การทำงานทางไกลที่กำลังเป็นที่นิยม ความเท่าเทียมในเรื่องเงินเดือนระหว่างพนักงานที่ทำงานที่สถานที่และพนักงานที่ทำงานที่บ้านจะได้รับการยอมรับหรือไม่

กรุงโตเกียวที่มีผู้ใช้งานทำงานทางไกลมากมายได้เปิดเผย “การสำรวจสถานการณ์การทำงานที่หลากหลาย” ในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2564 (2021) ซึ่งในบริษัทที่มีพนักงานมากกว่า 30 คน การนำเข้าระบบทำงานทางไกลในปี พ.ศ. 2560 (2017) มีเพียง 6.8% แต่ในเดือนธันวาคม พ.ศ. 2563 (2020) ได้ขยายขึ้นเป็น 58.8% แล้ว

การสำรวจสถานการณ์การทำงานที่หลากหลาย

สำหรับพนักงาน การทำงานทางไกลมีข้อดีมากมายเมื่อคุณชินกับมัน แต่ความยากในการจัดการเวลาทำงานและความไม่สอดคล้องกับกฎระเบียบการทำงานทำให้บริษัทหลายแห่งยังคงมีความลำบากในการตอบสนอง

นอกจากนี้ ในบริษัทที่ประสิทธิภาพการทำงานเสื่อมลงเนื่องจากวิกฤติโควิด-19 มีกรณีที่พนักงานที่ทำงานทางไกลและพนักงานที่เข้างานที่บริษัทได้รับค่าจ้างที่แตกต่างกัน

ดังนั้นในครั้งนี้ เราจะอธิบายอย่างชัดเจนเกี่ยวกับความยุติธรรมของความแตกต่างในค่าจ้างระหว่าง “การเข้างาน” และ “การทำงานทางไกล” ในสถานการณ์วิกฤติโควิด-19 ตามกรณีต่างๆ

3 ประเภทของการทำงานทางไกล

การทำงานทางไกลหรือ “Telework” ไม่ได้หมายถึงรูปแบบการทำงานเดียวเท่านั้น แต่สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก โดยมุ่งเน้นที่สถานที่ทำงาน

การทำงานที่บ้าน

รูปแบบการทำงานที่ไม่ต้องไปทำงานที่สำนักงาน แต่ทำงานที่บ้านแทน สำหรับพนักงาน จะช่วยลดภาระในการเดินทางและความเสี่ยงในการติดเชื้อไวรัสโคโรนา นอกจากนี้ยังมีข้อดีในการสามารถจัดสรรเวลาให้กับงานบ้าน การเลี้ยงดูเด็ก หรือการดูแลผู้สูงอายุได้

การทำงานที่สำนักงานสาขา

รูปแบบการทำงานที่ไม่ต้องไปทำงานที่สำนักงานหลัก แต่ไปทำงานที่สำนักงานสาขาหรือ “Satellite Office” ที่ตั้งขึ้นแยกจากสำนักงานหลัก ถ้าสำนักงานสาขาอยู่ใกล้บ้าน จะช่วยลดเวลาในการเดินทาง และยังสามารถทำงานในสภาพแวดล้อมที่เทียบเท่ากับสำนักงานหลักได้

การทำงานแบบเคลื่อนที่

รูปแบบการทำงานที่ใช้โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต โทรศัพท์มือถือ หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ในการทำงานที่โรงแรมที่เดินทางไป ในรถไฟชินคันเซ็น หรือคาเฟ่ต่าง ๆ ถ้ามีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต จะสามารถเลือกสถานที่ทำงานได้เอง ทำให้สามารถลดเวลาในการเดินทางและเพิ่มความสามารถในการผลิตได้

การลดเงินเดือนในกรณีทำงานแบบทำงานที่บ้านตามคำสั่งของบริษัท

ในกฎหมายแรงงานของญี่ปุ่น (Japanese Labor Standards Act) กำหนดว่า บริษัทต้องเปิดเผยเงื่อนไขการทำงานแก่พนักงานเมื่อทำสัญญาแรงงาน

มาตรา 15 (การเปิดเผยเงื่อนไขการทำงาน)
นายจ้างต้องเปิดเผยเงื่อนไขการทำงาน เช่น ค่าแรง, ชั่วโมงการทำงาน และเงื่อนไขการทำงานอื่นๆ แก่ลูกจ้างในขณะที่ทำสัญญาแรงงาน ในกรณีนี้ สำหรับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับค่าแรงและชั่วโมงการทำงาน และเรื่องอื่นๆ ที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน ต้องเปิดเผยตามวิธีที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน

เนื้อหาเกี่ยวกับ “ค่าแรง, ชั่วโมงการทำงาน และเงื่อนไขการทำงานอื่นๆ” ได้ถูกกำหนดไว้ในกฎหมายแรงงาน และเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการทำงานแบบทำงานที่บ้านต้องเปิดเผยอย่างชัดเจนดังนี้

• สถานที่ทำงานและงานที่ต้องทำ
• เวลาเริ่มงานและเวลาเลิกงาน, การทำงานเกินชั่วโมงทำงานที่กำหนด, เวลาพัก, วันหยุด, วันลา, และเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเวลาทำงานในกรณีที่มีการแบ่งกลุ่มลูกจ้างเป็น 2 กลุ่มขึ้นไป
• วิธีการตัดสิน, คำนวณ และจ่ายค่าแรง (ยกเว้นเงินที่จ่ายในกรณีที่ลาออกและเงินที่จ่ายเป็นครั้งคราว), วันที่ตัดสินค่าแรงและเวลาที่จ่ายค่าแรง, และเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มเงินเดือน

การเปลี่ยนแปลง “เงื่อนไขการทำงาน” นี้ ต้องมีความตกลงร่วมกันระหว่างลูกจ้างและนายจ้างตามกฎหมายแรงงาน อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงโดยมีความตกลง ก็ไม่สามารถทำให้เงื่อนไขการทำงานต่ำกว่าที่กำหนดไว้ในระเบียบการทำงานได้

การเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการทำงานสามารถทำได้โดยการเปลี่ยนแปลงระเบียบการทำงาน แต่ในกรณีนั้นต้องเป็นไปตามเงื่อนไขดังต่อไปนี้

• ทำให้พนักงานทราบถึงระเบียบการทำงานหลังจากการเปลี่ยนแปลง
• ความเหมาะสมของการเปลี่ยนแปลงระเบียบการทำงานที่ทำให้พนักงานได้รับผลกระทบที่ไม่ดีและความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

พิจารณาจากทั้งหมดที่กล่าวมา ในกรณีที่บริษัทสั่งให้ทำงานแบบทำงานที่บ้าน ยกเว้นกรณีที่มีการกำหนดเกี่ยวกับ “การทำงานแบบทำงานที่บ้าน” ในระเบียบการทำงาน โดยหลักการแล้ว ไม่สามารถลดเงินเดือนของพนักงานโดยไม่มีความตกลงจากพนักงานได้

หากคุณต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับสัญญาจ้างงาน (สัญญาแรงงาน) กรุณาดูในบทความต่อไปนี้ร่วมกับบทความนี้

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

การลดเงินเดือนในกรณีที่พนักงานต้องการทำงานทางไกลด้วยตนเอง

หากพนักงานขอและบริษัทยอมรับ ตามมาตรา 8 ของ “กฎหมายสัญญาจ้างงานญี่ปุ่น” การเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการทำงานเป็นไปได้ แต่ในกรณีนี้ จะต้องพิจารณาเงื่อนไขการทำงานอื่น ๆ ร่วมด้วย เช่น “สถานที่ทำงาน” “ลักษณะงาน” “ชั่วโมงทำงาน” “ค่าจ้าง” ฯลฯ

ตัวอย่างเช่น หากมีกฎระเบียบการทำงานที่กำหนดให้ทำงานที่สำนักงาน และพนักงานทำงานที่บ้าน จะทำให้ได้เวลาในการดูแลเด็กหรือการดูแลผู้สูงอายุ ดังนั้น หากมีการลดเงินเดือนตามความยินยอม จะไม่มีปัญหา แต่ในบางกรณีที่จะนำเสนอต่อไปนี้ จำเป็นต้องระมัดระวัง

การตัดค่าล่วงเวลาเนื่องจาก “การทำงานนอกสถานที่ทำงาน”

เมื่อพนักงานทำงานนอกสำนักงานผ่านทางการทำงานทางไกล หากเงื่อนไขบางอย่างได้รับการยอมรับ ระบบ “การทำงานนอกสถานที่ทำงาน” ตาม “กฎหมายมาตรฐานการทำงานญี่ปุ่น” จะถูกนำมาใช้ และจะถือว่าทำงานตามชั่วโมงทำงานที่กำหนดในกฎระเบียบการทำงานและอื่น ๆ

มาตรา 38 ข้อ 2 ข้อ 1
ในกรณีที่พนักงานทำงานนอกสถานที่ทำงานในบางส่วนหรือทั้งหมดของชั่วโมงทำงาน หากยากที่จะคำนวณชั่วโมงทำงาน จะถือว่าทำงานตามชั่วโมงทำงานที่กำหนด แต่ในกรณีที่ต้องทำงานเกินชั่วโมงทำงานที่กำหนดเพื่อทำงานนั้น จะถือว่าทำงานตามเวลาที่จำเป็นสำหรับการทำงานนั้นตามที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและสวัสดิการ

เมื่อ “การทำงานนอกสถานที่ทำงาน” ถูกนำมาใช้ ยกเว้นในกรณีที่ต้องทำงานเกินชั่วโมงทำงานที่กำหนด ค่าล่วงเวลาจะไม่เกิดขึ้นแม้ว่าจะทำงานนานกว่าชั่วโมงทำงานที่กำหนด

อย่างไรก็ตาม หากไม่ได้รับความยินยอมใน 2 ข้อต่อไปนี้ “การทำงานนอกสถานที่ทำงาน” จะไม่ถูกนำมาใช้ ดังนั้น ควรระมัดระวัง

• อุปกรณ์สื่อสารข้อมูลไม่ได้ถูกตั้งค่าให้สามารถสื่อสารได้ตลอดเวลาตามคำสั่งของบริษัท
• ไม่ได้ทำงานตามคำสั่งของผู้ใช้งานอย่างสม่ำเสมอ

นั่นคือ 1. พนักงานสามารถตัดการสื่อสารหรือออกจากอุปกรณ์สื่อสารข้อมูลได้ 2. ไม่มีหน้าที่ต้องตอบสนองต่อคำสั่งของบริษัททันที และ 3. ไม่ทำงานตามคำสั่งของบริษัท ถ้าไม่ใช่กรณีเหล่านี้ จะไม่ถือว่ายากที่จะคำนวณชั่วโมงทำงาน

การลดเงินเดือนเนื่องจากเวลาที่พัก

เรียกเวลาที่พนักงานทำงานทางไกล เช่น ทำงานที่บ้าน และออกจากงานเป็นเวลาหนึ่งว่า “เวลาที่พัก”

ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2562 (2019) “กฎหมายความปลอดภัยและสุขภาพในการทำงานญี่ปุ่น” ได้กำหนดให้บริษัทต้อง “เข้าใจชั่วโมงทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ” บริษัทจึงต้องตรวจสอบเวลาเริ่มงานและเวลาสิ้นสุดการทำงานในแต่ละวันและบันทึกชั่วโมงทำงานอย่างถูกต้อง

ดังนั้น หากเวลาทำงานปกติเริ่มทำงานเวลา 9:00 สิ้นสุดการทำงานเวลา 18:00 และพักเวลา 1 ชั่วโมง หากมี “เวลาที่พัก” เวลาทำงานจะลดลง ดังนั้น 1. การลดเวลาทำงาน 2. การใช้วันหยุดประจำปีตามชั่วโมง และ 3. การลดเงินเดือน อาจเกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่ 1 และ 2 จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบการทำงานหรือทำสัญญาระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง และในกรณีที่ 3 จะถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการทำงาน ดังนั้น จำเป็นต้องมีความยินยอมร่วมกันระหว่างบริษัทและพนักงาน หรือเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบการทำงาน

กรณีที่มีเหตุผลเนื่องจากการป้องกันการติดเชื้อไวรัสโคโรนา

หากพนักงานขออนุญาตทำงานทางไกลด้วยค่าจ้างเท่าเดิมเพื่อป้องกันการติดเชื้อไวรัสโคโรนา จะต้องพิจารณาดังต่อไปนี้เพื่อตัดสินว่ามีความเหมาะสมหรือไม่

• มีข้อเท็จจริงที่แสดงว่ามีความเสี่ยงสูงในการติดเชื้อไวรัสโคโรนาหากมาทำงานที่สำนักงาน เนื่องจากมาตรการป้องกันโรคติดต่อของบริษัทไม่เพียงพอ
• สามารถทำงานได้โดยไม่มีปัญหา และสามารถรักษาสภาพแวดล้อมด้านความปลอดภัยที่เทียบเท่ากับสำนักงานได้นอกสถานที่

หากบริษัทไม่ได้ดำเนินการป้องกันโรคติดต่อที่เหมาะสม และไม่ได้เติมเต็มเงื่อนไขดังกล่าว บริษัทสามารถสั่งให้พนักงานมาทำงานที่สำนักงานได้ และหากพนักงานปฏิเสธ บริษัทสามารถดำเนินการทางวินัย รวมถึงการลดเงินเดือนหรือการไล่ออก ตามกฎระเบียบการทำงาน

อย่างไรก็ตาม ในช่วงที่ประกาศภาวะฉุกเฉิน แม้ว่าจะไม่ได้เติมเต็มเงื่อนไขการทำงานทางไกล ความปลอดภัยของชีวิตและร่างกายจะได้รับการพิจารณาเป็นหลัก ดังนั้น การดำเนินการทางวินัยหรือการไล่ออกต่อพนักงานที่เลือกทำงานทางไกลอาจถือว่าไม่มีผลบังคับใช้ ดังนั้น ควรระมัดระวัง

สรุป

จนถึงตอนนี้ เราได้ทำการอธิบายเกี่ยวกับความเป็นไปได้และกฎหมายที่เกี่ยวข้องในกรณีที่มีความแตกต่างของรายได้ระหว่างการทำงานที่สถานที่ทำงานและการทำงานจากที่บ้านในช่วงวิกฤติโควิด

หากเวลาทำงานและเงื่อนไขการทำงานอื่น ๆ มีความแตกต่างระหว่างการทำงานที่สถานที่ทำงานและการทำงานจากที่บ้าน คุณจำเป็นต้องเพิ่มข้อกำหนดเกี่ยวกับการทำงานจากที่บ้านในกฎระเบียบการทำงาน

นอกจากนี้ ในกรณีที่คุณต้องการนำเข้า “ระบบเวลาทำงานอย่างยืดหยุ่น” หรือ “ระบบการทำงานนอกสถานที่ทำงาน” เมื่อเริ่มทำงานจากที่บ้าน คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบการทำงานและทำสัญญาระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง ดังนั้น เราขอแนะนำให้คุณปรึกษากับทนายความที่มีความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับกฎหมายเกี่ยวกับมาตรฐานการทำงานก่อนที่คุณจะตัดสินใจด้วยตัวเอง

การแนะนำมาตรการจากสำนักงานทนายความของเรา

สำนักงานทนายความ Monolis คือสำนักงานทนายความที่มีความเชี่ยวชาญสูงในด้าน IT โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตและกฎหมาย ความมีประโยชน์ของการทำงานระยะไกลจะได้รับความสนใจมากขึ้นในอนาคตเนื่องจากสถานการณ์โควิด อย่างไรก็ตาม การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมการทำงานและการจัดการสัญญาที่เกี่ยวข้องกับการทำงานระยะไกลยังคงเป็นปัญหาสำหรับหลายองค์กร สำนักงานทนายความของเราจะวิเคราะห์ความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่เริ่มต้นแล้วหรือกำลังจะเริ่มต้น โดยพิจารณาจากข้อบังคับของกฎหมายที่หลากหลาย และเราจะพยายามทำให้ธุรกิจดำเนินการได้โดยไม่ต้องหยุดการทำงานและเป็นไปตามกฎหมาย รายละเอียดเพิ่มเติมสามารถอ่านได้ในบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/practices/corporate[ja]