คําแนะนําสําคัญในการจัดทําบทบัญญัติของบริษัทหุ้นส่วนจํากัดสําหรับชาวต่างชาติที่ต้องการจัดตั้งบริษัทในประเทศญี่ปุ่น

การก่อตั้งบริษัทจำกัดในญี่ปุ่นเป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับผู้ประกอบการและนักลงทุนต่างชาติมากมายที่ต้องการเข้าสู่ตลาดญี่ปุ่น ในกระบวนการนี้ บทบัญญัติของบริษัทถือเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดและเป็นรากฐานของบริษัท การจัดทำบทบัญญัตินั้นต้องการความเข้าใจที่ลึกซึ้งเกี่ยวกับกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นและการบันทึกที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แม้ว่าขั้นตอนการก่อตั้งบริษัทจะมีหลายขั้นตอน แต่บทความนี้จะเน้นไปที่การจัดทำและการรับรองบทบัญญัติซึ่งเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ

เมื่อชาวต่างชาติต้องการก่อตั้งบริษัทในญี่ปุ่น อุปสรรคทางภาษา ประเพณีทางการค้าของญี่ปุ่น และขั้นตอนทางกฎหมายที่ซับซ้อนอาจกลายเป็นความท้าทายที่ใหญ่หลวง การจัดทำบทบัญญัติไม่เพียงแต่ต้องตอบสนองต่อข้อกำหนดทางรูปแบบเท่านั้น แต่ยังต้องกำหนดเรื่องสำคัญที่หลากหลาย เช่น วัตถุประสงค์ของบริษัท โครงสร้างองค์กร และการจัดการหุ้น หากเอกสารนี้มีข้อบกพร่อง อาจทำให้การก่อตั้งบริษัทเป็นโมฆะหรืออาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายที่ไม่คาดคิดในอนาคต ดังนั้น การสร้างบทบัญญัติที่มีความถูกต้องทางกฎหมายและสอดคล้องอย่างเต็มที่กับกฎหมายของญี่ปุ่นจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ เรามีประสบการณ์อันยาวนานในการให้บริการทางกฎหมายสำหรับบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านไอทีและอินเทอร์เน็ต และการสนับสนุนการเข้าสู่ตลาดญี่ปุ่นของบริษัทต่างชาติเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของเรา ที่สำนักงานของเรามีทนายความที่พูดภาษาอังกฤษและมีใบอนุญาตทนายความจากต่างประเทศหลายท่าน ซึ่งสามารถให้บริการสื่อสารอย่างราบรื่นด้วยภาษาอังกฤษและให้คำปรึกษาที่เชี่ยวชาญเกี่ยวกับระบบกฎหมายของญี่ปุ่นแก่ลูกค้าจากต่างประเทศ เรามุ่งมั่นที่จะให้การสนับสนุนทางกฎหมายอย่างต่อเนื่องตั้งแต่การจัดทำบทบัญญัติไปจนถึงขั้นตอนการรับรอง รวมถึงการดำเนินธุรกิจต่อไป บทความนี้มีจุดมุ่งหมายที่จะให้ความรู้เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการจัดทำบทบัญญัติในญี่ปุ่นและช่วยเหลือในการขยายธุรกิจของท่านในญี่ปุ่น

ความหมายของ “定款” และบทบาทในการก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัดภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

“定款” เป็นเอกสารที่กำหนดกฎพื้นฐานเกี่ยวกับโครงสร้างและกิจกรรมของบริษัท ซึ่งยังเรียกได้ว่าเป็น “รัฐธรรมนูญของบริษัท” ภายใต้กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น การก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัดจำเป็นต้องมีการจัดทำ “定款” และได้รับการรับรองจากนักกฎหมาย 。”定款” นี้รวมถึงข้อมูลพื้นฐานเช่นชื่อบริษัท วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ไปจนถึงการจัดการหุ้น การออกแบบโครงสร้างองค์กร และวิธีการเลือกผู้บริหาร 。

ข้อกำหนดที่จะต้องระบุใน “定款” สามารถจำแนกได้เป็นสามประเภทตามลักษณะทางกฎหมายและความสำคัญ ได้แก่ ข้อกำหนดที่จำเป็นต้องระบุอย่างเด็ดขาด ข้อกำหนดที่ควรระบุ และข้อกำหนดที่เป็นทางเลือก การเข้าใจการจำแนกประเภทเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นในการจัดทำ “定款” อย่างเหมาะสม 。

“定款” ถูกจัดทำขึ้นเมื่อมีการก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัด และกำหนดกฎพื้นฐานเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร การดำเนินงาน และกิจกรรมทางธุรกิจ มันเป็นพื้นฐานของการก่อตั้งบริษัทและก่อให้เกิดกรอบกฎหมายของบริษัทในอนาคต กฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นกำหนดให้ต้องมีการจัดทำ “定款” เมื่อก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัด และ “定款” จะมีผลทางกฎหมายเมื่อได้รับการรับรองจากนักกฎหมาย (ตามมาตรา 30 ข้อ 1 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น)。

การก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัดจำเป็นต้องมี “定款” หากไม่มี “定款” หรือหากมีการละเว้นข้อกำหนดที่จำเป็นต้องระบุอย่างเด็ดขาดในเนื้อหา “定款” จะถือเป็นโมฆะและผลที่ตามมาคือการก่อตั้งบริษัทก็จะไม่ได้รับการยอมรับ 。”定款” ยังมีบทบาทในการทำให้วัตถุประสงค์ทางธุรกิจของบริษัทชัดเจนและช่วยให้มั่นใจในความมั่นคงของการทำธุรกรรม 。

ข้อกำหนดที่จะต้องระบุใน “定款” จะถูกจำแนกตามความสำคัญเป็น “ข้อกำหนดที่จำเป็นต้องระบุอย่างเด็ดขาด” “ข้อกำหนดที่ควรระบุ” และ “ข้อกำหนดที่เป็นทางเลือก” 。ข้อกำหนดที่จำเป็นต้องระบุอย่างเด็ดขาดคือข้อกำหนดที่ต้องระบุตามกฎหมาย ไม่เช่นนั้น “定款” จะถือเป็นโมฆะ 。ข้อกำหนดที่ควรระบุคือข้อกำหนดที่หากไม่ระบุ “定款” จะไม่ถือเป็นโมฆะ แต่ข้อกำหนดนั้นจะไม่มีผลทางกฎหมาย 。ข้อกำหนดที่เป็นทางเลือกคือข้อกำหนดที่ผู้ก่อตั้งบริษัทสามารถตัดสินใจได้ว่าจะระบุหรือไม่ การไม่ระบุไม่มีผลต่อผลทางกฎหมาย แต่การระบุจะช่วยให้กฎของบริษัทชัดเจนขึ้น 。

“定款” ไม่ใช่เพียงเอกสารทางรูปแบบ แต่ยังทำหน้าที่เป็นหนังสือกฎพื้นฐานของบริษัท ซึ่งกำหนดเรื่องสำคัญต่างๆ เช่น วัตถุประสงค์ของบริษัท โครงสร้างองค์กร และการจัดการหุ้น หากเอกสารนี้มีข้อบกพร่อง อาจทำให้การก่อตั้งบริษัทเป็นโมฆะหรืออาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมายที่ไม่คาดคิดในอนาคต ดังนั้นการจัดทำ “定款” จึงต้องใส่ใจอย่างมากและต้องมีความถูกต้องทางกฎหมาย。

รายการที่จำเป็นต้องระบุในบทบัญญัติ: รายการที่ต้องระบุอย่างเด็ดขาด

รายการที่ต้องระบุอย่างเด็ดขาดนั้นถูกกำหนดโดยมาตรา 27 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น (Japan’s Companies Act) และเป็นรายการที่จำเป็นต้องระบุไว้ในบทบัญญัติอย่างไม่มีข้อยกเว้น หากขาดรายการใดรายการหนึ่งจากรายการเหล่านี้ บทบัญญัตินั้นจะถือเป็นโมฆะทางกฎหมาย และผลที่ตามมาคือไม่สามารถจัดตั้งบริษัทจำกัดได้ สำหรับผู้ก่อตั้งที่เป็นชาวต่างชาติที่ต้องการจัดตั้งบริษัทในญี่ปุ่น การเข้าใจรายการเหล่านี้อย่างถูกต้องและระบุไว้อย่างครบถ้วนเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง  

รายการที่ต้องระบุอย่างเด็ดขาดมีดังนี้:

1. วัตถุประสงค์: ต้องระบุอย่างชัดเจนว่าบริษัทจะดำเนินธุรกิจอะไร เช่น “การพัฒนาและจำหน่ายซอฟต์แวร์” หรือ “การบริหารร้านอาหาร” โดยทั่วไปจะระบุธุรกิจที่อาจดำเนินการในอนาคตไว้อย่างครอบคลุม วัตถุประสงค์ของบริษัทเป็นสิ่งจำเป็นในการชี้แจงขอบเขตของกิจกรรมทางธุรกิจและรับประกันความปลอดภัยในการทำธุรกรรม หากต้องการเริ่มต้นธุรกิจใหม่ในอนาคตและไม่มีวัตถุประสงค์ระบุไว้ในบทบัญญัติ จะต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงบทบัญญัติ ดังนั้นจึงแนะนำให้ระบุวัตถุประสงค์ไว้ในระดับที่มีความยืดหยุ่นตั้งแต่ตอนจัดตั้ง  
2. ชื่อการค้า: ต้องระบุชื่อของบริษัท การตัดสินใจเลือกชื่อการค้ามีกฎเกณฑ์บางประการที่ต้องปฏิบัติตาม เช่น ไม่สามารถใช้ชื่อการค้าเดียวกันกับที่อยู่เดียวกันได้ นอกจากนี้ “ธนาคาร” “ประกันชีวิต” “การจัดการทรัสต์” และชื่อการค้าที่บ่งบอกถึงอุตสาหกรรมเฉพาะถูกจำกัดการใช้งานตามกฎหมาย การใช้ชื่อที่อาจทำให้เกิดความสับสนกับบริษัทอื่นก็ถูกห้าม ชื่อการค้าเป็นหน้าตาของบริษัท จึงจำเป็นต้องเลือกอย่างรอบคอบ  
3. ที่ตั้งสำนักงานใหญ่: ต้องระบุที่ตั้งของสำนักงานใหญ่ของบริษัท ในบทบัญญัติ การระบุถึงระดับของหน่วยงานบริหารขั้นต่ำ (เช่น “โตเกียว” หรือ “เขตชิบูย่า โตเกียว”) ก็เพียงพอแล้ว แต่ในความเป็นจริง จำเป็นต้องกำหนดที่อยู่ที่แน่นอน (รวมถึงเลขที่) เมื่อยื่นขอการจดทะเบียน การระบุที่อยู่ที่แน่นอนในบทบัญญัติก็เป็นไปได้ แต่หากพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่จะย้ายที่ตั้งในอนาคต การระบุในระดับที่กว้างขวางอาจช่วยลดความยุ่งยากในการเปลี่ยนแปลงบทบัญญัติ  
4. มูลค่าหรือขั้นต่ำของทรัพย์สินที่จะถูกนำมาใช้ในการจัดตั้ง: ต้องระบุมูลค่ารวมหรือขั้นต่ำของทรัพย์สินที่ผู้ก่อตั้งจะนำมาใช้ในการจัดตั้งบริษัท นี่เป็นพื้นฐานของทุนจดทะเบียนของบริษัทและเป็นรายการสำคัญที่แสดงสถานะทางการเงินของบริษัท การระบุรายการนี้จำเป็นเพื่อชี้แจงฐานะทางการเงินของบริษัท  
5. ชื่อและที่อยู่ของผู้ก่อตั้ง: ต้องระบุชื่อและที่อยู่ของผู้ก่อตั้งทุกคนที่จะจัดตั้งบริษัท ผู้ก่อตั้งคือบุคคลที่นำการดำเนินการจัดตั้งบริษัทและรับซื้อหุ้นในขณะจัดตั้ง หากมีผู้ก่อตั้งหลายคน จำเป็นต้องระบุชื่อและที่อยู่ของทุกคนอย่างถูกต้อง  

รายการที่ต้องระบุอย่างเด็ดขาดเหล่านี้เป็นข้อมูลที่จำเป็นและไม่สามารถขาดได้เพื่อยืนยันการมีอยู่ทางกฎหมายของบริษัทจำกัด การตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการเหล่านี้ถูกระบุอย่างถูกต้องเป็นข้อกำหนดพื้นฐานที่สุดในการจัดทำบทบัญญัติ

ประเด็นที่ต้องระบุในบทบัญญัติเพื่อให้มีผลบังคับใช้: ประเด็นที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์

ประเด็นที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์ไม่ได้ทำให้บทบัญญัติเป็นโมฆะหากไม่ได้ระบุไว้ แต่เพื่อให้ประเด็นเหล่านั้นมีผลทางกฎหมาย จำเป็นต้องระบุไว้ในบทบัญญัติอย่างชัดเจน ประเด็นเหล่านี้มีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่อต้องการกำหนดกฎเกณฑ์พิเศษที่แตกต่างจากข้อบังคับทั่วไปของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นสำหรับการบริหารหรือการจัดการหุ้นของบริษัท ผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติที่ต้องการบริหารบริษัทให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของตนเองหรือประเพณีทางธุรกิจของประเทศต้นทาง การพิจารณาและรวมประเด็นที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์เหล่านี้ลงในบทบัญญัติจะเป็นสิ่งที่มีประโยชน์

ตัวอย่างหลักของประเด็นที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์มีดังนี้

1. ประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการก่อตั้งที่ผิดปกติ (Matters Related to Abnormal Establishment): ประเด็นเหล่านี้เป็นประเด็นสำคัญที่มีผลกระทบอย่างมากต่อทรัพย์สินของบริษัท และได้รับการกำหนดไว้ในมาตรา 28 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ประกอบด้วยประเด็นต่อไปนี้
   • การออกทุนทรัพย์สิน: ในกรณีที่มีการออกทุนด้วยทรัพย์สินที่ไม่ใช่เงินสด (เช่น อสังหาริมทรัพย์ ทรัพย์สินเคลื่อนที่ หรือสิทธิเรียกร้อง) จะต้องระบุเนื้อหาของทรัพย์สิน มูลค่า และจำนวนหุ้นที่จะจัดสรรให้ การออกทุนทรัพย์สินมักจะเกิดปัญหาเกี่ยวกับการประเมินค่าที่เหมาะสม ดังนั้นจึงจำเป็นต้องระบุไว้ในบทบัญญัติและอาจต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้ตรวจสอบในบางกรณี
   • การรับทรัพย์สิน: ในกรณีที่บริษัทตกลงที่จะรับทรัพย์สินบางอย่างหลังจากการก่อตั้งบริษัท จะต้องระบุไว้
   • ค่าตอบแทนผู้ริเริ่ม: ในกรณีที่กำหนดค่าตอบแทนสำหรับผู้ริเริ่มการก่อตั้งบริษัท จะต้องระบุไว้
   • ค่าใช้จ่ายในการก่อตั้ง: ในกรณีที่บริษัทรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการก่อตั้งบริษัท จะต้องระบุไว้ ประเด็นเหล่านี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับฐานทรัพย์สินของบริษัท ดังนั้นจึงไม่มีผลบังคับใช้หากไม่ได้ระบุไว้ในบทบัญญัติ
2. การจำกัดการโอนหุ้น: ในกรณีที่บริษัทจำกัดหุ้นต้องการกำหนดข้อจำกัดในการโอนหุ้น เช่น ต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริหาร จะต้องระบุไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดเล็กและไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ การกำหนดข้อจำกัดนี้เป็นสิ่งที่ทำกันทั่วไปเพื่อป้องกันการไหลออกของหุ้นไปยังบุคคลที่ไม่ต้องการและเพื่อความมั่นคงของการบริหาร หากไม่มีการกำหนดข้อจำกัดนี้ หุ้นสามารถถูกโอนได้อย่างอิสระ
3. ผู้จัดการทะเบียนผู้ถือหุ้น: ในกรณีที่มอบหมายการสร้างและจัดการทะเบียนผู้ถือหุ้นให้กับหน่วยงานที่เชี่ยวชาญ (เช่น ธนาคารที่ทำการธุรกิจทรัสต์) จะต้องระบุไว้ สิ่งนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการผู้ถือหุ้นและรักษาความถูกต้อง
4. การเรียกร้องการขายหุ้นกลับให้กับผู้รับมรดกหรือผู้ที่เกี่ยวข้อง: ในกรณีที่หุ้นที่มีการจำกัดการโอนถูกได้มาผ่านการสืบทอดหรือการควบรวมกิจการ และบริษัทมีสิทธิ์เรียกร้องการซื้อหุ้นเหล่านั้นกลับ จะต้องระบุไว้ สิ่งนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันการกระจายหุ้นและรักษาโครงสร้างผู้ถือหุ้นที่เฉพาะเจาะจง
5. จำนวนหุ้นต่อหน่วย: ในกรณีที่กำหนดจำนวนหุ้นที่ผู้ถือหุ้นต้องมีเพื่อใช้สิทธิ์การโหวต จะต้องระบุไว้ ตัวอย่างเช่น หากกำหนดว่า 100 หุ้นเป็น 1 หน่วย ผู้ถือหุ้นที่มีหุ้นน้อยกว่า 100 หุ้นจะไม่สามารถใช้สิทธิ์การโหวตได้ สิ่งนี้ช่วยให้การบริหารการประชุมผู้ถือหุ้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
6. การออกหุ้นสามัญ: ในกรณีที่บริษัทกำหนดการออกหุ้นสามัญหรือไม่ จะต้องระบุไว้ ตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น โดยหลักการแล้วไม่ออกหุ้นสามัญ แต่หากกำหนดไว้ในบทบัญญัติก็สามารถออกได้
7. การลดระยะเวลาการแจ้งเรียกประชุมสามัญผู้ถือหุ้น คณะกรรมการบริหาร และอื่นๆ: ในกรณีที่ต้องการลดระยะเวลาการแจ้งเรียกประชุมที่กำหนดไว้ตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น (เช่น ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์) จะต้องระบุไว้ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
8. การตั้งคณะกรรมการบริหาร ผู้เข้าร่วมการบัญชี ผู้ตรวจสอบบัญชี คณะกรรมการตรวจสอบบัญชี ผู้ตรวจสอบบัญชี และคณะกรรมการต่างๆ: เป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบโครงสร้างองค์กรของบริษัท และจะต้องระบุไว้ในบทบัญญัติหากต้องการตั้งสถาบันเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัทที่ไม่ตั้งคณะกรรมการบริหาร (เช่น บริษัทที่ตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชีอิสระ) จำเป็นต้องระบุไว้อย่างชัดเจน

ประเด็นที่ต้องระบุโดยสัมพันธ์เหล่านี้เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการออกแบบวิธีการบริหารและการควบคุมภายในของบริษัทอย่างยืดหยุ่น สำหรับผู้ก่อตั้งชาวต่างชาติที่ต้องการนำระบบการกำกับดูแลหรือนโยบายการจัดการหุ้นที่เฉพาะเจาะจงมาใช้ในการขยายธุรกิจในญี่ปุ่น การระบุประเด็นเหล่านี้ในบทบัญญัติอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง

เรื่องที่สามารถระบุได้ตามความสมัครใจ: รายการที่สามารถระบุได้ตามดุลยพินิจ

รายการที่สามารถระบุได้ตามดุลยพินิจ หมายถึง รายการที่ผู้ก่อตั้งบริษัทในญี่ปุ่นสามารถระบุไว้ในข้อบังคับบริษัทได้โดยอิสระ ตราบใดที่ไม่ขัดต่อกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นหรือหลักธรรมาภิบาลที่ดี การไม่ระบุรายการเหล่านี้ในข้อบังคับไม่มีผลต่อความมีผลบังคับใช้ อย่างไรก็ตาม การระบุไว้สามารถช่วยให้กฎเกณฑ์ภายในบริษัทชัดเจนขึ้น และป้องกันความขัดแย้งหรือความไม่ชัดเจนในการตีความในอนาคตได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีที่ผู้ก่อตั้งมีพื้นฐานระหว่างประเทศ การกำจัดความไม่ชัดเจนและการจัดทำกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนเป็นเอกสารสามารถช่วยให้การบริหารบริษัทเป็นไปอย่างราบรื่น  

ตัวอย่างหลักของรายการที่สามารถระบุได้ตามดุลยพินิจ ได้แก่  

1. ปีงบประมาณ: กำหนดระยะเวลาการบัญชีของบริษัท ตัวอย่างเช่น “ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายนของทุกปีจนถึงวันที่ 31 มีนาคมของปีถัดไป” ซึ่งมีผลต่อการยื่นภาษีและการจัดทำงบการเงิน จึงสำคัญที่จะต้องกำหนดให้สอดคล้องกับแผนธุรกิจ
2. จำนวนผู้บริหาร เช่น กรรมการหรือผู้ตรวจสอบบัญชี: ระบุจำนวนผู้บริหารที่แน่นอนหรือขีดจำกัดสูงสุด/ต่ำสุด ตามกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น กรรมการต้องมีอย่างน้อยหนึ่งคน แต่การกำหนดจำนวนที่ชัดเจนในข้อบังคับสามารถช่วยให้โครงสร้างผู้บริหารมีเสถียรภาพ
3. ประธานการประชุมผู้ถือหุ้น: ระบุว่าใครจะเป็นประธานการประชุมผู้ถือหุ้น ตัวอย่างเช่น “กรรมการผู้แทนจะดำรงตำแหน่งประธาน” ซึ่งสามารถช่วยให้การดำเนินการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
4. การเรียกประชุมผู้ถือหุ้นประจำปี: ระบุเวลาในการเรียกประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีหลังจากสิ้นสุดปีงบประมาณ ตัวอย่างเช่น “ภายใน 3 เดือนหลังจากสิ้นสุดปีงบประมาณ”
5. เกณฑ์มาตรฐาน: ระบุวันที่ผู้ถือหุ้นที่มีชื่อในทะเบียนผู้ถือหุ้นสามารถใช้สิทธิ์ที่เฉพาะเจาะจง (เช่น สิทธิ์ในการรับปันผลหรือสิทธิ์ในการโหวต)
6. วิธีการประกาศ: ระบุว่าบริษัทจะใช้วิธีใดในการประกาศ ไม่ว่าจะเป็นในราชกิจจานุเบกษา หนังสือพิมพ์รายวัน หรือประกาศอิเล็กทรอนิกส์ หากไม่มีการระบุในข้อบังคับ ตามมาตรา 939 ข้อ 4 ของกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่น จะใช้วิธีการประกาศในราชกิจจานุเบกษาโดยอัตโนมัติ การประกาศอิเล็กทรอนิกส์สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ จึงเป็นที่นิยมในหลายบริษัท

รายการที่สามารถระบุได้ตามดุลยพินิจเหล่านี้ช่วยให้ผู้ก่อตั้งบริษัทสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ภายในที่ละเอียดยิ่งขึ้นได้ ตามนโยบายการบริหารและสถานการณ์จริงของบริษัท การระบุไว้ในข้อบังคับช่วยให้สามารถแสดงนโยบายการบริหารของบริษัทได้อย่างชัดเจนต่อผู้ที่เกี่ยวข้องภายในและภายนอก และเพิ่มความสามารถในการคาดการณ์ได้

กระบวนการสร้างและรับรองบทบัญญัติบริษัท

การสร้างและรับรองบทบัญญัติบริษัทเป็นขั้นตอนทางกฎหมายที่สำคัญในการจัดตั้งบริษัทจำกัดในญี่ปุ่น กระบวนการนี้ประกอบด้วยสามขั้นตอนหลัก ได้แก่ “การสร้างบทบัญญัติ” “การจองเวลากับสำนักงานนักกฎหมาย” และ “การรับรองบทบัญญัติ” สำหรับผู้ก่อตั้งที่เป็นชาวต่างชาติ การเข้าใจกระบวนการนี้เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อการจัดตั้งบริษัทอย่างราบรื่น

การสร้างบทบัญญัติ

ขั้นแรก คุณต้องสร้างบทบัญญัติที่ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็น เช่น ชื่อบริษัท วัตถุประสงค์ ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ จำนวนทุนจดทะเบียน และข้อมูลของผู้ริเริ่ม ในขั้นตอนนี้ การพิจารณาถึงการขยายธุรกิจในอนาคตและนโยบายการบริหารเป็นสิ่งสำคัญมาก โดยเฉพาะการระบุวัตถุประสงค์ของธุรกิจที่จะมีผลต่อกิจกรรมทางธุรกิจในอนาคต จึงจำเป็นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

การจองเวลากับสำนักงานนักกฎหมาย

การรับรองบทบัญญัติจะดำเนินการที่สำนักงานนักกฎหมายที่มีเขตอำนาจศาลเหนือที่ตั้งสำนักงานใหญ่ของบริษัท การจองเวลาล่วงหน้าเป็นสิ่งที่ทำกันทั่วไป คุณสามารถทำการจองผ่านทางโทรศัพท์หรือเว็บไซต์ของสมาคมนักกฎหมายญี่ปุ่นได้ การยืนยันสำนักงานนักกฎหมายที่ถูกต้องล่วงหน้าเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการรับรอง

การรับรองบทบัญญัติ

ในวันและเวลาที่จองไว้ คุณต้องนำเอกสารที่จำเป็นและค่าธรรมเนียมการรับรองไปยังสำนักงานนักกฎหมายเพื่อรับการรับรองจากนักกฎหมาย โดยปกติแล้วผู้ริเริ่มทุกคนจะต้องเข้าร่วม แต่ก็สามารถมอบอำนาจให้ผู้แทนทำการรับรองแทนได้

มีสองประเภทหลักของบทบัญญัติ ได้แก่ “บทบัญญัติกระดาษ” และ “บทบัญญัติอิเล็กทรอนิกส์”

• บทบัญญัติกระดาษ: เป็นรูปแบบที่ใช้มาตั้งแต่เดิม ต้องใช้แสตมป์ภาษีมูลค่า 40,000 เยน และต้องพิมพ์และเย็บเป็นเล่ม โดยทุกหน้าต้องมีตราประทับจากผู้ริเริ่มทุกคน
• บทบัญญัติอิเล็กทรอนิกส์: สร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์ PDF และมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ข้อดีคือไม่ต้องใช้แสตมป์ภาษี 40,000 เยน ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดตั้งบริษัท อย่างไรก็ตาม อาจจำเป็นต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์หรือซอฟต์แวร์เฉพาะสำหรับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์

ในปัจจุบัน กระบวนการรับรองบทบัญญัติอิเล็กทรอนิกส์ได้เริ่มใช้วิธีการออนไลน์หรือผ่านการประชุมทางเว็บ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้ก่อตั้งที่อาศัยอยู่ต่างประเทศ ในกรณีของการรับรองผ่านการประชุมทางเว็บ นักกฎหมายจะทำการยืนยันตัวตนและความตั้งใจในการจัดตั้งผ่านการประชุม ข้อมูลบทบัญญัติที่ได้รับการรับรองสามารถรับได้ผ่านระบบออนไลน์หรืออีเมล

หากมีข้อบกพร่องในเนื้อหาของบทบัญญัติ นักกฎหมายอาจขอให้ทำการแก้ไข หากเป็นข้อบกพร่องเล็กน้อย สามารถแก้ไขได้ทันที แต่หากเป็นข้อบกพร่องใหญ่ อาจจำเป็นต้องแก้ไขบทบัญญัติและเยี่ยมสำนักงานนักกฎหมายอีกครั้ง ดังนั้น การตรวจสอบล่วงหน้าโดยผู้เชี่ยวชาญเป็นสิ่งที่มีประโยชน์มากในการทำให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น

เอกสารที่ชาวต่างชาติควรเตรียมเมื่อรับรองข้อบังคับบริษัท

เมื่อชาวต่างชาติต้องการก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัดในประเทศญี่ปุ่นและต้องการรับรองข้อบังคับบริษัท พวกเขาอาจจำเป็นต้องเตรียมเอกสารที่แตกต่างหรือเพิ่มเติมจากคนญี่ปุ่น การเตรียมเอกสารเหล่านี้อย่างถูกต้องและล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้กระบวนการดำเนินการได้อย่างราบรื่น

เอกสารที่จำเป็นสำหรับทุกการจัดตั้งบริษัท

ก่อนอื่น, ไม่ว่าผู้ก่อตั้งจะเป็นชาวต่างชาติก็ตาม, เอกสารต่อไปนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทุกคน 。

• จดหมายจัดตั้งบริษัท 3 ฉบับ: เตรียมจดหมายจัดตั้งบริษัททั้งหมด 3 ฉบับ สำหรับการเก็บรักษาที่สำนักงานกงสุล, สำหรับการเก็บรักษาของบริษัท, และสำหรับการยื่นขอจดทะเบียน。ในกรณีของจดหมายจัดตั้งบริษัทแบบกระดาษ, จำเป็นต้องมีลายมือชื่อและประทับตราของผู้ริเริ่มทุกคน。
• แบบฟอร์มการประกาศผู้มีอำนาจควบคุมที่แท้จริง: เอกสารนี้เป็นการประกาศชี้แจงผู้ที่จะเป็นผู้มีอำนาจควบคุมที่แท้จริงของบริษัทที่กำลังจะจัดตั้ง และยืนยันว่าไม่เกี่ยวข้องกับสมาชิกของกลุ่มอันธพาลหรือกลุ่มที่มีอิทธิพลต่อสังคมในทางลบ。เอกสารนี้เป็นส่วนหนึ่งของมาตรการต่อต้านการฟอกเงิน。ในกรณีของบริษัทหุ้นส่วน, บุคคลที่ถือหุ้นมากกว่า 50% ของหุ้นทั้งหมดมักจะเป็นผู้มีอำนาจควบคุมที่แท้จริง。

เอกสารยืนยันตัวตนของผู้ริเริ่มการจัดตั้งบริษัทภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

ในกรณีที่ผู้ริเริ่มการจัดตั้งบริษัทเป็นชาวต่างชาติ จะต้องมีเอกสารยืนยันตัวตนเป็น “ใบรับรองลายมือชื่อ” หรือ “ใบรับรองลายเซ็น” อย่างใดอย่างหนึ่ง

• ใบรับรองลายมือชื่อ: ชาวต่างชาติที่มีที่อยู่ในประเทศญี่ปุ่น (ผู้ที่ถือบัตรพำนักหรือบัตรพิสูจน์สถานะผู้พำนักถาวรพิเศษ) สามารถทำการลงทะเบียนลายมือชื่อที่สำนักงานเขตหรือเทศบาลที่ตนเองมีทะเบียนบ้าน และรับใบรับรองลายมือชื่อได้ ใบรับรองลายมือชื่อนี้ถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในการดำเนินการต่างๆ ทั้งในระดับราชการและเอกชนภายในประเทศญี่ปุ่น จึงเป็นสิ่งที่สะดวกมากสำหรับชาวต่างชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นที่จะทำการลงทะเบียนไว้
• ใบรับรองลายเซ็น: สำหรับชาวต่างชาติที่อาศัยอยู่นอกประเทศญี่ปุ่นหรือผู้ริเริ่มการจัดตั้งบริษัทที่ไม่ได้ทำการลงทะเบียนลายมือชื่อในญี่ปุ่น จะต้องใช้ใบรับรองลายเซ็น (ใบรับรองการลงนาม) หรือเอกสารประกาศคำสาบานที่มีลายเซ็นที่ได้รับการรับรองแทน ใบรับรองลายเซ็นนี้เป็นเอกสารที่เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานราชการรับรองว่าลายเซ็นของบุคคลนั้นเป็นของจริง

โดยทั่วไป ใบรับรองลายเซ็นจะได้รับจากหน่วยงานราชการในประเทศบ้านเกิดของผู้ริเริ่ม หรือจากสถานกงสุลหรือสถานทูตของประเทศนั้นๆ ที่ตั้งอยู่ในญี่ปุ่น ในการรับใบรับรองลายเซ็น ผู้ริเริ่มจะต้องนำเอกสารที่ต้องการลงนามมาด้วย และทำการลงนามต่อหน้าเจ้าหน้าที่ เช่น ข้าราชการกงสุล ไม่สามารถรับรองเอกสารที่ได้ลงนามไว้ล่วงหน้าได้ ในกรณีที่ต้องการใช้เอกสารเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การจดทะเบียนทรัพย์สินในญี่ปุ่น บางครั้งเอกสารที่ได้รับการรับรองจากนักกฎหมายสาธารณะในสหรัฐอเมริกาก็อาจได้รับการยอมรับ นอกจากนี้ ในการยืนยันตัวตนที่สำนักงานรับรองเอกสารสาธารณะ สามารถใช้เอกสารที่มีรูปถ่ายของบุคคล เช่น หนังสือเดินทางหรือบัตรพำนัก แต่เนื่องจากการรับรองตรงบนเอกสารต้นฉบับเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยาก จึงอาจจำเป็นต้องยืนยันกับประเทศที่จะส่งเอกสารไปว่าสามารถใช้สำเนาที่ได้รับการรับรองจากสำนักงานรับรองเอกสารสาธารณะได้หรือไม่

หนังสือมอบอำนาจ (กรณีที่มีการให้มอบอำนาจผ่านตัวแทน)

หากผู้ริเริ่มทั้งหมดไม่สามารถเดินทางไปยังสำนักงานนิติกรได้ พวกเขาสามารถมอบอำนาจให้ตัวแทนดำเนินการรับรองข้อบังคับได้ ในกรณีนี้ จะต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้:

• หนังสือมอบอำนาจ: จำเป็นต้องมีหนังสือมอบอำนาจจากผู้ริเริ่มไปยังตัวแทน ซึ่งต้องมีลายมือชื่อที่ผ่านการลงทะเบียนในญี่ปุ่น (หากมีการลงทะเบียนตราประทับ) หรือลายเซ็น (พร้อมใบรับรองลายเซ็นในกรณีที่มีการแนบเอกสารดังกล่าว)
• ใบรับรองตราประทับหรือใบรับรองลายเซ็นของผู้ริเริ่ม: ต้องแนบใบรับรองตราประทับ (ที่ออกมาไม่เกิน 3 เดือน) หรือใบรับรองลายเซ็นของผู้ริเริ่มที่ได้ทำการประทับตราหรือลงนามในหนังสือมอบอำนาจ หากผู้ริเริ่มเป็นนิติบุคคล จะต้องมีใบรับรองการจดทะเบียนของนิติบุคคลนั้น และใบรับรองตราประทับของผู้แทน
• เอกสารยืนยันตัวตนของตัวแทน: จำเป็นต้องมีใบรับรองตราประทับและตราประทับจริงของตัวแทน หรือเอกสารยืนยันตัวตนที่มีรูปถ่าย เช่น ใบอนุญาตขับขี่หรือหนังสือเดินทาง พร้อมตราประทับที่ใช้ในการยืนยัน

หากหนังสือมอบอำนาจที่จัดทำขึ้นเป็นภาษาต่างประเทศจะใช้ที่สำนักงานนิติกรในญี่ปุ่น โดยหลักแล้วจะต้องแนบเอกสารแปลเป็นภาษาญี่ปุ่นไปด้วยทุกฉบับ ในเอกสารแปลจะต้องมีชื่อและลายมือชื่อ (หรือลายเซ็น) ของผู้แปล และระบุว่าได้ทำการแปลเอกสารดังกล่าว ค่าธรรมเนียมในการรับรองหนังสือมอบอำนาจที่เป็นภาษาต่างประเทศมักจะสูงกว่าหนังสือมอบอำนาจที่เป็นภาษาญี่ปุ่น นอกจากนี้ เมื่อมีการรับรองเอกสารแปล แม้ว่าเอกสารต้นฉบับจะเป็นเอกสารราชการก็ตาม เอกสารแปลจะถูกจัดการเป็นเอกสารส่วนบุคคล และในการรับรองของนิติกร จะต้องรวมเอกสารต้นฉบับ แปล และหนังสือประกาศที่ระบุว่า “เอกสารที่แนบมานี้เป็นเอกสารที่ไม่แตกต่างจากใบรับรอง ○○ และเอกสารแปลภาษาญี่ปุ่น”

ข้อกำหนดเอกสารที่ซับซ้อนเหล่านี้อาจเป็นภาระที่ใหญ่หลวงสำหรับผู้ก่อตั้งที่เป็นชาวต่างชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีผู้ริเริ่มที่อาศัยอยู่ต่างประเทศหลายคน หรือเมื่อจำเป็นต้องปรับเอกสารภาษาต่างประเทศให้เข้ากับกระบวนการทางกฎหมายของญี่ปุ่น การสนับสนุนจากสำนักงานกฎหมายที่เชี่ยวชาญจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง

สรุป

ในการก่อตั้งบริษัทหุ้นส่วนจำกัดในญี่ปุ่น (Japan), การสร้างและการรับรองข้อบังคับบริษัทเป็นกระบวนการที่สำคัญยิ่งในการสร้างฐานสำหรับการดำเนินธุรกิจในอนาคต โดยเฉพาะสำหรับผู้ก่อตั้งที่เป็นชาวต่างชาติ ระบบกฎหมายของญี่ปุ่น, ภาษา, และประเพณีที่เฉพาะเจาะจงอาจกลายเป็นความท้าทายที่ซับซ้อน การละเว้นรายการที่จำเป็นต้องบันทึกอาจนำไปสู่การทำให้ข้อบังคับบริษัทไม่มีผลบังคับใช้ และการไม่บันทึกรายการที่ควรจะบันทึกอาจทำให้ไม่เกิดผลทางกฎหมายที่ต้องการ นอกจากนี้ ในการรับรองข้อบังคับบริษัท จำเป็นต้องเข้าใจอย่างถูกต้องเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของชาวต่างชาติ เช่น ความแตกต่างระหว่างใบรับรองลายมือชื่อและใบรับรองลายเซ็น รวมถึงการแปลและการรับรองเอกสารที่เขียนด้วยภาษาต่างประเทศ

ที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ (Monolith Law Office), เรามีความเชี่ยวชาญในด้านกฎหมายธุรกิจสำหรับบริษัทในสาขา IT และอินเทอร์เน็ต และเรามีความกระตือรือร้นในการให้บริการด้านกฎหมายระหว่างประเทศและการสนับสนุนบริษัทต่างชาติที่ต้องการเข้ามาทำธุรกิจในญี่ปุ่น ที่สำนักงานของเรามีทนายความที่สามารถพูดภาษาอังกฤษและมีใบอนุญาตทนายความจากต่างประเทศหลายคน พวกเขาให้บริการสื่อสารที่ไร้รอยต่อและให้คำปรึกษาที่เชี่ยวชาญและปฏิบัติได้จริงเกี่ยวกับระบบกฎหมายของญี่ปุ่นแก่ลูกค้าจากต่างประเทศ

เราให้บริการสนับสนุนทางกฎหมายที่หลากหลายตั้งแต่การรับรองความถูกต้องทางกฎหมายในการสร้างข้อบังคับบริษัท, การดำเนินการรับรองที่สำนักงานนักกฎหมาย, ไปจนถึงการสร้างสัญญาในการดำเนินธุรกิจต่อไป, การปฏิบัติตามกฎหมาย, และการปกป้องสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา สำหรับชาวต่างชาติที่กำลังพิจารณาการก่อตั้งบริษัทในญี่ปุ่น และต้องการเริ่มต้นและเติบโตธุรกิจของตนอย่างมั่นใจ สำนักงานกฎหมายมอนอลิธพร้อมที่จะเป็นพันธมิตรที่แข็งแกร่งเพื่อสนับสนุนท่าน หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับการสร้างข้อบังคับบริษัทหรือการก่อตั้งบริษัทในญี่ปุ่น กรุณาติดต่อสำนักงานกฎหมายมอนอลิธ