Qual é o critério para a validade de uma demissão disciplinar baseada no uso de email pessoal na empresa?

Não é possível despedir um empregado por motivos disciplinares sem justa causa. A base legal é que é possível aplicar uma punição adequada se houver um motivo disciplinar, com base na sua gravidade.

Então, até que ponto é aceitável o despedimento disciplinar devido ao uso de e-mail pessoal durante o trabalho? Para resumir, isto não é apenas uma questão do número de e-mails, mas uma decisão baseada na consideração global de vários fatores. Além disso, não é uma questão de:

• Se existem regras de trabalho que proíbem o uso de e-mail pessoal e se o despedimento é válido se houver uma violação dessas regras
• Se tais regras de trabalho não existem, o despedimento é inválido

Apresentaremos casos em que a validade do despedimento disciplinar de um empregado devido ao uso de e-mail pessoal foi questionada em precedentes judiciais.

A monitorização de e-mails pessoais não constitui uma violação da privacidade?

Em primeiro lugar, ao considerar esta questão, devemos partir do pressuposto de que se é legal ou não para um empregador monitorizar o facto de um empregado estar a enviar e-mails pessoais. Uma monitorização excessiva pode ser problemática em relação à privacidade do empregado. Este ponto é discutido em detalhe num outro artigo.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Em caso de cerca de 1600 trocas de correspondência em 5 anos

A seguir, apresentamos um caso judicial em que a validade de uma demissão disciplinar devido ao uso de e-mail pessoal foi questionada.

Primeiramente, houve um caso em que um professor de uma escola profissional foi demitido disciplinarmente por se registrar em um site de encontros usando o computador do trabalho durante o horário de trabalho e continuar a trocar uma grande quantidade de e-mails.

O réu, usando o computador de trabalho e o endereço de e-mail fornecido pela escola do autor, registrou-se num site de encontros e trocou uma grande quantidade de e-mails com mulheres que conheceu no site (registros de envio e recebimento de cerca de 800 e-mails cada, de setembro de 1998 (Heisei 10) a setembro de 2003 (Heisei 15), cerca de metade dos quais foram enviados e recebidos durante o horário de trabalho), e foi demitido disciplinarmente por este motivo. O réu alegou que a demissão disciplinar era um abuso do direito de demissão e, portanto, inválida, e pediu à escola a confirmação do seu estatuto contratual, o pagamento de salários não pagos e bónus não pagos.

No julgamento de primeira instância, foi reconhecido que as ações do réu não só violavam o dever de se dedicar ao trabalho e a manutenção da disciplina no local de trabalho, mas também levantavam dúvidas sobre a sua adequação como membro do pessoal docente e afetavam a honra e a confiança da escola do autor. No entanto, foi considerado que a demissão disciplinar era excessiva, pois o réu não tinha negligenciado as suas tarefas de ensino e outras tarefas e não tinha causado um grande prejuízo ao trabalho escolar. Portanto, foi considerado que a demissão disciplinar era um abuso do direito de demissão e, portanto, inválida, e o pedido de pagamento de salários não pagos e bónus não pagos foi aceite.

Em resposta a isto, no julgamento de recurso iniciado pela escola, o tribunal decidiu que:

O réu estava a enviar e-mails com o conteúdo de procurar um parceiro SM usando o endereço em questão, que ele poderia saber que pertencia à escola do autor, e esses e-mails poderiam prejudicar a honra, etc. da escola do autor, apenas por estarem numa situação em que poderiam ser lidos por terceiros. Isto é independente de se o réu realmente teve um relacionamento através dos e-mails acima mencionados. Apesar do fato de que o réu tinha o dever de se dedicar ao trabalho da escola do autor durante o horário de trabalho com base no contrato de trabalho com o autor, o réu estava a enviar e receber uma grande quantidade de e-mails pessoais durante o horário de trabalho durante um longo período de tempo, e se ele tivesse dedicado o tempo e o esforço para o seu trabalho original, ele teria conseguido resultados ainda melhores. Não se pode dizer que ele não negligenciou as suas tarefas, apesar de ter negligenciado o seu dever de se dedicar ao trabalho a um grau que não pode ser ignorado.

Decisão do Tribunal Superior de Fukuoka, 14 de setembro de 2005

E decidiu que a demissão disciplinar era apropriada por violação do dever de se dedicar ao trabalho.

Esta escola não tinha regulamentos sobre o uso de computadores pessoais, e outros funcionários também os usavam para fins pessoais em certa medida. No entanto, na decisão, é dito que “Não se pode dizer que o grau de traição varia dependendo de a escola ter ou não regulamentos sobre o uso de computadores pessoais, e não há evidências que sugiram que entre os funcionários da escola do autor, além do réu, havia alguém que repetidamente enviava e-mails pessoais a um grau que se comparava ao réu”.

Não é permitido abusar do computador do local de trabalho e trocar uma grande quantidade de e-mails pessoais só porque “não há regulamentos de uso”. Especialmente neste caso, o conteúdo do e-mail era tal que poderia prejudicar a honra do local de trabalho, e pode-se dizer que uma resposta rigorosa era inevitável.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Caso de cerca de 1700 trocas de correspondência em 6 meses

Por outro lado, existe um caso em que um funcionário que trocou cerca de 1700 e-mails privados durante o horário de trabalho num período de 6 meses, processou a empresa por considerar inválido o despedimento que lhe foi imposto. A empresa ré avaliou que o autor, que trabalhava como engenheiro de sistemas com tratamento de chefe de departamento numa empresa de processamento de informações, não só não possuía habilidades suficientes como engenheiro de sistemas, capacidade de gestão de projetos e habilidades de vendas, mas também tinha pouca motivação para o trabalho e um desempenho de trabalho claramente insuficiente devido à falta de habilidades. A empresa sugeriu que ele se demitisse, e durante essa discussão, o problema dos e-mails do autor foi levantado.

A empresa ré argumentou que, apesar de já ter sido repreendido por se concentrar em chats no computador durante o horário de trabalho, o autor continuou a enviar cerca de 1700 e-mails privados ao longo de 6 meses usando o IP Messenger da NTT Docomo. O conteúdo desses e-mails variava desde convites para sair para beber, mensagens que se assemelhavam a assédio sexual a mulheres, até convites para festas de despedida. A empresa ré alegou que tais ações não só violavam o dever do autor de se dedicar ao trabalho, mas também interferiam no trabalho dos colegas que recebiam esses e-mails, constituindo uma grave violação das regras de trabalho e uma flagrante violação do dever de dedicação ao trabalho.

Em resposta, o tribunal reconheceu os argumentos da empresa ré sobre o número e o conteúdo dos e-mails, afirmando que “é claro que tais trocas privadas durante o horário de trabalho violam as regras de serviço e o dever de se dedicar ao trabalho. Além disso, os equipamentos de computador utilizados pelo autor na NTT Docomo foram permitidos para uso apenas para fins de trabalho pelos clientes, por isso é claro que suas ações incluem problemas sérios”. No entanto, o tribunal também reconheceu a violação das regras de serviço e o dever de se dedicar ao trabalho, e afirmou:

“No entanto, é claro pela experiência que é benéfico ter alguma conversa privada para manter um bom ambiente de trabalho. Considerando que o uso de computadores e outros equipamentos de informação geralmente permite algum uso privado dentro de certos limites, o uso privado pelo autor, embora possa ser considerado um pouco além dos limites normais em termos de frequência e conteúdo, por outro lado, se fosse uma violação extremamente anormal do dever de se dedicar ao trabalho, deveria ter havido relatos dos muitos colegas que receberam esses e-mails para os gestores da empresa ré, e o autor deveria ter sido imediatamente repreendido e de alguma forma repreendido. No entanto, o fato de que isso não foi considerado um problema e que a empresa ré só apontou isso pela primeira vez no presente processo

Decisão do Tribunal Distrital de Tóquio, 22 de junho de 2007 (Ano 19 da era Heisei)

Considerando que isso não tinha sido um problema até então, que não havia sinais de que qualquer ação disciplinar tivesse sido tomada por comportamento semelhante, e que não houve problemas com clientes ou outros no presente caso, o pedido de confirmação de status foi concedido e o pagamento de salários não pagos foi ordenado. A partir destes dois exemplos, podemos dizer que os e-mails privados não são julgados apenas pelo seu número.

Caso de 32 trocas de correspondência em 13 meses

Houve um caso em que um funcionário foi demitido por violar as regras de trabalho, enviando 2 a 3 e-mails pessoais por mês durante o horário de trabalho, e processou a empresa por abuso do direito de demissão.

Esta empresa tinha regras de trabalho que incluíam:

• Não usar o computador para fins não relacionados ao trabalho dentro da empresa
• Não enviar ou receber e-mails pessoais dentro da empresa
• Não conectar-se à Internet para fins não relacionados ao trabalho dentro da empresa

Apesar destas regras, o demandante, mesmo durante o horário de trabalho, repetidamente enviou e recebeu muitos e-mails que não estavam relacionados ao trabalho e que difamavam outros funcionários. Ele também enviou e recebeu muitos e-mails pessoais com outros conhecidos. Por isso, foi considerado uma violação das regras de trabalho.

O tribunal, ao reconhecer que havia e-mails pessoais entre os e-mails do réu durante o horário de trabalho, afirmou que:

“É comum as pessoas conversarem sobre assuntos não diretamente relacionados ao trabalho, como conversas casuais, críticas a colegas, fofocas, e planejamento de eventos sociais durante o horário de trabalho. Não se pode negar que essas conversas são necessárias para formar e manter relações de trabalho harmoniosas. Portanto, não se pode considerar todas essas ações como violações do dever de dedicação exclusiva ao trabalho. Além disso, a proibição da troca de e-mails pessoais nas regras de trabalho do réu é principalmente para prevenir que os funcionários negligenciem seus deveres ao trocar e-mails pessoais durante o horário de trabalho. Portanto, a questão é se a troca de e-mails pessoais do demandante excedeu o limite aceitável socialmente e causou problemas no trabalho. Só se pode considerar uma violação das regras de trabalho se isso for afirmado.” Julgamento de 18 de setembro de 2007

Enquanto fazia um julgamento semelhante aos casos anteriores, o tribunal também afirmou:

“Os e-mails pessoais que o demandante enviou durante os cerca de 13 meses entre 5 de abril de 2004 (Heisei 16) e 21 de abril de 2005 (Heisei 17) foram 32 no total (① a ③), o que equivale a apenas 2 a 3 e-mails por mês. Além disso, o conteúdo incluía coisas inevitáveis, como responder a conversas casuais de pessoas relacionadas a clientes, responder a consultas de emprego de juniores da sua alma mater, e planejar eventos sociais com funcionários. Não se pode negar a necessidade desses e-mails. Não há evidências de que a criação desses e-mails tenha levado muito tempo e causado problemas específicos no trabalho.” Idem

Portanto, o tribunal decidiu que “não se pode considerar que os e-mails pessoais enviados pelo demandante excederam o limite aceitável socialmente, e não se pode considerá-los uma violação das regras de trabalho”, tornando a demissão inválida. Independentemente das regras de trabalho que existam, é difícil justificar a questão do número de e-mails neste nível.

Em caso de 28 interações em 7 meses

Houve um caso em que X1 e X2, funcionários da Associação de Seguro de Saúde Japonesa, alegaram que as sanções de demissão e redução de salário impostas a X1, e a sanção de redução de salário imposta a X2, eram inválidas por serem baseadas em motivos inexistentes ou abuso de poder disciplinar. Eles pediram a confirmação da invalidade de cada sanção, o pagamento da parte do salário que foi reduzida, a confirmação de que X1 mantém a posição de chefe de departamento que tinha antes da sanção, e o pagamento da diferença de subsídios antes e depois da sanção.

As ações que levaram à sanção disciplinar contra X1 foram as seguintes:

• Não reportar ao superior e não repreender um membro do departamento que sabia estar a enviar e-mails privados durante o horário de trabalho
• Ter ele próprio trocado e-mails privados com um membro do departamento. As ações que levaram à sanção disciplinar contra X2 foram instalar o Yahoo Messenger no computador sem permissão e incentivar outros funcionários a participar de conversas usando este programa
• Usar o chat para fazer contato privado e conversar com pessoas externas durante o horário de trabalho
• Usar o computador para trocar e-mails privados entre funcionários durante o horário de trabalho

A questão principal era se essas ações violavam as regras do regulamento de serviço dos funcionários da associação que dizem “Os funcionários não devem desperdiçar ou usar bens para fins privados” e “Os funcionários não devem deixar o local de trabalho designado à vontade durante o horário de trabalho”, e mesmo que violassem, se a sanção era um abuso de poder disciplinar.

Em relação à sanção sobre o uso privado do computador (primeira sanção), foi afirmado que o e-mail privado que X enviou usando o computador, que é um bem da associação, claramente violava a regra (proibição de uso privado de bens). No entanto, foi examinado se isso constituía um abuso de poder disciplinar. Foi indicado que, embora o e-mail privado de X não fosse frequente, não havia regras sobre o uso de computadores para negócios na associação, e não havia avisos ou advertências sobre o uso privado dos computadores pelos funcionários. Além disso, havia dúvidas sobre a justiça do método de investigação dos registros de comunicação. Além disso, a sanção de redução de salário violava a regra do Artigo 91 da Lei do Trabalho Japonesa que diz “A redução de salário não deve exceder metade do salário médio diário por vez”. Portanto, a sanção de redução de salário contra X foi considerada excessivamente severa e desproporcional de acordo com os padrões sociais, e foi declarada inválida como um abuso de poder disciplinar. (Decisão do Tribunal Distrital de Sapporo, 26 de maio de 2005 (Ano Gregoriano))

Em relação à frequência, por exemplo, no caso de X1, foi afirmado que houve apenas 28 ocorrências em cerca de 7 meses. No entanto, a associação argumentou que poderia ser inferido que houve muitos usos privados porque os demandantes apagaram os registros de comunicação. No entanto, o tribunal repreendeu isso, dizendo: “Como a sanção disciplinar é uma forma de punição, uma sanção baseada em mera suposição ou conjectura sem evidência não deve ser permitida”.

Resumo

No início deste artigo, questionamos até que ponto o número de e-mails privados pode ser considerado um problema. No entanto, no caso de e-mails privados, não é apenas o número que é considerado um problema.
As circunstâncias sob as quais, o ambiente em que, a frequência com que e o tipo de e-mails privados que estão sendo trocados são questionados. Se o uso de e-mails privados no local de trabalho ou similar for considerado um problema, seria aconselhável consultar um advogado experiente antes que a situação se complique demasiado.