일본 회사법에서의 '회사의 기관'의 전체상과 역할 분담

일본의 회사법 하에서 ‘회사의 기관’이란, 회사의 의사결정, 업무집행, 그리고 감독을 담당하는 다양한 조직체를 지칭합니다. 이러한 기관들은 회사의 적절한 기능과 거버넌스에 있어 필수적인 존재입니다. 주식회사에서 가장 기본적이며 필수적인 기관은 주주총회와 적어도 한 명의 이사입니다.

회사법은 회사의 규모, 성격, 사업목적에 따라 내부구조를 유연하게 설계할 수 있는 선택지를 제공합니다. 이를 통해 기업은 가장 단순한 구성에서부터 더 복잡한 위원회 설치 회사에 이르기까지 다양한 기관의 조합을 선택할 수 있습니다.

기본적인 기관: 주주와 이사

주주총회: 최고 의사결정 기관

역할, 권한 및 결의 유형

주주총회는 주식회사의 최고 의사결정 기관으로, 회사의 주주들로 구성됩니다. 그 권한은 광범위하며, 일본의 회사법에 규정된 사항과 정관에서 정한 사항에 관한 모든 결의를 내릴 수 있습니다. 그러나 이사회를 설치한 회사에서는 주주총회의 권한이 일본 회사법이나 정관에 명시적으로 규정된 사항으로 제한되는 것이 일반적입니다.

주주총회의 주요 권한은 다음과 같습니다. 회사 설립에 관한 사항으로는 설립 시 이사나 감사의 선임, 설립 시 정관 변경, 회사의 설립 폐지에 관한 결정 등이 있습니다. 또한, 주식에 관한 사항으로는 회사에 의한 자기주식의 유상취득, 전부취득조항부 종류주식의 취득, 상속인 등에 대한 매도청구 등에 관한 결정이 이루어집니다. 더 나아가, 기관에 관한 사항으로는 이사, 감사, 회계참여자, 회계감사인의 선임 및 해임에 관한 결정을 합니다. 중요한 업무 집행에 대해서는 대부분의 업무 집행이 이사에게 위임되지만, 이사회를 설치하지 않은 회사에서는 중요한 재산의 처분이나 대규모 차입 등 특정 중요 사항에 대해서는 주주총회의 승인이 필요한 경우가 있습니다.

주주총회의 결의에는 일반결의, 특별결의, 특수결의 등의 종류가 있으며, 결의 사항의 중요도에 따라 필요한 결의의 종류가 달라집니다.

주주 및 주주총회의 의무와 책임

주주의 기본적인 책임은 그들이 보유한 주식의 인수가액을 한도로 하는 ‘유한책임’으로 규정되어 있습니다. 이는 주주가 회사의 채무에 대해 그 투자액을 초과하여 개인적인 책임을 지지 않는다는 것을 의미합니다.

주주총회와 관련된 회사의 의무(보통 이사가 담당)에는 적시에 적절한 방법으로 주주총회를 소집할 의무가 있으며, 이에는 소집 통지의 발송이 포함됩니다. 또한, 의제에 관한 주주에게 필요한 설명을 제공할 의무와 총회의 회의록을 작성하고 보관할 의무도 있습니다.

주주총회 자체가 직접적인 책임을 지는 경우는 없지만, 회사의 설립에 관여한 발기인, 설립 시 이사, 설립 시 감사 등은 재산의 가액 부족이나 출자의 가장 등, 설립에 관한 임무를 소홀히 한 경우에 손해배상 책임을 질 수 있습니다.

이사 및 이사회: 경영과 감독

역할, 권한 및 구성

일본의 주식회사에서 이사는 회사의 업무 집행자로서, 일상적인 업무 운영에 대한 책임을 지고 있습니다. 모든 주식회사는 적어도 1명의 이사를 두어야 합니다. 이사회를 설치한 회사에서는, 이사회가 모든 이사로 구성되며, 그 주요 역할은 회사의 업무 집행 결정을 내리고, 각 이사의 직무 수행을 감독하며, 회사를 법적으로 대표하는 대표이사를 선임하고 해임하는 것입니다.

이사회는 특정 중요한 업무 집행 결정을 개별 이사에게 위임할 수 없습니다. 여기에는 중요한 재산의 처분 및 양수도, 대규모 차입금, 관리인 및 기타 중요한 사용인의 선임 및 해임, 지점 및 기타 중요한 조직의 설치, 변경 및 폐지, 사채 모집에 관한 중요 사항, 법령 및 정관에 부합하는 직무 수행을 보장하기 위한 체계의 정비 등이 포함됩니다. 대기업인 이사회 설치 회사에서는, 업무의 적정한 수행과 법령 및 정관 준수를 보장하기 위한 내부 통제 시스템의 구축이 의무화되어 있습니다.

주요 의무: 선관주의 의무와 충실 의무

회사와 이사의 관계는 ‘위임’에 기초하고 있습니다. 이는 이사가 주주총회의 결의를 통해 회사로부터 업무 집행을 위임받고 있다는 것을 의미합니다.

선관주의 의무로서, 수탁자인 이사는 회사에 대해 선관주의 의무를 집니다. 이는 그들이 ‘선량한 관리자’로서 기대되는 주의를 가지고 직무를 수행해야 한다는 것을 의미합니다. 이 기준은 객관적이며, 이사의 지위, 전문 지식, 그리고 상황에 따라 달라집니다. 충실 의무로서, 일반적인 선관주의 의무에 더해, 이사는 법령, 정관, 그리고 주주총회의 결의를 준수하고, 주식회사를 위해 충실히 그 직무를 수행해야 한다고 일본의 회사법에 명시적으로 규정되어 있습니다.

이러한 주요 의무로부터 다음과 같은 구체적인 의무가 발생합니다. 이익상충 거래의 금지로서, 이사는 자신의 개인적인 이익이 회사의 이익과 상충하는 거래를 회사와 원칙적으로 금지되어 있습니다. 이에는 이사회 또는 주주총회의 승인이 필요합니다. 경업피지 의무로서, 이사는 이사회 또는 주주총회의 사전 승인 없이 회사와 경쟁하는 사업을 하거나, 자신 또는 제3자를 위해 회사의 사업에 속하는 거래를 하여서는 안 됩니다.

책임과 법적 책임

임무태만 책임으로서, 이사가 선관주의 의무 또는 충실 의무에 위반하여 회사에 손해를 입혔을 경우, 그 손해에 대해 책임을 집니다. 이 책임은 회사 자체가 추구할 수도 있고, 적격한 주주가 주주대표소송을 통해 추구할 수도 있습니다. 제삼자에 대한 책임으로서, 이사는 직무수행 중 악의 또는 중과실로 인해 제삼자(예를 들어, 채권자, 주주)에게 손해를 입혔을 경우, 그 손해에 대해서도 책임을 질 수 있습니다. 책임의 한계와 D&O 보험으로서, 일본의 회사법은 주주총회의 특별결의에 의한 책임의 면제나, 비업무집행 이사와의 책임한정계약 등, 이사의 책임을 한정하는 특정한 규정을 인정하고 있습니다. 또한, 실무상에서는 임원배상책임보험이 잠재적인 배상청구를 커버하기 위한 일반적인 대책으로 사용되고 있습니다.

경영판단원칙의 실천

경영판단에서 이사의 선관주의 의무 위반 여부를 평가할 때, 일본의 법원은 ‘경영판단원칙’을 적용합니다. 이 원칙은 사업상의 의사결정에 내재하는 리스크와 불확실성을 인식하고, 이사에게 광범위한 재량을 인정합니다. 이사의 행위는, 일반적으로, ‘판단의 전제가 된 사실의 인식에 중대하고 주의하지 않은 오류’가 있었던 경우, 또는 ‘의사결정의 과정 및 내용이 기업경영자로서 특별히 부합하지 않거나 부적절’했던 경우가 아니면, 의무 위반으로 간주되지 않습니다.

판례로서, 아파맨샵 주주대표소송(최고재판소 2010년 7월 15일)에서는, 이 혁신적인 판결에서, 최고재판소는 자회사 주식을 외부평가보다 현저히 높은 가격으로 취득한 이사의 책임을 인정한 고등재판소의 판결을 파기했습니다. 최고재판소는 사업재편 계획의 수립, 특히 주식 취득 가격의 결정은 미래의 예측을 수반하는 전문적인 경영판단에 맡겨져 있다고 강조했습니다. 원활한 취득의 필요성, 프랜차이즈 가맹점과의 좋은 관계 유지, 비공개 주식의 평가 폭 등을 고려하여, 이사의 판단은 ‘현저히 부합하지 않음’으로 볼 수 없다고 판시했습니다. 이 판례는 사법의 감독과 경영자의 재량의 균형에 대한 법원의 미묘한 접근을 보여줍니다.

‘경영판단원칙’은 일본에서 이사의 책임을 이해하는 데 있어 매우 중요한 개념입니다. 아파맨샵의 사례는 이 원칙의 실제 적용과 그에 따른 내재적인 긴장 관계를 명확히 보여줍니다. 법원은 이사의 광범위한 재량을 인정하면서도, 의사결정의 ‘과정과 내용’에 ‘현저한 부합하지 않음’이 없는지를 엄격히 심사합니다. 이 사례가 지방재판소, 고등재판소, 최고재판소에서 다른 판단을 거친 것은 이 평가의 주관적인 성격을 부각시킵니다. 이는 이사가 단순히 ‘경영판단’을 변명으로 삼는 것이 허용되지 않으며, 결과가 좋지 않았다 할지라도, 정보 수집, 분석, 의사결정 과정에서 ‘합리적이고 근면한 프로세스’를 입증할 필요가 있음을 의미합니다. 외국 기업에게는 일본의 법이 합리적인 경영판단을 보호하는 한편, 의사결정 프로세스의 철저한 문서화가 매우 중요하다는 것을 시사하고 있습니다.

감사 및 감독 기관: 일본 기업의 건전성 확보

감사위원 및 감사위원회

역할과 감사 범위

감사위원은 주주총회에 의해 선임되는 법정 기관으로, 이사의 직무 수행을 감사하는 역할을 맡습니다. 주요 역할은 이사가 적절하게 직무를 수행하고 있는지 확인하고, 경영진에 대한 독립적인 체크 기능으로서 기능하는 것입니다. 감사위원은 업무 수행에는 관여하지 않습니다.

감사위원의 감사 범위는 일반적으로 업무 감사와 회계 감사를 모두 포함합니다. 비공개 회사의 경우, 정관에 의해 감사위원의 감사 범위를 회계 감사만으로 제한할 수도 있습니다.

감사위원은 1년간의 감사 결과를 정리한 감사 보고서를 작성하는 책임이 있습니다.

권한, 의무 및 책임

효과적인 감독을 확보하기 위해, 감사위원에게는 다음과 같은 중요한 권한이 부여됩니다. 이사의 직무 수행 감사권, 이사에 대한 사업 보고 요구권, 회사의 업무 및 재산 상황 조사권, 자회사 조사권, 이사회 출석 의무 및 의견 진술 의무, 이사회 소집 요구권 및 소집권, 이사의 불법 행위 중지 요구권, 회사와 이사 간의 소송에서 회사 대표권, 이사의 책임 일부 면제에 관한 안건 등에 대한 동의권, 회계 감사인의 선임, 해임 또는 재임하지 않을 것에 관한 안건의 내용을 결정하는 권한, 그리고 회계 감사인의 보수 등의 결정에 대한 동의권입니다.

주요 의무에는 이사회 출석, 주주총회의 안건 조사 및 보고, 이사회에 대한 보고 등이 포함됩니다.

감사위원은 그 임무를 적절히 수행하지 않았을 경우 회사에 대해 손해배상 책임을 질 수 있습니다.

자격 요건과 독립성

특정 범죄 이력이 있는 자나, 해당 회사 또는 그 자회사의 이사, 지배인, 기타 직원, 회계 참여자, 집행임원을 겸직하고 있는 자는 감사위원이 될 자격이 없습니다. 이는 경영진으로부터의 독립성을 확보하기 위함입니다.

감사위원회 설치 회사는 3명 이상의 감사위원을 두어야 하며, 그 과반수는 특정한 독립성 기준을 충족하는 사외 감사위원이어야 합니다.

판례의 초점: 감사위원 책임에 관한 주요 판결

판례로서, 도쿄 고등법원(2012년 7월 25일 판결)은 주주의 요청을 받아 이사에 대한 책임 추구 소송을 제기한 감사위원이 회사에 대해 필요한 비용을 상환 청구할 수 있는 것을 인정했습니다. 소송이 이사의 책임을 입증하지 못했더라도, 감사위원의 행위가 전체적으로 회사의 이익에 부합했다면, 회사는 비용이 ‘감사위원의 직무 수행에 필요하지 않다’는 것을 증명할 수 없는 한, 청구를 거부할 수 없다고 판시했습니다.

또한, 대법원(2021년 7월 19일 판결)은 회계 한정 감사위원의 책임을 명확히 했습니다. 대법원은 횡령을 간과한 감사위원의 책임을 부정한 고등법원의 판결을 파기하고, 회계 한정 감사위원이라 할지라도 회계 장부의 정확성을 당연한 전제로 해서는 안 된다고 밝혔습니다. 그들은, 계산서류가 회사의 재산 및 손익 상황을 적절히 표시하고 있는지를 확인하기 위해, 이사로부터 보고를 요구하거나 기초 자료를 검증하는 등의 조치를 취해야 한다고 하였습니다. 이는, 감사 범위가 한정되어 있는 감사위원에 대해서도 더 높은 주의 의무의 기준이 요구된다는 것을 시사하고 있습니다.

회계 참여: 회계 문서 작성의 전문적 지원

역할, 자격 및 공동 책임

회계 참여는 회사의 회계 문서의 신뢰성을 높이기 위해 설치되는 기관입니다. 그들은 이사와 공동으로 회계 문서, 부속 명세서, 연결 회계 문서 등을 작성하는 점에서 다른 기관과는 다른 특징을 가지고 있습니다.

전문적인 지식을 확보하기 위해, 회계 참여는 공인회계사, 감사법인, 세무사 또는 세무법인 중 하나여야 합니다.

회계 참여의 설치는 회사의 정관에 의해 임의로 정할 수 있습니다.

권한, 의무 및 책임

회계 참여는 권한으로서, 회계 장부나 관련 자료의 열람 및 필사권을 가지며, 이사, 회계 참여, 지배인 그 외의 사용인에 대해 회계에 관한 보고를 요구할 수 있습니다.

의무로서는, 주주 및 채권자에 대한 회계 참여 보고서의 작성 의무가 있습니다. 또한, 직무 수행 중 이사의 법령 또는 정관에 위반하는 중대한 사실을 발견한 경우, 지체 없이 주주(감사 설치 회사에 있어서는 감사)에게 보고할 의무가 있습니다. 더불어, 회계 문서를 승인하는 이사회에 출석하여 필요에 따라 의견을 제시할 의무, 주주 총회에서 회계 문서에 대해 설명을 요구받았을 때 설명할 의무, 그리고 회계 문서 및 회계 참여 보고서를 5년간 비치할 의무가 있습니다.

책임으로서, 회계 참여는 중대한 법적 책임을 집니다. 회계 문서의 작성이나 그 외의 직무에 있어서 임무를 소홀히 하여 회사, 주주, 투자자 또는 채권자에게 손해를 입혔을 경우, 배상 책임을 질 수 있습니다. 회사와의 관계는 위임 계약에 기초하고 있으며, 선관주의 의무를 집니다.

회계 참여가 외부의 전문가이면서 동시에 이사와 ‘공동으로’ 회계 문서를 작성하는 요구는 독특한 역학을 만들어냅니다. 이는 외부의 전문적 지식을 재무 보고 과정에 직접 통합함으로써, 외부 감사를 수행하는 것뿐만 아니라, 재무 정보의 작성 단계부터 그 정확성과 신뢰성을 높이려는 의도된 설계입니다. 이 구조는 특히 회계 감사인의 설치가 의무화되지 않은 중소기업에게 재무의 투명성과 신뢰성을 높이는 추가적인 층을 제공하며, 외국 기업에게 일본의 재무 보고의 건전성을 이해하는 데 중요한 요소가 됩니다.

회계감사인: 외부에서의 재무감사

역할과 설치 의무

회계감사인은 공인회계사 또는 감사법인으로서 독립된 외부 전문가이며, 회사의 계산서류 및 그 부속 명세서를 감사하는 것을 주요 역할로 합니다.  

회계감사인의 설치는 일본에서 다음과 같은 회사에 의무화되어 있습니다. 대기업으로서, 최종 사업연도의 대차대조표에서 자본금이 5억 엔 이상이거나 부채 총액이 200억 엔 이상인 주식회사입니다. 또한, 감사 등 위원회 설치회사 및 지명위원회 등 설치회사와 같은 고도의 거버넌스 구조를 가진 회사는 회계감사인의 선임이 의무화되어 있습니다. 더불어, 정관으로 회계감사인을 둘 것을 임의로 정한 회사도, 한번 임의로 설치하면 그 감사는 법정감사로서 의무화됩니다.  

권한, 의무 및 자격

회계감사인은 권한으로서, 언제든지 회계장부 및 관련 자료의 열람·등사를 실시하고, 이사, 회계참여자, 지배인 그 외의 사용인에게 회계에 관한 보고를 요구할 수 있습니다. 또한, 자회사 조사도 가능합니다.  

주요 의무는 회사의 계산서류 감사를 실시하고, 회계감사보고서를 작성하는 것입니다.  

자격으로서, 공인회계사 또는 감사법인이 아니면 회계감사인이 될 수 없습니다.  

보수에 대해서는 회계감사인의 보수는 이사가 결정하지만, 감사 또는 감사위원회의 동의가 필요합니다. 이 체계는 회계감사인의 경영진으로부터의 독립성을 확보하기 위한 목적을 가지고 있습니다.  

대기업이나 위원회 설치회사에서의 회계감사인 설치 의무는 일본이 외부로부터의 독립된 재무감사를 중시하고 있음을 분명히 보여줍니다. 회계참여자가 경영진과 공동으로 서류를 작성하는 것과 달리, 회계감사인은 외부에서의 검증 기능을 제공하며, 투자자나 채권자에 대한 신뢰성을 높입니다. 특히, 회계감사인의 보수 결정에 감사의 동의가 필요한 체계는 그들이 감사 대상인 경영진으로부터 독립하여 직무를 수행할 수 있도록 그 독립성을 보호하기 위한 미묘하면서도 중요한 메커니즘입니다. 이 구조는 강력한 재무보고와 투명성에 대한 약속을 반영하고 있으며, 외국인 투자자를 끌어들이고 유지하는 데 필수적인 요소입니다.

일본의 고도화된 거버넌스 구조: 위원회 설치 회사

지명위원회 등 설치회사

구조와 이념

이 거버넌스 구조는 유럽과 미국의 모델을 본떠 이사회의 감독 기능과 집행임원의 업무 실행 기능을 명확히 분리하는 것을 목적으로 하고 있습니다.

이사회 내에는 다음의 3개의 법정위원회 설치가 의무화되어 있습니다. 지명위원회는 이사 및 회계참여자의 선임 및 해임에 관한 안건의 내용을 결정합니다. 감사위원회는 집행임원 및 이사의 직무 실행을 감사합니다. 보수위원회는 집행임원 및 이사의 개인별 보수 등의 내용을 결정합니다.

이 구조의 중요한 특징은 회계감사인의 설치가 필수라는 점입니다.

이 구조를 채택하는 회사는 그 기능이 감사위원회에 흡수되기 때문에 감사위원 또는 감사위원회를 둘 수 없습니다.

각 위원회의 역할과 권한

지명위원회는 주주총회에 제출하는 이사 및 회계참여자의 선임 및 해임에 관한 안건의 내용을 결정합니다.

감사위원회는 집행임원 및 이사의 직무 실행을 감사합니다. 또한, 회계감사인의 선임, 해임 또는 재임하지 않을 것에 관한 안건의 내용을 결정합니다. 위원의 과반수는 사외이사여야 합니다. 감사위원회는 감사위원회와 달리 이사회에서 의결권을 가지고 있으며, 그 위원은 의사결정에 직접 참여할 수 있습니다. 감사보고서의 작성 책임을 지며, 효과적인 감사를 위해 회사의 내부통제시스템에 크게 의존합니다.

보수위원회는 집행임원 및 이사의 개인별 보수 등의 내용을 결정합니다.

이 구조에서의 이사회는 그 주요 기능으로 경영의 기본 방침을 결정하고 집행임원 및 이사의 직무 실행을 감독합니다. 특정한 중요한 전략적 결정을 집행임원에게 위임할 수 없습니다.

지명위원회 등 설치회사 모델은 전통적인 감사위원 중심의 시스템에서의 큰 전환점을 나타냅니다. 그 핵심적인 이념은 감독 기능과 실행 기능의 분리이며, 감사위원회의 과반수를 사외이사로 하는 것으로 외부에서의 독립된 감독을 강하게 중시하고 있습니다. 또한, 감사위원회의 이사회에서의 의결권은 의결권을 가지지 않는 감사위원회와의 결정적인 차이이며, 거버넌스에서의 더 직접적이고 적극적인 역할을 시사하고 있습니다. 이 모델은 기업의 투명성, 설명 책임, 그리고 글로벌 거버넌스 기준에 대한 대응 능력을 높이도록 설계되어 있으며, 외국인 투자자에게 특히 매력적인 선택지가 됩니다.

감사 등 위원회 설치 회사

구조와 목적

2014년(헤이세이 26년)에 개정된 일본의 회사법에 의해 도입된 이 구조는, 기존의 감사役 제도와 완전한 위원회 설치 회사 제도의 중간적인 모델로 위치지어지고 있습니다. 특히 IPO를 목표로 하는 기업 사이에서 채택이 증가하는 추세입니다.

이 구조는, 이사회 내에 감사 등 위원회를 설치하는 것을 특징으로 합니다.

다른 위원회 설치 회사와 마찬가지로, 감사 등 위원회 설치 회사는 감사役을 둘 수 없습니다.

감사 등 위원회의 역할과 권한

감사 등 위원회는, 3명 이상의 감사 등 위원인 이사로 구성되며, 그 과반수는 사외이사여야 합니다.

그 권한으로는, 이사 및 회계 참여자의 직무 수행 감사, 감사 보고서의 작성, 그리고 이사회에서의 의결권을 가질 수 있다는 점이 꼽힙니다. 이는 감사役과의 중요한 차이점이며, 위원이 이사회의 의사결정에 직접 참여할 수 있다는 것을 의미합니다. 그 감사 범위는, 단순한 적법성뿐만 아니라, 업무 수행의 타당성에까지 미칩니다. 주주총회에서는, 다른 이사의 선임 안건이나 보수 등에 대해 의견을 제시할 수 있습니다. 회사의 규모에 관계없이, 내부 통제 시스템의 정비가 의무화되어 있습니다.

감사 등 위원회 모델은, 전략적인 타협점으로 위치지어져 있습니다. 감사 기능을 이사회 내에 직접 통합하고, 그 위원에게 의결권을 부여함으로써, 기존의 감사役보다도 적극적이고 효과적인 감독을 실현하면서, 더 복잡한 지명위원회 등 설치 회사 모델만큼 근본적이지 않은 구조를 유지하고 있습니다. 감사 범위가 ‘타당성’에까지 확대된 것은, 단순한 법령 준수를 넘어서, 경영 판단의 건전성을 평가하는 방향으로의 이동을 나타내고 있습니다. 이 구조는, 더 복잡한 서구형 위원회 시스템을 완전히 도입하지 않고도, 기업 거버넌스를 강화하고자 하는 기업에게 특히 매력적이며, 유연성과 강화된 감독의 균형을 제공합니다.

요약

일본의 회사법은 주주의 감독과 경영의 효율성을 균형 있게 유지하면서도, 회사 기관에 대해 유연하면서도 복잡한 틀을 제공하고 있습니다. 기본적인 주주총회와 이사회부터, 전문적인 감사기관이나 위원회 설치 회사에 이르기까지, 각 기관의 구체적인 역할, 권한, 의무, 그리고 책임을 이해하는 것은 매우 중요합니다.

모노리스 법률사무소는 일본의 회사법 및 기업 거버넌스에 관하여 다수의 실적을 보유하고 있습니다. 깊은 전문 지식과 다국어 능력을 바탕으로, 법적 및 문화적 차이를 메우기 위한 맞춤형 조언을 제공합니다. 저희 사무소의 서비스에는 기관 설계 및 기업 재편에 관한 전략적 조언, 정관 및 내부 규정의 작성 및 검토, 이사 및 임원의 의무, 책임, 그리고 책임 경감에 관한 안내, 주주총회 및 투자자 관계 지원, M&A 및 기타 거래에 대한 포괄적인 법률 due diligence, 그리고 기업 소송에서의 대리를 포함하고 있습니다.