การจ้างงานคนต่างชาติในญี่ปุ่น: ขั้นตอนและข้อกําหนดของวีซ่าทํางานสําหรับ 5 สถานะการพํานักหลัก

ในตลาดแรงงานของญี่ปุ่นในปีที่ผ่านมา ความสำคัญของบุคลากรต่างชาติกำลังเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามการประกาศจากกระทรวงสาธารณสุขและแรงงานของญี่ปุ่น จำนวนคนต่างชาติที่ทำงานในญี่ปุ่นกำลังทำลายสถิติสูงสุดใหม่อย่างต่อเนื่อง และตามสถิติจากกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่น จำนวนคนต่างชาติที่พำนักอยู่ในญี่ปุ่นก็มีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน แนวโน้มนี้สะท้อนถึงสถานการณ์ปัจจุบันที่หลายบริษัทญี่ปุ่นกำลังพยายามข้ามพรมแดนเพื่อค้นหาบุคลากรที่มีความสามารถ อย่างไรก็ตาม ความท้าทายที่บริษัทเหล่านี้ต้องเผชิญไม่ได้มีเพียงแค่การหาบุคลากรที่มีความสามารถเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเข้าใจและปฏิบัติตามกฎหมายการควบคุมการเข้าและออกของต่างชาติของญี่ปุ่นที่ซับซ้อนอีกด้วย ความเข้าใจผิดหรือข้อบกพร่องในกระบวนการขอสถานะการพำนัก (ทั่วไปเรียกว่า ‘วีซ่า’) อาจนำไปสู่ความล่าช้าอย่างมากในกระบวนการจ้างงาน ความเสี่ยงทางกฎหมาย และการสูญเสียโอกาสในการแข่งขันเพื่อคว้าบุคลากรระดับโลก บทความนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นแนวทางที่ครอบคลุมและปฏิบัติได้จริงสำหรับผู้บริหารบริษัท พนักงานฝ่ายกฎหมาย และผู้รับผิดชอบด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อให้เข้าใจภาพรวมของกระบวนการทางกฎหมายที่จำเป็นเมื่อจ้างงานคนต่างชาติในญี่ปุ่น ในบทความนี้ เราจะมุ่งเน้นไปที่ 5 ประเภทของสถานะการพำนักที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ได้แก่ ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ‘ทักษะ’ ‘การโอนย้ายภายในบริษัท’ ‘การบริหารและการจัดการ’ และ ‘กิจกรรมเฉพาะ’ สำหรับแต่ละประเภทของสถานะการพำนัก เราจะอธิบายถึงข้อกำหนดทางกฎหมาย ข้อกำหนดที่ต้องการจากทั้งผู้สมัครและบริษัทที่รับเข้าทำงาน รวมถึงขั้นตอนการสมัครที่ละเอียดยิบ โดยอ้างอิงจาก ‘กฎหมายการควบคุมการเข้าและออกของต่างชาติและการรับรองผู้ลี้ภัย’ ของญี่ปุ่น และกฎหมายที่เกี่ยวข้องจากกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่น

ขั้นตอนพื้นฐาน: ความเข้าใจในใบรับรองคุณสมบัติการพำนักในญี่ปุ่น

เมื่อบริษัทในญี่ปุ่นต้องการจ้างงานชาวต่างชาติที่อาศัยอยู่ต่างประเทศ ขั้นตอนมาตรฐานที่ต้องดำเนินการคือการยื่นคำร้องขอ “ใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก” (Certificate of Eligibility หรือ COE) ซึ่งเป็นเอกสารที่ออกโดยรัฐมนตรีกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่น เพื่อพิสูจน์ว่าบุคคลนั้นมีคุณสมบัติตามที่กำหนดไว้ใน “พระราชบัญญัติการควบคุมการเข้าและออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัย” มาตรา 7-2 ของญี่ปุ่น การได้รับ COE จะทำให้กระบวนการออกวีซ่าที่สถานทูตหรือกงสุลใหญ่ของญี่ปุ่นในต่างประเทศ รวมถึงการตรวจสอบการเข้าประเทศที่สนามบินของญี่ปุ่นเป็นไปอย่างรวดเร็ว

กระบวนการทั้งหมดมีดังนี้ บริษัทที่รับสมัครงานในญี่ปุ่นจะเตรียมและยื่นคำร้องขอ COE แทนบุคคลต่างชาติที่จะจ้างงาน สถานที่ยื่นคำร้องคือสำนักงานการควบคุมการเข้าและออกประเทศและการพำนักในท้องถิ่นที่มีอำนาจเหนือพื้นที่ที่บริษัทตั้งอยู่หรือที่บุคคลต่างชาติมีแผนจะพำนักอาศัย จากนั้น สำนักงานการควบคุมการเข้าและออกประเทศและการพำนักจะตรวจสอบเนื้อหาของคำร้อง โดยพิจารณาจากประวัติการศึกษาและการทำงานของผู้สมัคร รวมถึงความมั่นคงและความต่อเนื่องของธุรกิจของบริษัทที่รับสมัคร หากคำร้องได้รับการอนุมัติหลังจากการตรวจสอบ COE จะถูกออกและส่งไปยังบริษัทในญี่ปุ่นที่รับสมัครงาน ในปัจจุบัน การรับ COE ผ่านทางอีเมลก็เป็นไปได้ บริษัทจะส่ง COE ต้นฉบับหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไปยังบุคคลนั้นที่อยู่ต่างประเทศ บุคคลที่ได้รับ COE จะต้องนำไปยื่นที่สถานทูตหรือกงสุลใหญ่ของญี่ปุ่นในประเทศตนเองพร้อมกับหนังสือเดินทางและเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นเพื่อขอวีซ่า ระยะเวลาที่ COE มีผลคือ 3 เดือน และต้องยื่นขอวีซ่าภายในระยะเวลานี้ การเข้าประเทศต้องดำเนินการภายในระยะเวลาที่วีซ่ามีผล ระยะเวลา 3 เดือนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง ในขั้นตอนการตรวจสอบการเข้าประเทศที่สนามบินของญี่ปุ่น การนำเสนอหนังสือเดินทางและวีซ่าพร้อมกับ COE จะทำให้ได้รับการออกบัตรพำนักและสามารถเริ่มต้นกิจกรรมการทำงานในญี่ปุ่นอย่างเป็นทางการ

ระยะเวลาการตรวจสอบ COE มาตรฐานคือประมาณ 1 ถึง 3 เดือนนับจากการยื่นคำร้อง แต่อาจมีการเปลี่ยนแปลงตามประเภทของคุณสมบัติการพำนัก ขนาดของบริษัท และปริมาณงานของสำนักงานการควบคุมการเข้าและออกประเทศและการพำนักในแต่ละท้องถิ่น ระบบ COE นี้สามารถถือว่าเป็นการออกแบบระบบอย่างมีจุดประสงค์เพื่อการจัดการความเสี่ยงของรัฐบาลญี่ปุ่น โดยการรวมการตรวจสอบส่วนสำคัญไว้ที่สำนักงานการควบคุมการเข้าและออกประเทศและการพำนักของญี่ปุ่นซึ่งมีความเชี่ยวชาญในการประเมินกฎหมายและสถานการณ์จริงของบริษัท ทำให้ลดภาระการตรวจสอบที่สถานทูตและกงสุลใหญ่ทั่วโลกและรักษาความเป็นเอกภาพในการตัดสินใจ บทบาทของสถานทูตและกงสุลใหญ่จะจำกัดเฉพาะการยืนยันตัวตนของผู้สมัครและการตรวจสอบความถูกต้องของ COE โดยการตัดสินใจอนุมัติจริงๆ ได้เกิดขึ้นแล้ว ระบบนี้หมายความว่าการยื่นคำร้องขอ COE เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับบริษัท และหากผ่านขั้นตอนนี้ไปได้ การออกวีซ่าในขั้นตอนต่อไปจะมีความแน่นอนสูง

การวิเคราะห์อย่างละเอียดของ 5 ประเภทวีซ่าทำงานหลักในญี่ปุ่น

เทคโนโลยี ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ

สถานะการพำนักนี้เป็นวีซ่าทำงานสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่มีความหลากหลายและทั่วไปที่สุดประเภทหนึ่งในญี่ปุ่น ตาม “พระราชบัญญัติการควบคุมการเข้าออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น” ตารางที่หนึ่งของเอกสารเพิ่มเติม สถานะการพำนักนี้ครอบคลุมกิจกรรมที่ทำงานตามสัญญากับหน่วยงานของรัฐหรือเอกชนในญี่ปุ่น ในสาขาวิทยาศาสตร์ธรรมชาติ เช่น วิทยาศาสตร์ทางกายภาพ วิศวกรรม หรือสาขาอื่นๆ (“เทคโนโลยี”) หรือในสาขาที่ต้องการความรู้หรือทักษะทางด้านกฎหมาย วิชาเศรษฐศาสตร์ สังคมศาสตร์ หรือสาขามนุษยศาสตร์อื่นๆ (“ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์”) หรืองานที่ต้องการความคิดหรือความรู้สึกที่มีพื้นฐานมาจากวัฒนธรรมต่างประเทศ (“ธุรกิจระหว่างประเทศ”)

เกณฑ์การอนุญาตให้เข้าประเทศเพื่อรับสถานะการพำนักนี้ได้รับการกำหนดอย่างละเอียดใน “พระราชบัญญัติการควบคุมการเข้าออกประเทศและการรับรองผู้ลี้ภัยของญี่ปุ่น มาตรา 7 ข้อ 1 หมวด 2” สำหรับผู้ที่ทำงานในสาขา “เทคโนโลยี” หรือ “ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์” ผู้สมัครจะต้องจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยในสาขาที่เกี่ยวข้องหรือได้รับการศึกษาที่เทียบเท่าหรือสูงกว่า หรือมีประสบการณ์การทำงานในสาขานั้นๆ มากกว่า 10 ปี อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการประมวลผลข้อมูล หากผ่านการทดสอบที่รัฐมนตรีว่าการกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่นกำหนดไว้ ข้อกำหนดนี้อาจได้รับการผ่อนคลาย สำหรับสาขา “ธุรกิจระหว่างประเทศ” (เช่น การแปลภาษา การล่าม การตลาด การค้าระหว่างประเทศ ฯลฯ) โดยทั่วไปจะต้องมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 3 ปี อย่างไรก็ตาม หากงานนั้นเกี่ยวข้องกับการแปลภาษา การล่าม หรือการสอนภาษา ผู้ที่จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยอาจไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงาน 3 ปีนี้ ข้อกำหนดสำคัญที่ใช้ร่วมกันในทุกสาขาคือ ผู้สมัครจะต้องได้รับค่าตอบแทนที่เท่ากับหรือมากกว่าค่าตอบแทนที่คนญี่ปุ่นทำงานในตำแหน่งเดียวกันจะได้รับ

เอกสารที่จำเป็นสำหรับการยื่นขอสถานะการพำนักจะแตกต่างกันไปตาม ‘หมวดหมู่’ ทั้ง 4 ที่กำหนดขึ้นตามขนาดและความน่าเชื่อถือของบริษัทที่รับเข้าทำงาน ระบบหมวดหมู่นี้ถูกนำมาใช้โดยสำนักงานการเข้าออกประเทศและการจัดการสถานะการพำนักเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบ หมวดหมู่ 1 ครอบคลุมบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของญี่ปุ่น หมวดหมู่ 2 ครอบคลุมองค์กรหรือบุคคลที่มีจำนวนภาษีที่ถูกหักที่แหล่งที่มาของรายได้จากเงินเดือนในปีก่อนหน้ามากกว่า 10 ล้านเยน หมวดหมู่ 3 ครอบคลุมองค์กรหรือบุคคลที่ยื่นรายงานภาษีตามกฎหมายในปีก่อนหน้า (ยกเว้นหมวดหมู่ 2) และหมวดหมู่ 4 ครอบคลุมบริษัทที่เพิ่งก่อตั้งใหม่ ฯลฯ

เอกสารที่ต้องยื่นรวมถึง ‘ใบสมัครขอใบรับรองสถานะการพำนัก’ (ต้องแนบรูปถ่าย) และซองจดหมายสำหรับการตอบกลับที่ใช้ร่วมกันในทุกหมวดหมู่ นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่พิสูจน์หมวดหมู่ของบริษัท (เช่น สำเนาของรายงานฤดูกาลสำหรับหมวดหมู่ 1) เอกสารที่พิสูจน์ประวัติการศึกษาและประวัติการทำงานของผู้สมัคร เช่น ใบรับรองการจบการศึกษาหรือใบรับรองการทำงาน และเอกสารที่พิสูจน์การลงทะเบียนบริษัทหรืองบการเงินล่าสุด (โดยเฉพาะสำหรับหมวดหมู่ 3 และ 4) นอกจากนี้ ตามข้อกำหนดของ ‘พระราชบัญญัติมาตรฐานการทำงานของญี่ปุ่น’ มาตรา 15 ยังต้องมีสำเนาของสัญญาจ้างงานหรือแจ้งเงื่อนไขการทำงานที่ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะงาน ค่าจ้าง และระยะเวลาการจ้างงาน แบบฟอร์มการสมัครสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของสำนักงานการเข้าออกประเทศและการจัดการสถานะการพำนัก และการยื่นขอสถานะการพำนักจะต้องทำผ่านสำนักงานการเข้าออกประเทศและการจัดการสถานะการพำนักที่มีอำนาจดูแลพื้นที่ที่บริษัทตั้งอยู่

ทักษะ

สถานะการพำนักในญี่ปุ่นสำหรับ “ทักษะ” มุ่งเน้นไปที่ผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะเฉพาะทางในอุตสาหกรรมบางประเภทมากกว่าประวัติการศึกษา ตัวอย่างของอาชีพที่เฉพาะเจาะจง ได้แก่ พ่อครัวอาหารต่างประเทศ โค้ชกีฬา นักบินเครื่องบิน และช่างฝีมือในการแปรรูปโลหะมีค่า เป็นต้น สถานะการพำนักนี้แตกต่างจาก “ทักษะเฉพาะ” ซึ่งเป็นการยอมรับแรงงานในวงกว้างมากขึ้นในอุตสาหกรรมที่มีปัญหาขาดแคลนแรงงานอย่างรุนแรง โดยมีคุณสมบัติเฉพาะคือความต้องการความเชี่ยวชาญระดับสูง

หลักเกณฑ์สำคัญในการอนุญาตให้เข้าประเทศไม่ได้ขึ้นอยู่กับประวัติการศึกษา แต่ขึ้นอยู่กับประสบการณ์การทำงานที่ยาวนาน ตามกฎหมายของกระทรวงยุติธรรมญี่ปุ่น ได้กำหนดประสบการณ์การทำงานที่จำเป็นสำหรับแต่ละอาชีพอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น สำหรับพ่อครัวอาหารต่างประเทศ จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงานมากกว่า 10 ปี รวมถึงระยะเวลาการศึกษาที่สถาบันการศึกษาที่เกี่ยวข้อง สำหรับโค้ชกีฬา จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงานมากกว่า 3 ปี หรือมีประสบการณ์การเข้าร่วมการแข่งขันระดับนานาชาติ เช่น โอลิมปิกหรือการแข่งขันชิงแชมป์โลก สำหรับนักบินเครื่องบินและโซมิเย่ ก็ต้องการประสบการณ์การทำงานมากกว่า 5 ปี หรือชั่วโมงการบินและคุณสมบัติเฉพาะที่กำหนด นอกจากนี้ เช่นเดียวกับสถานะการทำงานอื่นๆ การได้รับค่าตอบแทนที่เท่ากับหรือมากกว่าค่าตอบแทนที่คนญี่ปุ่นทำงานในตำแหน่งเดียวกันเป็นเงื่อนไขที่จำเป็น

กระบวนการยื่นขอสถานะการพำนักจะดำเนินการตามขั้นตอนการขอ COE ที่เป็นมาตรฐาน การยื่นเอกสารจะเน้นไปที่การพิสูจน์ประสบการณ์การทำงานอันมีค่าของผู้สมัครอย่างเป็นกลาง หลักฐานสำคัญ ได้แก่ ใบรับรองการทำงานที่ออกโดยนายจ้างก่อนหน้านี้ ซึ่งระบุตำแหน่ง รายละเอียดของหน้าที่การงาน และระยะเวลาการทำงานอย่างละเอียด แบบฟอร์มการสมัคร “ใบรับรองการรับรองสถานะการพำนัก (ทักษะ)” สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของสำนักงานการเข้าเมืองและการจัดการการพำนัก และการยื่นขอสถานะการพำนักจะต้องทำที่สำนักงานการเข้าเมืองและการจัดการการพำนักท้องถิ่นที่มีอำนาจ

การโยกย้ายภายในบริษัทภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

สถานะการพำนักนี้เฉพาะสำหรับพนักงานที่ทำงานในสำนักงานต่างประเทศและถูกโยกย้ายมายังสำนักงานใหญ่ สาขา หรือบริษัทลูกในญี่ปุ่นเพื่อปฏิบัติงานเป็นระยะเวลาหนึ่ง กิจกรรมที่ดำเนินการในญี่ปุ่นต้องเป็นงานที่ได้รับอนุญาตภายใต้สถานะการพำนัก ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’

มาตรฐานการอนุญาตให้เข้าประเทศมีข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับทั้งผู้สมัครและบริษัท สำหรับผู้สมัคร จำเป็นต้องมีประสบการณ์การทำงานต่อเนื่องมากกว่าหนึ่งปีในงานที่ตรงกับ ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ ที่สำนักงานต้นสังกัดก่อนการโยกย้าย สำหรับบริษัท จำเป็นต้องมีความสัมพันธ์ทางทุนที่ชัดเจนระหว่างสำนักงานต้นสังกัดและสำนักงานปลายทาง เช่น ความเป็นบริษัทแม่และบริษัทลูกหรือสำนักงานใหญ่และสาขา ในเรื่องของค่าตอบแทน จำเป็นต้องเท่ากับหรือมากกว่าที่คนญี่ปุ่นที่ทำงานในตำแหน่งเดียวกันจะได้รับ

สถานะการพำนัก ‘การโยกย้ายภายในบริษัท’ นี้เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้บริษัทระดับโลกสามารถจัดสรรทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมีกลยุทธ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไม่มีข้อกำหนดเกี่ยวกับการจบการศึกษาระดับมหาวิทยาลัยที่มักจะต้องการสำหรับสถานะการพำนัก ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ แต่แทนที่ด้วยประสบการณ์การทำงานที่สำนักงานต้นสังกัดมากกว่าหนึ่งปี ด้วยเหตุนี้ บริษัทจึงสามารถโยกย้ายบุคลากรที่มีประสบการณ์ยาวนานและมีความเชี่ยวชาญสูงมายังญี่ปุ่นได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่มีวุฒิการศึกษา นั่นคือ ระบบนี้ให้ความสำคัญกับผลงานและประสบการณ์ภายในบริษัทมากกว่าวุฒิการศึกษาจากภายนอก และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับบริษัทที่ต้องการพัฒนาบุคลากรภายในและใช้ประโยชน์จากความสามารถข้ามพรมแดน

กระบวนการยื่นขอสถานะการพำนักใช้กระบวนการมาตรฐานในการขอใบรับรองคุณสมบัติการพำนัก (COE) และระบบหมวดหมู่บริษัทที่กล่าวถึงข้างต้น หลักฐานสำคัญที่ต้องส่งคือเอกสารที่พิสูจน์ความสัมพันธ์ทางทุนระหว่างสำนักงานต้นสังกัดและสำนักงานปลายทาง (เช่น เอกสารที่แสดงความสัมพันธ์ทางการลงทุน) ใบรับรองการทำงานที่สำนักงานต้นสังกัดมากกว่าหนึ่งปีของผู้สมัคร และคำสั่งโยกย้ายหรือคำสั่งการบริหารจากบริษัท แบบฟอร์มการยื่นขอ ‘ใบรับรองคุณสมบัติการพำนักสำหรับการโยกย้ายภายในบริษัท’ สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของสำนักงานบริหารการเข้าเมืองและการพำนัก และส่งไปยังสำนักงานการเข้าเมืองและการพำนักท้องถิ่นที่มีอำนาจ

การบริหารและจัดการ

สถานะการพำนักเพื่อ “การบริหารและจัดการ” ในญี่ปุ่นมุ่งเป้าไปที่ชาวต่างชาติที่ดำเนินการค้าหรือธุรกิจอื่นๆ ในญี่ปุ่น หรือมีส่วนร่วมในการจัดการธุรกิจเหล่านั้น ซึ่งรวมถึงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น กรรมการผู้จัดการ กรรมการบริษัท และผู้จัดการ

เกณฑ์การอนุญาตให้เข้าประเทศสำหรับสถานะการพำนักนี้มีความเข้มงวดเป็นพิเศษเมื่อเทียบกับวีซ่าทำงานประเภทอื่น ตามกฎหมายกระทรวงยุติธรรมของญี่ปุ่น ก่อนอื่น จำเป็นต้องมีสถานที่ทำธุรกิจที่เป็นรูปธรรมภายในประเทศญี่ปุ่น การใช้สำนักงานเสมือนหรือที่อยู่เพื่อการอยู่อาศัยเท่านั้นจะไม่ได้รับการยอมรับโดยหลักการ ต่อไปนี้คือข้อกำหนดเกี่ยวกับขนาดธุรกิจที่ต้องปฏิบัติตาม หนึ่งในนั้นคือการจ้างพนักงานประจำที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นอย่างน้อยสองคนนอกเหนือจากผู้ที่มีส่วนร่วมในการบริหารหรือจัดการ อีกข้อหนึ่งคือมีทุนจดทะเบียนหรือยอดรวมการลงทุนไม่น้อยกว่า 5 ล้านเยน นอกจากนี้ หากผู้สมัครไม่ใช่นักลงทุนหรือเจ้าของธุรกิจ แต่เป็นผู้จัดการ จะต้องมีประสบการณ์ในการบริหารหรือจัดการธุรกิจมากกว่า 3 ปี (รวมถึงระยะเวลาที่เรียนวิชาที่เกี่ยวข้องกับการบริหารหรือจัดการในระดับปริญญาโท) สำหรับเรื่องค่าตอบแทน จำเป็นต้องมีจำนวนเท่ากับหรือมากกว่าที่คนญี่ปุ่นที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งเดียวกันจะได้รับ

ขั้นตอนการสมัคร COE เป็นมาตรฐาน แต่เอกสารที่ต้องส่งมีหลากหลาย นอกเหนือจากเอกสารส่วนบุคคลของผู้สมัครแล้ว ยังต้องมีแผนธุรกิจที่แสดงถึงความเป็นจริงและความเป็นไปได้ของธุรกิจ หลักฐานที่พิสูจน์การลงทุนมากกว่า 5 ล้านเยน (เช่น รายละเอียดการทำธุรกรรมของบัญชีธนาคารที่สามารถยืนยันการชำระเงินทุนจดทะเบียน) สัญญาเช่าที่พักของธุรกิจ ใบรับรองการจดทะเบียนบริษัท และหากจ้างพนักงานประจำมากกว่าสองคน ก็จะต้องมีสัญญาจ้างงานและสำเนาบัตรพำนักของพวกเขาด้วย แบบฟอร์มการสมัคร “ใบรับรองการรับรองสถานะการพำนักเพื่อการบริหารและจัดการ” สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของสำนักงานบริหารการเข้าและออกประเทศและการพำนัก และการสมัครจะต้องทำผ่านสำนักงานบริหารการเข้าและออกประเทศและการพำนักที่มีเขตอำนาจศาลเหนือที่ตั้งของบริษัท

กิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

“กิจกรรมที่เฉพาะเจาะจง” เป็นหมวดหมู่ที่ครอบคลุมและพิเศษสำหรับชาวต่างชาติที่ทำกิจกรรมที่ไม่สามารถจัดประเภทได้ในสถานะการพำนักอื่นๆ ตามที่กำหนดไว้ในตารางเพิ่มเติมของ “พระราชบัญญัติการควบคุมการเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย” ของญี่ปุ่น สถานะการพำนักนี้ได้รับการอนุญาตจากการที่รัฐมนตรีกระทรวงยุติธรรมกำหนดกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละบุคคล มีการแบ่งประเภทกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงออกเป็นสองประเภท ได้แก่ กิจกรรมที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในประกาศของกระทรวงยุติธรรม (กิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงตามประกาศ) และกิจกรรมที่ไม่ได้ระบุไว้ในประกาศแต่ได้รับการอนุญาตตามสถานการณ์เฉพาะของบุคคล (กิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงนอกประกาศ) จำเป็นต้องทราบว่ามีความเป็นไปได้ที่จะมีการเพิ่มกิจกรรมใหม่ๆ ตามการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ทางเศรษฐกิจสังคม ซึ่งทำให้มีลักษณะที่เปลี่ยนแปลงได้ง่าย

กิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงที่เกี่ยวข้องกับกิจการของบริษัทมีดังต่อไปนี้

• การหางานของผู้ที่จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยในประเทศ: เป็นสถานะการพำนักสำหรับนักศึกษาต่างชาติที่จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยหรือวิทยาลัยเฉพาะทางในญี่ปุ่นและต้องการอยู่ต่อในญี่ปุ่นเพื่อหางาน โดยปกติแล้วระยะเวลาการพำนักจะเป็นเวลา 6 เดือน และสามารถต่ออายุได้อีกครั้งหนึ่ง 6 เดือน (รวมเป็นเวลาสูงสุด 1 ปี) การได้รับสถานะการพำนักนี้ต้องมีเอกสารแนะนำจากมหาวิทยาลัยที่เข้าเรียน
• การฝึกงาน: สำหรับนักศึกษาที่กำลังศึกษาอยู่ที่มหาวิทยาลัยในต่างประเทศและต้องการเข้าร่วมโครงการฝึกงานที่บริษัทในญี่ปุ่นเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรการศึกษา ต้องมีการทำสัญญาระหว่างมหาวิทยาลัยกับบริษัทที่รับเข้าฝึกงาน และระยะเวลาการฝึกงานโดยปกติจะไม่เกิน 1 ปี และไม่เกินครึ่งหนึ่งของระยะเวลาที่กำหนดในหลักสูตรการศึกษาของมหาวิทยาลัยที่เข้าเรียน
• วีซ่าเวิร์กแอนด์ฮอลิเดย์: สำหรับเยาวชนจากประเทศหรือภูมิภาคที่มีข้อตกลงกับญี่ปุ่น ที่ต้องการมาพักผ่อนในญี่ปุ่นและทำงานเพื่อหารายได้เสริมระหว่างการพักผ่อน โดยปกติจะมีการจำกัดอายุระหว่าง 18 ถึง 30 ปี
• ดิจิทัลโนมาด: หมวดหมู่ใหม่ที่จะเริ่มใช้ในปี 2024 สำหรับชาวต่างชาติที่ทำงานแบบรีโมทโดยไม่จำกัดสถานที่และมีรายได้สูง ต้องมีรายได้ต่อปีไม่ต่ำกว่า 10 ล้านเยน มีสัญชาติของประเทศหรือภูมิภาคที่ได้รับการยกเว้นวีซ่าและมีข้อตกลงทางภาษีกับญี่ปุ่น และต้องเข้าร่วมประกันสุขภาพเอกชน ระยะเวลาการพำนักคือ 6 เดือนและไม่สามารถต่ออายุได้

ขั้นตอนการยื่นขอสถานะการพำนักสำหรับกิจกรรมเหล่านี้มีความแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับเนื้อหาของกิจกรรม ตัวอย่างเช่น การเป็นดิจิทัลโนมาดหรือการฝึกงานมักจะเริ่มต้นจากการเชิญชวนจากต่างประเทศ (การยื่นขอ COE) ในขณะที่การหางานหลังจากจบมหาวิทยาลัยมักจะเป็นการเปลี่ยนสถานะการพำนักสำหรับนักศึกษาที่อยู่ในญี่ปุ่นอยู่แล้ว เอกสารที่จำเป็นสำหรับแต่ละกิจกรรมก็แตกต่างกัน เช่น การหางานต้องมีเอกสารแนะนำจากมหาวิทยาลัย การฝึกงานต้องมีสัญญาระหว่างมหาวิทยาลัยกับบริษัท และดิจิทัลโนมาดต้องมีหลักฐานรายได้และการเข้าร่วมประกันสุขภาพ เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลการยื่นขอสามารถตรวจสอบได้ที่เว็บไซต์ของสำนักงานการควบคุมการเข้าเมืองและการพำนักของญี่ปุ่นในหน้า “สถานะการพำนัก ‘กิจกรรมที่เฉพาะเจาะจง'”

การเปรียบเทียบภาพรวมของวีซ่าทำงานหลักในญี่ปุ่น

ห้าประเภทของสถานะการพำนักที่เราได้กล่าวถึงมานี้ ล้วนมีวัตถุประสงค์และข้อกำหนดที่แตกต่างกันไป ในการที่ผู้รับผิดชอบการจ้างงานและผู้บริหารของบริษัทสามารถตัดสินใจอย่างรวดเร็วว่าสถานะการพำนักใดที่เหมาะสมที่สุดกับประวัติและงานที่ต้องการจ้างบุคคลต่างชาติ ด้านล่างนี้เป็นตารางที่เปรียบเทียบคุณสมบัติของแต่ละประเภท

จากการเปรียบเทียบนี้ จะเห็นได้ว่าการเลือกสถานะการพำนักไม่ใช่เพียงแค่ขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งกับกลยุทธ์การจ้างงานเอง ตัวอย่างเช่น หากต้องการจ้างนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์การทำงาน 15 ปีแต่ไม่ได้จบมหาวิทยาลัย สถานะการพำนัก ‘เทคนิค ความรู้ด้านมนุษยศาสตร์ และธุรกิจระหว่างประเทศ’ อาจไม่ตอบสนองข้อกำหนดด้านการศึกษา แต่สามารถยื่นขอได้โดยอาศัยข้อกำหนดด้านประสบการณ์การทำงาน หากบุคคลนั้นทำงานในบริษัทในเครือมามากกว่า 1 ปี ‘การโอนย้ายภายในบริษัท’ อาจเป็นทางเลือกที่มีขั้นตอนง่ายขึ้น ดังนั้น การวิเคราะห์ประวัติของผู้สมัครล่วงหน้าและเลือกสถานะการพำนักที่มีโอกาสได้รับอนุญาตสูงที่สุดนั้น มีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้กระบวนการจ้างงานเป็นไปอย่างราบรื่น การมีส่วนร่วมของฝ่ายบุคคลและฝ่ายกฎหมายตั้งแต่ขั้นตอนเริ่มต้นของการจ้างงานและการวางกลยุทธ์วีซ่าที่เหมาะสมไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพของขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันเพื่อคว้าบุคลากรระดับโลกให้กับบริษัทอีกด้วย

หน้าที่ทางกฎหมายสำคัญที่บริษัทผู้รับเข้าทำงานต้องปฏิบัติภายใต้กฎหมายญี่ปุ่น

บริษัทที่จ้างงานชาวต่างชาติในญี่ปุ่นไม่เพียงแต่ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนของกฎหมายการควบคุมการเข้าและออกของประเทศเท่านั้น แต่ยังต้องรับผิดชอบตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับแรงงานของญี่ปุ่นด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มี 2 ประเด็นที่สำคัญมาก เนื่องจากเกี่ยวข้องโดยตรงกับการขอและรักษาสถานะการพำนัก

หน้าที่ในการแจ้งเงื่อนไขการทำงาน

มาตรา 15 ของ “กฎหมายมาตรฐานการทำงานของญี่ปุ่น” กำหนดให้นายจ้างต้องแจ้งเงื่อนไขการทำงานหลัก เช่น ค่าจ้าง ชั่วโมงการทำงาน และเงื่อนไขการทำงานอื่นๆ ให้กับลูกจ้างโดยเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อทำสัญญาจ้างงาน หนังสือที่แจ้งเงื่อนไขการทำงานนี้ ทั่วไปเรียกว่า “หนังสือแจ้งเงื่อนไขการทำงาน” และเป็นเอกสารสำคัญที่จำเป็นสำหรับการพิสูจน์ความสัมพันธ์การจ้างงานที่มีผลบังคับใช้ รวมถึงค่าตอบแทนและรายละเอียดของงานที่จะทำเมื่อยื่นขอสถานะการพำนัก หนังสือที่ต้องแจ้งอย่างชัดเจน “เงื่อนไขที่ต้องแจ้งอย่างเด็ดขาด” ได้แก่ ระยะเวลาของสัญญาจ้างงาน สถานที่ทำงานและงานที่ต้องปฏิบัติ ชั่วโมงเริ่มงานและเลิกงาน วันหยุดและวันลา วิธีการกำหนดและการจ่ายค่าจ้าง รวมถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการลาออก

หน้าที่ในการเข้าร่วมประกันสังคมและประกันแรงงาน

ตามกฎหมาย พนักงานชาวต่างชาติที่มีคุณสมบัติเข้าร่วมเหมือนกับพนักงานชาวญี่ปุ่นต้องเข้าร่วมในระบบประกันสังคมและประกันแรงงานของญี่ปุ่น ซึ่งรวมถึงประกันสุขภาพ ประกันสำหรับการเกษียณอายุ ประกันการว่างงาน และประกันการบาดเจ็บจากการทำงาน (ประกันสังคมแรงงาน) การปฏิบัติตามหน้าที่ในการเข้าร่วมประกันเหล่านี้ไม่ใช่เพียงแค่ปัญหาทางกฎหมายแรงงานเท่านั้น ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา สำนักงานการควบคุมการเข้าและออกของประเทศได้มีแนวโน้มที่จะตรวจสอบสถานะการเข้าร่วมประกันสังคมอย่างเข้มงวดเมื่อพิจารณาการขอต่ออายุสถานะการพำนัก หากบริษัทไม่ได้ทำการเข้าร่วมประกันให้กับพนักงานอย่างเหมาะสม อาจกลายเป็นเหตุผลในการไม่อนุมัติการต่ออายุสถานะการพำนัก ซึ่งอาจนำไปสู่ความเสี่ยงโดยตรงที่บริษัทจะไม่สามารถรักษาบุคลากรต่างชาติที่มีค่าไว้ได้

สรุป

การดำเนินการระบบวีซ่าการทำงานในญี่ปุ่นเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งต้องการความรู้ทางกฎหมายที่เชี่ยวชาญและการวางแผนอย่างรอบคอบและมีกลยุทธ์ การเข้าใจข้อกำหนดของสถานะการพำนักอย่างถูกต้อง การเตรียมเอกสารจำนวนมากโดยไม่มีข้อบกพร่อง และการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายอย่างต่อเนื่อง อาจเป็นภาระที่ใหญ่หลวงสำหรับหลายๆ บริษัท ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในขั้นตอนอาจนำไปสู่ความเสี่ยงที่จะทำให้แผนการจ้างงานล้มเหลว สำนักงานกฎหมายมอนอลิธมีประสบการณ์อันยาวนานในการให้บริการทางกฎหมายที่หลากหลายแก่ลูกค้าทั้งในและต่างประเทศ ตั้งแต่การยื่นขอวีซ่าการทำงานตามที่ได้กล่าวไว้ในบทความนี้ ไปจนถึงการจัดการสถานะการพำนักต่อไป จุดแข็งของเราอยู่ที่ไม่เพียงแต่เรามีความเชี่ยวชาญในกฎหมายของญี่ปุ่นเท่านั้น แต่ยังมีผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติทนายความจากต่างประเทศและเป็นผู้พูดภาษาอังกฤษหลายคนอยู่ในทีมของเรา ด้วยความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในทั้งกฎหมายญี่ปุ่นและปฏิบัติการทางธุรกิจระหว่างประเทศ เราสามารถให้การสนับสนุนที่ราบรื่นและครอบคลุมแก่ลูกค้าบริษัทของเราที่เผชิญกับปัญหาต่างๆ บริษัทที่กำลังเผชิญปัญหาเกี่ยวกับการจ้างงานชาวต่างชาติหรือกำลังวางแผนจะทำเช่นนั้น โปรดปรึกษากับทีมผู้เชี่ยวชาญของเราที่สำนักงานกฎหมายมอนอลิธ