Etablering av arbeidskontrakter i Japan: Definisjoner, tilbud og aksept, implisitt etablering, og juridisk forklaring av grunner til ugyldighet og annullering

I Japan er en nøyaktig juridisk forståelse av etableringen av arbeidskontrakter grunnlaget for å unngå uforutsette juridiske risikoer og bygge stabile arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner. Det japanske arbeidsrettsystemet legger vekt ikke bare på skriftlige avtaler, men også på det substansielle forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Å forstå hvordan arbeidskontrakter blir etablert og i hvilke tilfeller deres gyldighet kan bestrides, er avgjørende for beslutningstaking i bedriftsledelse. Etableringen av arbeidskontrakter er hovedsakelig regulert av den japanske arbeidskontraktloven og den japanske sivilloven. Men når det kommer til tolkningen av disse lovenes bestemmelser og anvendelsen på konkrete saker, spiller rettspraksis utviklet over mange år en svært viktig rolle. Spesielt er den juridiske naturen av jobbtilbud, risikoen for utilsiktet etablering av en “implisitt arbeidskontrakt” med individer som har inngått en tjenestekontrakt, og hvordan man håndterer oppdagelsen av falske kvalifikasjoner ved ansettelse, utfordringer mange selskaper står overfor. Denne artikkelen vil først forklare den juridiske definisjonen av en arbeidskontrakt, spesielt konseptet om “underordningsforholdet” som er kjernen i den. Deretter vil vi konkret beskrive etableringsprosessen for arbeidskontrakter basert på prinsippene i den japanske sivilloven, det vil si hvordan “tilbud” og “aksept” anvendes i ansettelsesprosessen. Videre analyserer vi risikoen og kriteriene for domstolenes anerkjennelse av en “implisitt etablering” av en arbeidskontrakt, selv uten en eksplisitt avtale, ved å inkludere relevante rettsavgjørelser. Til slutt vil vi detaljert beskrive innvirkningen av mangler ved viljeserklæringer, som svindel, tvang og misforståelse, på gyldigheten av arbeidskontrakter, og de juridiske kravene og effektene av hver.

Definisjonen av en arbeidskontrakt i Japan

Artikkel 6 i den japanske arbeidskontraktsloven fastsetter at “en arbeidskontrakt er etablert ved at arbeidstakeren og arbeidsgiveren er enige om at arbeidstakeren skal arbeide for arbeidsgiveren og at arbeidsgiveren skal betale lønn for dette arbeidet” . I denne artikkelen refererer “arbeidstaker” til en person som arbeider for en arbeidsgiver og mottar lønn, mens “arbeidsgiver” refererer til en person som betaler lønn til arbeidstakeren (samme lov, artikkel 2) . Selv om denne definisjonen kan virke enkel ved første øyekast, er det viktig å merke seg at selv om en kontrakt er betegnet som en “tjenesteavtale” eller “entreprenørkontrakt”, kan den juridisk anses som en arbeidskontrakt hvis dens faktiske forhold samsvarer med denne definisjonen.

Når det skal avgjøres om en kontrakt kvalifiserer som en arbeidskontrakt, er det kriteriet domstolene legger mest vekt på “underordningsforholdet” . Underordningsforholdet består hovedsakelig av to elementer.

Det første elementet er om arbeidet utføres “under ledelse og tilsyn” . Dette refererer til om arbeidstakeren utfører arbeidet under arbeidsgiverens ledelse og instrukser. Konkret betyr dette at arbeidstakeren ikke har frihet til å avvise spesifikke instruksjoner eller ordre angående utførelsen av arbeidet, at arbeidsstedet og arbeidstiden er kontrollert og begrenset, og at det ikke er tillatt å la en annen person utføre arbeidet i ens sted, blant andre faktorer som vurderes for å bekrefte et ledelses- og tilsynsforhold .

Det andre elementet er “kompensasjon for arbeidet i form av lønn” . Dette refererer til om den betalte kompensasjonen er for selve tilbudet av arbeidskraften, og ikke for et ferdigstilt arbeidsresultat. Hvis kompensasjonen beregnes som en time- eller månedslønn, hvis det trekkes fra i lønnen for fravær, eller hvis det betales tillegg for overtid, indikerer dette sterkt at kompensasjonen har karakter av å være en betaling for arbeidet .

Om en bedrift inngår en “tjenesteavtale” med en person, men i den faktiske drift av virksomheten gir bedriften spesifikke arbeidsinstruksjoner til personen, pålegger tidsbegrensninger og betaler kompensasjon basert på tidsbruk, kan domstolen anse kontrakten for å være en arbeidskontrakt. Det er ikke kontraktens tittel eller form som avgjør dens juridiske natur, men den faktiske utførelsen av arbeidet, som er en grunnleggende tankegang i japansk arbeidsrett. Derfor er det nødvendig å nøye vurdere ikke bare navnet på kontraktsformen, men også hvordan den planlagte utførelsen av arbeidet vil bli juridisk vurdert når man velger kontraktstype.

Etablering av arbeidskontrakter: Tilbud og aksept

Arbeidskontrakter er en form for kontrakt, og derfor gjelder de generelle prinsippene i den japanske sivilloven for deres etablering. Ifølge artikkel 522, paragraf 1 i den japanske sivilloven, blir en kontrakt etablert når “en uttrykkelig viljeserklæring som foreslår kontraktens innhold (heretter kalt ‘tilbud’) blir akseptert av den andre parten” . Videre sier paragraf 2 at, med mindre det er spesielle bestemmelser i loven, er det ikke nødvendig å opprette et skriftlig dokument for at en kontrakt skal bli etablert, og en muntlig avtale er også gyldig .

Når dette prinsippet anvendes på ansettelsesforhold, kan visse handlinger i rekrutteringsprosessen juridisk anses som “tilbud” og “aksept”, og en arbeidskontrakt kan dermed bli etablert på et tidspunkt som ikke var intensjonen til partene. Generelt kan en jobbsøkers handlinger, som å søke på en stillingsannonse, sende inn en CV og delta i et intervju, tolkes som et “tilbud” om å inngå en arbeidskontrakt . På den annen side anses en virksomhets handlinger, som å bestemme seg for å ansette en søker og informere vedkommende om dette, det vil si å gi en “jobbtilbudsbekreftelse (tilbudsbekreftelse)”, som en “aksept” av tilbudet .

Som et resultat, når en virksomhet sender ut en tilbudsbekreftelse, blir det juridisk ansett at en arbeidskontrakt er etablert mellom virksomheten og den som har mottatt tilbudet. Denne kontrakten forstås ofte som en “arbeidskontrakt med oppstartsdato og forbehold om oppsigelsesrett”. Dette betyr at arbeidet skal starte på en spesifikk fremtidig dato (for eksempel 1. april neste år), og at “forbehold om oppsigelsesrett” innebærer at virksomheten forbeholder seg retten til å avslutte kontrakten dersom visse forhold oppstår.

Det er svært viktig å forstå at en tilbudsbekreftelse ikke bare er et uformelt løfte, men at det betyr etableringen av en juridisk bindende arbeidskontrakt. Derfor, hvis en virksomhet trekker tilbake et tilbud, er det ikke et spørsmål om å avvise en ny kontrakt, men det blir behandlet som en “oppsigelse” av en allerede etablert arbeidskontrakt. Artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven fastslår at “en oppsigelse som mangler objektivt rimelige grunner og ikke anses som rimelig i henhold til samfunnets normer, vil bli ansett som misbruk av rettigheter og dermed være ugyldig” . Derfor vil en tilbaketrekking av et tilbud kun bli ansett som gyldig i svært begrensede tilfeller, som når det oppdages alvorlig feilinformasjon om kvalifikasjoner som ikke kunne vært kjent på tidspunktet for tilbudet, eller hvis tilbudsmottakeren ikke fullfører sin utdanning og ikke kan uteksamineres, noe som er objektivt rimelig og akseptabelt i henhold til samfunnets normer . Å trekke tilbake et tilbud uten solid grunnlag innebærer en svært høy risiko for å bli juridisk ansett som ugyldig.

Etablering av en implisitt arbeidskontrakt i Japan

En arbeidskontrakt kan etableres “implisitt” gjennom partenes handlinger, selv uten en skriftlig eller muntlig uttrykkelig avtale. Dette er et område som krever spesiell oppmerksomhet i styringen av juridiske risikoer for bedrifter, fordi det kan finnes en juridisk arbeidskontraktsrelasjon med individer som bedriften ikke anerkjenner som ansatte.

Et fremtredende eksempel på dette problemet er tilfeller av såkalt “forkledd entreprenørskap”. Dette refererer til situasjoner hvor det, på papiret, er inngått en tjenesteavtale eller en entreprenørkontrakt mellom bedrifter, men hvor kunden (brukerbedriften) gir direkte instruksjoner til arbeidstakerne hos leverandøren og får dem til å arbeide som om de var egne ansatte. I slike tilfeller kan retten anerkjenne at det, til tross for mangel på en direkte kontraktsrelasjon, eksisterer en “implisitt arbeidskontrakt” basert på den faktiske arbeidssituasjonen mellom brukerbedriften og arbeidstakeren.

En viktig rettsavgjørelse i denne sammenhengen er Shin-Konan Steel Material-saken. I denne saken la retten vekt på at arbeidstakerne var integrert i brukerbedriftens produksjonsprosess, underlagt oppmøtekontroll, og at overtid ble beordret direkte av brukerbedriften. Retten konkluderte med at “så lenge arbeidstakeren tilbyr sin arbeidskraft og bedriften aksepterer dette, er det i det minste etablert en implisitt arbeidskontrakt mellom partene”. Denne dommen klargjør rettens holdning til å prioritere den faktiske arbeidssituasjonen fremfor kontraktens form.

I tillegg viste en dom fra Osaka High Court den 25. april 2008 (2008) en dypere juridisk vurdering av forkledd entreprenørskap. I denne saken erklærte retten først tjenesteavtalen mellom brukerbedriften og bemanningsselskapet, samt arbeidskontrakten mellom bemanningsselskapet og arbeidstakeren, for ugyldige fordi de brøt med loven som forbyr arbeidskraftleveranser og var i strid med offentlig orden og gode skikker. Deretter, etter å ha vurdert arbeidstakerens faktiske arbeidssituasjon og funnet at brukerbedriften i realiteten bestemte ansettelse, arbeidsvilkår og lønnsutbetaling, og direkte overvåket arbeidstakeren, anerkjente retten at det var etablert en direkte “implisitt arbeidskontrakt” mellom brukerbedriften og arbeidstakeren.

Disse rettsavgjørelsene viser at etableringen av en implisitt arbeidskontrakt ikke bare bestemmes av innholdet i kontraktene som juridisk avdeling har utarbeidet, men også av “operasjonene” – hvordan ledere på arbeidsplassen daglig interagerer med arbeidstakere. Hvis ledere gir detaljerte instruksjoner om arbeidsprosedyrer til eksterne kontraktører, styrer arbeidstiden deres, eller utfører direkte jobbevalueringer, kan disse handlingene tjene som bevis på et underordnet arbeidsforhold og utilsiktet føre til etablering av en arbeidskontrakt. Derfor er det avgjørende å ikke bare ha riktige kontrakter på plass, men også å sørge for intern kontroll ved å tydelig undervise og håndheve de juridiske grensene for hvordan ansatte og eksterne kontraktører skal samhandle.

Ugyldighet eller annullering av arbeidskontrakter på grunn av mangler i viljeserklæringen under japansk lov

Akkurat som andre kontrakter kan arbeidskontrakter bli ansett som ugyldige eller kansellert hvis det er juridiske mangler (feil) i partenes viljeserklæringer ved inngåelsen. Japansk sivilrett identifiserer hovedsakelig “svindel”, “tvang” og “feil” som slike mangler, og disse bestemmelsene gjelder også for arbeidskontrakter.

Svindel under japansk lov

I henhold til artikkel 96, paragraf 1 i den japanske sivilloven, kan en viljeserklæring som er frembrakt gjennom svindel, kanselleres. Det mest typiske eksempelet på svindel i konteksten av arbeidskontrakter i Japan, er når en jobbsøker fremsetter falske påstander om sin bakgrunn. Dette inkluderer løgn om utdanning, arbeidserfaring eller kriminell historie for å villede et selskap til å ansette dem.

Det er imidlertid ikke slik at enhver falsk påstand automatisk kan føre til kansellering av kontrakten eller oppsigelse. Domstolene krever at svindelen må være ‘alvorlig’. Med andre ord, løgnen må være om en så viktig sak at selskapet ikke ville ansatt arbeidstakeren hvis de hadde kjent til sannheten.

Et representativt eksempel på dette er Tan Ken Seiko-saken (Japans høyesterett, dom av 19. september 1991 (1991)). I denne saken fastslo høyesterett at oppsigelsen var gyldig da arbeidstakeren hadde skjult sin universitetsgrad for å passe inn i bedriftens ansettelsespolitikk (som kun rettet seg mot kandidater med videregående skole), og i tillegg hadde holdt tilbake informasjon om at han var under straffeforfølgelse. Domstolen understreket at arbeidsforholdet er basert på et gjensidig tillitsforhold, og slo fast at arbeidstakere har en plikt til å informere om viktige aspekter av sin bakgrunn i henhold til prinsippet om god tro.

I Grabas-saken (Tokyo distriktsdomstol, dom av 17. desember 2004), ble oppsigelsen av en programmerer som falskt hadde hevdet å ha spesifikke programmeringsferdigheter (JAVA) ansett som gyldig. I dette tilfellet ble mangelen på den kritiske ferdigheten som var etterspurt, vurdert som en alvorlig svindel. Når man kansellerer en kontrakt eller sier opp en ansatt på grunn av falske påstander om bakgrunn, er det essensielt å nøye vurdere om svindelen er av en slik alvorlighetsgrad at den påvirker kjernen i arbeidskontraktens inngåelse eller oppfyllelse.

Tvungen viljeserklæring under japansk lov

Artikkel 96, paragraf 1 i den japanske sivilloven fastslår at en viljeserklæring som er fremtvunget kan annulleres. Tvungen viljeserklæring refererer til handlinger hvor noen ulovlig truer med skade for å fremkalle frykt hos den andre parten, og som et resultat av denne frykten, får den andre parten til å uttrykke sin vilje.

I arbeidsforhold kan det for eksempel være tilfeller hvor en arbeidsgiver legger urettmessig press på en arbeidstaker ved å antyde oppsigelse, for å få arbeidstakeren til å gå med på lønnsreduksjon eller frivillig oppsigelse. Imidlertid blir ikke umiddelbart antydning til disiplinære tiltak basert på legitime grunner ansett som ulovlig tvang. For at det skal anses som tvang, må midlene eller formålet med handlingen være ulovlig og ikke akseptert i henhold til samfunnets normer. Videre, hvis graden av tvang er ekstremt sterk og det vurderes at viljens frihet hos den som uttrykker viljen er fullstendig frarøvet, vil denne viljeserklæringen ikke bare være gjenstand for annullering, men anses som ‘ugyldig’ fra begynnelsen av.

Misforståelse

Artikkel 95 i den japanske sivilloven regulerer håndteringen av viljeserklæringer basert på misforståelse, eller “feiltakelse” . Med endringene i sivilloven som trådte i kraft i 2020 (Reiwa 2), ble effekten av en misforståelse endret fra “ugyldighet” til “annullering” .

Det finnes hovedsakelig to typer misforståelser. Den ene er “uttrykksmisforståelse”, som oppstår når det er en mismatch mellom den indre intensjonen og det ytre uttrykket (for eksempel: man hadde til hensikt å vise “en månedslønn på 1 million yen”, men ved en feil skrev “10 millioner yen”). Den andre er “motivasjonsmisforståelse”, som oppstår når det er en feiltakelse i motivasjonen som førte til viljeserklæringen . For å annullere en kontrakt på grunn av en motivasjonsmisforståelse, må det være vist at denne motivasjonen var grunnlaget for kontrakten .

For at en annullering på grunn av misforståelse skal bli anerkjent, må misforståelsen være “vesentlig” i lys av kontraktens formål og samfunnets normer. Hvis den som uttrykker viljen har begått en alvorlig feil, kan man i utgangspunktet ikke annullere. Imidlertid, hvis den andre parten kjente til misforståelsen, eller begge parter var under samme misforståelse, kan annullering unntaksvis være mulig . I arbeidskontrakter kan for eksempel annullering på grunn av misforståelse bli aktuelt i tilfeller hvor begge parter fundamentalt misforstår et bestemt kvalifikasjonskrav som var forutsatt for ansettelsen, og denne misforståelsen var presentert som grunnlaget for kontrakten .

Sammenligningstabell: Svindel, tvang og feil under japansk lov

Svindel, tvang og feil er alle bestemmelser relatert til mangler ved viljeserklæringer, men de har viktige forskjeller i sine krav og effekter, spesielt i forhold til tredjeparter. Tabellen nedenfor oppsummerer disse forskjellene.

Oppsummering

Reguleringen av etableringen av arbeidskontrakter i Japan er ikke bare en formalitet gjennom kontraktsdokumenter, men stiller også dype spørsmål ved det faktiske forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Som forklart i denne artikkelen, avgjøres det om det foreligger en arbeidskontrakt basert på realiteten av “ansettelsesavhengighet”, og en jobbtilbudsbekreftelse anses juridisk som en bindende kontraktsinngåelse. I tillegg kan en feltleders daglige handlinger utilsiktet etablere en “implisitt arbeidskontrakt” med eksternt personell, noe som innebærer en risiko. Videre kan problemer som oppdages ved ansettelse, som falske karriereopplysninger, ryste grunnlaget for kontraktens gyldighet basert på bestemmelser om svindel eller feil i den japanske sivilretten. En nøyaktig forståelse av disse juridiske prinsippene og etableringen av et konsekvent compliance-system fra rekrutteringsprosessen til daglig personalforvaltning er en nøkkel til suksess for virksomheter i Japan.

Monolith Law Office har omfattende rådgivning og praktisk erfaring med spørsmål knyttet til etableringen av arbeidskontrakter, som diskutert i denne artikkelen, for et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandske juridiske kvalifikasjoner, og vi kan tilby spesialisert støtte slik at bedrifter som driver internasjonal virksomhet kan overholde Japans komplekse arbeidslovgivning og håndtere juridiske risikoer på en passende måte. Vi støtter juridisk din virksomhet på alle områder, fra inngåelse av arbeidskontrakter og rekrutteringspraksis til oppbygging av et arbeidsrettlig compliance-system.