Méthodes et procédures pour la création d'une société par actions par des étrangers au Japon

Le Japon, avec son environnement commercial innovant et sa croissance économique stable, est un pays attrayant pour les entrepreneurs du monde entier. De nombreux investisseurs et entrepreneurs étrangers perçoivent un grand potentiel dans le développement de leurs activités au Japon. Le système juridique japonais accueille favorablement la création de sociétés par actions par des étrangers, mais les procédures sont basées sur des lois japonaises spécifiques et sont à la fois détaillées et strictes.

Cet article est destiné aux étrangers envisageant de créer une société par actions au Japon et explique en détail l’ensemble du processus à la lumière du système juridique japonais. Nous fournissons des informations fiables basées sur des lois clés telles que la loi japonaise sur les sociétés, la loi sur l’enregistrement commercial, la loi sur les changes et le commerce extérieur, le code civil, ainsi que la loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance des réfugiés.

Ce guide est conçu pour être facilement compréhensible par les anglophones apprenant le japonais, en clarifiant le sujet, en évitant l’usage excessif de la voix passive et en expliquant en termes simples tout en citant les articles spécifiques des lois. Notre objectif est de permettre une compréhension approfondie des exigences juridiques complexes et de présenter un chemin clair pour faciliter la création d’une entreprise au Japon.

Qualifications et statut de résidence des étrangers établissant une société par actions au Japon

Principes de création d’entreprise par des étrangers au Japon

Le système juridique japonais permet aux étrangers de créer des sociétés par actions au Japon dans les mêmes conditions que les citoyens japonais. La loi japonaise sur les sociétés (loi n°86 de l’année Heisei 17 (2005)) régit la création, l’organisation, l’exploitation et la gestion des sociétés sans imposer de restrictions basées sur la nationalité. L’article 1 de la loi japonaise sur les sociétés stipule que “la création, l’organisation, l’exploitation et la gestion des sociétés sont régies par cette loi, sauf dispositions spéciales d’autres lois”. De plus, l’article 25, paragraphe 2 de la même loi précise que “chaque fondateur doit souscrire au moins une action lors de la création de la société par actions”, sans mentionner de dispositions relatives à la nationalité des fondateurs.

Auparavant, il était requis qu’au moins un des représentants légaux réside au Japon. Cependant, le Ministère de la Justice japonais a aboli cette exigence dans une circulaire datée du 16 mars 2015. Désormais, même si tous les représentants légaux résident à l’étranger, il est possible de demander l’enregistrement de la création d’une société au Japon. Ce changement signifie que la création d’une entité juridique est désormais possible même si les investisseurs ou les dirigeants ne résident pas au Japon.

L’abolition de l’exigence de résidence des représentants légaux montre une intention politique claire de rendre le Japon plus accessible aux investisseurs et entrepreneurs étrangers. Cette modification a créé un avantage significatif en permettant aux étrangers résidant à l’étranger de créer une entreprise au Japon sans avoir à déménager physiquement ou à trouver des co-fondateurs résidant au Japon. Cela augmente considérablement la flexibilité dans les premières phases de développement des affaires et peut contribuer à attirer des talents et des capitaux mondiaux. Cependant, cette flexibilité juridique s’accompagne de défis pratiques. Par exemple, l’ouverture d’un compte bancaire d’entreprise au Japon par une société composée uniquement de résidents étrangers peut être extrêmement difficile, souvent décrite comme un “mur à franchir”. Cela est dû à la tendance des banques à exiger une présence physique et des représentants facilement joignables au Japon pour des raisons de lutte contre le blanchiment d’argent et de vérification d’identité. Ainsi, bien que la création légale soit possible, l’obtention d’un compte bancaire, essentiel à l’exploitation de l’entreprise, peut souvent nécessiter le soutien de collaborateurs ou de professionnels résidant au Japon, ce qui représente un aspect pratique important.

Exigences et importance du visa de gestion et de management au Japon

Pour qu’un étranger puisse séjourner au Japon sur le moyen ou long terme et y gérer une entreprise qu’il a créée, il doit obtenir un statut de résidence spécifique. Le plus courant est le statut de résidence pour “gestion et management” (visa). Pour obtenir ce statut, il est nécessaire de satisfaire à plusieurs conditions clés.

En termes de taille d’entreprise, il est requis d’employer au moins deux employés à plein temps ou de disposer d’un capital social ou d’un montant total d’investissement de plus de 5 millions de yens. Il est également essentiel de sécuriser un espace de travail, c’est-à-dire de disposer d’un bureau ou d’un magasin indépendant nécessaire à l’activité. Les bureaux virtuels ou les contrats de bureau à court terme peuvent être considérés comme manquant de continuité et ne pas être acceptés. De plus, la continuité et la stabilité de la nouvelle entreprise, ainsi que les compétences en gestion du demandeur, sont évaluées. Pour cela, un plan d’affaires détaillé est indispensable.

Les visas de court séjour, de séjour familial, d’étudiant, etc., ne permettent pas de mener des activités rémunérées en tant que gestionnaire au Japon. Si un étranger possédant l’un de ces statuts de résidence souhaite gérer une entreprise, il doit procéder à un changement de statut pour obtenir un visa de “gestion et management”. En revanche, les étrangers possédant un statut de résidence de “résident permanent”, “époux(se) de Japonais, etc.”, “époux(se) de résident permanent”, ou “résident à long terme” ne sont pas limités dans leurs activités et peuvent donc créer et gérer une entreprise sans visa de “gestion et management”.

Il peut sembler contradictoire que la création d’une entreprise soit possible indépendamment de la nationalité ou du lieu de résidence, alors que la gestion d’une entreprise nécessite un statut de résidence spécifique. Cependant, cela indique que, selon la loi japonaise, l’acte de créer une entité juridique appelée “entreprise” et l’acte de gérer réellement cette entreprise au Japon sont soumis à des réglementations différentes. Cette distinction est significative pour les entrepreneurs étrangers. Tout d’abord, il est possible de créer une entreprise au Japon et d’acquérir sa personnalité juridique tout en étant à l’étranger. Cependant, pour gérer cette entreprise au Japon et y percevoir une rémunération, il faut obtenir séparément le statut de résidence pour “gestion et management” défini par l’Agence des services d’immigration du Japon. Pour cette raison, de nombreux entrepreneurs étrangers doivent procéder à la demande de visa de “gestion et management” en parallèle ou après la création de leur entreprise. Comprendre ce processus en deux étapes est la clé du succès des affaires au Japon. En particulier, bien que le capital minimum requis par la loi sur les sociétés japonaises puisse être d’un yen, un capital de 5 millions de yens est une exigence pratique pour obtenir un visa de “gestion et management”, ce qui rend essentiel de prendre en compte ce point dans la planification financière.

Sécurisation d’un Établissement Commercial

Pour obtenir un visa de « gestion et management », il est requis de sécuriser un établissement commercial indépendant pour mener à bien les activités d’entreprise. L’utilisation d’un bureau virtuel, d’un bureau en location ou l’enregistrement de l’adresse d’un domicile personnel est généralement considérée comme insuffisante, car cela peut être perçu comme manquant de substance réelle. Il est préférable d’enregistrer l’adresse d’un bureau avec un contrat de location solide.

Le Bureau de l’Immigration du Ministère de la Justice au Japon considère la présence d’une base d’activité physique comme essentielle pour évaluer la continuité et la stabilité d’une entreprise. Cela reflète l’intention de la politique de gestion de l’immigration japonaise de prévenir l’établissement de sociétés écrans et de soutenir les entrepreneurs étrangers qui ont réellement l’intention et la capacité de mener des affaires au Japon. JETRO (Organisation Japonaise du Commerce Extérieur) offre des bureaux meublés gratuits pendant 50 jours pour ceux qui remplissent certaines conditions, mais cela reste une solution temporaire et un établissement commercial stable est finalement nécessaire. Par conséquent, dès la phase de planification de l’entreprise, la sécurisation d’un établissement commercial approprié est un élément crucial qui est directement lié au succès ou à l’échec de l’obtention du visa.

Les étapes fondamentales et la préparation préalable à la création d’une société par actions au Japon

Décision des éléments de base pour la création d’une société

Lors de la création d’une société par actions, il est d’abord nécessaire de déterminer les éléments de base qui seront inscrits dans les statuts, considérés comme la “constitution” de l’entreprise. Ces éléments constituent le fondement de la société et leur modification ultérieure peut être coûteuse et laborieuse, d’où l’importance de les décider avec soin.

Le nom commercial est le nom de l’entreprise. L’article 6, paragraphe 2, de la loi japonaise sur les sociétés stipule que “une entreprise doit utiliser les termes société par actions, société en nom collectif, société en commandite simple ou société en commandite par actions dans son nom commercial, selon le type d’entreprise”. Il est donc obligatoire d’inclure le terme “société par actions” dans le nom commercial. L’objet social définit les activités que l’entreprise va exercer. L’article 27 de la loi japonaise sur les sociétés oblige à inscrire l’objet dans les statuts. L’entreprise ne peut opérer que dans le cadre des activités définies par son objet social. Il est courant de définir cet objet de manière large pour prendre en compte les activités potentielles futures. Le siège social est le lieu où se trouve le principal bureau de l’entreprise. Les statuts doivent indiquer le siège social jusqu’à la plus petite division administrative (par exemple, Tokyo) et une adresse spécifique peut être déterminée séparément dans un “document de décision du siège social”, ce qui permet de réduire les coûts de modification de l’enregistrement en cas de déménagement futur. Le capital social est la valeur des biens apportés lors de la création de l’entreprise. L’article 27 de la loi japonaise sur les sociétés oblige à inscrire dans les statuts “la valeur des biens apportés lors de la création ou leur montant minimum”. Bien qu’il soit possible de créer une entreprise avec un capital d’au moins un yen selon la loi japonaise sur les sociétés, un capital de 5 millions de yens ou plus est une exigence substantielle pour l’obtention d’un visa de “gestion et administration”, comme mentionné précédemment. Les fondateurs sont les personnes qui apportent des capitaux lors de la création de l’entreprise. Il peut y avoir un seul fondateur ou plusieurs. En tant que structure de direction, vous nommerez des administrateurs, un directeur représentatif, entre autres. Les étrangers peuvent également occuper des postes de direction.

La décision des éléments de base ne se limite pas à satisfaire les exigences d’enregistrement, mais constitue une décision stratégique qui influence les perspectives d’avenir de l’entreprise et les possibilités d’obtention de visa. En particulier, l’objet social définit l’étendue du développement futur des activités et a un impact sur la nécessité d’obtenir des autorisations. De plus, il existe un écart entre le montant minimum du capital social requis par la loi japonaise sur les sociétés et les exigences substantielles pour l’obtention d’un visa de gestion et administration, ce qui signifie que les entrepreneurs étrangers doivent planifier leur financement en tenant compte de ces dernières exigences. Cela suggère l’existence de doubles obstacles pratiques qui ne sont pas visibles dans le texte de la loi. Un objet social approprié et un capital social suffisant sont essentiels non seulement pour créer une entreprise, mais aussi pour maintenir stablement l’exploitation de l’entreprise et le statut de résidence par la suite.

Rédaction des statuts et authentification par un notaire

Les statuts sont un document qui établit les règles fondamentales concernant l’organisation et la gestion de l’entreprise, et correspondent à la “constitution” de la société. La création d’une société par actions nécessite la rédaction de ces statuts. Les statuts doivent contenir des éléments absolument nécessaires tels que l’objet, le nom commercial, le siège social, la valeur des biens apportés lors de la création ou leur montant minimum, ainsi que le nom ou la dénomination et l’adresse des fondateurs. L’article 27 de la loi japonaise sur les sociétés définit les éléments qui doivent être inclus dans les statuts d’une société par actions.

Les statuts d’une société par actions ne prennent effet qu’après avoir été authentifiés par un notaire public au Japon. Une procédure d’authentification dans un bureau de notaire est nécessaire. L’article 30, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés stipule que “les statuts mentionnés au paragraphe 1 de l’article 26 ne prennent effet qu’après avoir été authentifiés par un notaire”. L’authentification des statuts nécessite des frais de timbre fiscal (40 000 yens, bien que non requis pour les statuts électroniques) et des frais d’authentification (de 30 000 à 50 000 yens selon le montant du capital social).

Lorsqu’on joint des documents rédigés dans une langue étrangère à une demande d’enregistrement, il est généralement nécessaire d’y joindre également une traduction en japonais. Par exemple, lorsqu’on utilise un certificat de signature rédigé dans une langue étrangère au Japon, il est nécessaire de joindre une traduction complète en japonais.

La rédaction et l’authentification des statuts sont des parties du processus de création d’entreprise qui exigent une rigueur juridique particulière. L’omission ou l’insuffisance d’éléments absolument nécessaires peut entraîner l’invalidité des statuts. De plus, l’authentification par un notaire est une procédure importante qui garantit l’authenticité des statuts. Lorsqu’un étranger entreprend ce processus, il est confronté à plusieurs obstacles, tels que la nécessité d’une description précise en japonais, la compréhension du système juridique japonais et la traduction de documents étrangers. Cette complexité suggère que le recours à des professionnels (juristes ou consultants administratifs) est extrêmement bénéfique pour faciliter la procédure et assurer une création d’entreprise fiable. Le fait que l’utilisation de statuts électroniques exempte de la taxe de timbre renforce encore l’avantage de faire appel à des experts du point de vue de la réduction des coûts.

Le versement du capital social et le certificat de dépôt sous le droit japonais

Exigences relatives au compte de versement du capital social

Le versement du capital social nécessaire à la création d’une société doit être effectué sur un compte désigné par les fondateurs dans une banque ou un établissement similaire, conformément à la loi bancaire japonaise. Ce compte bancaire doit appartenir à une institution financière réglementée par la loi bancaire du Japon. Même s’il s’agit d’une succursale au Japon d’une banque étrangère, le compte peut être utilisé à condition que la banque ait été autorisée par le Premier ministre du Japon. Cependant, les comptes de succursales étrangères de banques étrangères ne peuvent pas être utilisés pour le versement du capital social.

Le versement du capital social se fait sur le compte personnel d’un fondateur, car le compte bancaire de la société n’est pas encore ouvert au moment de la création. Si plusieurs fondateurs sont impliqués, le compte personnel de l’un d’entre eux suffit. Si le compte bancaire du fondateur est situé à l’étranger ou si le versement provient de l’étranger, il ne peut pas être utilisé directement car il n’est pas réglementé par la loi bancaire japonaise. Lorsque des devises étrangères sont utilisées pour le transfert international, un certificat de taux de change est nécessaire pour prouver le montant du capital social versé en yens japonais. Veuillez demander l’émission de ce certificat à l’institution financière où se trouve le compte.

Le versement du capital social peut représenter un obstacle pratique, en particulier pour les entrepreneurs étrangers. Bien que le versement sur le compte personnel d’un fondateur soit légalement acceptable, il est souvent difficile pour un fondateur résidant à l’étranger d’ouvrir un compte bancaire au Japon à l’avance, et les comptes bancaires étrangers ne sont généralement pas reconnus. Par conséquent, selon la circulaire n°41 du Ministère de la Justice du Japon (datée du 17 mars 2017 (Heisei 29)), si aucun des fondateurs ou des directeurs au moment de la création n’a d’adresse résidentielle au Japon, il est possible de transférer le capital social sur le compte d’un collaborateur au Japon avec une procuration des fondateurs. Dans ce cas, le collaborateur peut devenir directeur au moment de la création et démissionner par la suite. C’est une astuce pratique qui comble les lacunes du système juridique et l’une des solutions concrètes qu’un expert peut offrir. La nécessité d’un certificat de taux de change souligne la charge administrative supplémentaire associée aux transferts internationaux et nécessite une attention particulière aux détails.

Création et annexe du certificat de dépôt

Conformément à l’article 34, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés japonaises, les fondateurs doivent, sans délai après avoir souscrit aux actions émises lors de la création, verser la totalité du montant en espèces correspondant à leur apport.

Une fois le versement du capital social effectué, le représentant légal de la société crée le certificat de dépôt. Ce document doit indiquer le montant versé, le nombre d’actions émises, la date du versement et les informations sur le compte bancaire où le versement a été effectué, et doit être accompagné d’une copie du livret bancaire (couverture, dos de couverture et page où le versement est enregistré). Même si le versement a été effectué avant la date de création des statuts, il peut être utilisé comme certificat de dépôt s’il est reconnu comme ayant été effectué pour la création de la société.

Le certificat de dépôt est un document crucial qui atteste officiellement que le capital social a été effectivement versé à la société. Sa création et son annexe sont des exigences pour l’enregistrement commercial et garantissent que la création de la société a été effectuée légalement. Cela est particulièrement important pour les entrepreneurs étrangers, car l’origine des fonds et le chemin de transfert peuvent être complexes, et il est donc essentiel de sécuriser une preuve claire de la banque (copie du livret bancaire, certificat de taux de change, etc.). Cela permettra de vérifier facilement la légitimité des fonds lors des inspections d’enregistrement ultérieures ou des audits fiscaux.

Nomination et enregistrement des dirigeants sous le droit japonais

Les qualifications requises pour les étrangers souhaitant devenir dirigeants d’entreprise au Japon

Indépendamment de la nationalité, un étranger peut devenir directeur ou occuper d’autres postes de direction dans une entreprise japonaise si cela est résolu lors de l’assemblée générale des actionnaires. Le lieu de résidence n’étant pas un critère, les étrangers résidant au Japon, ainsi que ceux vivant à l’étranger, peuvent occuper des postes de direction dans des entreprises japonaises.

Toutefois, si un étranger résidant au Japon souhaite être actif en tant que dirigeant et percevoir une rémunération, il doit posséder un statut de résidence adéquat, tel que « résident permanent », « conjoint de ressortissant japonais ou équivalent », « résident de longue durée » ou « gestion et administration ». Pour ceux qui détiennent un visa de travail tel que « compétences techniques, connaissances humaines ou affaires internationales », il est nécessaire de vérifier si le champ d’activité correspond à la gestion et à l’administration, et un changement de visa peut être requis si c’est le cas.

Alors que la liberté de nomination des dirigeants est grande, il est important pour les entrepreneurs étrangers de noter que les « activités » menées au Japon sont soumises à des restrictions liées au statut de résidence. Bien qu’il soit possible pour un étranger résidant à l’étranger de devenir dirigeant d’une entreprise, l’obtention d’un visa approprié est essentielle pour qu’il puisse mener des activités de gestion réelles au Japon. Cela signifie qu’il faut harmoniser les exigences de deux domaines juridiques distincts : le statut de dirigeant d’entreprise selon la loi japonaise sur les sociétés et l’autorisation d’activité selon la loi japonaise sur l’immigration et le contrôle des étrangers. En particulier, lorsqu’un étranger résidant avec un visa de travail devient dirigeant, ses activités en tant que tel peuvent dépasser le cadre des activités autorisées par son statut de résidence actuel, ce qui pourrait affecter le renouvellement futur de son visa. Il est donc judicieux de consulter un expert au préalable.

Le certificat de signature en remplacement du certificat de sceau au Japon

Lors de la création d’une entreprise au Japon, il est habituellement nécessaire de fournir un certificat de sceau pour les fondateurs et les membres du conseil d’administration. Cependant, les étrangers non-résidents qui n’ont pas d’enregistrement de résidence au Japon ne peuvent pas obtenir de certificat de sceau. Dans ce cas, un certificat de signature ou une déclaration sous serment avec signature authentifiée peut être utilisé comme alternative. Le certificat de signature atteste que la signature de l’applicant a bien été apposée en présence d’un consul ou d’une autorité similaire.

En principe, les certificats de signature émis par les autorités officielles du pays d’origine (comme les agences gouvernementales, les ambassades ou les consulats) sont reconnus. Si le pays d’origine ne dispose pas d’un système de certificat de signature ou en cas de circonstances particulières, un certificat de signature émis par un notaire public japonais ou par les autorités administratives du pays de résidence peut également être accepté. Les certificats de signature rédigés dans une langue étrangère doivent être accompagnés d’une traduction complète en japonais.

La loi japonaise sur l’enregistrement commercial ne contient pas de dispositions directes concernant les certificats de signature. Cependant, des directives du Ministère de la Justice du Japon (par exemple, la directive n°100 du 28 juin 2016 (Heisei 28) et la directive n°15 du 10 février 2017 (Heisei 29)) ont clarifié la manière de traiter les certificats de signature pour les étrangers. Bien que le certificat de sceau soit un moyen d’identification personnelle extrêmement important dans les pratiques commerciales japonaises, il n’est pas familier aux étrangers, en particulier à ceux qui résident à l’étranger. Le certificat de signature sert à combler ce fossé. Ce fait illustre la caractéristique du système juridique japonais, où le cadre de base est établi par la loi, mais les détails de la mise en œuvre pratique sont complétés par des directives et des orientations administratives du Ministère de la Justice. Cela signifie que les entrepreneurs étrangers doivent être bien informés non seulement des articles de loi, mais aussi des pratiques administratives et des directives les plus récentes. Les experts garantissent le bon déroulement des procédures d’enregistrement en comprenant précisément ces directives et en préparant les documents appropriés.

Points d’attention pour la notation des noms dans l’enregistrement commercial au Japon

Dans les registres d’enregistrement, il n’est pas possible de noter les noms des étrangers dans une langue étrangère selon le principe. Par conséquent, il est nécessaire de transcrire les noms en katakana pour l’enregistrement. Il n’y a pas d’espace entre le prénom et le nom de famille, et il est nécessaire de les écrire en continu ou d’utiliser des signes tels que “、” ou “・”. Pour les étrangers provenant de pays utilisant des caractères chinois, il est également possible d’enregistrer les noms en utilisant les kanjis employés au Japon.

À partir du 1er avril 2024 (Reiwa 6), pour l’enregistrement immobilier où un étranger devient propriétaire d’un bien immobilier, il sera nécessaire d’ajouter une transcription en caractères romains au nom en katakana japonais, ainsi que des informations prouvant le nom en caractères romains. Cela vise à faciliter la vérification de l’identité en assurant la correspondance entre les informations d’enregistrement et les documents officiels tels que les passeports. Cependant, cette obligation de transcription en caractères romains est limitée aux cas où les étrangers possèdent des biens immobiliers et ne s’applique pas aux entreprises étrangères. Dans l’enregistrement commercial, il est souhaitable de préparer les noms avec une notation en katakana et en alphabet (par exemple : Michael Okamoto). Il est important d’uniformiser la notation des noms dans tous les documents tels que les formulaires de demande d’enregistrement, les lettres d’acceptation de nomination, les notifications de sceau et les certificats de sceau pour éviter les corrections.

Les règles de notation des noms étrangers reflètent les efforts du système d’enregistrement japonais pour s’adapter à l’internationalisation. Bien que le principe traditionnel de la notation en katakana soit maintenu, l’introduction de la transcription en caractères romains dans l’enregistrement immobilier répond à deux exigences : le renforcement de la vérification de l’identité et l’amélioration de la commodité internationale. Dans l’enregistrement commercial également, la transcription en alphabet est recommandée dans la pratique, ce qui pourrait indiquer la direction des futures réformes législatives. Pour les entrepreneurs étrangers, comprendre précisément ces règles de notation et maintenir la cohérence de la notation des noms dans tous les documents soumis est essentiel pour faciliter le processus d’enregistrement.

Lettre d’acceptation de nomination et procès-verbal de l’assemblée générale des actionnaires sous le droit japonais

Lorsqu’un dirigeant est nommé au sein d’une entreprise, il est nécessaire de disposer d’une lettre d’acceptation de nomination attestant que le dirigeant a accepté sa nomination. La sélection des administrateurs et autres dirigeants se fait par une résolution de l’assemblée générale des actionnaires. Par conséquent, le procès-verbal de l’assemblée générale des actionnaires est également requis comme document joint à la demande d’enregistrement. Bien qu’il soit possible de rédiger les procès-verbaux de l’assemblée générale des actionnaires ou du conseil d’administration en anglais, dans la pratique de l’enregistrement, il peut être nécessaire de joindre une traduction en japonais.

La lettre d’acceptation de nomination et le procès-verbal de l’assemblée générale des actionnaires sont des documents fondamentaux attestant que le processus de prise de décision de l’entreprise a été mené conformément à la loi. Ces documents démontrent que la nomination des dirigeants est basée sur la volonté des actionnaires et assurent la transparence de la gouvernance de l’entreprise. Lorsque des étrangers sont impliqués, des difficultés peuvent survenir dans la création et la compréhension du contenu de ces documents en raison de barrières linguistiques ou de différences culturelles. En particulier, le choix de la langue pour les procès-verbaux (rédaction en anglais et jointure d’une traduction en japonais) nécessite de prendre en compte l’équilibre entre la flexibilité pratique et les exigences légales.

Demande d’enregistrement de création d’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés japonais

Préparation et soumission de la demande d’enregistrement

Une entreprise est légalement constituée au Japon par le dépôt d’une demande d’enregistrement auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. La demande doit être effectuée par écrit et inclure le nom et l’adresse du demandeur, et dans le cas d’une entreprise, la raison sociale, le siège social, le nom et l’adresse du représentant, la raison de l’enregistrement, les éléments à enregistrer, ainsi que le montant du droit d’enregistrement. Le demandeur ou son représentant, ou encore un mandataire, doit signer et apposer son sceau sur la demande. L’article 17, paragraphe 2, de la Loi japonaise sur l’enregistrement commercial (商業登記法) détaille les informations à inclure dans la demande. Si un étranger effectue la demande, une signature suffit, mais il doit joindre un certificat des autorités officielles de son pays attestant que la signature est bien la sienne.

La demande d’enregistrement doit être accompagnée de plusieurs documents annexes, tels que les statuts certifiés par un notaire, les lettres d’acceptation des administrateurs lors de la création, les preuves de paiement du capital social (certificats de versement), ainsi que la notification du sceau de la société. L’article 18 de la Loi japonaise sur l’enregistrement commercial impose de joindre un document attestant du pouvoir du mandataire en cas de demande par procuration. De plus, l’article 19 de la même loi exige, pour l’enregistrement d’éléments nécessitant l’autorisation d’une autorité administrative, de joindre l’autorisation de l’administration ou une copie certifiée de celle-ci. Les documents annexes rédigés dans une langue étrangère doivent être accompagnés d’une traduction en japonais.

L’enregistrement commercial et des sociétés peut également se faire en ligne au Japon. Pour une demande en ligne, il faut créer les informations de la demande, joindre les informations des documents annexes et envoyer les données de la demande. La signature électronique du demandeur ou de son mandataire est nécessaire. L’enregistrement de la création d’une entreprise est la dernière étape pour établir son existence légale et c’est la procédure la plus rigoureuse. Toute erreur dans les informations de la demande ou dans les documents annexes peut conduire au rejet de l’enregistrement selon l’article 24 de la Loi japonaise sur l’enregistrement commercial, d’où la nécessité d’une grande précision. Ce processus repose sur le principe fondamental de la Loi japonaise sur l’enregistrement commercial (article 1), qui vise à maintenir la crédibilité des noms commerciaux et des entreprises, et à contribuer à la sécurité et à la fluidité des transactions. Ces dernières années, l’introduction des demandes en ligne a contribué à l’efficacité et à la commodité des procédures, mais elle implique également de nouvelles exigences techniques, comme la préparation de la signature électronique. Les entrepreneurs étrangers doivent comprendre ces exigences strictes et, si nécessaire, obtenir le soutien de spécialistes pour mener à bien l’enregistrement sans encombre.

Achèvement de l’enregistrement et constitution de l’entreprise

Après avoir soumis la demande d’enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés compétent, l’enregistrement de l’entreprise est généralement complété en environ deux semaines, et l’entreprise est légalement constituée, pouvant ainsi commencer ses activités. Une fois l’enregistrement terminé, il est possible d’obtenir un certificat d’enregistrement de l’entreprise (certificat de l’ensemble des éléments d’historique), qui est un document important attestant officiellement de l’existence de l’entreprise.

L’achèvement de l’enregistrement signifie que l’entreprise acquiert la personnalité juridique et peut commencer à opérer en tant qu’entité indépendante. Ce n’est pas seulement la fin d’une procédure, mais un moment crucial où l’entreprise devient capable de conclure des contrats, de posséder des biens et d’être partie dans des litiges, assumant ainsi des droits et obligations légaux. C’est à ce moment-là seulement que l’on peut dire que le processus de création est légalement complet.

Notifications et obligations après la création d’une entreprise au Japon

Déclaration auprès de l’administration fiscale japonaise

Après la création d’une société, il est nécessaire d’effectuer diverses déclarations fiscales auprès du chef du bureau des impôts compétent pour le lieu de paiement des taxes. La déclaration de création de société est le document le plus important pour informer l’administration fiscale que la société a commencé ses activités en tant que personne morale. Elle doit être soumise dans les deux mois suivant la date de création de la société. Les documents joints incluent une copie des statuts, un certificat d’enregistrement des articles (certificat de tous les faits historiques) ou un extrait du registre du commerce, un registre des actionnaires, et un bilan au moment de la création. Dans la déclaration de création de société, le nom du directeur représentatif ou du représentant légal de la société est inscrit en katakana.

Parmi les autres principaux documents à déclarer, il y a la demande d’approbation pour la déclaration en bleu, qui est soumise pour bénéficier de mesures fiscales préférentielles, la déclaration d’ouverture d’un bureau de paiement des salaires lors du paiement des salaires aux employés, et la demande d’approbation pour une exception de période de paiement de l’impôt retenu à la source, qui permet de payer cet impôt une fois tous les six mois.

Même après l’achèvement de l’enregistrement de la création de la société, les procédures légales ne sont pas terminées. Les diverses déclarations auprès de l’administration fiscale sont le début d’une conformité continue indispensable pour mener des activités économiques au Japon. Négliger ces déclarations peut entraîner l’inéligibilité aux mesures fiscales préférentielles ou l’application de sanctions. En particulier, la demande d’approbation pour la déclaration en bleu est très importante pour réduire la charge fiscale de la société et doit être traitée rapidement après la création. Il est fortement recommandé aux entrepreneurs étrangers de tirer activement parti du soutien de professionnels tels que des comptables pour comprendre le système fiscal complexe du Japon et effectuer des déclarations précises en temps opportun.

Déclaration à la Banque du Japon selon la loi sur les changes et le commerce extérieur japonaise

La loi japonaise sur les changes et le commerce extérieur (Loi n° 228 de l’année Showa 24, soit 1949, ci-après dénommée « la loi sur les changes japonaise ») régule les investissements susceptibles de menacer la sécurité nationale du Japon ou d’affecter le bon fonctionnement de l’économie internationale. Lorsqu’un étranger non-résident (individu ou entreprise) souhaite investir plus de 10% dans une entreprise japonaise, ou dans d’autres cas correspondant à des « investissements directs étrangers », il est obligatoire de déclarer cet investissement à la Banque du Japon, qui en informera ensuite le ministre des Finances et le ministre compétent pour l’activité concernée. L’article 26, paragraphe 2, de la loi sur les changes japonaise définit ce qui constitue un « investissement direct étranger », tandis que l’article 27 traite des « déclarations d’investissement direct étranger et des recommandations de modification ».

La déclaration peut être soit préalable (à effectuer avant l’investissement) soit postérieure (à effectuer après l’investissement), en fonction du contenu de l’activité de l’entreprise cible et de la nationalité ou du lieu de résidence de l’investisseur. Pour les investissements dans des « secteurs clés » spécifiques (tels que les armements, l’énergie nucléaire, la cybersécurité, etc., qui sont liés à la sécurité nationale), ou pour les investissements provenant de certains pays ou régions, une déclaration préalable est obligatoire. Même lorsque la déclaration préalable n’est pas nécessaire, si un investisseur étranger non-résident investit plus de 10% dans une entreprise japonaise, il doit soumettre trois copies d’une « déclaration concernant l’acquisition d’actions, de parts, de droits de vote ou de pouvoirs relatifs à l’exercice des droits de vote, ou concernant la gestion déléguée d’actions » dans les 45 jours suivant l’enregistrement de la société.

La déclaration selon la loi sur les changes est une exigence de conformité particulièrement complexe et cruciale pour les investisseurs étrangers. Il ne s’agit pas simplement de collecter des informations, mais d’une mesure réglementaire destinée à protéger la sécurité nationale et l’ordre économique du Japon, et des sanctions peuvent être appliquées en cas de non-respect (conformément à l’article 69-6 et suivants de la loi sur les changes japonaise). En particulier, déterminer si l’investissement cible appartient à un « secteur clé » nécessite une expertise spécialisée et une diligence raisonnable préalable est indispensable. De plus, le fait qu’un étranger résidant au Japon n’ait pas à déclarer la création d’une entreprise selon la loi sur les changes illustre l’impact que le lieu de résidence peut avoir sur les obligations légales et souligne l’importance pour les entrepreneurs étrangers de bien comprendre leur situation. Pour naviguer dans cet environnement réglementaire complexe, le soutien d’experts en droit international est essentiel.

Déclarations auprès d’autres autorités administratives

Après la création d’une entreprise, il est nécessaire de faire des déclarations auprès de diverses autorités administratives autres que le bureau des impôts, en fonction de la nature de l’activité et de la présence ou non d’employés. Si vous employez des salariés, vous devez soumettre une notification d’établissement d’entreprise applicable à l’assurance santé et à l’assurance pension de retraite au bureau des pensions, une notification de relation d’assurance du travail au bureau d’inspection des normes du travail, et une notification d’établissement d’entreprise applicable à l’assurance emploi au bureau de l’emploi (Hello Work).

Selon la nature de l’activité, des autorisations ou licences spécifiques peuvent être nécessaires (par exemple, une licence pour exploiter un restaurant, un enregistrement pour les agences de voyage, une autorisation pour les agences de travail temporaire, etc.). Certaines de ces autorisations ou licences doivent être obtenues avant de commencer l’activité. Ces déclarations et autorisations sont des étapes essentielles pour opérer légalement une entreprise. Il est particulièrement important de vérifier et de préparer ces autorisations dès la phase de planification de la création de l’entreprise, car leur acquisition peut prendre du temps en fonction de l’activité. Négliger ces procédures peut entraîner l’arrêt des activités commerciales ou l’imposition de sanctions. Cela montre que la création d’une entreprise ne se limite pas à la finalisation des procédures d’enregistrement, mais nécessite une préparation globale en vue de la gestion future de l’entreprise.

Ouverture d’un compte d’entreprise au Japon

Après la création d’une société, il est nécessaire d’ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise (compte d’entreprise) pour mener à bien les activités commerciales. Pour les étrangers résidant à l’étranger qui établissent une entreprise au Japon, “l’ouverture d’un compte au nom de l’entreprise” est souvent considérée comme un “obstacle majeur”. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises nouvellement établies, où l’entreprise et son représentant sont facilement confondus, et les institutions financières jugent souvent essentielle la collaboration avec un représentant résidant au Japon.

L’ouverture d’un compte d’entreprise est un élément crucial pour le bon déroulement des activités commerciales d’une société. Cependant, pour les étrangers, en particulier ceux dont les représentants résident à l’étranger et qui ont fondé l’entreprise, cela représente l’un des défis pratiques les plus difficiles. Cette difficulté est due au fait que les banques japonaises ont renforcé les contrôles lors de l’ouverture de comptes, en réponse à des mesures plus strictes de lutte contre le blanchiment d’argent et de vérification d’identité. Ce défi est devenu un nouvel obstacle dans la gestion des affaires, malgré l’assouplissement des exigences de résidence pour les directeurs mentionnés précédemment, qui a abaissé la barrière à la création d’entreprise. Pour faire face à ce problème, la présence d’un collaborateur résidant au Japon (par exemple, un co-fondateur ou un agent de confiance) est extrêmement importante. Des experts peuvent fournir des conseils spécifiques et un soutien pour faciliter ce processus complexe.

Résumé

Le processus de création d’une société par actions au Japon offre de grandes opportunités pour les entrepreneurs étrangers, mais implique également des procédures complexes basées sur diverses lois japonaises telles que la loi sur les sociétés, la loi sur l’enregistrement commercial, la loi sur les changes et le commerce extérieur, et la loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance des réfugiés. En particulier, il existe de nombreux défis juridiques et pratiques spécifiques aux étrangers, tels que l’assouplissement des réglementations concernant le lieu de résidence des directeurs représentatifs, la corrélation entre le capital social et les exigences de statut de résidence, ainsi que les obligations de notification en vertu de la loi sur les changes pour les investissements étrangers. De plus, l’utilisation de certificats de signature en remplacement des certificats de sceau et les particularités de la notation des noms dans l’enregistrement commercial nécessitent une attention minutieuse. Pour comprendre précisément ces exigences complexes et mener à bien les procédures sans encombre, le soutien d’experts maîtrisant le droit, la fiscalité et les procédures d’immigration est essentiel.

Le cabinet d’avocats Monolith possède une riche expérience et une connaissance approfondie dans l’établissement de sociétés au Japon, en particulier dans les cas impliquant des étrangers. Notre cabinet peut fournir des conseils juridiques, aider à la préparation des documents nécessaires, représenter les clients auprès des autorités gouvernementales et offrir un soutien global pour les procédures complexes de droit des affaires, de fiscalité et d’immigration à chaque étape de la création d’une société par actions. Plusieurs avocats de notre cabinet possèdent des qualifications juridiques étrangères et parlent anglais, ce qui nous permet de communiquer efficacement avec nos clients dans leur langue maternelle, de résoudre les questions relatives au système juridique japonais et de fournir les meilleures solutions. En tant que partenaire puissant pour réussir votre expansion commerciale au Japon, n’hésitez pas à consulter le cabinet d’avocats Monolith. Nous sommes déterminés à soutenir vigoureusement la croissance de votre entreprise du point de vue juridique.