Hvilke klausuler bør inkluderes i en vedlikeholdskontrakt for systemer? Forklaring av viktige punkter

Det blir stadig mer vanlig for bedrifter å bruke systemer utviklet av andre selskaper i sin virksomhet. Men det stopper ikke ved implementeringen av systemet. For å håndtere feil og bugs som oppstår etter implementeringen, er vedlikehold nødvendig. Slike vedlikeholdsoppgaver blir ofte outsourcet.

I denne artikkelen vil vi forklare viktige klausuler og punkter som bedrifter og ingeniører bør inkludere og være oppmerksomme på når de inngår en systemvedlikeholdskontrakt.

Hva er en systemvedlikeholdskontrakt?

En systemvedlikeholdskontrakt er en avtale som omhandler vedlikehold av systemer.

Vedlikehold av systemer innebærer å rette opp feil og bugs som oppstår i systemet, og gjenopprette det til en normal tilstand.

Et relatert begrep som ofte brukes sammen med systemvedlikehold er systemdrift. Systemdrift refererer til å opprettholde systemets normale tilstand og forhindre at feil og bugs oppstår.

På grunn av systemers natur, oppstår det ofte bugs og feil. Derfor er systemvedlikehold en viktig oppgave for å sikre at systemet fungerer som det skal.

https://monolith-law.jp/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith-law.jp/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Eksempler på konkrete oppgaver innen systemvedlikehold

Konkrete oppgaver innen systemvedlikehold inkluderer sikkerhetskopiering av systemet og reparasjonsarbeid ved problemer.

Sikkerhetskopiering av systemet innebærer å kopiere data i systemet og lagre det på andre lagringsmedier for å beskytte mot dataskader forårsaket av bugs eller feil.

Reparasjonsarbeid ved problemer innebærer å løse problemer som oppstår i systemet og gjenopprette systemets normale funksjon.

Viktige punkter ved utarbeidelse og vurdering av systemvedlikeholdskontrakter

Hvis systemet slutter å fungere på grunn av feil eller bugs, kan det føre til betydelige forstyrrelser i selskapets drift. Derfor er systemvedlikehold en svært viktig oppgave.

For at vedlikeholdsarbeidet skal utføres riktig, er det viktig å inngå en solid systemvedlikeholdskontrakt.

Her forklarer vi viktige punkter ved systemvedlikeholdskontrakter.

Klare avgrensninger av omfanget

Det finnes mange forskjellige typer systemer, og omfanget kan variere.

Hvis omfanget av systemet ikke er klart definert, kan det oppstå misforståelser mellom oppdragsgiver og oppdragstaker, noe som kan føre til problemer.

Derfor er det viktig å tydelig definere omfanget av vedlikeholdet i systemvedlikeholdskontrakten.

For eksempel kan følgende klausuler regulere omfanget:

Artikkel ● (Formål)
Oppdragsgiver gir oppdragstaker i oppdrag å utføre vedlikeholdsarbeid (heretter kalt “arbeidet”) på systemet ●●●● (heretter kalt “systemet”) som brukes av oppdragsgivers kunder, og oppdragstaker aksepterer dette oppdraget.

Klare avgrensninger av arbeidsoppgaver

Som nevnt tidligere, kan vedlikehold omfatte mange forskjellige arbeidsoppgaver.

Derfor er det viktig å tydelig definere vedlikeholdsoppgavene i systemvedlikeholdskontrakten.

For eksempel kan følgende klausuler regulere arbeidsoppgavene:

Artikkel ● (Arbeidsinnhold)
1. Oppdragstaker skal utføre arbeidet i henhold til oppdragsgivers instruksjoner, og innholdet i arbeidet skal være som angitt i følgende punkter:
(1) Undersøkelse og analyse av årsaker til feil i systemet
(2) Gjenopprettingsarbeid ved feil i systemet
(3) Besvare spørsmål om bruk og drift av systemet
(4) Støtte til relaterte oppgaver som er tilknyttet de ovennevnte punktene
2. Oppdragstaker og oppdragsgiver bekrefter at oppgaver som ikke er angitt i de ovennevnte punktene (inkludert, men ikke begrenset til, følgende oppgaver) ikke er inkludert i arbeidet. Oppdragsgiver kan, etter avtale med oppdragstaker, be om utførelse av oppgaver som ikke er angitt i de ovennevnte punktene mot betaling.
(1) Endring av spesifikasjoner eller andre utviklingsoppgaver for systemet
(2) ●●-arbeid

Klare avgrensninger av vedlikeholdsarbeidets tidsrammer og metoder

Feil og bugs i systemet kan oppstå uventet.

Det kan imidlertid være tidspunkter hvor vedlikeholdsarbeidet ikke kan utføres på grunn av bemanningsproblemer eller andre oppgaver.

For å sikre rask gjenoppretting av systemet, er det også viktig å på forhånd definere klare kommunikasjonsmetoder.

For eksempel kan følgende klausuler regulere tidsrammer og metoder for vedlikeholdsarbeidet:

Artikkel ● (Metoder og tidsrammer)
1. Metodene for å håndtere arbeidet skal være via telefon eller e-post.
2. Hvis det er nødvendig å sende ut oppdragstakers ansatte for å utføre arbeidet, skal oppdragsgiver dekke kostnadene for dette.
3. I tillegg til det foregående punktet, hvis det er nødvendig å sende ut oppdragstakers ansatte eller tredjeparter for å utføre arbeidet, eller hvis oppdragsgiver ønsker dette, skal oppdragsgiver dekke kostnadene for dette.
4. Arbeidets tidsrammer skal være fra kl. ● til kl. ● på hverdager. Hvis det er behov for arbeid utenfor disse tidene, kan oppdragsgiver be om dette mot betaling av en ekstra kostnad som er fastsatt av oppdragstaker.

Viktige Vilkår i Systemvedlikeholdskontrakter og Deres Forklaringer

Ovenfor har vi forklart spesielt viktige vilkår i systemvedlikeholdskontrakter. Nedenfor vil vi forklare andre hovedvilkår i slike kontrakter.

Vilkår om Honorar

Vilkår som omhandler penger har høy sannsynlighet for å forårsake problemer, så det er viktig å tydelig spesifisere vilkårene om honorar.

For vilkår om honorar bør man ikke bare spesifisere beløpet og den konkrete beregningsmetoden, men også tidspunktet for betaling.

Vilkår om Konfidensialitet

Ved utførelse av systemvedlikeholdsarbeid kan det tenkes at oppdragstakeren kommer i kontakt med oppdragsgiverens konfidensielle informasjon.

For å beskytte oppdragsgiverens konfidensielle informasjon, kan det være hensiktsmessig å inkludere vilkår om konfidensialitet.

Vilkår om Personvern

Ved utførelse av systemvedlikeholdsarbeid, spesielt når systemet er relatert til kundeadministrasjon, kan det tenkes at oppdragstakeren kommer i kontakt med oppdragsgiverens kunders personopplysninger.

For å beskytte oppdragsgiverens kunders personopplysninger, kan det være hensiktsmessig å inkludere vilkår om personvern.

Vilkår om Arbeidssted

Avhengig av innholdet i systemvedlikeholdsarbeidet, kan det tenkes at oppdragstakeren må utføre arbeidet på oppdragsgiverens kontor.

For å sikre at oppdragstakeren kan utføre vedlikeholdsarbeidet smidig, kan det være nødvendig å inkludere vilkår om arbeidssted.

Vilkår om Erstatningsansvar

Ved systemvedlikeholdsarbeid kan det oppstå uforutsette situasjoner hvor oppdragstakerens arbeid ikke går som planlagt, og oppdragsgiveren lider tap.

Ettersom tapet kan bli betydelig når systemer er involvert, kan det være hensiktsmessig å tydelig spesifisere omfanget av erstatningsansvaret i vilkårene.

Det kan også være hensiktsmessig å begrense erstatningsbeløpet til honorarets omfang, for å sette en øvre grense for erstatningsansvaret.

Oppsummering

Ovenfor har vi forklart viktige punkter som bedrifter og ingeniører bør være oppmerksomme på når de vurderer å inngå en systemvedlikeholdsavtale.

Ved systemvedlikeholdsavtaler er det viktig å forstå de generelle oppgavene knyttet til systemvedlikehold, og deretter identifisere nøkkelpunktene som må bekreftes før man utarbeider og inngår avtalen.

For de som vurderer å utarbeide en systemvedlikeholdsavtale eller inngå en slik avtale, anbefales det å konsultere en advokat med spesialisert kunnskap.

Veiledning om tiltak fra vårt firma

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og jus. For sikker bruk av tilskuddsforvaltning er det nødvendig å utarbeide kontrakter. Vårt firma utarbeider og gjennomgår kontrakter for en rekke saker, fra selskaper notert på Tokyo-børsens Prime Market til oppstartsbedrifter. Hvis du har problemer med kontrakter, vennligst se artikkelen nedenfor.