Vad varje VD och styrelsemedlem bör veta om styrelseansvar – En genomgång av risker och åtgärder

För företagsledare och styrelsemedlemmar krävs det viktiga beslut och genomförande av verksamhet i den dagliga driften, samtidigt som juridiskt ansvar och affärsrisker alltid är närvarande. Olämpliga beslut eller handlingar kan leda till stämningar, skadeståndskrav, eller konflikter med aktieägare och anställda, vilket kan ha allvarliga konsekvenser. Att förbereda sig för dessa risker genom att korrekt förstå styrelseansvaret och vidta lämpliga åtgärder är avgörande för företagets stabilitet och för att säkerställa en hållbar tillväxt av verksamheten.

I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara de situationer där personer involverade i företagsledningen kan bli ansvariga, samt presentera konkreta åtgärder som företagsledare och styrelsemedlemmar kan vidta för att tryggt utföra sina arbetsuppgifter.

Vad är styrelseansvar?

Personer som är involverade i företagsledningen som styrelseledamöter bör organisera frågor kring styrelseansvar och vidta lämpliga åtgärder. Som styrelseledamot måste du ta ansvar för att ersätta skador i följande fall:

• När företaget har lidit skada
• När pengar har förts ut ur företaget
• När tredje part har lidit skada på grund av ondska eller grov försummelse i tjänsteutövningen

Att bli föremål för ansvarsutkrävande från aktieägare eller tredje part är en stor risk för styrelseledamöter. För att kunna växa företaget och skydda din karriär och tillgångar måste du förbereda dig för ansvarsfrågor genom att vidta lämplig riskhantering.

Följande personer kan bli föremål för frågor om styrelseansvar:

• Personer som innehar en position som styrelseledamot i företag (börsnoterade företag, startup-företag, små och medelstora företag)
• Personer som har låtit tredje part sköta företaget de själva har grundat
• Personer som har blivit inbjudna att tjänstgöra som externa styrelseledamöter eller externa revisorer
• Personer som endast har lånat ut sitt namn till styrelseförteckningen

Eftersom styrelseansvar kan ifrågasättas i oväntade situationer är det viktigt att ha en god förståelse för de fall där ansvar kan utkrävas och hur man bör hantera dem.

Viktiga punkter att vara medveten om för att förbereda sig för styrelseledamöters skadeståndsansvar

Det finns många typer av ansvar för styrelseledamöter, men vi kommer att förklara de förberedelser som alltid bör vara i åtanke för alla typer av skadeståndsansvar.

Förbereda bevis

För att kunna förhandla och argumentera effektivt när ansvar utkrävs är det nödvändigt att ha tillgång till information som kan tjäna som bevis.

Det finns många typer av ansvar för styrelseledamöter och de bevis som bör förberedas i förväg varierar beroende på situationen. Dock, när ansvar utkrävs på grund av brott mot plikten att agera med omsorg eller försumlighet i tjänsten, blir följande dokument alltid viktiga bevis:

Särskilt viktiga bevis som rör viktiga fakta bör också säkerställa trovärdighet så att de håller i en rättegång. Exempel på trovärdiga bevis inkluderar följande dokument:

• Dispositionsdokument
• Kontrakt, kvitton
• Arbetsrapporter, kvitton, leveransnotor
• Bokföring

För att vara förberedd på det oväntade, där ansvar kan utkrävas, bör information som kan tjäna som bevis hanteras och förvaras noggrant i vardagen.

Organisera bevis

Det räcker inte att bara inneha bevis; de måste organiseras så att de kan användas effektivt om ansvar skulle utkrävas.

Frågor om styrelseledamöters ansvar begränsas inte bara till brott mot plikten att agera med omsorg eller försumlighet i tjänsten, utan kan också omfatta ett bredare ansvar för olagliga handlingar enligt civilrätten. Det är därför inte enkelt att förutse alla situationer där ansvar kan utkrävas. När ett problem faktiskt uppstår måste relevanta bevis som motsvarar den specifika händelsen organiseras.

Börja med att verifiera innehållet i ansvarsutkrävandet och ordna bevis som motsvarar de faktiska omständigheterna i målet, oavsett om de är till fördel eller nackdel.

Därefter bör du överväga vilka bevis som behövs för att stödja den berättelse du vill förmedla vid en rättegång.

I praktiken rekommenderas det att du omedelbart konsulterar en advokat så snart du anar att ett problem kan uppstå.

Fall 1 där styrelseansvar ifrågasätts: Brott mot omsorgsplikt och lojalitetsplikt

Styrelsemedlemmar kan hållas ansvariga för de skyldigheter de har gentemot bolaget i sin affärsverksamhet. Här förklarar vi fall där brott mot omsorgsplikt och lojalitetsplikt ifrågasätts.

Vad innebär brott mot omsorgsplikt och lojalitetsplikt?

Styrelsemedlemmar har en omsorgsplikt och lojalitetsplikt gentemot bolaget.

Vid brott mot dessa plikter kan styrelsemedlemmar bli ansvariga för att ersätta skadan som uppstått genom försummelse av sina uppgifter.

Styrelsemedlemmar måste vara noggranna för att inte väcka misstankar om pliktbrott. De måste fullgöra sina omsorgs- och lojalitetsplikter tillräckligt och vara uppmärksamma så att inget uppsåt eller försummelse föreligger, samt ordna och förbereda dokumentation som kan bevisa detta.

Vid risk för lagbrott

Att välja att agera i strid med lagar och förordningar är aldrig tillåtet i beslutsfattande inom företagsledning. Även om det inte finns något fel begånget, kan det finnas ett ansvar att bära, så försiktighet är avgörande.

Med “lagar och förordningar” avses här alla lagar och förordningar som ett företag måste följa när det bedriver sin verksamhet. Det är viktigt att styrelsemedlemmar har en djup förståelse för de specifika handlingar som kan utgöra lagbrott.

När man anklagas för brott mot bolagsordningen

Bolagsordningen är de grundläggande reglerna för ett företag som fastställer dess syfte, organisation och driftsmetoder, och alla styrelseledamöter är enligt japansk bolagslag (Japanese Companies Act) skyldiga att följa dessa. Detta inkluderar:

• Företagets syfte och verksamhetsinnehåll
• Regler för styrelseledamöters mandatperioder samt utnämning och avsättning
• Bestämmelser för vinstutdelning och överlåtelse av aktier

Bolagsordningen är ett offentligt dokument som registreras och fungerar även som ett löfte från företaget till dess aktieägare och intressenter.

Om en handling faller inom ramen för bolagsordningens syfte bedöms detta utifrån handlingens objektiva natur och dess nödvändighet. Dock kan denna bedömning variera beroende på de enskilda omständigheterna, vilket gör det svårt att förutse.

Det är viktigt att regelbundet granska innehållet i bolagsordningen för att säkerställa att driftspolicyn är konsekvent, samt att förbättra kontrollsystemet mellan styrelseledamöterna och samarbetet med den juridiska avdelningen. Om det blir nödvändigt att ändra i bolagsordningen bör detta göras genom korrekta förfaranden vid en bolagsstämma.

När fel i ledningsbeslut ifrågasätts

Styrelseledamöter har enligt principen om ledningsbeslut ett visst mått av skönsmässig bedömning i sin affärsutövning, och därför hålls de i grund och botten inte ansvariga för skador som orsakats av felaktiga ledningsbeslut. Fel i ledningsbeslut ifrågasätts i följande fall:

• Det finns en vårdslös felaktighet i processen för att erkänna fakta som ligger till grund för ledningsbeslutet (till exempel insamling och analys av information).
• Det finns en uppenbar orimlighet i processen för beslutsfattande baserat på faktaerkännande och i själva beslutets innehåll.

När du fattar ledningsbeslut som innebär stora risker är det viktigt att noggrant undersöka rättsfall för att avgöra vad som kan utgöra ett brott mot principen om ledningsbeslut. För att undvika misstankar om orimliga beslut vid ledningstidpunkten är det viktigt att ha ordning på bevis som mötesprotokoll och utredningsmaterial.

Ansvar vid intressekonflikter i affärstransaktioner

Intressekonflikter i affärstransaktioner avser situationer där en bolagsstyrelsemedlems intressen kolliderar med bolagets. När en transaktion som innebär en intressekonflikt ska genomföras, krävs godkännande från styrelsen. Även om transaktionen godkänns, får den inte orsaka skada för bolaget. En ledare som bryter mot denna regel kan anses ha försummat sina skyldigheter.

Det är vanligt att ansvar utkrävs på grund av intressekonflikter i affärstransaktioner, och de juridiska konsekvenserna kan vara allvarliga. Om det inte går att utesluta möjligheten till en intressekonflikt, är det nödvändigt att vara ytterst försiktig för att undvika att skada bolaget.

Ansvar vid konkurrerande affärstransaktioner

Konkurrerande affärstransaktioner innebär att en styrelseledamot utför transaktioner inom samma affärsområde som företaget hanterar, antingen för egen räkning eller för en tredje parts räkning. Om detta görs utan styrelsens godkännande kan det betraktas som en överträdelse av lagar och förordningar, vilket leder till en försummelse av plikter.

När man bedömer ansvar för konkurrerande affärstransaktioner är det avgörande att fastställa om ledamotens transaktioner utgör en konkurrenskonflikt.

En transaktion anses vara konkurrerande om den konkurrerar med verksamheten som företaget faktiskt bedriver på marknaden och skapar en intressekonflikt. Detta inkluderar inte bara den verksamhet som redan pågår, utan även sådan som med stor sannolikhet kommer att delta i eller som för närvarande är pausad.

Det belopp som företaget förlorar på grund av konkurrerande affärstransaktioner beräknas utifrån den vinst som styrelseledamoten eller tredje part har erhållit genom transaktionen.

När man ifrågasätts för brott mot övervaknings- och tillsynsplikten

Övervaknings- och tillsynsplikten innebär skyldigheten att se till att andra styrelsemedlemmar eller anställda inte utför otillbörliga handlingar. Bedömningen av om man har försummat denna plikt beror på om den som ska övervakas är en styrelsemedlem eller en anställd, och om det fanns en situation där tillsyn borde ha genomförts. Det handlar alltså om frågan om hur långt ens skyldighet att agera sträcker sig.

För att noggrant förebygga bör man konsultera en advokat. Att rådfråga en advokat och agera utifrån erhållen rådgivning blir i sig ett bevis på att man har fullgjort sin övervaknings- och tillsynsplikt. Det är också viktigt att skapa och underhålla system som gör det möjligt att upptäcka andra styrelsemedlemmars problematiska beteenden, även för frågor som inte tas upp i styrelsemötet.

När man står inför brott mot skyldigheten att bygga upp ett internt kontrollsystem

Skyldigheten att bygga upp ett internt kontrollsystem innebär att företag måste skapa en struktur som är nödvändig för att säkerställa korrektheten i företagets verksamhet. Om ett system inte har byggts upp alls, eller om det har byggts upp men inte uppfyller lämpliga standarder och inte kan förebygga eller hantera problematiska handlingar av styrelsemedlemmar eller anställda, kan styrelsemedlemmarna hållas ansvariga för brott mot denna skyldighet.

I bedömningen av om det föreligger ett brott mot skyldigheten, anses följande fall inte utgöra brott:

• När en kontrollstruktur har upprättats som kan förhindra bedrägerier som normalt kan förväntas
• När det inte finns några särskilda omständigheter som skulle ha lett styrelsemedlemmarna att förutse uppkomsten av bedrägeri

Det är nödvändigt att överväga den allmänt efterfrågade standarden, företagets specifika omständigheter och offentliga riktlinjer, samtidigt som man involverar experter i diskussionen.

Fall 2 där styrelsemedlemmars ansvar ifrågasätts: Lagstadgad särskild ansvarighet

Här förklarar vi fall där styrelsemedlemmar kan hållas ansvariga enligt lagstadgad särskild ansvarighet.

När ansvar för fördelning av vinst ifrågasätts

Om ett bolag har gett fördelar i samband med utövandet av aktieägarrättigheter, har de styrelsemedlemmar som varit inblandade en skyldighet att solidariskt betala tillbaka ett belopp motsvarande värdet av fördelarna till bolaget.

Exempelvis kan detta inträffa när ett bolag betalar en summa pengar till en aktieägare för att förhindra att information om en ledningspersons personliga skandal offentliggörs vid en årsstämma.

När transaktioner genomförs som kan misstänkas vara fördelaktiga, måste de hanteras med försiktighet. Det är nödvändigt att klargöra att det är en legitim ersättning för tjänster som är nödvändiga för bolaget och att ordna omständigheterna så att det inte finns något utrymme för misstankar.

När ansvar för fördelning av överskott ifrågasätts

Fördelning av överskott innebär utdelning av överskottskapital eller kostnader för förvärv av egna aktier.

Problemet uppstår när fördelning av överskott genomförs och det belopp som delas ut överstiger det belopp som kan fördelas på den dag då fördelningen träder i kraft. De verkställande tjänstemän som utfört handlingen eller styrelsemedlemmarna som föreslagit förslaget har en skyldighet att solidariskt betala tillbaka till bolaget.

Beloppet som ska betalas är det som motsvarar bokfört värde av det mottagna beloppet.

För att undvika ansvarsutkrävande bör styrelsemedlemmar och ansvariga för redovisningen noggrant kontrollera riktigheten och lämpligheten i bokslutsdokument och utdelningsförslag.

När styrelseledamöter ställs till svars för ansvar gentemot bolaget

Här förklarar vi vilka åtgärder en styrelseledamot bör vidta om de ställs till svars för sitt ansvar gentemot bolaget.

Vad som krävs vid initiala åtgärder

Om det finns en stämningsansökan från aktieägare, bör situationen delas med andra styrelsemedlemmar och en handlingsplan bör diskuteras. För att undvika att en aktieägarrepresentationsstämning inleds, är det nödvändigt att snabbt analysera innehållet i ansvarsförföljningen och undersöka fakta inom 60 dagar från begäran. Det är viktigt att inte bara den ansvariga styrelseledamoten utan även andra styrelsemedlemmar samarbetar för att överväga en lämplig respons.

I samband med ansvarsförföljning av styrelseledamöter, kommer man att behöva anlita en advokat som inte är bolagets ordinarie rådgivare. Detta beror på att bolaget och dess styrelseledamöter kan hamna i en intressekonflikt, varför bolagets rådgivande advokat bör undvika att representera styrelseledamöterna.

Metoder för att delvis befria från ansvar

Även om en styrelseledamot anses vara ansvarig, finns det metoder för att delvis befria dem från ansvar om de har agerat i god tro och med lättvindighet.

Ansvar som inte kan delvis befrias från inkluderar följande, medan andra ansvar kan ha potential att delvis befrias:

• Förmånsöverlåtelser
• Ansvar för utdelning av överskottskapital utöver det distribuerbara beloppet och ansvar för att täcka förluster, såsom särskilda ansvar
• Ansvar relaterat till styrelseledamöter som direkt har genomfört intressekonflikttransaktioner

Delvis befrielse från ansvar kan genomföras med följande metoder:

• Beslut vid bolagsstämma
• Beslut av styrelsen baserat på auktorisation i bolagsordningen
• Avtal om begränsning av ansvar

Det är dock viktigt att notera att delvis befrielse från ansvar sällan används i praktiken. Detta beror på att det är önskvärt att minska ansvar efter att domstolen har fastställt innehållet i ansvaret, men det är svårt att omvända ett fastställt skadestånd.

Metoder för att helt befria från ansvar

För att helt befria en styrelseledamot från ansvar krävs samtycke från samtliga aktieägare. Därför finns det i praktiken ingen möjlighet för detta i publika bolag.

Även om det finns en aktieägare som äger 100% av aktierna, krävs ett uttryckligt medgivande från bolaget för att befria från ansvar.

Ansökan om säkerhetsställning

En styrelseledamot kan ansöka till domstolen om att beordra den stämningsansökande aktieägaren att ställa en lämplig säkerhet. Om domstolen utfärdar detta beslut och aktieägaren inte ställer säkerhet, kan aktieägarrepresentationsstämningen avvisas innan innehållet granskas.

Det är dock viktigt att notera att ansökan om säkerhetsställning endast är begränsad till fall där aktieägaren har väckt stämning med onda avsikter.

Styrelsens ansvar för skadestånd till tredje part

När en styrelsemedlem orsakar skada till en tredje part (såsom en borgenär) kan denne bära ett särskilt ansvar enligt artikel 429 i den japanska bolagslagen (Companies Act). Här förklarar vi innehållet och de viktiga punkterna att notera när det gäller skadeståndsansvaret som en styrelsemedlem kan ha gentemot tredje part.

Det finns både indirekt och direkt skada

Skadan som definieras i artikel 429 i den japanska bolagslagen kan vara antingen indirekt eller direkt. Innehållet i indirekt och direkt skada är som följer:

Det är först och främst viktigt att förstå i vilka situationer en styrelsemedlem kan bli ansvarig.

Var uppmärksam på falska uppgifter i finansiella dokument

En styrelsemedlem kan göra falska uppgifter i viktiga delar av vissa dokument som finansiella rapporter, eller utföra falska registreringar och offentliga tillkännagivanden. Om detta orsakar skada för en tredje part, är det fastställt i bolagslagen att de har ett ansvar att ersätta skadan.

Ansvar för tredje part på grund av försummelse av plikter kräver “ondska eller grov vårdslöshet”. Å andra sidan, i fall av falska uppgifter etc., måste man vara medveten om att även lätt vårdslöshet kan leda till ansvar (enligt artikel 429, stycke 2, i den japanska bolagslagen).

Endast de som varit delaktiga i beslutet att utföra de falska uppgifterna etc. bär ansvar. Andra styrelsemedlemmar som endast har röstat för godkännande av beslutet om falska uppgifter bär inte ansvar, men kan bli föremål för granskning på grund av bristande tillsynsplikt.

Användning av företagsersättningsavtal och försäkring för företagsledares ansvarsskydd

Som en åtgärd vid ansvarsutkrävning av företagsledare är det av stort värde att överväga företagsersättningsavtal och försäkring för företagsledares ansvarsskydd. Här förklarar vi översiktligt dessa två system och hur de kan implementeras.

Vad är ett företagsindemniseringsavtal?

Ett företagsindemniseringsavtal är ett kontrakt där företaget åtar sig att täcka kostnader som:

• Kostnader som uppstår när en tjänsteman misstänks för lagöverträdelser i samband med utförandet av sina arbetsuppgifter och behöver hantera ansvarsutkrävande.
• Kostnader för att ersätta skador som uppstått gentemot tredje part vid utförandet av arbetsuppgifter, samt förlikningsbelopp i tvister relaterade till sådan ersättning.

Det krävs inte att detta stadgas i bolagsordningen, så ett beslut från bolagsstämman (eller styrelsen i bolag med en styrelse) är tillräckligt för att införa det. Beslutet bör innefatta kriterier och målgrupp, beloppets övre gräns, samt tidpunkten för när ersättningen ska utbetalas.

Tjänstemän bär risker associerade med affärsbeslut, men med detta avtal kan oron för risker minskas, vilket underlättar rekryteringen av kompetenta individer till positioner som tjänstemän och styrelseledamöter. Företagsindemniseringsavtalet gör det också möjligt för tjänstemän att fatta beslut som är optimala för företagets intressen utan att överdrivet frukta riskerna. Detta kan leda till en mer offensiv företagsledning och bidra till företagets tillväxt.

Vad är försäkring för bolagsledningens ansvar?

Försäkring för bolagsledningens ansvar är en typ av försäkringsavtal som ett företag tecknar med ett försäkringsbolag, även känt som D&O-försäkring (Directors and Officers liability insurance). Den syftar till att täcka skador som uppstår när företagsledare bär ansvar i samband med utförandet av sina tjänster.

För att fastställa innehållet i en försäkring för ledningsansvar krävs ett beslut från bolagsstämman (eller styrelsen om det finns en sådan). Följande punkter bör beslutas om när det gäller försäkringen:

• Försäkringsbolag
• Försäkringstagare
• Försäkringspremie
• Försäkringsperiod
• Skäl för utbetalning
• Maxbelopp för utbetalning
• Omfattning av täckning
• Självrisk och särskilda villkor

Försäkringen täcker kostnader såsom skadestånd, förlikningsbelopp och advokatarvoden i samband med rättegångar.

Om en ledamot står inför rättsliga risker kan det innebära en stor finansiell belastning för företaget om det ska stå för kostnaderna direkt. D&O-försäkringen minskar denna belastning och skyddar företagets kapital. Att ha en D&O-försäkring visar att företaget prioriterar riskhantering och har en sund styrelsestruktur, vilket kan öka förtroendet från investerare, aktieägare och affärspartners.

Jämförelse mellan företagsersättningsavtal och försäkring för bolagsstyrelsens ansvarsskyldighet

Företagsersättningsavtal och försäkring för bolagsstyrelsens ansvarsskyldighet kan vid första anblick verka vara liknande system.

Det finns dock flera skillnader mellan de två systemen, som beskrivs nedan.

Mer detaljerad information om båda systemen finns i följande artikel.

Relaterad artikel: Vad är ett ansvarsförsäkringsavtal för tjänstemän? Förklaring av procedurer efter ändringar i den japanska bolagslagen och skillnader från företagsersättning[ja]

Nyckelpunkter vid införandet av företagsersättningsavtal och försäkring för bolagsstyrelsens ansvar

Företagsersättningsavtal och försäkring för bolagsstyrelsens ansvar kan erbjuda incitament som främjar rekrytering av ledamöter och möjliggör att de utför sina uppdrag utan att känna sig hämmade. Eftersom varje ersättningsform har sina styrkor och svagheter, är det effektivt att kombinera båda systemen i en sammanhängande policy.

Börja med att överväga försäkring för bolagsstyrelsens ansvar, vilket är relativt enkelt att införa och har en lägre grad av intressekonflikter. Därefter kan du implementera företagsersättningsavtalet, samtidigt som du utesluter de områden som redan täcks av försäkringen.

När dessa system införs är det viktigt att skapa en struktur som är lätt för intressenter att förstå och acceptera.

Sammanfattning: Rådgör med en advokat för att hantera styrelseansvar

Som styrelsemedlem involverad i företagsledningen bär man alltid risken att bli föremål för skadeståndsansvar gentemot företaget eller tredje part. För att skydda företagets tillväxt och dina egna tillgångar är det viktigt att fullt ut förstå i vilka situationer du kan bli ansvarig och att vidta lämpliga åtgärder.

I hanteringen av frågor kring styrelseansvar krävs förberedelse av bevis, hantering av tvister och dagliga ledningsbeslut baserade på juridisk expertis. Därför rekommenderas det att konsultera en advokat när du överväger åtgärder för att hantera styrelseansvar.

Genom att i god tid etablera en struktur för att konsultera en advokat kan du korrekt förstå systemet för styrelseansvar och fatta välgrundade beslut för att förbereda dig för risker.

Vår byrås åtgärder

Monolith Advokatbyrå är en juridisk firma med hög expertis inom IT, särskilt internet och juridik. När det gäller att främja familjestyrning kan det ibland bli nödvändigt att upprätta avtal. Vår byrå hanterar skapande och granskning av avtal för en mängd olika ärenden, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime (tidigare känd som första sektionen) till nystartade företag. Om ni har problem med avtal, vänligen se följande artikel.

Monolith Advokatbyrås expertisområden: Skapande och granskning av avtal etc.[ja]