Contenu du 'document écrit' à prendre en compte lorsqu'une entreprise effectue le 'rachat de congés payés' d'un employé qui quitte l'entreprise

Dans cet article, nous allons expliquer le concept de rachat de congés payés, souvent décrit dans la section des informations sur les sites d’emploi. Tout d’abord, qu’est-ce qu’un congé payé ? Il s’agit d’un congé rémunéré accordé aux travailleurs qui ont continué à travailler pendant six mois à partir de la date d’embauche et qui ont assisté à plus de 80% de tous les jours de travail pendant cette période (comme stipulé dans l’article 39 de la “Loi japonaise sur les normes du travail”). Est-il possible pour une entreprise de racheter ces congés payés ? De plus, si un travailleur qui quitte son emploi demande le rachat de ses congés payés, l’entreprise a-t-elle l’obligation de répondre à cette demande ? En outre, si l’entreprise accepte de racheter les congés payés d’un travailleur qui quitte son emploi, quel type de document (tel qu’une déclaration sous serment) doit-elle préparer ? Nous allons expliquer tout cela en suivant le sommaire ci-dessous.

Est-il possible d’acheter des congés payés ?

En réalité, est-il possible d’acheter des congés payés ? Pour conclure, l’achat de congés payés n’est généralement pas autorisé, mais il peut y avoir des exceptions.

Généralement non autorisé

La raison pour laquelle les congés payés sont stipulés dans la Loi sur les normes du travail japonaise (Loi sur les normes du travail) est de promouvoir la santé physique et mentale des travailleurs et d’améliorer encore l’efficacité du travail. De plus, le droit de prendre des congés payés est un droit des travailleurs stipulé par la Loi sur les normes du travail. Pour ces raisons, l’achat de congés payés n’est généralement pas autorisé. Si une entreprise peut acheter des congés payés comme une évidence, cela irait à l’encontre de l’objectif du système de congés payés.

Exceptionnellement, l’achat de congés payés peut être possible

Cependant, même si une entreprise achète les congés payés d’un travailleur, si cela n’entraîne aucun désavantage pour le travailleur dans les cas suivants, cela peut être exceptionnellement autorisé.

• Les congés payés non utilisés par un travailleur qui démissionne pour changer d’emploi, etc.
• Les congés payés qui n’ont pas été utilisés après avoir été acquis et qui ont expiré après deux ans
• Les congés payés supplémentaires accordés par l’entreprise au travailleur

A propos de l’achat de congés payés non utilisés par un travailleur qui démissionne

Si un travailleur a des congés payés non utilisés au moment de sa démission, il ne pourra plus demander à l’entreprise de prendre des congés payés après sa démission, donc en pratique, ces congés sont achetés.

De plus, pour les travailleurs intérimaires inscrits auprès d’une agence de travail temporaire, ce n’est pas l’entreprise cliente, mais l’agence de travail temporaire qui achète les congés payés. Cela correspond au fait que l’agence de travail temporaire est l’endroit où les travailleurs demandent à prendre des congés payés.

A propos des congés payés qui n’ont pas été utilisés après avoir été acquis et qui ont expiré après deux ans

Les congés payés acquis par un travailleur expirent deux ans après le jour où ils peuvent être demandés, et le droit de les demander est perdu par prescription (Article 115 de la Loi sur les normes du travail).

Il est permis à une entreprise d’acheter volontairement des congés payés que le travailleur ne peut plus demander en raison de la prescription, car cela ne va pas à l’encontre de l’objectif du système.

A propos des congés payés supplémentaires accordés par l’entreprise au travailleur

Si une entreprise accorde plus de jours de congés payés que ceux stipulés par la Loi sur les normes du travail, il est permis d’acheter les congés payés qui dépassent le nombre de jours stipulés par la loi, car il ne s’agit pas d’un achat de la partie équivalente aux congés payés légaux. Cela ne porte pas atteinte au droit des travailleurs de prendre des congés payés en vertu de la Loi sur les normes du travail.

Est-ce qu’une entreprise est obligée d’accepter une demande de rachat de congés payés d’un employé qui démissionne ?

Alors, une entreprise est-elle obligée d’accepter une demande de rachat de congés payés d’un employé qui démissionne ?

Pour conclure, une entreprise n’est pas obligée de racheter les congés payés. Il existe des précédents judiciaires qui ont refusé les demandes de rachat de congés payés de la part des employés qui ont démissionné (l’affaire Sōei Consultant, jugement du tribunal de district d’Osaka du 17 mai 2002 (année Heisei 14), numéro 828 du recueil de jurisprudence du travail, page 14).

En principe, le rachat de congés payés n’est pas autorisé. Par conséquent, si aucune raison exceptionnelle ne justifie le rachat de congés payés, le rachat de congés payés est illégal.

D’un autre côté, comme mentionné ci-dessus, il peut y avoir des cas exceptionnels où le rachat de congés payés est possible. Cependant, même dans ces cas, la demande de rachat de congés payés de la part de l’employé n’est pas un droit reconnu par la loi. Par conséquent, la décision de racheter ou non les congés payés est à la discrétion de l’entreprise. Même lorsque l’employé qui peut exceptionnellement racheter ses congés payés démissionne, l’entreprise n’est pas obligée de répondre à la demande de rachat.

De plus, il va sans dire que l’entreprise ne peut pas exiger de l’employé qu’il rachète ses congés payés. Cela serait une violation de la loi japonaise sur les normes du travail et ne serait pas autorisé.

Sur les documents à préparer (tels que les déclarations sous serment) lorsque l’entreprise rachète les congés payés d’un employé qui quitte

Quels points faut-il prendre en compte lorsqu’une entreprise rachète les congés payés d’un employé qui quitte (comme mentionné précédemment, c’est l’une des exceptions où le rachat des congés payés est possible) et qu’un document (tel qu’une déclaration sous serment) est échangé entre l’entreprise et l’employé concerné ?

La nécessité pour l’entreprise de préparer un document

En premier lieu, il n’y a pas de dispositions légales spécifiques concernant le rachat des congés payés, et même sans échange de documents, le rachat des congés payés est possible dans les cas où cela est exceptionnellement autorisé. Cependant, il est possible que des problèmes surviennent en raison de divergences de compréhension concernant le contenu de l’accord entre l’entreprise et l’employé qui quitte. Par conséquent, s’il est nécessaire de prévenir les problèmes avec l’employé qui quitte, il est probablement nécessaire d’échanger un document.

Documents à préparer lors du rachat des congés payés, clauses relatives au rachat des congés payés et montant du rachat des congés payés

Comme il n’y a pas de dispositions légales spécifiques concernant le rachat des congés payés, chaque entreprise a la discrétion de décider quels documents utiliser, quelles clauses établir et combien payer pour le rachat des congés payés.

Documents à préparer lors du rachat des congés payés

En ce qui concerne les documents à utiliser, on peut envisager une déclaration sous serment ou un accord de démission. Par exemple, si l’entreprise dispose d’un document standard stipulant les motifs de départ et les obligations de non-concurrence, il est possible d’ajouter une clause sur le rachat des congés payés à ces documents et de les utiliser également comme documents relatifs au rachat des congés payés.

Veuillez noter que nous avons expliqué l’accord de démission dans un autre article, alors n’hésitez pas à le consulter.

https://monolith.law/corporate/conclusion-of-retirement-agreement[ja]

Bien sûr, il est également possible de recueillir une déclaration sous serment ou un accord qui ne stipule que le rachat des congés payés.

En tenant compte des circonstances individuelles de chaque employé qui quitte et des éléments à prendre en compte pour la gestion des risques, vous devrez décider quels documents utiliser.

Clauses relatives au rachat des congés payés

Un exemple de clause serait le suivant :

Article X (Rachat des congés payés)
1 L’entreprise rachètera les jours de congés payés non demandés de l’employé jusqu’à la date de sa démission, à raison de X euros par jour.
2 L’entreprise paiera à l’employé le montant total de X euros conformément au paragraphe précédent, en le versant sur le compte bancaire indiqué ci-dessous par l’employé.
Nom de la banque
Nom de l’agence
Type de dépôt
Numéro de compte
Titulaire du compte

L’entreprise stipule le nombre de jours de congés payés qu’elle rachète et le montant du rachat par jour de congé payé.

Montant du rachat des congés payés

Lors du rachat des congés payés, il est nécessaire de déterminer combien payer par jour, mais il n’y a pas de dispositions légales concernant la méthode de calcul. Par conséquent, l’entreprise a la discrétion de décider combien elle rachète les congés payés à l’employé (encore une fois, c’est dans les cas où le rachat des congés payés est autorisé en fonction de l’objectif du système).

La méthode de calcul du montant du rachat peut être, par exemple, l’une des suivantes. La méthode à adopter dépend de l’entreprise.

1. Suivre la méthode de calcul du salaire à payer pour les congés payés stipulée dans la Loi sur les normes du travail
2. Le montant convenu entre l’entreprise et l’employé
3. Suivre les critères établis par l’entreprise dans son règlement du travail

La méthode de calcul 1. est basée sur le salaire moyen, le salaire habituel, ou un montant équivalent à 1/30 du salaire mensuel standard. C’est une méthode qui paie en fonction des règles du travail ou de l’accord entre l’employeur et l’employé qui stipule le salaire à payer pour les congés payés.

La méthode 2. est celle où l’on s’accorde sur un montant convenu individuellement avec l’employé qui quitte.

La méthode 3. est celle où l’entreprise établit dans son règlement du travail le montant ou la méthode de calcul du montant qu’elle rachète aux employés pour leurs congés payés dans les cas où elle peut exceptionnellement racheter les congés payés. Par exemple, on peut envisager une formulation qui stipule le montant du rachat, comme “Nous rachetons les congés payés à 6000 euros par jour”, ou une formulation qui stipule la méthode de calcul du montant du rachat, comme “La méthode de calcul du montant du rachat par jour de congé payé est basée sur la méthode X”. Cette méthode de stipulation du montant du rachat ou de la méthode de calcul du montant du rachat peut être déterminée à la discrétion de l’entreprise en tenant compte de diverses circonstances, telles que le type d’emploi, le poste, l’ancienneté, le contenu du travail, etc. Cependant, il est prudent de fixer un montant raisonnable en tenant compte du salaire minimum, du salaire moyen et du salaire habituel, afin de ne pas susciter d’opposition inutile de la part des employés.

Résumé

Comme expliqué ci-dessus, nous avons discuté des documents et de leur contenu concernant le rachat de congés payés par l’entreprise lorsqu’un employé quitte son poste. Comme mentionné précédemment, un employé qui quitte son poste n’a pas le droit de demander à l’entreprise de racheter ses congés payés, mais il peut être envisagé de le faire dans le but d’une démission à l’amiable ou d’une gestion des risques. Lors du rachat de congés payés, il est recommandé de laisser par écrit le nombre de jours et le montant du rachat pour éviter tout malentendu avec l’employé qui quitte son poste, ce qui peut aider à prévenir les problèmes. Nous espérons que cet article vous sera utile.

Si vous souhaitez discuter en détail de cas spécifiques concernant la rédaction de documents pour le rachat de congés payés, nous vous recommandons de consulter un avocat pour obtenir des conseils.

Information sur la création et la révision de contrats par notre cabinet

En tant que cabinet d’avocats spécialisé dans les domaines de l’IT, de l’Internet et des affaires, le cabinet d’avocats Monolis offre également divers services tels que la création et la révision de contrats à nos clients et entreprises conseillées.

Si vous êtes intéressé, veuillez consulter les détails ci-dessous.

https://monolith.law/contractcreation[ja]