Forklaring av straff for brudd på den nye frilansloven basert på tre eksempler

Den nye loven for frilansere, som trådte i kraft i november i Reiwa 6 (2024), har vakt oppmerksomhet som en lov som vil endre måten frilansere arbeider på betydelig. Loven har som mål å forby urettferdig behandling av frilansere og å skape et mer arbeidsvennlig miljø. Men hva slags straff kan bedrifter i Japan forvente hvis de bryter denne nye loven?

I denne artikkelen vil vi forklare de viktigste elementene i den nye loven for frilansere og de spesifikke straffene basert på eksempler fra anbefalinger gitt av Japans Fair Trade Commission rett før lovens ikrafttredelse, som er basert på underleverandørloven. Dette er essensiell lesning for bedrifter i Japan som engasjerer frilansere.

Oversikt over den nye japanske loven for frilansere

Den nye japanske loven for frilansere (Lov om rettferdig handel for spesifikke oppdragstakere) har som mål å skape et trygt arbeidsmiljø for frilansere ved å klargjøre kontraktsvilkår og handelsregler. Loven definerer følgende:

Referanse: Oversikt over loven om rettferdig handel for spesifikke oppdragstakere[ja]

Partene og definisjonen av transaksjoner som omfattes av den nye japanske loven for frilansere

Partene som omfattes av den nye japanske loven for frilansere er definert som følger:

• Spesifikke oppdragstakere: Virksomheter som ikke ansetter ansatte og som tar på seg oppdrag.
• Spesifikke oppdragsgivere: Virksomheter med ansatte som gir oppdrag til spesifikke oppdragstakere.

Her refererer “oppdrag” til oppdrag gitt for forretningsformål, som produksjon av varer, skaping av informasjonsprodukter, og levering av tjenester.

Hovedreguleringene i den nye japanske loven for frilansere

Reguleringene i den nye japanske loven for frilansere kan hovedsakelig deles inn i følgende tre punkter:

1. Plikt til å klargjøre handelsvilkår (Artikkel 3)
   Det er pålagt å spesifisere kontraktsinnhold, betaling og betalingsfrister på forhånd, enten skriftlig eller elektronisk.
2. Plikt til å betale honorar innen 60 dager (Artikkel 4)
   Honorar må betales innen 60 dager etter fullført arbeid. Ved videre oppdrag må betaling skje innen 30 dager etter mottak fra oppdragsgiver.
3. Forbud mot urettferdig praksis
   • Det er forbudt å redusere honorar, nekte mottak eller returnere uten gyldig grunn.
   • Urettferdig lav honorarfastsettelse og urimelige endringskrav er regulert.
   • Trakassering og urettferdige krav er også forbudt.

Plikt til å tilrettelegge arbeidsmiljøet for spesifikke oppdragstakere

Den nye japanske loven for frilansere pålegger også virksomheter å tilrettelegge et godt arbeidsmiljø for frilansere. Hovedpunktene er som følger:

• Forbud mot falsk reklame og plikt til å gi nøyaktig rekrutteringsinformasjon.
• Å ta hensyn til balansen mellom arbeid og omsorg for barn eller eldre, og å iverksette nødvendige tiltak ved behov.
• Plikt til å etablere konsultasjonstjenester og interne systemer for å forebygge trakassering.
• Ved oppsigelse av kontrakt må det gis varsel minst 30 dager i forveien.

Reaksjoner og straff for brudd på loven

Den nye japanske loven for frilansere har som formål å beskytte frilanseres rett til å arbeide. Derfor vil virksomheter som bryter med lovens reguleringer kunne bli pålagt ulike straffetiltak fra relevante myndigheter. De spesifikke straffene er som følger:

• Råd, veiledning, undersøkelser og anbefalinger fra Fair Trade Commission og Small and Medium Enterprise Agency
• For brudd på loven kan det ilegges bøter på opptil 500 000 yen

Relatert artikkel: 【施行令和6年(2024)11月】Hva er loven for beskyttelse av frilansere? En forklaring på tiltakene virksomheter bør ta[ja]

Slik har innføringen av den nye japanske loven for frilansere ført til at virksomheter må revurdere sine kontraktsprosesser og styringssystemer. I det følgende vil vi ta for oss og forklare de tiltakene som bør iverksettes av virksomheter, og hvilke straffetiltak som kan bli anvendt i tilfelle av brudd på loven, ved å bruke korrigerende anbefalinger gitt til Cover Corporation som eksempel.

Tre brudd på underleverandørloven av Cover Corporation i Japan

Cover Corporation, som driver det store VTuber-talentbyrået Hololive Production, har fått en advarsel og veiledning fra Japans Fair Trade Commission den 25. oktober 2024 (Reiwa 6), for å ha krevd at underleverandører som lager illustrasjoner og 2D/3D-modeller for VTuber-videoer, gjør om arbeidet uten betaling, noe som er et brudd på underleverandørloven i Japan.

Reguleringen av Cover Corporation er basert på underleverandørloven, ikke den nye loven for frilansere. Imidlertid, ettersom den nye loven for frilansere og underleverandørloven har lignende reguleringer, vil vi forklare denne saken som et referansepunkt for straff som kan pålegges bedrifter som bryter den nye loven for frilansere i Japan.

Referanse: Japans Fair Trade Commission “Om advarsler og veiledning til Cover Corporation (25. oktober 2024 (Reiwa 6))”[ja]

Handlinger som ble problematiske

De handlingene som denne gangen ble gjenstand for Japans Fair Trade Commissions korrigerende anbefalinger og veiledning overfor Cover Co., Ltd. er som følger:

• Handlinger som bryter med bestemmelsene i underleverandørlovens (Shitauke-hō) artikkel 4, avsnitt 2, punkt 4 (Forbud mot urettferdig endring av betalingsbetingelser og urettferdig omgjøring av arbeid) under japansk lov.
• Handlinger som bryter med bestemmelsene i underleverandørlovens (Shitauke-hō) artikkel 4, avsnitt 1, punkt 2 (Forbud mot forsinkelse av betaling til underleverandører) under japansk lov.

Urimelige endringer og gjentatte rettelser uten grunnlag

Cover Corporation, et japansk selskap, hadde inngått avtaler med frilans underleverandører for å skape illustrasjoner, 2D-modeller for videoer og 3D-modeller som skulle brukes i “VTuber-videoer”.

Imidlertid, fra april 2021 (Reiwa 4) til desember 2022 (Reiwa 5), tvang Cover Corporation underleverandørene til å gjøre gjentatte rettelser uten ekstra betaling etter å ha mottatt illustrasjonene, selv om det ikke var klart fra bestillingsskjemaene eller spesifikasjonene at slike rettelser var nødvendige (dette skjedde 24 ganger overfor 23 underleverandører).

De spesifikke handlingene knyttet til rettelsesinstruksjonene var som følger:

Bruddseksempel 1

Den 8. april 2021 (Reiwa 4), bestilte Cover Corporation en 2D-modell for videoer fra en underleverandør. Etter å ha mottatt modellen den 18. april, tvang de underleverandøren til å gjøre syv rettelser uten betaling frem til 15. september samme år. Av disse syv rettelsene ble tre pålagt etter at inspeksjonsperioden på syv virkedager etter levering hadde passert.

To av disse tre rettelsene ble pålagt etter at Cover Corporation den 11. juli hadde informert underleverandøren om at produksjonen var fullført, på grunn av at en VTuber som skulle bruke den 2D-modellen ønsket endringer. Til tross for dette ble betalingen for bestillingen først gjort 619 dager etter mottak av 2D-modellen, den 27. desember 2022 (Reiwa 5).

Bruddseksempel 2

Den 27. oktober 2021 (Reiwa 4), bestilte Cover Corporation en 2D-modell for videoer fra en underleverandør. Etter å ha mottatt modellen den 21. november, tvang de underleverandøren til å gjøre fem rettelser uten betaling frem til 23. mai 2022 (Reiwa 5), selv om det ikke var klart fra bestillingsskjemaene at arbeidet var nødvendig.

Alle fem rettelsene ble pålagt etter at inspeksjonsperioden hadde passert. Cover Corporation informerte underleverandøren om at alle interne og talentrelaterte bekreftelser var fullført 277 dager etter mottak av 2D-modellen, den 25. august 2022 (Reiwa 5).

Betalingen for bestillingen ble først gjort 312 dager etter mottak av 2D-modellen.

Bruddseksempel 3

Den 24. januar 2022 (Reiwa 5), bestilte Cover Corporation en 2D-modell for videoer fra en underleverandør. Etter å ha mottatt modellen den 8. februar, tvang de underleverandøren til å gjøre tre rettelser uten betaling frem til 22. mars, selv om det ikke var klart fra bestillingsskjemaene at arbeidet var nødvendig.

To av disse tre rettelsene ble pålagt etter at inspeksjonsperioden hadde passert. Cover Corporation informerte underleverandøren om at leveransen var fullført 230 dager etter mottak av 2D-modellen, den 26. september 2022 (Reiwa 5).

Til tross for at Cover Corporation begynte å bruke den 2D-modellen i videoer rundt april 2022 (Reiwa 5), ble betalingen for bestillingen først gjort 266 dager etter mottak av 2D-modellen, den 31. oktober 2022 (Reiwa 5).

Innholdet i rettelsesanbefalingene fra Japans Fair Trade Commission (公正取引委員会)

Japans Fair Trade Commission (公正取引委員会) har gitt følgende anbefalinger i forbindelse med overtredelsene begått av Kabur K.K. (カバー株式会社).

Betaling for omgjøring uten vederlag

Det japanske Fair Trade Commission (公正取引委員会) påla Cover Corporation (カバー株式会社) å raskt betale et beløp tilsvarende kostnadene som oppsto da de tvang en underleverandør til å rette produkter uten vederlag etter mottak.

I tillegg må beløpet som tilsvarer kostnadene bekreftes av Fair Trade Commission.

Bekreftelse av lovlydighet gjennom styremøter i Japan

Det japanske Fair Trade Commission har bedt styret i Cover Corporation om å bekrefte følgende punkter gjennom styrevedtak:

• At handlinger som innebærer gratis omgjøring av arbeid er i strid med artikkel 4, paragraf 2, punkt 4 i den japanske underleverandørloven (Subcontract Act).
• At selskapet fremover vil sikre at det ikke urettmessig pålegger underleverandører å gjøre om arbeid uten grunnlag, slik at deres fortjeneste ikke skades.

Gjennom denne prosedyren forventes det at Cover Corporation vil anerkjenne brudd på lovgivningen på organisatorisk nivå og bygge et system for å forhindre fremtidige problemer før de oppstår.

Grundig undersøkelse av tidligere transaksjoner  

Den japanske Fair Trade Commission har også bedt Cover Corporation om å undersøke alle underleverandørtransaksjoner som fant sted fra 1. april i det 4. året av Reiwa (2022) til 25. oktober i det 6. året av Reiwa (2024), for å sikre at de ikke inkluderer noen gratis omgjøringer. Dersom ulovlige handlinger blir oppdaget, har kommisjonen anbefalt at nødvendige tiltak blir iverksatt for å beskytte interessene til underleverandørene.

Styrking av internkontroll og gjennomføring av opplæring  

Den japanske Fair Trade Commission krever at Cover Co., Ltd. styrker sitt interne kontrollsystem for å sikre full overholdelse av loven. Som en del av dette er selskapet anbefalt å iverksette nødvendige tiltak, inkludert opplæring i underleverandørlovgivningen for ansatte som håndterer bestillinger.

Cover Co., Ltd. forventes av den japanske Fair Trade Commission å sikre at alle ansatte har en dyp forståelse av lovens innhold og korrekt handelspraksis.

Grundig informasjon til forretningspartnere og ansatte  

Det japanske Fair Trade Commission (公正取引委員会) har bedt Kabushiki-gaisha Cover om å sørge for at forbedringstiltak blir bredt kommunisert internt og eksternt. Spesifikt er følgende tiltak etterspurt:

• Å informere selskapets styremedlemmer og ansatte om forbedringstiltakene som er foreslått i kjølvannet av anbefalingene.  
• Å varsle underleverandører som er forretningspartnere om de nevnte forbedringene.  

Dette sikter mot å bevare tilliten fra forretningspartnere og ansatte, samt å øke bevisstheten om forebygging av fremtidige hendelser.

Rapportering av forbedringstiltak til Japans Fair Trade Commission (公正取引委員会)

Kabur K.K. (カバー株式会社) er pålagt å rapportere resultatene av de iverksatte tiltakene til Japans Fair Trade Commission.

Disse korrigerende anbefalingene fra Japans Fair Trade Commission understreker viktigheten av å avdekke ulovlige handlinger utført av Kabur K.K. og bekrefter på nytt viktigheten av å beskytte underleverandører.

Det forventes at selskapets raske og passende respons ikke bare vil bidra til å gjenopprette tilliten, men også vil lede til en forbedring av handelsmiljøet i lys av den kommende implementeringen av den nye loven for frilansere i Japan.

Forsinket betaling til underleverandører under japansk lov

Kaba Aksjeselskap har, fra juli (Reiwa 4 (2022)) til februar (Reiwa 6 (2024)), ikke betalt underleverandører som har blitt tildelt oppgaven med å lage 2D-modeller og lignende, til tross for å ha mottatt disse produktene innen den forhåndsbestemte betalingsfristen.

Det totale beløpet av forsinkelsesrenter som skyldes Kaba Aksjeselskapets forsinkede betalinger, beløper seg til 1 152 642 yen overfor 29 underleverandører.

Det skal likevel nevnes at Kaba Aksjeselskap har betalt det skyldige beløpet i forsinkelsesrenter innen 17. september (Reiwa 6 (2024)).

Veiledning fra Japans Fair Trade Commission

Overfor Cover Co., Ltds overtredelser har Japans Fair Trade Commission iverksatt følgende veiledning:

1. Å treffe nødvendige forbedringstiltak i forhold til overtredelsene.
2. I tilfelle problemer identifisert under paragraf 4, avsnitt 1, punkt 2 i underleverandørloven (Subcontract Act) under en undersøkelse basert på en anbefaling, å treffe nødvendige tiltak for å beskytte interesser til underleverandører.
3. Å forhindre lignende overtredelser i fremtiden.
4. Cover Co., Ltd skal raskt rapportere til Japans Fair Trade Commission om tiltakene som er tatt basert på ovennevnte veiledning.

Effekten av rettingsanbefalinger og veiledning under japansk lov

Cover Corporation har, etter å ha mottatt anbefalinger og veiledning fra Japans Fair Trade Commission, utgitt en offisiell kommentar på sin nettside.

Cover Corporation: Om anbefalingene basert på loven om forebygging av forsinket betaling til underleverandører fra Japans Fair Trade Commission[ja]

Når man bryter reguleringene i loven om underleverandører i Japan, må man ikke bare følge anbefalinger og veiledning og iverksette nødvendige tiltak, men man kan også risikere at det påvirker vanlige forretningsoperasjoner, som å kreve gjennomføring av styremøter og håndtering av medierelasjoner.

I tillegg, i dagens situasjon hvor meninger på internett kan påvirke bedriftsvurderinger, må bedrifter også vurdere risikoen for omdømmetap som følge av å motta rettingsanbefalinger for brudd på loven og den påfølgende offentliggjøringen i media.

Oppsummering: Fremtidige tiltak, inkludert reguleringer i den nye frilansloven

I denne artikkelen har vi forklart straffene som kan følge ved brudd på underleverandørloven, basert på et eksempel fra Cover Corporation, som mottok en rettelsesanbefaling fra Japans Fair Trade Commission.

Eksemplet omhandlet reguleringer under underleverandørloven, men med den nye frilansloven som trer i kraft i november i Reiwa 6 (2024), vil det bli innført enda strengere reguleringer for å beskytte frilanseres rettigheter. Det er nødvendig for bedrifter å spre kunnskap om den nye loven blant sine ansatte.

Slike eksempler øker behovet for at andre virksomheter også revurderer sine handelspraksiser. Vi håper at denne artikkelen kan tjene som et utgangspunkt for å reflektere over hvor viktig det er å etablere passende forhold til underleverandører for en bærekraftig forretningsdrift.

Veiledning om tiltak fra vår advokatfirma

Monolith Advokatfirma kombinerer høy spesialisering innen IT, spesielt internett, og juss. Når det gjelder å overholde den nye japanske frilansloven, kan det noen ganger være nødvendig å utarbeide kontrakter. Vårt firma utfører kontraktsutforming og -gjennomgang for et bredt spekter av saker, fra selskaper notert på Tokyo Stock Exchange Prime til oppstartsselskaper. Hvis du har problemer med kontrakter, vennligst se følgende artikkel.

Monolith Advokatfirmas tjenesteområder: Kontraktsutforming og -gjennomgang, etc.[ja]