【April Reiwa 7 (2025)】Förstärkning av förbud och regleringar gällande "anställningsgratifikationer": En förklaring av de juridiska problemen och åtgärder som företag bör vidta

I personalbranschen i Japan har det funnits ett system med “gratifikationer” som betalas ut av operatörer av jobbsajter och liknande när någon får anställning eller byter jobb. Men detta system med gratifikationer har länge varit problematiskt och förbjöds genom en ändring av den japanska Employment Security Act (職業安定法, Shokugyō Antei Hō) under Reiwa 3 (2021). Från och med Reiwa 7 (2025) i april kommer förbudet mot gratifikationer att genomföras strikt.

Vilka problem finns det med gratifikationssystemet, och varför har det förbjudits?

I den här artikeln förklarar vi regleringen av gratifikationer inom rekryteringstjänster och de åtgärder som företag bör vidta. Använd denna information för att bedöma om era tjänster överensstämmer med regleringen.

Översikt och förbudsorsaker för gratifikationer vid anställning och jobbyte i Japan

Vad är problemet med systemet för gratifikationer vid anställning och jobbyte? Här förklarar vi de viktigaste frågorna och bakgrunden till varför regleringen skapades.

Vad är gratifikationer vid anställning och jobbyte?

Gratifikationer vid anställning och jobbyte är pengar eller gåvor som erbjuds till personer som får jobb genom att använda tjänster som personalrekrytering.

“Registrera dig hos vår tjänst och få en gratifikation när du anställs” är ett vanligt sätt att marknadsföra och uppmuntra användning av tjänsten och att söka jobb eller byta arbete.

Exempel på gratifikationer inkluderar:

• Pengar
• Presentkort
• Poäng (kort eller appar)
• Cashback för kostnader relaterade till att få en kvalifikation eller delta i utbildningar

I det förflutna sågs ofta erbjudanden om gratifikationer i branscher som upplevde arbetskraftsbrist när de annonserade jobb.

Varför används gratifikationssystemet?

Anledningen till att gratifikationssystemet används inom personalrekryteringstjänster är för att öka antalet “framgångsrika anställningar” från deras tjänster.

Operatörer av personalrekryteringstjänster får vanligtvis en rekryteringsavgift när de lyckas introducera en arbetssökande till ett företag och anställning sker. Genom att erbjuda gratifikationer som en incitament, uppmuntrar de användning av deras tjänster för jobbsökande.

Dessutom, ju fler framgångsrika anställningar, desto högre blir tjänstens trovärdighet.

Om tjänsten lockar många användare kan verksamheten expandera och öka intäkterna, vilket gör gratifikationer till ett effektivt sätt att skapa resultat.

Problem med gratifikationssystemet

Problemet med gratifikationssystemet är att det kan hindra arbetssökande från att göra lämpliga val. Det finns en risk att arbetssökande lockas av gratifikationer och väljer tjänster av lägre kvalitet.

Istället för att erbjuda pengar borde rekryteringstjänster locka kunder genom att förbättra och marknadsföra kvaliteten på sina tjänster. Om arbetssökande lockas med pengar kan det leda till att de inte kan göra rationella val.

Det har också funnits fall där arbetstagare byter jobb upprepade gånger enbart för gratifikationerna, vilket har lett till problem för arbetsgivare som kämpar med hög personalomsättning. Gratifikationssystemet kan snedvrida arbetsmarknadens utbud och efterfrågan och hindra stabiliteten i anställningen.

Införande av förbud mot gratifikationssystemet

Med tanke på problemen som uppstått genom gratifikationssystemet, infördes en reglering i april under Reiwa 3 (2021) genom en revidering av Employment Stability Act, som i princip förbjuder erbjudanden om gratifikationer inom jobbförmedlingstjänster.

Dessutom förbjuder denna reglering att uppmuntra till jobbyte inom två år från anställningsdagen för arbetstagare som rekryterats genom tjänsten.

Referens: Ministry of Health, Labour and Welfare｜Förbud mot att erbjuda pengar till arbetssökande under förevändning av “anställningsgratifikationer” och uppmuntra till jobbansökningar

Trots regleringen har situationen inte förbättrats och överträdelser har fortsatt efter 2021. Därför kommer ytterligare åtgärder att vidtas från 2025 för att stärka regleringen.

Förstärkning av förbudet mot gratifikationer till arbetsförmedlare i Japan

Vi förklarar innehållet och effekterna av de reviderade reglerna som förbjuder gratifikationer till arbetsförmedlare.

Förbud mot gratifikationer läggs till som ett villkor för tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet

Det har varit förbjudet för arbetsförmedlare att erbjuda gratifikationer sedan 2021. För att ytterligare stärka regleringen kommer förbudet mot gratifikationer att läggas till som ett villkor för tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet från och med januari i Reiwa 7 (2025).

“Arbetsförmedling” avser verksamhet som tar emot ansökningar om jobb och jobbsökande och förmedlar etableringen av anställningsförhållanden mellan arbetsgivare och arbetssökande. Rekryteringsagenter är ett exempel på detta (Artikel 4, paragraf 1 i Japanese Employment Security Act).

När man bedriver arbetsförmedlingsverksamhet måste man, om det är en betaltjänst, alltid och även i vissa fall när det är en gratistjänst, ha tillstånd från ministeriet för hälsa, arbete och välfärd (Artikel 30, paragraf 1 och Artikel 33, paragraf 1 i Japanese Employment Security Act).

Med ändringarna 2025 kommer de företag som inte följer förbudet mot gratifikationer inte att kunna få tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet.

Villkor för tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet

De nya villkoren som läggs till är följande:

Referens: Ministeriet för hälsa, arbete och välfärd | Nya villkor för tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet läggs till

För nya tillstånd och förnyelse av tillståndens giltighetstid efter den 1 januari 2025 kommer dessa nya villkor att läggas till. Om man bryter mot dessa riktlinjer innan förnyelseperioden kan ministeriet för hälsa, arbete och välfärd ge rättelseanvisningar och samtidigt lägga till villkor för tillståndet.

Effekten av ändringarna

Genom att förbudet mot gratifikationer har lagts till som ett villkor för tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet har regleringen av förbudet fått juridisk bindande kraft. Företag som har ett system för gratifikationer kommer inte att beviljas tillstånd att bedriva arbetsförmedlingsverksamhet. Om de bryter mot reglerna kan deras tillstånd att bedriva verksamheten bli indraget.

Jämfört med riktlinjerna från 2021, som hade svagare verkställighetskraft, har ändringarna 2025 resulterat i att regleringen har blivit betydligt mer effektiv.

Införande av förbud mot gratifikationer till leverantörer av rekryteringsinformation under japansk lag

Vi förklarar skälen till och innehållet i de nya regleringarna som förbjuder gratifikationer till leverantörer av rekryteringsinformation i Japan.

Förbud mot användning av gratifikationer för leverantörer av rekryteringsinformation i Japan

Riktlinjerna från 2021 som förbjöd användningen av gratifikationer riktade sig till arbetsförmedlingsföretag. Men från och med april 2025 (Reiwa 7) kommer även leverantörer av rekryteringsinformation att omfattas av förbudet mot gratifikationer.

Med “leverantörer av rekryteringsinformation” avses företag som bedriver verksamhet enligt följande innehåll (enligt artikel 4, punkt 6 i den japanska lagen om arbetsstabilitet).

1. Att på uppdrag av arbetsförmedlingsföretag eller liknande, tillhandahålla information om rekrytering av arbetstagare till personer som söker arbete eller till andra arbetsförmedlingsföretag eller liknande.
2. Förutom punkt 1, att samla in information om rekrytering av arbetstagare i syfte att underlätta yrkesval för arbetssökande och tillhandahålla denna information till arbetssökande eller arbetsförmedlingsföretag eller liknande.
3. Att på uppdrag av arbetssökande eller arbetsförmedlingsföretag eller liknande, tillhandahålla information om arbetssökande till arbetsgivare, rekryteringsmottagare eller andra arbetsförmedlingsföretag eller liknande.
4. Förutom punkterna 1 till 3, att samla in information om arbetssökande i syfte att underlätta säkerställandet av arbetskraft för arbetsgivare och tillhandahålla denna information till arbetssökande eller arbetsförmedlingsföretag eller liknande.

En typisk exempel på leverantörer av rekryteringsinformation är jobbsajter som publicerar lediga tjänster.

Anledningarna till att förbudet mot gratifikationer även kommer att gälla leverantörer av rekryteringsinformation inkluderar följande:

• Problematiken är densamma som för arbetsförmedlingsföretag, där gratifikationer kan hindra arbetstagare från att göra lämpliga val och leda till en ökning av antalet personer som lämnar sina jobb.
• Arbetstagare som vill få gratifikationer rapporterar anställningsbeslut till flera leverantörer av rekryteringsinformation, vilket resulterar i att arbetsgivare får flera krav på framgångsavgifter från olika företag.

Situationen där jobbsökande inte kan använda rekryteringstjänster med förtroende är ett allvarligt problem för arbetsmarknaden. Därför kommer förbudet mot att erbjuda gratifikationer att gälla även för leverantörer av rekryteringsinformation från och med april 2025 (Reiwa 7).

Nya efterlevnadsåtgärder att följa efter lagändringen

Rekryteringsinformationsleverantörer måste följa följande:

• Inte erbjuda pengar eller motsvarande till personer som avser att bli arbetstagare i en omfattning som överstiger vad som anses rimligt enligt samhällets normer.
• Upplysa rekryteraren på ett tydligt och förståeligt sätt om innehållet i avtalet, inklusive användaravgifter för rekryteringstjänster, storleken på eventuella konventionalstraff, villkor för uppkomst och metoder för uppsägning, genom skriftliga dokument eller e-post eller andra lämpliga metoder för att förhindra missförstånd.

Det räcker inte att bara publicera avtalsinnehållet på hemsidan.

För att undvika framtida problem är det grundläggande att rekryteraren kan läsa om samma dokument igen, så se till att skicka det via brev eller e-post.

Referens: Hälsoministeriet, arbete och välfärd i Japan | Det är i princip förbjudet att erbjuda pengar eller presentkort till arbetstagare[ja]

Bedömningskriterier för ‘en nivå som anses vara rimlig enligt samhällets normer’ i Japan

Om tillhandahållandet av gratifikationer anses vara på en nivå som är ‘rimlig enligt samhällets normer’ i Japan, bedöms detta utifrån om det finns risk för följande problem eller komplikationer:

• Jobbyte inducerat av monetära incitament och den därmed relaterade rekryterarens bördor av betalningar
• Risken att rekryteraren får flera betalningskrav från olika företag

Mer specifikt görs en övergripande bedömning genom att ta hänsyn till följande faktorer och dess inverkan på arbetsmarknaden:

• Syftet med de tillhandahållna pengarna eller motsvarande
• Beloppets storlek och ekonomiska värde
• Metoden för tillhandahållande
• Effekten av att locka till jobbyte
• Om det lätt uppstår eller har uppstått problem relaterade till flera betalningskrav från olika företag

Vad som inte omfattas av “erbjudande av pengar eller motsvarande”

Det finns tillfällen då erbjudandet av pengar eller motsvarande inte strider mot förbudet mot gratifikationer. Följande exempel är undantagna från regleringen:

• När man eftersträvar att förbättra kvaliteten på en tjänst och ber tjänsteanvändare om att svara på enkäter eller liknande, och erbjuder elektroniska presentkort värda cirka 500 yen genom ett lotteri till ett fåtal personer.
• För att säkra besökare till ett evenemang, erbjuder man elektroniska presentkort värda cirka 500 yen till de som besöker en jobbmässa och deras montrar (exklusive de som erbjuds som betalning för registrering på en jobbsajt).

Risker vid Erbjudande av Gratifikationer enligt Japansk Lag

Vi förklarar de potentiella påföljderna som kan uppstå om man bryter mot riktlinjerna och erbjuder gratifikationer.

Att motta förbättringsorder från den japanska minister för hälsa, arbete och välfärd

När arbetsförmedlare eller leverantörer av rekryteringsinformation bryter mot riktlinjerna kan de få en förbättringsorder från den japanska minister för hälsa, arbete och välfärd.

Ministern har möjlighet att beordra företag som bryter mot riktlinjerna att vidta åtgärder för att förbättra sin verksamhetsledning (enligt artikel 48-3, stycke 1 i den japanska lagen om arbetsstabilitet).

Om man inte följer en förbättringsorder kan detta bli offentligt, vilket kräver särskild uppmärksamhet (samma lag, stycke 3).

Att motta order om verksamhetsstopp

Betalda arbetsförmedlare eller specifika leverantörer av rekryteringsinformation som bryter mot ministerns order kan få sina verksamheter helt eller delvis stoppade under en bestämd period (enligt artikel 32-9, stycke 2 och artikel 43-4 i den japanska lagen om arbetsstabilitet).

Med betalda arbetsförmedlare avses de som tar emot avgifter eller ersättningar för att förmedla jobb. Specifika leverantörer av rekryteringsinformation är de som samlar in information om personer som söker arbete och tillhandahåller denna information.

Tillstånd för betalda arbetsförmedlare kan återkallas

Om en betald arbetsförmedlare bryter mot tillståndsvillkoren kan den japanska minister för hälsa, arbete och välfärd återkalla tillståndet (enligt artikel 32-9, stycke 1, punkt 3 i den japanska lagen om arbetsstabilitet). Om tillståndet återkallas kan företaget inte längre bedriva arbetsförmedlingsverksamhet.

Åtgärder som företag bör vidta med anledning av förstärkta regleringar mot gratifikationer

Arbetsförmedlingsföretag i Japan borde ha upphört med att erbjuda gratifikationer sedan 2021, men det är viktigt att vara medveten om att regleringarna kommer att skärpas från och med januari 2025. Om man bedöms ha överträtt dessa regler kan företagets tillstånd att bedriva verksamhet bli indraget, så undvik alla tvivelaktiga handlingar.

Om du som leverantör av rekryteringsinformation erbjuder gratifikationer måste du upphöra med detta system senast i slutet av mars 2025.

Dessutom bör företag som vill publicera jobbannonser i personalrekryteringstjänster säkerställa att de medier de använder inte erbjuder gratifikationer.

Sammanfattning: Konsultera en advokat angående förbudet mot gratifikationer

Användningen av gratifikationer av yrkesförmedlingsföretag har varit förbjuden sedan Reiwa 3 (2021). Men med en ändring i januari Reiwa 7 (2025) har förbudet mot gratifikationer lagts till som ett villkor för tillstånd för yrkesförmedlingsverksamhet, vilket ytterligare stärker regleringen.

Från och med april 2025 kommer även leverantörer av rekryteringsinformation att bli föremål för nya regleringar, vilket ytterligare bidrar till stabiliteten på arbetsmarknaden i Japan.

Om det finns misstankar om att gratifikationer har erbjudits, kan det leda till att verksamheten stängs ner eller att tillståndet återkallas. Vi rekommenderar att du begär en juridisk granskning av en advokat för att säkerställa att din tjänst drivs lagligt.

Vår byrås åtgärder

Monolith Advokatbyrå är en juridisk firma som besitter hög expertis inom både IT, särskilt internet, och juridik. Vår byrå erbjuder ett brett spektrum av juridiskt stöd och tjänster, inklusive utformning och granskning av kontrakt, till klienter som sträcker sig från företag noterade på Tokyobörsen till nystartade företag. För mer information, vänligen se artikeln nedan.

Monolith Advokatbyrås expertisområden: IT och startup-företags företagsjuridik[ja]