È accettabile la disparità salariale tra i dipendenti che lavorano in ufficio e quelli che lavorano da casa nell'era del telelavoro in aumento?

Nel marzo 2021, la città di Tokyo, che ha un gran numero di utenti di telelavoro, ha pubblicato un’indagine sulla realtà del “lavoro diversificato”. Nelle aziende con più di 30 dipendenti, l’introduzione del telelavoro era del 6,8% nel 2017, ma è aumentata al 58,8% nel dicembre 2020.

Indagine sulla realtà del lavoro diversificato[ja]

Il telelavoro offre molti vantaggi per i dipendenti una volta che si sono abituati, ma molte aziende stanno lottando per gestire la presenza e per garantire la coerenza con le regole del lavoro.

Inoltre, nelle aziende che hanno visto un peggioramento delle loro prestazioni a causa della pandemia di coronavirus, sono emersi casi in cui i salari differiscono tra i dipendenti che lavorano da casa e quelli che si recano in ufficio.

Quindi, in questa occasione, spiegheremo chiaramente la legittimità della disparità salariale tra “lavoro in ufficio” e “lavoro da casa” durante la pandemia di coronavirus, caso per caso.

I tre tipi di telelavoro

Nonostante si parli genericamente di telelavoro, le sue forme possono essere classificate in tre tipi principali, a seconda del luogo in cui si svolge il lavoro.

Lavoro da casa

Questa modalità di lavoro prevede che le attività lavorative vengano svolte da casa, senza la necessità di recarsi in ufficio. Questo riduce il carico del pendolarismo e il rischio di infezione da COVID-19 per i dipendenti, oltre a garantire tempo per le faccende domestiche, l’educazione dei figli e l’assistenza agli anziani.

Lavoro in ufficio satellitare

In questa modalità, i dipendenti non si recano nell’ufficio principale, ma lavorano in un ufficio satellitare separato. Se l’ufficio satellitare è vicino a casa, il tempo di pendolarismo può essere ridotto e si può ottenere un ambiente di lavoro equivalente a quello dell’ufficio principale.

Lavoro mobile

Questa modalità di lavoro prevede l’utilizzo di laptop, tablet, telefoni cellulari e simili per svolgere il lavoro in luoghi come hotel durante viaggi d’affari, all’interno di treni ad alta velocità o in caffè in città. Se c’è una connessione internet, è possibile scegliere liberamente il luogo di lavoro, riducendo il tempo di viaggio e aumentando la produttività.

Riduzione dello stipendio nel caso di telelavoro su ordine dell’azienda

Secondo la Legge sulle Norme del Lavoro giapponese, quando un’azienda stipula un contratto di lavoro, ha l’obbligo di chiarire le condizioni di lavoro ai dipendenti.

Articolo 15 (Chiarimento delle condizioni di lavoro)
Il datore di lavoro, al momento della stipula del contratto di lavoro, deve chiarire al lavoratore lo stipendio, le ore di lavoro e altre condizioni di lavoro. In questo caso, per quanto riguarda le questioni relative allo stipendio e alle ore di lavoro e altre questioni stabilite dal Ministero del Lavoro, Salute e Welfare, devono essere chiarite nel modo stabilito dal Ministero del Lavoro, Salute e Welfare.

Il contenuto di “stipendio, ore di lavoro e altre condizioni di lavoro” è definito nel Regolamento di Attuazione della Legge sulle Norme del Lavoro giapponese, e i seguenti contenuti relativi al telelavoro devono essere necessariamente chiariti:

• Dettagli relativi al luogo di lavoro e alle attività lavorative da svolgere
• Orario di inizio e fine del lavoro, presenza o meno di lavoro straordinario, pause, giorni di riposo, ferie e dettagli relativi al cambio di turno nel caso in cui i lavoratori siano divisi in due o più gruppi
• Dettagli relativi alla determinazione, calcolo e metodo di pagamento dello stipendio (esclusi indennità di licenziamento e stipendi pagati temporaneamente), scadenza e periodo di pagamento dello stipendio, e dettagli relativi agli aumenti di stipendio

Per modificare queste “condizioni di lavoro”, il principio è che sia necessario un accordo individuale tra il lavoratore e il datore di lavoro secondo la Legge sul Contratto di Lavoro giapponese. Tuttavia, anche se la modifica è basata su un accordo, non può essere inferiore alle condizioni di lavoro stabilite nel regolamento del lavoro.

È possibile modificare le condizioni di lavoro anche modificando il regolamento del lavoro, ma in tal caso è necessario soddisfare i seguenti requisiti:

• Fare conoscere ai dipendenti il regolamento del lavoro modificato
• Il grado di svantaggio che i dipendenti subiranno a causa della modifica del regolamento del lavoro e la necessità della modifica devono essere ragionevoli

Considerando quanto sopra, nel caso in cui il telelavoro sia effettuato su ordine dell’azienda, a meno che non sia previsto nel regolamento del lavoro un “lavoro in telelavoro”, in linea di principio non è possibile ridurre lo stipendio senza il consenso del dipendente.

Se desiderate saperne di più sul contratto di lavoro (contratto di lavoro), vi preghiamo di consultare l’articolo sottostante insieme a questo articolo.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Riduzione dello stipendio nel caso in cui un dipendente desideri lavorare da remoto

Se un’azienda accetta la richiesta di un dipendente di lavorare da remoto, è possibile modificare le condizioni di lavoro in conformità con l’articolo 8 della Legge sul Contratto di Lavoro Giapponese. Tuttavia, in tali casi, oltre al “luogo di lavoro”, è comune considerare anche altre condizioni di lavoro come “contenuto del lavoro”, “orario di lavoro” e “salario”.

Ad esempio, se le regole del lavoro stabiliscono che il lavoro deve essere svolto in ufficio, non ci sono problemi se il salario viene ridotto di comune accordo perché il dipendente può ottenere tempo per la cura dei figli o l’assistenza agli anziani lavorando da casa. Tuttavia, è necessario prestare attenzione nei casi che verranno presentati di seguito.

Taglio del salario straordinario a causa del “lavoro fuori sede”

Se un dipendente lavora fuori dall’ufficio a causa del telelavoro, il “sistema di lavoro fuori sede” stabilito dalla Legge sulle Norme del Lavoro Giapponese può essere applicato se sono soddisfatte determinate condizioni, e si presume che il dipendente abbia lavorato per le ore di lavoro stabilite nelle regole del lavoro.

Articolo 38-2, paragrafo 1
Nel caso in cui un lavoratore svolga il suo lavoro fuori dal luogo di lavoro per tutto o parte del suo orario di lavoro e sia difficile calcolare l’orario di lavoro, si presume che abbia lavorato per l’orario di lavoro stabilito. Tuttavia, nel caso in cui sia necessario lavorare oltre l’orario di lavoro stabilito per svolgere il lavoro in questione, si presume che abbia lavorato per il tempo normalmente richiesto per svolgere il lavoro in questione, come stabilito dal Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale.

Se il “sistema di lavoro fuori sede” viene applicato, non si riceverà un salario straordinario anche se si lavora per un periodo di tempo più lungo dell’orario di lavoro stabilito, a meno che non si tratti di un caso speciale in cui è necessario lavorare sempre oltre l’orario di lavoro stabilito.

Tuttavia, è importante notare che il “sistema di lavoro fuori sede” non può essere applicato a meno che non siano soddisfatte le seguenti due condizioni:

• Non è richiesto che i dispositivi di comunicazione siano sempre in grado di comunicare secondo le istruzioni dell’azienda.
• Il lavoro non viene svolto in base alle istruzioni specifiche dell’utente in qualsiasi momento.

In altre parole, a meno che 1. non sia permesso ai dipendenti di disconnettersi liberamente o allontanarsi dai dispositivi di comunicazione, 2. non sia richiesto di rispondere immediatamente alle istruzioni dell’azienda, e 3. non si stia lavorando senza seguire le istruzioni specifiche dell’azienda, non si può dire che sia difficile calcolare l’orario di lavoro.

Riduzione dello stipendio a causa del tempo di assenza

Nel telelavoro, come il lavoro da casa, il tempo in cui un dipendente si allontana dal lavoro per un certo periodo di tempo è chiamato “tempo di assenza”.

Dal 1° aprile 2019, con l’emendamento alla Legge sulla Sicurezza e l’Igiene del Lavoro Giapponese, le aziende sono obbligate a “controllare oggettivamente l’orario di lavoro”, e devono registrare accuratamente l’orario di inizio e fine del lavoro ogni giorno lavorativo.

Quindi, se l’orario di lavoro normale inizia alle 9:00, finisce alle 18:00, con un’ora di pausa, e c’è un “tempo di assenza”, l’orario di lavoro sarà ridotto, quindi si potrebbe considerare 1. la riduzione dell’orario di lavoro, 2. l’acquisizione di ferie annuali a ore, o 3. la riduzione dello stipendio.

Tuttavia, nel caso di 1 e 2, è necessario modificare le regole del lavoro o stipulare un accordo tra lavoratori e datori di lavoro, e nel caso di 3, si tratta di una modifica delle condizioni di lavoro, quindi è necessario un accordo individuale tra l’azienda e il dipendente, o una modifica delle regole del lavoro.

Nel caso in cui si eviti l’infezione da nuovo coronavirus

Se un dipendente chiede il permesso di lavorare da remoto allo stesso salario per evitare l’infezione da nuovo coronavirus, si valuterà se è ragionevole tenendo conto dei seguenti punti:

• È oggettivamente chiaro che le misure di prevenzione delle infezioni dell’azienda sono insufficienti e che c’è un alto rischio di infezione da nuovo coronavirus se si va in ufficio
• È possibile ottenere un ambiente di sicurezza equivalente a quello dell’ufficio anche fuori dall’ufficio, e non ci sono ostacoli al completamento del lavoro

Se l’azienda non soddisfa le condizioni sopra menzionate, come l’adozione di misure di prevenzione delle infezioni normalmente considerate, è possibile ordinare al dipendente di andare in ufficio, e se rifiuta, è possibile prendere misure come sanzioni disciplinari, inclusa la riduzione dello stipendio, o il licenziamento, in conformità con le regole del lavoro.

Tuttavia, durante lo stato di emergenza, anche se le condizioni per il telelavoro non sono completamente soddisfatte, la sicurezza della vita e del corpo ha la priorità, e le misure disciplinari o il licenziamento nei confronti dei dipendenti che hanno scelto di lavorare da remoto potrebbero essere considerati nulli, quindi è necessario fare attenzione.

Riassunto

Finora, abbiamo discusso dei possibili casi e delle leggi correlate riguardo alla disparità salariale tra il lavoro in ufficio e il telelavoro durante l’emergenza COVID-19.

Se le condizioni di lavoro, come le ore di lavoro, differiscono tra il lavoro in ufficio e il telelavoro, è necessario aggiungere una clausola relativa al telelavoro nel regolamento aziendale.

Inoltre, quando si introduce il telelavoro e si adottano sistemi come il “lavoro flessibile” o il “sistema di ore di lavoro presunto fuori sede”, non solo è necessario modificare il regolamento aziendale, ma in alcuni casi potrebbe essere necessario stipulare un accordo tra lavoratori e datori di lavoro. Pertanto, anziché prendere decisioni in modo indipendente, si consiglia di consultare in anticipo un avvocato con una conoscenza specialistica e una vasta esperienza nelle leggi relative agli standard di lavoro.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio legale

Lo Studio Legale Monolis è un’agenzia legale con una forte specializzazione in IT, in particolare nell’intersezione tra Internet e legge. Con la crisi del coronavirus, l’utilità del lavoro remoto continuerà a guadagnare sempre più attenzione. Tuttavia, molte aziende sono ancora in fase di sviluppo quando si tratta di stabilire un ambiente di lavoro adeguato per il lavoro remoto e di organizzare le relazioni contrattuali. Il nostro studio legale analizza i rischi legali associati alle attività commerciali che sono state avviate o che si prevede di avviare, tenendo conto delle varie normative legali, e cerca di legalizzare le attività commerciali senza interromperle il più possibile. I dettagli sono descritti nell’articolo sottostante.