Juridisk virkning av arbeidsreglementer i japansk arbeidsrett og forklaring på endringsprosedyrer

I Japan spiller arbeidsreglementene en viktig juridisk rolle i bedriftsledelse, langt utover å være en samling interne retningslinjer. De utgjør et juridisk dokument som er fundamentalt for å anvende enhetlige og standardiserte arbeidsforhold for et stort antall ansatte og for å opprettholde bedriftsorden. Mens individuelle arbeidskontrakter i mange andre jurisdiksjoner er hovedmiddelet for å bestemme arbeidsforhold, har arbeidsreglementene i Japan den særegne egenskapen at de omfattende regulerer innholdet i individuelle arbeidskontrakter og har en kraftig funksjon til å endre dem. Denne omfattende myndigheten gitt til arbeidsgivere er imidlertid ikke ubegrenset. Det juridiske systemet i Japan, med arbeidskontraktsloven i kjernen, opprettholder en fin balanse mellom arbeidsgiverens rett til å etablere og endre arbeidsreglementet og nødvendigheten av å beskytte arbeidstakere mot ensidige og ufordelaktige endringer. Dette juridiske rammeverket har blitt formet over mange år gjennom rettspraksis og har blitt systematisert som kodifisert lov. I denne artikkelen vil vi detaljert forklare den juridiske naturen til arbeidsreglementet, dets forhold til individuelle arbeidskontrakter, og spesielt de strenge juridiske kravene til ‘rasjonalitet’ når det gjelder å gjøre endringer som er ufordelaktige for ansatte, basert på spesifikke lover og rettspraksis som er viktige for ledelsesmessige beslutninger.

Den juridiske naturen av arbeidsreglementet og dets innvirkning på arbeidskontrakter i Japan

Kilden til den juridiske bindende kraften som arbeidsreglementet har over individuelle arbeidskontrakter, finnes i artikkel 7 i den japanske arbeidskontraktloven. Denne artikkelen fastsetter at når en arbeidsgiver har gjort kjent et arbeidsreglement som fastsetter rimelige arbeidsvilkår for arbeidstakerne, skal innholdet i arbeidskontrakten være i samsvar med arbeidsvilkårene som er definert i arbeidsreglementet. Dette klargjør den “normative effekten” som arbeidsreglementet har i henhold til loven. For at denne effekten skal tre i kraft, må to viktige krav oppfylles: “rimelighet” og “kjennskap”.

Det første kravet er “rimeligheten” av selve innholdet i arbeidsreglementet. Bestemmelser som er betydelig urimelige i forhold til samfunnets normer eller som urettferdig krenker arbeidstakernes rettigheter, anses som urimelige og kan bli nektet juridisk effekt. For eksempel kan bestemmelser om disiplinære tiltak som er overdrevent strenge, eller klausuler som pålegger ansatte ensidige forpliktelser, falle inn under denne kategorien.

Det andre, og prosessuelt svært viktige kravet, er “kjennskap” hos de ansatte. Et arbeidsreglement har ingen juridisk bindende kraft bare ved å være opprettet; det må først kommuniseres til de ansatte på en passende måte. Artikkel 106, paragraf 1 i den japanske arbeidsstandardloven og tilhørende forskrifter krever at kjennskap oppnås gjennom metoder som konstant oppslag på et synlig sted på arbeidsplassen, utlevering av skriftlig materiale til arbeidstakerne, eller installasjon av enheter som lar arbeidstakerne kontinuerlig sjekke innholdet i elektronisk form. Rettspraksis har vist at selv om disse formelle metodene ikke er fullstendig overholdt, kan “substansielt kjennskap” anses å være tilstede hvis arbeidstakerne til enhver tid kan bli kjent med innholdet i arbeidsreglementet.

Disse kravene er ikke bare administrative prosedyrer. De er den juridiske grunnmuren som sikrer legitimiteten til arbeidsgiverens personalledelsesrettigheter. Hvis kjennskap forsømmes, risikerer man at arbeidsreglementet anses som uten juridisk effekt. Dette kan føre til at gyldigheten av arbeidsinstruksjoner eller disiplinære tiltak basert på arbeidsreglementet blir bestridt, og arbeidsgiverens argumenter kan bli avvist. Derfor kan det sies at grundig kjennskap til arbeidsreglementet er en avgjørende plikt for bedriften, både for å opprettholde orden og for å håndtere juridiske risikoer.

Forholdet mellom arbeidsreglement og individuelle avtaler under japansk lov

I japansk arbeidsrett er normene for fastsettelse av arbeidsvilkår strukturert i flere hierarkiske lag. Prioriteten av disse normenes gyldighet er generelt i følgende rekkefølge: lovgivning (imperative regler), tariffavtaler, arbeidsreglement og individuelle arbeidskontrakter. Innenfor dette hierarkiet er forholdet mellom arbeidsreglementet, som gjelder enhetlig for alle ansatte, og individuelle arbeidskontrakter, som inngås med spesifikke ansatte, av særlig betydning for bedriftsledelse. Når innholdet i disse to avviker, har den japanske arbeidskontraktloven klare regler for hvilken som har forrang.

Først og fremst fungerer arbeidsreglementet som en ‘minimumsstandard’ for arbeidsvilkår. Artikkel 12 i den japanske arbeidskontraktloven fastslår at en arbeidskontrakt som definerer arbeidsvilkår som ikke møter standardene fastsatt i arbeidsreglementet, er ugyldig i de aktuelle delene. I slike tilfeller vil standardene i arbeidsreglementet gjelde. Dette er en aspekt av prinsippet om at ‘mer gunstige vilkår har forrang’, og det fungerer som en beskyttelse for arbeidstakere ved å forhindre at arbeidsgivere ansetter ansatte på vilkår som er dårligere enn de som er fastsatt i arbeidsreglementet. For eksempel, hvis grunnlønnen fastsatt i arbeidsreglementet er 300 000 yen per måned, men det er inngått en individuell avtale med en ansatt om en lønn på 280 000 yen, vil denne avtalen være ugyldig, og arbeidsgiveren er juridisk forpliktet til å betale 300 000 yen.

På den annen side er det mulig for en individuell arbeidskontrakt å fastsette mer gunstige vilkår enn de som er fastsatt i arbeidsreglementet. En fotnote i Artikkel 7 i den japanske arbeidskontraktloven tillater at individuelle avtaler som avviker fra arbeidsreglementet i form av arbeidsvilkår, skal ha forrang. Dette gjør det mulig for bedrifter å tilby spesialisert personell eller viktige stillingsinnehavere lønn og fordeler som overgår standardene i arbeidsreglementet, og dermed utnytte personell på en fleksibel måte. For eksempel, selv om arbeidsreglementet fastsetter 120 årlige fridager, vil en individuell avtale som gir en ansatt 125 fridager være gyldig, og den ansatte vil ha rett til 125 fridager.

Samspillet mellom disse to artiklene etablerer et forhold der arbeidsreglementet definerer ‘minimumslinjen (gulvet)’ for arbeidsvilkår, som ikke kan underskrides, mens individuelle avtaler tillater å sette ‘mer gunstige vilkår (taket)’ som overgår denne linjen. Å forstå dette forholdet er avgjørende for å balansere enhetlig personalforvaltning med individuell og strategisk personalbehandling.

Endringer i arbeidsreglementet til ulempe for arbeidstakere: Prinsipper og unntak under japansk lov

Arbeidsvilkår er en del av kontrakten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og enhver endring krever derfor i utgangspunktet enighet mellom partene. Japansk arbeidskontraktslov (Heisei 20 (2008)) artikkel 8 fastslår at arbeidstakere og arbeidsgivere kan endre arbeidsvilkårene i en arbeidskontrakt gjennom gjensidig samtykke, noe som klargjør prinsippet om enighet.

Basert på dette prinsippet, fastsetter japansk arbeidskontraktslov artikkel 9 at arbeidsgivere ikke kan endre arbeidsvilkårene i en arbeidskontrakt til arbeidstakerens ulempe ved å endre arbeidsreglementet uten arbeidstakerens samtykke. Dette forbyr i prinsippet arbeidsgivere fra å foreta endringer som er til ulempe for arbeidstakerne, som for eksempel lønnsreduksjoner eller reduksjon av fridager, basert kun på arbeidsgiverens ensidige vilje. Dette er hovedprinsippet når det gjelder endringer i arbeidsreglementet som er til ulempe for arbeidstakerne.

Imidlertid må bedriftsledelse alltid tilpasse seg et stadig skiftende miljø, og det kan oppstå situasjoner hvor det er uunngåelig å revurdere arbeidsvilkårene. For å imøtekomme slike forretningsmessige nødvendigheter tillater japansk arbeidskontraktslov unntak under strenge betingelser. Dette er regulert i artikkel 10. Denne bestemmelsen åpner for at endringer i arbeidsvilkårene kan være juridisk gyldige selv om de er til ulempe for arbeidstakerne og foretas ensidig av arbeidsgiveren, forutsatt at to krav er oppfylt. Det første kravet er at de endrede arbeidsreglene må gjøres kjent for arbeidstakerne. Det andre og mest kritiske kravet er at endringen i arbeidsreglementet må være “rasjonell”.

Strukturen i japansk arbeidskontraktslov, hvor artikkel 9 fastsetter et “prinsipielt forbud” og artikkel 10 gir en “forbeholdsklausul” for unntak, er svært viktig. Dette juridisk posisjonerer endringer i arbeidsreglementet som er til ulempe for arbeidstakerne ikke som en selvfølgelig rettighet for arbeidsgiveren, men som en strengt unntakstilstand. Derfor, hvis gyldigheten av en slik ulempefull endring blir bestridt i retten, ligger bevisbyrden for at endringen er “rasjonell” fullstendig på arbeidsgiverens side. Domstolene vil først og fremst utgå fra prinsippet om at endringen er ugyldig, og deretter strengt vurdere om arbeidsgiverens argumenter og bevis har tilstrekkelig overbevisningskraft til å anvende unntaksbestemmelsen i artikkel 10. Av denne grunn er det avgjørende for bedriftsledere å ikke bare anerkjenne nødvendigheten av en ulempefull endring, men også å strategisk forberede hvordan de kan bygge og bevise “rasjonaliteten” fra et juridisk perspektiv.

Kriterier for å bedømme “rasjonaliteten” ved endringer som er til ulempe

For at endringer i arbeidsreglementet som er til ulempe skal være gyldige, er det ikke nok å mekanisk avgjøre “rasjonaliteten” basert på et enkelt kriterium. I stedet må man vurdere en rekke faktorer samlet. Denne beslutningsrammen, som er fastsatt i artikkel 10 i den japanske arbeidskontraktsloven (Labor Contract Act), har blitt formet over mange år gjennom en rekke rettsavgjørelser, selv før loven ble vedtatt. Spesielt etablerte Høyesterettsdommen i Akihoku Bus-saken fra 1968 (Showa 43) det grunnleggende prinsippet om at rasjonelle endringer i arbeidsreglementet har bindende kraft, selv uten individuell samtykke fra arbeidstakerne. Og de spesifikke faktorene som brukes til å vurdere denne rasjonaliteten ble detaljert i Høyesterettsdommen i Daiyon Bank-saken fra 1997 (Heisei 9), som sterkt reflekteres i den nåværende teksten til artikkel 10 i arbeidskontraktsloven.

Artikkel 10 i den japanske arbeidskontraktsloven nevner følgende faktorer som skal vurderes når man bedømmer rasjonaliteten:

1. Graden av ulempe for arbeidstakeren: Dette handler om hvor alvorlig ulempen som arbeidstakeren opplever på grunn av endringen er. Jo større innvirkning endringen har på arbeidstakerens liv, som for eksempel betydelige kutt i lønn eller pensjon, desto høyere er terskelen for å anerkjenne rasjonaliteten.
2. Nødvendigheten av endringen i arbeidsvilkårene: Dette handler om hvorfor arbeidsgiveren måtte gjøre endringen, og graden av nødvendighet for virksomheten. Det kreves en høy grad av nødvendighet, som for eksempel å svare på en alvorlig forretningskrise eller uunngåelige tiltak som følge av en endring i forretningsstrukturen, ikke bare for å øke profitten.
3. Angemessenheten av innholdet i det endrede arbeidsreglementet: Dette handler om hvorvidt det nye systemet for arbeidsvilkår etter endringen er urimelig i seg selv, og om det er akseptabelt i henhold til samfunnets normer. Det tas også hensyn til om det er betydelig lavere enn standarden i lignende bedrifter.
4. Forhandlingssituasjonen med fagforeningen: Dette handler om hva slags forhandlinger som har funnet sted mellom arbeidsgiveren og fagforeningen som representerer flertallet av arbeidstakerne, eller representanter for flertallet av arbeidstakerne. Hvis det er kommet til enighet med fagforeningen etter oppriktige forhandlinger, anses endringen som rasjonell og har en sterk tendens til å bli anerkjent som sådan.
5. Andre omstendigheter relatert til endringen av arbeidsreglementet: Dette inkluderer alle relevante omstendigheter utover de nevnte. For eksempel er tilstedeværelsen av tiltak for å mildne ulempene (overgangstiltak) eller kompensasjon for ulempene viktige faktorer.

Et representativt eksempel som viser hvordan disse faktorene vurderes samlet, er den tidligere nevnte Daiyon Bank-saken. I denne saken gjorde banken en endring i arbeidsreglementet som innebar å senke lønnsnivået etter 55 år, som en kompensasjon for å forlenge pensjonsalderen fra 55 til 60 år. Høyesterett la vekt på at selv om ulempen med lavere lønn var betydelig for arbeidstakerne, ble det tilbudt en fordel i form av forlenget pensjonsalder (kompensasjonstiltak), det var et behov for å sikre sysselsetting i et aldrende samfunn, og fremfor alt, at det var oppnådd enighet etter tilstrekkelige forhandlinger med fagforeningen, som omtrent 90 % av de ansatte var medlemmer av, og avgjorde at denne endringen var rasjonell og gyldig.

Som denne rettsavgjørelsen viser, legger domstolene stor vekt på “prosessen” som fører til endringen når de vurderer rasjonaliteten av endringer som er til ulempe, ikke bare sammenligningen av vilkårene før og etter endringen. Det er avgjørende for den endelige juridiske avgjørelsen om arbeidsgiversiden har gitt en grundig forklaring til arbeidstakerne, forhandlet oppriktig, og gjort en innsats for å mildne ulempene så mye som mulig. Derfor, for å lykkes med endringer som er til ulempe, er det avgjørende å sikre ikke bare innholdets rimelighet, men også prosessens gjennomsiktighet og rettferdighet for juridisk risikostyring.

Oppsummering

I det japanske arbeidsrettsystemet er arbeidsreglementet et kraftig juridisk verktøy som gjør det mulig for bedrifter å fastsette enhetlige arbeidsvilkår og drive organisasjonen sin på en smidig måte. Dette verktøyet har myndighet til å omfatte innholdet i individuelle arbeidskontrakter og kan under visse forhold til og med ensidig endre dem. Men denne betydelige myndigheten er underlagt streng kontroll av loven. Spesielt når det gjelder endringer som er ufordelaktige for arbeidstakere, må arbeidsgiveren bevise at endringen er “rasjonell”, og denne terskelen er langt fra lav. Vurderingen av rasjonalitet inkluderer ikke bare de substansielle aspektene, som nødvendigheten av endringen og graden av ulempe, men også rettferdigheten i prosessen, som forhandlinger med fagforeninger og tilstedeværelsen av tiltak for å mildne ulempene. Derfor er det for ledere og juridiske fagpersoner nøkkelen til å forhindre fremtidige arbeidskonflikter og oppnå stabil bedriftsledelse å ha en dyp forståelse av de juridiske kravene og å håndtere prosessen på en forsiktig og strategisk måte når de oppretter eller endrer arbeidsreglementet, spesielt når det gjelder ufordelaktige endringer. Vårt firma, Monolith Law Office, har en omfattende rekord av å gi råd om juridiske utfordringer knyttet til arbeidsreglementet som diskutert i denne artikkelen til et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har også flere advokater som snakker engelsk og har juridiske kvalifikasjoner fra andre land, og kan dermed møte de unike behovene til bedrifter med et internasjonalt perspektiv. Vi tilbyr optimal juridisk støtte som passer til din bedrifts strategi, fra opprettelse av nye arbeidsreglementer, gjennomgang av gjeldende regler, tilpasning til lovendringer, og til og med gjennomføring av de mest forsiktige ufordelaktige endringene.