Hva er flertrinnskontrakter i systemutvikling? En forklaring med anbefalte grunner

I systemutviklingsprosjekter er det ofte slik at kontraktsarbeidet gjennomføres ved hjelp av flertrinnskontrakter. I denne artikkelen vil vi forklare flertrinnskontrakter i systemutvikling, inkludert hvorfor denne metoden anbefales.

Hva er en flertrinnskontrakt?

Generelt sett utføres det praktiske arbeidet med å inngå en kontrakt gjennom en kontraktsdokument. Det vil si at den parten som betaler vederlaget (brukeren i systemutvikling) påtar seg betalingsforpliktelsen, og den parten som mottar arbeidet (leverandøren i systemutvikling) lover å levere de avtalte tjenestene skriftlig. På denne måten lover begge parter å oppfylle sine forpliktelser, som er essensen av en kontrakt.

Inngå kontrakter tilpasset hver fases natur og fullfør arbeidet

Men i tilfelle av systemutviklingsprosjekter, går selve prosjektet gjennom flere faser, og innholdet har en tendens til å bli komplekst. Når man vurderer denne typen arbeid, kan det være hensiktsmessig å dele kontraktene opp i flere deler. Med andre ord, det er bedre å strukturere og utarbeide kontrakten som styrer hele prosjektet på en ideell måte. For eksempel er det i praksis svært ønskelig å inngå separate kontrakter for hver fase. Denne typen kontraktsmetode kalles også flertrinnskontrakt. Den modellkontrakten som det japanske Økonomi-, handels- og industriministeriet (経産省) tilbyr, er også basert på slike flertrinnskontrakter.

Typer kontrakter som inngås i hvert prosjekt

Innen systemutvikling brukes ofte to typer kontrakter: oppdragskontrakter og konsulentkontrakter. Avhengig av naturen til hver fase, brukes disse to kontraktene om hverandre for å styre hele prosessen. For eksempel, i systemutviklingens ulike faser som detaljdesign, implementering av programmer og enhetstesting, er det vanlig å bruke oppdragskontrakter. Grunnen til at disse fasene passer godt med oppdragskontrakter, er at oppdragskontrakter legger vekt på “fullføring av arbeidet” som en forpliktelse, og det er lettere å konkretisere fullføringskravene i disse fasene. For en detaljert forklaring om “fullføring av arbeidet” i oppdragskontrakter, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/completion-of-work-in-system-development[ja]

På den annen side, i de tidlige stadiene av systemutvikling som planlegging og kravdefinisjon, er det en tendens til å bruke konsulentkontrakter. Kjennetegnet ved disse fasene er at det ofte er vanskelig å tydeliggjøre kravene til “fullføring av arbeidet”, og kontrakten er ofte basert på tillitsforholdet mellom partene. I faser som grunnleggende design og integrasjonstesting, kan både konsulent- og oppdragskontrakter brukes avhengig av prosjektets natur. Et viktig punkt for å velge hvilken kontrakt som skal brukes i disse fasene, er hvor mye samarbeid som kreves fra brukeren.

https://monolith-law.jp/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Hvis det er en ensidig forpliktelse for leverandøren å “fullføre arbeidet”, er det enklere å velge en oppdragskontrakt. Men hvis det i praksis er nødvendig med samarbeid mellom brukeren og leverandøren, kan det være mer realistisk å gi juridisk beskyttelse til tillitsforholdet mellom partene. For en detaljert forklaring om forskjellene mellom oppdragskontrakter og konsulentkontrakter, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

I denne artikkelen forklares det at oppdragskontrakter ofte brukes for oppgaver som implementering av programmer, hvor det er lett å spesifisere resultatene konkret, mens konsulentkontrakter brukes mer når det er vanskeligere å spesifisere resultatene. På denne måten blir hele prosjektet sett på som en helhet av flere inngåtte oppdrags- og konsulentkontrakter, som er kjernen i kontraktspraksis basert på flertrinnskontrakter. En “grunnkontrakt” er en samling av felles bestemmelser som brukes gjentatte ganger, slik at man ikke trenger å gjenta de samme bestemmelsene flere ganger. Dette ligner på å samle felles elementer som klasser og funksjoner i programimplementering.

Vanlige bestemmelser som ofte inkluderes i en grunnkontrakt er for eksempel:

• Definisjoner av termer som brukes gjentatte ganger
• Prosedyrene for å inngå individuelle kontrakter
• Metoden for å endre spesifikasjoner etter at de er fastsatt
• Metoden for levering og inspeksjon av resultater i hver fase
• Bestemmelser om konfidensialitet

Disse bestemmelsene er kjennetegnet ved at de, selv om kontraktene er delt opp i faser, ikke trenger å skilles ut basert på fasene, men kan være konsistente gjennom hele prosjektet. På denne måten trekkes mer generelle og allsidige bestemmelser ut som en grunnkontrakt, mens bestemmelser som bør skilles ut for hver fase, plasseres som individuelle kontrakter under grunnkontrakten. Flertrinnskontrakter brukes ikke bare i systemutvikling, men også i handelsavtaler som kjennetegnes av stor skala og kompleksitet. Det motsatte av flertrinnskontrakter er enhetskontrakter. Hvis emnet ikke er systemutvikling, men bestilling av skreddersydde dresser, vil en enhetskontrakt vanligvis være tilstrekkelig.

Fordelene med flertrinnskontrakter

Så, hva er fordelene ved å bevisst velge en flertrinnskontrakt? Hvis vi ser nærmere på det, kan vi identifisere følgende fordeler:

Fordel 1 med flertrinnskontrakter: Enklere å håndtere prosjektets fleksibilitet

En av fordelene med flertrinnskontrakter er at det er relativt enkelt å håndtere fleksibiliteten i utviklingsprosjekter. Vanligvis følger en serie systemutviklingsprosjekter forhåndsdefinerte krav, og går videre til design og implementering av programmer uten å avvike fra prosedyrene. Men på grunn av kompleksiteten i produksjonen, strekker prosjektperioden seg vanligvis over en betydelig tidsperiode, og det er ikke uvanlig at spesifikasjonene som skal oppfylles endres etterpå. For en detaljert forklaring på hvordan man håndterer slike endringsforespørsler, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Med andre ord, ved prosjektets start er det endelige målet ikke alltid klart definert. Spesielt i prosjekter med slike usikre elementer, kan det være vanskelig å forplikte seg til alle forpliktelser på kontraktstidspunktet. Ved å dele opp i flere trinn, kan begge parter unngå unødvendige risikoer og lettere gjennomføre forretningsavtaler.

Fordel 2 med flertrinnskontrakter: Enklere å gi nøyaktige estimater

Den ovennevnte fordelen med å unngå å forplikte seg til uklare elementer, fører også til at man kan gi mer nøyaktige estimater. Hvis spesifikasjonene endres etterpå, må estimatene også endres, noe som ofte skjer. For en detaljert forklaring på hvordan man beregner estimater på nytt, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/increase-of-estimate[ja]

Som nevnt i artikkelen ovenfor, er det ikke ønskelig for både brukere og leverandører å måtte håndtere endringer i estimater etterpå. Det er best å gi nøyaktige estimater fra starten av. Med flertrinnskontrakter kan man dele opp kontraktene for hver fase, noe som gjør det enklere å gi nøyaktige estimater og redusere behovet for endringer i estimatene etterpå.

Fordel 3 med flertrinnskontrakter: Enklere for betaleren å forstå rimeligheten av beløpet

Ved å dele opp estimatene for hver fase, blir det også enklere for brukeren som betaler å forstå rimeligheten av det totale beløpet for prosjektet. Som nevnt tidligere, er det ikke enkelt å planlegge et prosjekt perfekt fra starten av. Derfor går prosjekter ofte gjennom ulike endringer, og de opprinnelige estimatene endres underveis. I en engangskontrakt vil muligheten til å forklare estimatene kun være ved kontraktsinngåelsen. For brukeren kan det være vanskelig å forstå hvorfor det er avvik mellom de opprinnelige estimatene og de faktiske kostnadene ved betaling. Med dette i tankene, kan flertrinnskontrakter også ha fordeler for brukeren.

Oppsummering

Flertrinnskontrakter er godt egnet for å forme enighet mellom partene på en rettferdig og tydelig måte, og de er også effektive for å forebygge fremtidige problemer. Men noen kan kanskje tenke: “Er det ikke noen ulemper med flerstegskontrakter, og er det ikke bedre med individuelle kontrakter i noen tilfeller?” Når det gjelder dette punktet, kan man argumentere for at det kan være mer hensiktsmessig med en samlet kontrakt hvis arbeidet er lite og åpenbart vil bli fullført raskt, siden det kan være tidkrevende å inngå kontrakter på nytt hver gang. Likevel er det viktigere å forstå fordelene med flerstegskontrakter, som er nøyaktige og motstandsdyktige mot endringer, enn å fokusere på de få ulempene. For prosjekter av en viss størrelse bør man naturligvis bruke slike metoder.