Vad är den nya lagen för frilansare? Förklaring av kontrollpunkter baserade på ett exempel på ett kontrakt anpassat till den nya lagen

I och med införandet av “Freelance New Law” (フリーランス新法) i november Reiwa 6 (2024), har företag i Japan blivit skyldiga att noggrant följa lagar och förordningar i sina affärstransaktioner med frilansare. För att skapa en trygg arbetsmiljö för enskilda näringsidkare, ställer den nya lagen krav på transparens i transaktioner och lämpligt kontraktsinnehåll. Men hur bör företag anpassa sig till dessa krav enligt den nya frilanslagen?

I denna artikel kommer vi att använda exempel på kontrakt anpassade till den nya frilanslagen för att förklara nyckelpunkterna i avtal med frilansare.

Definitionen av parter som omfattas av den nya lagen för frilansare i Japan

Den nya lagen för frilansare har det formella namnet “Lag om rättvis handel relaterad till specifika uppdragstagande företagare”. I denna lag har termen för frilansare ändrats till “specifika uppdragstagande företagare”.

Lagen tillämpas på transaktioner som rör “uppdragskontrakt” mellan specifika uppdragsgivande företagare och specifika uppdragstagande företagare. Det innebär att den gäller för transaktioner mellan företag (B2B) och inte för transaktioner mellan individer och konsumenter.

Specifika uppdragstagande företagare (Artikel 2, Paragraf 1)

En specifik uppdragstagande företagare är en “företagare” som är en individ utan anställda eller ett företag med endast en representant, och som tar emot “uppdragskontrakt”. Således tillämpas den nya lagen för frilansare inte bara på enskilda frilansare utan även på företag som, förutom representanten, saknar både tjänstemän och anställda.

Om man “använder anställda” faller man inte under definitionen av en “specifik uppdragstagande företagare”, men “anställda” inkluderar inte personer som är anställda temporärt för kort tid eller korta perioder.

Att “använda anställda” innebär att man anställer “arbetstagare” enligt Artikel 9 i den japanska arbetsstandardlagen, som ① har en förutbestämd arbetstid på 20 timmar eller mer per vecka, och ② förväntas vara anställda kontinuerligt i mer än 31 dagar.

Om en frilansare driver flera olika verksamheter och “använder anställda” i en av dessa verksamheter, anses de “använda anställda” även i de andra verksamheterna och faller därmed inte under definitionen av en “specifik uppdragstagande företagare”.

Referens: ＜Tolkningsriktlinjer＞ Lag om rättvis handel relaterad till specifika uppdragstagande företagare (Fastställd av Japans Fair Trade Commission och Ministry of Health, Labour and Welfare den 31 maj (Reiwa 6) 2024)[ja]

Specifika uppdragsgivande företagare (Artikel 2, Paragraf 6)

I samband med tillämpningen av den nya lagen för frilansare i Japan, kommer vi först att förklara vad en uppdragsgivande företagare är. En uppdragsgivande företagare är en företagare som, oavsett om de har anställda eller tjänstemän, ger uppdrag till specifika uppdragstagande företagare. Detta innebär att enskilda företagare och enmansföretag också räknas som uppdragsgivande företagare.

En specifik uppdragsgivande företagare är en uppdragsgivande företagare som antingen är en enskild företagare som “använder anställda”, eller ett företag med två eller fler tjänstemän eller som “använder anställda”. Det kan sägas att många företag, från stora till små, faller under definitionen av specifika uppdragsgivande företagare.

Om man är en uppdragsgivande företagare eller en specifik uppdragsgivande företagare gör en stor skillnad när det gäller tillämpningen av regleringarna som fastställs i den nya lagen för frilansare i Japan, vilket vi kommer att förklara härnäst.

Regleringen i den nya lagen för frilansare i Japan

Den nya japanska lagen för frilansare syftar till att skydda rättigheterna för frilansare (specifika uppdragstagare) genom att införa olika regleringar för uppdragsgivare. När en uppdragsgivare anlitar en frilansare, oavsett om uppdragsgivaren har anställda eller styrelsemedlemmar, är uppdragsgivaren skyldig att tydligt ange avtalsvillkoren skriftligen eller elektroniskt (Artikel 3).

Regleringarna som gäller när man anlitar en specifik uppdragstagare är följande:

• Skyldighet att tydligt ange avtalsvillkoren skriftligen eller elektroniskt (Artikel 3)
• Att följa överenskomna betalningsdatum för ersättning och förbud mot försenade betalningar (Artikel 4)
• Skyldighet att korrekt visa rekryteringsinformation (Artikel 12)
• Upprättande av åtgärder mot trakasserier (Artikel 14)

Dessutom, när en specifik uppdragsgivare anlitar samma frilansare för en period på mer än en månad, är följande handlingar förbjudna (Artikel 5):

• Förbud mot att vägra ta emot arbete och minska ersättningen
• Förbud mot att ge otillbörliga fördelar

Ytterligare, när ett avtal om uppdrag anlitas för en period på mer än sex månader med samma företag, tillkommer ytterligare skyldigheter utöver de ovan nämnda (Artikel 16):

• Skyldighet att ta hänsyn till balansen mellan barnomsorg och arbete
• Skyldighet att i förväg meddela om avtalets upphörande eller liknande

Detaljer om regleringen enligt den nya lagen för frilansare i Japan och viktiga punkter vid kontraktsskrivning

Hittills har vi förklarat en översikt över de nya regleringarna som införts genom den nya lagen för frilansare i Japan. Härnäst kommer vi att gå igenom detaljerna i dessa regleringar som gäller för företag och de viktiga punkterna som företag bör vara uppmärksamma på när de upprättar kontrakt, i enlighet med den faktiska kontraktsprocessen.

Skyldigheten att korrekt visa rekryteringsinformation (Artikel 12)

Enligt den nya lagen måste man, när man tillhandahåller information om rekrytering av specifika tjänsteleverantörer genom annonsering eller liknande, se till att informationen inte innehåller falska påståenden eller vilseledande framställningar. Det är också obligatoriskt att informationen är korrekt och uppdaterad.

Det är viktigt att notera att “annonsering eller liknande” inkluderar inte bara traditionella publikationer utan även elektroniska meddelanden som e-post, och även metoder som använder meddelandefunktioner på sociala nätverkstjänster faller under denna reglering.

Med “information” avses specifikt följande: ① innehållet i tjänsten, ② platsen, perioden och tiden för utförandet av tjänsten, ③ frågor om ersättning, ④ villkor för uppsägning eller icke-förnyelse av kontrakt, och ⑤ frågor som rör den som rekryterar för den specifika tjänsteleverantören.

Exempel på när innehållsändringar är nödvändiga

• När man avsiktligt visar en högre ersättningsnivå än den faktiska för att locka till sig specifika tjänsteleverantörer (falsk representation).
• När rekrytering sker i namnet av ett annat företag än det som faktiskt rekryterar (till exempel namnet på en tidigare uppdragsgivare) (falsk representation).
• När kontraktstiden anges, men det faktiska avtalet tecknas för en period som avviker markant från den angivna (falsk representation).
• I företag med dotterbolag, när annonseringen kan förväxlas med att det är dotterbolaget som rekryterar (vilseledande representation).
• När rekryteringen redan har avslutats eller informationen har ändrats, men den gamla informationen fortsätter att visas i annonser utan att tas bort eller uppdateras (visning av föråldrad information).

Idag är det vanligt att företag anlitar andra företag för att tillhandahålla rekryteringsinformation. I dessa fall är det viktigt att inte bara begära att informationen upphör eller ändras hos den som publicerar rekryteringsinformationen, utan också att verifiera att innehållet faktiskt har ändrats.

Men om kontraktet tecknas under andra villkor än de som angavs vid rekryteringstidpunkten (om kontraktsvillkoren ändras vid tidpunkten för avtalsslut), innebär detta automatiskt ett brott mot skyldigheten att ge korrekt information?

Slutsatsen är att även om de villkor som faktiskt avtalats skiljer sig från de som angavs vid rekryteringstidpunkten, så utgör det inte ett brott mot skyldigheten att ge korrekt information, förutsatt att de avtalade villkoren baseras på en överenskommelse mellan företaget som agerar som uppdragsgivare och den specifika tjänsteleverantören.

Skyldigheten att skriftligen klargöra handelsvillkor (Artikel 3)

I den nya lagen krävs det att beställaren (företagssidan) före avtalstecknandet skriftligen förmedlar handelsvillkor såsom arbetsinnehåll, ersättning och betalningsdatum. Dessutom gäller denna skyldighet inte enbart för specifika uppdragstagare, vilket innebär att alla företag som ingår avtal med frilansare omfattas.

Uppdragsgivaren måste, när de anlitar en specifik uppdragstagare, omedelbart och i enlighet med reglerna fastställda av Japans Fair Trade Commission, klargöra innehållet i uppdragstagarens prestation, ersättningens storlek, betalningsdatum och andra relevanta punkter skriftligen eller genom elektroniska metoder.

Referens: Artikel 3.1 i Freelance Law (Japan)

Följande punkter krävs att klargöras i avtalet:

1. Uppdragsgivarens och uppdragstagarens företagsnamn, personnamn eller annan beteckning eller nummer som identifierar dem
2. Datumet då uppdraget gavs
3. Innehållet i uppdragstagarens prestation (den tjänst som tillhandahålls)
4. Datumet då uppdragstagarens prestation tas emot eller tjänsten tillhandahålls
5. Platsen där uppdragstagarens prestation tas emot eller tjänsten tillhandahålls
6. Om uppdragstagarens prestation ska inspekteras, datumet då inspektionen ska vara slutförd
7. Beloppet för ersättningen
8. Betalningsdatum
9. Specifikationer om ersättningen ska betalas på annat sätt än kontant

De ovanstående nio punkterna måste klargöras “omedelbart” när ett uppdrag ges. I riktlinjerna för tolkning av den nya lagen för frilansare anges att “omedelbart” betyder utan någon som helst fördröjning.

Följaktligen måste företag, inte vid den faktiska starten av det uppdragna arbetet, utan vid tidpunkten för överenskommelse om att ge ett uppdrag, komma överens med uppdragstagaren om de handelsvillkor som ska klargöras.

Det bör dock noteras att den nya lagen för frilansare även stadgar att “dock krävs inte klargörande av sådana punkter där det finns en legitim anledning till att innehållet inte kan fastställas. I dessa fall måste uppdragsgivaren omedelbart efter att innehållet i de ofullständiga punkterna har fastställts, klargöra dessa punkter skriftligen eller genom elektroniska metoder.”

Därför krävs inte klargörande av de ovan nämnda punkterna om det finns objektiva och legitima skäl till att innehållet inte kan fastställas vid tidpunkten för avtalstecknandet på grund av uppdragets natur.

Metoder för tydliggörande

I den nya lagen är det möjligt för uppdragsgivare att tydliggöra handelsvillkoren för specifika uppdragstagare genom skriftlig eller elektronisk metod (såsom e-post, SMS eller meddelanden på sociala medier), och det är inte nödvändigt att detta alltid sker i form av ett kontrakt (artikel 3, stycke 2).

Om en specifik uppdragstagare dock begär en skriftlig kopia, måste uppdragsgivaren, utom i fall där det inte skulle hindra skyddet av den specifika uppdragstagaren, utan dröjsmål tillhandahålla detta.

Undantag där skyddet av den specifika uppdragstagaren inte hindras inkluderar följande situationer:

• När uppdragsgivaren har tydliggjort villkoren genom elektronisk metod på begäran av den specifika uppdragstagaren
• När kontraktet som innefattar standardvillkor skapade av uppdragsgivaren har ingåtts enbart genom användning av internet och dessa standardvillkor är tillgängliga för den specifika uppdragstagaren att granska online
• När en skriftlig kopia redan har tillhandahållits

Viktiga punkter för företag att observera under japansk lag

För att undvika problem relaterade till brott mot uttryckliga skyldigheter är det rekommenderat att företag bevarar dokumentation som kan bekräfta faktumet att information har delats ut, särskilt när detta sker genom skriftliga medel.

När information uttrycks genom elektroniska metoder är det också nödvändigt att säkerställa att innehållet inte går förlorat genom att spara det på ett tillförlitligt sätt.

Skyldigheten att betala ersättning inom 60 dagar (Artikel 4)

Betalning av ersättning understryker också förebyggandet av förseningar enligt den nya lagen för frilansare i Japan.

Oavsett om en granskning av prestationens innehåll görs eller inte, är det obligatoriskt att fastställa en betalningsdag för ersättning inom 60 dagar från dagen då den specifika uppdragstagaren mottog prestationen och att utföra betalningen.

Dessutom, om ingen betalningsdag för ersättningen har fastställts, betraktas “dagen då prestationen mottogs” som betalningsdag. Om betalningsdagen fastställs till mer än 60 dagar från dagen då prestationen mottogs, betraktas “dagen före den dag då 60 dagar har passerat från dagen då prestationen mottogs” som betalningsdag (Artikel 4, stycke 2).

Undantag vid vidareuppdrag

Enligt den japanska lagen om frilansarbete (Freelance Work Law) är betalningsfristen för arvoden, som tidigare förklarats, i princip fastställd till inom 60 dagar.

Det finns dock ett undantag när det gäller vidareuppdrag, där en specifik mottagare av ett uppdrag (ursprunglig uppdragsgivare) i sin tur delegerar arbetet till en annan entreprenör. I dessa fall, och endast om ① det klargörs att det rör sig om ett vidareuppdrag, ② den ursprungliga uppdragsgivarens företagsnamn, personnamn eller annan identifierande beteckning som gör det möjligt att identifiera uppdragsgivaren, samt ③ den ursprungliga uppdragets betalningsfrist tydligt anges, är det tillräckligt att betalningen sker inom 30 dagar från den ursprungliga uppdragsgivarens betalning.

Skyldigheten att inrätta ett system för att hantera trakasserier inom företag enligt artikel 14 (Under japansk lag)

Specifika uppdragstagande företag har en skyldighet att vidta nödvändiga åtgärder, såsom att inrätta ett system för att hantera konsultationer, för att förhindra att arbetsmiljön för personer som utför specifika uppdrag skadas av trakasserier (första stycket). Dessutom får dessa företag inte behandla personer som utför specifika uppdrag på ett ogynnsamt sätt på grund av att de har sökt rådgivning om trakasserier eller liknande skäl (andra stycket).

De nödvändiga åtgärderna inkluderar följande, och företag måste agera snabbt:

• Klargörande och spridning av en policy som förbjuder trakasserier, samt ökad medvetenhet om denna policy
• Snabb och lämplig hantering av trakasserier i samband med uppdragsarbete
• Inrättande av ett system för att kunna ge råd och hantera frågor på ett lämpligt sätt

Förbjudna handlingar av företagare enligt japansk lag (Artikel 5)

Under den nya japanska lagen regleras även orättvisa handlingar mot frilansare. Företag får inte minska eller vägra betalning av ersättning utan rimliga skäl. Dessutom är trakasserier och orättvisa krav förbjudna.

Ogrundat avvisande av mottagande (Artikel 1, punkt 1)

Det är förbjudet för företag som är beställare att vägra att ta emot en prestation utan att det finns ett berättigat skäl som kan tillskrivas den specifika entreprenören.

Med berättigat skäl avses situationer där prestationens innehåll inte överensstämmer med det som avtalats, eller när prestationen inte har levererats i tid och därför har blivit onödig. Det är dock viktigt att vara uppmärksam på att om sådana omständigheter uppstår på grund av beställarens ensidiga skäl, och prestationen därför inte tas emot, kan detta utgöra ett ogrundat avvisande av mottagande.

Ogrundad minskning av ersättning (Artikel 1, punkt 2)

Även om det finns ett förhandsavtal om minskning av ersättning, är det förbjudet att minska den avtalade ersättningsbeloppet vid uppdragsstart utan att det finns skäl som kan tillskrivas den specifika uppdragstagaren.

Skäl som kan tillskrivas uppdragstagaren specificeras i riktlinjerna som följer:

• När det finns skäl som kan tillskrivas den specifika uppdragstagaren, och det inte strider mot den japanska lagen för frilansare att vägra mottagande eller att returnera, och ersättningen minskas i samband med vägran att motta eller returnering av leveransen
• När beställaren själv gör rättelser och minskar ersättningen med en objektivt rimlig summa som motsvarar kostnaden för rättelserna
• När det finns skäl som kan tillskrivas den specifika uppdragstagaren, och det inte strider mot den japanska lagen för frilansare att vägra mottagande eller att returnera, och produkten har uppenbart minskat i värde, varvid ersättningen minskas med en objektivt rimlig summa

Oskäliga returer enligt japansk lag (Paragraf 1, punkt 3)

Det är förbjudet att kräva att en vara som mottagits utan att det finns någon anledning att klandra den specifika uppdragstagaren ska återlämnas.

Exempel på situationer där det inte finns någon anledning att klandra uppdragstagaren inkluderar:

• Att enbart på grund av att en kund som köpt en tjänsts resultat returnerar det, kräva att en frilansare ska ta tillbaka produkten.
• Att kräva att en frilansare tar tillbaka en tjänsts resultat på grund av ett fel som borde ha upptäckts omedelbart, trots att den standardtiden som krävs för att inspektera tjänstens resultat har passerat med råge.

Det är också viktigt att notera att oavsett om en inspektion har gjorts eller inte, om varan faktiskt har placerats under kontroll av den specifika uppdragstagaren, anses den vara mottagen och därefter uppstår frågor om ‘retur’ och liknande.

Att fastställa orimligt låg ersättning jämfört med marknadspriset (Artikel 1, Punkt 4) under japansk lag

Det är förbjudet att orättvist fastställa en ersättning som är avsevärt lägre än den vanligtvis betalda ersättningen för liknande tjänster som tillhandahålls av specifika uppdragstagare.

För att avgöra om en sådan underbetalning föreligger, måste man överväga en kombination av faktorer: ① metoden för att bestämma ersättningen, ② om beslutet om ersättningen är diskriminerande, ③ skillnaden mellan den “vanligtvis betalda ersättningen” och den faktiskt betalda ersättningen, samt ④ prisutvecklingen på nödvändiga råmaterial och andra relevanta faktorer.

Tvång att köpa varor eller använda tjänster som företaget specificerar (Artikel 1, punkt 5)

Den nya japanska lagen förbjuder specifika entreprenörer att tvinga på köp av varor eller användning av tjänster som de själva har specificerat, om det inte är nödvändigt för att standardisera eller förbättra utbetalningarnas innehåll, eller om det inte finns någon annan legitim anledning.

Dessutom, när ett företag ingår ett uppdragskontrakt med en specifik entreprenör som varar i mer än en månad, är följande handlingar förbjudna utöver det ovan nämnda tvånget:

Otillbörliga förfrågningar om ekonomiska fördelar (punkt 1 i andra stycket)

När ett företag utan giltig anledning begär att en specifik entreprenör ska ta på sig kostnader för samarbetsbidrag, tillhandahålla tjänster utan ersättning eller på annat sätt ge ekonomiska fördelar utan ersättning, och entreprenören känner sig tvungen att acceptera detta på grund av oro för framtida affärsrelationer, anses detta vara orättvist och är förbjudet enligt normala affärsseder i Japan.

Som konkreta exempel nämns i riktlinjerna situationer där företag begär att frilansare deltar i försäljningsaktiviteter för företagets kunder, trots att detta inte är en del av det avtalade uppdraget och inte har någon koppling till beställningen, samt att frilansare tvingas bära kostnader för sponsring som en del av företagets årsbokslutsstrategier.

Referens: Riktlinjer för att skapa en trygg arbetsmiljö för frilansare[ja]

Ensidig ändring av arbetsinnehåll som inte kan tillskrivas företagaren (paragraf 2, punkt 2)

Den nya lagen förbjuder att man ensidigt ändrar innehållet i en specifik entreprenörs prestationer utan att det finns omständigheter som att prestationerna inte överensstämmer med kontraktet, eller att man kräver att prestationerna görs om efter att de har mottagits eller efter att en tjänst har tillhandahållits.

Oskäliga ändringar av prestationernas innehåll och orättvisa krav på omarbete inkluderar även att ensidigt avbryta beställningar utan att bära kostnaderna som den specifika entreprenören har haft i samband med arbetet.

Skyldigheten för företag att ordna arbetsmiljön för frilansare

När företag ingår kontrakt med specifika uppdragstagare för en period på mer än sex månader, uppstår en skyldighet att ordna en lämplig arbetsmiljö.

Skyldigheten att ta hänsyn till balansen mellan arbete och föräldra- eller vårdansvar (Artikel 13)

Företag är skyldiga att vidta nödvändiga åtgärder för att möjliggöra en balans mellan arbete och föräldra- eller vårdansvar för specifika uppdragstagare som begär detta vid kontrakt på sex månader eller längre.

Specifika uppdragsgivare måste förstå innehållet i uppdragstagarens begäran och överväga vilka åtgärder som bör vidtas. Om det visar sig omöjligt att genomföra dessa åtgärder, är det viktigt att förklara orsakerna för uppdragstagaren.

Skyldigheten att i förväg meddela och avslöja skälen vid avbrytande eller icke-förnyelse av kontrakt (Artikel 16)

Specifika uppdragsgivare som avbryter eller väljer att inte förnya ett kontrakt relaterat till ett uppdrag som varar i mer än sex månader måste meddela uppdragstagaren minst 30 dagar i förväg.

Om en uppdragstagare begär att få veta skälen till avbrytandet eller icke-förnyelsen, är uppdragsgivaren skyldig att avslöja dessa skäl.

Hantering av överträdelser enligt den nya japanska lagen för frilansare

Om ett företag bryter mot reglerna i den nya japanska lagen för frilansare kan olika typer av åtgärder vidtas av myndigheterna mot företaget.

När en rapport om överträdelse har gjorts, kommer myndigheter som Japans Fair Trade Commission och Small and Medium Enterprise Agency att genomföra nödvändiga undersökningar (rapportinsamling och inspektioner) för att bekräfta om rapportens innehåll stämmer. Om det bedöms vara sant, kommer de att ge råd och vägledning, samt utfärda rekommendationer. Om rekommendationerna inte följs kan de gå vidare till att offentliggöra överträdelsen och utfärda order.

Dessutom kan en böter på upp till 500 000 yen påföras för att inte följa order eller för att inte samarbeta med undersökningen. Samma straff kan också tillämpas på juridiska personer.

Referens: Japans Fair Trade Commission specialwebbplats för frilanslagen[ja]

Sammanfattning: Rådfråga en advokat för att hantera den nya lagen för frilansare i Japan

Hittills har vi förklarat regleringen av den nya lagen för frilansare i Japan och viktiga punkter att tänka på i kontrakt.

Med införandet av den nya lagen för frilansare i Japan har skyddet för frilansare förstärkts. Samtidigt krävs det av företag att de skapar korrekta kontrakt och utformar interna system på rätt sätt. Vid överträdelser kan företagen bli föremål för stränga sanktioner såsom böter och offentliggörande.

I en tid då företags rykte är direkt kopplat till företagsvärdet, är det för att undvika ryktesrisker som kan uppstå genom offentliggörande av överträdelser, rekommenderat att anlita en advokat för att få professionell rådgivning.

Välkommen till våra juridiska tjänster

Monolith Advokatbyrå är en juridisk firma som specialiserar sig på IT och juridik, med särskilt fokus på interneträtt. När det gäller att följa den nya lagen för frilansare i Japan (フリーランス新法), kan det ibland bli nödvändigt att upprätta avtal. Vår byrå erbjuder avtalsskapande och granskningstjänster för en mängd olika ärenden, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime till nystartade företag. Om du har några frågor eller problem med avtal, vänligen se följande artikel för mer information.

Monolith Advokatbyrås expertisområden: Skapande och granskning av avtal med mera[ja]