온라인 명함 교환을 위한 절차는 무엇인가? '일본 특정 전자 메일 법'의 주의점도 설명

신종 코로나바이러스 감염 확산의 영향으로 텔레워크가 보편화되어, 회사 내 회의뿐만 아니라 기업 간의 미팅이나 상담에서도 온라인이 확산되고 있습니다.

그러나, 대면과는 달리 종이 명함 교환을 할 수 없으며, 특히 상대방이 여럿인 경우에는 성명, 부서, 직위 등을 놓치는 경우도 있기 때문에, 비디오 회의 등에서도 사용할 수 있는 ‘온라인 명함 교환’이 주목받고 있습니다.

그러나, 아직 탄생한 지 얼마 되지 않은 시스템이므로 잘 모르는 사람도 많을 것입니다.

그래서, 이번에는 ‘온라인 명함 교환’의 실제 절차와 장단점, 그리고 이를 사용함으로써 발생하는 위험에 대해 자세히 설명하겠습니다.

온라인 명함 교환이란 무엇인가?

온라인 명함 교환은 종이로 된 ‘명함’을 디지털 데이터로 변환하여 온라인 상에서 주고받는 것을 말합니다.

인터넷 환경만 있다면, 상대방에게 스마트폰이나 컴퓨터에서 데이터를 보낼 수 있으므로, 코로나와 함께하는 시대에는 매우 효과적인 방법입니다.

아직 새로운 방법이므로 표준 규격은 없지만, 명함 관리 도구와 연동한 사용이 점차 널리 퍼져가고 있습니다.

온라인 명함 교환의 장점

많은 정보를 전달/기록할 수 있다

디지털화된 명함 데이터에는, 회사 홈페이지 링크나, 상담 일시, 메모 등의 정보를 기록할 수 있으므로, 종이 명함에 비해 많은 정보를 보유할 수 있습니다.

원격지의 상대에게도 쉽게 명함을 교환할 수 있다

온라인 회의나 상담에서는 대면 상담에 비해 현실감이 떨어질 수 있다는 우려가 있습니다. 그러나 온라인 명함 교환을 사용하면, 처음 만나는 상대에게도 원활하게 자기 소개를 할 수 있게 되며, 원활한 커뮤니케이션이 가능해집니다.

명함이 떨어질 걱정이 없어진다

많은 고객과 상담하는 영업 담당자에게는, 종이 명함과 달리, 스마트폰이나 노트북에서 쉽게 명함 데이터를 상대에게 보낼 수 있으므로, 명함이 떨어질 걱정을 하지 않아도 된다는 장점이 있습니다.

효율적으로 명함 관리가 가능하다

또한, 온라인 명함 교환으로 받은 명함 데이터를 데이터베이스화하면, 명함 홀더는 필요 없어집니다. 또한, 회사 내의 멤버와 정보 공유가 가능하며, 스마트폰이나 노트북을 사용하면 언제든 필요에 따라 검색할 수 있어 매우 효율적입니다.

온라인 명함 교환의 단점

인터넷 환경이 필요하다

텔레비전 회의 등의 경우에는 걱정할 필요가 없지만, 외부에서 온라인 명함 교환을 진행할 경우에는 스마트폰이나 컴퓨터 등의 통신 단말기와 인터넷 환경이 필요합니다.

그러나, 비즈니스맨이라면 스마트폰이나 컴퓨터 중 하나는 반드시 가지고 다니며, 인터넷은 다양한 장소에서 사용 가능하므로 큰 문제가 되지 않을 것입니다.

비용 증가의 가능성이 있다

영업사원이 개인적으로 사용하는 경우에는 무료의 명함 관리 도구를 사용할 수 있지만, 회사 전체에서 명함 데이터를 공유하고 사용하는 경우에는 다양한 기능을 제공하는 유료의 명함 관리 도구가 필요하므로 비용이 증가할 가능성이 있습니다.

온라인 명함 교환의 보급률이 낮다

온라인 명함 교환은 상대방이 있는 것이므로, 장점을 활용하기 위해서는 널리 보급되는 것이 중요합니다. 또한, 서비스 제공 회사가 적고, 선택의 폭이 좁은 것도 단점 중 하나가 될 수 있습니다.

온라인 명함 교환에 필요한 절차

명함 관리 도구를 준비하다

명함 관리 도구가 없어도 온라인 명함 교환은 가능하지만, 자신의 명함 데이터 생성 및 상대방이 보낸 명함 데이터의 저장 및 활용을 고려하면, 명함 관리 도구를 사용하는 것이 좋습니다.

자신의 명함 데이터를 생성하다

자신의 명함을 스캐너나 스마트폰 카메라 등을 이용하여 명함 관리 도구로 가져와 명함 데이터를 생성합니다.

자신의 명함 데이터를 보내다

명함 데이터의 전송 방법은, 명함 관리 도구를 가지고 있지 않은 상대방도 명함 데이터를 확인할 수 있는 URL이나 QR 코드를 이용하는 방법이 일반적입니다.

URL을 이용하는 방법

메일이나 채팅과 같은 문자 기반의 상담이나 회의의 경우, 명함 관리 도구로 생성한 명함 데이터의 URL을 붙여넣어 전송하면, 상대방은 해당 URL로 명함 데이터를 확인할 수 있습니다.

QR 코드를 이용하는 방법

텔레비전 회의와 같이 이미지를 볼 수 있는 경우에는, 가상 배경 기능을 이용하여 배경에 QR 코드를 삽입해 두면, 상대방은 스마트폰으로 QR 코드를 읽어 명함 데이터를 확인할 수 있습니다.

명함 관리 도구의 기능을 이용하는 방법

상대방이 같은 명함 관리 도구를 사용하고 있는 경우에는, 명함 관리 도구의 명함 교환 기능을 이용하면 쉽게 명함 교환이 가능합니다.

특정 전자 메일 발송 시 법적 문제점

온라인 명함 교환을 통해 얻은 상대방의 이메일 주소로, 자사의 서비스나 상품의 광고 홍보 메일을 보내는 것이 법적으로 문제가 없을까요? 이는 일본의 ‘특정 전자 메일법(Japanese Act on Regulation of Transmission of Specified Electronic Mail)’과의 관계가 문제가 됩니다.

특정 전자 메일이란?

특정 전자 메일이란, 광고나 홍보를 위해 보내는 전자 메일을 말하며, 서비스나 상품 등의 광고나 홍보용 웹사이트로 유도하는 것을 발송 목적 중 하나로 포함합니다.

예를 들어, 온라인 회의 감사 메일에 자사 상품의 광고나 홍보용 웹사이트의 URL을 첨부하여 보내는 경우가 있습니다. 이처럼 업무용 메일을 광고나 홍보에 활용하는 것은 특별히 이례적인 것이 아니라 일반적으로 행해지고 있습니다.

특정 전자 메일법에 따른 발송 제한(옵트인 규제)

특정 전자 메일법에서는 원칙적으로 수신자가 특정 전자 메일의 발송에 대한 ‘동의’의 의사표시를 한 경우를 제외하고는 특정 전자 메일의 발송을 금지하고 있습니다.

그러나, 동법 제3조 제2호에서는 예외로 ‘자신의 이메일 주소를 알렸을 경우’에는, 상대방으로부터 이메일이 발송될 것에 대한 일정한 예측 가능성이 있다고 판단되므로, 동의 없이도 특정 전자 메일의 발송이 가능하다고 규정하고 있습니다.

옵트인 규제에 대해 자세히 알고 싶으신 분은 아래에 자세히 설명하였으니, 이 글과 함께 참고하시기 바랍니다.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

온라인 명함 교환 상대에게 특정 전자 메일을 보내는 것은 불법일까?

온라인 명함 교환에서는 이메일 주소를 포함한 명함 데이터를 상대방에게 알리므로 ‘자신의 이메일 주소를 알렸을 경우’에 해당하며, 특정 전자 메일을 보내도 불법이 아닌 것처럼 보입니다.

그러나, 특정 전자 메일법 시행규칙 제2조 제1항 본문에서는 ‘자신의 이메일 주소의 통지 방법은, 서면으로 통지하는 방법’으로 규정하고 있으며, ‘서면’이 아닌 디지털 명함 데이터는 포함되어 있지 않습니다.

일본 통신부의 견해에 따르면, 현재로서는 전자적인 명함이 ‘서면’에 포함된다고 볼 수 없으며, 온라인 명함 교환이라는 새로운 방식에 대한 명확한 판단은 아직 정해지지 않은 것으로 보입니다.

결론

온라인 명함 교환을 통해 받은 상대방의 이메일 주소로 특정 전자 메일을 보내는 경우, 서면으로의 동의가 아니므로 엄밀히 말해 특정 전자 메일법 제3조 위반의 가능성이 있습니다.

그러나, 온라인 통지라 하더라도, 특정 전자 메일법의 예외의 취지가 ‘자신의 이메일 주소를 알렸을 경우에는, 상대방으로부터 이메일의 발송이 이루어질 것에 대한 일정한 예측 가능성이 있다고 판단되므로’인 것을 고려하면 불법성은 크지 않다고 볼 수 있습니다.

또한, 가령 위반 행위로 판단되더라도 바로 처벌이 적용되는 것이 아니라, 처음에는 이메일 발송 방법의 개선에 관한 ‘조치 명령’이 있으므로, 그 단계에서 대응하면 처벌을 피할 수 있습니다.

요약: 온라인 명함 교환과 일본 ‘특정 전자 메일법’

이번에는 ‘온라인 명함 교환’에 대해 ①장점과 단점, ②필요한 절차, ③법적 문제 등에 대해 관련 법령을 바탕으로 설명하였습니다.

‘온라인 명함 교환’은 아직 새로운 방법이므로, 법률이 따라잡지 못한 부분도 있습니다. 따라서 실제로 온라인 명함 교환을 통해 특정 전자 메일을 보내려고 한다면, 독자적으로 판단하기보다는 전문적인 지식과 경험이 풍부한 변호사에게 사전에 상담하고 조언을 받는 것이 좋을 것 같습니다.

본 법률사무소의 대책 안내

모노리스 법률사무소는 IT, 특히 인터넷과 법률의 양면에 높은 전문성을 가진 법률사무소입니다. 최근에는 온라인 명함 교환에 주목이 모아지고 있지만, 그 도입에 있어서는 법률 검토가 필요합니다. 본 사무소에서는 많은 기업에 대해 법률 검토를 진행하고 있습니다. 아래 기사에서 자세한 내용을 기술하고 있습니다.