cadre de services de conseil, il est possible non seulement de donner des conseils verbaux, mais aussi de créer et de présenter des documents tels que des graphiques de la situation de gestion et des analyses de marché. Comme ces documents sont créés pour le client dans le cadre des services de conseil, il est courant de faire attribuer les droits de propriété intellectuelle relatifs à ces documents au client. La proposition de clause attribue tous les droits de propriété intellectuelle au client. Cependant, il est nécessaire pour le consultant de conserver les droits de propriété intellectuelle sur les données originales qu’il a créées de manière générique. Dans de tels cas, il est possible d’insérer une phrase dans le document fourni au client indiquant que “les droits de propriété intellectuelle appartiennent au consultant”. Dans la proposition de clause, si une telle désignation spécifique est faite, les “éléments désignés séparément par la partie B” peuvent être exclus de l’attribution des droits de propriété intellectuelle au client.

En ce qui concerne le droit d’auteur et les droits moraux de l’auteur, veuillez consulter l’article ci-dessous pour une explication détaillée.

https://monolith-law.jp/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Clause concernant la durée du contrat

Article ● (Durée du contrat)
Ce contrat reste en vigueur pendant ● mois à compter de la date de conclusion du contrat. Cependant, à moins qu’une demande spéciale ne soit faite avant le ● du mois d’expiration, ce contrat sera renouvelé pour une année supplémentaire aux mêmes conditions, et cela continuera de la même manière par la suite.

Dans le cadre d’un contrat de conseil visant à recevoir des conseils continus sur la gestion et les opérations, il est courant de fixer une longue durée de contrat, comme six mois à un an, et d’inclure une clause de renouvellement automatique comme dans l’exemple de clause ci-dessus. Cependant, dans le cas d’un contrat de conseil visant à recevoir des conseils uniquement sur un projet spécifique, il est possible de limiter la durée du contrat à la période nécessaire pour mener à bien le projet et de ne pas inclure une clause de renouvellement automatique.

Résumé

Même si on parle d’un contrat de conseil en un mot, les objectifs du contrat et le contenu des conseils demandés varient grandement. En particulier, en ce qui concerne les conseillers en vente et en gestion, il est important de bien aligner les attentes avec le client en raison de la large gamme de contenus prévus. Comme le conseil est un contrat qui se poursuit sur une longue période, il est recommandé de consulter un expert, comme un avocat, pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes avec les clauses du contrat de conseil afin d’éviter les problèmes.

Même si on parle d’un contrat de conseil en un mot, les objectifs du contrat et le contenu des conseils demandés varient grandement. En particulier, en ce qui concerne les conseillers en vente et en gestion, il est important de bien aligner les attentes avec le client en raison de la large gamme de contenus prévus. Comme le conseil est un contrat qui se poursuit sur une longue période, il est recommandé de consulter un expert, comme un avocat, pour s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes avec les clauses du contrat de conseil afin d’éviter les problèmes.

Présentation de nos services de rédaction et de révision de contrats par notre cabinet

Au sein du cabinet d’avocats Monolis, spécialisé dans le droit de l’IT, de l’Internet et des affaires, nous proposons une gamme de services allant de la rédaction à la révision de divers contrats, y compris les contrats de conseil, à nos clients et entreprises clientes.

Si vous êtes intéressé, veuillez consulter les détails ci-dessous.

https://monolith.law/contractcreation[ja]