Apa Poin Penting dalam Penggunaan SNS oleh Karyawan? Penjelasan tentang Penyusunan Pedoman SNS

Seiring dengan penyebaran SNS seperti Facebook dan Twitter, risiko yang berkaitan dengan penggunaan SNS oleh karyawan terus meningkat.

Postingan sepele dari karyawan dapat menyebar luas, dan dalam beberapa kasus, dapat menimbulkan kegaduhan di media sosial. Oleh karena itu, mungkin banyak orang yang bertanggung jawab merasa bingung tentang bagaimana cara mengatur penggunaan SNS oleh karyawan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan poin-poin yang harus diperhatikan saat membuat pedoman SNS untuk karyawan.

Item yang Harus Dimasukkan dalam Pedoman SNS untuk Karyawan

Apa saja yang harus ditulis dalam pedoman SNS untuk karyawan? Berikut ini adalah daftar isi yang harus dimasukkan. Perusahaan tempat Anda bekerja akan ditulis sebagai “Perusahaan Kami”.

Item yang Sebaiknya Dicantumkan Sebagai Prinsip

Item yang sebaiknya dicantumkan dalam Pedoman SNS adalah sebagai berikut:

Ketentuan Mengenai Penggunaan SNS untuk Tujuan Bisnis

• Jika menggunakan SNS untuk tujuan bisnis, harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari perusahaan kami
• Jika terjadi masalah dengan pihak ketiga, segera laporkan dan ikuti instruksi dari perusahaan kami
• Untuk akun yang digunakan untuk tujuan bisnis, ikuti instruksi perusahaan kami dalam penggunaan dan manajemen akun tersebut, bahkan setelah meninggalkan perusahaan kami
• Menggunakan akun yang digunakan untuk tujuan bisnis untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau menjalankan bisnis yang sama atau serupa dengan perusahaan kami adalah dilarang

Akun perusahaan cenderung memiliki lebih banyak pengikut dan lebih berpengaruh dibandingkan dengan akun pribadi. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa sebelumnya agar tidak membuat postingan yang tidak pantas.

Untuk respons yang harus diambil oleh perusahaan jika terjadi permasalahan di internet, silakan lihat artikel berikut untuk penjelasan lebih detail.

Ketentuan Mengenai Penggunaan SNS untuk Tujuan Pribadi

• Meskipun menggunakan SNS untuk tujuan pribadi, ikuti isi pedoman ini saat memposting hal-hal yang terkait dengan bisnis perusahaan kami
• Jangan memposting informasi yang tidak diungkapkan oleh perusahaan kami atau konten yang melanggar norma-norma publik atau fitnah
• Jika ada kemungkinan informasi yang tidak diungkapkan oleh perusahaan kami bocor atau reputasi perusahaan kami berpotensi rusak karena penggunaan SNS, segera laporkan
• Melakukan tindakan terkait keamanan

Ada banyak kasus di mana perusahaan tempat karyawan bekerja dapat diidentifikasi jika terjadi masalah di SNS yang digunakan secara pribadi oleh karyawan, dan kerusakan dapat menyebar ke perusahaan tersebut.

Selain itu, informasi yang telah dipublikasikan di internet sekali sering disebut “tato digital” dan mungkin tetap ada dan tidak mudah dihapus.

Oleh karena itu, penting untuk mencatat dengan jelas tidak hanya tentang penggunaan SNS untuk tujuan bisnis, tetapi juga tentang penggunaan SNS untuk tujuan pribadi.

Untuk risiko tato digital, silakan lihat artikel berikut.

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Ketentuan Mengenai Penalti

Harus dicatat bahwa karyawan mungkin dikenakan penalti jika melanggar pedoman.

Meskipun Pedoman SNS tidak termasuk dalam kontrak kerja atau peraturan kerja, jika diketahui, dapat dianggap sebagai instruksi atau perintah dari perusahaan. Oleh karena itu, jika melanggar Pedoman SNS, penalti dapat dikenakan karena melanggar instruksi atau perintah.

Menambahkan Item untuk Meningkatkan Efektivitas Pedoman

Selanjutnya, untuk meningkatkan efektivitas pedoman, efektif jika Anda menambahkan item berikut.

• Mendirikan Komite Tindakan Penggunaan SNS, melakukan survei berkala tentang cara menggunakan SNS, dan merespons konsultasi masalah SNS karyawan
• Melakukan pelatihan kepada karyawan dan lainnya tentang penggunaan SNS setahun sekali

Namun, perlu diingat bahwa pelaksanaan tindakan seperti ini akan meningkatkan beban perusahaan, jadi pertimbangkan dengan baik sebelum menambahkannya.

Cara Menyebarkan Pedoman SNS untuk Karyawan

Meskipun Anda telah membuat pedoman SNS untuk karyawan, itu tidak akan berarti jika karyawan tidak mengetahuinya.

Ketika Anda membuat pedoman SNS, sebarkanlah kepada karyawan melalui email, atau letakkan di papan pengumuman perusahaan. Selain itu, letakkan pedoman SNS di tempat yang dapat dilihat oleh semua karyawan, sehingga mereka dapat melihatnya kapan saja.

Kesimpulan

Jika karyawan menimbulkan masalah di media sosial, bukan hanya dapat menurunkan citra perusahaan, tetapi juga berpotensi menimbulkan kerugian besar seperti gerakan boikot atau penurunan harga saham. Untuk mengurangi risiko tersebut sebanyak mungkin, mari kita tetapkan dan menyebarkan pedoman media sosial untuk karyawan.

Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang pembuatan atau operasional pedoman media sosial, disarankan untuk berkonsultasi dengan pengacara yang berpengalaman dalam penanganan masalah media sosial.