일본에서의 외국인 고용: 기업이 준수해야 할 취업 비자 및 체류 자격 법률 가이드

현대 글로벌 시장에서의 경쟁이 치열해지는 가운데, 일본 기업이 지속적인 성장과 혁신을 이루기 위해서는 국적에 관계없이 우수한 인재를 확보하는 것이 필수적인 경영 전략이 되고 있습니다. 그러나 외국인을 고용하는 과정은 단순한 채용 활동에 그치지 않습니다. 이는 ‘일본의 출입국관리 및 난민인정법'(이하 ‘일본의 입국관리법’이라 합니다)을 비롯한 복잡한 법규제를 정확히 이해하고 준수해야 하는 법적 절차이기도 합니다. 특히, 일반적으로 ‘비자’라고 불리는 개념은 법적으로는 해외의 일본 대사관 등이 발급하는 ‘사증’과, 일본 내 출입국·체류관리국이 허가하는 ‘체류 자격’이라는 두 가지 다른 제도로 구성되어 있으며, 이 구분을 이해하는 것이 첫걸음이 됩니다. 본문은 일본에서 외국인을 고용하려는 기업 담당자가 절차의 전체적인 그림을 파악하고 잠재적인 법적 리스크를 회피할 수 있도록 신뢰성 있는 정보를 제공하는 것을 목적으로 합니다. 구체적으로는 체류 자격의 기본적인 분류부터 시작하여, 해외에 있는 인재를 고용하기 위한 ‘체류 자격 인정 증명서’의 신청 절차, 기업의 규모에 따라 다른 제출 서류의 요건, 그리고 컴플라이언스를 소홀히 했을 경우 기업이 직면할 수 있는 엄격한 벌칙에 이르기까지, 일본의 법령을 근거로 단계적이고 포괄적으로 설명합니다.

비자와 체류 자격의 기초: 일본에서의 취업의 법적 기반

외국인을 고용할 때, 먼저 이해해야 할 것은 ‘비자(사증)’와 ‘체류 자격’의 법적 차이입니다. 비자란, 외국에 있는 일본 대사관이나 총영사관이 해당 외국인의 여권이 유효하며, 일본 입국에 지장이 없음을 확인하는 ‘추천장’과 같은 것입니다. 반면에 체류 자격은, 외국인이 일본에 상륙하여 체류하기 위해 필요한 법적 자격으로, 어떠한 활동을 하고 얼마나 오래 체류할 수 있는지를 정해둔 것입니다. 이 체류 자격은 일본 법무성의 외청인 출입국·체류관리국이 관리하고 있으며, 일본 내에서의 활동의 근간을 이룹니다.

기업의 채용 담당자 입장에서, 이 체류 자격은 취업 활동의 가능 여부에 따라 크게 세 가지 그룹으로 분류할 수 있습니다.

첫째, ‘취업 활동에 제한이 없는 체류 자격’입니다. 이들은 주로 신분이나 지위에 기반하여 부여되는 체류 자격으로, 영주자, 일본인의 배우자 등, 영주자의 배우자 등, 정주자 등이 해당됩니다. 이러한 체류 자격을 가진 외국인은 활동 내용에 법적 제약이 없기 때문에, 일본인과 동일하게 어떠한 직종에서도 고용할 수 있습니다.

둘째, ‘정해진 범위 내에서 취업이 허용되는 체류 자격’입니다. 이는 전문적·기술적 분야의 직무에 종사하는 외국인을 고용할 때 가장 일반적인 카테고리입니다. 예를 들어, 이공계 기술자나 문과계의 기획·마케팅 담당자, 통역 등이 해당하는 ‘기술·인문지식·국제업무’, 해외의 모회사나 지사에서의 전근자가 해당하는 ‘기업 내 전근’, 외국 요리사 등이 해당하는 ‘기능’ 등의 체류 자격이 있습니다. 이 카테고리의 중요한 점은, 허가된 체류 자격의 범위 내에서만 활동이 허용된다는 엄격한 제한이 있다는 것입니다.

셋째, ‘원칙적으로 취업이 허용되지 않는 체류 자격’입니다. 이에는 ‘유학’, ‘가족 체류’, ‘문화 활동’ 등이 포함됩니다. 그러나 이러한 체류 자격을 가진 자라 할지라도, 출입국·체류관리국으로부터 ‘자격 외 활동 허가’를 취득한 경우에는 예외적으로 취업이 허용됩니다. 일본의 출입국관리법 제19조 제2항에 따라, 예를 들어 ‘유학’의 체류 자격을 가진 학생은 이 허가를 받음으로써, 원칙적으로 주 28시간 이내의 아르바이트에 종사할 수 있게 됩니다. 기업이 이 카테고리의 외국인을 고용할 때는, 체류 카드에서 자격 외 활동 허가의 유무와, 허가된 활동 시간의 범위를 반드시 확인해야 합니다.

이러한 분류를 이해하는 것은, 채용 후보자가 합법적으로 취업할 수 있는지 여부를 판단하는 기초가 됩니다. 아래에, 이러한 개념을 비교한 표를 보여드립니다.

해외 인재 채용: 일본 체류 자격 인정 증명서 발급 신청 절차

해외에 거주하는 외국인을 일본으로 불러와 고용할 때는 표준적인 절차로 ‘체류 자격 인정 증명서 발급 신청’을 진행합니다. 이 증명서는 일본의 출입국관리법 제7조의2에 규정되어 있으며, 외국인이 일본에 입국하기 전에 예정된 활동이 특정 체류 자격의 요건에 부합하는지를 법무대신이 사전에 증명하는 것입니다. 이 제도는 일본 국외의 재외공관에서의 비자 신청과 일본 공항 등에서의 입국 심사를 원활하게 하는 것을 목적으로 하고 있습니다.

이 절차는 다음의 5단계로 진행됩니다.

1. 일본 국내에서의 신청: 먼저, 수용 기업이 대리인이 되어 기업의 소재지를 관할하는 지방 출입국·체류관리사무소에 체류 자격 인정 증명서의 발급을 신청합니다. 신청은 외국인 본인이 아닌, 일본 국내의 기업 담당자나 의뢰를 받은 변호사·행정서사가 하는 것이 일반적입니다.
2. 출입국·체류관리청에 의한 심사: 신청이 접수되면 출입국·체류관리청의 심사관이 제출된 서류를 기반으로 기업의 안정성·지속성, 본인의 학력이나 경력, 그리고 예정된 업무 내용이 체류 자격의 기준에 부합하는지를 심사합니다. 심사 기간은 신청 내용이나 시기에 따라 변동되지만, 보통 1개월에서 3개월 정도가 소요됩니다.
3. 증명서의 발급과 송부: 심사 결과 요건을 충족한다고 판단되면 체류 자격 인정 증명서가 발급(온라인 신청이나 온라인 이용자 등록을 한 경우는 이메일로 발급)됩니다. 기업은 증명서의 원본이 발행된 경우, 국제 우편 등을 이용하여 해외에 있는 외국인 본인에게 송부하고, 이메일로 발행된 경우 이메일을 외국인 본인에게 전송합니다.
4. 재외공관에서의 비자 신청: 체류 자격 인정 증명서를 받은 외국인은 자신의 거주국에 있는 일본 대사관 또는 총영사관에서 비자를 신청합니다. 이때 증명서의 제출 또는 기업에서 전송된 이메일을 제시함으로써, 실질적인 심사는 일본에서 완료되었다고 간주되어 비자는 보통 5영업일 정도로 신속하게 발급됩니다.
5. 일본 입국과 체류 카드의 교부: 비자가 발급된 후, 외국인은 일본으로 여행합니다. 여기서 주의할 점은 체류 자격 인정 증명서는 발행일로부터 3개월간만 유효하며, 이 기간 내에 일본에 입국해야 한다는 점입니다. 일본 공항에서 이루어지는 입국 심사 때 여권, 비자, 그리고 체류 자격 인정 증명서를 제시하면, 하네다 공항·나리타 국제공항·중부 국제공항·간사이 국제공항·신치토세 공항·히로시마 공항·후쿠오카 공항의 경우, 그 자리에서 ‘체류 카드’가 교부됩니다. 그 외의 공항이나 항구의 경우, 입국 후에 신고한 거주지로 우편 발송됩니다. 이 체류 카드가 일본에서의 공식적인 신분증명서가 됩니다.

이 이중 단계의 프로세스는 실질적인 심사를 일본 국내의 전문 기관인 출입국·체류관리청에 집중시켜 해외 재외공관의 부담을 경감하는 동시에, 고용주와 외국인 양측에게 예측 가능성을 높이는 합리적인 설계에 기반하고 있습니다. 이를 통해 외국인이 많은 시간과 비용을 들여 여행했음에도 불구하고 일본의 관문에서 입국을 거부당하는 사태를 미연에 방지할 수 있습니다.

일본 기업 규모별 4가지 카테고리와 그 정의

일본에서의 취업에 관한 체류 자격 신청 시, 출입국관리청은 수용 기업(소속 기관)을 그 규모와 신뢰성에 따라 4가지 카테고리로 분류합니다. 이 분류는 신청 절차의 간소화 정도를 결정하는 행정적인 체계로, 어느 카테고리에 해당하는지에 따라 제출해야 하는 서류의 양이 크게 달라집니다. 기업은 자사가 어느 카테고리에 속하는지를 정확히 파악하는 것이 원활한 신청 준비의 열쇠가 됩니다.

카테고리 1은 가장 신뢰성이 높다고 여겨지는 단체에 해당합니다. 구체적으로는, 일본 증권 거래소에 상장된 기업, 보험업을 영위하는 상호회사, 국가나 지방 공공 단체, 그리고 그에 준하는 공적인 법인 등이 포함됩니다. 이들 기관은 사회적 신용도가 높고 안정된 경영 기반을 가지고 있다고 판단되어, 신청 시 제출 서류가 대폭 면제됩니다.

카테고리 2는 주로 대규모이면서 안정된 비상장 기업이 해당합니다. 이 카테고리의 판정 기준은 전년도 ‘급여 소득의 원천징수 영수증 등의 법정 조정표 합계표’에 기재된 원천징수 세액이 1,000만 엔 이상인 것입니다. 또한, 원천징수 세액이 이 기준에 미치지 않는 경우에도, 출입국관리청으로부터 ‘체류 신청 온라인 시스템’의 이용 승인을 받은 기관은 카테고리 2로 취급됩니다.

카테고리 3은 중소기업이 주로 해당합니다. 구체적으로는, 전년도 법정 조정표 합계표를 세무서에 제출하고 있으며, 원천징수 세액이 1,000만 엔 미만인 단체·개인입니다. 일본의 대다수 기업이 이 카테고리에 분류됩니다.

카테고리 4는 위의 어느 카테고리에도 속하지 않는 단체·개인에 해당합니다. 가장 전형적인 예는 설립된 지 얼마 되지 않은 신설 법인입니다. 이들 기업은 아직 사업 연도를 마치지 않아 법정 조정표 합계표를 제출하지 않았기 때문에, 사업의 안정성이나 지속성을 다른 서류로 증명할 필요가 있습니다.

이 카테고리 제도는 심사의 효율화를 도모하기 위한 것입니다. 카테고리 1이나 2에 속하는 기업은 그 사업의 안정성이 공적이거나 객관적인 지표에 의해 이미 증명되어 있기 때문에, 심사의 초점은 주로 외국인 본인의 적격성에 맞춰집니다. 반면에, 카테고리 3, 특히 카테고리 4의 기업에 대해서는 외국인 본인뿐만 아니라, 수용 기업 자체의 사업 내용이나 재무 상태도 심사의 대상이 되므로, 더 많은 입증 자료가 요구됩니다.

아래에 각 카테고리의 정의와 구체적인 예를 정리한 표를 보여드립니다.

기업이 준비해야 할 서류를 카테고리별로 살펴보기

체류 자격 인정 증명서를 신청할 때 기업이 준비해야 할 서류는 앞서 언급한 4가지 카테고리에 따라 다릅니다. 여기서는 많은 기업이 이용하는 체류 자격 ‘기술·인문지식·국제업무’를 예로 들어 필요한 서류를 구체적으로 설명하겠습니다.

먼저, 모든 카테고리에 공통으로 제출해야 하는 서류가 있습니다. 이들은 신청의 기본이 되는 것들입니다.

• 체류 자격 인정 증명서 교부 신청서: 출입국·체류관리국의 웹사이트에서 최신 양식을 다운로드하여 사용합니다. (출입국·체류관리국 ‘체류 자격 ‘기술·인문지식·국제업무” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• 사진: 신청서에 부착하는, 규정의 규격을 만족한 신청인 본인의 증명 사진입니다.
• 회신용 봉투: 심사 결과를 통지하기 위한 것으로, 수신인을 명기하고 간이 등기용의 우표를 부착해야 합니다.
• 노동 조건 통지서 또는 고용 계약서 사본: 직무 내용, 급여, 근무 시간 등 구체적인 노동 조건을 명시한 문서입니다.
• 신청인의 학력 및 경력 등을 증명하는 문서: 대학의 졸업 증명서나, 그동안의 직무 경력을 기록한 이력서 등이 해당됩니다.

다음으로, 기업의 카테고리를 증명하기 위해 위의 공통 서류에 추가하여 다음의 서류를 제출합니다.

카테고리 1의 기업은 그 지위를 증명하는 다음 중 어느 하나의 서류를 제출합니다.

• 사계보 사본, 또는 일본의 증권 거래소에 상장되어 있다는 것을 증명하는 문서의 사본.
• 주무 관청으로부터 설립의 허가를 받았다는 것을 증명하는 문서의 사본.

카테고리 2 및 카테고리 3의 기업은 사업 규모를 나타내기 위해 다음의 서류를 제출합니다.

• 전년도 직원의 급여 소득의 원천징수 영수증 등의 법정 조서 합계표(세무서의 접수 인이 있는 것)의 사본.

카테고리 4의 기업은 아직 납세 실적이 없기 때문에 사업의 안정성·지속성을 객관적으로 나타낼 필요가 있습니다. 그래서 카테고리 3까지의 기업보다 더 많은 서류가 요구됩니다. 일반적으로는 다음의 서류를 제출합니다.

• 사업 계획서: 구체적인 사업 내용, 수익 예측, 그리고 왜 그 외국인을 고용해야 하는지를 합리적으로 설명하는 문서입니다.
• 회사의 등기 사항 증명서: 법무국이 발행하는, 회사의 기본 정보를 증명하는 공식 문서입니다.
• 최근 연도의 결산 문서 사본: 설립 후, 한 번이라도 결산 기를 맞이한 경우에 제출합니다. 신설 법인으로 결산서가 없는 경우는 그 사실을 설명해야 합니다.

이 서류 요건의 차이는 출입국·체류관리국이 실시하는 리스크 평가의 논리를 반영하고 있습니다. 카테고리 1과 2의 기업에 대해서는 사업의 신뢰성이 이미 담보되어 있기 때문에 심사는 주로 신청인 개인의 자질에 집중됩니다. 그러나 카테고리 3, 그리고 특히 카테고리 4의 기업의 경우, 심사관은 신청인뿐만 아니라 기업 자체가 외국인을 안정적으로 고용 계속할 능력이 있는지, 또 사업 자체가 합법적이고 실체가 있는 것인지를 신중하게 판단합니다. 따라서 특히 신설 기업인 카테고리 4의 기업에게 체류 자격의 신청은 단순한 고용 절차가 아니라, 사업의 정당성과 미래성을 당국에 증명하는 기회이기도 합니다.

일본에서 기업이 받을 수 있는 처벌: 불법 취업 조장죄의 위험

외국인을 고용하는 기업은 체류 자격 제도를 정확히 이해하고 적절한 절차를 밟는 것뿐만 아니라 고용 기간 동안에도 지속적으로 법률을 준수할 책임이 있습니다. 이 의무를 소홀히 할 경우, 기업은 ‘불법 취업 조장죄’라는 심각한 법적 위험에 직면하게 됩니다. 이 죄는 일본의 출입국관리법 제73조의2에 규정되어 있으며, 불법 취업 활동을 조장한 자에게 엄격한 처벌을 부과합니다.

불법 취업 조장죄가 성립하는 전형적인 행위는 주로 세 가지로 분류됩니다. 첫째, 일본에 불법으로 체류하고 있는 외국인이나, 취업이 허가되지 않은 체류 자격(예: 단기 체류)을 가진 외국인을 고용하는 행위입니다. 둘째, 체류 자격으로 정해진 활동 범위를 초과하여 외국인을 취업시키는 행위입니다. 예를 들어, ‘기술·인문 지식·국제 업무’의 체류 자격을 가진 엔지니어에게 전문 지식을 필요로 하지 않는 단순한 공장 내 작업을 주된 업무로 하게 하는 경우 등이 이에 해당합니다. 셋째, 자격 외 활동 허가로 정해진 시간을 초과하여 외국인을 취업시키는 행위입니다. 예를 들어, 주 28시간의 상한이 정해져 있는 유학생을 주 40시간 근무시키는 경우가 있습니다.

이러한 위반 행위를 한 경우, 사업주에게는 ‘3년 이하의 징역 또는 300만 엔 이하의 벌금, 또는 그 양쪽’이 부과될 가능성이 있습니다. 더우, 일본의 법률에서는 위반 행위를 한 직접적인 담당자뿐만 아니라 그 법인 자체도 벌금의 대상이 되는 양벌 규정이 설정되어 있는 경우가 많아, 기업 전체로서의 책임이 물어집니다.

특히 기업이 주의해야 할 것은 일본의 출입국관리법에서 다루는 ‘과실’의 처리입니다. 해당 법에서는 ‘불법 취업 활동에 해당하는 것을 몰랐다’는 주장은 원칙적으로 면책의 이유가 되지 않습니다. 그러나 그렇게 몰랐던 것에 대해 ‘과실이 없었을 때’는 처벌을 면할 수 있다고 되어 있습니다. 이는 기업 측에, 고용하려는 외국인의 체류 자격이나 취업의 가능 여부를, 체류 카드의 원본을 확인하는 등의 방법으로 주의 깊게 확인할 적극적인 의무가 있다는 것을 의미합니다. 체류 카드의 사본만으로 확인을 마치거나, 본인으로부터의 구두로의 신고를 그대로 믿고 불법 취업을 하게 한 경우에는 ‘확인 의무를 소홀히 했다’고 하여 과실을 문제 삼고 처벌의 대상이 될 가능성이 생깁니다.

불법 취업 조장죄로 인한 유죄 판결은 벌금이나 징역과 같은 직접적인 형벌에 그치지 않고, 기업의 사업 활동에 심각한 영향을 미칠 가능성이 있습니다. 예를 들어, 기능 실습 제도나 특정 기능 제도와 같이 특정 산업 분야에서 중요한 노동력이 되고 있는 제도의 이용에 있어서, 불법 취업 조장죄로 처벌받은 기업은 결격 사유에 해당하여 이러한 제도를 통해 외국인을 받아들일 수 없게 되는 경우가 있습니다. 이는 컴플라이언스 위반으로 인해 단순한 법무 문제에서 사업 연속성 자체를 위협하는 경영 리스크로 발전할 수 있음을 보여줍니다.

고용 후 절차: 외국인 고용 상황 통보서

외국인의 고용 절차는 체류 자격의 허가를 받고 입사가 결정되면 완료된다고 생각하기 쉽지만, 실제로는 고용을 시작한 후에도 기업이 이행해야 할 법적인 의무가 있습니다. 그 중 하나가 ‘외국인 고용 상황 통보서’의 제출입니다. 이는 일본의 ‘노동 정책의 종합적인 추진 및 노동자의 고용 안정과 직업 생활의 충실 등에 관한 법률’에 기반하여 모든 사업주에게 의무화되어 있는 절차입니다.

이 통보는 외국인을 새롭게 고용했을 경우, 또는 고용하고 있던 외국인이 퇴사했을 경우에, 그 사실을 관할 공공 직업 안정소(헬로워크)에 보고하는 것입니다. 이 제도의 목적은 정부가 외국인 노동자의 고용 현황을 정확히 파악하고, 적절한 고용 관리 촉진 및 재취업 지원에 연결하기 위함입니다.

통보 방법은 해당 외국인이 고용 보험의 피보험자인지 여부에 따라 달라집니다. 고용 보험의 피보험자가 되는 경우는 ‘고용 보험 피보험자 자격 취득 통보’의 제출이 외국인 고용 상황의 통보를 겸하므로, 별도의 서류 제출은 필요하지 않습니다.

반면, 근로 시간 등의 조건으로 인해 고용 보험의 피보험자가 되지 않는 외국인을 고용하는 경우에는 ‘외국인 고용 상황 통보서(양식 제3호)’를 제출해야 합니다. 이 양식은 보건복지부 웹사이트에서 다운로드할 수 있습니다.（보건복지부 ‘외국인 고용 상황의 통보’에 대하여 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html）.

제출 기한은 고용이 시작되거나 퇴사한 달의 다음 달 말일까지로 정해져 있습니다. 이 통보를 소홀히 하거나 거짓 통보를 할 경우, 30만 엔 이하의 벌금이 부과될 수 있으므로 주의가 필요합니다. 이 절차는 법무부(출입국관리청)가 관할하는 체류 관리와는 별개로, 보건복지부가 관할하는 노동 시장 관리라는 다른 행정 목적 하에 이루어지므로, 기업은 두 가지 규제를 모두 준수해야 합니다.

요약

외국인 전문 인력을 고용하는 것은 일본 기업에게 글로벌 경쟁력을 높이는 강력한 수단입니다. 그러나 이를 실현하기 위해서는 일본의 출입국관리법을 중심으로 한 복잡하고 엄격한 법규제 준수가 필수 조건입니다. 본문에서 자세히 설명한 바와 같이, 체류 자격에 대한 정확한 이해, 기업 규모에 맞는 적절한 서류 준비, 그리고 불법 취업 조장죄와 같은 중대한 법적 리스크 회피는 모든 기업에게 부과된 책임입니다. 이러한 절차는 전문적인 지식과 세심한 주의를 요구하기 때문에 준비를 소홀히 하면 예기치 않은 시간적 손실이나 법적 제재를 초래할 가능성이 있습니다.

우리 모노리스 법률 사무소는 일본 내 다수의 클라이언트에게 본문에서 설명한 바와 같은 취업 비자 및 체류 자격에 관한 법률 서비스를 제공해 온 풍부한 실적을 가지고 있습니다. 우리 사무소의 강점은 일본 법제도에 대한 깊은 지식을 바탕으로, 외국 변호사 자격을 가진 영어 위탁자 변호사가 여럿 재직하고 있다는 점에 있습니다. 이를 통해 기업의 법무·인사 담당자뿐만 아니라 해외 후보자 본인과도 원활한 커뮤니케이션을 이루며, 국경을 넘는 법률 절차를 정확하게 지원할 수 있습니다. 외국인 고용에 관한 복잡한 절차나 컴플라이언스 체계 구축에 어려움을 겪고 계시다면, 언제든지 저희 사무소에 상담해 주십시오.