En förklaring av bolag med revisions- och övervakningskommitté enligt japansk bolagsrätt

Den japanska bolagslagen erbjuder flera alternativ för styrningsstrukturer i aktiebolag. Detta speglar de förändringar som har skett i den ekonomiska miljön kring japanska företag och de krav som investerare har ställt över tid. Bland dessa alternativ har “företag med revisions- och tillsynskommitté”, som infördes genom en ändring av den japanska bolagslagen år 2015 (Heisei 27), blivit ett viktigt val inom modern japansk bolagsstyrning och antalet företag som väljer denna struktur ökar stadigt. Systemet är utformat för att stärka styrelsens övervakningsfunktion och öka transparensen i ledningen. Därigenom avser man att anpassa japansk företagsstyrningspraxis till mer internationella standarder. Den mest framträdande egenskapen hos detta system är inrättandet av en ny enhet inom styrelsen, kallad “revisions- och tillsynskommitté”. Denna kommitté består till största delen av externa styrelseledamöter, och de styrelseledamöter som är medlemmar i kommittén har full rösträtt i styrelsen. Denna styrningsmodell har en eklektisk karaktär som ligger mellan traditionella japanska system och de som är vanliga i västvärlden, vilket gör den till ett realistiskt och effektivt alternativ för många företag. I denna artikel kommer vi att ge en omfattande och professionell förklaring av systemet med företag med revisions- och tillsynskommitté, baserat på specifika bestämmelser i den japanska bolagslagen. Vi kommer att utforska dess institutionella bakgrund, rättsliga ramverk, kommitténs sammansättning och befogenheter, samt jämföra med andra organisationsstrukturer. Att förstå detta system på djupet är en oumbärlig kunskap för alla som investerar i japanska företag eller är involverade i deras ledning.

Den institutionella betydelsen och bakgrunden till bolag med revisions- och liknande kommittéer i Japan

Bakgrunden till införandet av systemet för bolag med revisions- och liknande kommittéer ligger i reformerna av den japanska bolagsstyrningen. Detta system introducerades som ett mellanalternativ för att fylla den institutionella klyftan mellan de två tidigare existerande huvudmodellerna: den traditionella “bolag med revisionsstyrelse” och den mer västerländska modellen “bolag med nomineringskommitté och liknande”.

För japanska företag är “bolag med revisionsstyrelse” den mest bekanta modellen, där en oberoende revisor eller revisionsstyrelse granskar styrelsens arbetsutövning. Dock har denna modell under lång tid ifrågasatts av särskilt utländska institutionella investerare gällande dess effektivitet. Den främsta anledningen är att revisorn inte är en del av styrelsen och saknar rösträtt vid styrelsebeslut. Eftersom revisorn, som förväntas övervaka, inte kan delta direkt i styrelsens beslutsprocess, anses övervakningsfunktionen ofta inte vara tillräckligt stark.

För att hantera denna utmaning infördes “bolag med nomineringskommitté och liknande” (tidigare kallad kommittébolag) genom en ändring av handelslagen 2003 (dåvarande). Denna modell kräver att tre kommittéer – nomineringskommitté, revisionskommitté och ersättningskommitté – inrättas inom styrelsen, där majoriteten av medlemmarna ska vara externa styrelseledamöter. Detta syftar till att tydligt separera övervakning och utförande av ledningen samt att öka övervakningsfunktionens oberoende och objektivitet. Dock krävde detta system en grundläggande förändring från den traditionella japanska företagskulturen, såsom att överföra beslutsrätten om ledningens personal och ersättning till oberoende kommittéer från styrelsen, vilket gjorde det svårt för många företag att införa. Som ett resultat begränsades dess antagande till några få avancerade stora företag och blev inte allmänt utbrett.

I denna situation var de utmaningar som den japanska bolagsstyrningen stod inför tydliga. Det handlade om att utforma ett realistiskt system som kunde stärka styrelsens övervakningsfunktion till en nivå som tillfredsställer utländska investerare, samtidigt som företagen kunde övergå utan överdriven börda eller förvirring. Det lagstiftningsmässiga svaret på denna utmaning var införandet av systemet för bolag med revisions- och liknande kommittéer genom en ändring av bolagslagen 2015. Detta system extraherade den viktigaste aspekten av modellen för bolag med nomineringskommitté och liknande, nämligen “en övervakningsenhet bestående av en majoritet externa styrelseledamöter med rösträtt i styrelsen”, och integrerade det i en enklare ram. Specifikt kräver det inte inrättandet av nominerings- eller ersättningskommittéer, och det kräver inte heller en strikt separation av utförande och övervakning. Detta gör det möjligt för företag att behålla den grundläggande strukturen i sin traditionella ledningsmodell samtidigt som de förstärker kärnan i övervakningsfunktionen i linje med internationella standarder. Tanken bakom denna systemdesign är rotad i ett tydligt ekonomiskt syfte att lösa det “governance discount” som japanska företag står inför, det vill säga problemet med att företagsvärdet bedöms orättvist lågt på grund av misstro mot bolagsstyrningssystemet, och att främja investeringar från utlandet.

Den juridiska ramen för företag med revisionskommitté i Japan

Den institutionella strukturen för företag med revisionskommitté är strikt fastställd av den japanska bolagslagen. Denna juridiska ram garanterar att företag som väljer denna styrningsform upprätthåller en övervakningsfunktion av en viss standard.

För det första definierar den japanska bolagslagens artikel 2, punkt 11-2, ett “företag med revisionskommitté” som ett aktiebolag som har en revisionskommitté. Baserat på denna definition kan ett företag övergå till denna organisationsform genom att fastställa i sina stadgar att en revisionskommitté ska inrättas.

Företag som väljer denna organisationsform måste enligt den japanska bolagslagen inrätta specifika organ. För det första måste de inrätta en “styrelse” (japanska bolagslagen artikel 327, punkt 1). Detta beror på att beslut om företagets verksamhet och övervakning av styrelseledamöternas uppgifter fortsatt ska utföras av styrelsen som ett kollegialt organ. För det andra måste de inrätta en “revisor” (japanska bolagslagen artikel 327, punkt 5). Revisorn är vanligtvis en revisionsbyrå eller en auktoriserad revisor som utför extern revision av företagets finansiella dokument. Genom att juridiskt kräva en dubbel kontrollmekanism med både intern revision av revisionskommittén och extern revision av revisorn, syftar man till att öka tillförlitligheten i den finansiella rapporteringen.

Å andra sidan är det tydligt fastställt vilka organ som inte får inrättas i ett företag med revisionskommitté. Det viktigaste är att de inte får inrätta en “revisor” eller ett “revisionsråd” (japanska bolagslagen artikel 327, punkt 4). Detta beror på att revisionskommittén är avsedd att ersätta det traditionella revisionsrådet som revisionsorgan. Om båda tilläts skulle det leda till oklarheter kring var revisionsbefogenheterna ligger, vilket inte bara skulle göra ansvarsfördelningen otydlig utan också riskera att göra organisationen ineffektiv. Därför tvingar bolagslagen företag att välja en av dessa revisionsstrukturer för att säkerställa tydlighet i styrningsstrukturen.

Dessa fakta om organens utformning måste tydligt anges i det kommersiella registret. Enligt den japanska bolagslagens artikel 911, punkt 3, nummer 22, måste ett aktiebolag registrera att det är ett företag med revisionskommitté, namnen på styrelseledamöterna i revisionskommittén, namnen på övriga styrelseledamöter, och om någon av styrelseledamöterna är en extern styrelseledamot. Detta säkerställer att företagets styrningsstruktur är transparent för externa intressenter. Denna strikta juridiska ram garanterar att namnet “företag med revisionskommitté” innebär en specifik nivå av styrning med substans.

Revisionskommitté i Japan: Sammansättning, Befogenheter och Drift

Kärnan i ett företag med en revisionskommitté i Japan är själva revisionskommittén. Utformningen av denna kommitté innehåller olika juridiska krav för att säkerställa effektiviteten i övervakningsfunktionen.

Kommitténs sammansättning

Sammansättningen av revisionskommittén är detaljerat reglerad i den japanska bolagslagen för att säkerställa dess oberoende och expertis. För det första måste kommittén bestå av minst tre styrelseledamöter (japanska bolagslagen, artikel 331, punkt 6). Dessa ledamöter kallas “styrelseledamöter som är medlemmar av revisionskommittén”.

Det viktigaste kravet på sammansättningen är att majoriteten av ledamöterna måste vara “externa styrelseledamöter” (japanska bolagslagen, artikel 331, punkt 6). Externa styrelseledamöter är de som aldrig har varit verkställande direktörer eller anställda i företaget, och som inte heller innehar positioner i moderbolaget eller systerbolag, vilket innebär att de står i en oberoende position från ledningen. Detta krav utgör den institutionella grunden för att revisionskommittén ska kunna utföra revisioner från ett objektivt perspektiv, utan att påverkas av ledningens interna logik eller intressen.

Vidare får styrelseledamöter som är medlemmar av revisionskommittén inte samtidigt vara verkställande direktörer, redovisningsrådgivare, chefer eller andra anställda i företaget (japanska bolagslagen, artikel 331, punkt 3). Detta är också en viktig bestämmelse för att strikt separera revisions- och övervakningsfunktionerna från de operativa funktionerna och förhindra intressekonflikter.

Å andra sidan, i traditionella bolag med en revisionsnämnd, var det obligatoriskt att utse minst en heltidsrevisor från revisionsnämnden. Däremot finns det ingen laglig skyldighet att ha en heltidsmedlem i revisionskommittén i bolag med en sådan kommitté. Detta baseras på tanken att revisionskommittén, som en intern enhet inom styrelsen, alltid har tillgång till styrelsens diskussioner och information samt använder sig av interna kontrollsystem för revision, vilket gör att en heltidsmedlem inte alltid är nödvändig. Dock väljer många företag frivilligt att utse en heltidsmedlem i revisionskommittén för att öka revisionens effektivitet.

Kommitténs Uppgifter och Befogenheter under Japansk Bolagsrätt

Under japansk bolagsrätt utövas revisionskommitténs befogenheter genom beslut som fattas av kommittén som helhet, snarare än av enskilda medlemmar. Detta kollegiala system skiljer sig markant från det tidigare systemet där enskilda revisorer hade självständiga befogenheter. Genom det kollegiala systemet förväntas mer noggranna och organiserade beslut baserade på de olika insikterna från flera medlemmar.  

Japanska bolagslagen, artikel 399-2, tredje stycket (2005), fastställer revisionskommitténs huvudsakliga uppgifter och befogenheter enligt följande.

1. Granskning av styrelseledamöternas arbetsutövning och upprättande av revisionsrapport: Detta är revisionskommitténs mest grundläggande uppgift. Kommittén granskar om styrelseledamöterna (och i förekommande fall, redovisningsrådgivare i bolag med sådana) följer lagar och bolagsordningen samt utför sina uppgifter på ett sätt som gynnar bolagets intressen, och sammanställer resultaten i en revisionsrapport.  
2. Beslut om förslag rörande utnämning och avsättning av revisorer: Kommittén har befogenhet att besluta om innehållet i förslag som läggs fram vid bolagsstämman angående utnämning, avsättning eller icke-återutnämning av revisorer. Detta förhindrar att ledningen väljer revisorer som är fördelaktiga för dem själva och säkerställer att revisionskommittén upprätthåller oberoendet hos externa revisorer.  
3. Beslut om yttranden rörande personal och ersättning för andra styrelseledamöter än revisionskommittémedlemmar: Kommittén beslutar om de yttranden som ska framföras vid bolagsstämman angående utnämning, avsättning, avgång och ersättning för andra styrelseledamöter (främst de som ansvarar för verksamhetsutövning). Detta innebär att revisionskommittén kan utöva ett starkt inflytande över ledningens sammansättning och incitamentsstruktur, vilket är en viktig del av dess övervakningsfunktion.  

Utöver dessa uppgifter har revisionskommittén även viktiga “samtyckesrättigheter.” Till exempel, när styrelsen beslutar om revisorns ersättning, måste de få revisionskommitténs samtycke (Japanska bolagslagen, artikel 399, första och tredje stycket). Dessutom, när styrelsen lägger fram ett förslag om utnämning av en ny revisionskommittémedlem vid bolagsstämman, krävs revisionskommitténs förhandssamtycke (Japanska bolagslagen, artikel 344-2, första stycket). Dessa samtyckesrättigheter är viktiga juridiska verktyg för att säkerställa att revisionskommittén har ett verkligt inflytande över den ledning och de externa revisorer som den övervakar.  

Individuella Befogenheter för Japanska Revisionskommittéledamöter

Revisionskommittén är ett kollegialt organ, men det betyder inte att de enskilda ledamöterna saknar befogenheter. Den japanska lagen har skickligt utformat fördelningen av befogenheter för att balansera effektiviteten i den organisatoriska revisionen med ansvaret hos den individuella övervakaren.

För det första tillhör befogenheten att undersöka företagets verksamhet och tillgångar, samt att begära rapporter från styrelseledamöter och anställda (verksamhets- och tillgångsundersökningsrätt), revisionskommittén. För att kommittén ska kunna utöva denna befogenhet, väljs en specifik person (utvald revisionskommittéledamot) från ledamöterna för att genomföra undersökningen (Japanska bolagslagen, artikel 399-3). Det innebär att enskilda revisionskommittéledamöter inte kan inleda en officiell undersökning på egen hand utan kommitténs beslut. Detta system säkerställer att revisionsaktiviteterna kontrolleras och genomförs planmässigt som en organisation.  

Å andra sidan har alla revisionskommittéledamöter mycket viktiga befogenheter som de kan utöva självständigt utan kommitténs beslut. Dessa fungerar som en “sista säkerhetsanordning” för att hantera nödsituationer som kan hota företagets sundhet.

• Rapporteringsskyldighet till styrelsen: Om en styrelseledamot anses ha begått eller riskerar att begå oegentligheter, eller om det finns fakta som strider mot lagar eller bolagsordningen, måste detta rapporteras utan dröjsmål till styrelsen (Japanska bolagslagen, artikel 399-4).  
• Rapporteringsskyldighet till bolagsstämman: Om det finns lagbrott eller betydligt orättvisa punkter i förslag eller dokument som styrelsen avser att lägga fram för bolagsstämman, måste resultatet av undersökningen rapporteras till bolagsstämman (Japanska bolagslagen, artikel 399-5).  
• Rätt att begära att styrelseledamöters handlingar stoppas: Om en styrelseledamot utför handlingar utanför företagets syfte eller andra handlingar som strider mot lagar eller bolagsordningen, och detta riskerar att orsaka betydande skada för företaget, kan man begära att styrelseledamoten upphör med dessa handlingar (Japanska bolagslagen, artikel 399-6).  

Denna befogenhetsstruktur bygger på en noggrann balans där den dagliga och planerade revisionen effektivt utförs genom kommittén som organisation, medan den slutliga befogenheten att stoppa ledningens missbruk vilar på de enskilda ledamöternas samvete och ansvar.

Två typer av styrelseledamöter: Styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén och övriga styrelseledamöter

För att förstå ett företag med en revisionskommitté är det mycket viktigt att inse att detta system har skapat två olika kategorier av styrelseledamöter med olika roller och juridisk status inom styrelsen. Dessa är “styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén” och “styrelseledamöter som inte är medlemmar i revisionskommittén.” Denna åtskillnad påverkar många aspekter, inklusive utnämningsförfaranden, mandatperioder och processen för att fastställa ersättning, enligt japansk bolagsrätt.

Styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén under japansk bolagsrätt

Styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén har, som namnet antyder, främst ansvar för övervakning och revision av företaget. De förväntas agera som “övervakare” och hålla sig åtskilda från den operativa ledningen.  

Deras utnämning måste ske separat från andra styrelseledamöter vid bolagsstämman, enligt artikel 329, andra stycket i den japanska bolagslagen. Aktiägare utövar sina rösträtter med en tydlig förståelse för vem som är övervakare och vem som är verkställande.  

För att säkerställa deras oberoende är mandatperioden fastställd till “två år” enligt artikel 332, fjärde stycket i den japanska bolagslagen. Denna tvåårsperiod kan inte förkortas genom bolagsordningen eller beslut vid bolagsstämman. Detta förhindrar att de lätt avsätts på grund av påtryckningar från ledningen och möjliggör långsiktig revisionsverksamhet under stabila förhållanden. Dessutom krävs en “särskild resolution”, som har strängare godkännandekrav än en vanlig resolution, för att avsätta dem, vilket ger ett starkt skydd för deras ställning.  

För att säkerställa deras oberoende finns det också ett system för deras ersättning. Ersättningen för styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén fastställs separat från ersättningen för andra styrelseledamöter vid bolagsstämman, där det totala beloppet eller beräkningsmetoden bestäms enligt artikel 361, andra stycket i den japanska bolagslagen. Den specifika fördelningen till varje enskild medlem beslutas genom samråd mellan medlemmarna i revisionskommittén, utan inblandning från ledningen, såsom verkställande direktören, enligt artikel 361, tredje stycket i den japanska bolagslagen.  

Styrelseledamöter utanför revisionskommittén i Japan

Styrelseledamöter utanför revisionskommittén ansvarar främst för företagets verksamhetsutförande. Denna kategori inkluderar den så kallade ledningen, inklusive verkställande direktören. De är “utförandeaktörer” som driver affärsplaner och hanterar den dagliga verksamheten.

Deras mandatperiod är fastställd till “ett år” enligt Japans bolagslag (Japan’s Companies Act) artikel 332, tredje stycket (2005). Denna korta mandatperiod innebär att de varje år måste få förnyat förtroende från aktieägarna vid den ordinarie bolagsstämman. Detta underlättar aktieägarnas disciplin över ledningen och klargör ledningsansvaret.

Vid beslut om deras ersättning på bolagsstämman kan revisionskommittén yttra sig om innehållet enligt Japans bolagslag artikel 361, sjätte stycket (2005). Genom att revisionskommittén uttrycker sin åsikt om ersättningens rimlighet förväntas det motverka överdrivna ersättningar till ledningen.

Att införa tydliga skillnader i mandatperiod och ersättningsbeslutsprocess är en juridisk design för att skapa avsiktlig rollfördelning och spänning inom styrelsen. Genom att ha två grupper – utförandeaktörer med kort mandatperiod som ställs till svars för resultat (styrelseledamöter utanför revisionskommittén) och övervakande aktörer med lång mandatperiod och garanterad oberoende (styrelseledamöter i revisionskommittén) – syftar man till att ge utförandesidan incitament för rörlighet och resultat, medan övervakningssidan får incitament för försiktighet och efterlevnad av regler.

Styrelseledamöters Plikt till God Förvaltning och Principen om Affärsbedömning under Japansk Lag

Oavsett om de är revisionskommittémedlemmar eller inte, har alla styrelseledamöter en skyldighet att utföra sina uppgifter med omsorg som en god förvaltare, baserat på deras förtroenderelation med företaget (enligt Japansk civilrätt, artikel 644, och Japansk bolagslag, artikel 330). Om de bryter mot denna plikt och orsakar skada på företaget, kan styrelseledamöterna bli ansvariga för skadestånd till företaget (enligt Japansk bolagslag, artikel 423, stycke 1).

Företagsledning innebär dock i grunden risker. Om styrelseledamöter blir avskräckta av risker, kan företagets tillväxt inte förväntas. Därför har japanska rättsfall etablerat principen om affärsbedömning när man bedömer styrelseledamöters ansvar för deras affärsbeslut. Denna princip innebär att även om ett affärsbeslut leder till skada för företaget, anses det inte vara ett brott mot plikten till god förvaltning så länge processen för informationsinsamling och analys, samt själva beslutet, inte är extremt orimliga.

En ledande rättsfall i denna fråga är Japans högsta domstols dom den 15 juli 2010. Denna dom visade att när man bedömer styrelseledamöters ansvar, bör man använda en standard som beaktar om beslutet var orimligt i ljuset av omständigheterna vid tidpunkten för handlingen. Denna princip tillämpas på alla styrelseledamöter, men föremålet för deras bedömning varierar. För verkställande styrelseledamöter handlar det om “affärsbeslut” som affärsinvesteringar och strategiska beslut, medan det för styrelseledamöter som är revisionskommittémedlemmar handlar om “övervaknings- och revisionsbedömningar” som rimligheten i revisionsplaner och om de missade att påpeka oegentligheter.  

Delegering av affärsverksamhet av styrelsen och snabbare beslutsfattande i Japan

En av de mest attraktiva fördelarna som ett företag med revisionskommitté erbjuder är möjligheten att påskynda beslutsfattandet inom ledningen. Detta uppnås genom en mekanism för delegering av befogenheter från styrelsen till enskilda styrelseledamöter, vilket endast tillåts under det japanska bolagsrättssystemet.

Som huvudregel kan styrelsen i ett aktiebolag inte delegera “beslut om viktig affärsverksamhet” till enskilda styrelseledamöter (enligt Japans bolagslag, artikel 362, punkt 4). Detta bygger på tanken att viktiga beslut som påverkar företagets kärna bör övervägas noggrant av styrelsen som ett kollegialt organ.

Dock finns det en viktig undantagsregel för företag med revisionskommitté (enligt Japans bolagslag, artikel 399-13). Enligt denna bestämmelse kan ett företag med revisionskommitté, om det uppfyller något av följande villkor, genom styrelsebeslut delegera hela eller delar av “beslut om viktig affärsverksamhet” till en specifik styrelseledamot (vanligtvis den verkställande direktören).  

1. Om majoriteten av styrelsen består av externa styrelseledamöter: När majoriteten av styrelsens medlemmar är externa styrelseledamöter, vilket säkerställer en mycket hög grad av oberoende, kan befogenheter delegeras enbart genom styrelsebeslut (enligt Japans bolagslag, artikel 399-13, punkt 5). Dock är det få företag som uppfyller detta krav.  
2. Om det finns en bestämmelse i bolagsordningen: Detta innebär att det i bolagsordningen anges att “beslut om viktig affärsverksamhet kan delegeras till styrelseledamöter genom styrelsebeslut” (enligt Japans bolagslag, artikel 399-13, punkt 6). För de flesta företag är detta ett mer realistiskt alternativ.  

När denna delegering av befogenheter blir möjlig kan exempelvis beslut om investeringar av en viss storlek eller affärssamarbeten, som tidigare krävde styrelsebeslut, snabbt fattas av den verkställande direktören. Detta frigör styrelsen från att behöva godkänna dagliga affärsverksamheter och gör det möjligt för dem att fokusera på att utveckla grundläggande affärsstrategier och övervaka affärsverksamheten på ett mer strategiskt sätt.  

Detta system syftar till att förena en stark övervakningsstruktur med en dynamisk ledning. Lagen bygger på förtroendet att om det finns en oberoende och stark övervakningskommitté, kan ledningen ges stor handlingsfrihet utan att äventyra styrningen. Företag kan alltså genom att acceptera striktare övervakning få “belöningen” av snabbare beslutsfattande, vilket utgör en slags transaktion bakom denna rättsliga struktur.

Det finns dock särskilt viktiga frågor som enligt lag aldrig kan delegeras till styrelseledamöter. Dessa frågor, som anges i Japans bolagslag, artikel 399-13, punkt 4, inkluderar följande:  

• Försäljning och förvärv av betydande tillgångar
• Stora skuldsättningar
• Utnämning och avskedande av chefer och andra viktiga anställda
• Etablering, ändring och avskaffande av filialer och andra viktiga organisationer

Dessa frågor kan påverka företagets kärna och kräver därför fortsatt noggrann övervägning av styrelsen.

Jämförelse med andra organisationsstrukturer

För att förstå särdragen hos ett bolag med revisions- och tillsynskommitté enligt japansk bolagslag är det nödvändigt att jämföra med andra huvudsakliga organisationsstrukturer som erkänns av japansk bolagslag, nämligen “bolag med revisionsnämnd” och “bolag med nomineringskommitté och liknande.”

Först och främst är den mest grundläggande skillnaden mellan ett traditionellt bolag med revisionsnämnd och ett bolag med revisions- och tillsynskommitté den som bär ansvaret för revisionsfunktionen och deras ställning. I ett bolag med revisionsnämnd är revisorerna inte medlemmar av styrelsen och har ingen rösträtt vid styrelsens beslut. De övervakar verksamheten från utsidan som en oberoende enhet från styrelsen. Å andra sidan, i ett bolag med revisions- och tillsynskommitté, är de som ansvarar för revisionen, nämligen medlemmarna i revisions- och tillsynskommittén, formella medlemmar av styrelsen och utövar rösträtt i alla ärenden. Detta innebär att perspektivet för revision och tillsyn direkt integreras i själva beslutsprocessen för företagsledning. Dessutom, medan revisorernas befogenheter i ett bolag med revisionsnämnd baseras på individuell oberoende, utövar revisions- och tillsynskommittén sina befogenheter genom kollegialt beslutsfattande, vilket är en betydande skillnad.  

Nästa jämförelse är med bolag med nomineringskommitté och liknande. Båda har gemensamt att en intern kommitté inom styrelsen, där majoriteten består av externa styrelseledamöter, ansvarar för revisionen, men det finns stora skillnader i omfattning och struktur. Ett bolag med nomineringskommitté och liknande är skyldig att ha tre kommittéer: en revisionskommitté, en nomineringskommitté som beslutar om utnämning och avsättning av styrelseledamöter, och en ersättningskommitté som beslutar om ersättning till ledningen. I motsats till detta är ett bolag med revisions- och tillsynskommitté endast skyldig att ha en revisions- och tillsynskommitté. Vidare, i ett bolag med nomineringskommitté och liknande, är företagsverksamheten separerad från styrelsen och hanteras av “verkställande direktörer,” medan styrelsen fokuserar på tillsyn, vilket innebär en strikt separation av tillsyn och verkställande funktioner enligt lag. I ett bolag med revisions- och tillsynskommitté är sådan separation inte obligatorisk, och andra styrelseledamöter än medlemmarna i revisions- och tillsynskommittén hanterar verksamheten. Därför anses ett bolag med revisions- och tillsynskommitté vara ett mer flexibelt och lättimplementerat system med färre förändringar från den befintliga organisationsstrukturen jämfört med ett bolag med nomineringskommitté och liknande.  

Sammanfattningsvis, när man organiserar dessa skillnader, framgår det att ett bolag med revisions- och tillsynskommitté är ett balanserat system som avviker från strukturen “separation av styrelse och revisionsorgan” i ett bolag med revisionsnämnd och integrerar tillsynsfunktionen i styrelsen, utan att kräva en så genomgripande organisationsomstrukturering som ett bolag med nomineringskommitté och liknande.

Tabellen nedan jämför de huvudsakliga egenskaperna hos dessa tre organisationsstrukturer.

Övergång till ett bolag med revisionskommitté: Fördelar och överväganden under japansk bolagsrätt

För företag som överväger att övergå till ett bolag med revisionskommitté i Japan, är det viktigt att noggrant förstå fördelarna och de praktiska övervägandena, då detta utgör ett betydande affärsbeslut.

Huvudsakliga fördelar

Den största fördelen med detta system är att styrelsens övervakningsfunktion stärks avsevärt. Revisionskommitténs medlemmar har rösträtt som styrelseledamöter och deltar direkt i styrelsens diskussioner, vilket integrerar ett övervakningsperspektiv i beslutsprocessen och förbättrar diskussionernas kvalitet.

För det andra förbättras ledningens flexibilitet. Som tidigare nämnts, om villkoren som fastställs i bolagsordningen uppfylls, kan beslutsbefogenheter för viktiga affärsutföranden delegeras till enskilda styrelseledamöter, vilket möjliggör snabb och flexibel beslutsfattande som svar på förändringar i marknadsmiljön.

För det tredje kan man förvänta sig en förbättrad bedömning från utländska investerare. Det japanska revisionssystemet är inte välkänt utomlands och dess effektivitet har ibland ifrågasatts. Men att ha en revisionskommitté inom styrelsen liknar mer de västerländska styrningsmodellerna och är lättare för utländska investerare att förstå. Faktum är att globala rådgivningsföretag för röstningsrättigheter också har gett detta system en positiv bedömning, vilket kan leda till ökad kapitalanskaffning och företagsvärde på de globala kapitalmarknaderna.

För det fjärde kan effektiviteten i styrelsens sammansättning förbättras. Traditionellt har börsnoterade företag med ett revisionsråd behövt utse både externa styrelseledamöter och externa revisorer för att uppfylla styrningskoden. I ett bolag med revisionskommitté kan externa styrelseledamöter som är medlemmar i revisionskommittén kombinera båda rollerna, vilket möjliggör en starkare styrningsstruktur med färre styrelseledamöter och potentiellt minskade kostnader för styrelsearvoden.

Praktiska överväganden

Å andra sidan finns det flera överväganden vid övergången. För det första kräver övergången till det nya systemet tid och kostnader för att genomföra en bolagsstämma för att ändra bolagsordningen, ompröva processen för att utse styrelseledamöter och upprätta interna regler.

För det andra, eftersom mandatperioden för styrelseledamöter som inte är medlemmar i revisionskommittén är ett år, måste ledningen årligen få förtroende från aktieägarna, vilket kan öka pressen på kortsiktiga resultat. Detta kan också innebära en risk för att stabiliteten i ledningen äventyras.

För det tredje finns det en utmaning i att säkerställa revisionskommitténs effektivitet. Eftersom det inte är obligatoriskt att ha heltidsmedlemmar, finns det en risk att kommitténs verksamhet blir formell. Att upprätta ett sekretariat för att stödja kommitténs verksamhet och skapa en miljö där externa styrelseledamöter som är deltidsanställda kan få tillräcklig information för att utföra sina uppgifter är nyckeln till att systemet ska fungera effektivt.

För det fjärde finns det svårigheter med kollegialt beslutsfattande. Till skillnad från det individuella beslutsfattandet hos revisorer, baseras revisionskommitténs beslut på kollegialt samråd, vilket kan göra det svårt att fatta snabba beslut i akuta situationer. Dessutom måste man överväga risken för att övervakningsfunktionen stagnerar om det uppstår meningsskiljaktigheter mellan kommittémedlemmarna.

Slutligen finns det en universell utmaning i att säkra lämplig personal. Externa styrelseledamöter som utgör majoriteten av revisionskommittén måste ha kunskap om finans och redovisning, en djup förståelse för företagets verksamhet och framför allt en hög integritet för att kunna uttrycka sina åsikter oberoende av ledningen. Att säkra personal med dessa egenskaper är fortfarande en stor utmaning för många företag.

Sammanfattning

En bolagsform med ett revisions- och övervakningsutskott är ett sofistikerat och kraftfullt alternativ för bolagsstyrning som erbjuds av den japanska bolagslagen. Kärnvärdet i denna struktur ligger i dess förmåga att strategiskt balansera en stark styrelse med internationellt gångbara övervakningsfunktioner och en flexibel ledningsstruktur som kan anpassa sig till en snabbt föränderlig affärsmiljö. Denna struktur adresserar de övervakningsutmaningar som traditionella bolag med revisionsutskott har stött på, utan att kräva de omfattande organisatoriska förändringar som en bolagsform med nomineringsutskott skulle innebära. Därför är det ett realistiskt och attraktivt alternativ för många japanska företag. För att maximera fördelarna med denna struktur är det dock nödvändigt att seriöst hantera praktiska frågor som hantering av styrelseledamöternas mandatperioder, utveckling av operativa system som stödjer utskottens effektivitet, och framför allt, säkerställandet av kompetenta externa styrelseledamöter som kan bära upp denna struktur. Att välja och bygga den optimala styrningsstrukturen för företaget är en ytterst viktig strategisk beslut för att främja en hållbar ökning av företagsvärdet.

Monolith Advokatbyrå har omfattande erfarenhet av att ge råd till en mångfald av klienter, både inhemska och internationella, i frågor som rör japansk bolagsstyrning, inklusive införande och drift av bolagsformer med revisions- och övervakningsutskott. Vår byrå har flera engelsktalande advokater med utländska advokatlicenser, vilket gör det möjligt för oss att förklara de komplexa frågorna inom den japanska bolagslagen ur ett internationellt perspektiv på ett lättförståeligt sätt. Vi erbjuder specialiserat och praktiskt stöd för att hjälpa klienter att bygga den mest lämpliga styrningsstrukturen för deras affärsmål. Om du behöver juridiskt stöd i de frågor som diskuterats i denna artikel, tveka inte att kontakta vår byrå.