ข้อกำหนดที่ควรรวมไว้ในสัญญาการบำรุงรักษาระบบคืออะไร? อธิบายจุดที่ควรระวัง

การนำระบบที่บริษัทอื่นพัฒนามาใช้ในการดำเนินธุรกิจกำลังกลายเป็นเรื่องปกติ แต่ระบบไม่ได้สิ้นสุดลงเมื่อมีการนำมาใช้งานเท่านั้น หลังจากการนำระบบมาใช้งาน การรักษาและจัดการปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจึงจำเป็น การดำเนินการรักษานี้มักจะมอบหมายให้กับภายนอกทำ

ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะอธิบายถึงข้อควรรวมไว้ในสัญญาการรักษาระบบและข้อควรระวังสำหรับผู้ที่กำลังคิดจะทำสัญญาการรักษาระบบ ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการหรือวิศวกร

สัญญาการบำรุงรักษาระบบคืออะไร

สัญญาการบำรุงรักษาระบบคือสัญญาที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบ

การบำรุงรักษาระบบหมายถึงการซ่อมแซมข้อบกพร่องหรือบัคที่เกิดขึ้นในระบบเพื่อคืนสภาพปกติ

มีคำศัพท์ที่ใช้ร่วมกับการบำรุงรักษาระบบคือ “การดำเนินการระบบ” ซึ่งหมายถึงการรักษาสภาพปกติของระบบและป้องกันไม่ให้เกิดข้อบกพร่องหรือบัค

ด้วยลักษณะของระบบที่มักจะเกิดบัคหรือข้อบกพร่อง การบำรุงรักษาระบบจึงเป็นงานที่สำคัญในการทำให้ระบบทำงานได้ปกติ

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

ตัวอย่างงานที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบ

งานที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบมีเช่น การสำรองข้อมูลระบบหรือการซ่อมแซมเมื่อเกิดปัญหา

การสำรองข้อมูลระบบหมายถึงการทำสำเนาข้อมูลภายในระบบเพื่อเตรียมรับมือกับการทำลายข้อมูลจากบัคหรือข้อบกพร่อง และจัดเก็บไว้ในสื่อจำนวนมาก

การซ่อมแซมเมื่อเกิดปัญหาหมายถึงการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเพื่อคืนสภาพการทำงานปกติของระบบ

ข้อควรระวังในการจัดทำและพิจารณาสัญญาบำรุงรักษาระบบ

หากระบบเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดทำให้ระบบไม่สามารถทำงานได้ อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท ดังนั้นการบำรุงรักษาระบบเป็นงานที่สำคัญอย่างยิ่ง

เพื่อให้การบำรุงรักษาระบบดำเนินไปอย่างเหมาะสม การทำสัญญาบำรุงรักษาระบบที่มีเนื้อหาที่ชัดเจนเป็นสิ่งที่สำคัญ

ดังนั้น ในที่นี้ เราจะอธิบายข้อควรระวังในสัญญาบำรุงรักษาระบบ

ทำให้ขอบเขตเป้าหมายชัดเจน

แม้ว่าเราจะเรียกว่า “ระบบ” แต่ยังมีระบบหลากหลายประเภทและขอบเขตที่แตกต่างกันอยู่

หากขอบเขตเป้าหมายของระบบไม่ชัดเจน อาจเกิดความเข้าใจผิดพลาดระหว่างผู้มอบหมายและผู้รับมอบหมาย และอาจเกิดปัญหาขึ้น

ดังนั้น ในสัญญาบำรุงรักษาระบบ การทำให้ขอบเขตเป้าหมายของการบำรุงรักษาชัดเจนเป็นสิ่งที่สำคัญ

สำหรับข้อกำหนดเกี่ยวกับขอบเขตเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้

ข้อ ● (วัตถุประสงค์)
ผู้มอบหมายจะมอบหมายงานบำรุงรักษาระบบที่ใช้สำหรับลูกค้าของผู้มอบหมาย ซึ่งเป็นระบบ ●●●● (ต่อไปนี้เรียกว่า “ระบบนี้”) ให้กับผู้รับมอบหมาย และผู้รับมอบหมายจะรับมอบหมายนี้

ทำให้งานที่เป็นเป้าหมายชัดเจน

เช่นที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แม้ว่าเราจะเรียกว่า “บำรุงรักษา” แต่ยังมีเนื้อหาของงานที่หลากหลาย

ดังนั้น ในสัญญาบำรุงรักษาระบบ การทำให้งานที่เป็นเป้าหมายของการบำรุงรักษาชัดเจนเป็นสิ่งที่สำคัญ

สำหรับข้อกำหนดเกี่ยวกับงานที่เป็นเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้

ข้อ ● (เนื้อหาของงาน)
1. ผู้รับมอบหมายจะดำเนินการตามคำสั่งของผู้มอบหมาย และเนื้อหาของงานนี้จะเป็นดังต่อไปนี้
(1) การสอบสวนและวิเคราะห์สาเหตุของระบบนี้
(2) การซ่อมแซมปัญหาที่เกิดจากระบบนี้
(3) การตอบคำถามเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการและการดำเนินการของระบบนี้
(4) การสนับสนุนงานที่เกี่ยวข้องกับข้อก่อนหน้านี้
2. ผู้รับมอบหมายและผู้มอบหมายจะยืนยันว่างานที่ไม่ได้กำหนดไว้ในข้อก่อนหน้านี้ (รวมถึงงานในข้อต่อไปนี้ แต่ไม่จำกัดเพียงเท่านี้) ไม่ได้รวมอยู่ในงานนี้ ผู้มอบหมายสามารถขอให้ผู้รับมอบหมายดำเนินการที่ไม่ได้กำหนดไว้ในข้อก่อนหน้านี้ โดยชำระค่าใช้จ่าย
(1) การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดและการพัฒนาอื่น ๆ ของระบบนี้
(2) งาน ●●

ทำให้ช่วงเวลาและวิธีการตอบสนองงานบำรุงรักษาชัดเจน

สำหรับระบบ อาจเกิดข้อผิดพลาดหรือปัญหาอย่างไม่คาดคิด

อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ดำเนินการบำรุงรักษาอาจไม่สามารถดำเนินการบำรุงรักษาได้ในช่วงเวลาที่มีปัญหาเกี่ยวกับการจัดทีมหรืองานอื่น ๆ

นอกจากนี้ การซ่อมแซมระบบควรดำเนินการโดยเร็วที่สุด ดังนั้น การทำให้วิธีการตอบสนองชัดเจนล่วงหน้าเพื่อให้สามารถติดต่อได้ราบรื่นเป็นสิ่งที่สำคัญ

สำหรับข้อกำหนดเกี่ยวกับช่วงเวลาและวิธีการตอบสนองงานบำรุงรักษา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดดังต่อไปนี้

ข้อ ● (วิธีการและเวลาตอบสนอง)
1. วิธีการตอบสนองต่องานนี้คือโทรศัพท์หรืออีเมล
2. ในกรณีที่จำเป็นต้องมีพนักงานของผู้รับมอบหมายเพื่อดำเนินงานนี้ ผู้มอบหมายจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่ผู้รับมอบหมายต้องจ่ายในการส่งพนักงาน
3. นอกจากข้อก่อนหน้านี้ ในกรณีที่จำเป็นต้องมีพนักงานของผู้รับมอบหมายหรือบุคคลที่สามเพื่อดำเนินงานนี้ หรือผู้มอบหมายต้องการส่งพนักงาน ผู้มอบหมายจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่ผู้รับมอบหมายต้องจ่ายในการส่งพนักงานหรือบุคคลที่สาม
4. เวลาตอบสนองงานนี้คือวันทำการตั้งแต่เวลา ● น. ถึงเวลา ● น. อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่ต้องมีการตอบสนองนอกเวลา ผู้มอบหมายสามารถขอให้ผู้รับมอบหมายดำเนินงานนี้นอกเวลาตอบสนองโดยชำระค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ผู้รับมอบหมายกำหนด

ข้อกำหนดสำคัญและคำอธิบายของสัญญาการบำรุงรักษาระบบ

ในบทความนี้เราได้อธิบายเกี่ยวกับข้อกำหนดที่สำคัญในสัญญาการบำรุงรักษาระบบ แต่ในส่วนต่อไปนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับข้อกำหนดสำคัญอื่น ๆ ในสัญญาการบำรุงรักษาระบบ

ข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าจ้าง

ข้อกำหนดที่เกี่ยวกับเรื่องเงินมักมีโอกาสสูงที่จะกลายเป็นปัญหา ดังนั้น ข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าจ้างควรถูกกำหนดอย่างชัดเจน

สำหรับข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าจ้าง นอกจากจะต้องกำหนดจำนวนเงินและวิธีการคำนวณค่าจ้างแล้ว ยังควรกำหนดเวลาที่จะชำระค่าจ้างด้วย

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการรักษาความลับ

ในกรณีที่ทำการบำรุงรักษาระบบ ผู้รับจ้างอาจจะต้องสัมผัสกับข้อมูลลับของผู้ว่าจ้างในระหว่างการดำเนินงาน

ดังนั้น การกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับการรักษาความลับเพื่อปกป้องข้อมูลลับของผู้ว่าจ้างจึงเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล

ในกรณีที่ทำการบำรุงรักษาระบบ ถ้าระบบนั้นเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดการลูกค้า ผู้รับจ้างอาจจะต้องสัมผัสกับข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าที่ผู้ว่าจ้างเก็บรักษาไว้

ดังนั้น การกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าที่ผู้ว่าจ้างเก็บรักษาไว้จึงเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

ข้อกำหนดเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน

ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานบำรุงรักษาระบบ ผู้รับจ้างอาจจะต้องทำงานที่สำนักงานของผู้ว่าจ้าง

ดังนั้น การกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับสถานที่ทำงานเพื่อให้ผู้รับจ้างสามารถทำงานบำรุงรักษาได้อย่างราบรื่นจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการชดเชยความเสียหาย

สำหรับงานบำรุงรักษาระบบ อาจจะมีกรณีที่ผู้รับจ้างไม่สามารถทำงานบำรุงรักษาได้ดี ซึ่งอาจทำให้ผู้ว่าจ้างเสียหาย

ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับระบบ ความเสียหายอาจจะขยายขึ้นได้ในระดับที่ใหญ่ ดังนั้น การกำหนดข้อกำหนดเกี่ยวกับการชดเชยความเสียหาย เพื่อทำให้ขอบเขตของความเสียหายชัดเจนจึงเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

นอกจากนี้ การกำหนดขีดจำกัดของจำนวนเงินที่จะชดเชยความเสียหาย เช่น จำกัดให้อยู่ในขอบเขตของค่าจ้าง ก็เป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

สรุป

ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้น สำหรับผู้ที่กำลังคิดจะทำสัญญาซ่อมบำรุงระบบ ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการหรือวิศวกร ทางเราได้ทำการอธิบายจุดที่ควรให้ความสนใจในสัญญาซ่อมบำรุงระบบ

ในสัญญาซ่อมบำรุงระบบ การที่คุณเข้าใจงานซ่อมบำรุงระบบทั่วไป และจับจุดที่ควรตรวจสอบในสัญญาซ่อมบำรุงระบบ ก่อนที่จะสร้างและลงนามในสัญญาจะเป็นสิ่งที่สำคัญ

สำหรับผู้ที่กำลังคิดจะสร้างสัญญาซ่อมบำรุงระบบ หรือผู้ที่กำลังคิดจะลงนามในสัญญาซ่อมบำรุงระบบ ทางเราขอแนะนำให้คุณปรึกษากับทนายความที่มีความรู้เฉพาะทางก่อน

การแนะนำมาตรการจากสำนักงานทนายความของเรา

สำนักงานทนายความ Monolis คือสำนักงานที่มีความเชี่ยวชาญสูงในด้าน IT โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตและกฎหมาย ในการใช้งานอย่างปลอดภัยของธุรกิจที่เป็นตัวแทนในการรับทุน จำเป็นต้องมีการสร้างสัญญา สำนักงานทนายความของเราได้ทำการสร้างและทบทวนสัญญาสำหรับเรื่องที่หลากหลาย ตั้งแต่บริษัทที่อยู่ในรายการ Tokyo Stock Exchange Prime ไปจนถึงบริษัทสตาร์ทอัพ หากคุณมีปัญหาเกี่ยวกับสัญญา กรุณาอ้างอิงบทความด้านล่างนี้

https://monolith.law/contractcreation[ja]